Programele de dezvoltare locala/regionala cat si problemele organizationale/institutionale pot fi transpuse in practica prin punerea la punct a proiectelor. Orice zona sau institutie care doreste sa puna la punct un program de dezvoltare economica va dispune de o lista de probleme care se cer rezolvate. Rezolvarea lor se poate face doar prin punerea la punct a o serie de proiecte practice. Fiecare proiect specific, pentru a fi eficace, va trebui sa faca obiectul unei bune planificari si a unei gestiuni ferme.
Important de retinut este faptul ca realizarea proiectelor este absolut necesara pentru:
a testa ceva nou (o idee, un mecanism, o functiune)
a promova ceva nou
a rezolva o problema specifica (instruirea unui anumit numar de persoane, privatizarea sau restructurarea unei companii, construirea unui drum etc.)
Un proiect se poate defini ca fiind un complex de activitati realizat o singura data sau o problema planificata pentru a fi solutionata'
Aceasta definitie scoate in evidenta faptul ca proiectele sunt destinate rezolvarii problemelor care apar in interiorul unei organizatii, comunitati sau grupuri de comunitati. Pentru aceasta este foarte important ca problema, ce urmeaza sa primeasca o solutie adecvata prin derularea proiectului, sa fie corect identificata.
O alta definitie, cat se poate de simpla si de generala, este:
'Un proiect este o investitie de capital pe o perioada determinata, cu scopul de a crea active productive'.
Prin 'capital' se inteleg in egala masura resursele umane, materiale si cele financiare. Aceasta, pentru ca in fundamentarea si realizarea unui proiect, energia si inventivitatea oamenilor joaca un rol tot atat de important ca cel al folosirii resurselor materiale sau financiare. Termenul 'active' din definitie se refera la active umane, materiale, institutionale.
Pentru realizarea proiectelor este necesara participarea oamenilor, de la un numar restrans la un numar considerabil, in functie de anvergura proiectului. Durata lui poate sa varieze de la cateva luni la cativa ani. Proiectul poate fi initiat si implementat de o singura organizatie sau de un consortiu interesat.
Obiectul proiectului poate fi simplu, organizarea unui eveniment, sau complex, realizarea unei infrastructuri fizice, cum ar fi un drum de exemplu.
Caracteristica fundamentala care marcheaza deosebirea dintre un proiect si o alta forma de investitie consta in faptul ca investitia unui proiect iese din cadrul cheltuielilor si eforturilor zilnice sau anuale, se desfasoara intr-un anumit interval de timp (pe o perioada determinata) si are ca scop realizarea unui obiectiv sau a unui set de obiective precise.
Proiectele difera de activitatile curente, de rutina din cadrul unei organizatii.
In timp ce proiectele au un punct final definit si rezultate care implica unicitate, schimbare si resurse temporare, activitatile curente, de rutina a organizatiilor implica stabilitate, continuitate si repetitivitate.
Diferentele pot fi sintetizate dupa cum urmeaza:
q Proiectele q Activitatile curente
- unice - implica repetitivitate
- utilizeaza resursele temporare - stabilitate
- au puncte finale definite - folosirea de resurse fixe
- implica schimbarea
Datorita acestor diferente, proiectele necesita abordari si abilitati manageriale specifice.
q Toate proiectele implica participarea oamenilor. Toate proiectele se bazeaza pe capacitatea si abilitatea umana implicate in crearea, planificarea si managementul proceselor si activitatilor pe care le necesita derularea unui proiect.
q Toate proiectele au un caracter unic si nu repetativ Proiectul se dezvolta pentru a testa, a promova noutatea, pentru dezvoltarea unei probleme specifice. Prin urmare, proiectele au caracteristici unice. Pentru unele proiecte, influenta acestor caracteristici unice este considerabila. Sunt insa si alte proiecte care au un grad mai redus de unicitate, rezultatele acestora putand fi preluate si utilizate cu ocazia derularii unor proiecte inrudite. Nu sunt considerate proiecte continuarea unei activitati, cum ar fi, de exemplu, mentinerea in parametri optimi a unui drum.
q Toate proiectele au definit un buget specific. Pentru fiecare proiect se intocmeste un buget detaliat pe activitati, cu referire la totalitatea resurselor umane, materiale si financiare necesare pentru realizarea, in bune conditii, a proiectului.
q Toate proiectele au roluri si relatii care fac obiectul schimbarii. Acestea trebuie dezvoltate, definite si stabilite. Activitatile relative ale unui proiect au de-a face, aproape exclusiv, cu schimbarea - constructia 'noului' care duce la inlaturarea 'vechiului'. De aceea, abilitatile necesare pentru managementul schimbarii sunt diferite de abilitatile necesare pentru managementul activitatii de zi cu zi.
