Evenimente speciale in Industria Calatorilor si Turismului

Evenimente speciale în Industria Calatorilor si Turismului

1.1. Evenimente speciale - produse turistice specifice

In industria calatoriilor si turismului evenimentele speciale sunt tratate ca produse turistice specifice, posibil de oferit spre valorificare unor cercuri relativ restranse de populatie, interesata sa participe la consumul turistic al serviciilor - suport ce constituie "invelisul tangibil" al evenimentelor respective.

In practica agentiilor de turism sunt considerate evenimente speciale toate formele de aranjamente ale caror programe nu au caracter de rutina. Prin natura lor, asemenea evenimente speciale (olimpiadele, expozitiile mondiale, targurile internationale si nationale, festivalurile, carnavalurile, pelerinajele religioase, reuniunile de tipul congreselor etc.) se disting de alte programe sau aranjamente turistice "clasice" prin caracterul lor de unicat, periodicitatea spontana, derularea lor la termene calendaristice prestabilite, cu durate limitate de timp, exprimate in zile, cat si prin faptul ca se adreseaza unor minisegmente de piata sau deseori numai unor niste particularizate de piata turistica.

Din punct de vedere al industriei turismului, evenimentele speciale imbraca forma unor aranjamente organizate minutios, concepute cu scopul de a retine atentia si de a atrage acea parte a clientelei potentiale interne si internationale pentru care evenimentele respective constituie motivul principal al calatoriilor.

Evenimentele speciale sunt importante nu numai din punct de vedere al participantilor atrasi din alte zone, ci si din punctul de vedere al participarii unei parti din populatia locala, unde are loc o asemenea actiune organizata, desi aceasta participare locala nu genereaza innoptari in structurile de primire turistica cu functii de cazare.

Semnificativa este definitia data turismului de evenimente speciale de analistul american Donald Getz: "Turismul de evenimente este planificarea, dezvoltarea si marketingul sistematic al festivalurilor si al evenimentelor speciale considerate ca atractii turistice, catalizatoare ale dezvoltarii si concretizarii imaginii pentru atractiile arealelor de destinatie."

Agentiile de turism nu mai privesc evenimentele speciale ca o simpla oportunitate de afaceri de care vor beneficia ocazional; in conditiile turbulente economico-sociale si politice de azi agentiile de turism devin tot mai constiente de faptul ca evenimentele speciale s-au transformat intr-o necesitate de completare si diversificare a ofertelor de produse turistice cu care se prezinta pe o piata tinta.

Paleta evenimentelor speciale in general si in turism in particular este suficient de larga pentru a putea imbraca aspecte concrete, ce permit clasificarea lor in functie de motivatia care genereaza atractia de participare la evenimentul respectiv.

Pastrand motivatia turistica drept criteriu esential de clasificare a evenimentelor speciale, turismul de evenimente (tourism events) poate fi grupat in felul urmator:

● dupa caracterul natural sau provocat (artificial) al evenimentului. Organizarea vizitarii unei zone viticole cu un program de participare a turistilor la culesul strugurilor va fi posibila in perioada coacerii strugurilor (provocata de caracterul natural al evenimentului), organizarea unui festival artistic de tipul "Cerbul de aur" este un eveniment special provocat si dupa opiniile analistilor, este un "pseudo-eveniment";

● dupa caracterul de repetabilitate al evenimentului. Unele evenimente speciale se repeta periodic (raliurile automobilistice ale modelelor de epoca pe traseul Bucuresti - Sinaia, organizate de Automobil Clubul Roman - A.C.R., au loc in luna septembrie a fiecarui an), iar alte evenimente speciale au caracter de unicitate, ce nu mai permite repetarea lor, de exemplu, ceremonia de lansare in circuitul turistic a unui hotel nou sau a unui hotel modernizat). Tot in aceasta categorie se integreaza si vernisajul unei expozitii de pictura;

● dupa dimensiunea evenimentului special ele se diferentiaza de la megaevenimente (olimpiade), pana la microevenimente (festivalurile internationale "George Enescu");

● dupa durata evenimentului, unele evenimente speciale pot avea o durata de numai cateva ore (eclipsei solare din 11 august 1999), altele 1 zi (pelerinajele religioase) sau mai multe zile (festivaluri, congrese etc.).

Intr-o forma rezumativa gruparea evenimentelor speciale este ilustrata in tabelul urmator:

Sursa: Adaptare dupa W. Freyer, "Turismus Marketing", Editura Oldenburg, Munchen, Dresda, 1997, p. 606.

1.2. Congresul - o componenta importanta din categoria evenimentelor speciale

In categoria manifestarilor de tipul evenimentelor speciale, un loc aparte il ocupa reuniunile tematice initiate si organizate in diferite scopuri, pantru care s-a generalizat denumirea de "congrese". Notiunea de congres provine din limba latina (congressus), avand semnificatia de reuniune cu caracter temporar. Readaptarea la conditiile zilelor noastre, notiunea de congres defineste ansamblul de persoane care se intrunesc la o data dinainte stabilita, pentru o durata convenita de timp, in vederea schimbului de opinii pe marginea unor teme concrete care prezinta interes pentru participantii la reuniunea respectiva.

Desigur, pornind de la importanta problematicii propuse pentru analiza si dezbaterea, de la cercul de persoane interesate sa participe la asemenea schimburi de opinii, de la caracterul guvernamental sau neguvernamental al institutiilor si organizatiilor care au initiat asemenea reuniuni, termenul de congres poate imbraca si alte semnificatii particularizate. Astfel, de exemplu, in Statele Unite ale Americii, termenul "the congress" are o semnificatie strict limitata si se refera exclusiv la Camera inferioara a Parlamentului, din aceasta cauza, reuniunilor de alta natura, avand semnificatiile de congres, li s-a atribuit denumirea generica de conventii (conventions).

Din punctul de vedere al industriei calatoriilor si turismului, orice intrunire sau reuniune desfasurata pe plan local, national sau international este considerata o componenta a turismului de congrese, desi exista si alte forme de reuniuni care au fost denumite in mod diferit, in functie de natura lor stiintifica, culturala, sociala, profesionala sau in functie de amploarea lor: conferinte, simpozioane, seminarii, mese rotunde, grupe de lucru (workshop) etc.

