Innehållsförteckning:

Inledning 

1.2 Syfte

1.3 Metod

Mintzbergs beskrivning av olika situationsfaktorer

2.1 En organisations ålder och storlek 

Företagets tekniska system

2.3 Organisationens omgivning och företagets miljö

2.4 Makt 

Sammanfattning 

Diskussion

Inledning

Organisationsdesign står för utformningen av hur arbete fördelas, samordnas och anpassas. Till hjälp i organisationsutformningen finns diverse designparametrar såsom utformning av arbetsuppgifter, utformning av övergripande struktur, utformning av planerings- och styrsystem samt utformning av beslutssystem. Enligt Mintzberg består en organisation av fem delar som kan beskrivas som den strategiska ledningen, mellancheferna, den operativa kärnan, teknostrukturen och stöd/service enheterna. Hur dessa fem delar fördelas inbördes i organisationen beror på företagets verksamhetsstruktur det vill säga hur de har löst arbetsfördelningen, arbetssamordningen och arbetsanpassningen.

En organiserad verksamhet baserad på mänsklig interaktion har grundbehoven av en arbetsstyrka för att utföra arbetsuppgifterna och koordination av arbetsuppgifterna för att uppnå verksamhetens mål. Arbetsfördelningen, även kallad specialiseringen i ett företag beskrivs i form av en hög/låg, vertikal eller horisontell specialisering som visar hur företagets arbete utförs. För att utforma lämplig organisationssamordning kan man studera olika koordinationsmekanismer och samordningsfunktioner. Koordinations-mekanismer såsom ömsesidigt samarbete, direkt styrning, standardiserad arbetsprocess, standardiserad output och standardisering av kunskaper och färdigheter som är olika sätt att beskriva hur en organisation hålls samman. Samordningsfunktioner såsom särskilda samordnare, arbetsgrupper, integrerande chefer och matrisstruktur är olika sätt att beskriva uppbyggnaden av samordningen. Vid utformningen av organisationens anpassning bör man ta ställning till hur verksamheten kan grupperas. Det finns ett antal tänkbara alternativ till gruppering, som enligt Mintzberg kan ske efter kunskap och skicklighet, efter arbetsprocess och funktion, efter tid, efter produkter, efter hand eller efter geografisk indelning. Enligt Mintzberg finns även olika situationsfaktorer som starkt präglar organisationsdesignen. Ålder och storlek, det tekniska systemet, omgivning/ miljö och makt är de situationsfaktorer han redovisar för. Hur påverkar då dessa olika situationsfaktorer utformningen av en organisation, och hur kan man med utgångspunkt av Mintzbergs beskrivningar av situationsfaktorerna förvänta sig att en organisations struktur påverkas.

Syfte

I detta PM ska vi redogöra för hur Mintzberg beskriver de olika situationsfaktorerna ålder, storlek, tekniskt system, miljö och makt. Vi ska även diskutera hur de olika situations faktorer, utifrån Mintzbergs beskrivningar, kan förväntas påverka en organisations struktur.

Metod

Diskussionen och resonemanget kring ovanstående syfte är baserat på informationen ur boken "Structure in flives" av Henry Mintzberg. Utgångspunkten som valts för att beskriva olika situationsfaktorers inflytande på en organisationsstruktur är Mintzbergs beskrivningar och hypoteser av ålderns och storlekens, det tekniska systemets, miljöns och omgivningens samt maktens påverkan. Vidare har sökningar ur databaser utförts för att hämta information som kan exemplifiera ovanstående faktorer.

