FUNCŢIA DE REPREZENTARE
Functia secretariatului de reprezentare se exercita, în mod special, în relatiile interpersonale ale managerului cu personalul organizatiei sau cu mediul extern.
Comunicarea interpersonala constituie o coordonata esentiala a procesului de management, asigurând maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea ră 10510w227k ;spunsului ce o caracterizeaza. Cercetarile specialistilor în domeniul managementului evidentiaza faptul ca, peste 70% din timpul de lucru al managerului se consuma în comunicari interpersonale si comunicari de grup sau "de echipa" [1] . În general, se insista asupra persuadarii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul organizatiilor, în scopul declansarii de actiuni care conduc la atingerea obiectivelor .
În aceste conditii, domeniile de competenta ale secretariatului, auxiliarul direct al managementului, au evoluat spre o alta coordonata, aceea a competentelor sociale.
Dincolo de provocarile profesionale în fata tehnologiei informationale si comunicationale, competentele sociale constituie o noua provocare în exercitarea acestei profesiuni. Conducerea organizatiilor care se desfasoara mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar si capabile sa comunice si sa se comporte conform noilor cerinte.
Situatii oficiale specifice, în care secretariatul îsi exercita functia de reprezentare, la nivelul organizatiilor, le reprezinta: primirea vizitatorilor, audientele, relatiile cu reprezentantii presei, negocierile.
Rolul secretariatului este, în general, acela de a crea conditiile preliminare pentru desfasurarea eficienta si în bune conditiuni a acestor contacte.
Exercitarea functiei de reprezentare nu poate fi, însa, raportata numai la aceste actiuni specifice procesului de management. Posibilitatile de reprezentare depasesc aceasta sfera, daca ne raportam la fluxurile comunicationale gestionate la acest nivel al organizatiei, mentionate în capitolele anterioare.
Dincolo de relatiile ierarhice cu seful direct, solicitarile secretariatul sunt dintre cele mai diverse, de la simple informatii sau eliberari de înscrisuri pâna la situatii complexe de comunicare oficiala în absenta managerului.
Functia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extinsa chiar la nivel de organizatie, secretarele fiind adesea numite "cartea de vizita" a unei organizatii, în sensul ca, ele sunt primele persoane cu care se intra în contact, la nivelul conducerii, putând influenta pozitiv sau negativ imaginea organizatiei. În lipsa unui serviciu de Relatii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de actiuni de imagine, mai ales în cazul comunicarii în interior si exterior. De pilda, felul în care-l trateaza la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin în întâmpinarea colegilor influenteaza puternic imaginea firmei în viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat si inspirat, consecvent si ponderat poate crea adevarate punti între oamenii cu care comunica organizatia. Posibilitatile lor de influentare directa si indirecta depind de: treapta ierarhica a sefilor, de domeniile de sarcini ale sefilor precum si de propria initiativa si iradiere personala.
Cunoasterea clara a acestor obiective, consideram ca poate constitui deja o premiza în perfectionarea acestei dimensiuni "comportamentul profesional" care se înglobeaza în competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baza este aceea ca o secretara trebuie sa placa, sa stie sa se faca placuta. În ultimii ani s-a scris o vasta literatura a omului care place, care stie sa se faca placut, sa comunice pe plan individual si profesional. Deoarece aceste aspecte tin de alte domenii ale cercetarii, precum psihologia sociala, în contextul acestui manual am încercat doar sa exprimam câteva idei care sa releve idealul.
În acest sens, reproduce un adevar verificat în orice profesiune: Cunoasterea este arma cu care se învinge în orice profesiune.
|
