Der Markt
für Dokumentenmanagement-Seit mehr als 10 Jahren befasst sich die Softwareindustrie mit Lösungsansätzen zur Archivierung mit dem endgültigen und revisionssicheren Abspeichern und Wiederfinden von Dokumenten, kümmert sich mehr oder minder umfassend um das Handling von Dokumenten, im eigentlichen Sinne als Dokumentenmanagement bezeichnet, oder stellt Tools zur Verfügung, mit denen der Informationsfluss im Unternehmen unter Berücksichtigung brachenspezifischer Erfordernisse gehandelt werden kann, sog. Workflow-Module.
Elektronische Archivierung sowie Dokumenten- und Workflow-Management sind Synonyme für Produktivitätssteigerung und Rationalisierung in Büros und Verwaltungen.
Für die Einführung solcher Systeme sind die Nutzenpotenzial 525p1511f e heute größer, als sie in der industriellen Fertigung jemals waren. Doch das Paradoxon ist auffällig: Während in der Fertigung immer noch zügig weiter rationalisiert wird, bleiben die Informations- und Geschäftsprozesse im Büro so gut wie unberührt hiervon. Und das, obwohl die Personalkosten der Administration die der Fertigung bei weitem übersteigen.
Mehr als zwei Drittel aller Dokumente werden heute bereits elektronisch erstellt. Und mehr als ein Drittel wird auch bereits elektronisch transportiert bzw. verteilt (Fax, E-Mail, etc.). Die Geschwindigkeit der Erstellung und der Verteilung von Dokumenten nimmt stetig zu. Die Zeiten für die Bearbeitung der Dokumente dagegen sind nahezu konstant geblieben. Denn die Verteilung der Dokumente erfolgt weiterhin wie vor hundert Jahren auf Papier - und das selbst bei elektronisch erstellten Informationen. In Europa werden derzeit rund 5 Mrd. Seiten Papier pro Tag erstellt - das entspricht etwa 100 Seiten pro Büroarbeitsplatz. Und sie werden auf irgendeine Weise transportiert - intern oder extern - und letztlich auch aufbewahrt, d.h. "abgelegt". Warum?
Allein für Deutschland wird das Rationalisierungspotenzial im Büro mit einer Größenordnung von 100 - 200 Mrd. DM jährlich angegeben. Gut 20 Prozent ihrer Arbeitszeit, das sind etwa 1,5 Stunden täglich, verbringen Mitarbeiter damit, Papierdokumente von der einfachen Korrespondenz bis hin zu Rechnungen zu erfassen, abzulegen und irgendwann wieder zu suchen. Das entspricht ca. 20 % der Personalkosten in deutschen Büros.
Mit der heute verfügbaren Technik liegen die Kosten der elektronischen Speicherung je Blatt Papier deutlich unter den Aufbewahrungskosten des Originals.
Obwohl bei diesen Dimensionen ein Return-on-Investment schnell herbeigeführt ist, beschäftigen sich bisher nur wenige Führungskräfte in Unternehmen und Verwaltungen mit dieser Chefsache. Bereits ein "einfaches elektronisches Archiv", integriert in die bestehende Organisation, setzt ein erhebliches Nutzenpotenzial frei. Für die modernen Dokumenten-Management-Systeme von ELO sind Return-on-Investments unter 2 Jahren keine Seltenheit.
Statt mühevoll Aktenordner oder Registraturen mit Papierdokumenten zu füllen, scannen Sie Ihre Dokumente. Die zeitaufwendige Suche nach Papierdokumenten in Ablagen oder Archiven bleibt Ihnen erspart. Statt von Hand werden die Dokumente elektronisch transportiert und verteilt. Denn zukünftig werden Ihnen die Dokumente am Bildschirm Ihres Arbeitsplatzes präsentiert.
So wird eine deutlich höhere Produktivität und Wirtschaftlichkeit für Ihre Mitarbeiter auch spürbar.
