REVISTA PRESEI

REVISTA PRESEI

Biroul de presa nu este numai un departament care furnizeaza institutiilor mass-media informatii despre organizatie, ci si o instanta ce are misiunea de a strânge informatii; acestea pot fi adunate fie în interiorul organizatiei, pentru întelegerea atitudinii publicului intern fata de organizatie, fie din afara ei, pentru sesizarea pozitiei diverselor tipuri de public cu care interactioneaza organizatia. Cea mai completa sursa pentru urmarirea modului în care publicul reactioneaza la mesajele organizatiei este presa. De aici deriva una dintre cele mai importante sarcini ale membrilor biroului de presa - realizarea zilnica a revistei presei.

Aceasta activitate presupune cercetarea atenta a presei pentru selectarea articolelor, emisiunilor sau secventelor care se refera la:

a) propria organizatie;

b) actiunile si evenimentele în care este ea implicata;

c) alte organizatii a caror activitate o poate afecta.

O atentie aparte trebuie acordata 20520k101u textelor ce ofera informatii generale despre acele sfere de activitate care prezinta interes pentru organizatie în ansamblu sau pentru anumite departamente ale ei.

În felul acesta, revista presei devine "un instrument de lucru indispen­sabil pentru conducatorul unei organizatii" (C. Darroy et alii, 1990, p. 71), deoarece furnizeaza informatii referitoare atât la imaginea organizatiei în exterior, cât si la starea si la evolutia societatii, a unui sector economic de interes, a vietii internationale (în ansamblu sau sub unele aspecte particulare), a unor tendinte din stiinta sau cultura etc. Totodata, aceste informatii, produse în mod constant, stimuleaza conducerea în luarea unor decizii, reprezentând fie initiative, ce anticipeaza unele evenimente, fie raspunsuri la anumite evolutii ale mediului în care se dezvolta organizatia.

Deoarece oricând este posibil sa se scrie sau sa se spuna ceva despre organizatie, chiar si atunci când aceasta nu a transmis presei informatii specifice (comunicate, dosare, conferinte), e foarte important ca revista presei sa fie facuta în mod permanent si cu maximum de atentie, în felul acesta, conducerea va putea sa urmareasca evolutia imaginii organizatiei, asa cum este ea vehiculata în presa, si va putea reactiona cu prompti­tudine atunci când sunt difuzate date incorecte. Pentru a-si atinge scopul, revista presei trebuie sa ajunga pe biroul conducatorului organizatiei înainte de ora de începere a programului: de multe ori, în functie de informatiile primite pe aceasta cale, el va lua anumite decizii si îsi va organiza activitatea într-un anumit mod. La ceilalti sefi de departamente revista presei poate sa ajunga mai târziu (dar nu peste ora 11 dimineata), deoarece, în aceste cazuri, ea este mai mult un instrument de informare generala si mai putin unul de actiune.

Revista presei trebuie facuta de persoane care cunosc bine sistemul mass media si lumea jurnalistilor. Aceasta presupune cunoasterea publica­tiilor si a posturilor pentru care activitatea organizatiei prezinta interes (altfel spus, al caror profil include si sfera de activitate a organizatiei) si a jurnalistilor ce lucreaza în acel domeniu (pentru a întelege de ce au anumite initiative); în plus, cel ce face revista presei trebuie sa stie unde si ce sa caute, cum sa identifice informatia credibila, cum sa distinga sursele permanente si fiabile de cele ocazionale si nesigure etc.

Pentru majoritatea organizatiilor, revista presei se reduce la cercetarea presei scrise, deoarece monitorizarea presei audiovizuale presupune o dotare aparte (radio, televizor, instalatii de înregistrare video sau audio, numar mare de casete) mai greu de obtinut; urmarirea presei scrise implica rasfoirea zilnica a ziarelor de informare generala si a celor de specialitate, care ating domeniile de activitate ale organizatiei.

