DIAGNOSTICAREA VIABILITATII ECONOMICE SI MANAGERIALE

1.1 Documentarea preliminara

1.1.1. Caracteristici tipologice ale firmei

o        Sistemele de management utlizate in mica masura, in formule metodologice simplificate : managementul prin obiective, este regasit sub forma unor liste de obiective, managementul prin bugete, este utilizat numai la elaborarea, realizarea si urmarirea bugetului de venituri si cheltuieli si mai putin in restul actiunilor in care acesta ar trebui sa apara.

o        Metodele si tehnicile de management:

Sedinta : metoda raspandita, nu numai la nivelul celor doua oraganisme participative, ci si la alte nivele organizatorice, desfasurate fie periodic, fie ad-hoc

Tabloul de bord reprezentat de situatii informationale de sinteza ce sunt valorificate de managerii de nivel mediu si superior

Diagnosticarea regasita sub forma unor analize periodice in folosul managerilor de nivel superior sau sub forma raportului de gestiune al Consiliului de administratie

Delegarea -metoda ce presupune rezolvarea unor probleme de catre subordonati

Metode de control

Metode de calculatie a costurilor

Analiza valorii

Subsistemul decizional

Adopta bilantul contabil si raportul de gestiune al administratorilor aferent anului 1999;

Aproba bugetul de venituri si cheltuieli pe anul 2001,eventual si programul de activitate pe exercitiul urmator;

Aproba propunerile privind strategia globala de dezvoltare, tehnololgizare, modernizare, restructurare economico-financiara pentru perioada 2001-2004;

Aproba retehnologizarea;

Stabileste nivelul salariilor si al indemnizatiilor lunare;

Hotaraste contractarea unui imprumut bancar pe termen lung;

Aproba structura orgnizatorica pentru 2000

Aproba numarul si structura personalului;

Incadrarea tipologica a deciziilor administratorilor este realizata in tabelul 2.

Semnificatia prescurtarilor din acest tabel este urmatoarea:

C1 - natura variabilelor implicate;

C2 - orizontul de timp si influenta asupra firmei;

C3 - numarul de criterii decizionale;

C4 - amploarea competentelor decidentilor

C - certa

I - incerta

R - risc

S - strategica

T - tactica

Cr - curenta

U - unicriteriala

M - multcriteriala

Un - unica

A - aleatoare

P - periodica

Av - avizata

In - integrala

Tabelul 2 - Incadrarea tipologica a deciziilor

Se constata cresterea primilor 4 indicatori si scaderea ratei profitului. Acestea s-au produs datorita dezvoltarii accentuate a societatii si investitiilor foarte mari facute in echipamente de producere.

Rc=Profit brut/Costuri de productie*100

Rv= Profit brut/Cifra de afaceri*100

Ra= Profit brut/Active totale*100

Re= Profit brut/Capital permanent*100

Din analiza tabelului anterior se vede ca Societatea AXA QY PROXIM SRL    a obtinut profit atat in 1999 cat si in 2000.

1.2.1.5.Analiza patrimoniala

Analiza patrimoniului societatii comerciale necesita atat analiza structurii acestuia cat si analiza functionala a situatiei financiar-patrimoniale.

Anliza functionala a situatiei financiar-patrimoniala, se axeaza pe fondul de rulment si pe necesarul de fond de rulment.

Fondul de rulment = Capital permanent - Active imobilizate

Nevoia de fond de rulment = Nevoile de finanatare - Resursele generate de operatiunile ciclice.

In tabelul urmator sunt prezentate informatii pentru analiza fondului de rulment si a necesarului de fond de rulment.

Indicatori privind fondul de rulment

1.2.2. Analiza viabilitatii manageriale

1.2.2.1.Analiza subsistemului metodologic

La nivelul Societatii AXA QY PROXIM SRL si al unor componente structurale ale acesteia se utilizeaza partial unele metode si tehinici manageriale, care usureaza exercitarea proceselor de management in conditii normale.

