Z pewnym przymrużeniem oka można powiedzieć, że formatowanie skoroszytu Excela wygląda nieco jak nakładanie na niego makijażu. Mimo, że zawartość samego arkusza danych może być perfekcyjnie poprawna, to jednak dobranie odpowiedniego sposobu formatowania może zdecydowanie zwiększyć wrażenie, jakie arkusz zrobi na osobach go przeglądających (rysunek 6.1 oraz 6.2).
Excel oferuje cały szereg opcji formatowania, które możesz zastosować w swoich skoroszytach:
Formatowanie liczb - pozwala na modyfikację sposobu wyświetlania liczb, dat i czasu.
Wyrównywanie - pozwala na zmianę sposobu wyrównywania danych wyświetlanych w poszczególnych komórkach.
Formatowanie czcionek - pozwala na zmianę wyglądu czcionek, za pomocą których są prezentowane teksty i liczby.
Obramowania - pozwalają na tworzenie obramowań dookoła poszczególnych komórek
Kreskowania - pozwalają na wypełnianie tła komórek kolorami, cieniowanie komórek oraz dodawanie różnego rodzaju kreskowania
Formatowanie kolumn i wierszy - pozwala na zmianę szerokości kolumn oraz wysokości wierszy co umożliwia dopasowanie rozmiarów komórek do rozmiarów zapisanych w nich informacji.
Istnieje wiele sposobów formatowania komórek: możesz skorzystać z przycisków paska narzędzi formatowania, klawiszy skrótów, poleceń menu lub też mechanizmów formatowania warunkowego lub autoformatowania.
W zależności od rodzaju wprowadzanych do komórek informacji Excel może automatycznie nadawać komórkom określone sposoby formatowania. Przykładowo, jeżeli użyjesz w danej komórce funkcji daty, to Excel automatycznie formatuje wynik działania funkcji do wyświetlania jako data. W każdej chwili możesz zmienić sposób formatowania tak, aby najlepiej odpowiadał Twoim potrzebom.
Większość sposobów formatowania dotyczy samych komórek a nie zawartości komórek. Jeżeli do usunięcia zawartości komórki wykorzystasz polecenie Edycja Wyczyść Zawartość, to format, który został jej wcześniej nadany pozostanie nienaruszony i zostanie wykorzystany do zmiany sposobu wyświetlania danych, które następnym razem zostaną wprowadzone do takiej komórki.
Rysunek 6.1. Pomimo, że zawartość arkusza powinna być zdecydowanie ważniejsza od jego wyglądu, to jednak arkusz przedstawiony na rysunku z pewnością zwróci mniejszą uwagę potencjalnego czytelnika.
Rysunek 6.2. .niż ten, który został odpowiednio sformatowany.
Domyślnie Excel nadaje wszystkim komórkom arkusza format Ogólny, który powoduje wyświetlanie liczb w komórkach w taki sposób, w jaki zostały wprowadzone (rysunek 6.3).
Excel oferuje cały szereg predefiniowanych rodzajów formatowania liczb, przeznaczonych do różnych zastosowań:
Liczbowe - przeznaczone ogólnie do wyświetlania liczb
Walutowe - przeznaczone do wyświetlania ogólnych wartości pieniężnych
Księgowe - zastosowanie formatu księgowego powoduje, że symbole waluty i przecinek dziesiętny są wyrównywane w jednej kolumnie
Data - przeznaczony do wyświetlania dat
Czas - przeznaczony do wyświetlania czasu
Procentowe - przeznaczone do wyświetlania wartości procentowych
Ułamkowe - przeznaczone do wyświetlania wartości dziesiętnych jako ułamków
Naukowe - przeznaczone do wyświetlania liczb w formacie naukowym
Tekstowe - przeznaczone do wyświetlania zawartości komórek w postaci tekstu, niezależnie od tego jaki rodzaj danych zawierają
Specjalne - udostępnia kilka specjalnych opcji formatowania
Niestandardowe - pozwala na utworzenie swojego własnego sposobu formatowania
Sposób formatowania komórek możesz zmienić za pomocą opcji dostępnych na pasku narzędzi formatowania (rysunek 6.5) bądź za pomocą opcji zlokalizowanych za zakładce Liczby okna dialogowego Formatuj komórki (rysunki 6.9 do 6.12).
Jeżeli część całkowita liczby jest większa niż szerokość komórki bądź dłuższa niż 11 cyfr, to Excel automatycznie zmienia format komórki z ogólnego na Naukowy (rysunek 6.3).
Formatowanie liczb modyfikuje jedynie sposób wyświetlania samej liczby. Mimo, że można ustawić np. taki sposób formatowania, który wyświetla mniejszą liczbę miejsc po przecinku, to liczba w żaden sposób nie zostaje zaokrąglona. Zasada ta została zilustrowana na rysunku 6.4. Aby naprawdę zaokrąglić daną liczbę powinieneś skorzystać z funkcji ZAOKR(), która została omówiona w rozdziale 5.
Jeżeli do liczby wpisywanej w komórce dodasz symbol waluty, albo znak procentu to Excel automatycznie nada takiej komórce odpowiedni sposób formatowania.
Rysunek 6.3. Ogólny sposób formatowania powoduje wyświetlanie liczb w taki sposób, w jaki zostały one wprowadzone do komórki.
Rysunek 6.4. Dwie kolumny zawierają identyczne wartości, ale kolumnie po prawej stronie został nadany format Walutowy. Ponieważ Excel wykonuje obliczenia na rzeczywistych, zapisanych w komórkach wartościach a nie wartościach, które są wyświetlane to wyniki obliczeń wydają się być nieprawidłowe!
Aby nadać wybranym komórkom jeden z predefiniowanych formatów liczbowych udostępnionych na pasku narzędzi formatowania (rysunek 6.5) wystarczy po prostu kliknąć na ikonie reprezentującej dany format:
Przycisk Waluta 
- powoduje wyświetlenie liczby w zapisie
walutowym; w zależności od ustawień, przed lub po liczbie
dodawany jest symbol waluty; liczba jest wyświetlana z dwoma miejscami
dziesiętnymi.
