REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE ACHIZIŢII

ANEXA 5

REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE ACHIZIŢII

Se refera la procedura ce trebuie respectata de catre beneficiarii subventiei pentru achizitiile de bunuri si servicii subventionate de Ministerul Comunicatiei si Tehnologiei Informatiei actionând ca Autoritate Contractanta.

I.1 ROLURI sI RESPONSABILITĂŢI ÎN ACHIZIŢII

Implementarea proiectului, incluzând achizitiile, intra în responsabilitatea Beneficiarului Subventiei pentru:

Identificarea nevoilor pentru proiect exprimate în bunuri si servicii

Pregatirea estimarilor de costuri pentru articolele necesare

Pregatirea planului de achizitii

Pregatirea documentatiei de achizitie, incluzând specificatiile tehnice, lista de furnizori, contractori si consultanti

Trimiterea documentatiei de achizitie catre furnizori, contractori si consultanti

Primirea si evaluarea ofertelor pentru a selecta cel mai bun furnizor

Atribuirea si semnarea contractului

Efectuarea platilor

Urmarirea derularii contractului

Pregatirea rapoartelor de progres (tehnic si financiar) pentru Autoritatea Contractanta

Pastrarea tuturor documentelor de proiect inclusiv documentele de achizitii

Punerea la dispozitie a documentelor proiectului/achizitiei Autoritatii Contractuale sau oricarui expert ales de aceasta precum si auditorilor independenti pentru audituri anuale.

I.2 IDENTIFICAREA NEVOILOR, PREGĂTIREA ESTIMĂRILOR DE COSTURI sI A PLANURILOR DE ACHIZIŢII

Pentru pregatirea planului de achizitii, trebuie sa se tina cont de urmatorii pasi:

¨       Întocmirea unei liste de articole de bunuri si servicii necesare atingerii obiectivelor proiectului.

¨       Pregatirea unei liste cu pachete de achizitii (de exemplu, daca lista include un computer, un scanner si o imprimanta, acestea împreuna constituie un "pachet de contracte de echipament de birou" în scopul achizitionarii).

¨       Cercetarea pietei locale pentru disponibilitatea bunurilor si serviciilor necesare.

¨       Obtinerea preturilor unitare pentru articolele incluse în fiecare pachet de la furnizori, vânzatori, cataloage, contracte anterioare, internet, etc., informatii care se pot folosi pentru a estima costul fiecarui pachet.

¨       Vezi Partea II.1 pentru determinarea metodelor de achizitii.

¨      Pregatirea unui plan de achizitii folosind modelul din Anexa 1.

Modele de documente din Anexa 2 pot fi folosite pentru delegarea dreptului de semnatura si de aprobare a contractului.

I.3. METODE DE ACHIZIŢII sI PROCEDURI FOLOSITE

Metodele de achizitii sunt urmatoarele:

Pentru pachetele de achizitii estimate la costuri mai mici de 22.300 LEI, preturile vor fi obtinute de la diferiti furnizori/magazine/contractori (preferabil un minim de trei) pentru a selecta cel mai bun furnizor (vezi Partea II Achizitii sub 22.300 LEI). Când este necesar si justificat, achizitia poate fi efectuata prin negocieri si contractare directa (vezi partea III.4).

Pentru contractele de bunuri (achizitii de echipamente, dispozitive ce cuprind elemente noi sau tehnologii moderne, licente, sisteme de informatii, dezvoltarea aplicatiilor software, incluzând serviciile aferente bunurilor cum ar fi instalarea, punerea în functiune, instruire pentru utilizatori) estimate la costuri mai mari de 22.300 LEI si mai putin de 446.000 LEI, se folosesc Proceduri de Cumparare bazate pe minimum trei cotatii (vezi Partea III.1.)

Pentru serviciile de consultanta (incluzând servicii profesionale de evaluare, cercetare de piata, promovare online, pregatirea si implementarea planurilor de afaceri, studii de fezabilitate, servicii de audit, formarea profesionala a angajatilor), în general, vor fi aplicabile urmatoarele doua proceduri:

(a) Daca o firma trebuie sa fie selectata si costul estimativ al contractului este mai mare de 22.300 LEI si mai mic de 446.000 LEI, va fi folosita procedura bazata pe Calificarile Consultantului (CC) (vezi Partea III.2); si

(b) Pentru selectarea unui consultant individual (inclusiv pentru dezvoltarea aplicatiilor software), trebuie obtinute si evaluate un minim de trei Curriculum Vitae (CV-uri) ale expertilor în domeniul în care este necesara consilierea, pentru selectarea celui mai bun candidat (vezi Partea III.3), cu exceptia cazurilor în care "sursa unica" este justificata (vezi mai jos/Partea III.4).

În cazul în care bunurile si serviciile sunt disponibile numai dintr-o singura sursa datorita naturii proprietare sau a unui contract deja existent, sau nu exista furnizori/contractori/consultanti interesati/disponibili, de exemplu, în locuri retrase/izolate, poate fi folosita metoda de contractare directa a achizitiei.

Nota: Exceptie de la aplicarea procedurilor de mai sus face achizitia de servicii de consultanta pentru pregatirea documentatiei proiectului, care desi sunt cheltuieli eligibile a fi finantate din PFN, se vor achizitiona utilizând practicile comerciale utilizate în sectorul privat, având în vedere ca aceasta achizitie se realizeaza înainte de semnarea contractului de finantare.

PartEA II ACHIZIŢII SUB 22.300 LEI

Etapele ce trebuie urmate în cazul achizitiilor de bunuri si servicii estimate la o valoare mai mica de 22.300 LEI per achizitie sunt detaliate mai jos. Pentru achizitiile estimate la 22.300 LEI sau mai mult per achizitie trebuie folosite metodele descrise in Partea III. Pentru o derulare mai rapida a procesului de achizitie, unele din etapele prezentate mai jos pot fi parcurse în paralel.