Analiza instrtumentarului de management folosit si a elementelor metodologice releva urmatoarele aspecte:

cheltuieli directe-ce se refera la cheltuielile cu materii prime, materiale directe si cheltuieli cu manopera directa

cheltuieli indirecte, ce cuprind cheltuieli comune sectiilor si cheltuieli generale ale intreprinderii

b)      nici una din metodele sau tehnicile utilizate nu respecta un scenariu metodologic propus de stiinta managementului, structurat in etape si faze. Acest lucru diminueaza sensibil efectele pe care le genereaza operationalizarea instrumentarului managerial la care s-a facut referire.

cauze cu caracter obiectiv, de natura contextuala, exogene firmei, concretizate in intensitatea mediului ambiant, lipsa unei strategii clare in domeniu, presiunile la care au fost supusi managerii , criza economica, financiara si manageriala care se manifesta in economie

Cauze de natura subiectiva, ce tin de intreprindere si subsistemele sale, de manageri de executanti. Printre acestea se numara tendinta de a pasa, pe verticala sistemului de conducere, rezolvarea unei probleme, metntalitate conforma careia, rezolvarea unei probleme necesita apelarea unui conducator de nivel superior, insuficienta utilizare a instrumentarului managerial evoluat, lipsa unei ordini de prioritati in abordarea decizionala si actionala a celor mai importatnte probleme cu care se confrunta Societatea AXA QY PROXIM SRL .

1.2.2.2.Consideratii privind subsistemul decizional

Componenta a managementului firmei, subsistemul decizional cuprinde atat deciziile microeconomice, cat si mecanismele de adoptare a acestora.

Analiza va surprinde cateva disfuctionalitati si atu-uri, abordate in stransa legatura cu celelalte componente manageriale.

Se remarca orientarea decizionala a conducerii Societatii AXA QY PROXIM SRL spre o mai buna pozitionare a intreprinderii in mediul concurential specific.

Din punct de vedere tipologic se remarca existenta unei ponderi ridicate a deciziilor:

tactice, cu intervale de timp ce nu depasesc decat ocazional un an, dar cu influente directe asupra unor    componente procesuale si structurale de mare importanta in economia firmei;

certe (50%),cu variabile controlabile si anticipare cat mai exacta a rezultatelor;

partial certe (50%) cu unele variabile necontrolabile, in special cele ce fac referire la piata;

in exclusivitate multicriteriale

periodice si aleatorii, (80% aleatorii, 20% periodice)

de grup - pentru toate deciziile prezentate

a)      Fundamentarea stiintifica. Deciziile ce au fost supuse analizei la inceputul lucrarii satisfac partial un astfel de parametru calitativa in sensul ca valorifica informatiile relevante, transmise operativ si in cantitatea solicitata de decident.

b)      "Imputernicirea" deciziei, respectiv adoptarea acesteia de catre persoana sau grupul de persoane carora le este circumscrisa commpetenta necesara.

c)      integritatea deciziei in ansamblul deciziilor microeconomice-necesita stabilirea unui sau unor obiective decizionale care sa faca parte din sistemul de obiective al firmei

d)      Oportunitatea deciziei- care cere ca orice decizie sa fie adoptata si aplicata intr-un interval de timp considerat optim. Pentru Societatea AXA QY PROXIM SRL    situtia este favorabila pentru ca adoptarea respectivelor decizii a fost dictata de ratiuni economice si manageriale, de aparitia unor probleme majore, complexe, nerezolvate in trecut; este nefavorabila deoarece aplicarea, operationalizarea acestor decizii nu se urmareste intotdeauna cu acuratete, ceea ce face ca rezultatele preconizate de decident sa nu se inregistreze sau sa se produca in afara valorilor dorite;

e)      Formularea corespunzatoare a deciziei are ca cerinta de baza posedarea unor parametrii care s-o faca comprehensibila. In felul acesta se creeaza premise favorabile pentru aplicarea deciziei. In privinta deciziilor esalonului superior aceasta cerinta nu este respectata, niciuna dintre decizii neavand precizate, direct sau indirect:

obiectivul decizional

modalitatea de realizare a acestuia

decidentul

data adoptarii

data aplicarii

locul aplicarii

responsabilul aplicarea deciziei

Cu privire la procesele decizionale strategico-tactice se remarca faptul ca acestea trebuie sa fie structurate in mai multe etape dupa cum urmeaza:

definirea problemei decizionale

stabilirea obiectivelor si criteriilor decizionale

stabilirea variantelor decizionale

alegerea variantei optime (deciderea)

aplicarea deciziei

evaluarea rezultatelor aplicarii deciziei

Respectarea acestor etape asigura posedarea parametrilor calitativi la care s-a facut referire si, implicit, un nivel calitativ adecvat sistemului decizional.

