UNIVERSITATEA DIN BUCUREsTI
FACULTATEA DE LITERE
CUPRINS
I. Informatizarea bibliotecilor: Notiuni generale
II. Sisteme integrate si Servicii Bibliografice
III. Informatizarea proceselor de biblioteca
IV. Software de biblioteca
V. Concluzii
VI. Bibliografie selectiva
I. INFORMATIZAREA BIBLIOTECILOR: NOŢIUNI GENERALE
Termenul "informatica" a fost creat în 1962 prin fuziunea "informatiei" si "automaticii" (sau electronicii).
În 1967 Academia Franceza definea informatica drept "stiinta prelucrarii rationale în special prin masini automate, a informatiei considerate ca suport al cunostintelor omenesti si a comunicatiilor în domeniul tehnic, economic si social". (1) Definitia implica colectarea, analiza, organizarea si stocarea într-o maniera accesibila calculatorului, a datelor sub o forma elaborata si conventionala numite informatii.
Informatica a patruns în lumea bibliotecilor înca din primii sai ani de existenta.
De câteva decenii se vorbeste de automatizarea sau informatizarea bibliotecilor. Termenii "informatizare" si "automatizare" sunt sinonimi. "Informatizarea" este folosit cu precadere în spatiul francofon iar "automatizarea" este folosit în tarile care utilizeaza limba engleza. În România se vorbeste atât de informatizarea cât si de automatizarea bibliotecilor.
În esenta, un proces de automatizare presupune colectarea unor date, prelucrarea acestora cu ajutorul calculatorului si obtinerea unor informatii. Informatiile sunt produsul obtinut în urma procesului de automatizare dar, în acelasi timp, pot fi date pentru un alt proces de automatizare. Potrivit lexicului de informare si documentare, data reprezinta: "fapt sau notiune (informatie) reprezentate sub forma conventionala convenabila pentru comunicarea, interpretarea sau prelucrarea fie de catre om fie prin mijloace automatizate". (2) În activitatea de biblioteca, prelucrarea datelor nu înseamna doar transpunerea într-o forma automatizata a proceselor biblioteconomice traditionale. Automatizarea bibliotecilor înseamna mult mai mult. Pe lânga sporirea eficientei prin marirea vitezei si acuratetei activitatilor si reducerea rendundantelor, automatizarea proceselor de biblioteca presupune si realizarea de sinteze elaborate (aproape imposibil de realizat în sistem traditional), realizarea de produse noi oferite utilizatorilor, posibilitatea de integrare într-un sistem national (si chiar international) de informare.
Datele create si utilizate de biblioteca sunt organizate în baza de date. Bazele de date sunt: "colectii de date organizate în scopul optimizarii prelucrarii acestora în contextul unor activitati determinate. Baza de date necesita utilizarea unui sistem de gestiune a bazelor de date". (3)
Automatizarea este privita în acest moment ca o necesitate si nu ca o optiune, de catre toate bibliotecile. Automatizarea proceselor de biblioteca ofera o multime de avantaje atât pentru biblioteca si bibliotecari cât, mai ales, pentru utilizatori deoarece serviciile oferite sunt mult mai prompte si mai adecvate solicitarilor.
Bibiotecile ar trebui automatizate din cel putin trei motive: "pentru a face ceva mai putin costisitor, mai rapid si cu o mai mare acuratete". (4)
Alain Jacquesson în studiul sau "L'informatisation des bibliotheques" a identificat urmatoarele motive pentru care se informatizeaza bibliotecile(5)
a) Ameliorarea serviciilor tehnice
Informatizarea permite ameliorarea serviciilor tehnice sub aspectul calitatii activitatiilor efectuate si produselor oferite cât si sub aspectul rapiditatii, al sporirii eficientei muncii.
În procese precum achizitia, circulatia documentelor etc. efectele informatizarii se observa imediat.
b) Control costurilor
Când o biblioteca decide sa se informatizeze spera sa reduca costurile. Nu se realizeaza însa, în mod obligatoriu acest lucru. Notiunea de "cost" (în sens pur economic) aplicata bibliotecilor este, cu unele exceptii, o notiune putin cunoscuta. Se evalueaza în general costul unitar al operatiunilor (împrumut, catalogare, indexare etc), costurile generale ale bibliotecii dar este dificil de apreciat care vor fi costurile în cazul informatizarii bibliotecilor. Este greu de apreciat costul informatizarii întrucât la costul hardware-ului si software-ului se adauga costul activitatiilor propriu-zise, costul noilor servicii oferite, costul întretinerii sistemului, costul actualizarii sistemului etc.
Chiar daca se cunoaste costul global al informatizarii este dificil de apreciat raportul cost/performanta cu alte cuvinte eficienta unui sistem informatizat de biblioteca nu depinde doar de eficienta proprie a sistemului ci si de o serie de variabile care îti spun de fapt cuvântul hotarâtor în activitatile informatizate de biblioteca. Aceasta eficienta se observa în timp.
c) Ameliorarea serviciilor (în special cele pentru utilizatori).
Este admis faptul ca informatizarea aduce ameliorari evidente la serviciile deja existente. Creste viteza de lucru, datele sunt mai complete, se realizeaza mai usor cataloagele colective, bibliografiile etc.
d) Înbunatatirea managementului de biblioteca.
Informatizarea poate furniza elemente de baza în fundamentarea deciziilor, poate ajuta într-o foarte mare masura managementul bibliotecii. Informatizarea proceselor de biblioteca alaturi de compartimentul administrativ si de gestiune al bibliotecii permite managerilor sa ia cele mai bune decizii în cel mai scurt timp.
e) Reorganizarea bibliotecii
Trecerea de la procedurile traditionale la producerile informatizate genereaza la nivelul bibliotecilor o serie de reorganizari ale activitatilor. Informatizarea produce modificari esentiale în activitatea bibliotecilor: se modifica activitatea în sine a serviciilor, continutul diverselor activitati si mai ales se produc modificari la nivelul personalului de biblioteca, a psihologiei acestuia si a relatiilor interpersonale.
f) Raspunsul la criza sistemului manual
Este evident faptul ca sistemul traditional, manual al activitatilor de biblioteca se afla adesea în situatii de criza. Solicitarile tot mai diversificate ale utilizatorilor, volumul mare de munca, incapacitatea de a pastra un control permanent si efectiv asupra masei de informatii si documente determina o eficienta din ce în ce mai scazuta a sistemelor traditionale. Informatizarea pare a fi solutia la multiplele probleme cu care se confrunta în prezent bibliotecile.
g) Cooperarea
Astazi mai mult ca oricând bibliotecile sunt condamnate sa coopereze. Imposibilitatea de a asigura servicii si produse de informare doar pe baza colectiilor proprii obliga bibliotecile sa coopereze. Informatizarea, prin posibilitatea pe care o ofera de legare în retele permite o reala cooperare între biblioteci. Pe lânga schimbul de documente se realizeaza, mai ales, schimburi informationale sau, pur si simplu, informarea din surse externe bibliotecii.
h) Informatizarea pentru sine
Crearea de baze de date proprii, arhivarea diverselor informatii pot constitui o motivatie puternica de informatizare si implicit de dezvoltare a institutiei.
Informatizarea nu mai este o optiune ci o necesitate. Ea poate modifica profund organizarea muncii si implicit a posturilor în care se realizeaza anumite sarcini. Se reduce timpul afectat anumitor activitati, se diminueaza costurile, se reduc redundantele. Toate schimbarile pe care le aduce informatizarea trebuie sa fie compatibile cu arhitectura interioara a cladirilor care trebuie sa ofere o anumita flexibilitate precum si posibilitatea de permanenta remodelare a arhitecturii externe a sistemului.
Repere istorice
Automatizarea activitatilor biblioteconomice a început cu peste doua decenii în urma ca urmare a cresterii rapide a nevoi de informare a utilizatorilor si datorita dezvoltarii extraordinare a tehnicii de calcul si apoi a tehnologiei telecomunicatiilor.
La sfârsitul anilor '80 majoritatea
bibliotecilor din
Doua mari realizari au pregatit calea pentru introducerea rapida a sistemelor de calcul în biblioteca. Prima mare realizare a fost crearea în 1967 a formatului MARC (format pentru cataloage pe suporti citabili de calculator) de catre Biblioteca Congresului Statelor Unite ale Americii. Acest format asigura mijloace uniforme de codificare a datelor de catalogare pentru comunicarea informatiei între calculatoare. Folosirea formatului MARC face posibila catalogarea partajata cu un minimum de formatare. (6)
Primele activitati cu care bibliotecile au început automatizarea au fost gestionarea inventarelor si a cataloagelor pe fise precum si evidenta împrumutului la domiciliu.
Adoptarea formatului MARC sau a unui format de tip MARC a contribuit într-o foarte mare masura la realizarea cataloagelor colective nationale.
Dorinta bibliotecilor nationale de a participa la schimbul de semnalari bibliografice si în acelasi timp proliferarea formatelor nationale au facut sa se impuna ca o necesitate crearea unui format de schimb international UNIMARC. Asa a aparut formatul UNIMARC. Acesta a fost elaborat de un Grup de Lucru, special constituit, al IFLA si a fost publicat mai întâi în 1977 iar în 1988 s-a publicat editia revizuita. Formatul UNIMARC poate fi utilizat asa cum se specifica în aceasta ultima editie sau poate fi adoptat în functie de necesitati pentru a se crea un format national.
A doua mare realizare care a impulsionat dezvoltara sistemelor de calcul în biblioteci a fost crearea, în 1971 a catalogului unic online al centrului de calcul online pentru biblioteci (OCLC). (7). Centrul OCLC s-a constituit pe baza conceptului de catalogare partajata. OCLC ajuta bibliotecile sa localizeze, achizitioneze, catalogheze si sa împrumute carti si alte materiale de biblioteca.
OCLC este o organizatie nonprofit, cel mai mare serviciu bibliografic din lume si în acelasi timp, liderul cercetarii si dezvoltarii din domeniul informaticii în biblioteca. (8)
Cele doua elemente, formatul MARC si crearea OCLC si a catalogarii prin cooperare, au demonstrat utilitatea practica a calculatorului în biblioteca si au avut un rol determinant în constituirea bazelor de date.
Alaturi de aceste elemente hotarâtoare în introducerea calculatorului în biblioteca, componentele hardware si software au avut si au implicatii serioase în informatizarea bibliotecilor.
Sistemul de biblioteca din anii '60 si începutul anilor'70 se bazau pe un calculator de capacitate mare care realiza în cea mai mare parte, comunicarea documentelor. În anii '70 apar minicalculatoarele. Nu aveau un cost prea ridicat, erau relativ usor de utilizat si erau adecvate aplicatiilor de biblioteca. Datorita acestor caracteristici, siste 11411r171l mele automatizate au devenit o prezenta familiara în biblioteci. Tot în anii '70 proiectantii de sisteme de biblioteca au început sa dezvolte si sa introduca sisteme online.
Microcalculatoarele au aparut pe piata în 1975 si au fost accesibile bibliotecilor de toate dimensiunile iar produsele oferite de industria sistemelor automatizate permiteau realizarea unor activitati diverse de biblioteca.
Pe la jumatatea deceniului opt au aparut în biblioteci si tehnologiile CD-ROM.
O statie de lucru CD-ROM consta dintr-un calculator prevazut cu o unitate de CD-ROM, un soft de regasire si discuri CD-ROM. Pe aceste compact discuri se pot stoca cantitati foarte mari de informatie.
Pentru multe biblioteci CD-ROM-urile asigura o alternativa realista costurilor ridicate pentru OPAC sau pentru accesul la alte baze de date bibliografice. Bazele de date pe CD-ROM sunt extrem de variate si cuprind aproape toate sferele cunoasterii umane.
Primele sisteme automatizate de biblioteca au fost sisteme pentru circulatie deoarece în aceste servicii se intersectau adesea un numar mare de utilizatori cu un volum mare de documente si cu un indice de circulatie al acestora ridicat.
În faza de început automatizarea bibliotecilor s-a realizat modular si adesea în etape prin programe separate pentru anumite functii ale bibliotecii. Astfel s-au creat software pentru procesarea în achizitii, controlul serialelor, catalogare, circulatie, etc. Dar utilizarea mai multor sisteme independente produce redundanta datelor, dublarea echipamentelor si a eforturilor si implicit cresterea costurilor.
Chiar daca este posibila conectarea de sisteme independente, solutia cea mai eficienta este sistemul automatizat integrat de biblioteca care sa asigure toate functiile de biblioteca. (9)
Stadiul actual al automatizarii bibliotecilor
În prezent se folosesc pe scara larga sisteme automatizate integrate de biblioteca care pot sa urmareasca un document de la decizia de achizitie, elaborarea comenzii, primire, receptie si plata pâna când este asezat la raft si pregatit pentru utilizare.
Exista pe piata sisteme de biblioteca pentru biblioteci de toate dimensiunile, la preturi diferite si care ofera facilitati diferite.
În orice sistem automatizat sunt implicate trei mari componente: hardware-ul sau echipamentul, software-ul sau programele si datele sau informatiile pe care hardware-ul si software-ul le proceseaza, stocheaza, disponibilizeaza.
1. Hardware-ul reprezinta: "termenul generic utilizat pentru denumirea tuturor componentelor fizice care alcatuiesc un calculator, un echipament, o configuratie de echipamente cu exceptia programelor". (10). Componentele hardware pot fi împartire în doua grupe:
- calculatorul
- echipamentele periferice
Calculatoarele au avut si au o evolutie extraordinara: de la calculatoarele de mari dimensiuni, minicalculatoare, microcalculatoarele s-a ajuns la calculatoare personale (PC-uri) deosebit de performante si la preturi accesibile.
William Saffady distinge trei grupe de echipamente periferice:
- periferice de intrare: echipamentele ce recunosc vocea; tehnologiile de scanare; tastatura ca echipament propriu-zis de intrare dar si ca intermediar pentru echipamentele de stocare; instrumentele specifice pentru aplicatii stiintifice.
- periferice de iesire: dispozitive audio, dispozitive ce folosesc hârtia; terminalul; microformatul.
- periferice auxiliare de stocare si periferice media: banda magnetica; discheta; CD-ROM; etc. (11)
În sistemele automatizate integrate de biblioteca echipamentele sunt conectate între ele formând retele locale. Aceste retele pot fi de doua categorii:
- PC-uri interconectate într-o retea locala care dispune de un server puternic.
- Terminale conectate la un calculator puternic care dispune de functii de lucru în retea. În cazul conectarii în retele, componenta hardware include si echipamentul specific acestora (modemuri, routere, echipamente pentru conectarea la retele metropolitane si retele de lunga distanta). (12)
2. Software-ul reprezinta: "termenul generic utilizat pentru denumirea unui ansamblu de programe destinat utilizarii de catre calculator. Programele sunt furnizate pe suporti de informatie specifici (disc flexibil, banda magnetica etc) si sunt însotite de documentatia necesara instalarii si folosirii lor". (13)
Programul reprezinta o succesiune predefinita de instructiuni ce determina calculatorul sa execute anumite operatii. În informatica se face distinctie între software de baza (ce controleaza functionarea calculatorului) si software de aplicatie (program destinat unei anumite activitati).
3. Datele si informatiile reprezinta o componenta esentiala a unui sistem automatizat. Prelucrarea datelor si a informatiilor constituie motivul existentei acestuia. Prelucrarea datelor reprezinta: "o secventa de operatii prin care se manipuleaza date, efectuata de un sistem de calcul în acord cu o anumita procedura stabilita anterior". (14)
Prelucrarea informatiilor reprezinta: "ansamblu proceselor care se executa pe fluxul informatie-data-informatie". (15)
În procesul de prelucrare a informatiilor se parcurg mai multe etape: colectarea informatiilor; introducerea acestora în sistemul de calcul; prelucrarea propriu-zisa a datelor; stocarea; disponibilizarea informatiilor.
Sistemele pe care le ofera astazi furnizorii specializati în produse de biblioteca includ cele mai evoluate si diversificate componente hardware si software capabile sa raspunda celor mai sofisticate solicitari.
Modalitati de realizare a unui sistem automatizat de biblioteca
Sunt trei moduri de realizare a unui sistem:
Prin dezvoltate interna, prin efortul propriu al bibliotecii. Aceasta metoda necesita timp si experienta din partea personalului si nu este întotdeauna cea mai putin costisitoare. În general, bibliotecile mari si bogate îsi pot permite aceasta metoda. În prealabil, trebuie sa existe un plan de implementare bine documentat care sa includa si experienta altor biblioteci si care sa aiba în vedere asigurarea compabilitatii cu alte sisteme astfel încât sistemele dezvoltate intern sa fie accesibile utilizatorilor aflati la distanta.
Daca se ia decizia de cumparare a unui sistem se poate opta pentru una din urmatoarele variante:
Sisteme de cheie. Într-un sistem de cheie, hardware-ul, software-ul, instalarea, instruirea personalului, documentatia si asistenta pentru hardware si software sunt furnizate de un singur producator. Pe toata perioada de garantie, producatorul îsi asuma responsabilitatea pentru toate aspectele legate de performanta sistemului (siguranta echipamentului în exploatare, capacitatea de raspuns a sistemului, functionarea si dezvoltarea software-ului etc).
O biblioteca care a achizitionat un sistem la cheie nu are nevoie sa angajeze analisti de sistem, programatori sau specialisti în operare pe calculator. Functionarea sistemului (în perioada de garantie) este asigurata de personalul de baza sub îndrumarea personalului din partea firmei producatoare care are obligatia de a asigura asistenta în legatura cu echipamentele si pachetele de programe. Totusi, este necesar ca biblioteca sa aiba cel putin o persoana care sa fie coordonator al sistemului si o persoana de legatura cu compania care furnizeaza sistemul. (16)
Achizitionarea software-ului de la o firma iar a hardware-ului de la alta firma.
Furnizorii de pachete de programe ofera servicii similare serviciilor oferite de furnizorii de sisteme de cheie dar numai în legatura cu software-ul. Firmele furnizeaza software, documentare, instruirea personalului, asistenta legata de software si de dezvoltarea lui. Aceste firme pot oferi asistenta în selectia echipamentelor si în stabilirea configuratiei dar nu ofera de obicei garantii legate de performanta sistemului chiar daca a fost proiectat si instalat în acord cu consultanta oferita. Este obligatia bibliotecii sa se asigure ca software-ul si hardware-ul sunt compatibile. (17)
Etapele informatizarii
În procesul de informatizare a bibliotecilor se disting patru etape:
- informatizarea activitatilor proprii a fiecarei biblioteci (de la achizitie pâna la accesul publicului online la baza de date).
- interconectarea bibliotecilor din aceeasi retea - crearea unui sistem de informare la nivelul retelelor de biblioteci.
- interconectarea retelelor de biblioteci si a altor categorii de retele de informare-crearea Sistemului National de Informare.
- integrarea bibliotecilor în sistemele internationale existente în domeniu, prin intermediul retelelor automatizate de comunicatii de date (18)
Fara îndoiala,informatizarea ofera biliotecilor posibilitati nelimitate de dezvoltare. Viitorul va apartine bibliotecilor integrate în sisteme nationale si internationale de informare, deci acelor biblioteci care ofera posibilitati nelimitate de informare, care ofera produse informationale cât mai diferite si cât mai sofisticate. A aparut si câstiga teren, alaturi de biblioteconomia traditionala (biblioteconomia achizitiei de documente) biblioteconomia fara documente tiparite (de exemplu documente electronice).
Referinte bibliografice
1. apud. Brigitte Richter. Ghid de biblioteconomie. Bucuresti:
Editura Grafoart, 1995, p. 278
2. BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. Lexic de informatica.
documentara. Bucuresti: Editor Revista "Biblioteca", 1993, p. 44
3. Ibidem. p. 32
4. VEANER, Allen. Major Decision Points in Library Automation. apud.
Anderson, Marcia; Riggs, Donald. Vendor Relations
and Automation. În: Automated Acquisitions: Issues for the
Present and Future. NewYork;
5. Conf. JACQUESSON, Alain. L'informatisation des bibliotheques.
6. LARSEN, Patricia. Prezentarea generala a sistemelor automatizate
de biblioteca. În Lexic de informatica documentara. Bucuresti: Editura
Revista "Biblioteca", 1993, p. 8
7. Ibidem, p. 9
8. Conf. BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. op. cit. p. 9-10
9. Ibidem. p. 11-12
Ibidem. p. 57
Conf. SAFFADY, William. Introduction to Automation for Librarians.
BANCIU, Doina; BORA, Mihaela. Automatizarea bibliotecilor din
România. Programul de automatizare la Biblioteca Nationala a
României. În: Probleme de Informare si Documentare, vol. 31, nr. 3-4,
1997, p. 270
BANCIU, Doina; LARSCA, Patricia. op. cit. p. 88
Ibidem. p. 77
Ibidem. Inf. p. 77
Conf. BOSS, Richard W. The Library Manager's. Guide to
Automation.
Ibidem. p. 5
BANCIU, Doina; BORA, Mihaela. op. cit. p. 266
II. SISTEME INTEGRATE sI SERVICII BIBLIOGRAFICE
Conceptul de "integrare" este foarte des întâlnit în literatura biblioteconomica. El s-a impus în urma cu peste 20 de ani si a devenit aproape sinonim cu notiunea de"sistem integrat". În general, adjectivul "integrat" aplicat unui sistem de gestiune a unei biblioteci (nu obligatoriu automatizata) arata ca acest sistem este multifunctional si ca între functiile bibliotecii exista interdependente.
În context automatizat, conceptul de "integrat" presupune realizarea unor functii diferite cu ajutorul unei baze de date comune.
Unii specialisti încearca sa defineasca precis termenul "integrare". Pentru Alain Jacquesson "integrarea" semnifica ansamblu de operatii informatizate al unei biblioteci, planificate si realizate astfel încât modulele sau subsistemele sa se îmbine armonios iar utilizatorilor sa li se ofere facilitati operationale. (1)
Primele sisteme integrate aveau o anumita rigiditate, o anumita complexitate a modulelor (se bazau în special pe modulul de catalogare) iar modificarile si actualizarile ce se realizau impuneau uneori miscari în întregul sistem si nu doar în modulele în cauza. Reprezentau o forma intermediara între sistemele în lant si sistemele automatizate integrate actuale. Sistemele în lant se realizau de catre biblioteci prin efort propriu, prin programe de dezvoltare interna. Se numesc "sisteme în lant" deoarece se bazeaza pe principiul înlantuirii fisierelor ce contin diverse date. (2)
Serverele primelor sisteme integrate de biblioteca îndeplineau în principal rolul de gestiune a cataloagelor.
În urma cu 10-14 ani au aparut pe piata sisteme comerciale de calitate ce ofera o integrare eficienta a functiilor de biblioteca. Sistemele actuale ofera module de catalogare, împrumut, achizitie, OPAC, controlul periodicelor precum si unele module ce pot oferi diverse alte facilitati (în functie de software-ul respectiv si de cerintele bibliotecii). Aceste sisteme permit interconectarea cu baza de date locale (de ex. baze pe CD-ROM).
