Az adatbázis fogalma
adatok összessége, adatok gyűjteménye,
táblázatok összehangolt csoportja.
Az adatbázis-kezelő
Olyan programrendszer, amelynek segítségével nagy mennyiségű adatot hatékonyan kezelhetünk.
A relációs adatbázis-kezelő, illetve adatmodell
Az információkat 21221j97v táblákban tároljuk. A tábla adott témájú adatokat tartalmaz. A táblák között kapcsolatok vannak. Az adatokkal különböző művelteket végezhetünk.
Az adatbázis legfontosabb egységei
Tábla: Az adatokat tartalmazza. Egy adatbázisban több tábla is lehet, amelyek valamilyen kapcsolatban állnak egymással.
Rekord: Egy adott ismeretről szóló összetartozó adatok összessége. Az adattábla egy sora.
Oszlop vagy mező: Tulajdonság típus. Azonos típusú adatok összessége. Az adattábla egy oszlopa.
Adatmező vagy cella: Egy adott ismerethez tartozó, adott típusú adat.
Az adattábla adatainak, rekordjainak azonosítása - a kulcs fogalma
Egy adattáblában a kulcs segítségével azonosítunk egy adott rekordot.
A kulcsnak minden rekordnál más - más értéket kell felvennie, tehát egyedinek kell lennie.
Kulcsok típusai:
kulcs, vagy elsődleges kulcs:
Egy rekord azonosítására szolgál. Egy mezőből áll. (pl. a rekord sorszáma, személyi igazolvány szám stb.)
több mezőből álló kulcs:
Az azonosítót több mező egyszerre alkotja. Ezek a mezők külön - külön nem, de együttesen egyediek. (pl. név + anyja neve)
idegen kulcs:
Olyan azonosító amely egy másik táblában az elsődleges kulcs szerepét tölti be, de az adott táblában nem. Az idegen kulcs azonos értékeket is felvehet.
Az adatok rendezése - az indexelés
Az adatbázis rekordjait valamilyen szempont szerint sorba állíthatjuk. A sorba állítás valamelyik mező szerint történik. Azoknak a mezőknek amelyek szerint az adatbázist rendezni kívánjuk indexeltnek kell lennie.
Az indexelés megkönnyíti az adatok rendezését és valamely adat megkeresését, de lassítja az adatbázis bővítését és az adattörlést, mivel ilyenkor mindig újra kell rendezni (indexelni) az adatbázist.
A redundancia fogalma
A redundancia ismétlődést jelent. Az ismételt adatrögzítés általában hiba, mivel így az adatok több helyet foglalnak és előfordulhat az eltérő adatrögzítés, a többször előforduló adat viszont sok esetben könnyebbé teszi az adatbázis használatát.
Az adattáblák közötti kapcsolatrendszer
Általában egyszerűsíti az adatbázist és csökkenti a redundanciát, ha az adatokat nem egy nagy, összefüggő táblázatban, hanem több kicsi, de egymással kapcsolatban lévő táblában rögzítjük.
A kapcsolati rendszer megmutatja, hogy két adattábla között milyen kapcsolat van.
A kapcsolatokat mindig definiálni kell, hogy a rendszer megfelelően működjön.
Kapcsolat típusok:
egy - egy (1 - 1)
egy - sok (1 -
sok - egy (
sok - sok (
Az adattípusok fajtái
Szöveg (karakter): legfeljebb 255 karakter hosszú szöveg.
Feljegyzés (memo): legfeljebb 64000 karakter hosszú,
nem indexelhető.
Szám: 1, 2, 4 vagy 8 byte hosszú szám.
Dátum/Idő
Pénznem
Számláló: nem lehet két azonos értékű,
automatikusan kezeli a program.
Igen/Nem: logikai típusú,
nem lehet indexelt.
OLE objektum: bármilyen egyéb objektum (pl. grafika),
nem indexelhető.
Az adatbázis-kezelést segítő eszközök
Adattábla:
Ebben definiáljuk az adatbázis szerkezetét, az adatok típusát és itt helyezkednek el az adatok.
Lekérdezés:
Az adatbázisból információkat nyerhetünk.
Készíthető:
adattábláról,
meglévő lekérdezésről.
Célja lehet az adatok:
szűkítése,
szűrése,
összesítése stb.
Fajtái:
választó lekérdezés (eredmény az aktuális pillanatban),
kereszttáblás lekérdezés (eredmény az aktuális pillanatban),
akció lekérdezés (a műveletek kihatnak az adattáblára).
Űrlap:
Az űrlap segítségével tölthetjük fel az adatbázist adatokkal, módosíthatjuk és megtekinthetjük a már bevitt adatokat.