Deciziile adoptate de etajul superior de management nu sunt rezultatul unor astfel de procese decizionale, chiar daca unele din etapele prezentate se regasesc in intesitati reduse.

Stabilirea variantelor decizionale presupune precizarea mai multor variante de realizare a obiectivelor decizionale si a criteriilor decizionale ce-i influenteaza comportamentul si a consecintelor decizionale, ce-i influenteaza comportamentul si a consecitelor decizionale.

Determinarea variantelor decizionale este un demers complex ce cere creativitatea de grup si promovarea unor metode si tehnici specifice de stimularea a acesteia. Societatea AXA QY PROXIM SRL are minusuri importante mai ales in ceea ce priveste precizarea clara a consecintelor decizionale aferente variantelor decizionale.

Etapa cea mai importanta a procesului decizional strategico-tactic o constituie alegerea variantei optime de dorit de o maniera stiintifica si nu una empirica.

Aplicarea deciziei si evaluarea eficicacitatii acesteia reprezinta ultimele etape ale unui proces decizional strategico-tactic in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL prezinta uele minusuri mai ales in privinta urmaririi operationalizarii sale prin actiuni corespunzatoare.

      fluxurile si circuitele informationale. Drumul parcurs de informatiile din diverse documente, de la emitatori la beneficiari, este reflectata de fluxurile si circuitele informationale. Acestea nu sunt conturate pe compartimente functionale si operationale, ci la nivel de document. Legaturile informationale dintre compartimente si activitatea informationala a fiecarui compartiment in parte ar trebui sa fie reflectata intr-un regulament de ordine interioara, lucru care in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL nu se respecta. Nu se fac nici referiri la fluxurile si circuitele informationale. Astfel accesul la informatie este mai greu, iar unele dintre ele ajung sa nu mai fie folosite corespunzator, atat din punct de vedere calitativ cat si din punct de vedere cantitativ.

b)      Informatiile vehiculate in sistem. Totalitatea informatiilor care circula, prin fluxurile si circuitele informationale sunt foarte variate, lucru care solicita o multitudine de documente informationale. Nu toate informatiile cuprinse de acestea sunt valorificate in procesele decizionale. Excesul acestora complica sistemul informational si genereaza deficiente majore, cum ar fi redundanta sau supraincarcarea circuitelor informationale.

c)      Procedurile informationale. Sunt precizate in situatiile informationale sub forma unor algoritmi de calcul.

d)      Mijloacele de tratare a informatiilor. In mare parte sunt manule, lucru ce duce la intarzierea transmiterii catre decidenti sau executanti in timp util. Introducerea unor aplicatii informatice a permis orientarea catre informatizarea atat a proceselor de management cat si a celor de executie.

e)      Analiza prin prisma unor principii de concepere si functionare a sistemului informational.

Principiul flexibilitatii sistemului informational

Adaptarea parametrilor sistemului informational la conditiile externe si interne firmei, modificarea caracteristicilor sistemului informational in conformitate cu necesitatile

In ciuda efectuarii unor cheltuieli pentru procurarea unor produse informatice, sistemul informational nu reflecta modificarile survenite.

Continutul, circuitul si modalitatea de tratare a informatiilor a ramas aceeasi ca si cu multi ani in urma.

Prinicipiul unitatii metodologice a tratarii informatiilor

In vederea asigurarii compatibilitatii intre componentele informationale si integrarea deplina a informatiilor pe verticala sistemului managerial este necesara abordarea unitara a culegerii, inregistrarii, transmiterii si prelucrarii informatiilor din punct de vedere metodologic

In marea majoritate a situatiilor sistemul informational functioneaza inertial, fara a lua in considerare cerintele sistemelor metodologic si decizional.