Ca o curiozitate, poate fi mentionat faptul ca in perioada interbelica ponderea cea mai mare in aceste reuniuni o detineau seminariile si aceste reuniuni, in literatura turistica, erau cunoscute prin notiunea de " turismul de seminarii". Pe parcursul anilor, congresele au inceput sa ocupe un loc tot mai important in cadrul diferitelor forme de reuniuni, ceea ce a condus la generalizarea termenului de turism de congrese. In aceasta categorie se includ deci toate manifestarile care indeplinesc conditia desfasurarii periodice, cu o durata limitata in timp si localizate intr-o tara, oras, statiune etc., dar diferentiate pe plan geografic de la o intrunire la alta.

Congresele abordeaza o tematica foarte diversa; pentru a oferi o idee cuprinzatoare asupra caracterului tematicilor, merita sa fie citata clasificarea adoptata de Asociatia Internationala de Congrese si Reuniuni (I.C.C.A.) care, in publicatiile ei si mai ales in scopuri statistice, clasifica tematica congreselor tinute de organismele neguvernamentale in urmatoarele grupe:

- bibliografie, documentare, presa;

- religie, etica

- stiinte sociale si stiinte umanitare;

- relatii internationale;

- politica;

- drept, administratie

- asistenta sociala;

- profesionisti, salariati, sindicate;

- economie, finante;

- comert, industrie;

- agricultura;

- transport, turism;

- tehnologie;

- stiinta;

- sanatate;

- educatie, tineret;

- arta, radio, cinema;

- sport si recreere.

Din aceasta clasificare se desprinde concluzia ca principalul criteriu pentru gruparea tematicii congreselor porneste de la interesele comune ale organismelor care initiaza asemenea intalniri si nu ia in considerare decat partial specificul preocuparilor profesionale ale participantilor.

Tot de aici se mai poate deduce si o alta concluzie: termenul de congres ramane sa fie rezervat acelor reuniuni unde expunerile, referatele, conferintele, rapoartele si dezbaterile pe mariginea lor constituie tematica principala a reuniunii respective. Daca, de exemplu, mii de sportivi de performanta se intrunesc pentru a participa la competitiile unei olimpiade si alte milioane de spectatori constituie publicul lor, o asemenea reuniune, oricat de grandioasa ar fi ea, nu se identifica cu notiunea de congres. In acelas timp, reuniunile pentru analizarea unor teme sportive ale sportivilor pot constitui o forma de congres, asa cum rezulta din punctul 18 (Sport si recreere), din gruparea I.C.C.A.

Din punctul de vedere al periodicitatii cu care se repete congresele atat cele internationale, cat si cele nationale pot fi grupate in manifestari:

● periodice (repetate la intervalele convenite de timp, de cele mai multe ori rezultand din statutele organismelor, institutiilor, asociatiilor etc., care le initiaza sau continua sa le desfasoare);

ocazionale (daca tematica lor particularizata isi pierde actualitatea dupa incheierea lucrarilor reuniunii sau daca se apreciaza ca dezbaterile pe marginea tematicii nu sunt in masura sa concretizeze concluzii sau solutii viabile - de exemplu, in cazul unui seminar, al unui workshop etc.).

Reuniunile categorisite drept congrese pot fi grupate si in functie de dimensiunile evenimentului special, respectiv in functie de numarul delegatilor sau participantilor invitati la aceste intruniri. Din acest punct de vedere, criteriul de grupare este foarte elastic, incepand cu megaevenimentele speciale (un congres mondial al populatiei, o adunare generala - ordinara sau extraordinara - a Organizatiei Mondiale a Turismului) si terminand cu microevenimentele speciale, de tipul unei mese rotunde sau al unei consfatuiri de lucru.

In concluzie, prin tematica care se repeta, atractivitatea turismului de reuniuni este conferita de caracterul de unicitate, diferentiind aceste evenimente de alte actiuni turistice. Prin urmare, ceea ce ridica valoarea culturala si stiintifica a acestor evenimente speciale deasupra altor evenimente rezulta tocmai din continutul si importanta problemelor abordate.

Oferta in turismul de reuniuni are doua componente: oferta stiintifica si oferta turistica. Desi, de obicei, oferta stiintifica nu intra in preocuparile unei agentii de turism, ea este un element foarte important al reusitei de ansamblu a reuniunii.

Oferta stiintifica, respectiv tematica reuniunii, este elementul principal al ofertei. Alegerea ei este rezultatul motivatiilor initiatorului stiintific. Acestea pot fi: prezentarea rezultatelor unei cercetari, schimbul de informatii, urmarirea adoptarii unei pozitii politice, aderarea la o activitate sau o actiune, dorinta de a stabili contracte stiintifice sau de alta natura.

Moderatorii discutiilor, expunerile prezentate, dialogul interactiv cu invitatii constituie alte elemente ale ofertei stiintifice. Mult din succesul unei reuniuni tine de alegerea si stimularea acestora.

Oferta turistica este a doua componenta a ofertei pentru turismul de reuniuni. Ponderea acesteia este diferita in functie de natura reuninii, statutul juridic al participantilor etc. Ea cuprinde atat elemente generale ale ofertei turistice traditionale, cat si elemente specifice. Printre elementele specifice ale ofertei pentru turismul de reuniuni se inscriu si excursiile de vizitare pre si post-congres. Ele sunt un prilej de cunoastere a tarii-gazda, de destindere. Frecvent, ele au o anumita tematica, in concordanta cu tematica reuniunii. Un alt element specific il constituie baza materiala necesara desfasurarii reuniunii propriu-zise: sali de reuniuni mari si mici, cu instalatii de traducere simulate, aer conditionat si incalzire, cu locuri confortabile, sali si spatii de expunere pentru expozitiile organizate pe langa reuniune, birouri pentru activitatea de secretariat etc.