Cele mai multe biblioteci care au parcurs drumul automatizarii sunt de parere ca o solutie eficienta consta în combinarea serverelor bibliografice (baze de date de tip OCLC) cu sistemele locale. (3)
În literatura biblioteconomica sunt aduse în discutie doua modalitati de integrare a functiilor de biblioteca integrare verticala (sistem integrat unic central). Este mai mult un concept ideal imposibil de realizat; se bazeaza pe posibilitatea ca mai multe biblioteci sa foloseasca o singura baza de date.
Integrarea orizontala: înlocuieste în plan real integrarea verticala si se realizeaza prin acoperirea functiilor unei biblioteci prin module (sau sisteme) specializate care comunica între ele si care se bazeaza pe baza de date centrala a bibliotecii.
Sistemul automatizat integrat a bibliotecii este un sistem care dispune de o baza de date centrala, gestionata cu un software adecvat, prin intermediul caruia se asigura toate functiile specifice de biblioteca: achizitia documentelor, schimbul de publicatii, prelucrarea documentelor, servirea informationala a benificiarilor, controlul serialelor. (4)
Esential pentru un sistem automatizat integrat de biblioteca este crearea bazei de date, întretinerea si dezvoltarea ei avându-se în vedere în special, înregistrarile bibliografice si fisierul de autoritate.
Majoritatea sistemelor oferite de producatori au pentru fisierul bibliografic o serie de caracteristici precum:
- suport pentru formatele tip MARC pentru înregistrarile bibliografice.
- interfata pentru conversia înregistrarilor bibliografice de pe banda sau caseta.
- interfata pentru realizarea transferului online a înregistrarilor bibliografice dintre serviciile bibliografice si suportul propriu de catalogare al sistemului.
- asigurarea formatului de ecran pentru înregistrarile bibliografice.
- capacitatea de realizare a înregistrarilor bibliografice scurte.
- capacitatea de modificare a înregistrarilor prin adaugare, schimbare, stergere a datelor dintr-o înregistrare fara stergerea acelei înregistrari sau fara realizarea unei noi înregistrari. (5)
Scurta istorie a sistemelor automatizate de biblioteca comerciale releva faptul ca dezvoltarea si întretinerea, de înalta calitate si în cele mai mici detalii a bazelor de date bibliografice si de autoritate pot fi elementele cele mai importante în functionarea pe termen lung a unui program automatizat de biblioteca. Hardware-ul în orice configuratie de sistem devine învechit si este înlocuit cu tehnologii mai avansate si la un pret în scadere.
Software-ul este continu dezvoltat astfel încât sa furnizeze noi facilitati si îmbunatatirea functiilor existente.
O baza de date trebuie proiectata în asa fel încât sa poata asimila câteva generatii de hardware si software.
Începând cu anii '90, cele mai multe dintre bibliotecile americane, olandeze, engleze, suedeze etc. utilizeaza un server bibliografic pentru catalogarea curenta si pentru împrumutul interbibliotecar. Alaturi de aceasta mai utilizeaza sisteme locale pentru alte functii de biblioteca. Alegerea sistemului local este facuta în functie de nevoile si resursele proprii fiecarei biblioteci. De exemplu, sunt nevoi locale foarte diferite între o biblioteca specializata în stiinte umane, deci cu un volum de împrumut mai mare si o biblioteca de medicina sau de stiinte exacte care lucreaza cu periodice. Primul tip de biblioteca va cauta un sistem cu un modul de împrumut (de circulatie) performant în timp ce ultimul tip se va orienta catre un sistem cu un modul de periodice (controlul serialelor) eficient.
Conexiunea online (sau chiar offline) cu servere bibliografice (OCLC, RLIN, PICA etc) constituie un argument comercial important al furnizorilor de sisteme locale. Coexistenta celor doua sisteme în biblioteca poate pune câteva probleme: personalul trebuie format pentru utilizarea ambelor sisteme; trebuie asigurate unele compatilitati sub aspect tehnic si al metodologiei de lucru.
Informatizarea bibliotecilor parcurge o noua etapa în care se evidentiaza o disputa între sistemele integrate si integrarea sistemelor.
În marile biblioteci (universitare sau publice) un singur sistem local nu pare a fi suficient si pe deplin eficient. Par a fi necesare mai multe sisteme locale specializate pe functii (achizitie, circulatie, OPAC, controlul serialelor etc).
De exemplu: o configuratie clasica poate utiliza serverul OCLC pentru catalogare, un sistem specializat (cu un software adecvat) pentru circulatie, un software gazda pentru OPAC legat în retea si un software specializat pentru periodice. Baza de date constituita este un subansamblu al bazei de date OCLC la care se adauga fisierele locale. Nu se poate vorbi în acest caz de un sistem integrat ci mai curând de o integrare a sistemelor. Principiul folosirii unei singure baze de date ramâne valabil dar software-ul nu mai este unic. Integrarea sistemelor duce la sporirea eficientei activitatilor din diversele servicii de biblioteca dar o reala optimizare a întregii activitati de biblioteca se realizeaza într-o masura foarte mica.
Cele doua modalitati de informatizare a bibliotecilor, prin sistem integrat sau prin integrarea sistemelor, îsi gasesc în egala masura sustinatori în rândul specialistilor fara a reusi înca, sa se impuna definitiv una din ele. (6)
Retelele informatizate de biblioteci, printre multele avantaje pe care le ofera, ofera si posibilitatea ca un ansamblu de biblioteci sa foloseasca o baza de date bibliografice comuna. Aceasta cooperare ofera numeroase avantaje dintre care se detaseaza posibilitatea de a împarti costurile si în acelasi timp, posibilitatea de a oferi utilizatorilor cele mai bune si mai diversificate servicii.
Serviciile bibliografice oferite prin retelele de biblioteci sunt într-o continua expansiune. Astfel, în America de Nord exista patru centre care ofera servicii bibliografice. Toate au început ca sisteme de catalogare partajata si apoi, treptat, si-au introdus functionalitati noi.
Un asemenea serviciu bibliografic se bazeaza pe un server central de foarte mare capacitate sustinut de un puternic context al telecomunicatiilor. Astfel, bibliotecile au posibilitatea de a transmite si de a primi informatii catre si de la asemenea servicii bibliografice.
Bazele de date bibliografice disponibile prin retele pot fi evaluate dupa doua criterii cantitative:
- numarul de înregistrari bibliografice. Se are în vedere numarul de titluri si nu numarul de volume deoarece o înregistrare bibliografia corespunde mai multor volume (de ex: descrierea periodicelor) sau pot exista mai multe înregistrari bibliografice pentru parti ale aceluiasi volum (de ex: descrierile analitice);
- numarul localizarilor. Termenul "localizare" se foloseste pentru desemnarea locului fizic în care se gaseste fiecare exemplar aflat în colectiile bibliotecilor din retea. În cazul unui sistem de catalogare partajata, numarul localizarilor va depasi sensibil numarul înregistrarilor bibliografice.(7)
OCLC -
Online
OCLC este o organizatie non-profit care furnizeaza servicii si produse în scopul sprijinirii activitatilor de biblioteca si se bazeaza pe intercooperarea bibliotecilor membre. Serviciile oferite de OCLC sunt accesibile prin intermediul retelelor internationale de telecomunicatii.
Fondat în 1967 de catre Biblioteca
Centrala a Colegiului din Ohio-SUA, OCLC (numit pâna în 1984
Astfel, OCLC furnizeaza optiuni de catalogare online si prin CD-ROM. Serviciul online se numeste PRISM si furnizeaza, pentru localizarea înregistrarilor bibliografice urmatoarele elemente: nr. de control, indexuri alfabetice si de cuvinte cheie. Produsele offline (fise de catalog, microfise, benzi MARC) se pot comanda sau înregistrarea dorita poate fi copiata pe o discheta sau pe hard-disk, apoi exportata catre un sistem de biblioteca local sau national.
OCLC ofera si optiuni de conversie retrospectiva printr-un serviciu off line numit MICROCON. Bibliotecile interesate introduc chei de identificare (autor, titlu, ISBN sau alt nr. standard) pe o discheta care se transmite la OCLC pentru confruntare în baza de date OCLC.
Înregistrarile gasite se trimit pe benzi MARC pentru a fi încarcate în sistemul local.
Împrumutul interbibliotecar este o alta facilitate oferita de OCLC. Bibliotecile cu acces la baza de date OCLC, pe lânga înregistrarile bibliografice, pot vizualiza si cataloagele colectiilor bibliotecilor membre. Prin intermediul unui formular electronic care circula prin reteaua OCLC, se pot transfera informatiile bibliografice la potentialii împrumutatori selectati de biblioteca care emite cererea de împrumut. De asemenea, sistemul de împrumut interbibliotecar ofera acces la un numar de furnizori de documente.
Serviciile de referinta OCLC. OCLC furnizeaza accesul la o multitudine de baze de date ce acopera o mare diversitate de domenii. În 1990, OCLC introduce serviciul EPIC, un sistem de referinte online ce ofera accesul în catalogul OCLC (on line Union Catalogue) si la înca alte 50 de baze de date.
Ofera posibilitati de regasire pentru profesionisti. În 1991, OCLC introduce serviciul First Search - primul produs online proiectat în mod special pentru utilizatorii de biblioteca si mai putin pentru bibliotecari. Acest serviciu are o interfata simpla si ofera accesul în peste 50 de baze de date cunoscute.
În 1993, OCLC a introdus posibilitatea de comanda a documentelor prin legatura creata între Firest Search si centrele de furnizare a documentelor. Se poate astfel comanda un articol la furnizorul care ofera un pret mai convenabil. Livrarea materialului se poate face prin posta sau fax.
În 1994, OCLC a introdus, contra cost, accesul la fisiere full text ce pot fi afisate pe ecran, copiate pe discheta sau printate, directionate catre o adresa Internet de e-mail. Serviciul se numeste FASTDOC si include o lista cu titlurile serialelor pentru care exista fisiere full text.
Alte activitati mai importante ar mai fi:
- prezervarea materialelor: prin serviciul MAPS se produc anual aproximativ 5 milioane de microfilme cu scopul de a prezerva ziare, colectii de manuscrise, materiale de arhiva, fotografii si alte tipuri de materiale.
- editarea jurnalelor electronice ce se pot accesa prin Internet.
OCLC s-a constituit cu scopul de a stabili, mentine si face operanta o retea computerizata a bibliotecilor; pentru a promova biblioteconomia ca domeniu teoretic si implicit evolutia bibliotecilor, pentru a oferi servicii si produse în beneficiu utilizatorilor de biblioteci si a bibliotecilor. (8)
RLIN - Research Libraries Information Network
RLIN este al doilea mare serviciu bibliografic din
SUA. A fost creat în 1978 prin fuziunea serviciilor RLG (Research Libraries
Group: cuprindea bibliotecile din Harvard, Yale si
În aceasta retea sunt incluse foarte multe biblioteci de cercetare. RLIN furnizeaza în principal servicii de catalogare. Înregistrarile bibliografice sunt disponibile (sub forma de fise de catalog) pe banda magnetica sau dischete). În retea, informatiile sunt difuzate si afisate pe terminale într-un mod similar cu cel din OCLC.
RLIN se distinge prin bazele de date specializate pe care le-a creat si prin faptul ca ofera asistenta bibliotecilor membre în alegerea sistemelor locale considerând ca îmbunatatirea calitatii colectiilor este asigurata de folosirea unui anumit sistem local. Grupul RLIN a stabilit contracte formale cu trei furnizori de sisteme locale: NOTIS, GEAC si BLIS.
Bazele de date specializate sunt:
- catalogul prescurtat al publicatiilor din secolul XVII. (Aceasta baza de date a fost conceputa în colaborare cu British Library.)
- colectia desenelor de arhitectura -
bazata pe colectia recunoscuta pe plan interna_ional Avery
Arhitecture Library de la Universitatea
- catalogul operelor de arta - o baza de date ce contine informatii detaliate despre mai mult de 50 000 de opere de arta.
RLIN are obiective extrem de diversificate, mult mai largi decât retelele informatice obisnuite. (9)
WLN - Western Library Network este al treilea serviciu bibliografic din SUA. Furnizeaza online informatii de catalogare, fise de catalog, microformate. Are doua mari sisteme operationale: sisteme de catalogare si sistem de achizitie. Sistemul de catalogare constituie suport pentru constituirea în bibliotecile din retea a fisierelor de autoritate de nume si subiecte.
Sistemul de achizitie se bazeaza pe patru tipuri de fisiere: de procesare, de ordonare si stocare, nume si adrese, situatia conturilor pentru plati. Aceste fisiere combinate cu fisierele de catalogare permit bibliotecilor sa realizeze o buna selectie si sa constituie colectii valoroase functionale.(10)
UTLAS -
UTLAS ofera servicii similare celorlalte retele bibliografice dar UTLAS nu este o organizatie non profit. Principalul sau scop este acela de a furniza (contra cost) date bibliografice despre publicatiile aparute în America de Nord, în limba engleza, date utilizate în special pentru conversia retrospectiva. Pentru multe biblioteci costul informatiilor este prea mare în ciuda calitatii serviciilor oferite de acest sistem.
PICA - Project for Integrated Catalogue Automation
PICA reprezinta un sistem centralizat de
catalogare realizat prin participarea bibliotecilor din Olanda fiind prima
PICA face oficiul de catalog colectiv national si faciliteaza împrumutul interbibliotecar. Un sistem de posta electronica (Picamail) permite diferitelor biblioteci membre sa comunice între ele.
PICA a fost prima retea de biblioteci care a realizat o interfata OSI între un sistem central de catalogare si sistemele locale atât pentru transferul de înregistrari bibliografice cât si pentru împrumutul interbibliotecar. (11)
Sistemele bibliografice prezentate sunt cele mai reprezentative din lume fara a fi însa, singurele. Multe tari îsi dezvolta sisteme bibliografice proprii.
Activitatile unei biblioteci, sub toate aspectele (procese biblioteconomice, manageriale, administrative, economice) sunt influentate de integrarea sau neintegrarea într-o asemenea retea bibliografica.
Referinte bibliografice
1. JACQUESSON, Alain. L'informatisation des bibliotheques.
2. RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie. Bucuresti: Editura
Grafoart, 1995, p. 282
3. JACQUESSON, Alain. op. cit. p. 220
4. BANCIU, Doina; BORA, Mihaela. Automatizarea bibliotecilor din
România. Programul de automatizare la Biblioteca Nationala a
României. În: Probleme de informare si documentare. Bucuresti:
INID, 1997, vol. 31, nr. 3-4, p. 266-267
5. BOSS, Richard W. The Library Manager's. Guide to Automation.
6. Conf. JACQUESSON, Alain op. cit. p. 219-226
7. Ibidem. p. 138
8. Conf.
OCLC - Online
inedit]. BCU Bucuresti, 1997
9. Conf. JACQUESS, Alain op. cit. p. 143-146
Conf. EVANS, Edward. Developing Library and information
center
collections.
p. 283-284.
11. Conf. JACQUESSON, Alain. op. cit. p. 149-150
III. INFORMATIZAREA PROCESELOR DE BIBLIOTECĂ
Bibliotecile si centrele de informare si documentare au menirea de a asigura transferul de informatie contribuind astfel la procesul cunoasterii si implicit la progresul societatii.
Transferul de informatii poate fi prezentat grafic astfel:
diseminarea identificare
informatiilor
comunicarea selectie
documentelor
produse de
informare achizitie
depozitare organizarea
prezervare fondurilor
conservare documentare
Aceste opt cercuri prezinta simplificat activitatea oricarei biblioteci si faptul ca exista o strânsa legatura între servicii (decurg unul din altul) iar transferurile de informatii continua sa existe atât timp cât exista structurile care le-au generat.
1. Identificarea resurselor informationale constituie prima etapa a oricarui proces de transfer informational. Orice structura documentara trebuie sa-si cunoasca contextul informational cât mai bine posibil. Identificarea resurselor informationale nu are în vedere numai acele informatii disponibile pe o piata consacrata a documentelor (librarii, anticariate, edituri, producatori de alte tipuri de documente etc) ci si informatiile existente în alte structuri documentare (facilitându-se în caz de nevoie transferuri informationale între biblioteci sau împrumutul interbibliotecar).
2. Selectia decide care anume din resursele informationale adecvate identificate vor fi achizitionate de biblioteca. Selectia este o etapa foarte importanta întrucât calitatea acestei activitati determina calitatea colectiilor constituite. De aceea este necesara o politica de selectie care sa coroboreze nevoile utilizatorilor cu structura si continuitatea colectiilor de biblioteca.
3. Achizitia reprezinta procesul prin care documentele selectate intra în posesia bibliotecilor. Este acel proces care pune în legatura bibliotecile cu furnizorii de documente si care implica o serie de proceduri legate de elaborarea comenzi, transmiterea acesteia, receptia si plata facturilor.
4. Organizarea fondurilor documentare are în vedere prelucrarea documentelor (catalogare, indexare, cotare) si constituirea cataloagelor de biblioteca. Eficienta unei colectii este determinata si de modul în care este prelucrata si apoi reflectata în cataloage.
5. Depozitarea documentelor trebuie sa se faca în spatii în care se poate asigura un microclimat corespunzator. În cazul deteriorarii documentelor trebuie sa se asigure reconditionarea acestora iar în unele cazuri sa se realizeze chiar restaurarea dupa anumite tehnici precis stabilite. Pentru a împedica deteriorarea (sau chiar distrugerea) unor documente, multe biblioteci prefera sa realizeze documente de substitutie.
6. Produse de informare dintre cele mai diverse se realizeaza pe baza colectiilor de biblioteca: bibliografii, sinteze, rezumate etc. Acestea reprezinta un mod de a arata utilitatea colectiilor si de a veni în întâmpinarea nevoilor de informare ale utilizarorilor sau de a raspunde unor asemenea nevoi de informare precis exprimate.
7. Comunicarea documentelor reprezinta procesul prin care se realizeaza efectiv transferul de informatii de la structurile documentare catre utilizatori. Comunicarea documentelor se realizeaza în mai multe moduri începând cu lectura în sali special amenajate, împrumutul la domiciliu si terminând cu împrumutul interbibliotecar care se realizeaza între biblioteci si nu implica persoane fizice. Aceasta este faza în care utilizatorii sunt în contact direct cu colectiile bibliotecilor solicitând documente primare (sau alte produse de informare) în functie de necesitatile lor de informare.
8. Diseminarea informatiilor sau folosirea acestora de catre utilizatori potrivit scopurilor lor închide cercul transferului de informatii. Prin valorificarea informatiilor se obtin noi informatii, noi cunostinte care pot fi apoi regasite în documente pe o piata specifica si care vor fi identificate de catre structurile documentare pentru a fi utilizate într-un proces de transfer de informatii. Prin urmare, transferul de informatii este un proces continu, într-o permanenta dinamica si în care se porneste de la informatii si se ajunge tot la informatii. Informatia este atât materia cât si produsul acestui proces.
Trecerea pe un nivel superior de transfer informational este determinata de calitatea si de modul de valorificare al informatiilor. Progresul societatii este asigurat de cunostinte si nu de informatii adica de acele informatii care aduc un plus de cunoastere în realitatea existenta.
Bibliotecile trebuie sa se implice în transferul informational atât cantitativ cât mai ales calitativ, pentru a ajuta utilizatorii sa valorifice într-o cât mai mare masura informatiile astfel încât sa obtina noi cunostinte nu numai noi informatii.
În procesul de transfer de informatii trebuie sa existe o politica clara, proceduri, personal specializat pentru fiecare etapa operationala. De asemenea, trebuie sa se realizeze o coroborare între resursele de care dispune biblioteca si activitatile pe care le desfasoara. Acesta este aspectul managerial si administrativ al transferului de informatii.
III. 1. Dezvoltarea colectiilor
Dezvoltarea colectiilor constituie una din cele mai importante activitati de biblioteca si în egala masura un domeniu de baza al biblioteconomiei si al managementului resurselor de informare.
Edward Evans defineste dezvoltarea colectiilor ca: "un proces de evaluare a modului în care colectiile de biblioteca se integreaza în resursele comunitare de informare si raspund nevoilor utilizatorilor si corectarea anumitor deficiente în completare, daca ele exista". (1)
Dezvoltarea colectiilor este procesul de concretizare a nevoilor de informare ale utilizatorilor, de întâlnire a acestor nevoi cu documentele de biblioteca într-o maniera eficienta si economica folosind resursele interne si externe ale organizatiei.
"Dezvoltarea colectiilor" nu este o sintagma sinonima cu "cresterea colectiilor". Dezvoltarea colectiilor include, pe lânga cresterea colectiilor si aspectul managerial si pe cel de analiza a nevoilor de informare, restructurare si evaluare a colectiilor.
Conferinta IFLA de la Beijing, din 1996, a luat în discutie în cadrul Sectiunii de Achizitie si Schimb, pe lânga problemele achizitiei în contextul schimbarilor economice si a dezvoltarii formelor de documente netiparite, si achizitionarea conceptelor. Astfel s-a considerat ca ar trebui înlocuit conceptul de "cresterea colectiilor" cu cel de "dezvoltarea colectiilor" care are o încarcatura semantica mai apropiata de realitate si impune o metodologie diferita cu o finalitate diferita. Ca rezultat, sectiunea si-a schimbat denumirea în "Achizitia si Dezvoltarea Colectiilor".
Joseph Barker a identificat trei directii ce se concretizeaza în dezvoltarea colectiilor bibliotecilor: dezvoltarea managementului colectiilor; constrângeri determinate de buget; valorificarea si ramificarea potentialului oferit de automatizare. (2)
Dezvoltarea colectiilor este un serviciu complex constituit din mai multe procese, fiecare având tendinta de a se dezvolta independent.
Poate fi reprezentat grafic astfel: (3)
Personalul
de
biblioteca
 |
|||
 |
|||
Eliminarea Selectia
 |
Achizitia
Potrivit acestei reprezentari, dezvoltarea colectiilor este un proces circular, dinamic, influentat de schimbarile din mediul si comunitatea deservita. Componentele procesului de dezvoltare a colectiilor au tendinta de a se dezvolta independent.
De exemplu, achizitia este privita ca o activitate mult mai concreta, mai practica: este un serviciu specializat care decide cum se realizeaza achizitia si nu ce se achizitioneaza (Selectia decide ce se achizitioneaza si ce nu).
Pentru a putea furniza utilizatorilor informatiile necesare, o biblioteca trebuie sa cunoasca foarte bine comunitatea pe care o deserveste, sa-si structureze colectiile (prin selectie, achizitie, deselectie, evaluare), sa dispuna de un personal specializat si de anumite resurse, toate acestea încadrate într-un context managerial adecvat.
III 1.1. Analiza comunitatii. Determinarea nevoilor de informare ale utilizatorilor
Prima datorie a unui bibliotecar este aceea de a
investiga nevoile de informare ale utilizatorilor pe care biblioteca îi
deserveste. Trebuie analizate: tipologia utilizatorilor (populatie
O analiza a comunitatii ar trebui sa furnizeze urmatoarele date:
- cine sunt utilizatorii de informatii?
- care sunt nevoile de informare si de ce?