ELO mit den beiden Produktlinien ELOoffice und ELOprofessional nimmt diese Differenzierung in unterschiedliche Produktkategorien, die sich in den Randbereichen womöglich überlappen, gar nicht erst vor, da sie nicht mehr zeitgemäß ist.
Um nun zu bestimmen, wie sich der Markt zusammensetzt und positioniert, sind einige Kernfragen zu untersuchen:
Welche Anbieter von DMS- und/ oder Archivierungssystemen sind am Markt?
Middle
High
Welche Produkt-Komponenten sind in den jeweiligen Produkten dieser Anbieter überhaupt enthalten?
DMS
Archiv
Workflow
Eine Suchanfrage auf irgendeiner Suchmaschine im Internet mit dem Begriff "Dokumentenmanagement" führt zu einer unüberschaubaren Trefferliste.
Das ist auch nicht weiter verwunderlich, da der Begriff an sich nicht exakt und fachbereichsübergreifend definiert ist und somit jeder Anbieter mit seiner Lösung angezeigt wird, der nur irgend etwas zu diesem Thema im weitesten Sinne beiträgt.
Viele Anbieter nehmen nach wie vor die veraltete, nunmehr auch obsolete Unterteilung in Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung vor und positionieren sich lediglich in einigen, aber keinesfalls in allen dieser 3 Disziplinen.
Diese Differenzierung wurde früher z. B. in die Gruppe der einen Archivanbieter vorgenommen. Die Rechnerleistungen und die Speicherkapazitäten waren mit heutigen Leistungen nicht zu vergleichen und hoher, extrem treurer Aufwand betrieben musste werden, um den Bereich Storage, Retrieval und das dazugehörige Viewing überhaupt technisch zu realisieren. Hardwarekomponenten mit speziellen Kompressions- und Beschleunigungskomponenten sowie Speichererweiterungskarten - die älteren von uns werden sich noch daran erinnern - waren die notwendig, die anfällig und aufwändig in der Wartung waren. Hier machte eine Spezialisierung, verbunden mit einem Vollservicepaket durchaus Sinn. Heute allerdings nicht mehr!
Eine exakte Analyse der Anbieter dieses Marktsegmentes führt zu folgendem Ergebnis:
Die traditionellen Großunternehmen der Branche stammen auch aus dem Bereich der Großprojektierung. Sie haben ein ehemals für einen Großkunden aufgelegtes Projekt zum Softwareprodukt umgebaut und vermarkten es erfolgreich ebenfalls in Großunternehmen. Allerdings liegt hierin die Schwäche der Lösung, da die breite Basis im Bereich der mittelständischen Lösungen fehlt, die notwendig wäre, um sich auch umsatzmäßig zu verbreitern und auf höhere Stückzahlen zu kommen. Ihre Lösung ist allerdings sowohl konzeptionell als auch preislich für dieses Segment völlig ungeeignet. In aller Regel werden hier Produktzukäufe getätigt, um dieses Problem zu lösen, was allerdings wieder neue Vermarktungs- und Partnerkonzepte erfordert. Diese Unternehmen sind aber klassische Direktvertreiber, so dass Probleme vorprogrammiert sind.
Da hier sowohl Direkt- als auch Partnervertrieb parallel betrieben werden, liegt hierin Konfliktpotential, das eine konstruktive Partnerschaft erschwert.
Ein anderes Extrem sind die kleinen Anbieter, die sich aus kleinen, dezidierten, durchaus leistungsfähigen Speziallösungen für Einzelprobleme entwickelt haben. Ihnen fehlt notwendigerweise die finanzielle und technologische Basis, um ihr Produkt auf dem Stand der Technik zu halten und den nächsten Schritt einer plattformunabhängigen Internetbasis zu realisieren und weiter zu entwickeln.
Die meisten Anbieter, darunter durchaus sehr populäre, bieten hingegen originär nur einige Teillösungen an. Diese sind zwar im Einzelfall durchaus sehr leistungsfähig, allerdings entstehen bei der Verknüpfung mit komplettierenden Programm-Modulen, die erforderlich sind, um das gesamte Forderungsspektrum aus dem Bereich DMS abzudecken, notwendig Schnittstellenproblematiken.