Przycisk Zapis procentowy 
- przedstawia liczbę w zapisie
procentowym; obok liczby wyświetlany jest znak procentu; liczba jest
wyświetlana z dwoma miejscami dziesiętnymi.
Przycisk Zapis dziesiętny 
- powoduje wyświetlenie liczby w zapisie
dziesiętnym, z dwoma miejscami po przecinku.
Na rysunku 6.6 przedstawiono przykłady takiego formatowania.
Naciśnij jeden z przycisków Zwiększ dziesiętne lub Zmniejsz dziesiętne znajdujących się na pasku narzędzi formatowania (rysunek 6.5):
Przycisk Zwiększ dziesiętne
- powoduje zwiększanie liczby
wyświetlanych miejsc dziesiętnych.
Przycisk Zmniejsz dziesiętne
- powoduje zmniejszenie liczby
wyświetlanych miejsc dziesiętnych.
Rysunek 6.5. Pasek narzędzi formatowania oferuje wiele narzędzi pozwalających zmieniać wygląd formatowanych komórek skoroszytu.
Rysunek 6.6. Rysunek przedstawia trzy różne liczby sformatowane za pomocą paska narzędzi formatowania na trzy różne sposoby.
Z menu głównego wybierz polecenie Format Komórki (rysunek 6.7) lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przejdź na zakładkę Liczby (rysunek 6.8).
Z listy Kategoria wybierz żądany sposób formatowania.
Jeżeli to konieczne, ustaw dodatkowe opcje formatowania. Dostępne opcje różnią się w zależności od wybranej kategorii - przykłady zostały przedstawione na rysunkach od 6.9 do 6.12. W polu Przykład wyświetlany jest wygląd aktywnej komórki po wybraniu danego sposobu formatowania.
Naciśnij przycisk OK.
Rysunek 6.7. Większość opisanych w niniejszym rozdziale poleceń formatujących komórki możesz odnaleźć w menu Format.
Rysunki 6.8, 6.9, 6.10, 6.11 i 6.12. Przykłady różnych sposobów formatowania wartości liczbowych, dostępne w oknie dialogowym Formatuj komórki.
Excel oferuje szereg opcji umożliwiających zmianę sposobu wyrównywania danych zapisanych w komórkach (rysunek 6.13):
Opcje wyrównywania tekstu pozwalają na zmianę położenia tekstu w obrębie komórki.
Opcje orientacji pozwalają na modyfikację kąta, o jaki obrócony będzie tekst wyświetlany w komórkach.
Opcje kontroli wyświetlania pozwalają na modyfikację sposobu wyświetlania tekstu w komórce.
Opcje kierunku tekstu pozwalają na zmianę kierunku wyświetlania tekstu (opcje te są szczególnie użytecznie w przypadku używania języków, w których słowa zapisywane są od prawej do lewej).
Sposób wyrównywania dla zaznaczonych komórek może być modyfikowany za pomocą paska narzędzi formatowania (rysunek 6.5) , bądź opcji zlokalizowanych na zakładce Wyrównanie okna dialogowego Formatuj komórki (rysunek 6.15).
Domyślnie Excel wyrównuje wpisywane teksty do lewego marginesu, a wpisywane liczby do prawego marginesu. Jest to tzw. Ogólny sposób formatowania.
Pomimo, że zazwyczaj nagłówki kolumn są centrowane na środku kolumny, to jednak w niektórych przypadkach będą wyglądać lepiej, jeżeli zostaną wyrównane do prawego marginesu (patrz rysunek 6.14).
Rysunek 6.13. Przykłady komórek sformatowanych przy użyciu różnych opcji wyrównywania.
Rysunek 6.14. Pomimo, że zazwyczaj nagłówki kolumn są centrowane na środku kolumny, to jednak w niektórych przypadkach będą wyglądać lepiej, jeżeli zostaną wyrównane do prawego marginesu.
Aby nadać wybranym komórkom jeden z predefiniowanych sposobów wyrównywania udostępnionych na pasku narzędzi formatowania wystarczy po prostu kliknąć na ikonie reprezentującej dany format:
Przycisk Wyrównaj do lewej 
powoduje wyrównanie zawartości komórki do
lewego marginesu.
Przycisk Wyśrodkuj 
ustawia zawartość dokładnie po
środku komórki.
Przycisk Wyrównaj do prawej 
powoduje wyrównanie zawartości komórki do
prawego marginesu.
Z menu głównego wybierz polecenie Format Komórki (rysunek 6.7) lub po prostu naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przejdź na zakładkę Wyrównanie (rysunek 6.15).
Wybierz odpowiednie opcje z listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Poziomo (rysunek 6.16):
Opcja Ogólne - nadaje komórce format ogólny
Opcja Lewa (Wcięcie) - wyrównuje zawartość komórki do lewego marginesu, jak również pozwala na dokonywanie wcięć tekstu.
Opcja Środek - ustawia zawartość dokładnie po środku komórki.
Opcja Prawa (Wcięcie) - wyrównuje zawartość komórki do prawego marginesu, jak również pozwala na dokonywanie wcięć tekstu.
Opcja Wypełnienie - powiela zawartość danej komórki aż do jej całkowitego wypełnienia
Opcja Wyjustuj - powoduje takie formatowanie komórki, aby wpisana zawartość z wyjątkiem ostatniego wiersza została wyrównana do obydwu marginesów.
Opcja Wyrównaj - zaznaczenie do środka centruje zawartość aktywnej komórki w całym obszarze zaznaczonych komórek.
Opcja Rozłożone (Wcięcie) - rozmieszcza tekst poziomo w komórce.
Wybierz odpowiednie opcje z listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Pionowo (rysunek 6.17):
Opcja Górne - wyrównuje zawartość do górnej krawędzi komórki
Opcja Środek - wyrównuje zawartość na środku komórki pomiędzy jej górną i dolną krawędzią.
