Bugetul proiectului

Bugetul este planul financiar al  proiectului. Un astfel de document trebuie sa includa o preconizare a cheltuielilor si a veniturilor legate de proiect.

Mai presus de orice, un buget este un document de a carui fezabilitate depinde sustinerea proiectului din partea unui finantator sau a unui partener.

Bugetul este important in fiecare etapa a unui proiect, indeplinind mai multe functii:

Planificare - Un buget este necesar pentru a planifica un nou proiect, astfel incat cei de care depinde deciza sa isi faca o idee completa despre costurile proiectului. In luarea deciziei de a incepe proiectul vor conta in primul rand disponibilitatea fondurilor si eficienta cu care vor fi folosite.

Fund-raising - Bugetul este punctul critic al oricarei negocieri cu finantatorii. Acestia sunt interesati in primul rand de eficienta banilor investiti de ei, adica de raportul beneficii/costuri. Indicatorii de eficienta sunt cele mai convingatoare argumente. De exemplu, crearea a 10 noi locuri de munca cu 100$/loc de munca ar fi o investitie extrem de eficienta, insa informarea a 100 de tineri despre drepturile lor electorale cu 50$/tanar informat, ar putea sa nu para atat de convingatoare.

Implementarea proiectului - Un buget clar este necesar pentru a monitoriza si a tine sub control proiectul, o data ce acesta a inceput. Principalul instrument de monitorizare il constituie compararea costurilor actuale cu cele din buget. Fara un buget clar, acest lucru este imposibil deoarece planurile uneori se schimba, s-ar putea sa fie necesar se se revizuiasca bugetul dupa ce proiectul a inceput.

Evaluarea proiectului - Bugetul este un instrument de baza in evaluarea succesului unui proiect, atunci cand acesta ia sfarsit. El ajuta sa se raspunda la intrebarea: “A realizat proiectul ceea ce a fost stabilit initial sa realizeze?”

Datorita multiplelor functii pe care le indeplineste, bugetul original trebuie sa fie clar, logic si prezentat in mod detaliat.

Realizarea unui buget

Cel mai important lucru intr-un buget este ca el sa surprinda in detaliu nevoile financiare ale proiectului. De aceea este nevoie ca analiza sa se efectueze la nivelul activitatilor si sarcinilor.

Pentru a ajunge la un buget final al proiectului trebuie urmati patru pasi:

1. defalcarea proiectului in activitati consumatoare de resurse;
2. calcularea resurselor pentru fiecare activitate;
3. estimarea costurilor;
4. prelucrarea datelor si intocmirea bugetului.

1. Defalcarea proiectului in activitati care consuma resurse.

Pentru acest lucru, o metoda simpla este lucrul la nivelul out-put-urilor si realizarea unei liste de sarcini pentru fiecare dintre acestea. Pentru a verifica daca au fost trecute toate sarcinile consumatoare de resurse, este utila folosirea unei diagrame PERT. Aceasta verifica logica activitati-evenimente. Nu trebuie omise sarcini precum: realizarea documentatiei, instruirea membrilor echipei, evaluari intermediare, revizuiri aduse proiectului, rapoarte etc. Ignorarea unor astfel de sarcini poate sa duca la surprize neplacute pe parcursul proiectului.

2. Calcularea resurselor pentru fiecare activitate

2.1. Resurse legate de personal - pentru a calcula resursele legate de personal ne vom referi, in primul rand, la volumul de munca exprimat in ore sau in zile. Numarul de persoane angajate va rezulta abia mai tarziu, in functie de resursele financiare alocate, sau de resursele umane disponibile. Pentru a calcula volumul de munca, trebuie estimat cat i-ar trebui unui singur om sa o duca la capat o activitate. Spre exemplu, pentru sarcina “distribuirea a 1000 de reviste”, rezultatul ar putea fi 80 de ore de munca ale unui distribuitor. In functie de numarul de oameni disponibili se poate calcula durata sarcinii. Acest lucru va ajuta la realizarea diagramei GANTT si analiza PERT. In cazul in care sunt implicati 10 oameni, acestia vor duce la capat activitatea de mai sus in 2 zile, lucrand cate 4 ore pe zi.