Principiul concentrarii asupra abaterilor esentiale

Transmiterea selectiva a informatiilor pe verticala sistemului de management, respectiv a informatiilor ce reprezinta abateri importante de la obiective, criterii, mijloace

Utilizarea ca instrument managerial a bugetului duce la respectarea partiala a acestui principiu. Insa nu exista o agregare suficienta a informatiilor pe verticala sistemului de management-tabloul de bord aflandu-se intr-o stare incipienta.

Principiul asigurarii cu maximum de informatii finale din fondul de informatii primare

Valorificarea la maximum a informatiilor primare prin folosirea unor proceduri informationale mai rafinate, selectate in functie de cerintele proceselor de management.

Nerespectarea cerintelor precedentelor principii, genereaza vehicularea unei mari cantitati de informatii.

Lipsa unor elemente metodologice, generale si specifice, mareste aceste neajunsuri.

frecventa intocmirii documentelor difera de la caz la caz, dar majoritatea se intocmesc de mai multe ori pe zi in cazul in care apare necesitatea lor;

majoritatea documentelor si situatiilor informationale se realizeaza pe formulare tipizate, lucru datorat conducerii Societatii AXA QY PROXIM SRL pentru reducerea volumului de munca a celor care intocmesc aceste documente;

analiza prin prisma posibilitatilor de realizare a obiectivelor fundamentale si derivate;

analiza prin prisma principiilor de concepere si functionare a structurii organizatorice;

analiza incadrarii cu personal;

analiza unor documente de formalizare a structurii organizatorice;

analiza conceperii si functionarii unor componente primare ale structurii organizatorice;

Metodologia are ca repere importante cerintele managementului stiintific si tendintele manifestate in organizarea procesuala si structurala a intreprinderii.

Nr.crt	Activitatea	Situatia in actuala structura organizatorica
	Previzionarea (elaborarea de strategii si politici globale)	Aceasta se exercita in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL intr-un compartimente mixt.
	Organizare manageriala	Se realizeaza in cadrul compartimentului de Management si Resurse umane. Se concretizeza in atributii referitoare la elaborarea de fise de post, organigrame, sau la asigurarea de conditii adecvate de organizare a productiei si muncii.
	Acivitatea de marketing	Se realizeaza in cadrul compartimentului de marketing.
	Bugetare	In cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL aceasta activitate nu exista din punct de vedere organizatoric, ea fiind preluata de compartimentul Financiar,fara sa aiba o extensie la nivel de subdiviziuni organizatorice (centre de gestiune)
	Financiara	Aceasta se regaseste in actuala structura organizatorica a Societatii AXA QY PROXIM SRL in cadrul compartimentului Financiar. Continutul acestei activitati are un caracter post operativ si uneori administrativ.
	Contabila	In cadrul acestui compartiment se resimte implicarea mangeriala ampla si astfel aceasta activitate este bine dimensionata si delimitata organizatoric si uman. Aceasta activitate se deruleaza conform metodologiilor contabile in vigoare
	Control financiar de gestiune	Aceasta activitate se desfasoara in cadrul compartimentului financiar si este realizata de patru persoane
	Selectia si incadrarea personalului	Aceste activitati se regasesc organizatoric in caadrul compartimentului Management-Resurse Umane
	Evaluarea si motivarea personalului	Se face tot in cadrul compartimentului Management-Resurse Umane. Motivarea materiala a salariatilor are la baza sistemul de salarizare si contractul colectiv de munca.
	Formarea si perfectionarea personalului	Se realiazeaza in acelasi compartiment ca si precedenta activitate. Societatea AXA QY PROXIM SRL asigurand angajatilor sai stadii de pregatire atat in tara cat si in strainatate.
	Protectia salariatilor	Atat protectia muncii cat si protectia sociala se desfasoara in cadrul compartimentului Management Resurse Umane.
	Informatica	Exista din punct de vedere organizatoric in compartimentul "Oficiul de calcul"

Tinand cont ca firma activeaza intr-un mediu concurential turbulent, este necesara o revigorare procesuala si structurala ale unor componente majore-functiuni, activitati, compartimente-ca premisa a amplificarii viabilitatii economice si manageriale a Societatii AXA QY PROXIM SRL . Acest lucru este posibil in conditiile remodelarii de ansamblu a sistemului de management si a componenetei organizatorice a acestuia.