Mintzbergs beskrivning av olika situationsfaktorer

En organisations ålder och storlek

Mintzbergs beskrivning av ålderns och storlekens påverkan på organisationsstrukturen utgår ifrån fem hypoteser, varav två berör företagets ålder och tre berör storleken på företaget. I sin första hypotes beskriver Mintzberg hur äldre organisationer ofta har ett mer formaliserat beteende. Han använder sig av argumentet att allt redan setts eller upplevts förut. De till synes nya problem som uppstår har med stor sannolikhet redan inträffat och har därmed redan hanterats någon gång. I sin andra hypotes för Mintzberg fram att organisationsstrukturen präglas av den period för vilken industrin tillkom. Han för fram hur industrins organisationsfunktioner grundar sig på fyra områden. I första området inkluderas jordbruk, konstruktionsfirmor och detaljhandel, i det andra inkluderas järnvägar och kolgruvor, i det tredje inkluderas motorcyklar, kemikalier och elektriska nyttigheter och i det fjärde inkluderas rymdteknik, elektronik och filminspelning. Dessa fyra områden visar sig ha olika tyngd av personliga relationer, mängden professionella chefer, storlek på personalavdelning och användningen av professionell administrativ struktur. Han påvisar med andra ord att det finns ett förhållande mellan industriåldern och specialisering liksom mellan användandet av professionellt tränade personalpositioner. I sin tredje hypotes belyser han hur stora organisationer tenderar att ha många specialiserade befattningar, många differentierade enheter och många utvecklade administrativa rutiner. Mintzberg menar att detta är nödvändigt för att en stor och växande organisation ska fungera. Detta medför i sin tur krav på en effektiv samordning som underlättas av välutvecklade administrativa rutiner. För att kunna hantera en stor organisation behövs tydliga ramar för att inte försumma delar av verksamheten. I sin fjärde hypotes för Mintzberg fram hur växande organisationer får allt större genomsnittliga enheter varvid det krävs större planering inom enheterna. Då enheterna blir större får de möjlighet att avknoppas varvid det är viktigt att utarbeta en administrativ hierarki. I sin femte och avslutande hypotes om ålderns och storlekens inflytande över organisationsstrukturen belyser han att även storleken så väl som åldern för med sig ett mer formaliserat beteende. Beteenden är sannolika att upprepa sig och blir därmed mer förutsägbara. I en stor organisation behöver ledningen kunna förutsäga individers beteenden varvid arbetsbeskrivningar, regler och procedurer utformas. Han menar att stora organisationer kommer att vara tydligare styrda av regler.

Företagets tekniska system

Organisationens omgivning och företagets miljö

Organisationer påverkas bland annat av den miljö den befinner sig i. Om det är en stabil miljö innebär det enligt Mintzberg att den är förutsägbar. Om den däremot är dynamisk så är den oförutsägbar. Det som kan göra miljön dynamisk är exempelvis svängningar i konjunkturen. Man måste även ta hänsyn till hur komplex eller enkel produktionen är när man ska se till miljön. Ytterligare en faktor som påverkar miljön är marknadens mångfald. Om det är en integrerad eller varierad marknad. Den sista påverkan är om miljön är generös eller hotande. En hotande omgivning kan innebära mycket hård konkurrens eller dålig tillgång på resurser. Fientliga miljöer är ofta dynamiska.

Det går att förutsäga framtiden i en stabil miljö enligt Mintzberg, detta gör det lättare att standardisera verksamheten och att formalisera vilket leder till en byråkratisk struktur på organisationen. I en dynamiska miljö däremot finns behov av flexibilitet. Det blir viktigt med direkt övervakning och ömsesidig anpassning vilket leder till en organisatorisk struktur. I en enkel miljö kan en person hålla koll på verksamheten, den är därför centraliserad. I en mer komplex miljö kan däremot inte en person längre behålla all kontroll, det blir här nödvändigt med decentralisering.

*En stabil och komplex miljö leder till decentralisering, det kan exemplifieras med ett sjukhus som har en massa uppgifter som kräver specialisering inom vissa områden. Komplexiteten består i att de olika avdelningarna är beroende av varandra.

*Dynamisk och komplex miljö kan man finna inom byggsektorn eftersom efterfrågan styr arbetsuppgifterna där och alla arbetsuppgifter är beroende av varandra.

*En stabil och enkel miljö kan vara en liten organisation som koncentrerar sig på en specialistkunskap.

*Dynamisk och enkel miljö kan beskrivas som en mindre specialistfirma inom byggsektorn som alltså är beroende av samma faktorer som byggbranschen.

Mintzberg visar alltså att det är en kombination av olika miljöfaktorer som spelar in, man kan inte säga att en organisation bara möter en av dessa miljöer, ofta är det en blandning av flera. Som ett exempel kan sägas att de ekonomiska förhållandena kan vara dynamiska medan de politiska är stabila. Exempel ur verkligheten.

Makt

Maktförhållandena inom en organisation utgår enligt Mintzberg från tre hypoteser. I den första hypotesen beskriver Mintzberg att det finns två sätt att kontrollera en organisation. Det första och ett av de mest effektiva sätten att föra en extern ledning är att VD:n , i egenskap av företagets mäktigaste person, hålls ansvarig för hur företaget ska agera i olika situationer. Det andra sättet är att tvinga organisationen till klart definierade regler. Den förra centraliserar strukturen medan den senare formaliserar den. När externa makthavare får kontroll över organisationen förlorar den sitt självstyre. Det leder till att organisationens struktur får en större betydelse, den blir mer centraliserad och formaliserad. Den andra hypotesen består i att medlemmar inom organisationen vill ha mer makt. Det kan gälla allt från att kontrollera andra medarbetare till att ha kontrollen över beslut i anslutning till deras eget arbete.

Nya strukturer kommer och går och det är detta Mintzberg presenterar i sin tredje hypotes. En del organisationer följer med modet även fast den strukturen inte alls passar just deras organisation, de gör detta för att följa med i utvecklingen.

Sammanfattning

dddddddddddddddddddddddddddd

Diskussion

personifiering

kultur

nationella skilnader