Opcja Dolne - wyrównuje zawartość do dolnej krawędzi komórki
Opcja Wyjustuj - wyrównuje zawartość do środka komórki
Opcja Rozłożone - wyrównuje zawartość komórki w pionie symetrycznie w całej komórce.
Naciśnij przycisk OK.
Rysunek 6.15. Zakładka Wyrównanie okna dialogowego Formatuj komórki.
Rysunek 6.16. Opcje listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Poziomo.
Rysunek 6.17. Opcje listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Pionowo.
Aby nadać wybranym komórkom żądane wcięcie wystarczy po prostu kliknąć na przycisku reprezentującym dany rodzaj wcięcia:
Przycisk Zmniejsz wcięcie 
- zmniejsza wielkość wcięcia
zawartości komórki.
Przycisk Zwiększ wcięcie
- zwiększa wielkość
wcięcia zawartości komórki.
Z menu głównego wybierz polecenie Format Komórki (rysunek 6.7) lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przejdź na zakładkę Wyrównanie (rysunek 6.15).
Z listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Poziomo wybierz opcję Lewa (Wcięcie) (rysunek 6.16).
W polu Wcięcie wpisz żądaną wielkość wcięcia (rysunek 6.19).
Naciśnij przycisk OK.
Z menu głównego wybierz polecenie Format Komórki (rysunek 6.7) lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przejdź na zakładkę Wyrównanie (rysunek 6.15).
Ustaw żądane opcje z grupy Sterowanie tekstem.
Naciśnij przycisk OK.
Jak to zostało zilustrowane na rysunkach 6.20, 6.21 i 6.22, opcje Zawijaj tekst oraz Zmniejszaj, aby dopasować mogą być użyte do dopasowywania zawartości do rozmiarów komórki.
Rysunek 6.18. Wcięcie tej komórki zostało ustawione poprzez dwukrotne naciśnięcie przycisku Zwiększ wcięcie.
Rysunek 6.19. Aby zdefiniować wcięcie wystarczy ustawić opcje wcięcia w podany na rysunku sposób.
Rysunek 6.20. Zaznacz komórkę, w której nie mieści się zawartość.
Rysunek 6.21. Wygląd komórki z rysunku 6.20 po wybraniu opcji Zawijaj tekst.
Rysunek 6.22. Wygląd komórki z rysunku 6.20 po wybraniu opcji Zmniejszaj, aby dopasować.
Zaznacz komórkę(ki), której zawartość chcesz wyśrodkować, łącznie z sąsiednimi komórkami (rysunek 6.23).
Naciśnij
przycisk Scal i wyśrodkuj
znajdujący się na pasku
narzędzi formatowania.
Zawartość zaznaczonej komórki zostanie przesunięta i umieszczona
pośrodku zaznaczonego obszaru (rysunek 6.24).
Zaznacz komórkę(ki), której zawartość chcesz wyśrodkować, łącznie z sąsiednimi komórkami (rysunek 6.23).
Z menu głównego wybierz polecenie Format Komórki (rysunek 6.7) lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przejdź na zakładkę Wyrównanie (rysunek 6.15).
Z listy rozwijanej Wyrównanie tekstu: Poziomo wybierz opcję Środek (rysunek 6.16).
Zaznacz opcję Scalaj komórki.
Naciśnij
przycisk OK.
Zawartość zaznaczonej komórki zostanie przesunięta i umieszczona
pośrodku zaznaczonego obszaru (rysunek 6.24).
Opisana technika jest szczególnie przydatna podczas tworzenia nagłówków różnego rodzaju zestawień.
Podobne rezultaty możesz osiągnąć wybierając w kroku 4 opcję Wyrównaj zaznaczenie do środka (rysunek 6.16) i następnie pomijając krok 5. W takiej sytuacji zaznaczone komórki nie zostaną jednak scalone i ich zawartość może mieć wpływ na formatowanie.
Rysunek 6.23. Zaznacz komórki, które chcesz scalić i wyśrodkować.
Rysunek 6.24. Komórki zostają scalone a ich zawartość wyśrodkowana.
Z menu głównego wybierz polecenie Format Komórki (rysunek 6.7) lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przejdź na zakładkę Wyrównanie (rysunek 6.15).
Ustaw odpowiednie opcje w obszarze Orientacja (rysunek 6.25), używając jednej z poniższych metod:
Aby zawartość komórki była wyświetlana w pionie powinieneś nacisnąć przycisk Orientacja pionowa.
Aby zawartość komórki była obrócona o określony kąt przeciągnij ramię oznaczone czerwonym rombem tak, aby ustawić żądany kąt obrotu tekstu.
Aby zawartość komórki była obrócona o określony kąt wpisz wartość wybranego kąta w polu Stopnie.
Naciśnij przycisk OK.
Opcje orientacji tekstu nie są dostępne, jeżeli z listy Wyrównanie tekstu: Poziomo zostanie wybrana opcja Wyrównaj zaznaczenie do środka (rysunek 6.16). Aby opcje orientacji były dostępne, musisz z tej listy wybrać inną opcję.
W polu Stopnie możesz podać zarówno dodatnie jak i ujemne wartości kąta obrotu (rysunek 6.25)
Obrócona zawartość komórki wygląda znacznie lepiej na wydruku niż na ekranie (rysunek 6.25).
Zmiana orientacji komórki może pociągnąć za sobą zmianę wysokości wiersza, w której dana komórka się znajduje (rysunek 6.26).
Zmiana orientacji tekstu w nagłówkach kolumn często pozwala na uzyskanie mniejszej szerokości takich kolumn, co z kolei umożliwia umieszczenie na stronie wydruku (bądź na ekranie) większej ilości danych. Więcej informacji na temat zmiany szerokości kolumn znajdziesz w dalszej części tego rozdziału.