II.1. "COMPARAŢIE DE PREŢURI pentru contracte de bunuri estimate la mai putin de 22.300 LEI fiecare

Etape ce trebuie urmate

¨       Determinarea tipului si unitatilor echipamentului, cantitatilor necesare si a termenului de livrare;

¨       Pregatirea listei de furnizori;

¨       Obtinerea de brosuri si liste de preturi de la furnizori daca este posibil; daca nu, obtinerea de preturi prin telefon sau personal;

¨       Se tine cont de calitatea bunurilor, daca articolele sunt disponibile cu usurinta, cât de mare va fi costul final, etc.;

¨       Compararea preturilor;

¨       Negocierea preturilor daca sunt mai mari decât preturile pietei;

¨       Pregatirea unui scurt raport de evaluare aratând numele furnizorilor de la care au fost obtinute preturile si justificarea selectiei unui furnizor bazata pe calitate, disponibilitatea bunurilor si a pretului;

¨       Prezentarea raportului de evaluare, împreuna cu brosurile, etc. obtinute, persoanei/persoanelor autorizate sa aprobe recomandarea de atribuire a contractului;

¨       Dupa aprobare, achizitionarea bunurilor de la magazinul/furnizorul selectat;

¨       Plata furnizorilor;

¨       Obtinerea chitantei/facturii (în scris) de la furnizor;

¨       Pastrarea tuturor documentelor incluzând lista de furnizori, chitante/facturi, note de receptie bunuri si servicii prestate etc. în dosar.

II. Selectarea consultan ilor mai putin de 22.300 LEI per contract

Etape ce trebuie urmate

¨       Pregatirea unei fise de post a persoanei ce urmeaza a fi selectata drept consultant, sau termeni de referinta daca o firma va fi selectata;

¨       Pregatirea unei liste de persoane sau firme potentiale (trei, daca este posibil);

¨       Selectarea celui mai bun candidat (persoana/firma);

¨       Contactarea candidatului selectat;

¨       Negocierea termenilor si conditiilor contractuale;

¨       Semnarea unui contract simplu;

¨       Urmarirea derularii contractului de consultanta;

¨       Asigurarea ca platile sunt efectuate pe baza livrabilelor/rapoartelor agreate.

Part III. Achizitii peste 22.300 LEI

III.1. Cumpararea Bunurilor CB

Aceasta metoda este folosita pentru bunurile disponibile cu usurinta (în stoc) sau produsele cu specificatii standard de mica valoare.

Etape ce trebuie urmate

¨       Agrearea listei de articole necesare si cantitatilor;

¨       Pregatirea specificatiilor tehnice;

¨       Pregatirea listei furnizorilor sau contractorilor, suficient de mare pentru a genera o buna competitie, si care sa asigure cel putin trei cotatii de pret (oferte), asa cum se cere. Astfel de lista poate fi pregatita pe baza experientei din trecut, consultarea camerei de comert, internet, sau cercetare directa de piata;

¨       Pregatirea Invitatiei pentru Oferta (IPO) folosind modelele din Anexa 3 pentru Bunuri;

¨       Trimiterea IPO catre furnizori si contractori;

¨       Asigurarea ca s-a respectat cerinta de a obtine minim trei oferte;

¨       Primirea ofertelor pâna la un termen limita, deschiderea si evaluarea lor;

¨       Pregatirea unui raport de evaluare folosind Anexa 4 pentru Bunuri; asigurarea ca furnizorul recomandat pentru atribuirea contractului respecta specificatiile tehnice mentionate in IPO;

¨       Aprobarea raportului de evaluare si a recomandarii pentru atribuirea contractului de catre persoana/persoanele autorizata (te) sa aprobe;

¨       Semnarea contractului;

¨       Înstiintarea firmelor necâstigatoare despre rezultatele evaluarii;

¨       Primirea si inspectarea bunurilor si efectuarea platilor conform contractului; si

¨       Pastrarea documentelor într-un dosar.

Nota: Daca un contract nu poate fi încheiat cu cel mai bun furnizor recomandat pentru atribuire (având oferta conforma cu specificatiile tehnice si cu celelalte cerinte din IPO si cu cel mai mic pret), beneficiarul subventiei va semna contractul cu furnizorul cu oferta corespunzatoare care ocupa urmatorul loc.

III.2. Selectarea unei Firme Bazate pe Calificarea Consultantului (CC)

Etape ce trebuie urmate

¨       Pregatirea termenilor de referinta si agrearea criteriilor de evaluare;

¨       Cererea de expresii de interes si informatii de calificare asupra experientei si competentelor consultantilor relevante pentru serviciile ce fac obiectul selectiei, preferabil prin anunturi (în ziar national/local, si daca este posibil într-un portal electronic cu acces liber), folosind modelul din Anexa 5;

¨       Stabilirea prin evaluare a clasamentului firmelor care si-au exprimat interesul;

¨       Pregatirea unui Raport de Evaluare pentru a fi aprobat de persoana/persoanele autorizata(te) folosind modelul din Anexa 6;

¨       Selectarea firmei cu cele mai bune calificari si referinte;

¨       Pregatirea Cererii de Oferta folosind modelul din Anexa 7;

¨       Trimiterea Cererii de Oferta firmei selectate pentru a propune oferta tehnica si financiara, conform termenelor de referinta;

¨       Revizuirea ofertei si pregatirea negocierilor;

¨       Negocierea contractului (Vezi Anexa 10 pentru Formularul Standard de Contract) cu firma;

¨       Semnarea contractului;

¨       Înstiintarea firmelor de consultanta necâstigatoare despre rezultatul evaluarii;

¨       Urmarirea derularii contractului de consultanta;

¨       Asigurarea ca platile sunt efectuate pe baza livrabilelor/rapoartelor agreate.

¨       Pastrarea tuturor documentelor într-un dosar.

Nota: Daca negocierile esueaza si contractul nu poate fi încheiat cu firma de consultanta clasata pe primul loc, beneficiarul subventiei va începe negocierile si va semna contractul cu firma de consultanta clasata pe urmatorul loc.