Cateodata, alaturi de cele doua componente, oferta in turismul de reuniuni cuprinde si o a treia componenta. Este vorba despre primirea delegatilor participanti la reuniune, asigurarea transferului lor la obiectivele de cazare, receptiile si banchetele oferite de organizatori sau tarile-gazda in cinstea participantilor etc.

1.3. Rolul organizatiilor si asociatiilor internationale in organizarea reuniunilor

Create in scopul asigurarii cadrului organizatoric necesar realizarii contactului intre oamenii politici, experti, oameni de stiinta, specialisti in diverse domenii si din tari diferite, organizatiile si asociatiile internationale au ajuns sa joace un rol esential in organizarea de reuniuni internationale.

Inceputurile activitatii unor organizatii/birouri specializate in domeniul reuniunilor se situeaza spre sfarsitul secolului trecut si inceputul secolului XX: unele date fac referire la S.U.A., respectiv infiintarea, in anul 1896 la Detroit, a primului birou de acest gen.

Amploarea pe care a cunoscut-o in timp activitatea de propaganda, organizare, desfasurare a reuniunilor din diferite domenii a antrenat, ca o consecinta fireasca, proliferarea organizatiilor internationale si nationale specializate in afara reuniunilor.

Toate aceste organizatii contribuie prin existenta si activitatea lor la dezvoltarea, pe scara mondiala, a tuturor genurilor de reuniuni. Ele constituie in acelasi timp cadrul juridic si organizatoric in care se desfasoara schimbul de informatii si experiente legate de reuniuni; totodata, prin initierea si organizarea de cursul de perfectionare, acestea pot influenta in sensul imbunatatirii componentelor activitatii implicate de derularea reuniunilor. In acest sens, poate fi luata pentru exemplificare I.C.C.A., fondata in anul 1964 in Amsterdam, cu sediul permanent in Olanda; asociatia numara peste 300 de membri, grupati in 9 categorii distincte: agentii de turism, linii aeriene, organizatori de reuniuni si expozitii, birouri de turism, companii de transport, hoteluri, centre de congres, reuniuni si expozitii, servicii, membri onorifici. Cele 66 de tari reprezentate de I.C.C.A. sunt situate geografic astfel: sapte in Africa, 25 in Europa, 17 in cele doua Americi, 15 in Asia, doua in Australia; printre membrii europeni se numara si Bulgaria, Cehia, Slovacia, Ungaria, Polonia, Iugoslavia si relativ recent si Romania.

In acest scop, in tara noastra a fost constituita in 1997 Asociatia Organizatorilor Profesionisti de Conferinte si Expozitii din Romania - Romanian Convention Bureau, afiliata la I.C.C.A.

Avand ca scop permanent promovarea si organizarea de congrese, conferinte si expozitii internationale, I.C.C.A. inregistreaza date detaliate referitoare la evenimentele multinationale importante, pastreaza in evidenta sa listele asociatiilor nationale afiliate, intocmeste periodic buletine pe care le distribuie membrilor sai in ideea determinarii localizarii evenimentelor viitoare.

In afara organizarii internationala specializate, nu trebuie neglijata activitatea desfasurata de o serie de organisme internationale, care coordoneaza pe plan mondial activitatea organizatiilor nationale afiliate, in diferite domenii. Un exemplu de acest fel il constituie Consiliul International al Uniunilor Stiintifice (I.C.S.U.), organizatie neguvernamentala creata in 1931, in componenta careia sunt incluse 20 de uniuni stiintifice internationale, 71 de membri nationali asociati, 31 de asociatii stiintifice; printre cei 26 de reprezentanti europeni se numara si tara noastra. Scopul urmarit de acest organism este incurajarea activitatilor stiintifice internationale, in beneficiul umanitatii; printre modalitatile folosite, se distinge si organizarea de conferinte, congrese, simpozioane in domeniul stiintelor.

O alta categorie importanta in randul organizatiilor implicate in domeniul reuniunilor este cea a asociatiilor/birourilor nationale profilate pe turismul de reuniuni. Se observa, de asemenea, ca organizatiile internationale au cuprins, in afara de sfera politicului si economicului, un camp vast de domenii, mai ales in stiinta.

Practic, nu exista domeniu al activitatii umane, al existentei sociale, in care nu se fi creat organizatii internationale, cu sfere de cuprindere geografica diferite, prin aceasta punandu-se in evidenta utilitatea realizarii organizate a schimbului de opinii pe cele mai diverse probleme, intre specialistii din diferite tari ale lumii.

Numarul incomparabil mai mare al organizatiilor neguvernamentale constituie, asa cum arata practica, o premisa foarte favorabila pentru turismul de reuniuni al diferitelor tari, inainte de toate pentru ca actiunile si manifestarile organizate de primele se desfasoara aplicandu-se frecvent principiul rotatiei in alegerea locului; ca urmare, orice tara membra a unei organizatii neguvernamentale poate candida pentru a gazdui o reuniune sau alta, programata de organizatia repectiva.

Alegerea unei tari drept gazda pentru tinerea de reuniuni internationale presupune insa un numar minim de conditii, intre care:

● participarea ca membru afiliat la organizatia internationala organizatoare de reuniune;

prezenta activa la reuniuni similare desfasurate inainte in alte tari;

depunerea candidaturii de tara-gazda inaintea luarii deciziei de catre comitetul de conducere;

prezenta unor reprezentati proprii in forurile de conducere ale organizatiilor internationale respective sau cel putin existenta unor posibilitati de a influenta decizia forurilor de conducere.

1.4. Baza materiala adecvata, conditie esentiala pentru desfasurarea reuniunilor

Din punctul de vedere al industriei turistice, prezinta interes atat congresele nationale, cat si cele internationale, ambele fiind legate de deplasarea delegatilor participanti la congrese in localitatea stabilita pentru desfasurarea lucrarilor si de consumul de servicii pentru cazare, alimente, divertisment etc.

Din aceste considerente, in multe orase mari s-au creat si continua sa fie create centre de congrese, palate de congrese, amenajate si echipate in mod corespunzator pentru derularea congreselor, expozitiilor, targurilor internationale sau a altor manifestari culturale, economice, politice, sociale etc.