Rysunek 6.25. Za pomocą opcji Orientacja możesz zmienić sposób wyświetlania zawartości komórki.
Rysunek 6.26. Za pomocą opcji umieszczonych na zakładce Wyrównanie okna dialogowego Formatuj komórki możesz osiągnąć całą gamę różnorodnych efektów.
Domyślną czcionką używaną przez program Excel jest Arial o rozmiarze 10 punktów. Oczywiście w każdej chwili możesz zmienić sposób formatowania wielu opcji czcionek w dowolnym obszarze arkusza, tak jak to przedstawiono na rysunku 6.27:
Czcionka - jest to inaczej mówiąc krój pisma, używany do wyświetlania znaków na ekranie. Excel umożliwia korzystanie ze wszystkich, prawidłowo zainstalowanych w systemie czcionek.
Styl czcionki - określa tzw. wagę oraz kąt ustawienia znaków czcionki. Zazwyczaj do wyboru masz następujące style: Normalny, Pogrubiony, Kursywa i Pogrubiona kursywa.
Rozmiar czcionki - określa rozmiar czcionki wyrażony w punktach*).
Podkreślenie - określa sposób podkreślenia znaków czcionki. Nie należy mylić podkreślenia czcionki z obramowaniem komórki (np. na dolnej krawędzi) - te dwa elementy nie mają ze sobą nic wspólnego.
Kolor - określa kolor, w jakim czcionka jest wyświetlana na ekranie (drukowana na drukarce).
Efekty - różnego rodzaju dodatkowe efekty specjalne mające wpływ na sposób wyświetlania czcionki.
Zmiany formatowania czcionek możesz dokonać za pomocą paska narzędzi formatowania, skrótów klawiszowych oraz okna dialogowego Formatuj komórki.
Zmianom formatowania czcionki mogą podlegać nawet pojedyncze znaki. Aby zmienić sposób formatowania pojedynczego znaku powinieneś dwukrotnie kliknąć na wybranej komórce, zaznaczyć znak (znaki), których formatowanie chcesz zmodyfikować (rysunek 6.28) a następnie zastosować wybrane opcje formatowania (rysunek 6.29).
Rysunek 6.27. Przykład zmiany sposobu formatowania czcionek, obejmujący zmianę kroju, rozmiaru oraz stylu użytych czcionek.
Rysunek 6.28. W komórce możesz zaznaczyć nawet pojedyncze znaki.
Rysunek 6.29. . a następnie zmienić sposób formatowania czcionki.
Zaznacz komórki lub znaki, w których chcesz zmienić sposób formatowania czcionki.
Aby
zmienić krój czcionki wybierz odpowiedni krój z listy rozwijanej Czcionka (rysunek 6.30).
lub
Kliknij w polu Czcionka
(jego zawartość zostanie zaznaczona) (rysunek 6.31), a następnie
wpisz nazwę wybranej czcionki (rysunek 6.32) i naciśnij klawisz Enter.
Aby
zmienić rozmiar czcionki wybierz odpowiednią opcję z listy
rozwijanej Rozmiar czcionki
(rysunek 6.33).
lub
Kliknij w polu Rozmiar czcionki
(jego zawartość zostanie zaznaczona), a następnie wpisz wybrany
rozmiar czcionki i naciśnij klawisz Enter.
Aby zmienić styl czcionki naciśnij dowolną kombinację przycisków stylów czcionki lub naciśnij odpowiadające im kombinacje klawiszy:
Przycisk Pogrubienie 
lub kombinacja klawiszy CTRL-B - powoduje pogrubienie zaznaczonego
tekstu
Przycisk Kursywa 
lub kombinacja klawiszy CTRL-I - powoduje pochylenie zaznaczonego
tekstu.
Przycisk Podkreślenie 
lub kombinacja klawiszy CTRL-U - powoduje podkreślenie
zaznaczonego tekstu.
Aby zmienić kolor zaznaczonych znaków, wybierz odpowiednią opcję z menu podręcznego Kolor czcionki (rysunek 6.34).
Rozmiar czcionki może być zmieniany w zakresie od 1 do 409 punktów z krokiem co pół punktu (tak dla porównania, czcionka o rozmiarze 72 punkty ma wysokość 1 cala).
Wybranie opcji Automatyczny w menu podręcznym Kolor czcionki powoduje, że Excel sam dobiera kolor czcionki w oparciu o wybrane inne opcje formatowania.
Rysunek 6.30. Na liście rozwijanej Czcionka znajdziesz wszystkie czcionki, które są aktualnie zainstalowane na Twoim komputerze.
Rysunek 6.31. Kliknij w polu Czcionka (jego zawartość zostanie zaznaczona).
Rysunek 6.32. .a następnie wpisz nazwę czcionki, którą chcesz zastosować.
Rysunek 6.33. Rozmiar czcionki możesz wybrać z wygodnego menu rozwijanego.
Rysunek 6.34. Menu podręczne Kolor czcionki pozwala na szybką zmianę koloru zaznaczonych znaków.
Zaznacz komórki lub znaki, dla których chcesz zmienić sposób formatowania czcionki.
Z menu głównego wybierz polecenie Format Komórki (rysunek 6.7) lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przejdź na zakładkę Czcionka (rysunek 6.35).
Wybierz odpowiednie opcje:
Wybierz krój czcionki z listy Czcionka lub wpisz nazwę wybranej czcionki w polu tekstowym powyżej listy czcionek
Wybierz styl czcionki z listy Styl czcionki lub wpisz nazwę wybranego stylu w polu tekstowym powyżej listy stylów
Wybierz rozmiar czcionki z listy Rozmiar lub wpisz wybrany rozmiar czcionki w polu tekstowym powyżej listy rozmiarów czcionek
Wybierz sposób podkreślenia z listy rozwijanej Podkreślenie (rysunek 6.36)
Wybierz kolor czcionki z listy rozwijanej Kolor (rysunek 6.37)
Zaznacz wybrane opcje z grupy Efekty.