Az űrlapot tetszőleges formátumúra készíthetjük, feliratokat, címeket, magyarázatokat, nyomógombokat stb. helyezhetünk el rajta.
Jelentés:
Az szükséges adatokat tetszőleges formátumban nyomtathatjuk ki a segítségével.
Készíthető:
adattábláról,
lekérdezésről,
űrlapról.
Adatbázis tervezésének főbb szempontjai
Gondoljuk át, hogy:
mit várunk el az adatbázistól,
mit akarunk látni a képernyőn,
mit akarunk kinyomtatni,
milyen kérdéseket akarunk feltenni az adatokkal kapcsolatban.
Tervezzük meg, hogy:
milyen adattáblák szükségesek,
az egyes táblák között milyen kapcsolatok legyenek,
a táblákban milyen mezők legyenek és ezek milyen tulajdonságokkal rendelkezzenek.
Néhány szempont a mezők, illetve mezőtulajdonságok kialakításához:
a mező neve utaljon a tartalmára,
számított mezőt lehetőleg ne tartalmazzon az adattábla,
minden olyan információt külön tároljunk, amivel később dolgozni szeretnénk,
nézzük meg milyen szempontok szerint akarunk gyorsan keresni (ezek a mezők legyenek a kulcsmezők),
határozzuk meg a kapcsolómezőket.
A mezőtulajdonságok az ACCESS-ben
Mezőméret:
Szöveges típus
- legfeljebb 255 karakter
- alapértelmezés 50 karakter
Ha utólag lecsökkentjük, akkor a már beírt adatok sérülhetnek.
Szám típus
- Bájt 0...255 (1 byte)
- Egész -32768...32767 (2 byte)
- Hosszú egész -2147483648...2147483647 (4 byte)
- Dupla -1,797 (8 byte)
- Egyszeres -3,3 (4 byte)
Ha utólag csökkentjük a számtartományt, akkor a már beírt számok kerekítődhetnek.
az összes többi típusnak kötött mérete van
- Feljegyzés, Dátum/idő, Pénznem - 8 byte
- Számláló - 4 byte
- Logikai - 1 bit
- OLE
Formátum:
Szöveges és feljegyzés típus
alfabetikus karakter helye (a - z, A - Z, 0 - 9)
- & nem alfabetikus karakter helye
- > nagybetűre alakítás
- < kisbetűre alakítás
Például:
formátum: @@@ - @@ - @@
bevitt adat: 1234567
kiírt adat: 123 - 45 - 67
Szám, pénznem és számláló típus
- Általános szám
a beírásnak megfelelő
- Pénznem
kiírja a pénznemet; az ezresek közé vesszőt tesz; a negatív számokat pirossal írja ki; alaphelyzetben két tizedesjegyre kerekít
- Rögzített
a "Tizedeshelyeknek" megfelelő jegyre kerekít
- Szabványos
a rögzítettnek megfelelő, valamint az ezresek közé vesszőt tesz
- Százalék
a számot megszorozza százzal és kiírja mögé a % jelet
- Tudományos
a számot normálalakban írja ki (123 1,23E+2)
- Általunk definiált formátum
Használható jelek:
tizedespont
ezres-határoló jel
számok helye és a nullát is kiírja
számok helye és a nullát üresen hagyja
szorzás százzal + % jel kiírása
E- negatív kitevőnél előjel
E+ pozitív kitevőnél előjel
Megadási sorrend:
pozitív szám, negatív szám, nulla, nem megadott érték formátuma
Példa:
#.##;-#.##;"nulla";"nem megadott érték"
Dátum/idő típus
- Általános dátum (1998.10.19. 16.22.34)
- Hosszú dátum (1998. október 19.)
- Egyszerű dátum (98. okt. 19.)
- Rövid dátum (1998.10.19.)
- Hosszú idő (16.22.34)
- Közepes idő (4.22 PM)
- Rövid idő (16.22)
- Általunk definiált formátum
Logikai típus
- Előre megadott értékei:
Igaz - Hamis, Igen - Nem, Be - Ki
- Általunk definiálható értékek:
például: Férfi - Nő, megadás: ;"Férfi";"Nő"
az OLE objektumokhoz nem rendelhetünk formátumot
Az általunk létrehozott formátumokban szöveget is el lehet helyezni. Ilyenkor a szöveget idézőjelek közé kell írni.
Tizedeshelyek:
A tizedeshelyek száma Szám és Pénznem típusoknál.
Értékei:
Auto minden tizedesjegyet kiír
a megadott számú jegyet írja ki
Cím:
Az adatlap nézetben, az űrlapon és a lekérdezésekben megjelenő mezőnév.
Alapértelmezett érték:
Ha új rekordot veszünk fel az adatbázisba, akkor az adott mező automatikusan az itt megadott értéket veszi fel.