q Toate proiectele au rezultate sau tinte bine specificate. Toate proiectele au obiective clar definite si rezultate asteptate bine specificate, ceea ce ajuta implicit la planificarea, controlul si managementul proiectului.
q Toate proiectele au un ciclu de viata. Proiectele cresc si se dezvolta urmarind un ciclu de viata prestabilit alcatuit din 4 stadii: conceperea si definirea proiectelor, planificarea si dezvoltarea, implementarea sau faza de maturitate si incheierea si evaluarea proiectelor.
Alcatuirea unui proiect consta in:
a evalua necesitatea unei planificari
a avea o idee clara asupra etapelor planificarii
si alcatuirii proiectului
a intelege ce trebuie facut pentru a obtine
sprijin in realizarea proiectului, a clarifica obiectivele, a cauta
solutii, a face propuneri, reexaminarea planului proiectului si
adoptarea lui, a intreprinde realizarea proiectului
a solutiona problema unui management strategic
Deci, diferitele etape ale alcatuirii unui proiect sunt:
a asigura un
consens in ceea ce priveste proiectul
a clarifica
obiectivele
a cauta
solutiile posibile
a prezenta
propuneri
a revedea planul
proiectului si a-l aproba
a pune proiectul
in practica
Aceste etape urmaresc o progresie logica. In practica, nu intotdeauna este posibil sa se urmeze aceasta ordine, dar de cate ori este posibil, aceste sase etape constituie o baza de lucru.
Asigurarea consensului
Pentru realizarea unui proiect este foarte important sa se asigure consensul in jurul lui. Pentru aceasta ideile de proiect vor trebui discutate cu oamenii politici si cu personalitatile cheie din zona respectiva (daca este vorba despre un proiect de dezvoltare locala). Acestia vor fi dispusi sa sustina proiectul in masura in care, pe de o parte obiectivele proiectului au o legatura cu interesele lor, pe de alta parte daca proiectul este bine conceput si susceptibil de reusita.
Asigurarea consensului este necesar si pentru obtinerea sprijinului financiar, tehnic sau moral.
In vederea obtinerii sprijinului pentru realizarea unui proiect sunt necesare anumite actiuni:
instituirea unui colectiv de coordonare a proiectului;
alegerea unui presedinte care sa fie o personalitate recunoscuta, credibila si neutra in raport cu interesele in joc;
consultarea grupelor-cheie are ar putea sa impiedice realizarea proiectului;
organizarea de dezbateri si reuniuni cu partile interesate in vedrea rezolvarii problemelor care se pun.
Identifiarea obiectivelor si a grupului tinta
Este foarte important sa se identifice corect grupul tinta si sa se inteleaga obiectivele acestuia. Si aceasta, cu cat problema de rezolvat este, din punct de vedere politic sau tehnic, mai dificila. Evaluarea circumstantiala a nevoilor grupului tinta va conduce la o definire clara a obiectivelor proiectului.
Pentru evaluarea nevoilor grupurilor tinta si a obiectivelor lor, sunt indicate urmatoarele actiuni:
analizarea documentatiei si a datelor existente care trateaza date similare;
organizarea de reuniuni cu participarea grupului tinta pentru discutarea proiectului;
organizarea de intrevederi la fata locului cu grupul tinta.
Cautarea solutiilor posibile
Pentru gasirea solutiilor posibile se pot intreprinde anumite actiuni:
recurgerea la priceperea si parearea persoanelor exterioare proiectului;
contactarea persoanelor care au realizat proiecte similare;
trecerea la o etapa formala de cercetare, dezvoltare si evaluare a solutiilor considerate;
Prezentarea propunerilor
Pe baza propriilor evaluari asupra obiectivelor grupului tinta si a propriilor cercetari pentru gasirea solutiilor se fac propuneri legate de problema pe care proiectul trebuie sa o rezolve. Este foarte important ca propunerile sa aiba sprijinul clientilor.
