Conferinta de lucru dedicata organizarii instantelor din Timisoara (activitatea 22)

Conferinta de lucru dedicata organizarii instantelor din Timisoara (activitatea 22)

Introducere

Conferinta de lucru pentru organizarea instantelor din regiunea Timisoara are ca scop schimbarea perspectivelor expertilor straini si ale conducatorilor instantei prin dezvoltarea celor mai bune practici in materie de organizare a instantei.

Bazele si contextul mai larg ale acestei activitati se regasesc in:

• Scrisoarea comuna nr. 2 a partenerilor proiectului, de modificare a Conventiei
• Uniunea Europeana (8 decembrie 2004)
• Prioritatile Consiliului Superior al Magistraturii

Pe termen lung, aceasta conferinta doreste sa contribuie la solutionarea problemelor mentionate aici, cum ar fi reducerea incarcarii cu sarcini a judecatorilor precum si imbunatatirea deciziilor si a eficientei organizarii instantei.

Doua vizite de pregatire au fost organizate pentru a stabili elementele de baza ale conferintei: scopul, programul si grupul tinta. Rezultatele primei vizite de lucru (Consilierul de Pre-Aderare Dl. Henk Lind, ianuarie 2005) sunt anexate in minutele celei de-a patra intalniri a comitetului de conducere. A doua intalnire (Expertul Lennart Rem) s-a concluzionat cu selectarea subiectelor de discutie esentiale si cu acorduri concrete intre parteneri.

Intanirile s-au dovedit a fi extrem de utile in clarificarea asteptarilor partilor si in dezvoltarea conceptului de conferinta de lucru. Conferintele, care se concentreaza asupra organizarii instantei folosind metode interactive de stimulare a dialogului si de lucru in echipa, const 11311s1810l ituie o procedura noua pentru magistratii romani.

Data conferintei a fost stabilita pentru 31 martie si 1 aprilie la Centrul de Formare din Timisoara al Institutului National al Magistraturii.

Paricipanti si experti

La conferinta au luat parte 15 participanti cu atributii de conducere printre care se numara Presedintele si Vice-presedintii Curtii de Apel Timisoara, Presedintii tribunalelor din Timisoara, Arad, Caras Severin, judecatori inspectori si grefieri-sef. Organizatorii au atribuit deosebita importanta cooperarii intre diferitele nivele de organizare, hotarand astfel sa invite judecatori cu atributii de conducere, grefieri si judecatori inspectori. Expertul olandez, Dl. Frits Laauwaars (Vice-Presedinte al Curtii din Amsterdam, cu o experienta de 7 ani in reorganizarea sistemului judiciar olandez) si Dl. Lennart Rem (formator in organizare, strategie si educatie) au condus conferinta. Dna. Diana Florea, care a fost anterior judecator la curtea de prima instanta din Arad, a reprezentat Institutul National al Magistraturii la conferinta. Dna. Keijzer, Presedinta Curtii din Utrecht, a fost nevoita sa isi anuleze participarea in ultimul moment din cauza unor probleme personale.

Structura instantelor din Timisoara

Dna. Silvia Nebela, Presedinta Curtii de Apel Timisoara, a prezentat structura instantelor din regiune:

1 curte de apel (49 judecatori, 12.000 dosare),

3 tribunale (99 judecatori, 75.000 dosare),

15 judecatorii (163 judecatori, 115.000 dosare).

La acesta structura se adauga 492 de membri ai personalului auxiliar, 80 agenti procedurali, 40 functionari publici si personal in domeniul informaticii.

Instantele sunt organizate in sectiile civile (ale carei dosare se refera la familie si minori), penale si comerciale.

Raportul numeric dintre judecatori si grefieri este de 1 la 1 in cadrul Curtii de Apel, 2 la 1 in cadrul Tribunalului. Completele de judecata sunt formate din 2 sau 3 judecatori. Judecatorul are pe langa elaborarea hotararilor judecatoresti si atributii administrative. Grefierul are atributii atat referiotare la sedintele de judecata, cat si la activitatea in arhiva si registratura. Exista un birou de relatii cu publicul in cadrul caruia un judecator este responsabil de relatiile, activitatile si contactele cu presa si publicul.