Febra constructiilor de acest gen cunoaste o puternica expansiune in toate zonele lumii, mai ales pe continentul american si in Europa, unde se remarca si preocuparile insistente ale unora din tarile vecine de a se alatura tarilor traditionale: Franta, Anglia, Italia, Austria. Preocuparile de acest gen sunt prezente insa si in Asia, Extremul Orient (Coreea de Sud, Japonia) si Africa.

Centrele de congrese sunt complexe arhitectonice, de dimensiuni adeseori impresionante, multifunctionale, in care se gasesc pe langa sali, birouri si instalatii destinate reuniunilor, spatii de expozitii, sali de spectacole, sali de receptie, spatii de relaxare amenajate in foaiere, un centru comercial, restaurantele si alte structuri de alimentatie si divertisment, uneori unul sau mai multe hoteluri inglobate sau construite in imediata apropiere, toate aceste elemente fiind concentrate in jurul localului care gazduieste reuniunea.

La amenajarea acestor palate si sali de congrese se pune in valoare, ca tendinta marcanta, conceptia de complexe polifunctionale, pentru a fi in masura sa preia, pe langa activitatea de turism congrese, orice alt gen de manifestatii care sa permita o exploatare rationala, economica, comerciala si cultural-artistica si o folosire cat mai judicioasa a capacitatilor pentru expozitii, prezentarea modei, sport, reprezentatii teatrale, de opera si balet, concerte, cinema, banchete, recetii etc., unele din aceste manifestatii putandu-se desfasura chiar simultan.

In paralel, trebuie mentionat si faptul ca majoritatea intreprinderilor si a lanturilor hoteliere integrate in reteaua internationala au in vedere amenajarea noilor unitati hoteliere, crearea unor sali de congrese si sali de conferinte ca o functie indispensabila pentru hotelurile respective. Asemenea hoteluri se amenajeaza si in statiunile turistice de diferite profiluri (montant, de litoral, balneoclimaterice), avand capacitati intre 300 si 1.500 de locuri, cu multiple sali de conferinte.

Generalizand experienta mondiala, apar doua tendinte majore de dezvoltare a bazei materiale pentru turismul de congrese:

1) tendinta de amenajare a unor palate polifunctionale de congrese de mari proportii (Bursa de la Berlin, Sala Polivalenta din Bucuresti etc.);

2) tendinta de amenajare a unor sali polivalente de conferinte, compartimentabile in functie de numarul de participanti, in incinta sau ca anexa la hotelurile din centrele urbane si statiunile turistice, avand capacitati aferente pentru congrese, conferinte, seminarii la care participa un numar limitat de participanti (intre 100 si 500 de persoane). Aceasta tendinta este avuta in vedere si la proiectarea complexelor hoteliere din tara noastra.

Gradul de confort al capacitatilor de primire (cazare/masa) destinate turismului de congrese, dupa calificarea internationala, se situeaza in categoriile 3-5 stele, in proportii diferite, pentru a veni in intampinarea preferintelor manifestate in categoriile de clientela care solicita servicii de congrese.

In ceea ce priveste facilitatile oferite pentru congresisti, acestea pot fi considerate ca determinante pentru promovarea acestei forme de turism si includ urmatoarele:

- salile de congrese;

- salile de conferinte;

- birouri de tratative;

- birouri de administratie pentru organizatori;

- serviciu de informatii-secretariat al congreselor;

- echipamente de traducere simultana in mai multe limbi;

- echipament pentru prezentari video-auditive (proiectari de diapozitive, de filme, circuite inchise de televiziune etc.);

- servicii comerciale (in cazul organizarii expozitiilor);

- servicii de multiplicare a documentelor si a altor materiale elaborate de congrese (xerox, dactilo etc.);

- servicii de telefon, telex, fax, internet etc.;

- sali de expozitii;

- vitrine de expunere;

- alte servicii (presa, foto, comisionari etc.).

Volumul si diversificare acestor servicii este in functie de capacitatea de receptie a salilor de congrese si a salilor de conferinte.

Serviciile turistice includ gama serviciilor de baza (cazare - alimentatie) si a serviciilor complementare turistice (organizarea meselor, banchetelor, bufetului in pauze, precum si agrementarea aferenta: ghizi, interpreti, excursii etc.), atat pentru programul delegatilor, cat si pentru insotitorii lor care participa la lucrarile reuniunii si pentru care se ofera diverse variante de programe turistice atractive, adaptate la conditiile de mediu in care se desfasoara reuniunile.

1.5. Integrarea agentiilor de turism in piata turismului de reuniuni

Prin definitie, produsul turistic este un pachet de servicii alacatuit din ansamblul bunurilor si facilitatilor oferite de o agentie de turism pentru consumator in ambianta specifica a factorilor naturali si a amenajarilor de baza materiala.

Daca se are in vedere functia de baza a unui produs turistic, de a satisface cererea de consum pentru o combinatie particularizata de bunuri si servicii, un congres sau o alta forma a reuniunilor periodice sau ocazionale are aceleasi caracteristici esentiale vizand satisfactia materiala si spirituala generata de succesiunea componentelor de servicii si de microevenimente incorporate in ansamblul evenimentului special respectiv.

Desi majoritatea evenimentelor speciale s-au nascut si s-au dezvoltat din ratiuni neturistice, datorita proliferarii lor, ele sunt considerate in prezent ca o componenta a activitatilor turistice, fiecare eveniment special constituind un produs turistic unic in felul sau.

Din punctul de vedere al organizatiilor initiatoare, este deosebit de important ca reuniunile sa stimuleze obtinerea aderentei participantilor potentiali, in speranta acumularii unor noi informatii din dezbaterea tematicii selectionate. De aceea, masurile organizatorice sunt orientate spre cultivarea unei "imagini" cat mai atractive privitor la aceste evenimente speciale, din care sa rezulte beneficiile pe care le vor obtine paticipantii efectivi la reuniunile programate.