Ebben a mezőben függvényt is megadhatunk.
Például: Dátum/idő típusú mezőnél az aktuális dátum kiíratása: =DATE(), vagy NOW().
A kifejezéseket "=" jellel kell kezdeni.
Érvényességi szabály, Érvényesítési szöveg:
Feltételekhez köthetjük a bevitt adatok elfogadását.
Az adott adatmező megadásakor a bevitt adatot összehasonlítja az Érvényességi szabály-ban foglaltakkal, ha megfelel, akkor folytatódhat az adatbevitel, ha nem, akkor megjelenik az Érvényesítési szöveg-ben megadott üzenet.
Mindkét mező legfeljebb 255 karakter hosszú lehet.
Például:
="Ft" Az érték csak Ft lehet.
Az érték csak 100 lehet.
Between 10 And 100 10 és 100 közötti érték.
>= #1990.01.01# And < #1990.05.05# A dátum a megadott határok
között
In("Reggeli","Ebéd","Vacsora") Az érték a megadott szavak
valamelyike.
Like "K???" K betűvel kezdődő 4 betűs szó.
Like "T[B-R]###" Az első betű T, a második betű
B és R között, majd 3 db szám.
>=Date() A beírt érték az aktuális
dátumnál nagyobb.
Kötelező:
A mezőt kötelező-e megadni. Ha igen-re állítjuk, akkor a program nem enged addig továbblépni amíg ki nem töltjük az adott mezőt.
Indexelt:
Az indexelt mezőkkel gyorsabb a keresés, a lekérdezés, a listázás.
A Feljegyzés, az Igen/nem és a OLE objektum típusú mezők nem indexelhetők.
Értékei:
Nem
Nincs indexelés, illetve a korábbi indexelés törlődik.
Igen (lehet azonos)
Indexelt, de azonos értékű mezők is lehetnek.
Igen (nem lehet azonos)
Nem lehetnek azonos értékű mezők.
Indexelni azokat a mezőket érdemes, amelyek szerint gyakran végzünk keresést, rendezést stb.
Összetett indexek is készíthetők, amelyek több mezőhöz kapcsolódnak.
Bemeneti maszk:
Az adatbevitelhez készíthetünk egy sablont, amelynek segítségével egyszerűbb az adatok beírása.
Bemeneti maszk csak Szöveg vagy Dátum/idő típusú mezőhöz készíthető.
Alaptípusai:
Telefonszám,
Irányítószám,
Jelszó,
Közepes és rövid dátum,
Hosszú, közepes és rövid idő.
Lekérdezések
A táblában vagy táblákban tárolt adatokra vonatkozó kérdéseket tehetünk fel.
A lekérdezés adatai származhatnak egy vagy több táblából.
A lekérdezés készítésekor meg kell gondolni, hogy milyen adatokat szeretnénk megkapni, illetve milyen kérdésekre szeretnénk választ kapni.
A lekérdezés lefuttatása után egy eredményhalmazt kapunk. Az eredményhalmaz látszatra olyan mint egy adattábla, de nem az.
A lekérdezés egy dinamikus adathalmaz, amelynek tartalmára hatással van az adattábla változása, illetve amelynek változtatása hatással van az adatokra.
A lekérdezés célja lehet:
adott mezők kiválasztása feltételek alapján,
adott rekordok kiválasztása feltételek alapján,
rekordok rendezése adott mezők alapján,
különböző táblákban lévő adatokra vonatkozó kérdések megjelenítése egy adatlapon,
számítások végrehajtása,
lekérdezés használata űrlap, jelentés vagy másik lekérdezés adatforrásaként,
adattábla adatainak módosítása, frissítése, adatok hozzáfűzése rekord illetve tábla szintjén.
Lekérdezés készíthető:
adattábláról,
meglévő lekérdezésről.
Meglévő lekérdezéshez készíthető:
űrlap,
jelentés,
diagram,
másik lekérdezés.
Lekérdezések fajtái:
Választó lekérdezés:
megnézhetjük az adatokat,
elemezhetjük,
módosíthatjuk.
Kereszttáblás lekérdezés:
az adatokat táblázatkezelőhöz hasonlóan, sor- és oszlopfejlécekkel jelenítjük meg,
nagy mennyiségű információ megjeneítésére alkalmas.
Módosító lekérdezés:
Sok rekordot érintő módosításokat hajthatunk végre egyetlen műveletben.
Alkalmazható:
új adattábla készítésére,
meglévő táblához rekordokat fűzhetünk hozzá,
tábla rekordjait módosíthatjuk.
Egyesítő lekérdezés:
Két vagy több tábla megfelelő mezőit egyesíti.
