Reuniunea de informare
Informarea descendenta: moderatorul transmite un mesaj participantilor
Informarea ascendenta: moderatorul asteapta informatii din partea grupului
Reuniunea pentru rezolvare unor probleme
Participantii la grupul de lucru isi impartasesc cunostintele acumulate referitoare la situatia respectiva cu scopul de a stabili starea de fapt si de a cauta solutii.
Reuniunea de analiza a functionarii
Actorii aceluiasi serviciu, ai aceleiasi entitati, fac schimb de informatii in ceea ce priveste activitatea curenta si dificultatile intampinate la nivel intern.
PREGATIREA REUNIUNII
Obiectivele reuniunii
Este absolut necesar ca moderatorul sa stabileasca obiectivele reuniunii, pe care fie le 16316e42q are fixate pe cale ierarhica, fie le alege singur. Acest fapt ii permite sa stabileasca un plan de desfasurare a reuniunii astfel incat aceasta sa-si atinga scopul.
Organizarea grupului
Numarul de participanti: exceptand reuniunile de informare, grupul este constituit din 6 - 12 persoane pentru a permite desfasurarea discutiilor
Calitatea participantilor: daca moderatorul are posibilitatea de a-si alcatui singur grupul de lucru, el va alege participanti care sa intruneasca una din urmatoarele conditii:
o sa aiba experienta cu privire la tema abordata
o sa manifeste interes pentru aceasta tema
o sa posede aptitudinea de a dezvolta relatii interpersonale
o sa fie sau sa nu fie de acelasi nivel ierarhic
o sa aiba sau sa nu aiba acelasi nivel de informare cu privire la tema respectiva
Prezentarea temei reuniunii
Pentru a asigura eficacitatea reuniunii, este necesar ca fiecare participant sa cunoasca tema dinainte, astfel incat sa o poata pregati in mod corespunzator. Este deci absolut necesar ca procedura de convocare a grupului sa aiba loc la timp,, transmitandu-se, odata cu acesta convocare si daca este necesar, rezumatul reuniunilor precedente, ca si orice alt document util informarii participantilor.
Poate fi utila, de asemenea, comunicarea tuturor datelor despre tema reuniunii, precizandu-se totodata constrangerile si marja de libertate ale participantilor, ordinea de zi detaliata,, participantii convocati pentru respectiva reuniune.
Pregatirea spatiului de reuniune
Moderatorul trebuie sa fie prezent in sala inaintea participantilor, astfel incat sa-i poata intampina la sosire si, daca este nevoie, sa le indice locul in sala.
Moderatorul se va ingriji de dispunerea materialelor:
Moderatorul isi rezerva spatiul de care va avea nevoie (scaun, masa pentru documente, pupitru...)
Scaune, mese: dispunerea acestora influenteaza desfasurarea reuniunii: dispunerea tip "sala de clasa" sau sala de audienta poate fi potrivita in cazul unei reuniuni de informare; dispunerea in U, de exemplu, o reuniune despre functionare sau pentru solutionarea unor probleme.
Materialul tehnic (tabla, ecran ...) trebuie sa poata fi vazut de toti
Pregatirea tehnica
In situatia in care trebuie folosite materiale video sau audio, atunci o verificare tehnica, respectiv o repetitie, ar putea evita dificultati de ultim minut. Moderatorul, mai ales in cazul in care reuniunea nu se desfasoara in propria locatie, trebuie sa se utileze cu tot ceea ce ii este necesar: hartie, markere, banda adeziva, prelungitoare.
FUNCTIILE MODERATORULUI
Functia de emitere a informatiei
Daca este vorba despre o reuniune de informare, emiterea informatiei este in sarcina moderatorului, care va trebui sa-si transmita mesajul si sa se asigure ca acesta este receptionat si inteles.
In celelalte cazuri, cei care emit informatia sau propunerile de solutii sunt participantii, moderatorul avand sarcina sa nu piarda din vedere scopul reuniunii si respectarea programului.