1. Tipologia revistei presei

Revista presei ia forme multiple si are un ritm de realizare variat, în functie de importanta si de marimea organizatiei, de obiectivele asumate sau de resursele de care ea dispune. Totusi, dincolo de aceasta varietate, exista un element constant: tehnica utilizata pentru producerea revistei presei. Pornind de aici, C. Darroy si colaboratorii sai (1990, p. 72) propun urmatoarea clasificare:

a) revista presei realizata prin fotocopiere - aceasta forma este cel mai des întâlnita, întrucât prezinta avantajul de a fi usor realizabila (se fotocopiaza articolele considerate importante) si de a oferi o informatie completa. Ea are totusi dezavantajul de a înghiti mult timp, multe consumabile (hârtie, toner) si de a se concretiza într-o colectie voluminoasa de pagini; citirea ei cere minute bune si implica renuntarea la alte activitati, iar gasirea unui articol anume din dosarul consacrat unei zile este destul de anevoioasa;

b) revista presei realizata prin sinteza datelor - aceasta forma se obtine prin analiza, selectia si redactarea rezumatelor articolelor si ofera un tur de orizont rapid al presei. Ea prezinta avantajul de a fi o versiune mai elaborata, care elimina informatiile neesentiale si ordo­neaza datele importante, raspunzând astfel mai bine asteptarilor conducerii, aflata întotdeauna în criza de timp. în schimb, ea are dezavantajul de a presupune un efort suplimentar si o experienta deosebita din partea celui care o redacteaza. Acesta trebuie sa reuseasca sa fie obiectiv, selectând în mod nepartinitor (atât fata de organizatia sa, cât si fata de diversele institutii de presa) punctele de vedere exprimate în mass-media: conducerea este interesata sa cunoasca pozitia presei, nu a celui care redacteaza revista presei;

c) revista mixta a presei - aceasta modalitate se realizeaza prin foto-copierea celor mai importante articole, la care se adauga scurte comentarii referitoare la celelalte materiale aparute în presa. Acest tip de revista a presei încearca sa preia avantajele fiecaruia din tipurile anterioare; uneori, ea poate sa deruteze prin lipsa de omo­genitate a documentului final. Autorii amintiti sustin ca aceasta modalitate nu este agreata de conducatorii de organizatii.

La aceste categorii, J. Deschepper (1990, p. 133) adauga si revista presei realizata prin montaj, adica prin lipirea mai multor taieturi din diversele articole pe aceeasi pagina si reproducerea prin foto­copiere sau chiar prin tiparire offset (atunci când este nevoie de multe

exemplare care urmeaza sa fie distribuite nu numai conducerii, ci si celorlalti membri ai organizatiei).

Dintr-o alta perspectiva, C. Schneider recomanda contopirea celor trei modele într-o singura revista a presei, structurata în trei unitati: un rezumat sintetic al materialelor referitoare la organizatie; o parte ce reproduce articolele importante despre organizatie (precizându-se daca articolul respectiv este rezultatul unei actiuni a biroului de presa sau a aparut independent de acesta); o parte ce reproduce articolele referitoare la organizatiile concurente (1990, p. 143).

2. Metode de lucru

În lucrarile de specialitate, care prezinta tehnicile de lucru specifice în relatiile publice (vezi autorii deja citati, precum si Ph. Morel, 1988, pp. 71-74; Ph. Bachmann, 1994, p. 134), este subliniat constant faptul ca revista presei nu se realizeaza la întâmplare, dupa capriciile celui ce o alcatuieste, ci pe baza unor reguli simple, dar riguroase.

Dupa cum am aratat, ea trebuie sa ajunga pe biroul conducatorului organizatiei înainte de ora de începere a programului. Din aceasta cauza, cel care o realizeaza trebuie sa-si înceapa activitatea cu mult înaintea celorlalti colegi, în primul rând, el trebuie sa cumpere dimineata devreme ziarele de la chioscuri (uneori în dublu exemplar), fara sa astepte livrarile postei, care se fac mult mai târziu. O data ajuns la birou, el va efectua o lectura rapida, fiind mai atent la rubricile despre care stie ca prezinta interes pentru organizatie, dar aruncând o privire si asupra celorlalte articole; la capatul acestei lecturi, el trebuie sa fie sigur ca nu a scapat nici o informatie ce ar putea fi importanta pentru organizatie.

Dupa ce a realizat aceasta selectie (fie memorând ziarele si paginile unde se afla textele interesante, fie notându-le pe o coala de hârtie sau într-un carnetel), el va trece la decuparea acestor materiale; daca în mai multe publicatii apare aceeasi informatie, nu va fi selectat decât un singur text, lânga care se vor enumera toate celelalte ziare care au tiparit informatia în cauza. Textele decupate vor fi fotocopiate, notându-se titlul materialului, numele publicatiei, numarul (sau ziua, luna si anul) si numele autorului (mai ales în cazul celor cu tenta polemica). Daca textul respectiv ocupa o suprafata mai mare, el poate fi fotocopia! prin micsorare, avându-se însa grija ca aceasta copie sa ramâna lizibila.