- determinarea comportamentului informational
- cerintele formale si informale ale sistemului de informare (valoare, când?, de ce?)
- cum poate fi folosita informatia?
- cum se poate realiza transferul de informatii?
- care sunt cauzele succesului sau esecului de informare. (4)
Toate aceste informatii pot fi obtinute cu ajutorul unui sistem informatic (care ofera posibilitatea de procesare a datelor într-un timp scurt si cu mare acuratete). Aspectele legale, economice, politice, sociale, tehnologice si variabilitatea lor în timp influenteaza structura si continutul unui sistem de informare în decursul existentei sale. Aceste aspecte constituie contextul în care îsi desfasoara activitatea o biblioteca.
Prin analiza comunitatii se pot determina nevoile de informare ale utilizatorilor si dezvoltarea colectiilor se poate realiza în directia satisfacerii acestor nevoi. Dar trebuie avut în vedere faptul ca "nevoile de informare ale utilizatorilor" sunt rezultatul unui studiu realizat de biblioteca si se poate întâmpla sa existe diferente între nevoile reale de informare si cele determinate prin diverse metode de investigatie sociologica. Un sistem informatizat poate ajuta o biblioteca sa realizeze o analiza a comunitatii si a utilizatorilor în care nevoile de informare identificate sa fie cât mai aproape de cele reale.
Cunoasterea contextului social si a utilizatorilor este cheia succesului unei biblioteci si implicit elementul de maxima importanta în dezvoltarea colectiilor.
III 1.2. Politica de selectie
Selectia reprezinta totalitatea proceselor intelectuale si practice ce determina decizia de achizitie a documentelor de biblioteca.
Selectia consta în stabilirea unor principii de completare a colectiilor; informarea bibliografica asupra productiei editoriale si asupra posibilitatilor de achizitie a altor categorii de documente; selectia propriu-zisa sau decizia ce se achizitioneaza si ce nu.
Politica de selectie a unei biblioteci consta, în viziunea lui David Spiller, în stabilirea unui echilibru între educatie si loasir. (5) Desi studiile lui s-au realizat pe modelul bibliotecilor publice rezultatele pot fi generalizate si aplicate tuturor tipurilor de biblioteci.
Colectia de biblioteca este un organism viu si dinamic care pe de o parte se mareste prin achizitia de noi documente iar pe de alta parte îmbatrâneste si se impun activitati de eliminare, actualizare, acoperire a golurilor, conservare etc.
O politica eficienta, coerenta a dezvoltarii colectiilor si implicit a selectiei are în vedere urmatorii factori:
- factori externi;
- factori interni;
- factorul uman.
Factorii externi sunt acei factori care fara a inteveni direct în decizia de selectie, o influenteaza stabilind cadrul larg în care îsi desfasoara o biblioteca activitatea. Acestia sunt: contextul social; factorii economic, social, cultural; situatia învatamântului; factorul recreativ.
Factorii interni sunt acei factori care influenteaza direct decizia de selectie. Pentru a se realiza o selectie eficienta este nevoie sa se stabileasca anumite principii si criterii de selectie.
În literatura de specialitate sunt acceptate urmatoarele principii de selectie:
. Completarea este determinata de tipul de biblioteca ;
. Completarea este un proces de crestere si de actualizare a
fondurilor ;
. Completarea este o activitate permanenta si coordonata ;
. Trebuie respectat un raport între exhaustivitate si selectivitate;
. Volumul si rata completarii trebuie coroborate cu posibilitatile de
stocare, prelucrare si valorificare a documentelor.
Se disting doua tipuri de criterii de selectie:
a) Criterii generale
. tipul de biblioteca (publica sau de învatamânt; enciclopedica sau
specializata);
. tipurile de documente ce alcatuiesc colectia;
. limitele bugetului alocat;
. limitele capacitatii de dezvoltare si spatiul de lectura;
. cerintele programelor de învatamânt;
. cerintele planului de cercetare stiintifica;
. cerintele de recreere ale populatiei;
. gradul de automatizare al bibliotecii.
b) Criterii specifice (determinate de calitatea informatiei)
. relevanta documentului fata de profilul colectiilor bibliotecii;
. valoarea intrinseca a documentelor.
Aceasta se poate evalua tinând cont de:
- reputatia stiintifica a autorului sau a editorului;
- prestigiul editurii;
- prezentarile din planurile editoriale;
- recenzii;
- tiraj;
- continuitatea colectiei;
- actualitatea documentului;
- limba documentului.
Factorul uman. Bibliotecile nu pot avea decât o mica parte din publicatiile aparute 0si de aceea fiecare biblioteca trebuie sa aiba personal specializat pentru a efectua o buna selectie. Personalul care realizeaza selectia trebuie sa se identifice cu interesele utilizatorilor si în egala masura cu cele ale bibliotecii. Corneliu Dima Dragan afirma ca un bibliotecar care lucreaza în activitatea de selectie trebuie sa posede urmatoarele calitati:
- obiectivitate de critic;
- perspicacitate de sociolog;
- abilitate de bibliograf;
- pricepere de comerciant.
Un bibliotecar trebuie sa se familiarizeze cu toate tipurile de documente care pot fi achizitionate de biblioteca. Ar fi ideal ca personalul bibliotecar care lucreaza la selectie sa aiba cunostinte generale bogate legate de specificul bibliotecii dar si cunostinte bogate legate de un anumit domeniu al cunoasterii umane. În cazul necunoasterii exacte a domeniului se va apela la lucrari de referinta, ghiduri, specialisti, toate acestea contribuind la realizarea unei bune selectii.
III 1.3. Selectia
Selectia propriu-zisa presupune:
- cunoasterea fondului de carte existent;
- cunoasterea productiei editoriale;
- cunoasterea colectiilor celorlalte biblioteci de pe raza comunitatii deservite;
- cunoasterea resurselor bugetare alocate si a modalitatilor de achizitie;
- cunoasterea cerintelor beneficiarilor.
Selectia este un proces ce se realizeaza în mai multe etape:
a) Informarea bibliografica: este o etapa preliminara în activitatea de completare a colectiilor. Pentru a se putea decide ce anume se achizitioneaza este necesar ca cei ce realizeaza selectia sa se informeze asupra productiei editoriale ce va aparea; sa stie ce anume exista pe piata. În functie de data de aparitie a documentelor informarea bibliografica poate fi:
. informarea bibliografica prospectiva. Are în vedere informarea asupra productiei editoriale în curs de aparitie. Sunt folosite ca surse de informare planurile editoriale, listele bibliografice ale publicatiilor ce se vor publica, informatiile bibliografice difuzate prin retele si la care pot avea acces bibliotecile. Se întocmeste fisierul de deziderate care va cuprinde notitele bibliografice ale publicatiilor pe care biblioteca doreste sa le achizitioneze.
. informarea bibliografica curenta. Pentru a cunoaste ce exista pe piata de carte, ce documente pot fi achizitionate, se folosesc ca surse de informare cataloagele editoriale, revistele editoriale, diferite pliante de prezentare a publicatiilor etc. Bibliotecile automatizate care au acces la baza de date bibliografice si baza de date ale editorilor, realizeaza în acest mod informarea bibliografica asupra documentelor existente fara însa, a se exclude complet informarea bibliografica curenta realizata în mod traditional. Se întocmesc fisiere de precomenzi pe baza carora se întocmesc apoi planuri de comanda.
. informarea bibliografica retrospectiva. Se realizeaza în scopul completarii lacunelor existente în colectiile bibliotecilor si pentru dezvoltarea unor colectii speciale de documente (încunabule, stampe, manuscrise, carti rare etc). Sursele de informare sunt: diferite tipuri de bibliografii, liste de licitatii de carti rare si valoroase, cataloage ale anticariatelor etc. Se întocmeste fisierul de lacune.
Comenzile de achizitie se întocmesc pe baza fisierului de deziderate, fisierului de precomenzi si a fisierului de lacune.
b) Selectia preliminara: presupune aplicarea criteriilor de selectie. În aceasta etapa se apreciaza un document este "absolut necesar", "folositor, "interesant" sau "indispensabil" pentru biblioteca.
c) Selectia finala: presupune echilibrarea solicitarilor (se stabilesc nr. de exemplare, nr. de titluri) se adauga noi optiuni, se corecteaza erorile, sunt consultati factorii de decizie. Se folosesc cu precadere, criteriile generale de selectie.
Fiind un proces preponderent intelectual, noile tehnologii nu au un cuvânt hotarâtor în selectie. Se poate vorbi însa de selectia asistata de calculator.
Într-un sistem automatizat de biblioteca, selectia este integrata în modulul de achizitie care permite realizarea fisierelor necesare. Accesul la bazele de date bibliografice permite bibliotecilor sa se informeze asupra procesului editorial.
III 1.4. Achizitia documentelor de biblioteca
Achizitia documentelor este "operatia care permite dezvoltarea si actualizarea fondurilor unei biblioteci, ale unui centru sau serviciu de documentare în functie de natura si obiectivele acestora". (6)
Achizitia documentelor este specifica structurilor documentare care, detin si dezvolta colectiile de documente. Rolul achizitiei este de a procura documente pentru biblioteca, indiferent de suport (documente tiparite, audiovizuale, cartografice etc).
Achizitia documentelor se realizeaza pe mai multe cai:
- prin cumparare (achizitii cu plata);
- prin schimb de publicatii;
- prin donatii si transfer;
- prin efectul legii depozitului legal.
Într-un sistem automatizat integrat de biblioteca achizitia documentelor se realizeaza prin mai multe module în functie de modalitatea de completare a colectiei si de tipul de documente.
Achizitia automatizata se realizeaza în general prin doua module distincte si de catre doua departamente din interiorul bibliotecii. Achizitia ziarelor, revistelor si a altor publicatii periodice se realizeaza prin modulul de control al serialelor aflat în strânsa legatura cu modulul în care se realizeaza catalogarea serialelor. Achizitia altor tipuri de documente, exceptând documentele seriale, se realizeaza prin modulul de achizitie.
Distinctia dintre "achizitie" si "controlul serialelor" este rareori neechivoca deoarece în multe biblioteci anuarele sau alte seriale cu aparitie neregulata sunt tratate ca monografi. Dar, atât achizitia serialelor cât si a nonserialelor sunt activitati incluse în dezvoltarea colectivelor si au ca rezultat adaugarea de documente în colectiile bibliotecilor.
A. Sistemul de achizitie automatizat
Se disting patru modalitati diferite de implementare a unui sistem de achizitie:
1. Achizitionarea unui pachet de programe care poate fi dezvoltat de client în functie de specificul bibliotecii.
2. Achizitionarea de catre biblioteca a unui pachet de programe de achizitie "prescris" care sa permita adaptarea sa la particularitatile bibliotecii si care sa devina un program dedicat.
3. Achizitionarea unui sistem automatizat integrat de biblioteca (care are inclus si modulul de achizitie).
4. Furnizarea de catre anumite servicii bibliografice si de anumiti distribuitori de carte a unor sisteme de achizitie online care sa permita accesul la bazele lor de date. (7)
Indiferent de modalitatea de implementare un sistem de achizitie automatizat trebuie sa raspunda la o serie de cerinte: Richard Boss identifica 10 asemenea cerinte:
- accesul la baza de date;
- sa creeze fisiere de nume si adrese;
- sa creeze o comanda de achizitie;
- sa transmita comanda online;
- sa aiba un fisier activ de procesare a datelor;
- sa redacteze reclamatii;
- sa efectuieze receptia si sa emita dispozitii de plata;
- sa creeze un fisier al resurselor de plata;
- sa creeze un fisier al informatiilor manageriale privind achizitia;
sa creeze un fisier al furnizorilor de documente. (8)
Edward Evans considera ca un sistem automatizat de biblioteca trebuie sa realizeze urmatoarele functii:
- sa verifice datele bibliografice pentru documentul solicitat;
- sa verifice daca acel document nu este deja achizitionat si se afla în
procesul de prelucrare sau daca s-a emis deja o comanda pentru el;
- sa verifice pretul si disponibilitatea acelui document;
- sa emita comanda de achizitie;
- sa semnaleze si sa corecteze eventualele erori de pe factura;
- sa redacteze reclamatii pentru întârzieri sau pentru nefurnizarea de
documente ;
- sa creeze si sa actualizeze fisierul de comenzi si/sau cel de
procesare a datelor de achizitie;
- sa realizeze receptia facturii si sa semnaleze eventualele erori;
- sa emita formele de plata pentru comanda respectiva;
- sa genereze rapoarte financiare si statistice solicitate de serviciul de
dezvoltare a colectiilor. (9)
Indiferent de modalitatea de implementare, indiferent de furnizor un sistem de achizitie automatizat trebuie sa creeze si sa coroboreze cel putin trei fisiere: fisierul de comenzi (un fisier ordonat alfabetic care contine înregistrari bibliografice pentru fiecare document ce se doreste a fi achizitionat), fisierul furnizorilor (un fisier ce contine înregistrarea fiecarui editor, anticar sau a altor surse de procurare a documentelor); fisierul resurselor si modalitatilor de plata.
În functie de marimea si tipul de biblioteca implicata, cererea de procurare a documentelor specifice poate fi transmisa serviciului de dezvoltare a colectiilor de catre bibliografi, alte persoane din biblioteca, utilizatori, biblioteci sau de alte grupuri . Ţinând cont de aceste solicitari si de politica de dezvoltare a colectiilor proprii bibliotecii respective se va decide care sunt documentele ce vor fi achizitionate.
Achizitia asistata de calculator se realizeaza în urmatoarele etape:
Consultarea propriului catalog si a fisierului de achizitie. Se va observa astfel care sunt documentele care au fost achizitionate, care sunt documentele pe cale sa fie achizitionate evitându-se astfel, dublarea comenzilor de cumparare. Într-un sistem automatizat integrat de biblioteca se poate determina în orice moment daca un document a fost deja achizitionat si poate fi localizat în orice faza a procesului de prelucrare s-ar afla sau chiar daca este asezat la raft.
2. Informarea bibliografica. Se realizeaza în foarte multe biblioteci în sistem traditional (prin consultarea cataloagelor de edituri, a bibliografiilor etc). Nu se poate vorbi de o informare bibliografica în întregime în spatiu automatizat fie datorita absentei infrastructurii tehnologice fie datorita diferentelor existente între solicitari si continutul bazelor de date ce pot fi consultate. Chiar si în marile biblioteci ale lumii coexista informarea bibliografica traditionala cu informare bibliografica asistata de calculator.
Ţarile dezvoltate economic si avansate în procesul de automatizare a bibliotecilor au creat sisteme informatizate proprii care pun în relatie editorii, structurile de informare si documentare si chiar librariile. Sunt construite baze de date care contin înregistrarile bibliografice ale documentelor ce vor fi editate. (10)
Câteva din bibliografiile tiparite, utilizate frecvent în procesul de selectie, sunt disponibile si în forma electronica (de exemplu: Books in Print, Subject Guide to Books in Print, Scientific and Tehnical Books and Serials in Print). Înregistrarile includ ISBN si pretul. De asemenea, bazele de date bibliografice acopera aproape întreaga productie curenta de carte tiparita. O înregistrare bibliografica cuprinde: autorul, titlul, editia, datele de publicare, ISBN, subiectul, limba, pretul si alte caracteristici specifice documentului. Asemenea înregistrari bibliografice pot fi preluate în fisierul de comenzi al bibliotecii daca s-a decis achizitia acelor documente. Multe din sistemele de achizitie accepta transferul de informatii bibliografice atât sub forma online cât si pe suport CD-ROM sau în alta forma.
3. Selectarea furnizorilor
Trebuie sa fie creat un fisier al furnizorilor care sa contina în ordine alfabetica, toti furnizorii de documente de identificare si cu datele specifice fisierului furnizor. Se va specifica mai ales daca editorii, dispun sau nu de o baza de date care sa contina înregistrarile referitoare la cartile pe care acestia le vor publica.
4. Emiterea comenzii
Chiar daca anumite date specifice difera de la un sistem la altul, majoritatea fisierelor de comenzi contine o combina_ie de date bibliografice si de date specifice: autor, titlu, date de publicare, editia, ISBN, numarul contului din care se face plata, numarul sau codul furnizorului, un numar sau cod de identificare a documentului comandat, numarul de exemplare, pretul (un eventual discount sau conditii de achizitie), data aproximativa de achizitie, agentia sau departamentul intermediar (daca exista), numele solicitatorului, bibliografului sau al altor persoane responsabile pentru comanda de achizitie, alte informatii care sa permita urmarirea achizitiei în diferite stadii ale procesului.
Multe sisteme rezerva un câmp pentru descrierea altor caracteristici precum: prioritatii în achizitie, forme de plata, donatii, schimb, depozit legal etc). Alte sisteme includ si câmpuri pentru text, pentru mesaje ale personalului de la achizitie, catalogare etc.
Înregistrarile în fisierul de comenzi pot fi create de catre biblioteca respectiva sau pot fi preluate din baze de date bibliografice sau din baze de date ale editorilor. În cazul prelucrarilor se adauga datele locale specifice. Pe baza înregistrarilor din fisierul de comenzi se emit notele de comanda care sunt apoi transmise prin retele de telecomunicatie sau editate la imprimanta si transmise prin posta.
5. Receptia documentelor
Când documentele comandate sosesc în biblioteca se realizeaza receptia lor: se compara factura cu nota de comanda si se semnaleaza diferentele. Se verifica daca documentul corespunde celui comandat si daca este într-o stare fizica corespunzatoare. În cazul unor neconcordante majore un sistem de achizitie automatizat ar trebui sa permita refacerea notei de comanda la parmetri initiali (regasirea comenzii solicitate se face dupa numarul de control al comenzii).
6. Plata documentelor achizitionate
Când un document soseste în biblioteca în cele mai multe dintre sistemele integrate se încarca automat pretul estimativ al acestuia, indicat în nota de comanda în contul de fonduri. Dupa receptia documentelor se emite ordinul de plata. Fisierul de fonduri (de resurse) nu are o structura unitara (identica pentru toate sistemele automatizate integrate de biblioteca cu modul de achizitie) dar în general contine câte o înregistrare pentru fiecare cont sau forma de repartitie a bugetului destinat achizitiei. Contul este prezentat prin urmatoarele date: numarul contului, o scurta descriere a acestuia , suma alocata la începutul anului, eventualul sau eventualii beneficiari.
Dupa efectuarea platilor este necesar sa fie actualizate fisierele de plata astfel încât bugetul de achizitie sa fie vizibil sub aspect contabil în orice moment. Fisierele de comanda, furnizori si de fonduri sunt diferite în prealabil de sistemul de operare.
7. Produse generate de sistemele de achizitie automatizate.
Unele din cele mai importante produse generate de modulul de achizitie al unei biblioteci automatizate sunt rapoartele statistice si financiare. Asemenea rapoarte se dovedesc utile în managementul dezvoltarii colectiilor si contribuie la calculul indicatorilor de eficienta ai bibliotecii.
Alte categorii de produse sunt avizele, reclamatiile, notele informative prin care se secundeaza întârzierile sau facturile incomplete. De asemenea, sistemele automate de achizitie produc, în forma tiparita, documentele folosite în procesul de achizitie.
Unele sisteme de achizitie automatizate includ, pe lânga fisierele prezentate anterior si un fisier de solicitari care contine numele, adresa si alte informatii relevante despre persoane sau organizatii (inclusiv biblioteci filiale) care pot initia solicitari pentru achizitie. Este folosita practica de a anunta solicitatorii (printr-o nota tiparita) despre achizitionarea documentelor solicitate sau despre stadiul achizitiei sau când acestea devin disponibile.
În tarile occidentale sistemele automatizate cu componente off line ramân în folosinta dar producatorii specializati proiecteaza sisteme automatizate de achizitie pentru activitatile în regim online.
În România în cele mai multe biblioteci achizitia se realizeaza în sistem traditional. Calculatorul are mai mult rol de evidenta si control al procesului.
B. Schimbul de publicatii
Potrivit Vocabularului de Biologie si stiinta Informarii, schimbul de publicatii este "o achizitie care se realizeaza ca urmare a unei întelegeri între institutii pentru a-si furniza reciproc documente fara vreo contributie baneasca". (11)
Schimbul de publicatii se poate realiza la nivel national dar si la nivel international, între institutii apartinând diferitelor tari sau institutii internationale. Mai mare importanta pare sa aiba schimbul international de publicatii. Marile biblioteci au serviciul specializat în schimbul international de publicatii.
Schimbul de publicatii se realizeaza în unele sisteme ca subsistem în cadrul sistemului automatizat care în alte sisteme este înglobat în sistemul de achizitie. (12) Cu alte cuvinte, într-un sistem automatizat integrat de biblioteca, schimbul de publicatii poate constitui un modul de sine statator sau poate fi parte a modulului de achizitie.
Indiferent de modulul în care este proiectat, modulul sau submodulul de schimb de publicatii opereaza cu doua categorii principale de informatii: informatii asupra partenerilor de schimb si informatii asupra documentelor ce fac obiectul schimbului. (13)
Modulul (sau submodulul) de schimb trebuie sa contina un fisier al partenerilor de schimb care sa contina informatiile de identificare ale acestora: denumire,adresa, tip de institutie etc. De asemenea, trebuie sa existe fisierul documentelor care contine datele documentelor ce fac obiectul schimbului. Sunt doua categorii de documente: documente oferite pentru schimb si documente acceptate. Înregistrarile pentru fiecare document vor trebui sa contina date bibliografice de identificare (autor, titlu, editie, date de publicare, ISBN sau alt numar specific etc). Modulul de schimb va trebui sa permita si realizarea balantei de evaluare adica compararea valorica si cantitativa a schimbului de publicatii cu diversi parteneri.
Prima etapa a schimbului de publicatii este emiterea ofertei de schimb si transmiterea acesteia catre un centru national sau o biblioteca. Aceasta oferta va contine: publicatia oferita, publicatia solicitata si o apreciere proprie a balantei de schimb.
În cazul în care biblioteca nu initiaza ea schimbul, procesul va începe cu raspunsul la o asemenea oferta. În realitate însa, datorita faptului ca o biblioteca are mai multi parteneri, initierea procesului de schimb are în vedere atât oferta de schimb cât si raspunsul.
Expedierile si respectiv primirea documentelor se marcheaza în înregistrarile corespunzatoare acestora si în înregistrarile partenerilor.
Modulul sau submodulul de schimb trebuie sa genereze rapoarte pe diverse criterii privind activitatea de schimb (de ex. lista publicatiilor oferite spre schimb, lista publicatiilor primite de la parteneri, lista publicatiilor transmise catre un partener, balanta de schimb pe tari si pe parteneri etc).
Informatiile obtinute din rapoarte sunt utile managementului de biblioteca.
C. Controlul serialelor
"Ziare",
"reviste", "anuare", "periodice", "seriale" etc.
sunt termeni folositi pentru a desemna o categorie aparte de documente de
biblioteca. Exista o multitudine de definitii ale acestor
documente. În esenta, toate tin seama de faptul ca sunt
publicatii compuse din parti succesive ce apar la anumite
intervale de timp. În literatura de specialitate nord
În literatura de specialitate româneasca, termenii "serial" si "periodic" sunt considerati termeni sinonimi si sunt folositi ca atare.