III.3. Selectia Exper tilor Individuali

Etape ce trebuie urmate

¨       Pregatirea termenilor de referinta si agrearea criteriilor de evaluare;

¨       Cautarea consultantilor interesati prin anunturi sau prin abordare directa de catre beneficiarul subventiei;

¨       Pe baza expresiilor de interes primite, se pregateste o lista de minim trei candidati, bazata pe experienta relevanta în domeniul serviciilor ce fac obiectul selectiei (adica, lista nu trebuie sa includa candidati care nu au experienta/calificari relevanta/e sau care nu îndeplinesc minimul de experienta/calificari, etc.);

¨       Trimiterea termenilor de referinta catre consultantii de pe lista scurta, cerându-le totodata si CV-urile folosind modelul din Anexa 8;

¨       Primirea CV-urilor si evaluarea acestora bazata pe criteriile stabilite în prealabil;

¨       Pregatirea raportului de evaluare pentru a fi aprobat de persoana/persoanele autorizata(te), folosind formularul din Anexa 9;

¨       Intervievarea candidatului selectat sau a primilor doi, înainte de angajare;

¨       Negocierea contractului (vezi Anexa 10 pentru formularul standard de contract) prin email, fax, telefon sau întâlnire directa;

¨       Semnarea contractului;

¨       Urmarirea derularii contractului de consultanta;

¨       Asigurarea ca platile sunt facute pe baza livrabilelor/rapoartelor agreate

¨       Pastrarea tuturor documentelor într-un dosar.

Nota: Daca negocierile esueaza si contractul nu poate fi încheiat cu consultantul individual clasat pe primul loc, beneficiarul subventiei va începe negocierile si va semna contractul cu consultantul clasat pe urmatorul loc.

III. Contractare Directa sursa unica pentru bunuri si servicii (inclusiv servicii de consultanta)

Procedura de contractare directa poate fi folosita în urmatoarele cazuri: (a) un contract de bunuri/servicii deja existent acordat conform procedurilor de mai sus poate fi extins pentru achzitia de bunuri/servicii aditionale de natura similara, (b) echipamentul necesar este proprietar si poate fi obtinut de la o singura sursa, sau când un singur furnizor este disponibil, respectiv o singura firma de consultanta/consultant este calificat/a sau are experienta necesara.

Etape ce trebuie urmate

¨       Determinarea costului estimativ pentru bunurile/serviciile ce urmeaza a fi achizitionate din sursa unica;

¨       Pregatirea justificarii pentru contractare directa;

¨       Prezentarea costului estimat si a justificarii pentru contractare directa catre persoana/persoanele autorizata(te) sa aprobe;

¨       Dupa aprobare, initierea procesului de achizitie prin pregatirea specificatiilor tehnice/termenilor de referinta si a conditiilor contractuale;

¨       Trimiterea conditiilor contractuale si specificatiilor tehnice/termenilor de referinta catre furnizor/firma de consultanta/consultantul individual

¨       Asigurarea ca preturile aplicate sunt cel putin aceleasi pe care furnizorul/firma de consultanta/consultantul individual le aplica celorlalti clienti ai sai; si

¨       Semnarea contractului.

IV. ANEXE

Anexa 1

Model de

Plan de achizitii

Titlul proiectului: .......... ..... ......

Beneficiarul Subventiei Responsabil cu Achizitiile: ................

Anexa 2

Model de Document pentru

Delegarea Autoritatii de aprobare si semnare a contractelor

Dl/Dna ----- ----- ---------- [numele comisiei/persoanei si functia] va avea autoritatea de a aproba atribuirea de contracte de achizitii de bunuri si servicii ale caror valori nu depasesc sumele de mai jos pentru o singura tranzactie, fara referinta de la autoritatea care aproba a carei semnatura apare in josul acestui document.

Contracte de bunuri----- ----- -----

Contracte de servicii-------------

Toate aprobarile atribuiri de contracte ale caror valori depasesc sumele de mai sus vor fi aprobate de ... [Numele persoanei].

_____ _______ ______ ___________

Semnatura autoritatii care aproba

Anexa 3

Invitatie pentru Oferta - Cumpararea de Bunuri

Titlul Proiectului: ___________________ Data: ________________

Catre:_____ _______ ______ _________

Stimate furnizor,

Sunteti invitat sa depuneti cotatii (oferte) de pret pentru furnizarea urmatoarelor articole:

(i)__________ ______ ____ ____________

(ii)__________ ______ ____ ____________

(iii)__________ ______ ____ ____________

Informatiile referitoare la specificatiile tehnice si cantitatile cerute sunt atasate.

Trebuie sa ofertati pentru toate articolele din aceasta Invitatie. Ofertele de pret vor fi evaluate pentru toate articolele la un loc si contractul se va atribui firmei care ofera costul total cel mai mic.

Ofertele dumneavoastra de pret pot fi depuse direct, prin fax sau electronic în formularul atasat (Anexa A) la urmatoarea adresa:

(Adresa Cumparatorului)

__________ ______ ____

Telefon:__________________

FAX:  __________________

E-mail:_____ _______ ______ _______

Oferta dumneavoastra trebuie sa fie însotita de: copie dupa statutul firmei, copie dupa codul unic de identificare (CUI), documentatie tehnica, cataloage adecvate si alte materiale imprimate sau informatii pentru fiecare articol în parte, incluzând nume si adrese ale firmelor care ofera facilitati de întretinere/reparatii în România. Oferta trebuie sa fie însotita de Termenele si Conditiile de Furnizare (completate în formularul atasat - Anexa B).

Termenul limita pentru primirea ofertelor de catre Cumparator la adresa indicata în paragraful 3 este:________________

Ofertele trebuie sa fie prezentate în conformitate cu instructiunile urmatoare si cu Contractul atasat. Termenele si Conditiile de Ofertare trebuie sa fie parte integrata din Contract.

(i) PREŢURILE: Preturile trebuie sa fie cotate pentru bunuri (inclusiv pretul de livrare la destinatie) conform regulilor INCOTERMS, 2000. Preturile trebuie sa fie cotate in lei românesti.

(ii) EVALUAREA COTAŢIILOR: Ofertele determinate ca fiind corespunzatoare specificatiilor tehnice vor fi evaluate prin compararea preturilor.