2.2. Resurse care nu sunt legate de personal - Aceste resurse si costurile aferente sunt impartite de obicei in:

Echipamente (calculatoare, copiatoare, mobilier, etc.);

Consumabile (topuri de hartie, cartuse de imprimanta, diskete, CD-uri, etc.);

Transport si diurnal;

Comunicatii (telefon, fax, posta, e-mail);

Publicatii (tiparire, editarea sau copierea unor brosuri, rapoarte, etc);

Servicii contractate;

Alte costuri .

3. Estimarea costurilor

Dupa ce aveti listate toate resursele de care este nevoie in proiect, incercati sa estimati costul unei unitati si apoi caculati costul total.

Cum se face estimarea costului unitar? De cele mai multe ori este vorba de a ghici intr-un mod “stiintific”.

Pentru a fi cat mai exacti aveti urmatoarele solutii:

o      sa obtineti informatii de la furnizori, eventual oferte stampilate pentru a le prezenta finantatorului (pot fi anexate proiectului),

o      sa le cereti membrilor echipei, in special celor din departamentele specializate, sa faca o estimare,

o      sa aflati de la cineva care a facut un proiect similar,

o      sa studiati notele de la proiectele anterioare ale organizatiei voastre.

4. Prelucrarea datelor si intocmirea bugetului

Salariile - Calculati cate persoane veti plati si sub ce forma (cu norma intreaga sau conventie civila). In functie de rezultat, calculati celelalte taxe sau beneficii salariale cum ar fi asigurarile de orice tip. Spre exemplu, pentru un angajat cu conventie civila al unui ONG, trebuie trecut in buget nu numai salariul brut, ci si contributia la asigurarile sociale (CAS) si taxa la fondul de sanatate, atat cotele datorate de angajator cat si de angajat. Pentru a putea calcula corect toate costurile salariale este bine sa va adresati unui contabil sau unei persoane cu experienta in domeniul financiar.

Costurile indirecte (sau de regie) - Aproximati costurile care nu sunt legate direct de indeplinirea sarcinilor, insa pe care organizatia le suporta pentru sprijinirea proiectului. Acestea pot consta in spatii pentru birouri, intretinere, electricitate, etc.

Anumiti finantatori au reguli specifice in privinta finantarii costurilor indirecte. In cazul PHARE, de obicei este finantat numai un procent fix din totalul costurilor directe, respectiv 7%.

Costurile accidentale - Stabiliti o rezerva pentru cazurile de urgenta care pot aparea in timpul proiectului. In cazul PHARE, aceste costuri pot fi de maxim 5% din totalul costurilor eligibile.

La final realizati un tabel care sa includa toate aceste costuri, si eventual, in coloanele din dreapta precizati si finantatorii.

Bugetele cuantifica, functie de costuri, caracteristicile unui proiect pe tipuri de activitati, cat si global. Prima sarcina a leaderului este sa compare bugetul din propunerea de proiect cu cel aprobat si sa pregateasca o propunere de buget revizuit care va fi supus spre aprobare organismului finantator in vederea contractarii proiectului. In vederea revizuirii bugetului este necesara citirea atenta a regulilor de eligibilitate a cheltuielilor. Astfel bugetul trebuie sa fie:

• Eligibil: trebuie sa respecte regulile de eligibilitate a cheltuielilor impuse de finantator;
• Detaliat: cheltuielile sa fie prezentate clar;
• Corect: trebuie sa raspunda solicitarilor finantatorului, sa prezinte toate informatiile;
• Echilibrat: repartizarea fondurilor intre diferitele capitole bugetare si intre parteneri trebuie sa demonstreze ca ansamblul costurilor se refera la activitati concrete si ca proiectul are o  dimensiune realista.

Nu supradimensionati cheltuielile peste strictul necesar. Rezervele pentru situatii neprevazute, atunci cand pot fi incluse in buget, au limite maxime acceptate de finantator. In afara de cheltuielile strict necesare, finantatorii nu sunt dispusi sa finanteze decat cheltuieli derivate sau legate de functionarea programului de finantare in ansamblu - cheltuieli de publicitate ale fiecarui proiect, cheltuieli de evaluare periodica a stadiului implementarii fiecarui proiect castigator etc., iar finantatorul nu ezita sa solicite modificarea bugetului atunci cand considera nejustificat de mari anumite cheltuieli (un posibil efect secundar al acestor modificari poate fi diminuarea contributiei proprii a solicitantului pana la un nivel la care proiectul devine neeligibil) sau decide sa acorde o suma mai mica decat cea solicitata initial prin proiect.