Analiza componentelor unei reuniuni este urmatoarea:

Pentru agentiile de turism care, prin profilul lor de activitate, si-au organizat propriile lor compartimente de organizare a congreselor sau sunt abilitate sa contribuie la derulare unor componente esentiale ale evenimentelor speciale, reuniunile respective sunt tratate ca macroproduse turistice cu un grad ridicat de complexitate. Agentiile de turism isi asuma deci responsabilitatea pentru prestarea serviciilor de calitate in limitele competentelor asupra carora au cazut de acord in baza intelegerilor prealabile cu organizatorii reuniunilor.

Pentru diversi prestatori, serviciile esentiale asupra carora s-a convertit ca vor reprezenta componente de baza ale evenimentelor speciale, prestatiile sunt tratate microproduse turistice. Acesti prestatori isi asuma responsabilitatea pentru microprodusele furnizate, ceea ce diminueaza insa responsabilitatea agentiilor de turism fata de organizatorii reuniunilor cu privire la acuratetea si calitatea serviciilor prestatorilor care i-au angajat.

Pentru initiatorii reuniunilor, o asemenea colaborare cu agentiile de turism usureaza sarcina derularii actiunii, initiatorilor revenindu-le insa, in ultima instanta, raspunderea de ansamblu privind reusita intregii actiuni, satisfactiile participantilor fiind exprimate de regula organizatorilor evenimentelor speciale si numai in putin cazuri prestatorilor care contribuie cu serviciile lor la reusita actiunii.

Evenimentele speciale sunt adresate unui segment restrans de piata tinta, ceea ce sporeste grija si preocuparea initiatorilor si a organizatorilor pentru a obtine satisfactia participantilor in toate etapele consumului produsului turistic, spre a nu risc pierderea interesului unei parti din participanti la evenimentele similare preconizate a fi programate si in viitor.

Din punctul de vedere al ciclului de viabilitate, orice produs turistic evolueaza pe piata in mai multe faze succesive: lansare, crestere, maturizare si declin. Produsul "reuniune" este programat sa se desfasoare in limite stricte de timp, ceea ce confera fazelor evolutive ale ciclului de viata o alura diferita de cea a produselor turistice categorisite drept "clasice". Daca consumul produsului incepe in ajunul deschiderii lucrarilor reuniunii si se termina o data cu incheierea lor, celelate faze ale ciclului de viata se etaleaza pe perioade mult mai lungi, masurabile ca durata de la un eveniment similar precedent pana la evenimentul urmator.

Institutiile initiatoare ale unui eveniment special de tipul reuniunilor isi eleboreaza propriile strategii pentru a testa fezabilitatea actiunii. O asemenea strategie include de obicei urmatoarele faze:

Faza de analizare a conditiilor permisive pentru derularea evenimentului special vizeaza:

- infrastructura organizatorilor care initiaza reuniunea;

- infrastructura turistica disponibila ce poate fi angajata in derularea activitatilor turistice precongres si postcongres.

Faza potentiala cuprinde masurile pentru pregatirea si derularea congresului;

Faza pregatitoare se refera la deciziile initiatorilor si organizatorilor privind modalitatile de distributie, de promovare si elaborarea programului actiunii;

Faza procesuala se refera la derularea propriu-zisa a evenimentului special;

Faza de evaluare a rezultatelor are loc in perioada postcongres si urmareste determinarea masurii in care evenimentul special a generat beneficiile socio-economice la care se asteapta organizatia initiatoare a reuniunii.

Pregatirea si derularea unui congres se compune dintr-o suita de procese operationale succesive, care se cer concretizate in actiuni finalizate intr-o ordine logica, rational conceputa.

Activitatile pregatitoare pornesc de la clasificarea, in prealabil, a urmatoarelor elemente fundamentale, desprinse din strategia institutiei initiatoare a congresului:

a)        definirea tematicii propuse pentru dezbaterea la reuniunea respectiva. De importanta, actualitatea si atractivitatea de ansamblu a acestei tematici va depinde si numarul de persoane interesate de a participa la evenimentul special initiat;

b)       fixarea locului, a datei si a duratei de desfasurare a congresului;

c)       determinarea dimensiunii planificate a reuniunii, respectiv evaluarea numarului de persoane apreciate ca vor raspunde afirmativ la invitatia de participare. Aceasta dimensiune a evenimentului va servi la fundamentarea bugetului de cheltuieli necesare pentru pregatirea si desfasurarea congresului si va conditiona inerent desfasurarea activitatilor pregatitoare si reusita intregii actiuni;

d)       inventarierea si mobilizarea surselor de finantare a bugetului de cheltuieli necesar derularii actiunii initiate.

In functie de clarificarea si concretizarea acestor premise fundamentale se vor contura si fazele ciclului de viata ale evenimentului special, stiut fiind ca fazele de pregatire si lansare a viitoarei actiuni programate pot incepe chiar de la incheierea unui eveniment precedent, initiat de aceeasi institutie, si se extind pana la data fixata pentru inceperea lucrarilor congresului respectiv si ca atare, se masoara in intervale de timp exprimate in ani.

In functie de durata stabilita pentru desfasurarea congresului, consumul produsului turismului de congrese se exprima printr-un indicator specific in zile/congres.

Tinand seama de faptul ca, de cele mai multe ori, secventele activitatilor pregatitoare ale unei reuniuni sunt legate intre ele sau se suprapun in timp, organizatorii congreselor iau in considerare parcurgerea momentelor esentiale ale finalizarii lor.

In cazul unei reuniuni care reprezinta o continuare a unei alte actiuni similare care s-a desfasurat in trecut, tematica ce va fi abordata la reuniunea in pregatire, se contureaza de obicei inca din concluziile adoptate in plenul delegatiilor, inaintea incheierii lucrarilor evenimentului. Tot cu aceasta ocazie se convine asupra datei si duratei viitorului eveniment si tot atunci sunt prezentate si candidaturile (uneori 2-3) pentru locul unde se va desfasura viitoarea reuniune. Dupa consultarile de rigoare, organizatorii vor selecta acea localitate (sau tara) care va oferi facilitatile cele mai avantajoase pentru participanti.