Important pentru aceasta etapa este:
demonstrarea din partea celor care propun proiectul ca sunt constienti de cerintele clientilor
prezentarea, in vederea examinarii, a propunerilor expertilor
asigurarea ca propunerea este usor de inteles pentru cei ce decid
redactarea si propunerea si a altor solutii pentru proiect
Pentru aceasta etapa, va trebui:
punerea in evidenta a compatibilitatii proiectului cu cerintele si obiectivele persoanelor interesate
obtinerea sprijinului grupurilor de presiune exterioara pentru a largi sustinerea de care se bucura proiectul
identificarea opozitiei potentiale proiectului si pregatirea argumentelor in favoarea sa
demonstrarea compatibilitatii intre solutia propusa si obiectivele organismelor de finantare
anuntarea publica a proiectului
Punerea in practica a proiectului
In scopul punerii in practica a proiectului este necesar:
intrarea in colaborare cu puterile publice si factorii de decizie
asigurarea unei bune organizari a implementarii
folosirea personalului de calitate care sa fie ferm angajat fata de obiectivele proiectului
mentinerea aliantelor
evitarea evaluarilor premature
Orice proiect are patru dimensiuni cheie:
natura rezultatelor sau performantelor
durata necesara pentru obtinerea rezultatelor sau performantelor
costul tuturor resurselor utilizate in derularea proiectului
calitatea rezultatelor sau performantelor
Interdependenta dintre dimensiunile cheie ale proiectelor se reprezinta grafic printr-o piramida.
calitate
timp performanta
cost
Aceste dimensiuni cheie trebuie sa fie foarte clar definite de la inceputul proiectului, si in acelasi timp, ele vor fi atent urmarite in perioada de derulare a proiectului.
Exista anumite caracteristici generale ale proiectelor care le pot face mai atractive pentru finantatori, dupa cum urmeaza:
o Marimea proiectului – multi finantatori au bugete restranse si exista posibilitatea dividerii proiectului in sub – proiecte;
o Concentrarea proiectului – finantatorii prefera sa acorde sprijinul catre clientii actuali prin cheltuieli generale decat anumite cheltuieli administrative, chiar daca sunt cu bune intentii;
o Promovarea propriei imagini – finantatorii prefera o organizatie care are deja configuratia grupului-client;
o Coerenta cu alte proiecte – daca proiectul este o parte a unui program mare, aceasta poate creste eficacitatea;
o Influentare (lobbying) – multe decizii sunt mai curand fundamemntate politic decat tehnic.
In cadrul prezentarii facute in vederea acesarii unui program de finantare, trebuie definite intr-un mod clar si concis obiectivele proiectului. Partenerii de proiect trebuie alesi cu atentie, in functie de obiectivele lor, acesteia trebuind sa fie comparabile cu ale proiectului propus. Foarte importanta este, de asemenea, prezentarea unui plan detaliat de implementare a proiectului.
In urma analizei proiectelor de succes se poate concluziona care ar fi particularitatile care conduc la reusita:
Obiective precise – proiectele
reusite au obiective definite clar de la inceput;
Planul
proiectului este bine stabilit – Sunt doua ratiuni care
stau la baza intocmirii unui plan cu minutiozitate:
El permite fiecarui partener sa inteleaga si sa contribuie la implementarea proiectului; el va cuprinde precizarea responsabilitatilor fiecaruia si evaluarea necesitatilor de resurse pentru derulare
Planul detaliat si conceput cu mare atentie va servi ca un instrument in sprijinul managerului de proiect de a adopta masurile corective pe tot parcursul derularii proiectului pentru asigurarea succesului.
Comunicarea – Comunicarea
reala si eficienta in mediul intern al proiectului cat si
in mediul extern al acestuia va asigura atingerea obiectivelor propuse, deci
reusita proiectului.
Conducere
concentrata pe obiectivele proiectului – Se va acorda
atentie sporita prioritatilor proiectului si nu se vor
lua in calcul o serie de situatii care nu au de-a face cu acesta.
Sustinerea
intervenientilor – Proiectul opereaza cu o suma de
entitati: parteneri, grup tinta, finantatori,
evaluatori etc. si este important ca toti cei ce au un cuvant de spus
sa susina proiectul. De aceea atentia se va focaliza pe
acestia pe toata durata proiectului pana la atingerea
obiectivelor de catre echipa de proiect.
In mod curent, un proiect parcurge patru stagii diferite:
a. identificarea, analizarea si formularea proiectului
definirea ideii proiectului
obiectivele generale ale proiectului
b. pregatirea, estimarea si angajamentul
specificarea resurselor
specificarea obiectivelor
planificarea
c. implementarea, monitorizarea si raportarea
performanta actuala a proiectului
d. evaluarea proiectului
aprecierea rezultatelor
Grafic, ciclul de viata al unui proiect se prezinta astfel:
Nivelul
de activitate
Definirea proiectului Planificarea proiectului Implementarea proiectului Incheierea proiectului Timp
a. Identificarea, analizarea si formularea proiectului (definirea proiectului)
Identificarea este etapa in care proiectul este definit ca fiind o idee sau o posibilitate ce merita sa fie cercetata si studiata cu atentie. Se estimeaza fezabilitatea si costurile initiale Se identifica performanta care se doreste a fi obtinuta in urma implementarii proiectului si durata de desfasurare a acestuia. Prin urmare, in aceasta etapa se defineste ideea proiectului si obiectivele generale ale acestuia.