In mometul se fata, atributiile de conducere ale judecatorilor sunt restranse, insa in viitor, instantele vor fi obligate sa aibe un manager. De aspectele financiare ale instantei este responsabil un manager economic.

In anii precedenti au fost implementate mai multe reforme in cadrul instantelor, ale caror rezultate s-au concretizat in:

• repartizarea aleatorie a dosarelor si instalarea unui sistem informatic;
• cooperarea dintre judecator si grefier si delegarea de atributii;
• elaborarea unei politici referitoare la contactul cu publicul, presa si avocatii;
• formarea interna (continua).

Programul si sumarul temelor de discutie

In baza listei temelor de discutie ale primei vizite, reprezentantii instantelor din Timisoara si expertii olandezi au hotarat dezvoltarea unui program si in special identificarea prioritatilor acestuia, dupa cum urmeaza:

1. transferul unor responsabilitati ale judecatorului catre grefier si restructurarea relatiei dintre acestia;
2. evaluarea activitatii judecatorului si a grefierului;
3. structura organizationala a instantelor din Olanda si modalitatea de implementare a reformei;
4. colectarea si organizarea informatiilor necesare administrarii unei instante
5. relatia dintre sistemul juduciar si public/presa
6. Influentarea puterii legislative si a parlamentului

Aceste subiecte au fost dezbatute dupa cum urmeaza:

Transferul unor responsabilitati ale judecatorului catre grefier si restructurarea relatiei dintre acestia

Introducere

Dl. Lauwaars a facut o introducere despre rolul grefierului in Olanda. Avand in vedere transferul atributiilor de la judecator la grefier si eficientizarea activitatii in instanta, grefierul olandez are urmatoarele atributii:

• pregatirea dosarului;
• luarea de notite in timpul sedintei de judecata;
• discutatea proiectelor de hotarari cu judecatorul;
• pregatirea/editarea unei hotarari judecatoresti.

In consecinta, desi grefierul editeaza hotarari, judecatorul este in final responsabil pentru hotarare. In plus, multe dintre deciziile uzuale au fost standardizate, astfel incat grefierul trebuie doar sa le adapteze cazului respectiv. O echipa formata din 4-5 judecatori si 12 grefieri solutioneaza intr-un an aproximativ 6.500 de dosare complexe referitoare la dreptul familiei. Grefierii lucreaza intr-o echipa care este la dispozitia unui grup de judecatori. Grefierii au posibilitatea de a prelua din sarcinile colegilor lor, dobandind in acelasi timp o anumita specializare.

Grefierii sunt structurati pe trei nivele:

• Grefier (ale carui atributii au fost mentionate mai sus);
• Asistent administrativ (cu studii in drept, sarcini judiciare, munca repetitiva);
• Personal administrativ (administrare, organizarea dosarelor, etc.).

Din motive de eficienta finaciara, regula de baza este delegarea sarcinilor la cel mai inferior nivel organizational posibil.

Rezultate obtinute de grupurile de lucru

Participantii au format trei grupuri de lucru pentru a dezbate trei subiecte referitoate la transferul unor responsabilitati ale judecatorului catre grefier. Fiecare grup si-a prezentat concluziile dupa cum urmeza:

Care sunt sarcinile pe care un judecator le poate delega grefierului?

In timpul pregatii dosarului, grefierul poate sustine/prelua sarcini ca redactarea unui raport despre parti, un raport standard per dosar, aplicarea standardizarii in anumite domenii, informarea judecatorului despre incidente si taxe, termeni neadecvati.