Exemplificat pe cazul unui congres international, la alegerea unei tari pentru desfasurarea lucrarilor reuniunii respective, se tine seama de urmatoarele criterii:

apropierea geografica a tarilor-gazda de tarile unde isi au sediul organizatiile, asociatiile, federatiile sau alte organisme care raspund de desfasurarea congresului in cauza;

facilitatile oferite pentru congres si pentru congresisti;

conditiile de cazare, masa, transport, agrement etc., de care vor beneficia congresistii;

atractivitatea turistica sau de alta natura de care dispune zona primitoare si care constituie stimulente complementare pentru participarea la reuniunea programata.

Deciziile sunt luate de organizatori, de regula, sub influenta pozitiva a cel putin doua - trei din criteriile enumerate.

Toate criteriile mai sus-mentionate se regasesc si in tara noastra, ceea ce

justifica procuparile pentru dezvoltarea in Romania a turismului de congrese.

Daca o reuniune este initiata pentru prima oara si are caracter international, uzuanta statornicita cere ca ea sa se desfasoare in tara in care-si are sediul organizatia initiatoare, gasirea solutiilor la desfasurare revenind organismului din tara-gazda.

Masurile de pregatire a reuniunilor trebuie sa cuprinda urmatoarele aspecte:

elaborarea proiectului programului reuniunii decurgand din tematica stabilita pentru congresul respectiv;

elaborarea unei liste orientative a persoanelor institutiilor, organismelor etc., care prin profilul lor de activitate vor fi potential interesate in participarea la reuniunea preconizata;

selecatrea din randul acestor persoane a unui numar de spacialisti si invitarea lor sa contribuie la lucrarile congresului prin eleborarea de referate, coreferate, sinteze, interventii etc., care se incareaza in tematica reuniunii;

In functie de reactia-raspuns primita de la fiecare persoana care a acceptat elaborarea materialelor solicitate, organizatorii selecteaza materialele primite si retin pe acelea care se integreaza cel mai bine in profilul actiunii, ceea ce va permite definitivarea programului reuniunii, cu nominalizarea referentilor pentru fiecare comunicare in parte;

In ipoteza ca reuniunea este asociata si cu prezentarea unor exponate adecvate tematicii, procedura este asemanatoare cu procedura solicitarii de material, cu precizarea ca doritorilor de a ocupa standuri sau sali in spatiile expozitionale li se cer anumite detalii specifice cu privire la continutul exponatelor si la suprefetele necesare a fi rezervate in acest scop. Taxele pentru inchirierea spatiilor respective constituie o sursa indirecta de finantare pentru acoperirea chelutuililor de organizare a reuniunii si se negociaza cu firmele interesate;

lansarea invitatiilor de participare; invitatiile sunt insotite de obicei si de o brosura de prezentare a scopurilor si obiectivelor congresului, in care sunt incluse scurte referinte profesionale prinvind autorii comunicarilor, eventual insotite si de fotografiile autorilor respectivi.

Pentru operativitate, de cele mai multe ori, la aceeasi scrisoare se anexeaza si formularul de participare, care, dupa completare, urmeaza sa fie returnat pe adresa organizatorilor. De mentionat, ca returnarea formularelor de participare la secretariatul congresului nu are carecterul unui angajament ferm si exprima doar intentia de participare din partea persoanelor interesate in problematica congresului respectiv.

Formularele primite permit organizatorilor alcatuirea unei liste orientative de participanti potentiali, in functie de numarul carora se vor lua si deciziile de rigoare privind procesele de finalizare a activitatilor premergatoare derularii congresului.

Dupa primirea acestor informatii, organizatorii reinnoiesc intr-un interval rezonabil de timp invitatiile, insotite de formularele de inregistrare a participantilor si formularele de rezervare a hotelurilor pentru care au optat delegatii la viitorul congres. Formularele completate devin operante numai in cazul in care delegatii achita taxele stabilite pentru participarea la congresul initiat si tarifele pentru serviciile de cazare in hotelurile pentru care au optat.

Cu toate acestea, se pot ivi si situatii in care unii delegati, din anumite motive personale, nu vor putea participa efectiv la lucrarile congresului. In aceste cazuri, in contul taxelor de participare, ei vor primi materialele legate de congres (referatele prezente, procesul-verbal al desfasurarii lucrarilor, rezolutiile, recomandarile reuniunii etc.).In cazul unor conferinte, congrese, forumuri de importanta mondiala, brosurile de prezentare au caracter pronuntat promotional si, de obicei, elaborarea lor este asigurata de autoritatile tarii-gazda, la sugestia si cu consultarea organismului care a initiat actiunea respectiva;

Tot in vederea pregatirii temeinice a reuniunilor internationale, organizatorii mai distribuie autoritatilor, organismelor, asociatiilor care si-au anuntat interventiile de participare si "Note tehnice" sau "Note informative", in care se precizeaza diversele detalii organizatorice privind desfasurarea lucrarilor pe comisii sau pe grupe de lucru, asa cum a fost conceput programul reuniunii, despre care viitorii participanti au luat deja cunostinta;

Initiatorii unei reuniuni selecteaza o agentie de turism apreciata ca a acumulat suficienta experienta pentru a fi in masura sa preia responsabilitatea derularii actiunii. De obicei, organizatorii reuniunii incheie cu agentia respectiva conventii privind obligatiile ce-i revin pana la incheierea lucrarilor reuniunii. Agentia de turism abilitata sa organizeze derularea congresului se ghideaza dupa regulamentele interioare eleborate de organismul initiator al reuniunii.

Pornind de la constatarea ca, la reuniunile de orice natura ar fi ele (interne sau internationale), o parte din delegati participa pentru prima data la evenimentul respectiv, deci nu se cunosc, institutia organizatoare a actiunii ofera in preziua deschiderii lucrarilor un cocktail de primire sau o cina festiva, denumita "de intalnire". Intalnirile sau reintalnirile de acest gen au un efect psihologic benefic asupra desfasurarii lucrarilor congresului: participantii la lucrari se vor simti mai degajati, fara stresul luarilor de cuvant in fata unui auditoriu aparent inert.

De regula, in ultimele zile ale congresului sau chiar in preziua incheierii lucrarilor, institutia organizatoare sau autoritatile de resort din tara-gazda ofera delegatiilor inca o masa festiva. Costul acestei mese festive este inclus in taxa de participare la congres.