Functia de facilitare
Se va prezenta reuniunea: se vor reaminti obiectivele de atins, regulile care trebuie respectate si modul de derulare a lucrarilor
Se vor reaminti obiectivele in timpul reuniunii: se vor evita digresiunile, se va refocaliza grupul pe tema, pe problema abordata
Se vor inregistra scris etapele intermediare: se vor pune in evidenta concluziile partiale ale grupului, punctele de vedere concordante, punctele de vedere discordante care subzista, deciziile luate... toate acestea permit grupului sa mearga mai departe in analiza, sa treaca la punctul urmator de pe ordinea de zi
Se va verifica faptul ca punctele dezbatute au fost intelese de catre toti participantii
Se va incuraja participarea spontana a tuturor participantilor astfel incat resursele personale ale fiecaruia sa fie utilizate cat mai bine
Functia de reglare
Grupul poate constitui un element anxiogen pentru participanti: frica de a fi judecat de celalalt, frica de a face greseli, frica de a parea ridicol
Pe de alta parte, intre participanti pot exista tensiuni, care sa aiba sau nu legatura cu obiectul reuniunii
Moderatorul trebuie asadar sa creeze un climat de siguranta, de respect reciproc.
Uneori, participantii iau parte - fara sa isi dea seama la acest rol de reglare.
TEHNICILE DE MODERARE A UNEI REUNIUNI
Reformularea
Reformularea da posibilitatea de a fi sigur ca moderatorul - ca si ceilalti participanti - a inteles bine o interventie. Reformularea poate astfel permite evitarea interpretarilor gresite, a tensiunilor; ea poate relansa dezbaterile.
Reformularea reprezinta de asemenea un mijloc prin care este subliniata atentia acordata interventiei participantului; se insista astfel atat asupra respectului acordat interventiei sale, cat si asupra faptului ca ea este luata in consideratie.
Sinteza
Aceasta stabileste punctele de reper in demersul grupului (a se vedea mai sus rolul de facilitare). Moderatorul este singurul care poate sa ia distanta, sa aiba o viziune de ansamblu asupra schimburilor de opinii; acest lucru poate oferi ocazia unei refocalizari a grupului asupra obiectivului reuniunii.
Moderatorul poate folosi tabla pentru a formula si a fixa concluziile la care s-a ajuns, astfel incat sa le poata compara cu obiectivele; concluziile vor ramane la indemana tuturor. De asemenea, ele vor putea fi utilizate la concluziile finale ale reuniunii.
Trimiterea "in oglinda"
Moderatorul nu se afla intotdeauna in pozitie ierarhica fata de grup; el poate sa nu fie in masura sa raspunda la o intrebare, sau sa nu doreasca sa raspunda imediat la ea; in aceasta situatie, poate "redirectiona" intrebarile unui participant catre grup.
Empatia
Moderatorul trebuie sa fie constient de posibilele blocaje ale grupului, legate de relatiile interne sau de tema abordata; el trebuie sa inteleaga de unde vin aceste blocaje si sa incerce sa le inlature sau sa le atenueze.
Comunicarea non-verbala
Ceea ce spunem sau facem este uneori mai putin important decat maniera in care spunem sau facem. Moderatorul poate utiliza anumite atitutini corporale drept instrumente de comunicare: sa se apropie de participanti daca atmosfera este tensionata; sa-si varieze tonului vocii sau sa-si schimbe pozitia, in cazul in care auditoriul pare adormit; sa includa fiecare persoana in campul sau vizual...
SFARSITUL REUNIUNII
Inchiderea
Moderatorul are sarcina de a impune respectarea programului, pe de-o parte, si a obiectivelor reuniunii pe de alta parte. La capatul programului, el va proceda la inchiderea reuniunii. Este momentul in care vor fi formulate hotararile sau concluziile definitive la care au ajuns participantii, ca si momentul unei eventuale repartizari a sarcinilor.
Daca se prevede organizarea unei alte reuniuni, data acesteia poate fi stabilita inca de pe acum.
Procesul-verbal
Neutru, obiectiv, acesta retine toate concluziile sau deciziile luate in timpul reuniunii.
El trebuie sa fie distribuit atat participantilor, cat si persoanelor care au fost nevoite sa absenteze de la reuniune, cel mai tarziu in acelasi timp cu convocarea pentru reuniunea urmatoare.
Respectarea hotararilor reuniunii
Atunci cand, in timpul reuniunii, au fost luate unele decizii si daca moderatorul este un responsabil ierarhic, el trebuie sa asigure punerea in practica a masurilor hotarate si sa supravegheze executarea acestora, respectiv termenele de executie.
|