În evaluarea ofertelor, Cumparatorul va determina pretul de evaluare pentru fiecare oferta, prin ajustarea cotatiilor de pret corectând orice greseala de calcul dupa cum urmeaza:

(a) unde exista discrepanta între sumele în cifre si cele în cuvinte, sumele în cuvinte vor prevala;

(b) unde exista discrepante între pretul unitar si totalul rezultat din înmultirea pretului unitar cu cantitatea, pretul unitar cotat va prevala;

(c) daca un Furnizor refuza sa accepte o corectare, oferta sa va fi respinsa.

În plus fata de pretul cotat, pretul evaluat trebuie sa includa:

Toate taxele vamale, de import sau orice alte taxe aplicabile pentru bunuri importate în România, si

Taxa pe Valoare Adaugata în România.

(iii) ATRIBUIREA CONTRACTULUI: Atribuirea se va face catre ofertantul care are pretul cel mai mic si care respecta standardele cerute din punct de vedere tehnic si al capabilitatii financiare. Ofertantul câstigator va semna un contract precum si termene si conditii de furnizare ca cele din Anexa B.

(iv) VALABILITATEA OFERTEI: Ofertele dumneavoastra trebuie sa fie valabile pentru o perioada de patruzeci si cinci (45) zile de la data limita de primire a ofertelor indicata în paragraful 5 al acestei Invitatii pentru Oferta.

Mai multe informatii se pot obtine de la:

__________ ______ ____ _

__________ ______ ____ _

Telefon:_____ _______ ______ ______

Fax: _____ _______ ______ ______

E-mail: _____ _______ ______ ______

Va rog sa confirmati prin Fax/ E-mail primirea acestei invitatii si daca veti depune sau nu cotatii (oferte) de preturi.

Cu stima,

[Numele si semnatura persoanei/persoanelor autorizate]

Anexa A

FORMULAR DE OFERTĂ

______________(Data)

Catre __________ ______ ____ ____ (Numele Cumparatorului)

__________ ______ ____ ____ (Adresa Cumparatorului)

Va facem oferta pentru executia __________ ______ ____ _______ (numele contractului) în conformitate cu Conditiile contractului ce însoteste aceasta Oferta pentru pretul contractului de _____ _______ ______ __________ (suma în cuvinte si cifre) (_________) (tipul monedei) __________.

Propunem sa finalizam livrarea bunurilor descrise în contract într-o perioada de _________ zile/saptamâni/luni de la data semnarii contractului.

Aceasta oferta si acceptul dumneavoastra în scris va constitui un contract cu caracter obligatoriu între noi. Noi întelegem ca nu sunteti obligati sa acceptati oferta cu cel mai mic pret sau orice oferta primiti.

Prin prezenta confirmam faptul ca aceasta oferta respecta termenul de valabilitate solicitat în invitatia pentru oferta.

Semnatura autorizata: _____ _______ ______ ____________

Numele si functia semnatarului: _____ _______ ______ ____________

_____ _______ ______ ____________

Numele furnizorului: _____ _______ ______ ____________

Adresa: __________ ______ ____ __

__________ ______ ____ __

Numarul de telefon: _____ _______ ______ ________

Numar de fax, daca exista: __________________

Anexa B

FORMULAR DE CONTRACT

Acest contract cu numarul _____ a fost încheiat în data de _______, _____200x, între __________ ______ ____ _______ având sediul principal la _____ _______ ______ _______, înregistrat la Registrul Comertului sub nr. ________________, CUI _______________ , cod IBAN _____ _______ ______ _____________ deschis la [introduceti numele bancii] (numit "Cumparator") pe de o parte si_____ _______ ______ _______

având sediul principal la__________ ______ ____ ___, înregistrat la Registrul Comertului sub nr. ________________, CUI ___________________ , cod IBAN _____ _______ ______ _____________ deschis la banca [introduceti numele bancii] (numit "Furnizor") pe de alta parte.

ÎNTRUCÂT Cumparatorul a cerut oferta pentru ___________ (descrierea bunurilor) pentru a fi livrate de catre Furnizor si a acceptat oferta Furnizorului pentru livrarea bunurilor în baza contractului la suma de introduceti suma în cifre si moneda, (introduceti suma si moneda în cuvinte), cu/fara TVA, numit "Pretul contractului".

PRIN ACEST CONTRACT SE CONVIN cele ce urmeaza:

Urmatoarele documente vor constitui si se vor citi si interpreta ca parte integranta a acestui contract: Termeni si Conditii de furnizare, inclusiv Specificatiile Tehnice; Invitatie pentru Oferta.

Luând în considerare platile ce urmeaza a fi facute de Cumparator catre Furnizor asa cum se mentioneaza în continuare, Furnizorul încheie un acord contractual cu Cumparatorul pentru a executa si finaliza contractul si pentru a remedia orice defecte în conformitate cu prevederile Contractului.

Cumparatorul accepta sa plateasca Pretul Contractului pentru indeplinirea obligatiilor referitoare la livrarea bunurilor, acceptanta contractului si remedierea deficientelor in cadrul acestuia, in conformitate cu Conditiile de Plata prevazute in Contract.

Semnatura si stampila Cumparatorului Semnatura si stampila Furnizorului

PENTRU sI ÎN NUMELE PENTRU sI ÎN NUMELE

_____ _______ ______ _____________

Numele Reprezentantului Autorizat Numele Reprezentantului Autorizat

Termeni si Conditii de Furnizare

Nume Proiect: _____ _______ ______ _________ Cumparator ___________________

Preturi si Termene de Livrare

(Nota: În cazul discrepantei între pretul unitar si totalul derivat din pretul pe unitar înmultit cu cantitatea, pretul unitar va prevala)

Piese de schimb }

Unelte si Accesorii }

Manuale } Specificati, daca se aplica

Cerinte de Întretinere }

2. Pretul fixat: Preturile indicate mai sus sunt ferme si fixe si nu vor face obiectul vreunei modificari pe durata derularii contractului.

3. Graficul de livrare: Livrarea se va realiza conform termenelor de mai sus, fara a depasi _________ zile/saptamâni/luni de la data semnarii contractului.

