Metodologia de aplicare a sanctiunilor contraventionale. Declansarea urmaririi penale în cazul infractiunilor prevazute de Legea Arhivelor Nationale.
-Aspecte din experienta D.J.A.N. Covasna-
Legea Arhivelor Nationale, cunoscuta si sub denumirea de Legea nr.16 din 1996 completata cu Legea nr. 358 din 2002, este în prezent actul normativ ce defineste notiunea de "Fond Arhivistic National", stabileste care sunt documentele cu valoare istorica si cele cu valoare practica.
Totodata, art. 3 din Legea nr.16 din 1996 stipuleaza ca administrarea, supravegherea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National se realizeaza de catre Arhivele Nationale.
Art. 5 din legea citata detaliaza atributiile Arhivelor Nationale în administrarea si protectia acestui tezaur (lit. a-l).
Detinatoare si valorificatoare de documente istorice de importanta istorica, dar si practica, institutiei Arhivelor Nat 858f56i ionale i se confera prin legislatia în vigoare un set de atributii în relatiile cu creatorii si detinatorii de documente, cuprinse în acelasi art. 5, în scopul asigurarii materialului arhivistic.
În relatiile cu creatorii si detinatorii de documente, un rol central îl ocupa, dupa cum se stie, activitatile de îndrumare si control.
Controlul modului de aplicare a legislatiei arhivistice la creator, urmeaza în mod obligatoriu îndrumarii acestuia, prin forme multiple.
Din varii motive, în pofida activitatii de îndrumare (instruiri la fata locului si la sediu, explicatii privind întocmirea unui nomenclator arhivistic, modul de efectuare a operatiunilor de ordonare, inventariere si selectionare, s.a.) se contata înca încalcari ale prevederilor legale în vigoare, mai precis, cele prevazute la cap. III din Legea 16/1996 "Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente", respectiv ramâneri în urma, în ce priveste evidenta documentelor cu repercusiunile ce deriva de aici, adica selectionarea si nepregatirea documentelor spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale.
Constatarile noastre, pe parcursul ultimilor 5 ani duc la concluzia ca motivele acestor neajunsuri sunt de cele mai multe ori de natura subiectiva, întrucât cei mai multi detinatori dispun de un potential uman si conditii materiale, cel putin la nivel satisfacator, inclusiv la detinatorii din domeniul administratiei publice locale.
În atributiile de îndrumare si control la creatori si detinatori, colectivul D.J.A.N. Covasna a întâlnit si aspecte care se constituie în contraventii: neîntocmirea nomenclatorului dosarelor, neinventarierea documentelor, neselectionarea acestora, nedepunerea la Arhivele Nationale a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic National prin continutul informativ, neasigurarea conditiilor de pastrare si protejare a documentelor create si detinute de unitate, neactualizarea comisiilor de selectionare si a compartimentelor de arhiva, aspecte care se regasesc în cap. VI din Legea 16/1996 - art. 29 (Raspunderi si sanctiuni).
În vederea stabilirii masurilor se aplica Normele privind organizarea si desfasurarea activitatii de control asupra aplicarii legislatiei arhivistice si de sanctionare a contraventiilor la prevederile Legii 16/1996, aprobare prin Ordinul de Zi nr. 336/25.03.1998.
Astfel, neinventarierea documentelor, sursa celor mai multe neajunsuri în activitatea de arhiva la creatori si detinatori, pot avea drept subiecti ai contraventiilor: sefii unitatilor creatoare si detinatoare, daca nu au luat masurile organizatorice corespunzatoare, respectiv numirea prin decizie a responsabilului cu activitatea de arhiva si a compartimentelor de arhiva, cf. art. 23 din Legea 16/1996; sefii compartimentelor daca nu s-au conformat obligatiei de a depune documentele apartinatoare compartimentului respectiv, cu inventar, responsabilului cu munca de arhiva si acestia din urma, daca nu au efectuat inventarierea documentelor.
