Автоматизована система управління потоками робіт і організації конфіденційного документообігу Optima

Автоматизована система управління потоками робіт і організації &# 424b18e 1082;онфіденційного документообігу Optima

Автоматизована система управління потоками робіт і організації &# 424b18e 1082;онфіденційного документообігу Optima-WorkFlow є інтегрованим апаратно-програмним рішенням, призначеним для автоматизації &# 424b18e 1089;творення, обробки, збереження залучених до ділових процесів об’єктів й здійснення контролю за перебігом виконання робіт над об’єктами і їхніми результатами, а також для забезпечення доступу користувачів до об’єктив зі своїх робочих місць.

Система використовує функціональність потужних серверних продуктів сімейства MS BackOffice і кращих у своєму класі засобів кінцевого користувача MS Office і може функціонувати як у локальних, так і корпоративних розподілених мережах.

розподілена між сукупністю програмних модулів (рис. 5.7), що можуть бути встановлені на різноманітні клієнтські станції або серверне обладнання в корпоративній мережі, у залежності від методів організації &# 424b18e 1087;роцесів документообігу і створення робочих місць користувачів.

. Функціональний склад системи Optima-WorkFlow

Програмний додаток Адміністратор є однієї з компонент комплексної системи автоматизації &# 424b18e 1091;правління потоками робіт та організації &# 424b18e 1082;онфіденційного документообігу. Цей додаток встановлюється на комп’ютерах, призначених для використання на робочих місцях співробітників, які мають повноваження робити загальні настроювання і вести загальносистемні бібліотеки.

Адміністраторами системи призначаються ті з користувачів системи, хто уповноважені виконувати весь перелік функцій із ведення управляючих налагоджувань системи, що підтримуються можливостями модуля, і хто ознайомлений з принципами організації &# 424b18e 1087;отоків робіт і документообігу. Система не накладає обмежень на кількість користувачів, які наділені повноваженнями адміністратора, але наявність хоча б одного адміністратора є обов’язковою умовою.

ведення і систематизація ієрархічно організованої структури місць зберігання і обробки документів шляхом їх синхронізації &# 424b18e 1079; виділеними теками загального доступу;

інвентаризація документів, залучених в документообіг, що призначена для визначення їх облікових характеристик, приналежності до конкретних технологічних процесів і маршрутних схем, виконання операцій по архівації &# 424b18e 1085;еобхідних документів і очищенню сховищ від чорнових версій документів;

спрямування документів.

, який отримав від адміністратора повноваження розробляти і редагувати маршрутні схеми документообігу установи. Маршрутна схема визначає послідовність проходження документом етапів обробки від початкового етапу до кінцевого. Кожний цикл проходження документом всіх етапів обробки від початкового етапу маршрутної схеми до кінцевого називається технологічним процесом. Різноманіття форм і видів документів, які різняться послідовністю їхньої обробки різноманітними інстанціями у межах установи, зумовлює наявність відповідної кількості маршрутних схем, а різноманітний вміст тих самих документів – наявність відповідної кількості технологічних процесів.

виведення звіту про властивості етапів маршрутних схем в текстовий редактор MS Word.

системи, який має повноваження від адміністратора контролювати виконання потоків робіт і перебіг процесів створення та обробки документів.

експорт результатів виконання технологічного процесу у формат MS Project;

(роботи), що працюють відповідно до заданих умов і виконують зазначені дії над об’єктами документообігу. Функціональні можливості модуля

запуску і модифікації &# 424b18e 1088;оботів. Функція виклику роботів може бути реалізована лише за умови надання йому спеціальних прав, які призначаються у режимі Користувачі додатку Адміністратор.

є одним із компонентів системи управління потоками робіт та організації &# 424b18e 1082;онфіденційного документообігу. Функціональне призначення компоненти – забезпечення функціонування електронного підпису документів та шифрування документів. Для забезпечення обробки документів необхідно встановити бібліотеку криптографічних перетворень на кожній комп’ютер. У ній використовуються алгоритми держстандартів 28147-89, 34.11-94 і 34.10-94 для операцій шифрування/розшифрування, хешированія і виробітки/перевірки цифрового підпису і генерації &# 424b18e 1087;араметрів для неї. Всі секретні дані не виходять за межі даної бібліотеки і після використання знищуються в пам’яті.

об’єктів документообігу, що є доступними користувачеві відповідно до його прав. У правій частині вікна – опис документів відображаються , що

, техпроцес, маршрутна схема, , сховище, , виконавець, дата, статус документа, реєстраційна картка.

. У цей же час, у спеціальному вікні нагадування система інформує користувача про те, які роботи йому необхідно виконати на поточному етапі обробки. Більш того, у перелік відкритих документів у правій частині робочого вікна додається вказівка про цей відкритий для обробки документ.

. Після обробки документа, якщо він оброблявся не в режимі для читання, користувачу надається діалог Встановлення властивостей документа, у якому він повинен визначити стан документа, обрати місця обробки і зберігання для розсилання у випадках вільної маршрутизації &# 424b18e 1081; умовного розсилання, а також ввести позначку про наявність електронного підпису на документі.

. Реєстраційна картка певної, раніш заведеної, форми створюється при завершенні процесу створення першої версії об’єкта. При завершенні модифікації &# 424b18e 1074;сіх інших версій такого об’єкта реєстраційна картка може бути модифікована.

. Накладення резолюції &# 424b18e 1072;бо завдання анотації &# 424b18e 1079;дійснюється з допомогою

. До опису можуть бути додані нові технологічні процеси. Після обирання процесу користувач може: створити новий документ; створити документ за шаблоном, що містить, поза іншим, відомості про додаток-оброблювач; створити документ із файлу; створити документ за допомогою сканування.

виклик на обробку версій документів, створених в у середовищі MS Office;

налаштування деталізації &# 424b18e 1086;пису документів;

Основною метою впровадження системи є створення в установи повноцінної, розвиненої системи управління потоками робіт, зокрема – документообігу, механізмів для виконання технологічних процесів обробки документів, ланцюжків взаємозв’язаних робіт, а також для організації &# 424b18e 1082;онтролю і управління за цими процесами.