4. Legi aplicabile: Contractul va fi interpretat în conformitate cu legile României.

5. Rezolvarea disputelor: Cumparatorul si Furnizorul vor face orice efort pentru a rezolva pe cale amiabila, prin negociere directa, orice neîntelegere sau disputa între ei, în timpul sau în legatura cu contractul. În cazul unei dispute între Cumparator si Furnizor, aceasta se va rezolva în conformitate cu legile din România.

6. Livrarea si Documentele: La livrare, Furnizorul va furniza urmatoarele documente Cumparatorului:

(i) Factura Furnizorului indicând descrierea bunurilor, cantitatea, pretul unitar, si suma totala;

(ii) nota de livrare/avizul de expeditie/documentul de transport;

(iii) certificatul de garantie al producatorului sau furnizorului;

(iv) certificatul de calitate.

7. Plata facturii va fi efectuata 100% pentru livrarea bunurilor, pe baza documentelor mentionate mai sus si a certificatului de acceptanta/notei de receptie a bunurilor emis/a de Cumparator.

8. Garantia: Bunurile oferite vor fi acoperite de garantia Furnizorului pentru cel putin ... luni de la data livrarii catre Cumparator. [Va rugam sa specificati perioada de garantie si termenii în detaliu]

9. Instructiuni de ambalare si marcare: Furnizorul va asigura ambalarea standard a bunurilor, asa cum se cere pentru a preveni avarierea sau deteriorarea în timpul transportului la destinatia finala, dupa cum este indicat în Contract.

10. Defectele: Toate defectele vor fi corectate de catre Furnizor fara nici un cost suportat de Cumparator în ... zile de la data notificarii de catre Cumparator. Numele si adresa service-ului unde defectele trebuie rectificate de catre furnizor în timpul perioadei de garantie:

Nume _____ _______ ______ _______ Adresa____________

11. Forta majora: Furnizorul nu va fi responsabil pentru penalitati sau pentru rezilierea contractului din vina sa daca si în masura în care întârzierea acestuia în executarea sau neîndeplinirea obligatiilor din Contract, sunt rezultatul unui caz de Forta Majora.

În sensul acestei clauze , "Forta Majora" reprezinta un eveniment ce nu poate fi controlat pe Furnizor, nu implica vina sau neglijenta Furnizorului si nu este previzibil. Asemenea evenimente pot include, dar nu sunt limitate la, actiuni ale Cumparatorului având autoritate independenta, razboaie sau revolutii, incendii, inundatii, epidemii, restrictii de carantina si embargouri aplicate marfurilor.

Daca apare o situatie de Forta Majora, Furnizorul va notifica prompt Cumparatorul în scris despre conditiile respective si cauzele acestora. În cazul în care Cumparatorul nu da instructiuni scrise în sens contrar, Furnizorul va continua sa-si îndeplineasca obligatiile contractuale în masura în care este practic rezonabil, si va încerca toate mijloacele alternative rezonabile pentru îndeplinirea lor, care nu sunt împiedicate de evenimentul de Forta Majora.

12. Specificatii tehnice cerute:

(i) Descriere generala (inclusiv cantitatile)

(ii) Detalii specifice si standarde tehnice

(iii) Parametri de functionare

Furnizorul confirma conformitatea cu specificatiile de mai sus (în cazul deviatiilor, Furnizorul listeaza toate deviatiile de la specificatii)

13. Reziliere: Cumparatorul poate anula Contractul daca Furnizorul nu livreaza bunurile, in conformitate cu termenii si conditiile de mai sus, in pofida unei notificari date de 21 de zile din partea Cumparatorului, fara a implica vreo obligatie din partea Furnizorului.

NUMELE FURNIZORULUI __________ ______ ____ ______

Semnatura autorizata __________ ______ ____

Locul:__________ ______ ____ __________

Data:__________ ______ ____ __________

Anexa 4

Achizitie de bunuri prin metoda Cumpararii (CB) - Formular de Evaluare

Numar Subventie_____ _______ ______ ________

1. Numele proiectului __________ ______ ____ ___________

2. Beneficiarul subventiei __________ ______ ____ ___________

3. Descrierea bunurilor __________ ______ ____ ___

4. Costul estimat LEI _____________ Echivalent US $ ______________

5. Data limita de depunere a ofertelor ____________ Timp limita (zile) _____________

7. Clasamentul ofertelor conforme (conforme specificatiilor tehnice si celorlalte cerinte mentionate în IPO) dupa pret

8. Oferte neconforme specificatiilor tehnice si celorlalte cerinte mentionate în IPO

9. Numele Ofertantului având oferta conforma cu cel mai mic pret (din tabelul 7)__________

10. Pretul total al contractului ________________ LEI în echivalent ______________US $

11. Data atribuirii contractului ____________________

12. Orice teme ce urmeaza a fi discutate la semnarea contractului. Dati detalii, daca este cazul.

Data  _____ _______ ______ ____________

Semnatura persoanei/persoanelor autorizate

Anexa 5

CERERE DE EXPRESII DE INTERES PENTRU SERVICIILE DE CONSULTANŢĂ [INTRODUCEŢI DENUMIREA SERVICIILOR]

Numele proiectului

Beneficiarul subventiei

Numar subventie

SERVICII DE CONSULTANŢĂ

Expresii de Interes

[Introduceti numele beneficiarului subventiei] a primit o subventie pentru finantarea [introduceti numele proiectului] si intentioneaza sa foloseasca o departe din aceasta subventie pentru plata pe baza de contract pentru [introduceti numele proiectului/serviciilor]

Serviciile includ [descriere pe scurt, organizare, perioada de implementare .]

[introduceti numele beneficiarului subventiei] invita consultantii eligibili sa indice interesul lor în furnizarea serviciilor. Consultantii interesati trebuie sa ofere informatii care sa indice faptul ca sunt calificati pentru a furniza serviciile (brosuri, descrierea sarcinilor similare, experienta în conditii similare, disponibilitate de personal cu calificari corespunzatoare serviciilor respective etc.)

Consultantii se pot asocia pentru a asigura calificarile necesare pentru furnizarea serviciilor.