Analiza prin prisma unor principii de concepere si functionare a structurii organizatorice

Nr.crt	Principiul	Cerintele principiului	Deficiente datorate nerespectarii principiului
			Mod de manifestare	Localizare in structura organizatorica
	Principiul suprematiei obiecivelor	Conceperea si functionarea structurii organizatorice trebuie orientate spre realizarea obiectivelor fundamentale si derivate ale firmei	Actuala structura organizatorica a Societatii AXA QY PROXIM SRL nu asigura decat partial conditiile necesare realizarii obiectivelor fundamentale si derivate si uneori se ajunge la insuccese. Acest lucru este explicat pe de o parte de insuficienta dimensionare a unor activitati importante si pe de alta insuficienta pregatire a personalului la nivelul anumitor compartimente	Structura organizatorica de ansamblu a firmei
	Principiului managementului participativ	Constituirea si functionarea de organisme participative de management si crearea de conditii organizatorice necesare implicarii salariatilor in desfasurarea proceselor manageriale	Prin infiintarea CA si AGA s-au constituit organismele ce rezolva decizional problemele strategico-tactice.	Structura organizatorica de ansamblu a firmei
	Principiul apropierii conducerii de executie	Necesitatea proiectarii unui numar cat mai redus de niveluri care sa asigure suplete structurii organizatorice	Structura organizatorica a Societatii AXA QY PROXIM SRL dispune de un numar de 7 niveluri ierarhice	Structura organizatorica de ansamblu a firmei
	Principiul reprezentarii structurii organizatorice	Formalizarea structurii organizatorice in documente specifice cum ar fi ROF, organigrama, fise de post	Aceste documente sunt intocmite si in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL dar acestea nu sunt intocmite in conformitate cu cerintele unui management stiintific	Structura organizatorica de ansamblu a firmei
	Principiul concordantei dintre natura postului si caracteristicile titularului de post	Corelarea continutului, a cerintelor posturilor de management si executie cu o serie de particularitati, de caracteristici profesionale si manageriale ale ocupantilor acestora	Structura socio-profesionala nu este corelata cu cerintele posturilor ocupate	Compartimente functionale si operationale
	Principiul flexibilitatii structurii organizatorice	Nevoia adaptarii permanente a structurii organizatorice la modificarile ce intervin in variabilele exogene ce influenteaza firma si managementul acesteia	Principiu ce nu se respecta si datorita instabilitatii din cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL si a numeroaselor schimbari ce se realizeaza la nivelul managementului de varf; fiecare echipa de conducere venind cu noi viziuni	Structura organizatorica de ansamblu a firmei
	Principiul definirii armonizate a posturilor si functiilor	Existenta unor interdependente inter posturi is functiuni	Nu exista descrieri ale functiilor. Fisele de post nu delimiteaza foarte bine sarcinile si competentele	Structura organizatorica de ansamblu a firmei
	Principiul crearii unor colective intercompartimentale	Crearea si functionarea unor colective de specialisti recrutati din diverse compartimente pentru rezolvarea unor probleme complexe cu caracter inovational	Lucrul acesta se intampla destul de des, mai ales atunci cand se lanseaza un nou sortiment de mobila. Acest nu poate fi generalizat pentru a putea vorbi de o structura organizatorica de tip matriceal ce se regaseste in managementul prin proiecte	Structra de ansamblu a firmei
	Principiul alegerii variantei optime	Alegerea celei mai bune variante de structura organizatorica din mai multe variante posibile	Pentru alegerea actualei structuri organizatorice conducerea Societatii AXA QY PROXIM SRL a fost pusa in situatia de a alege din mai multe variante, lucru incheiat cu alegerea prezentei variante organizatorice	Structura de management
	Principiul permanentei conducerii	Existenta unui inlocuitor al managerului in lipsa acestuia	In genere acest principiu este respectat la toate nivelele organizatorice	Structura de management
	Principiul eficientei structurii organizatorice	Compararea eforturilor reclamate de functionarea structurii organizatorice cu efectele generate de aceasta si obtinerea de eficienta	Structura organizatorica adoptata este una foarte buna.	Structura de ansamblu a firmei

1.3 Puncte forte economice si manageriale

1.4. Puncte slabe economice si manageriale