In scopuri promotionale, organismele reprezentative din tara-gazda mai ofera si alte ocazii de intalniri "sociale" la care sunt invitati toti participantii la reuniunea respectiva. Caracterul promotional este subliniat si prin invitatiile tiparite, distribuite delagatiilor cu ocazia inregistrarii lor la congres (atunci cand primesc mapele continand programul reuniunii, ecusoanele si alte documente privind lucrarile congresului).

Nu rareori reuniunile sunt insotite si de programe recreative de destindere, prin excursii pre si/sau postcongres, pentru vizitarea unor statiuni, parcurgerea unor itinerare sau vizitarea altor obiective de interes turistic, ori de excursii documentare axate pe tematica reuniunilor. Participarea delegatilor la manifestarile de acest gen este facultativa, nefiind incluse in taxele de participare. Exceptie constituie acele vizite documentare ale reuniunilor pe teme strict specializate, unde vizitele documentare devin componente ale evenimentelor speciale, costul lor fiind inclus in taxele de participare.

Din programele reuniunilor nu lipsesc nici alte forme de divertisment ca, de exemplu, programele de teatru, balet, show-uri etc., oferite de organizatori sau de sponsori.

Caracterul de eveniment special al congreselor este evidentiat si prin ceremonialul de deschidere si de inchidere a lucrarilor reuniunii. Acest ceremonial este reliefat prin programele de lucru ale congreselor, difuzat participantilor la sosirea lor in hoteluri sau inaintea primei sedinte plenare.In cadrul ceremoniei de deschidere sunt alesi presedintele si vicepresedintele reuniuni si, respectiv, ai comisiilor de lucru. Prin traditie, rolul de presedinte la congresele internationale revine tarii-gazda, vicepresedintii care devin si moderatori prin rotatie ai lucrarilor fiind alesi dupa criterii de reprezentativitate ale organizatiilor, ale personalitatilor sau ale profesiei delegatilor participanti. In cazul organizatilor internationale dezvoltate se adopta, de regula, un singur criteriu pentru alegerea vicepresedintelui: criteriul de reprezentativitate regionala.

In timpul derularii lucrarilor congresului, secretariatul reuniunii difuzeaza si liste informative cu participantii, grupate de obicei pe tari, in ordinea alfabetica a tarilor respective. Listele sunt reactualizate periodic si cu delegatii care sosesc dupa ceremonia oficiala de deschidere a congresului;

Sarcina secretarului nu se incheie odata cu ceremonia de inchidere a lucrarilor congresului. Organizatia initiatoare se ingrijeste de difuzarea, pe adresa participantilor, a documentelor congresului, editate sub forma unor brosuri, incluzand:

referatele si coreferatele prezentate;

procesele-verbale ale desfasurarii lucrarilor, cu rezumatele interventiilor pe marginea temelor dezbatute;

lista definitiva a participantilor la reuniune;

hotararile, concluziile, rezolutiile congresului.

Pentru succesul reuniunilor internationale, organizatorilor le revin si o serie de alte sarcini de importanta majora: controlul calitatii serviciilor in toate etapele consumului turistic si evaluarea gradului de apreciere a rezultatelor participarii (consumul de timp, cheltuielile ocazionale de calatoria intreprinsa, beneficiile in urma reuniunii etc.), toate acestea reprezentand o "investitie" menita sa asigure continuitatea evenimentului special si perioadele viitoare.

1.6. Criterii de apreciere a rezultatelor turismului de reuniuni

Dimensiunile sociale, culturale si economice ale reuniunilor nu ar fi atins cotele din zilele noastre, daca nu ar constitui si surse de beneficii pentru cei ce s-au integrat in initierea, organizarea si participarea cu serviciile prestate la derularea lor.

Piata turismului de congrese si reuniuni se caracterizeaza printr-o serie de trasaturi care o deosebesc de piata turismului de masa:

a) numarul mediu al persoanelor participante la asemenea manifestari de grup este mai mare decat al grupurilor conventionale de turisti, care in practica curenta sunt dimensionate de regula in functie de capacitatea mijloacelor de transport folosite la deplasarea turistilor in cadrul variantelor de programe oferite;

b) cheltuielile medii de participare pe care un delegat este dispus sa le suporte, raportate la o zi/congres sunt mai ridicate decat cheltuielile medii raportate la o zi/turist in perioada unui sejur turistic conventional. Aceasta constatare se bazeaza pe urmatoarele argumente:

- delegatii si alte categorii de clientela participanta la reuniuni se recruteaza din categoriile de populatie cu venituri peste medie;

- unele organizatii, asociatii, institutii etc., interesate sa-si trimita delegatii la congrese, finanteaza partial sau integral cheltuielile de participare (asigura diurna, costul transportului, al cazarii, acopera taxele de particicare etc.);

- in orele libere, delegatii la congres se comporta ca si turistii obisnuiti, participand la consumul turistic; o parte din delegatii sositi la congres sunt insotiti persoane apropiate care nu participa la lucrarile congresului, dar devin consumatori de servicii turistice in localitatea vizitata si accepta de obicei si "programe sociale" ce li se ofera din partea agentiilor de turism.

c) durata sejurului mediu al unui turist congresist este de obicei mai lunga decat a sejurului de sfarsit de saptamana acceptat de un turist conventional. Aceasta durata medie se compune din durata perioadei de desfasurare a reuniunii, la care se adauga alte 2-4 zile suplimentare de sejur pentru activitatile de pre si postcongres;

d) in turismul international de congrese se aplica "principiul rotatiei", care favorizeaza in egala masura toate tarile membre ale unei organizatii in dezvoltarea acestei forme de turism;

e) in majoritatea cazurilor, participantii la congrese nu se deplaseaza in interes personal; deci timpul afectat congreselor nu are implicatii/seminficatii asupra timpului lor de concedii/vacante. De regula, o anumita categorie de turisti congresisti participa anual la mai multe manifestari similare de profil, care se desfasoara in diferite tari;

f) promovarea intensa si penetranta in favoarea tarii unde a fost stabilit locul de desfasurare a unui congres, realizata de organizatorii evenimentelor speciale, faciliteaza eforturile promotionale ale agentiilor de turism si ale societatilor comerciale ofertante de servicii. O asemenea promovare, emanata de la organizatiile si asociatiile care initiaza reuniunea respectiva, se bucura de o mai mare credibilitate in randul marelui public, cu efecte stimulative prelungite si asupra participantilor la acest eveniment, favorizand revenirea lor ulterioara in calitate de turisti in tarile primitoare.

g) pentru a evita inconvienientele supraaglomerarii statiunilor in perioadele de sezon turistic plin, reuniunile nu sunt planificate sa se desfasoare in lunile de sezon de varf, oferind avantajul exploatarii mai liniar etalate si deci mai rationale a capacitatilor diponibile de baza materiala, prin acesta, turismul de congrese si reuniuni contribuie la extinderea sezonului turistic.