"Periodicul" sau "serialul" este "o publicatie cu aparitie repetata, la intervale de timp egale (zilnic, saptamânal, trimestrial etc) al carei continut variat este creatia unor autori diferiti. Tot periodice sunt considerate si alte publicatii în serie cu aparitie neregulata dar cu o numerotare consecutiva, cuprinzând materiale informative din unul sau mai multe domenii. În aceeasi categorie mai intra materialele stiintifice publicate de o institutie culturala, un centru de cercetare etc sub titluri diferite si cu o periodicitate variata"(14)
Serialele sunt publicatii care necesita anumite proceduri specifice de achizitie, evidenta, prelucrare,, circulatie, conservare si prezervare datorita unor caracteristici specifice dintre care se disting urmatoarele:
. Completarea colectiilor se realizeaza în timp Se disting doua tipuri de colectii:
- colectii definitive sau complete colectiile constituite pentru publicatiile seriale care care si-au încheiat aparitia (nu mai pot interveni schimbari bibliografice sau cresteri cantitative). Aceste colectii pot contine sau nu toate exemplarele publicate.
- colectii în continuare: colectiile constituite pentru publicatiile seriale care continua sa apara si la care sunt posibile multe schimbari.
Completarea colectilor pentru publicatiile seriale trebuie sa aiba în vedere si indexurile produse anual sau periodic pentru acele periodice si, de aseamenea, suplimentele (în cazul în care acestea nu sunt publicatii independente din punct de vedere bibliografic).
O biblioteca poate decide achizitionarea unui serial la un moment dat dar, poate decide si renuntarea la achizitionarea acelui serial.
Acest lucru face ca sa nu existe pentru toate periodicele, egalitate între colectiile constituite de biblioteci si totalitatea exemplarelor aparute pe durata de existenta a periodicului. Daca se doreste ca o colectie sa fie completa va trebui realizata completarea retrospectiva.
. Pretul publicatiilor seriale nu este unitar ca la monografii iar modalitatea de plata este diferita. Cele mai multe publicatii seriale se achizitioneaza prin abonamente. La periodice se poate vorbi de pret pe un exemplar, pret pe un numar de exemplare (pretul abonamentului) dar si pret pentru întreaga colectie. De multe ori, pretul poate fi o bariera în achizitia publicatiilor seriale.
Costurile pentru achizitia si întretinerea publicatiilor seriale reprezinta o parte însemnata din bugetul multor biblioteci. În bibliotecile tehnice, medicale, de cercetare etc, serialele de specialitate constituie partea de baza a colectiilor iar prelucrarea, evidenta, legarea în volum de biblioteca, disponibilizarea, reprezinta sarcini ce reclama multe ore de lucru si implicit cheltuieli relativ mari. Chiar si în bibliotecile publice unde proportia serialelor comparativ cu cea a publicatiilor monografice este mai scazuta, serviciul pentru seriale are un personal numeros.
Faptul ca serialele sunt documente aparte în colectiile bibliotecilor este sustinut si de proiectarea în sistemele automatizate integrate de biblioteca a unui modul distinct pentru acestea: modulul de control al serialelor.
William Saffady considera ca modulul de control al serialelor trebuie sa asigure asistenta informatizata pentru doua tipuri de activitati:
a) Controlul bibliografic al serialelor
b) Dezvoltarea si managementul colectiei serialelor.
Acestea sunt activitati ce pot fi realizate individual de catre fiecare biblioteca sau în sisteme multibiblioteca prin cooperare. (15)
Doina Banciu afirma ca: "modulul de control al serialelor consta, în fapt, în crearea si actualizarea bazei de date specifice acestei categorii de document si asigurarea accesului publicului la aceasta". (16)
Baza de date pentru seriale reprezinta o subdiviziune a bazei de date centrale a bibliotecii. Este necesara o asemenea baza de date specifica deoarece la fiecare titlu (la fiecare înregistrare bibliografica) trebuie semnalate intrarile în colectie (numar de numar) iar anumite seriale pot fi prelucrate analitic.
Managementul dezvoltarii colectiilor publicatiilor seriale este asemanator cu managementul dezvoltarii colectiilor pentru celelalte categorii de documente de biblioteca. Politica de selectie si selectia propriu-zisa se realizeaza dupa aceleasi principii si metodologii tinându-se seama însa, de specificul publicatiilor seriale.
Informarea bibliografica se poate realiza apelând la serviciile bibliografice online, bibliografii pe CD-ROM sau în forma tiparita (de ex.: Ulrich's International Periodical Directory si Irregular Serials and Annuals).
Fluxul informatic al constituirii de înregistrari bibliografice pentru publicatiile seriale se realizeaza astfel:
a) Pentru titlurile noi de seriale care intra în biblioteca primele date bibliografice (titlul publicatiei, datele de aparitie, ISSN-ul) se înregistreaza de catre serviciul de achizitie prin modulul de control al serviciilor (o descriere mai succinta este realizata înca din faza de comanda).
Pentru crearea de înregistrari ale publicatiilor seriale se pot folosi procedurile de încarcare ascendenta si respectiv descendenta (transmiterea de înregistrari bibliografice între biblioteci de nivele diferite).
Serviciul de catalogare preia înregistrarea, modifica si completeaza descrierea, efectueaza indexarea publicatiei.
Pe parcursul intrarii noilor numere în biblioteca fluxul se inverseaza: serviciul de achizitie, prin modulul de control al serialelor, preia înregistrarea completa realizata de serviciul catalogare si înregistreaza în câmpuri specifice numerelor intrate dintr-un titlu. Câmpurile asociate pentru urmarirea intrarii numerelor dintr-un serial pot fi înregistrari distincte legate (printr-un procedeu informatic oarecare) de înregistrarea bibliografica a serialelor. (17)
Orice schimbare intervenita în datele bibliografice si/sau nebibliografice ale unui serial (schimbari de titlu, editor, periodicitate, date de aparitie, alte atribute), pe toata durata existentei serialului respectiv, trebuie sa se regaseasca si în înregistrarea bibliografica a acelei publicatii. Prin urmare, trebuie sa se asigure actualizarea descrierii bibliografice cu noile date care apar pe parcursul vietii periodicului.
b) Pentru serialele curente nu se initiaza înregistrari bibliografice noi. Daca periodicul este o continuare din anii precedenti, se utilizeaza înregistrarea bibliografica deja existenta în sistem. Prin modulul serialelor se actualizeaza permanent înregistrarile specifice unui titlu (nr. intrate în colectie si eventuale schimbari ale datelor bibliografice).
În cazul completarilor retrospective se procedeaza în acelasi mod: se completeaza si se actualizeaza o înregistrare bibliografica deja existenta.
Modulul de control al serialelor permite si realizarea de rapoarte diverse (statistici financiare etc) iar în unele pachete de programe permite gruparea unor înregistrari asociate numerelor, în înregistrari de volum de biblioteca, la anumite intervale de timp stabilite.
Potrivit lui William Saffady în activitatea modulului de control al serialelor ar trebui sa fie inclus si controlul bibliografic al serialelor. Parte a Controlului Bibliografic Universal, controlul bibliografic al serialelor are rolul de a realiza informarea bibliografica despre publicatiile seriale pe baza datelor bibliografice (titlu, editori, date de publicare, periodicitate, limba, pretul); datelor de idenxare a numelui bibliotecilor care s-au abonat la acele periodice. Aceste informatii sunt esentiale pentru achizitia si catalogarea serialelor, realizarea de strategii de dezvoltare a colectiilor în cooperare, functionarea împrumutului interbibliotecar si a altor activitati de biblioteca.(18)
III. 1.5. Eliminarea documentelor din colectia biblliotecilor.
Majoritatea bibliotecilor se confrunta cu o serie de probleme printre care lipsa spatiului, costurile ridicate, rigiditatea sau inadecvarea colectiilor (fie datorita îmbatrânirii colectiilor fie datorita schimbarii cerintelor utilizatorilor).
Pentru a se încadra în limitele proprii de crestere si pentru a eficientiza colectiile bibliotecile sunt puse în fata urmatoarelor alternative: sa dobâdeasca noi spatii, sa împarta colectia în depozite active si depozite pasive, sa faca eliminari de documente din colectie.
Termenul "eliminare" utilizat în biblioteconomie nu înseamna doar îndepartarea definitiva a unor documente din colectie ci si restructurarea acesteia prin constituirea depozitelor pasive ca nivel secundar de acces. Pentru ca activitatea de eliminare sa fie eficienta trebuie sa fie gândita ca o parte componenta a politicii de dezvoltare a colectiilor de biblioteca si sa fie inclusa în serviciul de dezvoltare a colectiilor. Selectia si eliminarea sunt activitati similare: amândoua sunt parti necesare ale unui program de dezvoltare a colectilor; folosesc aceleasi criterii si se bazeaza pe decizii aseamnantoare. Eliminarea se mai numeste si "deselectie".
Exista pachete de programe de biblioteca care permit unui sistem automatizat integrat de biblioteca sa contribuie la realizarea eliminarilor (unele programe au chiar un modul de deselectie). Punctul de plecare pentru realizarea unei activitati de eliminare a unor documente este o evaluare care sa ia în considerare o serie de factori printre care: scopurile bibliotecii si modul în care selectia si achizitia s-au subordonat acestor scopuri; capacitatea de stocare; capacitatea de functionare în viitor cu documente mai putine; indicele de circula_ie al colectiei etc. Succesul unui proiect de restructurare a colectiilor depinde de luarea în considerare a tuturor factorilor implicati în functionarea bibliotecilor.
Se recomanda sa fie eliminate documentele nesolicitate; duplicatele; cartile sau periodicele uzate moral (depasite din punct de vedere al continutului); editiile înlocuite; documentele deteriorate; murdare; cu greseli de imprimare; volumele disparate ale publicatiilor multivolum.
Bineînteles, criteriile stabilite pentru eliminare nu sunt rigide. Decizia trebuie luata pentru fiecare document în parte, în functie de interesele particulare legate de acel document. Este foarte posibil ca pentru unele documente sa nu fie eliminate duplicatele ci, dimpotriva, sa fie luata decizia de multiplicare, iar multe publicatii deteriorate fizic sa fie supuse operatiei de restructurare si nu celei de eliminare.
Fara a decide ce trebuie eliminat, noile tehnologii determina într-o mare masura activitatea de restructurare prin eliminare a colectiilor unei biblioteci, prin capacitatea pe care o au de a realiza evaluari si de a permite coroborarea datelor obtinute.
III. 1.6 Evaluarea
Cât de folositoare poate fi colectia? Care este marimea colectiei? Cât se cheltuie pentru dezvoltarea colectiei? Acestea sunt câteva din întrebarile ce stau la baza unui proiect de evaluare.
Evaluarea este o activitate fundamentala care închide cercul dezvoltarii colectiilor dar este în acelasi timp si punctul de plecare. Exista o multitudine de definitii pentru activitatea de evaluare. În general, toate considera, evaluarea o apreciere privind valoarea unui obiect sau a unei activitati.
Calculatorul se dovedeste un ajutor de baza al evaluarii prin posibilitatile pe care le ofera de a mânui mari cantitati de date, în diverse contexte si într-o varietate de proiecte de evaluare.
Pornind de la bazele de date bibliografice si numerice se pot obtine diferite rapoarte de evaluare (aproape imposibil de utilizat cu câtiva ani în urma). De asemenea, modulele unui sistem automatizat integrat de biblioteca au capacitatea de a realiza rapoarte pe diverse teme ce constituie evaluarea partiala si care se integreaza apoi într-un proiect de evaluare al întregii activitati.
Evaluarea activitatii de dezvoltare a colectiilor pentru a se dovedi utila, trebuie sa aiba la baza un program coerent în care definirea obiectivelor si stabilirea criteriilor sa fie elementele dominante.
Colectiile de biblioteca (structura lor) pot fi apreciate din punct de vedere economic, moral, religios, estetic, intelectual, educativ, politic, social etc. multe biblioteci si centre de informare si documentare sunt interesate de compararea cu alte structuri similare. Datele comparative ajuta bibliotecile sa-si rezolve o serie din problemele cu care se confrunta.
Un program de evaluare ar trebui sa aiba în vedere cel putin sase categorii distincte de apreciere care care sa se refere la: accesibilitatea colectiilor, costuri, satisfacerea nevoilor de informare ale utilizatorilor, raportul cost/beneficiu, timpul de raspuns pentru diverse solicitari, utilitatea colectiei.
Evaluarea colectiilor este o activitate ce necesita timp, ca mai toate activitatile de biblioteca, dar, numai în acest fel se poate sti cu exactitate care sunt punctele tari si cele slabe ale colectiei. Cunoscând cum este în realitate colectia, personalul îsi poate formula un plan de activitate care sa permita dezvoltarea elementelor pozitive si corectarea eventualelor erori sau slabiciuni ale colectiei. Un asemenea plan trebuie sa coroboreze obiectivele si scopurile bibliotecii cu nevoile de informare ale utilizatorilor.
Desfasurându-si activitatea într-un mediu social cunoscut, analizând nevoile de informare ale utilizatorilor, constituind colectiile ca niste organisme vii, dinamice, capabile sa se adapteze schimbarilor de orice fel, bibliotecile ramân acele structuri documentare care au menirea de a raspunde întrebarilor de orice fel ajutând astfel comunitatea sa-si defineasa identitatea si sa evolueze într-un mediu în continua schimbare.
III. 2. Organizarea fondurilor documentare
Documentele achizitionate, înainte de a ajunge la utilizatori, sunt supuse unui proces complex de prelucrare urmat de constituirea cataloagelor de biblioteca si aranjarea la raft dupa anumite criterii. Organizarea fondurilor documentare include prin urmare, prelucrarea documentelor, aranjarea acestora la raft dupa anumite reguli prestabilite si reflectarea colectiei în cataloagele de biblioteca.
Eficienta unei biblioteci este data si de modul în care sunt organizate fondurile documentare. Prelucrarea documentelor si constituirea cataloagelor de biblioteca se afla în strânsa dependenta de infrastructura tehnologica a unei biblioteci dintr-o anumita etapa a dezvoltarii sale.
În ultimul deceniu se remarca doua evolutii care au un impact deosebit asupra organizarii fondurilor:
introducerea cataloagelor online;
ruperea legaturii dintre opera si suportul ei.
1. Introducerea calculatorului ofera noi posibilitati de abordare a prelucrarii publicatiilor. Sporeste eficienta acestei activitati prin reducerea redundantelor, adoptarea unor forme unitare în descriere, folosirea tot mai frecventa în indexare a descriptorilor.
Catalogul automatizat de biblioteca este de fapt o baza de date bibliografice, gestionata de un soft adecvat si care asigura îndeplinirea tuturor functiilor pe care le realizeaza sistemul traditional de catalogatre al bibliotecii.
2. Separarea operei de suportul ei se adapteaza tendintei vizibile de prelucrare si difuzare a informatiilor pe diferite tipuri de suporturi (de la tiparituri pâna la audio-vizual si fisiere de calculator). Aceasta separare are implicatii mai puternice asupra catalogarii decât asupra indexarii deoarece acelasi continut poate apare în forme diferite. De exemplu: o simfonie de Beethoven poate aparea fie pe un disc, caseta, videocaseta, compact-disc etc, fie ca o publicatie de muzica tiparita.
Brigitte Richter defineste prelucrarea documentelor ca: "ansamblu operatiilor materiale si intelectuale care sunt efectuate din momentul intrarii publicatiei în biblioteca pâna la punerea acesteia la dispozitia cititorului".(19)
Prelucrarea documentelor este o activitate specific intelectuala ce consta în identificarea unica si neambigua a unui document prin autori, titlu, editie, date de aparitie, colectie si, mai ales, în redarea succinta sub forma indicilor de clasifcare sau a descriptorilor, a continutului. Aceasta activitate necesita consultarea permanenta a unor instrumente de referinta: tezaure, vocabulare, tabele de clasificare, documente de referinta, date de autoritate privind denumirile oficiale de persoane, denumirile de activitati, nume geografice etc. toate aceste instrumente de referinta constituie instrumente de lucru si ar trebui sa constituie o colectie de date de referinta pe calculator si consultabila online.
În prelucrarea documentelor de biblioteca sunt utilizate trei categorii de date:
. Date pentru descrierea fizica a documentelor.
Date pentru descrierea de continut a documentelor.
Date locale.
Într-un sistem automatizat integrat de biblioteca descrierea documentelor se realizeaza prin parcurgerea fluxului de prelucrare de la achizitie la depozitare.
1. Descrierea fizica a documentelor este cunoscuta sub denumirea de "catalogare".
Catalogarea reprezinta: "procesul de descriere a documentelor cu toate elementelor de identificare necesare, înregistrarea acestora într-un format bibliografic, crearea si selectarea punctelor de acces (cu exceptia celor de subiect)". (20)
Notitele catalografice ale documentelor sunt orânduite conform unor principii standardizate de alcatuire si administrare a cataloagelor de biblioteca.
Catalogarea unei publicatii se va realiza tinând cont de suportul acesteia. În functie de suport se va alege standardul de descriere bibliografica corespunzator.
În România sunt folosite urmatoarele standarde de descriere bibliografica: ISBD(M) pentru publicatii monografice; ISBD(A) pentru carte veche; ISBD(S) pentru publicatii seriale; ISBD(CM) pentru materiale cartografice; ISBD(PM) pentru publicatiile de muzica tiparita; ISBD(NBM) pentru materiale audio-vizuale; ISAD pentru materiale de arhiva; ISBD(CF) pentru fisiere de calculator. Pentru descrierile anlitice nu exista un standard propriu-zis. Se foloseste ghidul ISBD(CP) care datorita frecventei utilizarii si consensului adoptat de multe biblioteci legat de folosirea lui poate fi considerat un standard.
În functie de modalitatea concreta de realizare, catalogarea poate fi de mai multe tipuri:
- catalogare în publicare (CIP): presupune redactarea descrierii bibliografice a cartii înainte ca aceasta sa fie tiparita astfel încât descrierea respectiva sa fie imprimata pe carte (de regula pe versoul paginii de titlu) cât si pentru a fi inclusa, cu mentiunea CIP, în Bibliografia Nationala în asa fel încât beneficiarii acestei publicatii sa cunoasca din timp ce lucrari de interes urmeaza sa apara si sa faca comenzile pe care le doresc.
- catalogare originala: crearea unei descrieri bibliografice pentru prima data. Absenta infrastructurii tehnologice obliga foarte multe biblioteci sa realizeze catalogarea originala adica sa creeze notite bibliografice pentru fiecare document intrat în biblioteca fara a prelua înregistrari din alte sisteme.
Într-un sistem automatizat integrat de biblioteca, catalogarea originala a unui document se realizeaza prin modulul de catalogare pe baza datelor relizate de compartimentul de achizitie.
- catalogarea prin copiere: reprezinta procesul de prelucrare a descrierilor bibliografice elaborate de alt organism bibliografic. Descrierile bibliografice pot fi preluate prin retea sau daca biblioteca nu este conectata la o retea, preluarea se poate face pe suport magnetic (discheta, CD-ROM) sau chiar în forma tiparita.
- catalogarea partajata: presupune cooperarea între biblioteci, centre sau agentii bibliografice în scopul realizarii descrierilor bibliografice. Catalogarea partajata se bazeaza pe principiul elaborarii o singura data a descrierii bibliografice a unei publicatii, în tara de origine (si eventual într-o biblioteca în functie de domeniul stiintific) si transmiterea acelei descrieri catre orice sistem de informare si documentare interesat.
De asemenea, o biblioteca participanta la procesul de catalogare partajata poate prelua înregistrari bibliografice de la orice alta biblioteca, centru sau agentie bibliografica din sistem.
Fisierele de autoritate au o importanta deosebita în descrierea publicatiilor. Un fisier de autoritate este o lista de cuvinte sau sintagme (nume, titluri, subiecte) supuse controlului unei autoritati profesionale ce desemneaza entitati de un anumit tip (autorizat), folosite ca puncte de acces în cataloage.
Sunt cunoscute patru tipuri de fisiere de autoritate:
a) Fisiere de autoritate pentru autori persoana fizica.
b) Fisiere de autoritate pentru colectivitati.
c) Fisiere de autoritate pentru titluri uniforme.
d) Fisiere de autoritate pentru subiecte.
Fiecare din aceste tipuri de fisiere de autoritate ofera patru grupe de informatii:
- formele unitare, acceptate ale vedetelor (vedetele uniforme);
- formele neacceptate ale vedetelor (de ex.: pot exista variante ale numelor de autori);
- trimiteri de la o forma neacceptata la o forma acceptata a vedetei;
- date complementare care au menirea sa particularizeze informatiile continute în fisierul de autoritate.
Fisierul de autoritate este deci un fisier al tuturor datelor uniformizate utilizate într-un sistem informatic precum si al diferitelor variante existente de la care se fac trimiteri catre forma uniforma. Date de autoritate din fisierele de autoritate sunt folosite în descrierea bibliografica a publicatiilor contribuind, (datorita informatiilor care permit o identificare precisa a vedetelor de autoritate) la normalizarea descrierilor bibliografice si mai ales, a punctelor de acces.
O înregistrare de autoritate din fisierul de autoritate pentru autori persoane fizice trebuie sa contina urmatoarele date:
. forma uniforma a numelui autorului;
. datele bibliografice ale autorului (an, luna, zi de nastere/moarte,
domeniul de cercetare, titluri profesionale si onorifice, locul de exercitare a profesiei);
. nationalitatea autorului;
. formele neacceptate ca vedeta ale numelui autorului si formele asociate ale acestuia însotite de trimiteri "vezi" si "vezi si";
. sursele consultate pentru stabilirea notitei de autoritate. (21)
Dintre fisierele de autoritate se evidentiaza, sub aspectul complexitatii în realizare si utilizare, fisierul de autoritate pe subiecte.
Un fisier de autoritate pe subiecte este diferit în Glosarul ALA ca: "un set de înregistrari indicând formele autorizate de termeni folosite ca vedete de subiect într-un anumit set de înregistrari bibliografice; referintele facute la si de la formele autorizate; atât informatiile folosite, cât si sursele lor pe baza carora s-au stabilit vedetele si referintele care trebuie facute ". (22)
Definitia implica faptul ca un fisier de autoritate pe subiecte contine câte o înregistrare pentru fiecare vedeta de subiect care a fost atribuita unei înregistrari bibliografice dintr-un fisier bibliografic.
Fisierul de autoritate pe subiecte poate fi privit si ca un tezaur din care lipsesc regulile de combinare ce constituie o parte componenta a unui tezaur. Un asemenea fisier îsi dobândeste cu adevarat utilitatea doar într-un sistem online care-i permite, sa functioneze ca instrument de regasire (care-i permite sa realizeze ghidarea utilizatorilor cu stabilirea vedetelor valide si a subdiviziunilor si folosirea tehnicilor de navigare pentru cautarea si selectarea subiectelor).