Kiedy tekst w polu Podgląd będzie odpowiadał Twoim potrzebom, naciśnij przycisk OK.
Aby przywrócić domyślną czcionkę wystarczy w oknie dialogowym Formatuj komórki zaznaczyć opcję Normalna czcionka (rysunek 6.35).
Jeżeli wybierzesz dowolny z księgowych rodzajów podkreślenia (lista rozwijana Podkreślenie, rysunek 6.36), to w przypadku, gdy w komórce znajduje się tekst, podkreśleniu podlega niemal cała szerokość komórki.
Wybranie opcji Automatyczny z listy rozwijanej Kolor powoduje, że Excel sam dobiera kolor czcionki w oparciu o wybrane inne opcje formatowania.
Rysunek 6.35. Zakładka Czcionka okna dialogowego Formatuj komórki.
Rysunek 6.36. Excel udostępnia kilka sposobów podkreślenia.
Rysunek 6.37. Lista rozwijana Kolor.
Excel oferuje wiele różnych stylów obramowań, które możesz stosować zarówno do pojedynczych komórek jak i całych grup komórek (rysunek 6.38).
Do zmiany obramowania komórek możesz wykorzystać pasek narzędzi formatowania bądź odpowiednie opcje okna dialogowego Formatuj komórki.
Zaznacz komórkę(ki), do których chcesz dodać obramowanie.
Z menu podręcznego przycisku Obramowanie wybierz odpowiednią opcję (rysunek 6.39).
Aby usunąć obramowanie z zaznaczonego obszaru komórek z menu podręcznego przycisku Obramowanie wybierz opcję Brak krawędzi (lewa, górna opcja menu). Jeżeli mimo to obramowanie nie zniknie, to powtórz tą operację również w sąsiednich komórkach.
Podkreślenia księgowe dostępne w liście rozwijanej Podkreślenie okna dialogowego Formatuj komórki (rysunek 6.36) nie są równoznaczne z obramowaniami komórki - nie rozciągają się na całą szerokość komórki oraz znikają, gdy komórka jest pusta.
Rysunek 6.38. Odpowiednie zastosowanie obramowań zwiększa czytelność arkusza (na naszym przykładzie w celu lepszego zilustrowania zagadnienia wyłączone zostały linie siatki; jak to zrobić dowiesz się w rozdziale 15).
Rysunek 6.39. Menu podręczne przycisku Obramowanie, znajdującego się na pasku narzędzi formatowania.
Zaznacz komórkę(ki), do których chcesz dodać obramowanie.
Z menu głównego wybierz polecenie Format Komórki (rysunek 6.7) lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przejdź na zakładkę Obramowanie (rysunek 6.40).
W grupie opcji Linia wybierz odpowiedni styli linii obramowania.
Jeżeli to konieczne, z listy rozwijanej Kolor wybierz odpowiedni kolor linii obramowania.
Ustaw rodzaj obramowania korzystając z jednej z poniższych metod:
Aby wybrać jeden z predefiniowanych rodzajów obramowania naciśnij wybrany przycisk z grupy Ustawienia wstępne (naciśnięcie przycisku Brak spowoduje usunięcie obramowania).
Aby dodać obramowanie wybranej krawędzi naciśnij odpowiadający jej przycisk z grupy Obramowanie.
Powtarzaj kroki 4, 5 i 6 aż do uzyskania żądanego wyglądu obramowania.
Naciśnij przycisk OK.
Aby uzyskać pożądany wygląd obramowania komórek arkusza będziesz zapewne musiał wielokrotnie powtarzać opisaną powyżej procedurę.
Rysunek 6.40. Zakładka Obramowanie okna dialogowego Formatuj komórki.
Mechanizm cieniowania komórek pozwala na wypełnianie tła komórek wybranym kolorem i/lub deseniem. Operacji takiej możesz dokonać za pomocą paska narzędzi formatowania bądź opcji okna dialogowego Formatuj komórki.
Za pomocą kombinacji dwóch kolorów i odpowiedniego deseniu możesz utworzyć bardzo ciekawe wzory wypełnienia tła komórek arkusza.
Dodając wypełnienie tła komórek powinieneś zachować umiar - wybranie zbyt ciemnego tła może spowodować, że zawartość komórki stanie się mało czytelna.
Aby poprawić czytelność zawartości komórki możesz wypróbować pogrubioną czcionkę.
Aby poprawić czytelność zawartości komórek powinieneś stosować zasadę "ciemne tło - jasna czcionka".
Zaznacz komórkę(ki), do których chcesz dodać cieniowanie.
Wybierz odpowiedni kolor z menu podręcznego przycisku Kolor wypełnienia (rysunek 6.42).
Aby usunąć cieniowanie z komórki wybierz z menu podręcznego przycisku Kolor wypełnienia opcję Brak wypełnienia.
Rysunek 6.41. Mechanizm cieniowania pozwala na zwiększenie atrakcyjności tworzonego arkusza.
Rysunek 6.42. Menu podręczne przycisku Kolor wypełnienia, znajdującego się na pasku narzędzi formatowania.
Zaznacz komórkę(ki), do których chcesz dodać cieniowanie.
Z menu głównego wybierz polecenie Format Komórki (rysunek 6.7) lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-1.
Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatuj komórki - przejdź na zakładkę Desenie (rysunek 6.43).
Wybierz odpowiedni kolor z palety kolorów w obszarze Cieniowanie komórki: Kolor - opcja ta odpowiada za kolor tła komórki.
Jeżeli to konieczne, z listy rozwijanej Deseń wybierz deseń, który zostanie nałożony na komórkę (rysunek 6.44).
Kiedy rezultat widoczny w polu Przykład jest zadowalający, naciśnij przycisk OK.