Expresia de interes trebuie sa ofere informatii din care sa rezulte ca consultantul este calificat sa presteze aceste servicii, incluzând urmatoarele:

Ø      Informatii generale despre companie (înregistrare, cifra de afaceri anuala, adresa, persoane de contact etc.);

Ø      Experienta generala a companiei;

Ø      Experienta specifica a companiei în domeniul serviciilor respective(proiecte anterioare în care a fost compania implicata, referintele care arata expertiza relevanta în domeniul serviciilor respective);

Ø      Specialisti propusi pentru furnizarea serviciilor: CV-uri si pozitii propuse.

Ca urmare a evaluarii informatiilor oferite mai sus în expresiile de interes, compania cu cele mai bune calificari si referinte va fi selectata si i se va cere sa propuna o oferta tehnica si financiara. Daca propunerea tehnica este acceptata, propunerea financiara va fi subiectul negocierii.

Consultantii interesati pot obtine mai multe informatii la adresa de mai jos [specificati adresa la sfârsitul documentului] de la/pâna la [introduceti orele de lucru]

Expresia de interes se va depune la adresa de mai jos sau se va trimite prin fax/e-mail pâna la [introduceti data limita de primire]

[introduceti numele beneficiarului subventiei]

[introduceti numele persoanei autorizate sa primeasca expresiile de interes]

[introduceti adresa postala]

Tel: [indicati tara si codul orasului]

Fax: [indicati tara si codul orasului]

E-mail:

Anexa 6

Raport de Evaluare a Calificarilor si Experientei Consultantilor pentru procedura de Selectie Bazata pe Calificarile Consultantilor (CC)

Titlul proiectului:

Numar subventie: .......... ..... ...... .............../Data: ..............................

Beneficiarul subventiei (nume, adresa, telefon/Nr. fax, e-mail)

Denumirea serviciilor de consultanta:

Cost total estimat al serviciilor: LEI_________US $ Echivalent_________

Perioada de implementare:

Numele publicatiei si data anuntului cererii de expresii de interes:

Data limita pentru depunerea expresiei de interes:

Numele persoanei/persoanelor autorizate pentru a aproba evaluarea:

Criterii de evaluare ale calificarilor si experientei consultantilor [Totalul punctajelor acordate pentru criterii trebuie sa fie maxim 100 - selectati/personalizati criteriile de evaluare relevante pentru natura serviciilor si stabiliti punctajele]

Experienta totala a companiei (numar de ani) în domeniul serviciilor (5 - 10)

Numarul de contracte în domeniul serviciilor finalizate în ultimii trei ani (0 - 10)

Experienta generala si calificarea personalului propus (10 - 20)

Experienta si calificarea personalului propus în domeniul serviciilor (20 - 50)

Numarul de ani al personalului propus în companie (0 - 10)

Capacitatea financiara a companiei (0 - 10)

Cunoasterea conditiilor locale (0 - 10)

Numele si adresa consultantilor care si-au exprimat interesul pentru a raspunde anuntului:

Clasamentul consultantilor dupa evaluarea calificarii si experientei, pe baza criteriilor de la punctul 8 de mai sus:

Urmatoarea companie clasata pe primul loc (cel mai mare punctaj) este recomandata a fi invitata pentru a prezenta o oferta tehnica si financiara care va deveni baza negocierilor contractului între client si compania cu cel mai mare punctaj.

Semnatura persoanei/persoanelor autorizate: _____ _______ ______ ___________

Anexa 7

Cerere de Oferta - pentru Selectarea Firmei pentru Serviciile de Consultanta

prin metoda selectiei bazate pe calificarile consultantilor (CC)

Data ___________

Catre

1. __________ ______ ____ ___ (în continuare referindu-se la acesta ca si "Client") va invita sa prezentati o propunere combinata tehnico-financiara pentru urmatoarele servicii de consultanta:

Servicii de consultanta pentru __________ ______ ____ ________[introduceti denumirea serviciilor].

Mai multe detalii ale serviciilor sunt oferite în termenii de referinta atasati.

2. Va rugam sa prezentati oferta dumneavoastra tehnica si financiara în conformitate cu formularele atasate. Oferta dumneavoastra va fi subiect de negociere între reprezentantii dumneavoastra autorizati si Client si ar putea avea ca rezultat un contract. Este atasat de asemenea si un formular de contract.

3. Oferta dumneavoastra tehnico-financiara se va prezenta la urmatoarea adresa, nu mai târziu de __________ 200x.

Adresa Client:

4. Va rugam sa confirmati prin fax primirea acestei invitatii si faptul ca veti depune oferta dupa cum este cerut.

Cu stima,

(Reprezentantul autorizat al Clientului)

FORMULAR PENTRU OFERTA TEHNICO-FINANCIARĂ

_______________ (Data)

Catre:

Doamnelor/Domnilor

Noi, subsemnatii, ne oferim sa furnizam serviciile de consultanta pentru __________ ______ ____ _____ _______ ______ ________[introduceti denumirea serviciilor], dupa cum au fost descrise în termenii de referinta atasati, în conformitate cu cererea dumneavoastra de oferta datata în [...........] si oferta noastra. Prin prezenta va prezentam oferta tehnica si financiara pentru serviciile propuse.

Oferta noastra este obligatorie pentru noi si subiect al modificarilor rezultate din negocierile contractuale.

Întelegem ca nu sunteti obligati sa acceptati orice oferta pe care o primiti.

Cu stima,

Semnatura autorizata:

Numele si functia semnatarului:

Numele firmei:

Referintele firmei/asociatiei

Servicii relevante desfasurate în ultimii trei ani care ilustreaza cel mai bine calificarile

[Folosind formatul de mai jos, oferiti informatii pentru fiecare din serviciile pentru care firma dumneavoastra, fie individual ca entitate corporativa sau în cadrul unei asociatii, a fost legal contractata.]