În prezent toate tarile care utilizeaza sisteme automatizate de biblioteca depun eforturi pentru a-si realiza fisiere de autoritate deoarece numai asa se pot asigura: uniformitatea datelor în înregistrarile bibliografice si crearea punctelor de acces care sa ofere multiple posibilitati de regasirea informatiilor.
2. Descrierea de continut a documentelor se realizeaza prin indexare. Indexarea reprezinta operatia de analiza, descriere si redare a continutului unui document cu ajutorul unui limbaj documentar sau natural în vederea regasirii acestuia.
Limbajele de indexare pot fi:
- Limbaje de indexare cu structura ierarhica (clasificarile). Continutul unui document este exprimat prin indici de clasificare preluati din tabele.
- Limbaje de indexare cu structura combinatorie (indexare coordonata). Continutul unui document este exprimat prin descriptori preluati din liste de termeni, vocabulare, tezaure.
Tehnica de calcul se dovedeste a fi deosebit de utila în activitatea de indexare deoarece permite selectarea automatizata a cuvintelor sau termenilor extrasi din textul documentului sau atribuirea automatizata a termenilor extrasi dintr-un limbaj documentar.
3. Datele locale care apar în înregistrarile bibliografice sunt date de gestiune si evidenta (numar de inventar, numar de exemplare etc), cota, anumite date specifice bibliotecii sau documentului respectiv.
Prelucrarea documentelor într-un sistem automatizat integrat de biblioteca se realizeaza în doua moduri:
1. Prelucrarea de catre personalul bibliotecii a documentului si crearea înregistrarii bibliografice corespunzatoare. Se realizeaza atunci când biblioteca nu este conectata într-o retea si nu poate realiza schimburi de înregistrari bibliografice sau atunci când se realizeaza pentru prima data descrierea bibliografica a unui document. Se înregistreaza o înregistrare bibliografica ce va putea fi pusa la dispozitia bibliotecilor, centrelor de informare si documentare sau agentiilor bibliografice.
2. Prelucrarea descrierii bibliografice din alte sisteme (în cazul în care biblioteca este conectata la o retea si are acces la diverse baze de date).
Când înregistrarile bibliografice se preiau din alte sisteme se adauga datele specifice (numar de inventar, cota, clasificare proprie etc) care nu fac parte din descrierea bibliografica propriu-zisa. Preluând înregistrari din alte sisteme se reducere efortul de prelucrare, scad costurile si se asigura uniformitatea descrierilor bibliografice.
Tendinta este de a se extinde procesul de catalogare partajata. La baza acestui proces se afla "Controlul Bibliografic Universal", un program de mari proportii, promovat de IFLA si sustinut de UNESCO. Asa cum am mentionat principiul de la care s-a pornit a fost acela al prelucrarii o singura data a unui document, dupa norme si reguli unanim acceptate, în tara unde a aparut si difuzarea descrierii bibliografice catre orice sistem de informare si documentare interesat.
În raport cu functiile si atributiile bibliotecii transmitatoare si receptoare, comunicarea poate avea doua directii:
- comunicarea descendenta: preluarea de catre o biblioteca a înregistrarilor bibliografice de la o biblioteca ce asigura o functie centralizata, de la alte biblioteci sau din baze de date specializate (OCLC, PICA, REBUS etc).
- comunicarea ascendenta: transmiterea de catre o biblioteca a înregistrarilor biblografice proprii (daca sunt solicitate) catre o biblioteca ce asigura o functie centralizata, catre alte biblioteci sau baze de date specializate. (23)
Înregistrarile bibliografice pot fi preluate din alte sisteme (sau transmise în alte sisteme) fie prin retele online fie prin mijloace traditionale sau partial automatizate off line (înregistrari pe suport magnetic). Pentru a facilita transferul de informatii si pentru a se elimina conversia datelor s-au adoptat formate de aranjare a datelor pe suport magnetic. Formatele actuale au fost elaborate pornind de la formatul MARC (creat în 1967 de catre Biblioteca Congresului Statelor Unite ale Americii) si sunt denumite generic formate tip MARC. Formatul MARC descrie structura înregistrarilor bibliografice pe suporti de informatie ce pot fi citite de calculator. Un format stabileste etichetele câmpurilor, indicatorii si identificatorii ce descriu o înregistrare bibliografica. Un asemenea format se numeste "format de descriere bibliografica". Alte tipuri de formate mai sunt: formatul de schimb: destinat schimbului de date între diferite institutii care desfasoara activitati de informare si documentare la nivel national sau international. Aparitia formatelor de schimb s-a datorat practicilor si tehnicilor diferite de catalogare folosite în diferite tari. UNIMARC-ul este un format destinat a facilita schimbul informational de date în forma citibila pe calculator între agentiile bibliografice nationale.
Formatul de stocare a datelor permite structurarea datelor bibliografice într-o forma specifica fiecarui software de biblioteca. Formatul de stocare este de fapt formatul intern de structurare a datelor. Datele bibliografice pot fi convertite din format de schimb în format intern si invers.
Formatul de introducere a datelor reprezinta structura datelor si ecranul de introducere a datelor în procesul de achizitie, catalogare etc.
Formatul de afisare a datelor reprezinta modul în care datele bibliografice sunt prezentate utilizatorilor (fie ca acestia sunt personal de biblioteca, fie utilizatori) pe ecranul calculatorului sau pe imprimanta. (24)
Formatele de înregistrare pe suport magnetic au avut o dezvoltare foarte mare în urma cu aproape 10 ani. Intensificarea fluxului informational de date ce circula direct prin retele a facut ca rolul lor sa scada în timp. Formatele de înregistrare au fost create pentru schimburi de informatii pe banda magnetica. Când schimburile de informatie s-au facut prin sisteme de comunicatie (si mai ales când au aparut documente electronice fara echivalent pe un alt tip de suport) banda magnetica a devenit inutila.
Aparitia calculatorului în prelucrarea informatiilor a modificat esential acest proces. S-au schimbat metodologiile de lucru, s-au redus redudantele, s-a marit viteza de executie a operatiilor, informatiile sunt concentrate în baze de date, regasirea informatiilor se realizeaza cu usurinta.
Odata cu începerea informatizarii procesului de catalogare si construirea catalogului online bibliotecile au hotarât înghetarea cataloagelor traditionale. Pentru fondurile documentare reflectati în cataloagele traditionale va trebui sa se realizeze conversia retrospectiva sau retroconversia.
IFLA considera ca retroconversia este problema cea mai importanta cu care se vor confrunta marile biblioteci ale lumii în urmatorii 10 ani.
Conversia retrospectiva este procesul prin care înregistrarile manuale (de regula fise de catalog) existente într-un sistem traditional (neautomatizat) sunt convertite în forme citibile de calculator. (25)
Transpunerea informatiilor de pe suportul traditional al bibliotecii (fisa de catalog) în baze de date omogene si coerente se va face din urmatoarele considerente:
- necesitatea practicarii împrumutului informatizat;
- alcatuirea unei baze de date bibliografice omogene pentru integrarea online de catre utilizatori;
- reconstituirea catalogului colectiv unic online, singurul mijloc de gestiune si cercetare eficace pentru utilizatori si biblioteca. (26)
Retroconversia trebuie sa respecte regulile folosite în prelucrarea curenta a publicatiilor:
- înregistrarile bibliografice sa fie prezentate într-un format de tip MARC;
- sa se atribuie indici de clasificare;
- sa se atribuie descriptori.
Alain Jacquesson identifica urmatoarele tipuri de reconversie:
a) Catalogarea retrospectiva " cu cartea în mâna". Este metoda cea mai costisitoare si cea mai lenta. Prezinta însa avantajul ca permite prelucrarea publicatiilor dupa cele mai noi reguli de catalogare si da posibilitatea trecerii de la un tip de indexare la altul.
b) Catalogarea retrospectiva prin dactilografierea fiselor de catalog. Dactilografierea trebuie facuta de personal de specialitate deoarece de-a lungul anilor s-au folosit mai multe reguli de catalogare. Existenta fisierelor de autoritate permite stabilirea cu precizie a punctelor de acces.
c) Dactilografierea catalogului de catre o societate "service". Biblioteca ofera societatii o fotocopie, microfilm al catalogului sau tipografica. Catalogul este dactilografiat pe micro sau minicalculatoare de catre societate, aceasta oferind bibliotecii benzi magnetice care permit încarcarea notitelor în sistemul de lucru al bibliotecii. Este vorba de notite în format MARC. Fisierul informatic nu contine o baza de date bibliografica coerenta, fiind nevoie de o munca de omogenizare.
d) Lectura optica prin recunoasterea caracterelor (scanarea fisierelor). Notitele bibliografice sunt citite digital sau scanate, obtinându-se imaginea notitei în calculator. Aceasta este tratata de catre un program de recunoastere a caracterelor. Operatorul adauga diferite elemente de identificare MARC în fata informatiilor recunoscute (autor, titlu etc). Un dezavantaj îl constituie faptul ca sunt pastrate regulule initiale de prelucrare.
e) Cumpararea si încarcarea notitelor bibliografice din exterior. Marile biblioteci permit, contra cost, recopierea fisierelor lor. Astfel, Library of Congress, prin serviciul sau comercial, ofera date catalografice dupa diferite criterii: carti, harti, muzica, seriale, lucrari în: ebraica, chineza, japoneza, coreana etc. Sunt comercializate si fisiere de autoritate. Notitele sunt comercializate în format USMARC si UNIMARC, urmând ca fiecare biblioteca sa-si mentioneze coordonatele proprii.
f) Cumpararea de notite bibliografice de la marile retele. Marile retele bibliografice OCLC, RLIN, WLN, vând notite în vederea realizarii retrocouversiei (coordonatele sunt trecute de catre fiecare biblioteca).
g) Agentii de cooperare regionala. Asemenea agentii pot furniza bibliotecilor (în special bibliotecilor mici) notitele bibliografice necesare. De exemplu, în Franta CRDP Poiton Charentes furnizeaza la peste 5000 de biblioteci scolare notite bibliografice, descrieri de articole din periodice, indexate si cu un tezaur.
h) Cumpararea datelor bibliografice pe CD-ROM. Se poate realiza doar în cazul în care programul integrat de biblioteca are o interfata care sa permita asimilarea notitelor bibliografice de pe CD-ROM. Multe din firmele producatoare de sisteme integrate de biblioteca (ALEPH, VTLS, DYNIX etc) au proiectata interfata de retroconversie pentru date de pe CD-ROM. (27)
Nu se poate vorbi de o metoda ideala de retroconversie. În functie de marimea fondului documentar ce trebuie reconvertit, de structura fondului, de personalul disponibil, de resursele financiare si tehnologice, se poate opta pentru una sau alta din metode sau pentu o combinatie a acestora.
În retroconversie trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte:
. tratarea lucrarilor se va face dupa catalogul alfabetic sau topografic;
. tratarea colectiilor (sub aspectul continutului) se va face pe domenii mari;
. retroconversia trebuie facuta în sensul invers al intrarilor.
Retroconversia va fi problema cea mai importanta pentru bibliotecile informatizate la intrarea în secolul XXI deoarece numai asa se vor putea alcatui bazele de date unitare si omogene.
Retroconversia trebuie începuta în toate bibliotecile care au început procesul de informatizare. A nu gândi la retroconversie înseamna a nu întelege scopul informatizarii bibliotecilor. (28)
III. 2.2. OPAC - (online public access catalog).
Stocarea si organizarea fondurilor informationale obtinute ca urmare a prelucrarii documentelor reprezinta alcatuirea catalogului de biblioteca. Într-o biblioteca automatizata este firesc sa existe si un catalog automatizat (chiar daca, într-o prima etapa, vor fi mentinute si cataloagele traditionale). Catalogul automatizat de biblioteca asigura îndeplinirea tuturor functiilor pe care le realizeaza sistemul traditional de cataloage de biblioteci.
Cea mai evoluata forma a catalogului automatizat de biblioteca este OPAC-ul. Tehnicile cele mai sofisticate ale informaticii, lingvisticii, matematicilor si inteligentei artificiale contribuie din ce în ce mai mult la realizarea bazelor de informatii textuale, în special la realizarea OPAC-urilor: analiza limbajului natural, analiza statistica, analiza de date, teoria codurilor, recunoasterea formelor, hipertextul, etc.
Un proiect de constituire de baze de informatii sau de OPAC este un proiect de arhitectura digitala cu constrângerile sale socio-economice si tehnice. Constituirea unei arhitecturi digitale înseamna crearea unui spatiu în care informatiile sunt organizate într-o topologie diferita de software-ul de exploatare si de interogare. Astfel, scopul utilizatorului la cautarea informatiei este dublu: sa patrunda în acest spatiu si sa poata cauta în el.(29)
În literatura de specialitate se vorbeste de existenta mai multor generatii ale OPAC-ului.
OPAC-ul din prima generatie reprezinta o transpunere informatizata a sistemului de cataloage de biblioteca. Acest tip de catalog accelereaza procedurile manuale si clasice de cautare în baze de date de mari dimensiuni si, în plus, ofera posibilitatea de a combina mai multe criterii de cautare. Cautarea se face dupa elemente cunoscute: autor, titlu, cuvânt de titlu, subiect, indice de clasificare etc. Catalogul online permite utilizatorilor sa afle daca o carte a fost comandata, primita sau este în prelucrare. Majoritatea cataloagelor online asigura forma de cautare booleana care mareste posibilitatea ca utilizatorul sa gaseasca ceea ce doreste. Cautarea booleana permite combinarea de cuvinte si termeni din diferite parti ale înregistrarii de catalog obtinându-se astfel, ecuatii de regasire. De exemplu, cautarea dupa: autor si titlu, doi sau mai multi descriptori pe subiect, o data sau un sir de date în combinatie cu orice alt câmp indexat etc.
În sistemul OPAC este, de asemenea, posibila cautarea prin cuvinte cheie, ceea ce usureaza accesul la descrierile de catalog ale colectiilor bibliotecii.
Pentru a se evita esecul cautarii în OPAC este necesar ca ecuatia sa se stabileasca în concordanta cu continutul catalogului informatizat. Bibliotecarului de referinte îi revine sarcina de a ghida utilizatorii si de a servi ca intermediar în procesele de regasire a informatiilor.
OPAC-ul din generatia a doua are o structura mult mai complexa datorita, în primul rând, modului cum este definita si structurata baza de date centrala a bibliotecii si, în al doilea rând, datorita facilitatilor de regasire si cautare pe care le ofera. Bazele de date centrale vor contine (în unele biblioteci deja contin) urmatoarele categorii: de informatii, cât mai complete cu putinta:
a) Înregistrari bibliografice create prin eforturi proprii sau primite din alte sisteme;
b) Fonduri informationale existente în sisteme traditionale si transpuse prin conversie;
c) Baze de date oferite la schimb si care sunt integrate în baza de date centrala;
d) Baze de date full - text pentru documentele cele mai solicitate de utilizatori;
e) Produse de informare multimedia pe subiecte si domenii solicitate de utilizatori;
f) Instrumente de referinta ce constituie o minibaza de lucru pentru bibliotecari.
OPAC-ul permite accesul utilizatorulor la bazele de date, care sunt fie în institutia unde se afla utilizatorul, fie în alte institutii la care biblioteca ofera accesul.
OPAC-ul are o dinamica deoseabita. Se vorbeste deja de o generatie a treia a acestuia. Pentru a defini coordonatele acestui nou catalog e necesar sa se porneasca de la cerintele utilizatorilor, atât persoane fizice, cât, mai ales, biblioteci si de la realitatea pe care o impune tehnologia informaticii si a telecomunicatiilor.
Se pot observa câteva caracteristici ale catalogului OPAC:
1. Deteritorializarea. Un asemenea tip de catalog va reflecta colectiile tuturor bibliotecilor si sistemelor de informare si documentare legate într-o retea fizica spre deosebire de catalogul clasic care contine descrierea documentelor ce se gasesc într-o biblioteca. Poate fi un catalog de cataloage ce reflecta colectia unei biblioteci virtuale.
2. Unificarea. În forma traditionala într-o biblioteca exista mai multe tipuri de cataloage: catalog alfabetic de autori si titluri, catalog sistematic, catalog al publicatiilor periodice sau al altor categorii de documente, catalog tipografic, etc. Fiecare tip de catalog raspunde unor nevoi particulare de informare. Catalogul informatizat reuneste toate aceste tipuri de cataloage marind foarte mult posibilitatile de cautare si regasire a informatiilor. Baza de date centrala a bibliotecii reprezinta forma electronica, digitala a cataloagelor de biblioteca.
3. Comunicarea - privita ca acea caracteristica a catalogului informatizat de a contribui la realizarea cooperarii între sistemele de informare si de documentare.
Cooperarea, atât la nivel national cât si la nivel international, se bazeaza pe existenta unei infractructuri globale de informare care sa respecte anumite principii:
- partajarea drepturilor de proprietate intelectuala;
- asigurarea confidentialitatii si sigurantei datelor;
- dezvoltarea unei piete globale de retele, servicii si aplicatii;
- cooperarea în cercetare si dezvoltare;
- promovarea interconexiunilor si operatiilor comune.
Bibliotecile devin astfel factori activi ai procesului general de comunicare.
4. Regasirea informatiilor. "Accesul Universal la Publicatii" si "Controlul Bibliografic Universal", programe promovate de IFLA si sustinute de UNESCO au putut fi transpuse în realitate numai cu ajutorul noilor tehnologii ale informaticii si ale telecomunicatiilor. OPAC-ul are cuvântul hotarâtor în regasirea informatiilor (nu numai a documentelor). Accesul Universal la Publicatii poate fi privit si în felul urmator: cineva, de undeva, poate vorbi, scrie sau transmite mesaje vizuale sau sub forma de text, altcuiva din orice parte a lumii. Posibilitatea de a regasi informatia, oriunde se afla ea stocata si de a o furniza le cerere, este rezultatul direct al proliferarii retelelor digitalizate. Bibliotecile devin importante nu prin documentele pe care le au stocate ci prin perspectiva posibilitatilor pe care le au de a raspunde cererilor utilizatorilor. Exagerând, se poate spune ca o biblioteca mica, conectata la Internet poate furniza diverse informatii chiar fara a avea colectii fizice de documente, deci, fara servicii de achizitie, prelucrare si conservare de documente.
Cataloagele informatizate de biblioteca actuale sunt adevarate cataloage sau "hipercataloage" care, în functie de formularea diversa a cerintelor utilizatorilor si de tehnica informatica folosita, ofera diferite modalitati de acces si regasire a informatiilor precum:
- integrarea clasica a OPAC-urilor din cea de-a doua generatie, pentru utilizatorul care poseda o parte a informatiei bibliografice signaletice a unei anumite lucrari pe care o cauta;
- interogare în limbaj natural sau cautare pe subiecte;
- consultare hipertextuala si grafica a listei de indexare pe subiecte care-l ajuta pe utilizator sa se situeze în câmpul cunoasterii;
- consultarea hipertextuala a informatiei bibliografice.
Consultarea hipertextuala se bazeaza pe modelul de date bibliografice materializat într-un format standardizat de tip hipertext adica, pe notite bibliografice sau catalografice legate de un document cu text, imagine sau sunet. Continutul unui câmp al unei notite catalografice este format din unitati de informatii standardizate, care pot fi reproduse la infinit în celelalte notite: un nume de autor, o vedeta de indexare pe subiecte, un titlu de colectie. Aceste unitati includ numeroase legaturi încrucisate între totalitatea notitelor catalografice si, prin deductie, între documentele pe care le reprezinta. Acestea sunt legaturi hipertext. (30)
Regasirea informatiilor în hipercataloage se realizeaza prin, ceea ce se numeste în literatura de specialitate, tehnica de navigare adica o cautare nelineara prin trecere de la un concept la altul datorita unui proces de asociere de idei.
5. Personalizarea. Familiarizarea. OPAC-ul este un adevarat rezervor de date ce pot fi combinate în cele mai variate forme în functie de cererile de regasire. Un cercetator va putea sa selecteze din baza de date o minibaza de date adecvata scopului sau urmarind diferite criterii combinate între ele: tipuri de documente, subiecte, citate, limba documentului, datele de publicare etc.
Posibilitatea de a construi o subbaza de date virtuala într-o baza de date în functie de un subiect sau de un document de interes poate fi considerata o forma de personalizare a informatiilor.
Interfete din ce în ce mai prietenoase contribuie, de asemenea, la cresterea eficientei unui asemenea tip de catalog.
Tendinta majora este ca în viitorul nu prea îndepartat OPAC-ul sa-si piarda termenul de "catalog" din denumire si sa-si impuna propria evolutie ca o structura bine individualizata ce va media comunicarea între utilizatori de oriunde si din orice categorie si informatiile aflate în orice parte a lumii, indiferent de suportul pe care sunt stocate.
Dupa prelucrare si alcatuirea cataloagelor de biblioteca, documentele sunt depozitate în spatii adecvate (deschise sau nu utilizatorilor) urmând ca în functie de solicitari, sa fie oferite utilizatorilor spre consultare.
X X
Clasarea sau aranjarea efectiva a documentelor în depozite (pe rafturi) se realizeaza conform unor anumite reguli. Orice operatie de clasare într-o biblioteca trebuie sa tina seama de: respectarea clasarilor anterioare (fara a fi însa o obligativitate); particularitatile impuse de fondurile speciale; coexistenta în interiorul aceleiasi biblioteci a unor fonduri care impun criterii de clasare diferite; juxtapunerea mai multor criterii de clasare în interiorul aceleiasi serii tematice (sau pentru acelasi tip de document).
Orice mod de clasare are atât avantaje cât si dezavantaje, care pot fi de ordin intelectual sau material si tin de cotare, de aranjarea de raft, de cautarile la raft, de verificari (inventare) si de eventualele mutari.
În practica sunt întânlite urmatoarele forme de clasare:
. clasarea pe format: nu tine cont decât de înaltimea cartii, dar se poate combina cu alte forme de clasare.
. clasarea în ordinea intrarii volumelor: consta în aranjarea cartilor pe polite în ordinea intrariilor în biblioteca.
. clasare pe format si în ordinea intrarii: este o combinare a primelor doua forme de clasare. Aceasta modalitate de aranjare este functionala daca se foloseste (în functie de destinatie) una din cele doua forme de cotare: cota de depozit sau cota de acces liber la raft.
. clasarea alfabetica pe nume de autor si titluri de anonime: este o clasare folosita pentru lucrarile beletristice.
. clasarea sistematica: este de mai multe feluri în functie de clasificarea de biblioteca folosita. Punctul de plecare îl constituie subiectul principal al cartii exprimat printr-un indice de clasificare cuprins în alcatuirea cotei.
X X
X
Rolul bibliotecarului este acela de a constitui colectia, de a crea si mentine o ambianta si niste conditii de exploatare care poate asigura integritatea acestor colectii pentru o durata cât mai mare de timp. Functia de conservare este considerata de Brigitte Richter, una dintre functiile fundamentale ale bibliotecii. Conservarea conditioneaza transmiterea si difuzarea cunostintelor prin comunicarea si împrumutul documentelor.