Po zdefiniowaniu wyglądu komórki przy pomocy opisanych wcześniej opcji formatowania, możesz zapisać sposób formatowania jako nowy styl komórki. Jest to dosyć zaawansowany mechanizm Excela, którego szczegółowe omówienie wykracza już poza ramy tej książki. Definiowanie stylów polega w uproszczeniu mówiąc, na powiązaniu wybranego sposobu formatowania komórki z określoną nazwą, dzięki czemu możesz później w łatwy sposób nakładać wybrany sposób formatowania bez konieczności przedzierania się przez kolejne opcje i menu. Takie rozwiązanie pozwala na znaczne zaoszczędzenie czasu projektowania arkusza i zapewnia spójność sposobów formatowania komórek (zwłaszcza podczas edycji bardzo rozbudowanych arkuszy).
Mechanizm stylów w programie Excel jest bardzo zbliżony do mechanizmów stylów znanego z popularnego edytora Microsoft Word.
Aby skorzystać ze stylów powinieneś z menu głównego wybrać polecenie Format Styl (rysunek 6.7).
Rysunek 6.43. Zakładka Desenie okna dialogowego Formatuj komórki.
Rysunek 6.44. Za pomocą listy rozwijanej Deseń możesz zmienić wygląd formatowanej komórki.
Excel udostępnia bardzo interesujący mechanizm formatowania warunkowego, który pozwala na automatyczne nadawania poszczególnym komórkom określonych sposobów formatowania w zależności od zawartości tych komórek.
Przykładowo, załóżmy, że posiadasz arkusz zawierający dane o wysokości obrotów uzyskanych przez poszczególnych sprzedawców Twojej sieci sklepów. Chciałbyś teraz aby komórki zawierające dane sprzedawców, którzy uzyskali obroty powyżej 5000,-zł były wyróżnione niebieskim kolorem, pogrubioną czcionką i czarnym obramowaniem. Do prostego przeprowadzenia takiej operacji możesz użyć wspomnianego mechanizmu formatowania warunkowego (rysunek 6.45).
Zaznacz komórkę(ki), w których chcesz zastosować formatowanie warunkowe.
Z menu głównego wybierz polecenie Format Formatowanie warunkowe (rysunek 6.7). Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatowanie warunkowe (rysunek 6.46).
Korzystając z pól tekstowych i list rozwijanych ustaw kryteria pierwszego warunku formatowania - patrz rysunek 6.47.
Naciśnij przycisk Formatuj. Na ekranie pojawi się specjalna wersja okna dialogowego Formatuj komórki, zawierająca tylko zakładki Czcionka, Obramowanie i Desenie (rysunek 6.48). Użyj opcji tego okna do ustawienia żądanego formatowania komórek spełniających kryteria pierwszego warunku formatowania.
Aby dodać kolejny warunek formatowania naciśnij przycisk Dodaj. Okno dialogowe zostanie rozszerzone o kolejny zestaw opcji umożliwiający wprowadzenie nowych kryteriów formatowania (rysunek 6.49). Powtórz operacje z punktów 3 i 4.
Aby wprowadzić kolejny warunek formatowania powtórz krok 5*).
Po zakończeniu naciśnij przycisk OK.
Rysunek 6.45. Mechanizm formatowania warunkowego pozwala na automatyczne nadawania poszczególnym komórkom określonych sposobów formatowania w zależności od zawartości tych komórek.
Rysunek 6.46. Okno dialogowe Formatowanie warunkowe.
Rysunek 6.47. Po ustawieniu powyższego warunku sformatowane zostaną tylko komórki, których wartość przekracza 5000.
Rysunek 6.48. Okno Formatuj komórki dla formatowania warunkowego udostępnia nieco ograniczony zestaw opcji.
Rysunek 6.49. Mechanizm formatowania warunkowego pozwala na zdefiniowanie kilku niezależnych warunków jednocześnie.
Malarz formatów pozwala na szybkie kopiowanie sposobu formatowania danej komórki do innych komórek -dzięki temu proces formatowania arkusza może ulec znacznemu przyspieszeniu i jednocześnie rozwiązanie takie zapewnia spójność sposobów formatowania poszczególnych zakresów komórek.
Zaznacz komórkę, której sposób formatowania chcesz przenieść do innej komórki.
Naciśnij przycisk Malarz formatów znajdujący się na pasku narzędzi formatowania. Wskaźnik myszki zmieni kształt na coś w rodzaju pędzla a dookoła zaznaczonej komórki pojawi się animowane obramowanie (rysunek 6.50).
Korzystając z myszki zaznacz komórki, do których chcesz skopiować sposób formatowania komórki źródłowej (rysunek 6.51). Po zwolnieniu przycisku myszki wybrane komórki zostaną sformatowane na wzór komórki źródłowej (rysunek 6.52).
Aby mieć możliwość zastosowania kopiowanego formatu w kilku różnych zakresach komórek powinieneś po zaznaczeniu komórki źródłowej dwukrotnie kliknąć na ikonie Malarza formatów. Aby zakończyć kopiowanie formatowania możesz ponownie kliknąć na ikonie Malarza formatów bądź po prostu nacisnąć klawisz ESC.
Do kopiowania formatów między komórkami możesz również wykorzystać polecenia Edycja Kopiuj i Edycja Wklej specjalnie (rysunek 6.53).
Rysunek 6.50. Po naciśnięciu ikony Malarza formatów wskaźnik myszki zmieni kształt na coś w rodzaju pędzla a dookoła zaznaczonej komórki pojawi się animowane obramowanie
Rysunek 6.51. Przy użyciu myszki zaznacz komórki, do których chcesz skopiować format komórki źródłowej.
Rysunek 6.52. Po zwolnieniu przycisku myszki wybrane komórki zostaną sformatowane na wzór komórki źródłowej.