Beneficiile pe care le genereaza evenimentele speciale, in general si turismul de reuniuni in subsidiar, pot fi apreciate si evaluate dupa mai multe criterii, fiecare din partile implicate in organizarea si desfasurarea evenimentului urmarind sa-si realizeze propriile obiective sociale si economice.

In consecinta, in practica turismului de reuniuni s-a adoptat gruparea beneficiilor asteptate in doua categorii principale, beneficii generice si beneficii economice.

Beneficii generice sunt considerate acele avantaje si satisfactii care disting evenimentele speciale de atractiile turistice specifice ale unui areal (localitate, statiune etc.) unde a fost programata desfasurarea unei reuniuni. Aprecierea beneficiilor generice ale turismului de reuniuni poate fi categorisita din urmatoarele puncte de vedere:

- din punctul de vedere al comunitatii din mediul unde are loc evenimentul special;

- din punctul de vedere al organismelor initiatoare ale congreselor;

- din punctul de vedere al delegatilor participanti la congres si al persoanelor ce-i insotesc, pentru care criteriul de apreciere al efectelor pozitive ale reuniuni este masura in care rezultatele evenimentului special corespund cu motivatia care a condus la decizia de participare.

Intrucat intrunirile, ca produs turistic, sunt destinate satisfacerii dorintelor si nevoilor de consum ale participantilor la evenimentul special programat, beneficiile asteptate de congresisti sunt deduse din participarea lor la o experienta colectiva, distinsa de viata cotidiana. Prin faptul ca reuniunile au loc numai periodic, cu tematici ce difera de la o reuniune la alta, produsul turistic congrese, pentru congresisti, este intotdeauna un produs nou, inedit, diferit de fiecare data de cele precedente.

Schimbul de experienta este unul din factorii motivationali ai participantilor la reuniunea programata si pe langa latura practica a consumului inerent de servicii, tematica congresului, profilul de activitate al delegatilor confera participantilor si un beneficiu emetional, mai ales in reuniunile de prestigiu sau cu ocazia contactelor personale cu alti specialisti de inalta calificare, care se bucura de un prestigiu ununim recunoscut in cercul initiatorilor evenimentului si al delegatilor.

Importanta problemelor analizate in cadrul tematicii congresului sporeste efectul emotional al prezentei delegatilor la evenimentul respectiv.

Cadrul afectiv si ritualul statornicit in derularea evenimentului special este, de asemenea, o componenta majora a efectului emotinal asupra participantilor. Tot in acest sens, se poate aminti si efectul emotional generat si de alte momente ale unei reuniuni, ca de exemplu:

- in cazul in care reuniunea se desfasoara pe sectii, in functie de tematica lucrarilor, delegatii se bucura de libertatea de a opta pentru participarea la lucrarile acestei sectii unde delegatul se va putea manifesta mai competent in exprimarea opiniilor sale;

- in cazul participarilor la mesele festive, efectul emotional se intensifica si prin dezbaterile libere, nonconformiste in mediul comesenilor.

In ceea ce priveste beneficiile generice ale initiatorilor reuniunii, acestia urmaresc cu deosebita atentie impresiile delegatilor, sperand ca prin impresiile favorabile sa intensifice imaginea organizatiei lor, asociate si cu efectele de propagare a informatiilor retinute de participantii la reuniune, ceea ce va genera un potential sporit de participare la o reuniune viitoare.

Beneficiile generice ale unei reuniuni se rasfrang si supra comunitatii din mediul unde a fost programat evenimentul:

reuniunea insasi, prin scopul ei, vine in intampinarea satisfacerii unor nevoi specifice ale comunitatii;

se infiripa si se multiplica contactele intre congresisti si populatia locala, contribuind astfel la consolidarea imaginii turistice a localitatii unde se deruleaza evenimentul special si prin propagare, aceasta imagine pozitiva se extinde si asupra tarii-gazda, daca reuniunea are caracter international;

se intensifica solicitarile de servicii de baza, incluse in nprogramul cadru al reuniunii, precum si solicitarile de servicii complementare;

se intensifica atragerea vizitatorilor straini si cu alte ocazii - in afara perioadei de derulare a reuniunii, sporind efectele economice ale imaginii turistice favorabile ale unei statiuni, localitati de destinatie turistica;

creste si prestigiul Romaniei ca tara-gazda a reuniunilor internationale, oferind un prilej de a face mai bine cunoscute eforturile tarii noastre pentru integrarea turismului in structurile Uniunii Europene.

2. Beneficii economice sunt considerate efecte directe, exprimate in termeni valorici, printre care se numara cresterea incasarilor in lei si in valuta provenite de la participantii la evenimentele speciale, care, de regula, sunt superioare oricarei medii de sejur comun.

Beneficiile economice sunt tratate si ele diferentiat:

- din punctul de vedere al agentiilor de turism care s-au implicat in activitatile de organizare si in derularea proceselor operationale cerute de profilul evenimentelor speciale, oricare ar fi natura lor (politica, profesionala, asociativa, confesionala, economica etc.);

- din punctul de vedere al prestatorilor de servicii turistice (hotelieri, restauratori etc.) care si-au integrat miniprodusele lor turistice in ansamblul produsului turismului de congrese si reuniuni.