Responsabilitatea bibliotecarului legata de conservarea si prezervarea colectiilor, intervine în doua momente diferite din viata bibliotecilor:
. În faza de conceptie si realizare a planurilor de constructie si echipare. Bibliotecile trebuie sa-si desfasoare activitatea în spatii construite special cu aceasta destinatie si nu în spatii adaptate sau chiar improvizate. Neglijentele si erorile comise în stadiul de proiectare vor fi foarte greu de îndreptat mai târziu si vor produce disfunctionalitati în activitatea bibliotecii.
. Activitatea de mentinere a integritatii fondurilor printr-o atentie permanenta la dezordine, la atacul agentilor chimici, biologici sau mecanici; prin stabilirea anumitor reguli de consultare a documentelor. (31)
III. 3. Elaborarea publicatiilor de informare.
Bibliotecile asigura accesul la informatie nu numai prin intermedierea accesului la documentul primar ci si prin elaborarea de publicatii de informare.
Elaborarea publicatiilor de informare permite bibliotecilor sa-si valorifice fondurile documentare si în acelasi timp ajuta utilizatorii (în special cei ce realizeaza cercetari) sa-si gaseasca informatia utila în cel mai scurt timp posibil. Bibliografiile sunt cele mai cunoscute publicatii de informare.
Cererea pentru informatia bibliografica a crescut foarte mult în ultimul timp. Bibliotecile trebuie sa ofere informatie bibliografica de înalta calitate, cât mai completa si adecvata cerintelor utilizatorilor. Calitatea, selectivitatea si operativitatea serviciilor bibliografice se asigura cu tehnica de calcul, tehnica de copiere - multiplicare si tehnica comunicatiilor. Toate aceste tehnici contribuie la diversificarea formelor si metodelor serviciilor bibliografice, la crearea unui repertoriu al cartii nationale si al bibliografiei bibliografiilor nationale si internationale.
Procesele bibliografice sunt preponderent procese intelectuale si de aceea sunt destul de greu de supus unei algoritmizari pentru o ulterioara automatizare. Totusi, exista programe care pot rezolva probleme bibliografice importante. Automatizarea proceselor bibliografice permite organizarea muncii în diferite centre bibliografice si apoi la nivelul retelei nationale de biblioteci automatizate. Astfel, pot fi eliminate unele disfunctionalitati metodologice, tehnologice, lingvistice etc.
Automatizarea completa a informatiei bibliografice se poate realiza numai prin integralitatea si multifunctionalitatea activitatilor bibliografice. Este necesar sa fie proiectate si realizate baze de date functionale pe baza carora sa se realizeze nu numai bibliografii la cererea utilizatorilor ci informarii bibliografice care sa contribuie le realizarea bibliografiei nationale curente. (32)
În sistemul automatizat de biblioteca (în baza de date a acestuia) trebuie sa fie incluse toate partile componente ale aparatului de informare si referinta: cataloage constituite dupa anumite criterii, fise bibliografice neincluse înca în cataloage, publicatii bibliografice si de referinta etc. O asemenea baza informationala asigura functionarea activitatii bibliografice. Utilizatorilor li se pot oferi diverse tipuri de informatii: cataloage, bibliografii, recenzii, consultatii, informatii brute etc. prezentate atât pe terminal cât si în forma tiparita.
Consultarea bazelor de date centrale în vederea elaborarii de publicatii de informare se realizeaza prin utilizarea unui software adecvat. Acest software poate fi integrat în softul bibliotecii sau poate fi un modul distinct. Indiferent de solutie, softul utilizeaza module de acces la baza de date si permite procesarea datelor selectate.
Personalul din serviciile de referinta este cel care stabileste criteriile de selectie în functie de obiectivele institutiei care elaboreaza publicatia si de cerintele utilizatorilor.
Daca programul lucreaza direct asupra bazei de date centrale, asigurând cautarea-regasirea, aranjarea informatiilor într-o forma prealabila, editarea propriu-zisa, atunci eleborarea publicatiei de informare se realizeaza direct, fara un pas intermediar.
În cazul în care se utilizeaza un modul separat de softul general atunci, din baza de date centrala, sunt selectate înregistrari ce corespund unui criteriu prestabilit. Acestea sunt stocate într-un fisier sau într-o minibaza de date distincte de baza de date centrala si prin procesarea lor se obtin publicatiile de informare solicitate.
Procedurile de elaborare a publicatiilor au în vedere, în cele mai multe cazuri, realizarea unor produse cât mai apropiate de cerintele utilizatorilor si relativ usor de consultat (publicatii al caror continut este ordonat dupa anumite reguli, prezentat într-o anumita forma - de regula ISBD ,însotite sau nu de indexuri etc). (33)
Elaborarea, editatea bibliografiilor încep cu stabilirea structurii acestei publicatii secundare: prefata, partea de baza (continutul principal), partea auxiliara (indexuri).
Prefata este alcatuita în general de responsabilul (sau responsabili) acelei lucrari si contine aprecieri privind utilitatea publicatiei, categoria de utilizatori careia i se adreseaza, principiile de prezentare a materialului, modalitati de consultare etc.
Partea de baza este întocmita de bibliografii si specialisti din domeniu pentru care se întocmeste bibliografia. Unitatea de baza este descrierea bibliografica (descrierea bibliografica propriu-zisa si treptele analitice: adnotarea, referatul, recenzia). Întregul text este împartit pe capitole si subcapitole, în conformitate cu schema bibliografiei. Descrierea bibliografica se realizeaza dupa un standard adoptat.
Partea auxiliara ajuta la regasirea prin mai multe moduri, a informatiilor din partea de baza. Este conceputa de bibliografii care întocmesc si partea de baza.
Alcatuirea bibliografiei presupune parcurgerea urmatoarelor etape: de pregatire (alegerea temei, analiza surselor, realizarea prospectului, stabilirea principiilor de formare a structurii generale a partii de baza a publicatiei, stabilirea continutului listelor auxiliare); de alegere a literaturii (pregatirea preliminara sau dublarea si/sau selectia fiselor din cataloage); de creare a diferitelor fise pe fragmente de publicatie (pregatirea descrierilor bibliografice conform standardului adoptat, pregatirea adnotarilor si a cuvintelor cheie); de unificare a fiselor si de asezare a descrierilor bibliografice pe capitole conform schemei generale a partii de baza a publicatiei (numerotarea fiselor, verificarea existentei datelor, precizarea finala a structurii schemei generale); de pregatire a listelor auxiliare (precizarea structurilor, alcatuirea lexicului, alcatuirea trimiterilor la fise pentru fiecare cuvânt introdus în lista); de pregatire a manuscrisului în conformitate cu cerintele tipografice (stabilirea formatului publicatiei, a paginatiei). (34)
Etapele enumerate se caracterizeaza printr-un volum mare de munca manuala în care sunt angrenati specialisti de înalta calificare iar munca propriu-zisa impune si revenirea de mai multe ori asupra aceleiasi fise, efectuarea de modificari, stabilirea de conexiuni între fise, mutarea acestora de la un capitol la altul etc.
Modificarile si mutatiile unei singure fise antreneza o cascada de modificari în numerotarea fiselor si în trimiterile la listele auxiliare si de multe ori duc la întârzieri în elaborarea acestor publicatii de informare.
La baza abordarii automatizate a întocmirii de bibliografii stau urmatoarele principii: introducerea o singura data în sistem a descrierii bibliografice; folosirea bazei de date unice; gruparea descrierilor bibliografice dupa criteriile de selectie prestabilite; posibilitatea modificarii automate a trimiterilor la listele auxiliare în cazul renumerotarii fiselor si regruparii lor dupa capitolele partii de baza. (35)
Bibliografia obtinuta poate fi pe suport hârtie sau pe suport CD-ROM putând fi folosita ulterior, independent de programul sau complexul de programe propuse serviciului bibliografic si de imprimare.
Elaborarea publicatiilor de informare nu se face luând în considerare doar baza de date din date centrala a bibliotecii. Uneori este necesara consultarea unor baze de date aflate la distanta. În acest caz, sunt parcurse urmatoarele etape:
a) Conectarea la baza de date externa la care se doreste accesul.
b) Introducerea criteriilor de selectie în acord cu cerintele bazei de date la care s-a stabilit accesul.
c) Repetarea descrierilor bibliografice transmise prin retea, de la baza de date la care s-a realizat conectarea. Descrierile bibliografice primite sunt stocate într-un fisier, altul decât cel care stocheaza descrierile bibliografice selectate din propria baza de date.
d) Activarea unui soft care sa asigure conversia între structura informatiilor primite si structura fisierului selectat din propria baza de date (structura ceruta de softul care asigura elaborarea publicatiilor de informare).
e) Concatenarea înregistrarilor convertite cu cele din fisierul selectat din propria baza de date.
f) Elaborarea publicatiei (sortare, realizarea indexurilor, aranjarea în pagina).
De aseamenea, si publicatiile obtinute în acest fel au ca suport de prezentare hârtia sau suport citibil de calculator (dischete, CD-ROM). Institutiile care au ca atributii si elaborarea de publicatii de informare de larga raspândire, îsi achizitioneaza de obicei, pachete de programe care au module distincte pentru realizarea acestora. (36)
III. 4. Accesul la informatie. Comunicarea documentelor.
Cu exceptia documentelor de arhiva, manuscriselor, colectiilor de carti rare si a altor documente speciale, documentele de biblioteca sunt destinate circulatiei. Comunicarea documentelor si implicit asigurarea accesului la informatie constituie una din cele mai importante misiuni a unei biblioteci. Persoanele care frecventeaza o biblioteca doresc sa poata împrumuta pentru o perioada de timp carti sau alte documente pentru a le consulta la domiciliu, asumându-si responsabilitatea pentru acele materiale. Tot comunicare a documentelor este considerata si orice forma de consultate a acestora în spatiul bibliotecii.
Nivelul de acces la documente este stabilit de catre fiecare biblioteca în functie de tipul de biblioteca (publica, specializata, etc); scopurile propuse; structura colectiilor; starea colectiilor; spatiul disponibil etc.
Bibliotecile care au ca obiectiv conservarea productiei nationale tiparite vor reduce la maxim comunicarea colectiilor lor (este cazul bibliotecilor nationale).
Bibliotecile care au fost destinate sa protejeze unele fonduri speciale (sau si-au propus acest lucru) pot impune restrictii în comunicarea documentelor din aceste fonduri. Unele biblioteci pot limita comunicarea colectiilor la un anumit tip de utilizatori (de ex: bibliotecile de învatamânt).
Bibliotecile care pun accent pe protejarea colectiilor vor fixa mai multe restrictii în comunicare punând accent pe consultarea lor în spatiile proprii.
Bibliotecile care pun accent pe comunicarea documentelor vor acorda o atentie deosebita împrumutului la domiciliu.
Se disting urmatoarele moduri de acces la documente:
Accesul indirect. Este caracteristic documentelor asezate în depozite. Bibliotecarul este cel care transmite documentul solicitat utilizatorului. Este necesar sa fie indicate cu precizie coordonateale publicatiei care face obiectul cererii (cota documentului). Aceasta procedura necesita o anumita perioada de timp de la formularea solicitarii si pâna la primirea documentului.
Accesul semi-direct. Este caracteristic documentelor foarte solicitate. Pentru a scurta timpul de asteptare multe biblioteci constituie depozite active si depozite pasive. În depozite active sunt incluse documentele cele mai solicitate. Pentru acestea ar fi recomandat sa se completeze un buletin de cerere simplificat.
Accesul direct. Este modul de consultare cel mai avantajos pentru utilizatori. Acesta îsi poate alege singur publicatiile direct de pe rafturile bibliotecii. Accesul liber la rafturi cu documente nu este posibil decât daca acestea sunt asezate dupa anumite criterii logico-sistematice. Chiar daca accesul direct atrage dupa sine o serie de probleme legate de deteriorarea rapida a documentelor, furtul acestora etc tot mai multe biblioteci permit accesul liber la cea mai mare parte a colectiei. Accesul liber prezinta avantaje atât pentru utilizator cât si pentru bibliotecar. Utilizatorul ia contact cu documentul aflat în ansamblu altor lucrari cu aceeasi tema, timpul de asteptare se reduce la maximum iar personalul bibliotecii, mai putin solicitat se poate orienta catre alte activitati. (37)
Comunicarea documentelor este o activitate deosebit de complexa. Necesita o buna organizare atât a activitatii în sine cât si a fondurilor documentare. Este procesul care pune biblioteca fata în fata cu utilizatorii si de calitatea searviciilor oferite depinde în mare masura imaginea ei în mediul în care-si desfasoara activitatea.
Comunicarea documentelor se bazeaza pe o multime de proceduri de înregistrare a cititorilor, a documentelor, a termenelor de împrumut. Acestea sunt activitati repetitive cu un caracter mai mult de evidenta si care necesita timp. Cele mai multe biblioteci care au luat decizia de informatizare au început prin a-si informatiza procedurile de împrumut. De la simpla gestiune a împrumuturilor (caracteristica începutului anilor '70) s-a ajuns pâna la sisteme automatizate integrate de biblioteca care contin module ce permit realizarea eficienta a procedurilor de împrumut. În literatura de specialitate, modulele care permit realizarea procedurilor de împrumut sunt cunoscute sub denumirea de module de circulatie: "circulatia documentelor".
Modulul de împrumut opereaza cu doua categorii de informatii:
- informatii bibliografice (descrieri bibliografice) asupra documentelor care sunt disponibile pentru împrumut. Asemenea informatii exista în baza de date centrala a bibliotecii si sunt realizate într-un sistem integrat, prin parcurgerea fluxului de la achizitie la prelucrarea si aranjare la raft.
- informatii asupra cititorilor bibliotecii care au dreptul sa împrumute documente (datele de identificare ale acestora precum si modul în care pot fi contactati).
Procedura de împrumut se bazeaza pe punerea în legatura a cititorului cu documentul solicitat. Legatura dintre înregistrarile bibliografice corespunzatoare documentelor pentru împrumut si înregistrarile corespunzatoare utilizatorilor sunt realizate fie prin coduri, fie prin utilizarea barcodurilor.
Barcodul este un "cod format din linii paralele, verticale de grosimi diferite si distantate diferit care pote fi citit de un dispozitiv (scanner) si prelucrat de un calculator. Barcodul este tiparit fie pe document, fie pe o eticheta care se aplica pe document". (38)
Barcodul este aplicat atât pe document cât si pe permisul utilizatorilor. Codurile reprezentate pe barcoduri sunt introduse în sistem prin citire cu un cititor optic, numit cititor de bord, atasat la un calculator destinat functiei de împrumut.
Modulul de circulatie a documentelor permite realizarea urmatoarelor proceduri:
1. Înregistrarea utilizatorilor. Se va crea un fisier care sa contina înregistrari pentru fiecare persoana care doreste sa devina utilizator al bibliotecii. Crearea unei înregistrari pentru înscrierea unui utilizator se face pe baza actului de identitate (si eventual a legitimatiei de serviciu) si contine: numele si prenumele persoanei, un nr. de ordine, data înregistrarii, prenumele parintilor, domiciliu, telefonul, locul de munca, data nasterii, studii, ocupatia, nr. si seria actului de identitate, mentiuni (schimbari intervenite). Pe baza acestei înregistrari se elibereaza permisul de intrare. Pe aceasta se aseaza un barcod care permite identificarea unica si neambigua a unui utilizator.
În momentul eliberarii permisului de biblioteca ar fi indicat sa se prezinte utilizatorilor si regulamentul bibliotecii astfel încât acestia sa cunoasca drepturile si obligatiile care revin atât utilizatorilor cât si bibliotecii.
2. Împrumutul documentelor. Utilizatorul va solicita bibliotecarului documentul dorit. Acesta va selecta înregistrarea corespunzatoare acelui document. În înregistrare se va introduce apoi codul utilizatorului si perioada de acordare a împrumutului. Astfel, prin aceasta procedura se realizeaza o legatura între document si utilizator si se stabileste si perioada permisa pentru pastrarea documentului.
Multe biblioteci ataseaza documentului împrumutat o fisa pe care se consemneaza data restituirii.
3. Prelungirea împrumutului. În sistemele automatizate integrate de biblioteca, în modulul de circulatie a documentelor prelungirea unui împrumut se realizeaza dupa aceeasi procedura ca si aceea de acordare a împrumutului unui document. Se selecteaza din baza de date înregistrarea pentru document si înregistrarea pentru utilizator. În înregistrarea de împrumut se testeaza data pâna la care s-a prelungit împrumutul.
În momentul restituirii, legatura realizata de sistem între utilizatori si document este anulata. Întârzierile sunt semnalate automat. Se pot edita la imprimanta avize de restituire pe baza unui text preînregistrat în sistem.
4. Rezervarea unui document în vederea împrumutului. Se întâmpla adesea ca unele documente sa fie foarte solicitate si biblioteca sa nu dispuna de un nr. suficient de exemplare. Un sistem automatizat integrat de biblioteca permite înregistrarea tuturor solicitarilor pentru un document deja împrumutat. În înregistrarea corespunzatoare documentului se va întroduce codul utilizatorului care îl solicita (se va realiza o rezervare în lant pastrând ordinea utilizatorilor care doresc sa împrumute acel document).
În momentul restituirii documentului, în modulul de împrumut se declanseaza automat un semnal audio-vizual sau doar vizual (prin afisarea de informatii pe terminal). Bibliotecarul va sti în acel moment ca documentul a fost solicitat de un utilizator care a facut o rezervare. Utilizatorul este anuntat (în mod traditional sau daca este pasibil prin posta electronica) ca documentul solicitat poate fi împrumutat. (39)
Împrumutul din depozit. Se deosebeste de împrumutul din sectie si centre de împrumut prin natura împrumutatorului. Cel care solicita împrumutul nu este un utilizator persoana fizica ci o colectivitate.
Sunt împrumutate loturi mari de documente pe o perioada cât mai lunga posibil întrucât colectivitatea are doar un rol de intermediar.
Procedura de împrumut este aceeasi cu procedura de împrumut catre utilizatorii persoane fizice cu deosebirea ca în locul utilizatorilor sunt înregistrate biblioteci,alte structuri de informare si documentare sau chiar institutii care doresc sa ofere la rândul lor informatii.
Partenerii de împrumut nu sunt identificati prin barcoduri ci prin coduri. Împrumutul de depozit mai este cunoscut si sub numele de împrumut prin custodie. În cazul în care sunt date în custodie loturi foarte mari de documente, pentru a ajuta biblioteca ce-si asuma rolul de intermediar, biblioteca depozitara va transmite alaturi de documente si copia înregistrarilor bibliografice corespunzatoare acestora în scopul constituirii unui catalog de biblioteca al acestor fonduri. În momentul restituirii lucrarilor date în custodie, biblioteca depozitara ar trebui sa primeasca o serie de informatii statistice globale (nr. celor care au solicitat documente din acest fond, nr. lucrarilor împrumutate etc) care permit aprecierea eficientei împrumutului. De asemenea, biblioteca care a luat documente în custodie va trebui sa realizeze o evidenta si o organizare separata de fondul propriu, pentru fondul împrumutat.
Informatiile statistice globale îi permit si bibliotecii intermediare sa aprecieze daca fondul dat în custodie, s-a dovedit sau nu mai util decât în biblioteca depozitara.
Informatizarea permite organizarea împrumuturilor prin metode simple, rapide si eficiente; sunt suprimate însemnarile manuale; exista posibilitatea de depistare a erorilor si a întârzierilor; se pot obtine produse complementare împrumutului (marcarea termenelor de restituire, liste ale împrumuturilor, statistici etc).
Împrumutul interbibliotecar
Întrucât o biblioteca nu poate obtine toate publicatiile existente, se poate întâmpla ca o publicatie solicitata sa nu se gaseasca în colectiile proprii si sa fie identificata în colectiile altei biblioteci. Pentru a raspunde solicitarii utilizatorului, biblioteca poate solicita pentru o perioada de timp de la cealalta biblioteca documentul sau o copie a acestuia. Daca împrumutul de publicatii se realizeaza între biblioteci ale aceleasi tari, se va vorbi de împrumutul interbibliotecar intern. Când documentele detinute de o biblioteca dintr-o tara sunt transmise, sub forma de împrumut în original sau în copie, altei biblioteci dintr-o alta tara în care acestea nu se gasesc, se poate vorbi atunci de împrumut interbibliotecar international. (40)
În cadrul programului IFLA "Accesul Universal la Publicatii", împrumutul international de publicatii este un element apparent deosebit de important. Folosirea reciproca a colectiilor este un element esential al cooperarii internationale dintre biblioteci. Principiile si directiile împrumutului international sunt elaborate de IFLA. Primul regulament de împrumut IFLA dateaza din 1954. Din 1976 s-a adoptat si o "declaratie de principii" în care se detaliaza unele aspecte concrete legate de procedurile de împrumut. Pe baza acestei declaratii s-a elaborat: "Împrumutul international: principii si tehnici de lucru". Acest document va fi revizuit în 1983 si devine operant în 1985. Dupa acest document se desfasoara si în prezent imprumutul international.
Ca împrumutul international de publicatii sa functioneze trebuie sa fie îndeplinite mai multe conditii: sa existe un sistem national de dezvoltat de biblioteci; un eficient control bibliografic; sa se organizeze un sistem de rezolvare rapida a cererilor de împrumut de publicatii prin redistribuirea acestora.
Împrumutul interbibliotecar international de publicatii ar trebui sa respecte urmatoarele principii:
- Fiecare tara se angajeaza sa transmita altei tari prin împrumut sau copie exemplare din publicatiile proprii îndeosebi din cele mai recente dar si din cele mai vechi;
- Constituirea în fiecare tara a unor centre nationale de împrumut care sa serveasca drept canal de transmitere si primire a cererilor de împrumut;
- constituirea în fiecare tara a unui sistem national eficient de împrumut. Sistemul national de împrumut reprezinta infrastructura împrumutului informatizat;
- Transmiterea ori de câte ori este posibil a copiilor (xerocopii, microformate, etc) în locul originalelor;
- Transmiterea cererilor pe cai rapide (daca este posibil prin posta electronica). Pentru transmiterea si restituirea documentelor e recomandat sa fie folosita posta aeriana;
- Cererile de împrumut international trebuie completate cu multa rigurozitate ( exista modele tipizate de cereri de împrumut);
- Elaborarea si adoptarea unor proceduri standardizate pentru împrumut si onorarea împrumuturilor. (41)
Împrumutul interbibliotecar urmeaza aceleasi proceduri generale ca împrumutul documentelor catre utilizatori cu deosebirea ca utilizatorii sunt alte biblioteci iar documentele sunt oferite spre împrumut în urma unor solicitarii speciale (în locul documentelor pot fi oferite copii). Procedurile de împrumut se realizeaza prin corespondenta cu fiecare partener în parte.
Într-un sistem automatizat integrat de biblioteca ar trebui sa existe si un modul care sa permita realizarea împrumutului interbibliotecar. Cele mai multe sisteme integrate puse în vânzare de diversi furnizori contin acest modul.
Realizarea în Europa a mai multor retele nationale automatizate, retelele care permit comunicarea cu alte retele nationale, a facut posibila aparitia ideii de a se realiza împrumutul interbibliotecar (ILL) cu ajutorul calculatoarelor. S-a eliminat în acest fel corespondenta în forma clasica, pe suport hârtie iar schimbul de mesaje se realizeaza prin posta electronica.