In timpul sedintei de judecata, grefierul se poate implica mai mult in relatia cu justitiabilii si cu avocatii. Dupa sedinta de judecata, grefierul poate sa redacteze minutele acesteia, sa informeze publicul asupra rezultatelor preliminare, sa finalizeze dosarul si sa anunte motivele care au condus la respectiva solutionare.

Ce resurse (financiare, organizationale, umane) sunt necesare pentru a concretiza acest lucru?

• modificarea legislatiei, a statutului grefierului, a codului de procedura, a regulamentelor interne si a statutului Scolii Nationale de Grefieri;
• transferul unor sarcini administrative ale grefierului catre un asistent administrativ;
• cresterea responsabilitatilor si a salariilor grefierilor;
• pregatirea grefierilor pentru preluarea unor sarcini ce implica un grad mai inalt de confidentialitate;
• angajarea de personal logistic, buget, proiecte/instante pilot care sa testeze acest model.

Care sunt conditiile si consecintele cooperarii dintre grefier si judecator?

• un raport bazat pe respect si onestitate intre judecator si grefier;
• o mai buna cunoastere intre judecator si grefier;
• instruire profesionala in echipe formate din judecator si grefier si cunoasterea reciproca;
• relatii si echipe stabile de judecatori si grefieri;
• preferintele si ariile de interes ale judecatorilor si grefierilor trebuie sa fie facute cunoscute.

In concluzie, Dna. Nebela a afirmat ca in Timisoara instantele se afla in procesul tranferului de sarcini si ca, in acelasi timp, se lucreaza la implinirea conditiilor necesare acestui transfer.

Evaluarea activitatii judecatorului si a grefierului

Expertul olandez, Dl. F. Laauwaars, a prezentat o serie de indici de activitate, cu ajutorul carora instantele pot fi evaluate. Acesti indici se refera la nivelul organizational al instantelor si al sectiilor, acestia nefiind folositi in evaluarea individuala a judecatorilor. Conducerea instantelor foloseste aceste informatii pentru a indruma activitatea acestora si a diferitelor sectii. O serie de indici generali sunt folositi la negocierile dintre presedintii de instante si Consiliul Magistraturii pentru stabilirea bugetelor destinate instantelor. In acest caz, calitatea si cantitatea dosarelor in lucru sunt indici importanti.

Dl. Laauwaars a mentionat o serie de indici referitori la perceptia publicului si a participantilor la proces, printre care se numara si avocatii. Acest subiect a dat nastere unei dezbateri intense.

Participantii au afirmat ca publicului ii lipseste formarea necesara evaluarii magistratilor si a propriului dosar aflat pe rol/judecator. Imaginea negativa pe care publicul si-a format-o despre magistrati, ii impiedica sa evalueze sistemul judiciar in mod obiectiv.

Dna. Nebela a prezentat fisa anuala de evaluare judecatorilor. Supraveghetorul direct culege informatii si efectueaza evaluarea in baza a doua tipuri de criterii: cele referitoare la incarcatura dosarelor si a dosarelor aflate in apel, iar al doilea tip implica sedintele de judecata si comportamentul general.

Managementul schimbarii si modificari in structura manageriala in instantele din Olanda

Expertul olandez, Dl. Lennart Rem, a prezentat conceptele de baza ale managementului schimbarii, acestea referindu-se la atitudine, impotrivirea fata de schimbare si diferite strategii menite sa sustina procesul de schimbare. Discutia s-a concentrat in continuare asupra urmatoarelor subiecte:

• ca strategie la inceperea procesului de schimbare este bine sa se aiba in vedere un grup tinta specific;
• nu este recomandata canalizarea energiei in mod excesiv asupra celor ce se impotrivesc schimbarii;
• folosirea diferitelor strategii, de la informare pana la sustinere si chiar obligarea, desi forta nu este intotdeauna avantajoasa sau apreciata.