Documentul astfel realizat va însuma mai multe pagini; pe prima pagina se va trece sumarul revistei presei, anuntându-se rubricile ei. Acestea pot fi grupate într-o ordine standard a publicatiilor (respectarea ei creeaza obisnuinte de lectura si îi ajuta pe cei care consulta revista presei sa gaseasca usor numele de ziare ce îi intereseaza) sau într-o ordine tematica, în acest caz, se poate începe cu articolele care se refera în mod direct la organizatie, continuându-se apoi cu acelea care se refera la sfera profesionala respectiva, la mediul politic sau social, la procese sau stari ale economiei etc.

Daca unele texte sunt prea lungi sau nu sunt în întregime edificatoare, revista presei va prelua numai unele pasaje (atâtea câte încap pe o pagina tip A4), precizându-se ca este vorba despre extrase. De asemenea, se pot face adnotari, cum ar fi "articol interesant", "articol critic" sau "text putin semnificativ" etc. Dupa cum se poate observa, în pregatirea unei asemenea reviste a presei este nevoie de ordine, claritate, rapiditate si consecventa.

În cazul revistei presei realizate prin sinteza datelor, selectarea se face fara decuparea textelor din publicatii. Din articolele alese vor fi extrase ideile principale (5-6 informatii importante pentru organizatie sau pentru edificarea conducatorilor pusi în fata unor decizii), în conti­nuarea revistei presei se vor nota atitudinile exprimate de diferitele articole; aceste atitudini vor fi apoi comparate în vederea identificarii unei tendinte comune sau a paletei de pozitii; autorul sintezei poate face unele evaluari. Dupa cum am mai spus, cel care realizeaza o asemenea revista a presei trebuie sa aiba putere de sinteza, capacitatea de a privi cu obiectivitate reactiile presei si abilitatea de a sesiza cu acuitate cele mai fine nuante ale articolelor; în plus, el trebuie sa se bucure de încrederea conducerii, deoarece, în evaluarile si deciziile ei, aceasta depinde de selectia si de analiza oferite de autorul revistei presei.

J.L. Girardot (1992, p. 104) recomanda utilizarea calculatorului, deoarece acesta ofera avantajele rapiditatii si ale economiei de timp si de materiale consumabile. Cu ajutorul ordinatorului, se pot realiza banci de date complexe, prin scanarea articolelor si a ilustratiilor care prezinta interes pentru organizatie. Aceasta baza de date poate fi accesata cu usurinta, ori de câte ori este nevoie, iar textul cautat poate fi citit pe ecran sau poate fi imprimat cu mare viteza. Totodata, bancile de date pot fi codificate prin cuvinte-cheie, organizându-se astfel fisiere tematice dupa numele publicatiilor, dupa autor, dupa subiecte etc.

J. Deschepper (1990, p. 134) arata ca organizatiile care dispun de personalul si de echipamentele necesare pot realiza reviste ale presei audiovizuale, înregistrând emisiunile radio si TV în care exista informatii sau opinii referitoare la acea organizatie, înregistrarile pot fi oferite spre ascultare sau vizionare conducerii, iar în unele cazuri se pot face transcrieri sau rezumate ale acestor emisiuni.

Indiferent de modul în care este realizata, revista presei se imprima în mai multe exemplare, astfel încât toti membrii conducerii si ai biroului de presa sa poata fi informati în mod operativ în cursul diminetii.

Revista presei este un instrument de informare de o maxima impor­tanta si de aceea nu trebuie tratata cu superficialitate. Cel care o realizeaza trebuie sa evite autocenzura sau atitudinile de complezenta: mai devreme sau mai târziu, adevarul (în cazul nostru, reactia presei) va iesi la iveala, iar mistificarea atitudinilor exprimate de jurnalisti va aduce întotdeauna daune organizatiei si conducerii acesteia. stirile, oricum ar fi ele, bune sau rele, trebuie aduse la cunostinta conducerii: misiunea celui care alcatuieste revista presei, ca si cea a jurnalistului, e de a prezenta realitatea asa cum este ea, si nu asa cum am dori sa fie.

De retinut:

Revista presei rezuma informatiile din mass-media referitoare la organizatie si/sau mediul ei si permite mentinerea liderilor la curent cu ceea ce se spune sau scrie despre organizatie si problemele de interes.

Revista presei poate fi realizata zilnic sau saptamânal, prin fotocopierea integrala a materialelor, prin rezumarea lor sau prin combinarea celor doua metode.

Revista presei poate fi organizata dupa anumite rubrici tematice, în functie de specificul organizatiei.