Rysunek 6.53. Do kopiowania formatów między komórkami możesz również wykorzystać polecenia Edycja Kopiuj i Edycja Wklej specjalnie
Jeżeli wprowadzone do komórki dane przekraczają jej rozmiar, to możesz tak powiększyć szerokość kolumny, aby odpowiednio dopasować rozmiar komórki. Oczywiście w razie potrzeby możesz zmniejszać szerokość kolumn - masz wtedy możliwość umieszczenia na ekranie/wydruku większej ilości danych. Wysokość wierszy jest dobierana automatycznie, aczkolwiek w razie potrzeby możesz również ręcznie wprowadzić niezbędne modyfikacje. Excel oferuje dwa sposoby modyfikacji szerokości kolumn i wysokości wierszy: za pomocą myszki bądź przy użyciu poleceń menu Format.
Jeżeli wprowadzisz do komórki zbyt dużo tekstu, to nałoży on się na sąsiednie komórki (rysunek 6.54). Mimo, że wygląda to tak jakby tekst zajmował więcej niż jedną komórkę, to w rzeczywistości cały tekst jest zapisany tylko w tej komórce, w której rozpocząłeś wpisywanie (możesz to bardzo łatwo sprawdzić klikając w kolejnych komórkach i sprawdzając co się pojawia na pasku formuły - sąsiednie komórki naprawdę są puste!). Jeżeli sąsiednie komórki również posiadały swoją zawartość, to taki tekst będzie wyglądał jak obcięty (rysunek 6.55). Nie powinieneś się tym przejmować - cały tekst jest zapamiętany w komórce, w której został wpisany, a brakująca część jest po prostu przykryta zawartością kolejnych komórek.
Jeżeli w komórce znajduje się liczba, która przekracza rozmiar komórki, to Excel wypełnia całą komórkę znakami (rysunek 6.56). Aby wyświetlić taką liczbę na ekranie powinieneś zwiększyć szerokość kolumny (rysunek 6.57) lub zmienić sposób formatowania liczby (np. zmniejszyć ilość wyświetlanych miejsc dziesiętnych - patrz rysunek 6.58). Jak zmienić szerokość kolumny dowiesz się w następnym podrozdziale.
Ustawienie szerokości kolumny lub wysokości wiersza na 0 spowoduje ukrycie takiej kolumny/wiersza.
Rysunek 6.54. Jeżeli wprowadzisz do komórki zbyt dużo tekstu, to nałoży on się na sąsiednie komórki.
Rysunek 6.55. . chyba, że nie są one puste.
Rysunek 6.56. Jeżeli w komórce znajduje się liczba, która przekracza rozmiar komórki, to Excel wypełnia całą komórkę znakami
Rysunek 6.57. Aby wyświetlić taką liczbę na ekranie powinieneś zwiększyć szerokość kolumny.
Rysunek 6.58. .albo zmienić sposób formatowania liczby (np. zmniejszyć ilość wyświetlanych miejsc dziesiętnych).
Ustaw wskaźnik myszki na linii dzielącej nagłówki kolumn (rysunek 6.59) lub wierszy (rysunek 6.60), których szerokość/wysokość chcesz zmodyfikować. Wskaźnik myszki zmieni kształt na czarną belkę z dwiema małymi strzałkami.
Wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszki i przeciągnij:
aby zmniejszyć szerokość kolumny przeciągnij myszkę w lewo
aby zwiększyć szerokość kolumny przeciągnij myszkę w prawo
aby zmniejszyć wysokość wiersza przeciągnij myszkę w górę
aby zwiększyć wysokość wiersza przeciągnij myszkę w dół
W trakcie przeciągania razem ze wskaźnikiem myszki przesuwa się szara, kropkowana linia a obok wskaźnika pojawia się żółta etykietka z informacją o bieżącej szerokości/wysokości kolumny/wiersza (rysunek 6.61).
Zwolnij przycisk myszki szerokość kolumny/wysokość wiersza zostanie zmodyfikowana.
Zmieniając szerokość kolumny/wysokość wiersza dokonujesz modyfikacji dla całej kolumny/wiersza a nie tylko dla wybranych komórek.
Aby zmienić szerokość kilku kolumn/wysokość kilku wierszy jednocześnie powinieneś zaznaczyć takie elementy i przeciągnąć za krawędź jednego z nich.
Jeżeli przeciągając ustawisz szerokość kolumny/wysokość wiersza na 0 to taki element zostanie ukryty. Więcej informacji na temat ukrywania kolumn/wierszy znajdziesz w jednym z następnych podrozdziałów.
Aby szybko ustawić szerokość kolumny/wysokość wiersza tak, aby dopasowała się do szerokości/wysokości zawartości wystarczy dwukrotnie kliknąć na krawędzi nagłówka danej kolumny/wiersza. Więcej informacji na temat Autodopasowania znajdziesz w jednym z następnych podrozdziałów.
Rysunek 6.59. Ustaw wskaźnik myszki na linii dzielącej nagłówki kolumn .
Rysunek 6.60. . lub wierszy, których szerokość/wysokość chcesz zmodyfikować.
Rysunek 6.61. Wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszki a następnie przeciągnij w wybraną stronę.
Zaznacz kolumny/wiersze, których szerokość/wysokość chcesz zmodyfikować.
Z menu głównego wybierz polecenie Format Kolumna Szerokość (rysunek 6.62) lub Format Wiersz Wysokość (rysunek 6.63).
W oknie dialogowym Szerokość kolumn (rysunek 6.64) lub Wysokość wierszy (rysunek 6.65) wprowadź nowe wartości. Jednostką szerokości kolumny jest rozmiar standardowej czcionki Excela, natomiast wysokość wiersza jest mierzona w punktach (1 punkt = 1/72 cala).
Naciśnij przycisk OK.
Zaznacz kolumnę (rysunek 6.66) lub wiersz, który chcesz ukryć.
Z menu
głównego wybierz polecenie Format
Kolumna Ukryj (rysunek 6.62) lub Format Wiersz Ukryj (rysunek 6.63).
Zaznaczone kolumny/wiersze znikną z ekranu (rysunek 6.67).
Ukrycie kolumny/wiersza nie jest równoznaczne z jego usunięciem. Dane umieszczone w ukrytych kolumnach/wierszach nadal istnieją w arkuszu i formuły mogą się do nich odwoływać.
