Dichiarazione della direzione, organigramma, rappresentante della direzione, riesame del sistema qualità.

Capitolo 1

Dichiarazione della direzione, organigramma, rappresentante della direzione, riesame del sistema qualità.

Dichiarazione dell'organo volitivo dell'impresa di operare in sistema qualità.

Il sistema qualità è un sistema di conduzione aziendale partecipativo, quindi dev'essere conosciuto da tutte le funzioni che hanno incidenza sul sistema qualità.

Deve inoltre promanare dall'organo volitivo della società (consiglio di amministrazione, presidente, amministratore unico o proprietario) e deve vincolare ogni altro organo.

La società deve investire nel sistema qualità e anche questa determinazione dev'essere annunciata formalmente a tutte le funzioni che hanno incidenza sul sistema qualità.

coinvolgere e convincere fin dall'inizio le varie funzioni (infatti è un sistema partecipativo)

Ciò è soprattutto valido per le imprese edili, che sono a conduzione familiare.

In esse la decisione è presa da un'unica persona e spesso gli altri membri aziendali coprono più ruoli, senza particolare distinzione.

La direzione dev'essere fortemente motivata a definire ruoli e funzioni, anche i propri.

I sistemi qualità devono essere letti non come imposizione ma come tecnica utile a migliorare la gestione aziendale: il fine non è l'ottenimento del certificato ma il miglioramento delle modalità di produzione.

rischi:

La messa a regime comporta rischi di investimenti inutili o che riducono la portata del sistema.

La gestione dei documenti del sistema qualità può inoltre essere vista come ulteriore appesantimento burocratico e non come utile all'ottimizzazione delle risorse e all'eliminazione degli errori.

Organigramma e relativo mansionario

Nelle imprese edili una pluralità di funzioni è coperta in modo casuale da più persone: questa fase riorganizzativa è il momento topico del processo.

Definire i ruoli secondo 2 principi ordinativi:

chi fa cosa

il controllore non controlli se stesso

Non vuol dire che i sistemi qualità debbano introdurre cambiamenti anche in un assetto che funziona, ma offre occasione per ripensare l'organigramma, in primis il ruolo della proprietà.

Essa infatti da una parte si preoccupa del rendimento dell'azienda, dall'altra deve svolgere la sua funzione aziendale attenendosi alle disposizioni, dimenticandosi di essere il proprietario.

Il sistema qualità è applicabile anche alle piccole imprese con pochi addetti. Il problema è quello di far corrispondere persone fisiche e funzioni: ognuno deve ricoprire una serie di funzioni in modo univoco e consequenziale.

L'organigramma rispecchia la realtà di una singola azienda e non è esportabile automaticamente.

Rappresentante della direzione

È uno dei punti essenziali della norma e ha subito correzioni rispetto alle EN 29000.

Si specifica che la funzione di assicurarsi dell'applicazione nel tempo del sistema qualità dev'essere coperta da un rappresentante dell'alta direzione, che può comunque svolgere anche altre mansioni aziendali.

Nella nuova versione si rafforza dunque il concetto che l'autorità conferita al rappresentante della direzione deve garantire all'azienda e all'esterno il conseguimento e l'applicazione del sistema qualità.

Egli è la figura chiave e ha il compito di sovrintendere all'applicazione del sistema, anche ove, date le grandi dimensioni e la molteplicità dei rami di attività, siano necessarie più funzioni che sorveglino l'applicazione del sistema, che ad egli fanno comunque capo.

È chiamato anche "rappresentante del cliente presso l'azienda", avendo compito di controllo e verifica.

Si accerta degli scostamenti, individua le possibili soluzioni in collaborazione con i responsabili di funzione interessati, le sottopone alla direzione e ne cura l'applicazione. Non ha facoltà di intervento diretto.

Si specifica che questo responsabile può svolgere compiti ulteriori, per ovviare alla difficoltà delle piccole aziende di destinare un'unica funzione ad una figura, sarebbe antieconomico.

Se questo non dovesse bastare la direzione stessa (che coincide con la proprietà nel nostro caso) si fa carico di questa funzione, non contravvenendo al principio per cui il controllore non controlla se stesso.

Riesame del sistema qualità aziendale da parte della direzione

L'alta direzione deve svolgere tale ruolo prevedendo una temporalizzazione definita, in quanto i sistemi qualità sono implementativi e dinamici e sono necessari continui aggiustamenti necessità di un processo iterativo).

Il riesame deve ovviamente essere compiuto dalla direzione, perché da essa promana.

Due momenti del riesame:

a scadenza annuale: investe tutta l'organizzazione, dipartimento per dipartimento;

quando siano necessarie azioni correttive: può essere parziale.

Il riesame non avviene tanto per mantenere efficacia ed efficienza - compito questo già del rappresentante della direzione - quanto per migliorare costantemente la modalità di produzione.

È un processo implementativo quello che porta all'attendibilità di un'azienda rispetto al sistema qualità (piena rispondenza al contratto):

partendo dalla definizione di modi di operare (procedure) il più simili a quelle abituali e il più rispondenti alla norma, giunge ad individuare le cause degli scostamenti contrattuali e ad eliminarle definitivamente

Cambiamenti parziali per ottenere che nel tempo l'azienda sia affidabile.