Din actiunile în aceasta directie întreprinse de D.J.A.N. Covasna rezulta concluzia ca, în general, conducerile unitatilor, inclusiv din administratie-nu controleaza activitatea responsabililor cu activitatea de arhiva, a comisiilor de selectionare sau a compartimentului de arhiva, desi sunt constituite prin decizia sefului unitatii. În aceasta situatie, constatându-se inactivitatea factorilor mentionati, numiti prin decizie, si conducerea unitatii respective este pasibila de sanctiuni contraventionale sau cel putin avertizata.
Nepredarea de catre compartimentele creatoare la arhiva proprie a documentelor cu termen de pastrare permanent, cu inventar si proces-verbal de predare-primire, constituie cf. art. 29, lit. b, o alta contraventie, în cazul respectiv, sefii compartimentelor fiind subiectii, dar si responsabilul cu activitatea de arhiva, daca a preluat materialul fara inventare si procese-verbale.
Neîntocmirea inventarului arhivistic conduce la imposibilitatea constituirii arhivei curente si implicit la nefunctionalitatea acesteia, fapt deosebit de grav, deoarece nu îsi îndeplineste ratiunea de a fi la situatia data, subiectii contraventiei fiind sefii de compartimente ce nu au întocmit listele documentelor create de compartimentele pe care le conduc.
sefii unitatilor creatoare si detinatoare de arhiva, care nu se implica în aceasta operatiune pot fi de asemenea subiecti ai contraventiei deoarece au obligatia de a controla si activitatea de arhiva, mai ales dupa atentionarile formulate cu prilejul activitatilor de îndrumare si control din partea Arhivelor Nationale.
Neselectionarea documentelor create si primite, aspect negativ rezultat de cele mai multe ori din inexistenta nomenclatorului arhivistic (sau neaplicarea lui), constituie la rândul sau contraventie ai carei subiecti sunt conducerile unitatilor, daca nu au luat masuri de constituire a comisiei de selectionare sau nu a constatat activitatea acesteia; secretarul comisiei de selectionare daca nu a atentionat membrii componenti asupra mentinerii în arhiva a documentelor (dosarelor) expirate, conform nomenclatorului în vigoare; membrii comisiei de selectionare daca nu si-au îndeplinit atributiile.
Neasigurarea conditiilor de pastrare are ca subiect al contraventiei seful unitatii care este primul raspunzator de crearea conditiilor necesare pentru pastrarea documentelor, inclusiv prin asigurarea conditiilor si mijloacelor necesare, conform art. 12 din Legea 16/1996. Mai mult chiar, se poate aprecia ca distrugerea înscrisurilor ca urmare a acestor neglijente se constituie chiar în caz penal. La rândul lor, sefii compartimentelor de arhiva, precum si responsabilii de arhiva, având obligatia de a semnala conditiile improprii si nu o fac, se constituie în subiecti ai contraventiei.
Nepredarea la Arhivele Nationale a documentelor aflate sub incidenta art. 13 din Legea Arhivelor Nationale ca apartinând Fondului Arhivistic National este indiscutabil stadiul rezultatului necorespunzator al prelucrarii arhivelor de la creatori si detinatori, iar în alte situatii urmare a opozitiei conducatorului unitatii. Subiectii contraventiei sunt sefii unitatilor, dar si sefii de compartimente si responsabilii de arhiva.
Legea 16/1996 prevede la art. 11 obligativitatea unitatilor creatoare si detinatoare de a transmite Arhivelor Nationale odata cu procesele-verbale de selectionare, inventarele documentelor propuse spre eliminare, precum si inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, pentru a se putea realiza evidenta tuturor documentelor din aceasta categorie aflate în raza de competenta a directiei judetene, pentru înlesnirea alcatuirii planurilor de preluari de arhiva.
În cazuri de încalcari repetate ale prevederilor legislatiei arhivistice, daca în urma atentionarilor si avertismentelor, se impune, fireste sanctionarile prevazute la art. 29-30 din Legea Arhivelor Nationale (16/1996, completata cu 358/2002).