Începutul dateaza din 1989 când s-a initiat reteaua OSI (Open System Interconnection). OSI reprezinta: "un cadru conceptual care structureaza procesele de comunicare. Modulul OSI este la originea tuturor lucrarilor de standardizare în domeniul comunicarii informatice. Conform OSI procesele de comunicare sunt structurate în sapte nivele. Fiecare nivel reprezinta un ansamblu de functii car trebuie realizat pentru a permite diferitelor sisteme sa comunice între ele. Conform OSI cele sapte nivele sunt: Aplicatie; Prezentare; Sesiune; Transport; Retea; Legatura; Fizic". (42)
Primul proiect bazat pe conceptele tehnice OSI a fost proiectul ION (Interlending OSI Network). Participantii la acest proiect au fost: Anglia prin LASER, Olanda prin PICA si Franta prin SUNIST. Proiectul a beneficiat de sprijinul Comisiei Comunitatii Europene. Concluziile proiectului au evidentiat faptul ca strategiile nationale de dezvoltare trebuie sa se realizeze luând în considerare posibilitatile de interconectare a sistemelor la retele de telecomunicatie nationale si internationale. De asemenea, eficienta activitatilor este determinata si de metodologia de lucru folosita. Pentru a se folosi o metodologie unitara a fost nevoie sa se elaboreze de catre IOS, Organizatia Internationala de Standardizare, un standard care sa permita realizarea în mod efectiv a telecomunicatiilor între sisteme si computere diferite, privind aplicatiile de biblioteca. Protocolul ILL (Inter Library Lending) a fost adoptat în 1991. Acest protocol permite schimbul de mesaje între institutiile de informare bibliografica care servesc sisteme diferite de calculatoare, de comunicatie.
Protocolul are patru trepte:
1. Numarul si tipul de mesaje schimbate în tranzactiile ILL;
2. Elementele continute de aceste mesaje;
3. Secventele exacte pentru comunicarea mesajelor de protocol;
4. Sintaxa transferului: schema de codificare pentru elementele continute în mesajele ILL.
Protocolul ILL prevede un sistem de înregistrare într-un mod coerent a stadiilor diferite ale tranzactiilor ILL. Acest protocol, asimilat într-un sistem automatizat integrat de biblioteca prin modulul de împrumut interbibliotecar ar trebui sa permita: realizarea cererii de împrumut; indicarea primirii si restituirii documentului împrumutat; cererea de prelungire a împrumutului; notificarea faptului ca documentul s-a pierdut; anularea cererii. Multe din firmele comerciale specializate în producerea de sisteme automatizate de biblioteca au inclus elementele protocolului într-o larga varietate de programe. De asemenea, modulul de împrumut interbibliotecar are posibilitatea de a furniza multe date statistice, sinteze si rapoarte, deosebit de utile pentru managementul bibliotecii.
Comunicarea documentelor de substitutie.
Documetele de substitutie sunt copii ale documentelor originale utilizate pentru lectura în sala si mai ales pentru împrumut.
Realizarea documentelor de substitutie se impune ca o necesitate în cazul urmatoarelor documente:
- rare sau fragile, pentru care împrumutul sau comunicarea pe loc ar fi daunatoare;
- incomplete sau epuizate (documentele de substitutie permit relativ ieftin si rapid completarea colectiilor);
- voluminoase, (se va putea rezolva problema spatiului);
- comunicate frecvent, (în acest caz, documentele de substitutie permit mentinerea integritatii documentului original;
- greu sau imposibil de citit din pricina dimensiunii sau a unui handicap vizual prezentat de cititori. (43)
Documentele de substitutie constituie o solutie utila pentru bibliotecile care doresc sa-si protejeze unele documente din colectie. Realizarea acestora intervine atât în functia de conservare cât si în aceea de comunicare a documentelor.
Alegerea tehnicii de reproducere se face tinând seama de natura originalului, de starea lui, de utilitatea pe care biblioteca sau cititorul doresc sa Ie-o atribuie, de lizibilitate, de cost si de durata conservarii.
Se poate întâmpla ca documentele de substitutie sa ridice pentru biblioteci probleme similare documentelor originale sau chiar mai mari: conservarea lor cere conditii de temperatura si umiditate diferite în functie de tipul de substitutie; comunicarea lor poate necesita, în unele cazuri, aparate de lectura. La acestea se pot adauga probleme financiare legate de costul echipamentelor de copiere sau de lectura si probleme juridice legate de legea dreptului de autor care interzice orice reproducere integrala sau partial destinata unei utilizari colective, fara acordul autorului.
Sunt folosite procedee de reproducere:
Fotocopierea. Este procedeul cel mai utilizat. Multe biblioteci dispun de fotocopiere.
Fotocopierea este utilizata de biblioteci pentru constituirea dubletelor pentru împrumut, a anumitor brosuri, pentru a înlocui parti lipsa sau deteriorate din carti, pentru a raspunde unor cereri de împrumut interbibliotecar de articole din periodice sau pentru a raspunde unor solicitari ale utilizatorilor. Este interzisa fotocopierea pentru opere cu o legatura valoroasa sau pentru cele care sunt într-o stare destul de precara de conservare; pentru documente carora le dauneaza caldura si lumina (manuscrise, documente cu hârtie fragila etc).
Fotografierea este un procedeu costisitor si mai putin rapid decât fotocopierea. Se foloseste mai rar, de regula pentru reproducerea documentelor fragile. Acest procedeu se dovedeste util acelor biblioteci care organizeaza expozitii.
Diapozitivul. Acest procedeu este utilizat pentru reproducerea originalelor pentru care se doreste o exploatare colectiva prin proiectie. Imaginile fixe de pe dispozitive pot fi transferate pe video-disc.
Microcopierea este un procedeu de reproducere la un raport de micsorare atât de mic încât este necesar un aparat de lectura. Un document de substitutie obtinut prin acest procedeu se numeste microformat. În functie de tehnica de microcopiere, microformatul poate fi microfisa sau microfilm. Microformatele rezolva în primul rând problema conservarii. Astfel, se reduce spatiul de depozitare (cu aproape 95%) iar în cazul periodicelor, conservarea pe microformat permite eliminarea originalelor.
Alte documente care pot înlocui documentele originale pot fi CD-ROM-urile, video-discurile etc. Sunt însa, documente dificil de realizat de catre biblioteci, costisitoare etc. În biblioteci sunt întâlnite mai ales ca documente originale si nu ca documente de substitutie.
Tehnicile audio-vizuale permit realizarea unor copii sonore de texte imprimate pentru utilizatori orbi sau cu defecte de vedere.
Accesul la baza de date.
Serviciile informationale oferite de sistemele automatizate integrate de biblioteca, pe baza accesului la baze de date se pot grupa în doua categorii:
a) Servicii oferite pe baza datelor stocate în bazele de date proprii.
Accesul online a publicului la cataloage (OPAC) este acel serviciu care permite cititorilor sa se informeze prin intermediul terminalelor fara interventia unui personal de biblioteca (acestea poate însa,sa ofere asistenta în regasire). Pentru a oferi cititorilor posibilitatea de a se informa este necesar ca echipamente specifice sa fie plasate în salile de lectura sau în sali special amenajate. În functie de software-ul utilizat pentru accesul la baza de date, utilizatorii pot avea diverse cai de acces cum ar fi: autor, titlu, cuvânt de titlu, editura, subiect, indice CZU, etc. Avantajele unui astfel de serviciu constau în posibilitatea regasirii informatiilor dupa diverse fatete si fireste, dezvoltarea câmpului informational de investigare oferit utilizatorului. Accesul utilizatorului la cataloage îi furnizeaza acestuia informatia necesara pentru identificarea si obtinerea unui document sau informatii bibliografice pe un anumit subiect
. Accesul publicului la baze de date full-text. Bazele de date full-text contin textul integral al unui document (text scris, imagini grafice, fotografii ce alcatuiesc documentul respectiv). Bazele de date full-text pot contine documente integrale (ziare, carti), portiuni de documente (articole, citate, indexuri), planse, planuri etc, harti si alte materiale cartografice. Accesul se realizeaza prin intermediul unor indexuri sau prin intermediul unor cuvinte (nu în mod obligatoriu cuvinte-cheie). În bibliotecile în care sunt create baze de date full-text este important sa se asigure legaturi între acestea si baza de date bibliografica întrucât bazele de date bibliografice contin referiri la un document existent în biblioteca în format traditional iar baza de date full-text contine imaginea electronica a documentului. De regula, de la acelasi terminal utilizatorii pot interoga atât baza de date bibliografice cât si baza de date full-text. Un serviciu local îl reprezinta accesul utilizatorilor la informatiile existente pe CD-ROM. De asemenea, alaturi de baze de date full-text, în multe sisteme de informare se construiesc baze de date multimedia si produse de informare multimedia.
b) Servicii oferite pe baza accesului în relatiile de informare automatizate. Asemenea servicii ofera bibliotecilor posibilitatea de a comunica informational între ele. Comunicarea se realizeaza prin retele locale, metropolitane, de lunga destinatie sau prin internet. Comunicarea se bazeaza pe conectarea unui echipament PC prin intermediul liniilor telefonice sau liniilor optice la un centru existent într-o alta biblioteca. Astfel, utilizatorii pot fi informati asupra documentelor existente în alte biblioteci. Se poate localiza un document de interers si se va putea rezerva în vederea unui împrumut.
Informarea prin retele este unul din cele mai moderne si mai importante servicii oferite utilizatorilor. Cooperarea si colaborarea între diverse organisme de informare are un rol esential, în special, în asigurarea compatibilitatii sistemelor automatizate de informare. Compatibilitatea înseamna respectarea acelorasi principii pentru descrierea documentelor, adoptarea unor formate de înregistrare compatibile, utilizarea unor sisteme de clasificare pentru subiecte cât mai universale si interfetele cu utilizatori este preferabil sa fie comune. În privinta echipamentelor acestea trebuie sa respecte conceptia de sistem deschis (OSI) adica echipamente compatibile constructiv. (44)
Sistemele automatizate integrate de biblioteca ofera pe lânga asistenta în desfasurarea proceselor de biblioteca si posibilitatea de a realiza sinteze, rapoarte, materiale informative etc. Asemenea produse se dovedesc deosebit de utile în managementul bibliotecii.
Pe lânga rapoartele realizate de fiecare modul de biblioteca, în concordanta cu activitatea specifica, se pot obtine rapoarte si sinteze de interes general pentru activitatea de ansamblu a bibliotecii. Astfel, deosebit de importante sunt datele statistice ce fundamenteaza studiile de sociologie a lecturii initiate de biblioteca. Statisticile evidentiaza anumite aspecte ale comportamentului utilizatorului, interesul acestuia pentru lectura în general sau pentru un anumit domeniu al cunoasterii umane.
Asemenea date coroborate cu date statistice care cuantifica activitatile de biblioteca ofera bibliotecarilor posibilitatea de a-si evalua activitatea proprie dar si pe aceea a institutiei. De asemenea, în caz de necesitate se poat lua decizia de a extinde sau nu un anumit serviciu la noi categorii de public; se poate indica administratiei ce dezvoltari ale bibliotecii sunt necesare imediat sau pe termen lung.
Activitatile de biblioteca constituie un tot unitat, sunt într-o strânsa interdependenta unele de altele. Sistemele automatizate integrate de biblioteca evidentiaza acest lucru si permit biblotecilor sa observe din timp neregulile si sa le corecteze în timp util. Astfel, ajutate de noile tehnologii ale informaticii, bibliotecile continua sa ramâna acele asezaminte destinate conservarii si comunicarii documentelor.
Referinte bibliografice
1. EVANS, Edward G. Developing Library and Information Center
Colection. Littleton, Colorado: Libraries Unlimited, 1987, p. 13
2. BARKER, Joseph. apud. Hawks Carol Pitts. În support of
Collection Assessment: The Role of Automation în the
Acquisitions and Serials Departaments. În: Collection
Assessment and Acquisitions Budgets. New York; London:
Harwood Press, 1992, p. 13-30
3. Conf. EVANS, Eduard. op.cit. p. 14
4. Adaptat dupa: EVANS, Edward. op.cit. p. 28-30
5. SPILLER DAVID. Book Selection. An introduction to Principles
and Practice. London: Clive Bingley, 1996
6. REGNEALĂ, Mircea. Vocabular de biblioteconomie si stiinta
Informaii. vol. 1. Bucuresti: ABIR, 1995, p. 3
7. SAFFADY, William. Introduction to automation for Librarians.
London; Chicago: American Library Association, 1994, p. 354
8. BOSS, Richard. Automating Library Acquisitions: Issues and
Outlook. White Plains; New Yark: Knowledge Industry
Publications, 1982. Apud. Evans Edward. op.cit. p. 277
9. EVANS, Edward. op.cit. p. 278
10. SAFFADY, William. op.cit. p. 350
11. REGNEALĂ, Mircea. Vocabular de biblioteconomie si stiinta
Informarii. vol II. Bucuresti: ABIR, 1996, p. 129
12. BANCIU, Doina. Sisteme automatizate de informare si
documentare. Bucuresti: Editura Tehnica, 1997, p. 61
13. Ibidem inf p. 61
14. OLTEANU, Virgil. Din istoria si arta cartii: lexicon. Bucuresti:
Editura Enciclopedica, 1992, p. 280
15. SAFFADY, William. op.cit. p. 361
16. BANCIU, Doina. op.cit. p. 70
17. Conf. BANCIU, Doina. op.cit. p. 70
18. Conf. SAFFADY, Willism. op.cit. p. 362-363
19. RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie/traducere de
Gheorghe Buluta si Silvia Nestorescu. Bucuresti: Editura
Grafoart, 1995, p. 49
20. REGNEALĂ, Mircea. Vocabular de biblioteconomie si stiinta
Informarii vol. I. Bucuresti: ABIR, 1995, p. 51
21. Fichier d'autorite des auteurs personnes physiques de la baze
BN-OPALE. Paris: Bibliotheque Nationale de France, 1992.
Apud. Dragoi, Elena: Fisierul de autoritate între deziderat si
realitate. În: Buletinul ABIR, nr. 2, 1997, p. 21
22. ALA Glossary of Library and Information Sciences. Chicago:
American Library Association, 1983. Apud. Lois Mai Chan.
Functiile fisierului de autoritate pe subiecte. În: Catalogare.
Clasificare-Indexare: Traduceri de texte de specialitate vol. II.
BCU Bucuresti, 1996, p. 48
23. Conf. BANCIU, Doina. op.cit. p. 62-63
24. Idem. Notiunea de "format" între informatica si biblioteconomie.
În : Revista Bibliotecii Nationale, nr. 2, 1996, p. 27-28
25. BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. Lexic de informatica
documentara. Bucuresti: Revista "Biblioteca", 1993, p. 42
26. MARINESCU, Nicoleta. Retroconversia: Preocupare europeana.
În: Buletinul ABIR, nr. 2, 1997, p. 22
27. JACQUESSON, Alain. L'informatisations des bibliotheques.
Paris: Edition du Cercle de la Librairie, 1995. Apud. Marinescu,
Nicoleta. op.cit. p. 23-24
28. MARINESCU, Nicoleta. op.cit. p. 24
29. SINNO-RONY, Sandra. Hipercataloagele. Noi perspective
pentru OPAC. În: Catalogare. Clasificare-Indexare: Traduceri de
texte de specialitate vol. II. BUC Bucuresti, 1996, p. 80
30. Ibidem. p. 86
31. RICHTER, Brigitte. op.cit. p. 64-68; p. 154-155
32. Conf. NASORNAIA, L. Automatizarea activitatii bibliografice cu
bibliotecile din Ucraina. În:Biblioteconomie: culegeri de traduceri
prelucrate. Bucuresti: Biblioteca Nationala, XXXIII nr. 2, 1997,
p. 108-109
33. Conf. BANCIU, Doina. Sisteme automatizate de informare si
documentare. Bucuresti: Editura Tehnica, 1997, p. 67
34. KUSTANINA, Z; AVRONINA, IV. Tehnologia automatizata de
pregatire a cataloagelor pentru editare. În: Biblioteconomie
culegeri de traduceri prelucrate. Bucuresti: Biblioteca Nationala,
XXXIII, nr. 2, 1997, p. 71-72
35. Ibidem. inf. p. 72
36. BANCIU, Doina. op.cit. p. 68
37. Conf. RICHTER, Brigitte. op.cit. p. 126-129
38. BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. op.cit. p. 32
39. Conf. BANCIU, Doina. op.cit. p. 55-57
40. REGNEALĂ, Mircea. op.cit. p. 184
41. REGNEALĂ, Mircea. Note de curs. Universitatea Bucuresti.
Sectia de Bibliologie si stiinta Informarii
42. BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. op.cit. p. 73-74
43. RICHTER, Brigitte. op.cit. p. 149-150
44. BANCIU, Doina. op.cit. p. 63-75
IV. SOFTWARE DE BIBLIOTECĂ
Suportul soft pentru sistemele de biblioteca integrate este compus din module orientate în jurul functiilor principale ale unei biblioteci prin intermediul carora se se pot desfasura toate procesele informationale din institutie.
Bibliotecile care doresc sa se informeze pot achizitiona de la diversi producatori sau furnizori programe de biblioteca care sa raspunda solicitarilor lor. Exista deja o piata bine organizata de software de biblioteca, cu produse diversificate, menite sa raspunda celor mai diverse cerinte ale beneficiarilor.
Producatorii realizeaza programe dedicate care accepta structuri de date unanime recunoscute la nivel international (standardizate) si care permit schimburi de date bibliografice catre institutii de informare si documentare.
Bibliotecile care au luat decizia de a achizitiona un software integrat de biblioteca vor trebui sa analizeze cerintele la care raspunde aceasta precum si conditiile de cumparare în vederea formularii unei optiuni. Achizitionarea unui pachet de programe este o decizie importanta pentru biblioteca, cu repercursiuni asupra activitatii de viitor si nu poate fi facuta la întâmplare sau bazata pe o analiza de suprafata.
În negocierea cu furnizorul biblioteca trebuie sa aiba în vedere o serie de cerinte la care trebuie sa raspunda acesta:
. Metodologia de instalare.
. Pregatirea personalului pentru utilizarea produsului.
. Asistenta la implementare:
- conversia bazelor de date existente;
- asigurarea functionarii modulelor;
- dezvoltarea, pornind de la propunerile benefeciarilor.
. Salvari si refaceri dupa eventuale dezastre.
. Conditii financiare:
- pretul produsului;
- garantia inclusa în pretul de achizitie si taxa de întretinere
- necesitatea ,obligatia de a face dezvoltare de hard sau
de soft de retea;
- posibilitatea de plata în rate (cu sau fara dobânda).
. Garantia (modul în care se face interventia si la cât timp de la solicitare).
. Relatiile contractuale.
. Flexibilitatea sistemului.
. Limba în care este scrisa interfata cu utilizatorul.
. Posibilitatea de import-export a sistemului achizitionat într-un format standard de schimb de date (format de tip MARC).
. Existenta si starea de buna functionare a modulelor: achizitie, catalogare, control periodice, circulatie, administrare sistem etc.
. Capacitatea de a lucra în retea de LAN-uri si în retele nationale si internationale (protocoale de tip tcp/ic, Z 39.50).
. Siguranta sistemului (asigurata prin softul însusi). (1)
Pachetele de programe în domeniul sistemelor integrate de biblioteca sunt bazate pe modelele client-server. Modului client server presupune separarea softului de aplicatii (softul specific clientului) de softul utilizat pentru gestiunea datelor (server). Utilizatorul solicita servicii pe care serverul le ofera, comunicarea între ele realizându-se pe baza unor protocoale de comunicatii stabilite.
Alte componente soft sunt reprezentate de softul de baza necesar oricarui tip de configuratie hard (sistem de operare, utilitare, soft de gestiune a retelei etc), precum si de softul întânlit în alte tipuri de sisteme informatizate (soft pentru gestiunea personalului contabilitatea etc).
Softwareul de biblioteca cuprinde: pachete de programe pentru gestionarea retelei locale; pachete de programe pentru telecomunicatia de date; pachete de programe pentru recunoasterea optica a caracterelor utilizate, de regula, în acele biblioteci care realizeaza baze de date full-text (2)
Bibliotecile românesti au început sa achizitioneze tehnica de calcul dupa 1990 când au aparut pe piata PC-urile, CD-ROM-urile, imprimante performante la un pret relativ scazut. Astfel ,Biblioteca Nationala a trecut la elaborarea unor instrumente de informare utilizând CDS/ISIS. Pachetul de programe CDS/ISIS a fost elaborat sub egida UNESCO si implementat pe microcalculatoare si pe PC-uri.
Pentru a veni în sprijinul diferitelor organisme de informare si documentare, din tari mai putin dezvoltate economic deci cu resurse limitate pentru investitia în domeniul informarii si documentarii, UNESCO a elaborat acest software si l-a distribuit gratuit tuturor celor interesati. Conditia pe care trebuie sa o respecte cel care achizitioneaza pachetul de programe CDS/ISIS este de a nu folosi acest program în scopuri comerciale.
Programul CDS/ISIS lucreaza pe baza de meniuri. Utilizatorul are la dispozitie un meniu (un ecran) în care sunt enumerate functiile. Acestea pot fi apelate prin testarea unui anumit caracter.
Functiile principale ale pachetului de programe CDS/ISIS sunt urmatoarele:
ISISENT - Serviciu de introducere a datelor.
ISISRET - Servicii de regasire a informatiilor.
ISISPRT - Servicii de sortare si tiparire.
ISISINV - Serviciile fisierului invers.
ISISDEF - Serviciul de definire a bazei de date.
ISISXCH - Serviciile fisierului principal (schimburi de date si salvari).
ISISUTL - Serviciile utilitare ale sistemului
ISISPAS - Servicii de programare avansata.
Toate meniurile au o optiune de iesire (întotdeauna specificata prin litera X) pentru a reveni la meniul precedent sau pentru a parasi CDS/ISIS.
Utilizarea CDS/ISIS a fost o etapa importanta pentru dezvoltarea sistemelor automatizate de biblioteca. A permis personalului institutiilor de informare si documentare sa se familiarizeze cu tehnica de calcul, sa înteleaga rolul si locul calculatorului în procesul muncii, sa identifice restrictiile (legate de corectitudinea introducerii datelor, coerenta codificarilor etc) astfel încât sistemele sa raspunda cerintelor pentru care sunt construite. De asemenea, CDS/ISIS a ajutat personalul de biblioteca sa înteleaga în mod corect utilitatea noilor tehnologii si necesitatea unor echipamente si produse soft performante.
Urmatoarea etapa a fost achizitionarea unor pachete de programe dedicate ce permit construirea bazelor de date si asigurarea functiilor specifice (achizitie, prelucrare, împrumutul documentelor, elaborarea publicatiilor secundare de informare etc).
Biblioteca Centrala Universitara din Bucuresti este prima biblioteca din tara care a trecut la împrumutarea unui soft integrat, dedicat informatizarii bibliotecilor pachetul de programe VUBIS. Într-un sistem integrat, informatia tratata de un modul este automat accesibila si celorlalte module.