Il riesame è il momento finale del processo ed è frutto di un lavoro d'équipe.

Delle operazioni di riesame si deve tenere opportuna annotazione (registrazione).

Capitolo 2

Sistema qualità, procedure del sistema qualità, pianificazione della qualità.

Il fornitore deve predisporre, documentare e mantenere attivo un sistema qualità come mezzo per assicurare che il prodotto sia conforme ai requisiti specificati.

A)       Il sistema qualità è in prima istanza un mezzo a garantire il cliente e non un fine atto a garantire il rispetto del contratto.

Le 9001 -2 -3 sono rivolte all'esterno e, quindi, al rispetto del contratto.

Ciò non significa che non siano rivolte anche all'interno, per una miglio efficienza della conduzione dell'azienda.

B)       Il sistema qualità dev'essere predisposto e dev'essere mantenuto.

Il sistema qualità deve corrispondere alle norme di riferimento, ma anche descrivere processi, metodi di lavoro, organizzazione.

Attenendosi a ciò che è già presente in azienda, le norme di riferimento siano la traccia di un modus operandi specifico di ogni diversa realtà.

C)       Il sistema qualità dev'essere documentato.

Manuale, procedure e piani della qualità costituiscono, insieme al contratto, i documenti primari del sistema qualità aziendale.

La documentazione si esprime nel manuale della qualità, che presenta grosse novità rispetto alle UNI EN 29000.

Il manuale non è solo il contenitore delle procedure aziendali, ma anche e soprattutto il documento fondamentale in cui è esplicitato il sistema qualità, quindi la politica per la qualità dell'azienda.

Seguono altri due documenti: le procedure e i piani della qualità.

Le "istruzioni di lavoro" che comparivano nelle 29000 ora qui si trovano nelle note, e non obbligatoriamente, e sono ricomprese all'interno delle procedure. Il cambio si prevede come fattore di definizione dell'intensità delle procedure il livello di addestramento del personale: pertanto le lavorazioni usuali, per il settore edile, non necessiteranno delle istruzioni.

Le procedure, che devono seguire obbligatoriamente i requisiti della norma, descrivono nel dettaglio i compiti di ogni funzione aziendale che ha riflessi sulla qualità, determinando responsabilità e interfacce funzionali, modalità operative.

Riportano il modo di operare effettivo rispetto ai capitoli della norma.

Si suddividono in procedure gestionali e procedure operative.

I piani della qualità sono la traduzione del sistema qualità aziendale (come definito dal manuale e dalle procedure) per ciò che concerne ogni nuovo prodotto, servizio o processo.

Per il settore edile quindi si redige un piano per ogni nuovo cantiere, essendo questo una commessa sempre diversa.

Il piano deve contenere tutte le specifiche per determinare la successione dei processi e dei relativi controlli, che garantiscano il cliente. La sua estensione non è predeterminata, né i mezzi di rappresentazione, se non dalla completezza e dalla consequenzialità delle operazioni.

Manuale e procedure si traducono, per ogni singola commessa, nel piano della qualità.

Essendo però il sistema qualità un sistema ad implementazione, gli esiti della commessa si riflettono sul sistema qualità, e quindi sui suoi documenti.

Capitolo 3

Riesame del contratto, modifiche al contratto, registrazioni.

Si analizza qui l'iter del processo produttivo, dal contratto alla consegna al cliente. Il controllo aziendale dev'essere consentito su ogni singolo passaggio.

3 sono le tematiche fondamentali:

I requisiti siano adeguatamente definiti e documentati: eliminazione dei cosiddetti "spazi grigi" del contratto, le indeterminatezze ed eventuali contraddizioni. Gli ordini verbali, infatti, sono prassi comune per contratti di piccole entità o per ordini ripetuti.

Problema della chiarezza dell'oggetto contrattuale è prassi una qualche indeterminatezza nella definizione dell'oggetto da produrre, e questo impasse sembra, in qualche misura, superato dalla Legge 109/1994 (dove si fa obbligo all'ente appaltante di procedere alla gara solo in presenza del progetto esecutivo, limitando inoltre le varianti in corso d'opera dovute a imperfezioni o errori).

Risolvere gli scostamenti tra offerta e contratto Quindi anche nella fase successiva all'offerta il controllo deve consentire le piena definizione dell'oggetto contrattuale.

Non vi sono per questo particolari difficoltà, benché la prassi sia quella di manifestare a posteriori, e non a priori, gli scostamenti tra bando di gara e documentazione contrattuale.

Obbligo dell'azienda di accertare la propria effettiva capacità di soddisfare i requisiti contrattuali. Ciò non significa che se tale capacità non sussiste l'azienda debba rinunciare al contratto; solo si deve attrezzare per adempiere al contratto attraverso strumenti indicati dalla norma stessa (approvvigionamento, addestramento.). Non è detto che avere la qualificazione significhi avere le capacità tecniche per la realizzazione dell'opera.