Átadó lekérdezés:
Parancsokat küld SQL adatbázishoz.
Adatdefiníciós lekérdezés:
SQL utasításokkal adattáblát hoz létre, módosít vagy töröl.
Lekérdezés létrehozása:
Varázsló segítségével:
Adatbázis ablak Lekérdezés fül
Új Lekérdezés varázsló
Alaptípusok:
kereszttáblás lekérdezés
Tömör, összefoglaló formátum.
ismétlődéseket kereső lekérdezés
Megkeresi az ismétlődő rekordokat az adott táblában vagy lekérdezésben.
nem egyező rekordokat kereső lekérdezés
Megkeresi az egyik tábla összes olyan rekordját, amely nem kapcsolódik egy másik tábla egyetlen rekordjához sem. (pl. azok a vevők akikhez nem tartozik megrendelés)
archiváló lekérdezés
Rekordokat másol egy meglévő táblából egy új táblába, majd - ha kérjük - törli ezeket az átmásolt rekordokat a eredeti táblából.
Varázsló nélkül (manuálisan):
Általában ezt a módszert használjuk lekérdezések készítésére.
Adatbázis ablak Lekérdezés fül
Új Új lekérdezés
Tábla hozzáadása ablak
Táblák (csak a táblák látszanak),
Lekérdezések (csak a meglévő lekérdezések látszanak),
Mindkettő.
Kiválasztjuk a megfelelő tételt, majd Hozzáad
Az összes tétel hozzáadása után Bezár
Nézetek a lekérdezés ablakban:
Tervező nézet:
Lekérdezés létrehozása, vagy létező lekérdezés módosítása.
Adatlap nézet:
A lekérdezés eredményének megtekintése.
SQL nézet:
A lekérdezés megjelenítése SQL programozási nyelven.
Nyomtatási kép:
A lekérdezés eredményének kinézete a nyomtatón.
Mező átnevezése a lekérdezésben:
A lekérdezésben megjelenő mezőnevet átírhatjuk a saját ízlésünknek megfelelően. Ilyenkor a lekérdezésből készített bármely új objektum is az általunk meghatározott mezőnevet fogja örökölni.
pl. a
Fizetés nevű mezőt
összegezzük és a mezőnek az Összeg
nevet akarjuk adni.
ilyenkor az eredeti név: Fizetés
az új név megadása: Összeg: Fizetés
Ebben az esetben az új mezőnév az Összeg
lesz.
Mezők rendezése:
A mezők rendezésének prioritása balról jobbra értendő, tehát előbb kell beírni az elsődlegesen rendezendő adatot. Ha a rendezendő adatok között egyformákat talál, akkor ezeket a következő rendezési szempont szerint fogja sorba rakni.
Feltételek megadása a lekérdezésben:
A lekérdezésben megadott feltétel egy kifejezés, amelyet létrehozhatunk manuálisan, vagy használhatjuk a kifejezésszerkesztőt.
A kifejezések bevitele viszonylag rugalmasan történhet:
pl. ha a Budapesti dolgozókat akarjuk csak megjeleníteni a Dolgozók adatbázisból, akkor ezt az alábbi módokon adhatjuk meg:
Budapest
=Budapest
"Budapest"
="Budapest"
Jelentések
A jelentés az igényeknek megfelelően szervezett és formázott információ. Lehetőséget kínál arra, hogy a számunkra fontos adatokat visszakereshessük, és nyomtatott formában használjuk, terjesszük.
Jelentések például a postai címkék, a számlák, az értékesítési összefoglalók, telefonjegyzékek.
A jelentésekben a szöveges részek formázásán kívül alkalmazhatunk képeket diagramokat is.
A jelentéseket általában akkor használjuk, ha hivatalos formában akarjuk az adatainkat elrendezni és kinyomtatni.
A rendszeresen használt információk kinyomtatására készíthetünk jelentés terveket (sablonokat) is.
A jelentés segítségével:
csoportokba szervezhetjük és csoportokban jeleníthetjük meg adatainkat,
összegeket és összegek százalékát számíthatjuk ki,
összefoglalhatunk segédűrlapokat, segédjelentéseket és diagramokat,
az adatokat képekkel, vonalakkal és különleges betűtípusokkal ellátva szép formátumban jeleníthetjük meg.
Nézetek a jelentés ablakban:
Tervező:
Akkor használjuk, ha új jelentést akarunk létrehozni, vagy módosítani szeretnénk egy meglévő jelentés tervét, formátumát.
Mintakép:
Ellenőrizhetjük egy jelentés betűtípusát, betűméretét, illetve általános kinézetét.
Nyomtatási kép:
Megnézhetjük a jelentés formátumát az adatokkal együtt.
|