Zaznacz sąsiednie kolumny/wiersze ukrytej kolumny/wiersza (rysunek 6.68).
Z menu
głównego wybierz polecenie Format
Kolumna Odkryj (rysunek 6.62) lub Format Wiersz Odkryj (rysunek 6.63).
Ukryte do tej pory kolumny ponownie pojawią się na ekranie (rysunek
6.69).
Rysunek 6.62. Podmenu Kolumna menu Format.
Rysunek 6.63. Podmenu Wiersz menu Format.
Rysunki 6.64. i 6.65. Okna dialogowe Szerokość kolumn i Wysokość wierszy.
Rysunek 6.66. Zaznacz kolumnę, którą chcesz ukryć.
Rysunek 6.67. Po wybraniu polecenia Ukryj kolumna zniknie z ekranu.
Rysunek 6.68. Zaznacz wiersze sąsiadujące z wierszem ukrytym.
Rysunek 6.69. Po wybraniu polecenia Odkryj ukryty do tej pory wiersz pojawi się na ekranie.
Mechanizm Autodopasowania pozwala na automatyczne dobranie szerokości kolumny/wysokości wiersza do rozmiaru zapisanych w nich danych. Jest to znakomity sposób na efektywne gospodarowanie miejscem na arkuszu.
Zaznacz kolumny/wiersze, których szerokość/wysokość chcesz zmodyfikować (rysunek 6.70).
Z menu
głównego wybierz polecenie Format
Kolumna
Autodopasowanie obszaru (rysunek
6.62) lub Format Wiersz
Autodopasowanie (rysunek
6.63).
lub
Dwukrotnie kliknij na prawej krawędzi nagłówka danej kolumny (rysunek
6.59) lub dolnej krawędzi nagłówka wiersza (rysunek 6.60).
Rozmiary kolumny/wiersza zostaną automatycznie dopasowane do
zawartości (rysunek 6.71).
Jeżeli chcesz dopasować szerokość kolumny/wysokość wiersza do zawartości tylko wybranych komórek, bez zwracania uwagi na pozostałe, to wystarczy zaznaczyć takie komórki a dopiero potem wybrać polecenie Format Kolumna Autodopasowanie obszaru (rysunek 6.62) lub Format Wiersz Autodopasowanie (rysunek 6.63).
Aby zmniejszyć wymaganą szerokość kolumny powinieneś jak najczęściej korzystać z opcji Zawijanie tekstu oraz Autodopasowanie.
Rysunek 6.70. Zaznacz kolumny, których szerokość chcesz zmodyfikować.
Rysunek 6.71. Po zastosowaniu Autodopasowania szerokość kolumn zostanie dobrana do ich zawartości.
Rysunek 6.72. Zaznacz komórki, które Excel powinien brać pod uwagę przy Autodopasowaniu.
Rysunek 6.73. Po zastosowaniu Autodopasowania Excel zmienia automatycznie szerokość kolumny bazując na zawartości zaznaczonych komórek.
Mechanizm Autoformatowania umożliwia szybkie nadanie tworzonemu arkuszowi bardziej atrakcyjnego i przejrzystego wyglądu. Jeżeli tak jak ja nie lubisz "dłubaniny" i uważasz, że "projektowanie jest dla projektantów", to z pewnością polubisz tą funkcję.
Zaznacz obszar arkusza, który chcesz sformatować (rysunek 6.74).
Z menu głównego wybierz polecenie Format Autoformatowanie (rysunek 6.7). Na ekranie pojawi się okno dialogowe Autoformatowanie (rysunek 6.75).
Wybierz z listy odpowiadający Ci styl formatowania arkusza.
Naciśnij przycisk OK. Gotowe! (rysunek 6.76).
Aby mieć jakiś wpływ na sposób formatowania i wybrać, które z elementów zostaną automatycznie sformatowane możesz skorzystać z przycisku Opcje, znajdującego się w prawej części okna dialogowego Autoformatowanie. Jego naciśnięcie spowoduje wyświetlenie ukrytej do tej pory części okna Autoformatowanie, w którym możesz wybrać opcje dotyczące poszczególnych formatowanych elementów (rysunek 6.77). Aby wyłączyć formatowanie danego elementu po prostu usuń zaznaczenie reprezentującej go opcji.
Rysunek 6.74. Zaznacz obszar arkusza, który chcesz sformatować.
Rysunek 6.75. Okno dialogowe Autoformatowanie.
Rysunek 6.76. Arkusz z rysunku 6.74 sformatowany za pomocą Autoformatowania.
Rysunek 6.77. Aby mieć jakiś wpływ na sposób formatowania i wybrać, które z elementów zostaną automatycznie sformatowane możesz skorzystać z przycisku Opcje, znajdującego się w prawej części okna dialogowego Autoformatowanie.
Aby całkowicie usunąć formatowanie z komórek arkusza nie naruszając przy tym ich zawartości powinieneś skorzystać z polecenia Edycja Wyczyść Formaty (rysunek 6.79).
Po usunięciu formatowania przywracana jest domyślna czcionka arkusza a wszystkim komórkom nadawany jest format Ogólny. Usunięcie formatowania powoduje również usunięcie wszelkich obramowań i wypełnień.
Usunięcie formatowania nie ma wpływu na szerokość kolumn ani wysokość wierszy.
Zaznacz komórki, z których chcesz usunąć formatowanie (rysunek 6.78).
Z menu
głównego wybierz polecenie Edycja
Wyczyść Formaty (rysunek 6.79).
Formatowanie zostaje usunięte, ale zawartość komórek pozostaje
nienaruszona (rysunek 6.80).
Rysunek 6.78. Zaznacz komórki, z których chcesz usunąć formatowanie.
Rysunek 6.79. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja Wyczyść Formaty
Rysunek 6.80. Formatowanie zostanie usunięte, ale zawartość komórek pozostaje nienaruszona.
|