La norma (è di origine internazionale e non considera l'italianissimo subappalto) non indaga su come venga eseguita l'opera, ma impone che l'opera venga eseguita come definita dai documenti contrattuali (capacità di adempiere alle specifiche implicite ed esplicite del cliente).

Per i lavori privati il dialogo tra cliente ed azienda è meno condizionato dalla legislazione. La norma allora richiede che l'impresa si doti di procedure (modi codificati di operare) per l'elaborazione dell'offerta, fissando le responsabilità di ogni funzione, con possibili diversificazioni a seconda della natura dell'offerta e delle richieste cliente.

Quindi i lavori pubblici si distinguono dai privati per il procedimento di elaborazione dell'offerta, e ciò vale anche per i lavori che dipendono da forme di ordini aperti (es. contratti di manutenzione e pronto intervento, che definiscono la cifra globale di appalto e non quante e quali saranno le opere, se non per grandi tipologie).

Si ricorda che dalla norma è contemplato il caso di ordini verbali, imponendo all'impresa solo di definire con chiarezza il contenuto dell'ordine. È opportuno quindi prevedere forme di formalizzazione dell'ordine stesso.

Una volta vinta la gara o ricevuta la commessa, si deve procedere al riesame vero e proprio del contratto, per stabilire le effettive modalità di esecuzione con la massima chiarezza. È un procedimento usuale.

Gli esiti del riesame devono essere formalizzati.

Già da questa fase deve iniziare la redazione del piano della qualità specifico per la commessa.

Infatti il piano della qualità deve contenere il programma dei lavori (modalità e mezzi di preparazione) e il piano dei controlli, e queste decisioni, o almeno le principali, vanno prese all'atto del riesame del contratto.

La riunione di riesame diviene il momento in cui le varie funzioni che attuano la commessa approntano l'esecuzione dei lavori.

Le funzioni che intervengono sono quindi: gestione dell'esecuzione (cantiere), assunzione del personale (interno o esterno), reperimento delle attrezzature, approvvigionamento dei semilavorati e/o materie prime.

Partendo dall'esame dei documenti contrattuali (contratto di appalto, progetto e capitolato se forniti dalla committenza) la norma postula il seguente processo:

individuare chiaramente che cosa di deve fare, eliminando ogni inesattezza, contraddizione e indeterminazione;

definire quindi come, con chi, con quali attrezzature e materiali si debba costruire il manufatto;

determinare in che tempi e con quali concatenazioni funzionali si debba procedere.

Da questa fase dunque parte la stesura del piano della qualità della commessa.

La norma impone inoltre che vengano trattate le modifiche al contratto che possano intervenire in corso d'opera.

2 differenziazioni a seconda di chi provochi la modifica:

richiesta dal cliente: l'impresa fa il riesame per stabilire la propria capacità di risolvere il problema, attrezzarsi, eseguire le varianti modificando il contratto e trasmettere i documenti alla produzione;

necessità dell'impresa (anche se si tratta di modifica migliorativa): il processo è come il suddetto, una volta ottenuto l'assenso dal cliente. L'impresa deve tenerne annotazione, nel quadro del processo di diffusione delle informazioni di miglioramento tratto dall'esperienza, alla base delle norme in oggetto.

Se infatti la modifica deriva da errori o incapacità dev'essere trasmessa alle funzioni interessate per evitare il ripetersi.

Se è un elemento migliorativo, comunque deve diventare patrimonio aziendale, affinché in futuro, già nella fase preparatorio (il riesame del contratto, appunto) e non durante l'esecuzione, si faccia propria la miglioria.

L'ultima richiesta della norma è di registrare gli esiti del riesame del contratto.

Il capo cantiere deve infatti conoscere in dettaglio le decisioni sull'esecuzione dell'opera e la trasmissione orale non basta.

Inoltre è importante avere forme scritte e formalizzate di ciò che il cliente vuole e dei reciproci accordi.

Capitolo 4

Controllo della progettazione

La nuova versione tende ad anticipare sia la definizione dell'oggetto sia i controlli, mentre la vecchia norma enfatizzava solo i controlli a posteriori.

Il ruolo della progettazione, in quest'ottica, è particolarmente rilevante.

La norma recepisce le innovazioni del settore aerospaziale prima e automobilistico poi, dove dal collaudo a posteriori si è passati ai test e alle sperimentazioni a posteriori, anche sui singoli componenti.

Il controllo del progetto porta a definire caratteristiche e potenzialità del prodotto e dei suoi componenti a priori

La progettazione è un processo complesso che implica la compresenza di varie competenze e percorsi progettuali diversi e più complessi del passato.

Passaggi previsti

Pianificazione della progettazione

definizione delle interfacce organizzative e tecniche

requisiti di base

risultati

riesame

verifica

validazione della progettazione

modifiche alla progettazione stessa

Capitolo 5

Controllo dei documenti e dei dati

Capitolo 6

Approvvigionamento

Capitolo 7

Controllo del prodotto fornito dal cliente