Nu va stabiliti ca obiectiv solicitarea sumei maxime pe care o ofera finantatorul unui proiect. Pentru ca organizatia dumneavoastra sa obtina sume mai mari sub forma de finantari nerambursabile, depuneti mai multe proiecte, in cadrul aceluiasi program de finantare (dar pentru alte proiecte) sau in cadrul altor programe (totusi, finantatorii nu acorda sume pentru activitati care sunt finantate in paralel din sumele obtinute de la alt finantator sau din sursele solicitantului).

Care vor fi principalii indicatori financiari?

Indicatorii financiari sunt deosebit de importanti pentru un potential investitor. De obicei, trebuie inclusi:

Indicatori de rentabilitate ; de exemplu, rata de rentabilitate a activelor (profit net/ active totale), rata de rentabilitate a capitalului investit (profit net/ capitaluri proprii);

Indicatori de lichiditate - de exemplu, rata curenta de lichiditate (active circulante/ obligatii curente), rata imediata de lichiditate (disponibilitati banesti/ datorii pe termen scurt);

Indicatori de solvabilitate - de exemplu, rata de indatorare (datorii totale/ total pasiv);

Indicatori referitori la gradul de utilizare a activelor, viteza de rotatie a stocurilor (cifra de afaceri/ stoc mediu), durata medie de incasare a creantelor si de plata a furnizorilor etc.

Rentabilitatea capitalului investit este o valoare financiara ce arata veniturile ce rezulta in urma investitiei realizate, este elementul fundamental pentru realizarea investitiilor in afaceri: “maximizarea beneficilor rezultate in urma capitalului utilizat”.

Factorul de actualizare se considera ca fiind aproximativ cu costul de oportunitate al capitalului. Stabilirea ratei de actualizare se poate face prin trei metode, dar o voi prezenta pe cea mai simpla care se bazeaza pe costul minim de oportunitate a capitalului.

De exemplu: la 1 Euro investit considerand o rata anuala de actualizare de 10% va fi:

• Anul 1: 1 Euro +10%=1, 1 Euro si factorul inves este de 1/1,1=0,909 Euro
• Anul 2: 1,1 Euro+10%=1,21 Euro si factorul inves este de 1/1,21=0,826 Euro

Astfel, daca se investesc acum 0,090Euro din 1 Euro, considerand 10% annual, aceasta valoare va creste intr-un an la: 1 Euro, iar pentru 0,826 Euro din 1 Euro in anul 2, acesta va creste cu 1 Euro avand ca valoare de carestere 10%[1].

Indicatorii de perfomanta ai proiectelor care arata gradul de sustenabilitate sunt trei principali:

1. Valoarea financiara neta (VFNA), reprezinta valoarea adaugata a investitiei in anul 0 necesara pentru a genera fluxul net de numerar programat pentru fiecare an in baza factorului de actualizare selectat, in functie de rata dobanzii. Se calculeaza astfel: VFNA= fluxul net de numerar generat in anul n * cu rata de actualizare pentru anul n, pentru o rata a dobanzii aleasa.
2. Rata rentablitatii financiare (RRF) este o functie finaciara = rata de actualizare pentru care VFNA calculata pe intregul orizont de timp (OT) devine 0. RRF masoara capacitatea veniturilor de expoloatare de a acoperi costurile de interventie si de exploatare pe perioda considerate (OT).
3. Raportul beneficii (B) / costuri (C) masoara raportul intre intreri si iesiri, poate fi:

• B/C > 1 proiectul este indicat deoarece beneficiile sunt mai mari decat costurile;
• B/C < 1in viitor, proiectul poate avea probleme cu fluxul numerar si poate fi respins.

“Aceeasi munca efectuata in aceleasi conditii va fi estimata diferit de catre 10 evaluatori

sau de catre unul singur pus sa evalueze de 10 ori”

(Anonim)