Cei desemnati sa constate aceste încalcari, sunt agentii constatatori-împuterniciti ai Arhivelor Nat 858f56i ionale si ai directiei judetene, în baza art. 26,27,28, 29 si 31 din Legea 16/1996. Împuternicitii directiei judetene sunt numiti prin Dispozitie zilnica si consemnati în registrul respectiv.
Agentii constatatori dispun de o delegatie de control înregistrata, semnata de Directorul General al Arhivelor Nationale (împuternicit fiind directorul D.J.A.N.) sau de directorul D.J.A.N. pentru personalul de specialitate din subordine.
Constatarile contraventiilor ce urmeaza a fi sanctionate se materializeaza prin încheierea unui proces-verbal tipizat, înseriat, brosat în carnet, aflat în evidenta Inspectoratului Judetean de Politie, continând elemente cu referire la data constatarii, persoana care încheie procesul-verbal, date complete privind contravenientul, încadrarea juridica a contraventiei, cuantumul amenzii conform art. 29 din Legea 358/2002.
Procesul verbal se încheie în doua exemplare, originalul pastrându-se la agentul constatator, iar copia la contravenient, care poate achita 50% din amenda în 48 de ore.
Întocmirea procesului-verbal trebuie sa raspunda cerintelor prevazute de normele în vigoare. În termen de 15 zile de la întocmirea actului de constatare a contraventiei, cel în cauza poate înainta plângere, pâna la solutionarea acesteia, executarea se suspenda.
În cazul în care se înainteaza plângere în justitie, directia judeteana este reprezentata de consilierul juridic al Inspectoratului Judetean de Politie, în conformitate cu prevederile Instructiunilor nr. 444 din 1995 privind activitatea de asistenta juridica în unitatile M.A.I.
În actiunile de control a activitatii de arhiva la creatori si detinatori, D.J.A.N. a constatat suficiente neajunsuri pricinuite de dezinteresul unor conducatori de unitati. Pe parcursul anului 2003 s-au aplicat si amenzi, fiind în discutie primarii comunale prevazute în planul de activitate al directiei pentru preluari de arhiva.
Masurile constante si asistenta de specialitate la creatori conduc, dupa opinia noastra, la prevenirea infractiunilor la Legea Arhivelor Nationale în întelesul art. 27-28 din Legea 16/1996. Experienta dobândita în activitatea de îndrumare si control demonstreaza ca în multe situatii, exigenta si tenacitatea fata de respectarea legislatiei arhivistice în vigoare sunt neaparat necesare.
D.J.A.N. Covasna nu a constatat acte ce se constituie în infractiuni, dar unele stari de lucruri negative nesolutionate, neîndreptate la timp, puteau conduce la distrugeri, degradari sau la aducerea în stare de neîntrebuintare a documentelor, mai ales ca urmare a neglijentei si dezinteresului manifestat fata de documente, în multitudinea lor, de catre conducatorii de institutii, subapreciindu-se importanta unei legi organice.
Bibliografie:
Legea Arhivelor Nationale, publicata în Monitorul Oficial al României, partea I, anul VIII, Nr. 71 din 09.04.1996.
Legea pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nat 858f56i ionale nr. 16/1996, (Nr. 358/2002), publicata în Monitorul Oficial al României, anul XIV, Nr. 476 din 03.07.2002.
Norme tehnice privind desfasurarea activitatilor în Arhivele Nationale, aprobate de Directorul General prin Ordinul nr. 227 din 18.06.1996.
Norme privind organizarea si desfasurarea activitatii de control asupra aplicarii legislatiei arhivistice si de constatare si sanctionare la prevederile Legii 16/1996, aprobate prin Ordinul de zi nr. 336 din 25.03.1998.
Regulament privind organizarea si functionarea consiliilor de autorizare a scoaterii temporare peste granita a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, aprobat prin Ordin de zi al Directorului General al Arhivelor Nationale nr. 234 din 04.07.1996.
Normativ privind caracteristicile tehnico-functionale ale spatiilor si echipamentelor de depozitare si conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici si privati de arhiva.
Arhiva Directiei Judetene Covasna a Arhivelor Nationale, Dos. 15/2004
|