VUBIS este un soft format dintr-un ansamblu de cinci module integrate la care se adauga un modul de gestiune a sistemului. Modulele VUBIS sunt:
- catalogare
- achizitie
- controlul periodicelor
- circulatia documentelor
- catalogul on-line pentru public (OPAC)
- gestiunea sistemului
Subsistemele bibliografice (modulele de catalogare si de cautare) constituie nucleul programului VUBIS.
VUBIS este un sistem deschis: permite comunicarea prin periferice cu alte sisteme bibliografice. De asemenea, este posibila punerea fisierelor pe CD-ROM si consultarea lor cu ajutorul VUBIS-ului.
În dezvoltarea acestui software, un accent aparte a fost pus pe OPAC: sistemul este condus în totalitate prin meniuri; datele introduse de utilizatori sunt reduse la meniu; sistemul afiseaza întotdeauna în acelasi loc pe ecran optiunile disponibile; prezentarea ecranelor este clara; activitatea de trecere de la un ecran la altul se realizeaza cu usurinta; cautarile sunt orientate de mesaje introductive explicative; sistemul reactioneaza la greseli prin mesaje de ajutor la fiecare întrebare pusa, etc.
În afara de BCU Bucuresti, în România VUBIS mai functioneaza la B.C.U. Cluj, B.U. Brasov; B.U. Politehnica Bucuresti.
TINLIB este unul dintre cele mai performante sisteme integrate de biblioteca pe plan mondial. Pâna în prezent este utilizat de aproximativ 3000 de biblioteci în peste 55 de tari si este tradus în 30 de limbi. Flexibilitatea si capacitatea sa de a face fata în cele mai complicate situatii au determinat bibliotecarii americani sa îl declare "sistemul cel msi performant în anul 1994".
În România, Biblioteca Nationala si o serie de biblioteci judetene folosesc programul TINLIB. Prin conectarea la Biblioteca Nationala se va putea realiza reteaua bibliotecilor publice.
Cele mai importante din calitatile sistemului sunt: viteza de lucru deosebit de mare, posibilitatile de utilizare pe diverse platforme (de la un simplu computer ce lucreaza cu MS-DOS la retele locale sau completare mainframe ce ruleaza cu UNIX pentru retele locale sau internationale), utilizarea foarte simpla, complexitatea (acopera întreaga gama a activitatilor ce se desfasoara într-o biblioteca).
Modalitatile de regasire a informatiei sunt multiple (de la cele mai simple-titlu, autor si pâna la cautari complexe de tipul cercetarilor bibliografice). În plus, fata de procedeele clasice de regasire a informatiei. TINLIB poseda o facilitate unica: navigarea prin informatie (procedeu deosebit de util utilizatorilor pentru a ajunge la informatia dorita fara a sti de la început datele exacte ale informatiei solicitate).
Modelele pachetului de programe TINLIB sunt:
- catalogare
- OPAC
- circulatie
- achizitie
- controlul serialelor
- import/export (permite schimbul de date între TINLIB si alte sisteme integrate de biblioteca sau baze de date)
- generator de rapoarte
- comunicarea (permite comunicarea cu alte sisteme TINLIB aflate la
distanta)
- editor MARC
- împrumut interbibliotecar
- documentare (modul specializat pentru birouri de documentare - functioneaza cu full-text).
Prin facilitatile pe care le ofera, TINLIB se comporta ca un veritabil translator între bibliotecar si utilizator.
Programul ALEPH este un sistem on-line, complet integrat, foarte flexibil, bazat pe tabele de parametri, cu ajutorul carora poate fi adaptat cerintelor specifice bibliotecii ce utilizeaza sistemul. Modificarile pot fi facute chiar de catre bibliotecarii institutiei beneficiare. Suporta standarde bibliografice MARC. Programul are posibilitati de gestiune a mai multor baze de date independente, pe acelasi sau pe mai multor servere, într-un mod transparent (se pot realiza în acest mod cataloage virtuale). Posibilitatea realizarii unor retele de biblioteci constituie un argument important în alegerea ALEPH-ului. De asemenea, suporta protocolul de comunicatii 239.50/SR. Are o structura de sistem deschis bazat pe protocoale TCP/IP client/server. Programul ofera toate modelele necesare activitatii din biblioteca. Din momentul instalarii programului ALEPH, toate modulele sunt accesibile si pot fi utilizate în functie de capacitatea de adaptare si fortele fiecarei biblioteci.
Accesul utilizatorilor la module se face pe baza de parole, autorizari pe diferitele functii si pe baza nivelelor utilizatorilor. Bazele de date sunt foarte bine protejate si se poate afla cu usurinta cine si când a facut vreo modificare.
Modulele programului ALEPH sunt:
- OPAC
Catalogare
- Întretinerea fisierelor de autoritate
- Achiztitie
- Circulatie
- Seriale
- Împrumut interbibliotecar
- Utilizare Batch
- Gestionarea utilizatorilor (parole) si a functiilor permise pentru fiecare utilizator.
Pâna în prezent, programul ALEPH a fost instalat si este utilizat din 1995 în Biblioteca Centrala Universitara din Timisoara, în Biblioteca Universitatii Politehnica din Timisoara iar din 1996 si în Biblioteca de stiinte Agricole din Timisoara. Va fi instalat în Biblioteca Academiei Române din Bucuresti si în Biblioteca Filialei Academiei din Timisoara. (3)
O experienta aparte în implementarea unui sistem de informare automatizat în cadrul unei biblioteci specializate este cea realizata de Biblioteca Universittaii de Medicina si Farmacie din Cluj-Napoca. Aceasta a implementat pe o retea locala de PC-uri un soft dedicat AlICE.
Implementarea sistemului si construirea bazei de date a început în ianuarie 1994. Primul modul intrat în functiune a fost cel de catalogare utilizat pentru construirea bazei de date, înregistrarile continând descrierea bibliografica, numarul de inventar, cota si descrieri pentru reluarea continutului. Modulul de achizitie permite evidenta bibliografica si contabila. Prin modulul de circulatie se realizeaza tranzactiile de împrumut folosindu-se în acest scop barcoduri. (4)
Din toamna anului 1997, Biblioteca Academiei de Studii Economice din Bucuresti a achizitionat un software denumit: Library for Universal - L4U, versiune 1996. A fost preferat acest program pentru ca permite accesul direct din programul de biblioteca pe reteaua Internet si pentru ca ofera posibilitatea de a fi rulat pe o retea Windows 95 si Windows NT.
Programul este structurat pe mai multe module, dintre care cele mai puternice sunt: modulul de achizitii, OPAC-ul, modulul de cautare, modulul de circulatie. Pentru setarea în functie de necesitati a configuratiei diferitelor module, ca si pentru stabilirea nivelelor de parole, exista un modul special numit Preferinte structurat pe sase sectiuni: cercetare pentru studenti, intrari presetate, cuvinte cheie/fiser de autoritati, circulatie, barcod-uri, MARC/setari avansate.
Modulul de cautare are o configuratie grafica ce îl face foarte prietenos si atragator pentru utilizator.
Programul contine si un modul de import-export de date înregistrate în format US-MARC cu posibilitatea de a adopta etichetele câmpurilor importante la formatul folosit de L4U. De asemenea, programul contine si doua module puse la dispozitia bibliotecarilor: modulul de rapoarte si etichete si modulul de procesare de texte. (5)
Pachetele de programe implementate în România, desi sunt elaborate de producatori diferiti, au o caracteristica comuna: permit crearea si gestionarea bazelor de date specifice pentru procesele de informare si documentare desfasurate de biblioteca. Accesul on-line la aceste baze de date este doar o problema de organizare a infrastructurii de comunicatie.
În evaluarea programelor de biblioteca se folosesc o serie de criterii în raport cu principalele functii pe care trebuie sa le asigure o biblioteca: achizitia documentelor; catalogarea; clasificarea-indexarea; împrumutul intern si international catre public; accesul on-line al publicului la cataloage; transferul de informatii catre alte sisteme; elaborarea de publicatii de informare secundare (bibliografii, statistici); controlul serialelor.
În plus, la aceste criterii de evaluare se adauga caracteristici legate de interfata cu utilizatorul si interfata pachetelor de programe cu standardele internationale pentru comunicatie - ISO 2709.
Orice software dedicat proceselor de informare documentara trebuie sa aiba difinite o structura de baze de date, un format pentru introducerea datelor, o structura de fisiere sau câmpuri utilizate pentru acces direct precum si formate de afisare dupa care datele stocate în bazele de bate sa fie vizualizate.
Un software poate avea o anumita structura interna pentru date care difera de la un pachet de programe la altul; interfata cu utilizatorul în introducerea datelor poate sau nu sa respecte câmpurile si subcâmpurile unui format si programul dedicat sistemului de biblioteca, dar trebuie sa permita o interfata catre un format international.
Programele de biblioteca pot fi prezentate sub forma unui tabel comparativ (prin intermediul modulelor orientate în jurul functiilor principale ale unei biblioteci).
Astfel pentru Europa avem:
Module functionale acoperite de pachetele
soft utilizate în biblioteci (în Europa)*
|
Denumire sistem |
A |
P |
O |
IB |
C |
S |
|
ADLIB |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
ADVANCE |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
ALEPH |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
ALS SYSTEM 900 |
X |
X |
X |
|
X |
|
|
BIBDIA |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
BIBIS |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
BIS/BIS-LOK |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
BOOK PLUS |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
CAIRS-LMS |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
CARD DATALOG |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
DOBIS/LIBIS |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
DYNIX |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
LIBER |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
LIBERTAS |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
MARCO |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
MARQUIS |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
ORACLE LIBRARIES |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
PICA (LBS3) |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
SISIS |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
SOUTRON |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
SUPERMAX |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
TECHLIB PLUS |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
TINLIB |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
TOBIAS |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
UNICORN |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
URICA |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
VTLS |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
VUBIS |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
*S-au utilizat notatiile:
A - Achizitie
IB - Împrumut interbibliotecar
P - Prelucrare
C - Circulatie (împrumut)
O - Acces on-line la cataloage
S - Controlul serialelor
Dupa cum se poate observa, cu putine exceptii, toate produsele soft ai implementate module caracteristice sistemelor de biblioteca. Alegerea unui produs sau altul depinde de performantele pe care trebuie sa le atinga în raport cu criteriile stabilite de bibliotecile în care se implementeaza. (6)
Referinte bibliografice
1. STOICA, Dan. Automatizarea în B.C.U. "Mihai Eminescu" Iasi.
În : Buletunul Asociatiei Bibliotecilor din Învatamânt - România.
vol. 8, nr. 4, 1997, p. 29
2. BANCIU, Doina. Sisteme automatizate de informare si
documentare. Bucuresti: Editura Tehnica, 1997, p. 78-79
3. OSTAFE, Doina. Primii pasi ai Bibliotecii Centrale Universitare
din Timisoara spre biblioteca virtuala. În: Buletinul Asociatiei
Bibliotecarilor din Învatamânt-România. vol. 8, nr. 4, 1997, p. 22-
4. BANCIU, Doina. op. cit. p. 88
5. CHIŢORAN, Anuta;IVANOV, Vladimir. Biblioteca Academiei de
Studii Economice. În: Buletinul Asociatiei Bibliotecarilor din
Învatamânt-România. vol. 8, nr. 2, 1997, p. 50
6. BANCIU, Doina. op.cit. p. 75-77
Concluzii
O biblioteca moderna îsi va desfasura cu greu activitatea fara asimilarea noilor tehnologii. Noile tehnologii ale informaticii si ale telecomunicatiilor transforma bibliotecile în adevarate centre de comunicare iar manifestarile culturale care se organizeaza în incinta bibliotecilor maresc importanta lor.
Se pare ca bibliotecile au intrat într-o noua etapa de evolutie marcata de asimilarea formatelor electronice. Asimilarea noilor tehnologii nu va modifica însa conceptul de "biblioteca" ci va determina doar noi nuantari ale acestuia. Bibliotecile sunt structuri ce au continuitate în timp sub aspectul functiilor si activitatilor efectuate.
Bibliotecile nu sunt si nu vor fi învechite ca functie de cunoastere si de diseminare a informatiei; învechite pot fi mijloacele si stilul lor de activitate. Tipul de structura care aduna, organizeaza si disponibilizeaza informatia este indispensabil societatii, indiferent care ar fi nivelul ei de dezvoltare tehnologica.
Informatizarea produce o serie de mutatii la nivelul bibliotecilor: se reorganizeaza circuitul informatiei (pe orice fel de suport); se îmbunatatesc si se diversifica serviciile oferite utilizatorilor; se produc o serie de modificari la nivelul meseriei de bibliotecar; biblioteca devine preocupata de dezvoltarea unor forme de cooperare cu alte institutii; se confrunta cu noi probleme manageriale; apare necesitatea adopatrii unor noi standarde de biblioteca în concordanta cu modificarile produse de noile tehnologii; se impune adoptarea legislatiei bibliotecii traditionale la specificul bibliotecii informatizate.
Informatizarea bibliotecilor contribuie la eficientizarea activitatii bibliotecilor, permite consultarea de la distanta a fondului de documente al bibliotecii, determina cresterea puterii de informare a bibliotecilor prin utilizarea instrumentelor computerizate de interogare a bazelor de date proprii si externe. De asemenea, informatizarea permite realizarea catalogarii partajate, evitarea paralelismelor în activitatile de achizitie a documentelor, crearea de baze de date locale si integrarea acestora în circuitul national si international, cresterea calitatii informatiei datorita metodologiei unitare de prelucrare si a posibilitatilor multiple de regasire.
Informatizarea cu toate facilitatile pe care le ofera nu rezolva însa, toate problemele cu care se confrunta bibliotecile. Functionarea unei biblioteci se datoreaza, în principal interactiunii a trei elemente: tehnologie, finante, personal, integrate într-un context managerial.
Noile tehnologii ale informaticii sunt parte a tehnologiilor de biblioteca; sunt cele mai evoluate si mai performante tehnologii dar nu singurele de care are nevoie o biblioteca. Astfel, bibliotecile au nevoie de aparate si mecanisme care sa serveasca la manipularea la raft, în depozite a documentelor transportul acestora în interiorul cladirilor, asigurarea controlului si supravegherii starii cladirilor si a conditiilor de depozitare pe care le ofera acestea; asiguraraea fotocopiilor acolo unde este necesar etc.
Desi par mai putin importante decât calculatoarele, tehnologiile mecanice, diversele aparaturi de copiat, de control a conditiilor din depozite, antifurt etc, sunt indispensabile bibliotecilor.
O biblioteca mare, complet informatizata dar fara depozite mecanizate nu este foarte eficienta sub aspectul circulatiei documentelor. Un calculator oricât de performant ar fi nu poate transporta un document de la depozit pentru a fi oferit utilizatorului. Un depozit mecanizat permite bibliotecilor sa ofere cât mai rapid cu putinta un document utilizatorilor si apoi sa-l reaseze la raft.
Întâlnirea dintre informatii si tehnologia computerilor si a telecomunicatiilor produce modificari si la nivelul cladirii pentru biblioteca (suprafata acesteia si modul în care sunt amplasate încaperile). Bibliotecile ce-si desfasoara activitatea în cladiri adaptate pentru a deveni biblioteci se pot confrunta cu o multitudine de probleme în momentul în care iau decizia de informatizare. Bibliotecile (în special cele universitare) trebuie sa se preocupe sa le ofere utilizatorilor conditii de studiu si implicit sa le ofere echipamentul necesar utilizarii Internet-ului sau a altor baze de date. O mare parte din spatiul pentru public al bibliotecilor va fi ocupat de calculatoare care vor oferi utilizatorilor posibilitatea sa se informeze fara a apela la documente.
Resursele financiare nu pot tine pasul cu evolutia noilor tehnologii. Criza economica pe care o traverseaza numeroase tari se pare ca a patruns si în biblioteci. De la an la an, bibliotecile dispun de resurse financiare tot mai mici (sau considerate insuficiente pentru îndeplinirea scopurilor propuse). De aceea, structurile documentare sunt obligate sa-si regândeasca activitatile (tinând cont de raportul cost-rezultate), se stabilesc prioritati, sa se îndrepte spre cooperaraea cu alte structuri similare. O mare parte din costurile unei biblioteci vor fi dirijate spre achizitionarea de echipamente specifice noilor tehnologii; spre plata unor taxe, abonamente legate de accesul la retele si baze de date; spre achizitionarea de forme digitale ale informatiei si mai putin achizitionarea informatiei în formele traditionale.
Costuri importante vor fi legate de pregatirea si perfectionarea personalului. De calitatea personalului angajat depinde în mare masura calitatea srviciilor oferite de biblioteca. Acum, mai mult ca niciodata utilizatorii au nevoie de bibliotecari întrucât se confrunta cu o productie de informatie în crestere, un numar si o diversitate crescute de medii ce ofera informaaii; cresterea posibilitatilor de regasire a informatiilor cu posibilitatea utilizarii unui numar crescând de surse de informatii de la un loc de munca central.
Fara ajutorul specialistilor este greu de presupus ca un utilizator va ajunge în timp util la informatia adecvata nevoii sale de informare s-au va gasi informatii despre care nu are nici un fel de reper bibliografic.
Bibliotecarii trebuie sa aiba o serie de aptitudini fundamentale: capacitatea de a rationa si a lua decizii; de a comunica si lucra în echipa; un volum de cunostinte teoretice si disponibilitatea de a asimila noile evolutii ale domeniului biblioteconomic. Bibliotecile trebuie sa dispuna de personal suficient si bine pregatit pentru postul pe care-l ocupa. De asemenea, fiecare sarcina trebuie sa dispuna de un spatiu suficient, sa se reduca deplasarile inutile (în special în fluxul de prelucrare), sa se echipeze posturile cu materiale care sa ajute activitatile, sa elimine muncile repetitive etc.
Sistemele automatizate integrate de biblioteca permit informatizarea operatiilor de baza necesare sustinerii serviciilor de biblioteca si mai mult decât atât, calculatoarele încep sa transforme modul în care sunt oferite utilizatorilor serviciile traditionale si sa asigure premisele crearii unor servicii complet noi, care beneficiaza din plin de posibilitatile de accesibilizare si furnizare a informatiei.
Serviciile de calcul online integrate pot sa urmareasca un document de la decizia de selectie pâna în momentul în care poate fi oferit utilizatorilor (deci si pe parcursul achizitiei prelucrarii, asezarii la raft). În plus, sunt eliminate o serie de sarcini de rutina, respectiv care constituie si acum o parte a activitatii de biblioteca. Se poate realiza o partajare a resurselor si se pot oferi servicii de posta electronica, interogarii de baze de date specifice (CD-ROM sau full-text), întocmirea automata a unor bibliografii dupa diverse criterii etc.
De fapt, un sistem integrat de biblioteca reprezinta un sistem automatizat care dispune de o baza de date centrala gestionata cu un software adecvat prin intermediul caruia se asigura toate functiile specifice unei biblioteci (achizitia documentelor, prelucrarea documentelor, servicii informationale, schimbul international de publicatii, transferul de informatii catre alte sisteme etc). Baza de date centrala a unui sistem integrat de biblioteca poate fi divizata în alta baza de date pe criterii stabilite de utilizator sau dictate de specificul bibliotecii. Din punct de vedere al utilizatorului, divizarea bazei de date nu se observa, acestea fiind prelucrata în fapt de software-ul de gestiune.
Crestrea volumului de informatie stocata pe suporti citibili pe calculator si a necesitatii de comunicare a informatiilor între diverse sisteme a determinat bibliotecile sa acorde o mare atentie posibilitatilor de interconectare a calculatoarelor.
Accesul la retelele automatizate de informare creeaza utilizatorului facilitati de informare deosebite, în special prin marirea câmpului de investigare asupra unor subiecte de interes. Informarea prin retele este unul din cel mai moderne si mai importante servicii în care cooperarea si colaborarea între diverse organisme de informare are un rol esential.
Asigurarea compatibilitatii între sistemele de informare este o conditie de baza în schimburile de informatii. Compatibilitatea înseamna respectarea acelorasi principii si reguli pentru descrierea documentelor, adoptaraea unor formate de înregistrare compatibile, folosirea unui sistem de indexare cât mai simplu si cât mai raspândit etc. În privinta echipamentelor, acestea trebuie sa respecte regula de sistem deschis (OSI), adica echipamente compatibile constructiv.
Informatizarea obliga bibliotecile sa-si raspândeasca procesele si serviciile specifice, sa studieze si sa analizeze fenomenele societatii informationale prin prisma propriilor activitati si sa-si desfasoare activitatea si sa ia decizii adecvate realitatilor concrete ale lumii informationale.
X X X Automated Acquistions: Issues for the Present and Future.
BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. Lexic de informatica documentara. Bucuresti: Editor Revista "Biblioteca", 1993.
BANCIU, Doina; BORA, Mihaela. Automatizarea bibliotecilor din România. Programul de automatizare la Biblioteca Nationala a României. În: Pro- bleme de Informare si Documentare, vol. 31, nr. 3-4, 1997.
BANCIU, Doina. Sisteme automatizare de informare si documentare. Bucuresti:
Editura Tehnica, 1997.
BOSS, Richard W. The Library Manager's Guide to Automation. Boston: GK Hall, 1990
X X X Catalogare. Clasificare - indexare. Traduceri de texte de
specialitate. Vol. II. Bucuresti: BCU Bucuresti, 1996
CRAWFORD, Walt; GORMAN, Michael. Future Libraries: Dreams, madness and reality. Chicago; London: American Library Association, 1995
X X X Collection Assessment and Acqusition Budgets. New York; London: Harwood Press, 1992
X X X Euro Librarianship: shared resources shared responsabilities.
New York: The Haworth Press, 1992.
EVANS, Eduard. Developing Library and information center collections. Littleton,
GRAHAM, Barbara S. Integrating New Technology Researth Librarier center the future.
62-nd; IFLA General Conference, Booklet 2. Beijing, China, 25-31 August 1996.
HOBOHM, Hans - Cristoph. The impact of New Tehnology on Libraries. 62-nd; IFLA General Conference, Booklet 2. Beijing, China, 25-31 August 1996.
JACQUESSON, Alain. L'informatisation des bibliotheques. Paris: Editions du Cercle de la Librairie, 1992
JAKOBIAN, Francois. L'information scientifique et technique. Paris: Presses Universitaires de France, 1995
LINE, Maurice; VICHERS, Stephen. Universal Availability of Publication. New York; London; Paris: K G Saur, 1983
PRINS, Hans. The image of the library and information profession. Munchen; New Providence: Saur, 1995
RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie. Bucuresti: Editura Grafoart, 1995.
SAFFADY, William. Introduction to Automation for Librarians. Chicago; London: American Library Association, 1994
SALAUN, Jean - Michel. Marcketing des bibliotheques et des centres de documentation. Paris: Edition du Cercle de la Librairie, 1992.
SPILLER, David. Book Selection. An introduction to Principles and practice. London:
WHITTAKER, Kenneth. The basies of Library - Based user services. London: Library Association Publishing, 1993
|