ELO mit seinen Produktreihen ELOoffice und ELOprofessional hat als integriertes Produkt grundsätzlich einen Ansatz, der über den Anspruch anderer Produkte am Markt hinausgeht.
Es wird nicht zwischen den Segmenten Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow unterschieden. Unser Anspruch ist, uns den Anforderungen der täglichen Arbeit unserer Anwender unterzuordnen und ihnen die richtige Lösung an die Hand zu geben, die ihnen bei jeder zu lösenden Aufgabe hilft und unterstützt.
Nach unserem Ansatz handelt es sich notwendig immer um das Management von Dokumenten, unerheblich ob es revisionssicher z. B. auf einem optischen Massenspeicher endabgelegt ist oder ob es noch auf irgendeinem Arbeitsplatz, einer Abteilung oder einem Unternehmensteil an einem ganz anderen Standort in Bearbeitung ist.
Konsequenterweise hat ELO daher bereits in der Grundfunktionalität die Segmente Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow im ELOoffice und ELOprofessional standardmäßig integriert. Diese Funktionalität kann dann nach belieben um Module angereichert werden, die nicht überall zur Anwendung kommen, wie COLD, SAP R/3-Anbindung, ein INTERNET GATEWAY usw.
Letztlich, auch durch sein durchdachtes offenes Softwarekonzept, seine standardisierten Schnittstellen und das ebenfalls bereits integrierte Scripting-Modul sind nahezu alle Kundenwünsche umsetzbar und nahezu alle Anbindungen an andere Applikationen umsetzbar.
Darüber hinaus ELO ist mit der Produktreihe ELOoffice und ELOprofessional das einzige Produkt am Markt, das von der Einzelplatzinstallation bis zur großen Netzwerklösung, von der low-end bis zur high-end Lösung mit hohem Dokumentendurchsatz mit Internetanbindung bei hohen technologischen Anforderungen durchgängig skalierbar ist. Damit ist ELO prädestiniert für jeden Einsatz und kann in jeder Zielgruppe, vor allem auch im mittelständischen Bereich platziert werden.
Darüber hinaus führt ELO keine Differenzierung zwischen DMS, Archivierung und Workflow durch, so dass eine Schnittstellenproblematik hier gar nicht erst entstehen kann.
Ein ELO-Anwender braucht hier nicht zu unterscheiden, er muss nicht überlegen, in welchem Programm-Modul er sich gerade bewegt:
er arbeitet einfach mit dem ELO.
Das ist Dokumentenmanagement, das für den Anwender echten Nutzen bringt und wirkliches Einsparpotential für das Unternehmen liefert.
Aber auch für notwendige externe Anbindungen, z. B. an die weit verbreiteten kaufmännischen Applikationen ist ELO mit seiner auf Standards basierenden Programmstruktur und seinen offenen Schnittstellen bestens gerüstet.
Darüber hinaus kann die notwendige Anbindung im Rahmen der Kundenprojektierung und der anschließenden Projektrealisierung durch Consultants, Projektleiter, Entwickler und jede weitere notwendige Dienstleistung wirkungsvoll unterstützt und umgesetzt werden.
Von Anfang an setzte ELO Digital Office auf ein Business Partner-Konzept, um ELO zu vertreiben und Kundenprojektierungen durchzuführen. Ein durchdachtes und gelebtes System - Vertriebsunterstützung, Schulungen, Trainings, Zertifizierungen, Qualifizierungsmaßnahmen, Marketingunterstützung unterstreichen dieses Konzept. Regelmäßige Treffen und ständiger Austausch sorgen dafür, das dieses Konzept auch gelebt wird und sich weiter entwickelt.
ELO ist somit stets die richtige Lösung für eine echte Partnerschaft mit unseren Business Partnern und die richtige Lösung zum Nutzen des Anwenders, damit wir gemeinsam realisieren, was unser Anspruch ist:
ELO - eine Lösung, mit der man einfach arbeiten kann.
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