Numele firmei:

Model de Curriculum Vitae (CV)

Pozitia propusa:

Numele firmei:

Numele persoanei:

Profesia:

Data nasterii:

Perioada de activitate în cadrul firmei/entitatii: Nationalitatea:

Apartenenta la o asociatie profesionala:

Activitatile de îndeplinit:

Calificari-cheie:

[Alcatuiti o scurta descriere a experientei si calificarii persoanei relevante pentru activitatile de implementat în cadrul serviciilor. Descrieti gradul de responsabilitate detinut de persoana în cadrul altor contracte de servicii anterioare, relevante pentru pozitia propusa, mentionând date si locatii. Folositi aproximativ o jumatate de pagina]

Educatie:

[Rezumati studiile persoanei - colegiu/universitate sau alte specializari, mentionând numele institutiilor de învatamânt, perioadele de participare si diplomele obtinute. Folositi aproximativ un sfert de pagina]

Experienta profesionala:

[Începând cu functia ocupata în prezent, enumerati în ordine inversa fiecare loc de munca. Descrieti fiecare loc de munca detinut de la terminarea studiilor pana în prezent, mentionând perioadele de lucru, numele organizatiilor, numele functiilor detinute si locatia desfasurarii activitatilor. În cazul experientei din ultimii zece ani, mentionati si tipul activitatilor efectuate, precum si referinte ale clientilor acolo unde este cazul. Folositi aproximativ doua pagini]

Limbi straine cunoscute:

[Pentru fiecare limba straina, indicati nivelul: excelent, bun, mediu sau slab, în vorbire, citire si scriere]

Declaratie:

Eu, subsemnatul, certific faptul ca aceste date ma descriu în mod corect, precum si calificarile si experienta mea si sunt conforme cu cunostintele mele.

Data:

[Semnatura persoanei si a reprezentantului autorizat al firmei] Ziua/Luna/Anul

Numele complet al persoanei:__________ ______ ____ _______

Numele complet al reprezentantului autorizat: _____ _______ ______ _____________

Estimarea costului serviciilor si cotatiile expertilor

Remuneratie

Rambursabile

COST TOTAL (subtotal 1 + subtotal 2, fara TVA) _____ _______ ______ __________

PLAFONUL CONTRACTULUI (cost total al serviciilor + TVA)

Termeni de referinta (TDR)
(ANEXĂ)

Principalele sectiuni ale TDR includ:

Informatii de baza despre proiect:

[Aceasta sectiune ar trebui sa includa o scurta descriere a proiectului]

Obiectivul(ele) serviciilor:

[Obiectivul principal al serviciilor de consultanta si rezultatele asteptate ar trebui descrise la aceasta sectiune]

Scopul serviciilor

[în cadrul acestei secŢiuni sunt descrise activitatile care urmeaza sa fie îndeplinite de catre firma de consultanta si durata estimata a fiecarei activitati]

Cerinte de Raportare si Livrabile

[detaliati cerintele de raportare si livrabilele pentru firma de consultanta, incluzând termenul de depunere al rapoartelor/livrabilelor catre client, deoarece vor constitui baza pentru efectuarea platilor în conformitate cu contractul]

Anexa 8

CERERE de CV-uri

PENTRU ANGAJAREA UNUI CONSULTANT INDIVIDUAL PENTRU [INTRODUCEtI denumirea SERVICIILOR]

Numele proiectului

Beneficiarul subventiei

Numarul subventiei

SERVICII DE CONSULTANŢĂ

Expresii de interes

Beneficiarul [introduceti numele beneficiarului subventiei] a primit o subventie pentru finantarea [introduceti numele proiectului] si intentioneaza sa foloseasca o parte a acestei subventii pentru plati pe baza de contract pentru [Introduceti numele proiectului/al serviciilor].

Serviciile includ [scurta descriere, organizare, perioada de implementare...].

Beneficiarul [introduceti numele beneficiarului subventiei] invita acum consultanti individuali eligibili sa îsi manifeste interesul în furnizarea serviciilor. Consultantii interesati trebuie sa furnizeze informatii din care sa reiasa faptul ca sunt calificati pentru a efectua serviciile (brosuri, descrieri ale unor activitati similare, experienta în conditii similare, disponibilitatea unor cunostinte corespunzatoare etc.). Consultantii se pot asocia pentru a-si îmbunatati calificarile.

Expresia de interes trebuie sa furnizeze informatii din care sa rezulte daca consultantul este calificat sa execute aceste servicii (ex. CV-uri, certificate, diplome etc.):

Experienta si aptitudinile cerute consultantului sunt:

[Indicati calificarile si experienta necesare consultantului pentru a efectua activitatile, cum ar fi: educatia, numarul de ani lucrati într-un domeniu de activitate adecvat postului prezent, aptitudini speciale postului, cunoasterea conditiilor locale etc.]

Consultantii vor fi selectati prin compararea calificarilor a cel putin trei candidati care întrunesc minimum de calificari relevante. Cel mai bun consultant care urmeaza a fi angajat de catre [introduceti numele beneficiarului subventiei] va fi cel mai bine pregatit, fiind capabil sa implementeze serviciile si va fi invitat la negocieri.

Cerinte specifice, îndatoriri si responsabilitati ale consultantului individual specificate în Termenii de referinta pot fi gasite la adresa de mai jos [Introduceti adresa la sfârsitul documentului] de la/pâna la [introduceti programul de lucru].

[Nota: Daca consultantul individual este abordat direct de catre beneficiarul subventiei, propozitia de mai sus va trebui sa fie înlocuita cu: Cerinte specifice, îndatoriri si responsabilitati ale consultantului individual sunt specificate în Termenii de referinta atasati]

Expresiile de interes/CV-urile trebuie trimise la adresa de mai jos sau prin fax /e-mail pâna la data de [introduceti data].