Pe parcursul etapei de analiza, proiectul propus va fi comparat cu alte proiecte sau standarde de performanta. Se vor identifica programele de finantare si se va analiza compatibilitatea obiectivelor propuse ale proiectului cu obiectivele definite ale programului de finantare. Tot acum se va lua decizia de implementare sau nu.
In etapa de formulare a proiectelor se definesc alternativele de proiect si se selecteaza alternativa optima. Alternativa optima este supusa unui proces de planificare care ia in considerare urmatoarele:
amploarea proiectului
localizarea proiectului
detaliile tehnice ale proiectului
pietele – evaluarea acestora si veniturile potentiale
demersurile institutionale
In cadrul fazei de formulare se pot distinge anumite etape:
schita – proiectare la un nivel de detaliu necesar pentru aprecierea parametrilor tehnici, sociali si institutionali; intocmirea unui studiu de fezabilitate cu o estimare a costurilor si beneficiilor;
aprecierea – se acopera toate aspectele tehnice, financiare, economice, sociale si organizationale ale proiectului, aspectele de impact ecologic, administrativ sau politic.
b. Pregatirea estimarea si angajamentul (planificarea proiectului)
Aceasta etapa presupune realizarea planului detaliat al proiectului. Este etapa, pe parcursul careia se dezvolta in detaliu rezultatul care se doreste. Pentru aceasta, se raspund la intrebari, ca:
Ce trebuie facut?
Cine va face?
Cum va face?
Cand trebuie terminat?
Cat de mult va costa?
De ce resurse avem nevoie?
In aceasta etapa se procedeaza la specificarea resurselor pentru realizarea proiectului, la specificarea obiectivelor (fixarea obiectivelor specifice ale proiectului) si la planificarea activitatilor proiectului. Este etapa in care se elaboreaza planul detaliat al proiectului.
c. Implementarea, monitorizarea si raportarea (implementarea proiectului)
Dupa realizarea planului detaliat, poate sa intervina o noua perioada de apreciere si negociere pentru finalizarea detaliilor proiectului. La terminarea acestei perioade, poate incepe implementarea proiectului.
In aceasta etapa se constituie 'institutiile' prevazute de proiect si se construiesc dotarile. Este etapa in care se cheltuiesc cele mai mari parti din fondurile proiectului.
In aceasta etapa au loc procedurile de monitorizare, control si previziune. Aceste proceduri vor da managerului informatii despre:
ce s-a facut sau cheltuit
ce nu s-a facut sau nu s-a cheltuit
ce anume ar fi rebuit sa se faca si sa se cheltuie
ce anume va trebui facut sau cheltuit in viitor
In functie de aceste informatii se vor lua decizii de modificare sau nu a planului initial.
d. Evaluarea proiectului (incheierea proiectului)
Aceasta este ultima etapa a proiectului si implica examinarea calitatii, eficientei, statutului proiectului.
In aceasta etapa se procedeaza la identificarea si analiza efectelor proiectului finalizat, la aprecierea rezultatelor. Daca s-au realizat beneficiile planificate si daca aceste beneficii au rezultatele scontate.
In aceasta etapa se cauta raspunsuri la urmatoarele intrebari:
Ce a fost facut bine?
Ce anume s-ar putea imbunatati?
Ce anume am invatat?
Este important modul de abordare pozitiv al evaluarii si nu cautarea, cu orice pret, a 'invinovatirii' . Deci, intrebarea care se pune permanent este, nu ce am facut rau ci, ce anume putem imbunatati.
Aceasta etapa se incheie cu dizolvarea echipei de proiect.
Pe parcursul ciclului de viata al unui proiect au loc o serie de schimbari vizavi de cele patru dimensiuni cheie ale proiectului: timp, cost, performanta, calitate.
De exmplu:
in faza de concepere, toate cele patru dimensiuni au importanta egala;
in faza de planificare si dezvoltare, timpul o ia inaintea performantei, urmat fiind de costuri si de calitate;
in faza de implementare, performanta are cea mai mare importanta;
|