Expertul olandez, Dl. Frits Laauwaars s-a concentrat asupra dezvoltarii organizarii in instanta si asupra rolului magistratului in cadrul acesteia. De la o structura, in care initial angajamentul si contributia magistratului in organizarea instantei erau reduse, s-a ajuns la o forma in care magistratul este responsabil pentru intreg procesul de administrare a dosarelor. In prezent, conducatorii instantei sunt in egala masura magistrati care isi desfasoara activitatea conform principiului managementului integral (acestia fiind responsabili atat de aspectul juridic, cat si de cel financiar si de resursele umane). Exemplificand sistemul sanitar, in care acest proces s-a incheiat deja, Dl. Frits Laauwaars se asteapta ca in viitor managerii instantelor sa fie profesionisti si nu sa fie doar magistrati per se.

Ambele introduceri au generat dezbateri in grup asupra urmatoarelor subiecte:

Necesitatea administrarii informatiei in procesul de management al instantei

Pentru a putea impulsiona angajatii, informatia necesara conducerii instantelor trebuie sa se concentreze pe obiective atat pe termen scurt cat si pe termen lung. Obiectivele pe termen scurt pot fi atinse prin strangerea informatiilor si monitorizarea aspectelor referitoare la sarcini, timp si la volumul de lucru. Obiectivele pe termen lung se concentreaza asupra analizei acitvitatii, efectele cauzate de legi noi/modificari legislative, calitatea si cantitatea resurselor umane. In orice caz, pentru ambele obiective, schimbul de informatie intre nivelele de jurisdictie este esential. Mai mult decat atat, ambele criterii (cele referitoare la calitatea si incarcatura dosarelor si cele care denota preferintele angajatilor) trebuie luate in calcul.

Relatia dintre magistrati si public/presa

Instanta din Timisoara are un birou de relatii cu publicul si un judecator in calitate de persoana de contact/purtator de cuvant. Instantele din Timisoara folosesc politica portilor deschise, fapt ce implica accesul presei si a publicului la dosare. Publicul are dreptul la informatie, astfel    incat instanta stimuleaza publicul organizand zile ale portilor deschise, simulari de procese in scoli, publica brosuri si buletine si pune la dispozitie informatii pe pagina de internet. Toate acestea au ca scop dezvoltarea unei relatii cu publicul bazate pe incredere.

Influentarea puterii legislative si a parlamentului

Grupul in care a fost dezbatut aceast subiect a inventariat o serie de posibilitati prin care reprezentantii instantelor pot informa si coopera cu puterea legislativa si cu parlamentul in initierea procesului de schimbare si a evaluarii efectelor generate de aceasta. Institutiile mentionate ar putea colabora si ar putea sa se informeze asupra urmatoarelor aspecte: efectele implementarii legislatiei, sustinerea in procesul de elaborare a noilor legi, jurisprudenta si diferitele interpretari/solutionari, organizarea in comun a dezbaterilor publice si a evenimentelor media.

Remarci generale

Pe parcursul conferintei, participantii au enumerat dificultatile cu care instantele si cei cu functii de conducere s-au confruntat:

• imaginea negativa a magistratilor, care, partial, isi are fundamentul in deciziile negative si in efectul puternic al acestora asupra publicului. In acest sens se pot exemplifica deciziile in materia dreptului de proprietate, decizii bazate pe legi neclare, neadecvate sau aflate in perpetua schimbare;
• dificultatea de a face fata modificarilor permanente ale legislatiei si ale organizarii judiciare;
• suprasaturarea instantelor cu probleme, cum ar fi numarul mare al dosarelor, ineficienta, problemele practice care necesita solutionare.

Evaluarea metodologiei conferintei de lucru

Participantii au apreciat in mare masura metodele folosite, cum ar fi lucrul in grupuri separate si prezentarile reprezentantilor acestor grupuri. A fost evident rolul jucat de experienta si functia participantilor, problemele fiind expuse si dezbatute din perspectiva multi ierarhica si multi functionala. Participantii au remarcat ca este pentru prima data cand cei cu functii de conducere in instante se intalnesc pentru a se concentra asupra "organizarii instantei".