[introduceti numele beneficiarului subventiei]
[introduceti numele persoanei autorizate sa primeasca expresiile de interes/CV-uri]
[introduceti adresa postala]
Tel: [indicati codul tarii si al orasului]
Fax: [indicati codul tarii si al orasului]
E-mail:

Model de Curriculum Vitae (CV)

Numele activitatii/serviciilor:

Numele consultantului:

Profesia:

Data nasterii:

Nationalitatea:

Apartenenta la o asociatie profesionala:

Activitatile de îndeplinit:

Calificari-cheie:

[Alcatuiti o scurta descriere a experientei si instruirii consultantului relevante pentru activitatile de îndeplinit. Descrieti gradul de responsabilitate detinut de persoana în cadrul altor contracte de servicii anterioare, relevante pentru activitatile de îndeplinit, mentionând date si locatii. Folositi aproximativ o jumatate de pagina]

Educatie:

[Rezumati educatia primita în colegiu/universitate, precum si alte calificari specializate ale consultantului, mentionând numele institutiilor de învatamânt, perioadele de participare si diplomelor obtinute. Folositi aproximativ un sfert de pagina]

Experienta profesionala:

[Începând cu functia ocupata în prezent, enumerati în ordine inversa fiecare loc de munca. Descrieti fiecare loc de munca detinut de catre consultant de la terminarea studiilor pâna în prezent, mentionând perioadele de lucru, numele organizatiilor, numele functiilor detinute si locatia desfasurarii activitatilor. În cazul experientei din ultimii zece ani, mentionati si tipul activitatilor efectuate, precum si referinte ale clientilor acolo unde este cazul. Folositi aproximativ doua pagini]

Limbi straine cunoscute:

[Pentru fiecare limba straina, indicati nivelul: excelent, bun, mediu sau slab, în vorbire, citit, si scris]

Declaratie:

Eu, subsemnatul, certific faptul ca aceste date ma descriu în mod corect, precum si calificarile si experienta mea si sunt conforme cu cunostintele mele.

Data:

[Semnatura consultantului ] Ziua/Luna/Anul

Numele complet al consultantului:__________ ______ ____ _______

Estimarea Costului Serviciilor si Cotatiile de Pret[2]

Remuneratie

RAMBURSABILE

COST TOTAL (subtotal 1 + subtotal 2, fara TVA) _____ _______ ______ __________

PLAFONUL CONTRACTULUI (Costul total al serviciilor + TVA, daca consultantul individual este supus taxei TVA; daca nu, plafonul contractului va fi egal cu costul total al serviciilor ) __________________

Termeni de referinta si scopul serviciilor (TDR)

Principalele sectiuni ale TDR:

Informatii de baza despre proiect

[Aceasta sectiune ar trebui sa includa o scurta descriere a proiectului ]

Obiectivul(ele) serviciilor

[Obiectivul principal al serviciilor de consultanta si rezultatele asteptate ar trebui descrise la aceasta sectiune ]

Scopul serviciilor

[La aceasta sectiune descrieti activitatile care urmeaza sa fie îndeplinite de catre consultantul individual si durata estimata a fiecarei activitati]

Cerinte de calificare

[Calificarea si experienta necesare consultantului individual dupa cum au fost trecute în cererea pentru CV-uri urmeaza sa fie trecute la aceasta sectiune]

Cerinte de raportare

[detaliati cerintele de raportare/livrabile pentru consultantul individual, incluzând termenul de depunere al rapoartelor/livrabilelor catre client, deoarece vor constitui baza pentru efectuarea platilor în conformitate cu contractul]

Anexa 9

Raport de Evaluare - Selectia consultantului individual - servicii de consultanta

Numele proiectului: .......... ..... ...... .

Numarul subventiei: ............. / Data 

1. Beneficiarul subventiei   (nume, adresa, nr. de telefon/fax)

Numele activitatii de consultanta:

Costul total al serviciilor: (include onorarii, cheltuieli diverse, costuri de calatorie etc.)

Perioada de implementare:

Data publicarii cererii pentru CV-uri:

Numele consultantilor individuali invitati (specificati si persoanele care si-au exprimat interesul ca urmare a anunturilor, daca nu a fost lansata o invitatie

Criterii de evaluare -[Totalul punctelor maxime trebuie sa ajunga la 100 - selectati/modificatii criteriile de evaluare în functie de natura activitatii, si stabiliti puncte]

I.            Calificari generale -....puncte

II.         Adecvatie pentru proiect -.. puncte

III.       Experienta relevanta --------- puncte

Termenul limita pentru depunerea CV-urilor:

Numele consultantilor care si-au exprimat interesul si au depus CV-uri:

Numele persoanei/persoanelor autorizate sa aprobe evaluarea:

Consultantii inclusi pe lista scurta: (includeti cel putin trei)

12. Rezultatele evaluarii CV-urilor (respectând termenii de referinta si criteriile/cerintele de evaluare)

În baza compatibilitatii celui mai bine evaluat CV cu aspectele tehnice, precum si cu celelalte aspecte specificate în Termenii de Referinta, se recomanda atribuirea contractului:

Numele consultantului individual selectat:

Pretul contractului: va fi negociat

Perioada de implementare a serviciilor de consultanta:

Semnatura persoanei/persoanelor autorizate: _________________

Anexa 10

MODEL DE CONTRACT PENTRU SERVICII DE CONSULTANŢĂ

CONTRACT

Acest contract intra în vigoare [introduceti data de începere a angajamentului] prin si între [introduceti numele Clientului] ("Client"), având sediul social [introduceti adresa Clientului], înregistrat la Registrul Comertului sub numarul______________, Cod Unic de Înregistrare _______________, Cod IBAN _____ _______ ______ ____________ deschis la [introduceti numele bancii] si [Introduceti numele consultantului] ("Consultantul"), având sediul principal biroul/adresa la [introduceti adresa Consultantului], înregistrat la Registrul Comertului sub numarul______________, Cod Unic de Înregistrare _______________, Cod IBAN _____ _______ ______ ____________ deschis la [introduceti numele bancii].

ÎNTRUCÂT Clientul este de acord ca Consultantul sa presteze serviciile la care se face referire în continuare

si

ÎNTRUCÂT, Consultantul este de acord sa presteze acele servicii,

ACUM PĂRŢILE, PRIN URMARE, sunt agreeaza urmatoarele:

PENTRU CLIENT PENTRU CONSULTANT

Semnat de ___________________ Semnat de ____________________

Functia: _____ _______ ______ _______ Functia: _____ _______ ______ _______

Lista de anexe

Anexa A:  Termenii de referinta si scopul serviciilor

Anexa B:  Costul estimat al serviciilor, lista personalului si cotatiile de pret

Anexa C:  Obligatiile de raportare ale Consultantului