UNIVERSITATEA
,,CONSTANTIN BRÂNCOVEANU"
FACULTATEA DE MANAGEMENT MARKETING IN AFACERILE ECONOMICE
ORGANIZAREA sI EXERCITAREA
CONTROLULUI FINANCIAR PROPRIU
AL UNUI AGENT ECONOMIC
Pag
CAPITOLUL I |
CONCEPTUL DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV |
|
|
|
1.1 Controlul functie eficienta a conducerii |
|
|
|
1.2. Obiectul si formele controlului financiar propriu a unui agent economic |
|
|
|
1.3. Sisteme de documente primare si evidenta tehnico-operativa si contabila si sursa de informatii pentru control. |
|
CAPITOLUL II |
METODOLOGIA DE EXERCITARE A CONTROLULUI FINANCIAR |
|
|
|
2.1. Sistemul metodologic de Control Financiar |
|
|
|
2.2. Procedee si tehnici de Control Financiar |
|
CAPITOLUL III |
ORGANIZAREA sI OBIECTIVELOR CONTROLULUI FINANCIAR AL UNUI AGENT ECONOMIC |
|
|
|
3.1. Organizarea si obiectivele Controlului Financiar Propriu |
|
|
|
3.2. Organizarea si obiectivele Controlului Financiar de Gestiune |
|
CAPITOLUL IV |
FINALIZAREA ACŢIUNII DE CONTROL FINANCIAR |
|
|
|
4.1. Actele de control folosite |
|
|
|
4.2. Formele raspunderii ca mijloc de penalizare a activitatii de control |
|
|
CAPITOLUL V |
STUDIU DE CAZ PRIVIND ORGANIZAREA sI EXERCITAREA CONTROLULUI
FINANCIAR SI CONTROLULUI FINANCIAR DE GESTIUNE LA S.C. PROMEX S.A. |
|
CONTROLUL- FUNCŢIE DE EFICIENŢĂ A CONDUCERII
Noua legislatie privind economia de piata în România a generat diverse forme de agenti economici publici si privati. Pe baza acestei noi legislatii s-au constituit, functioneaza si se perfectioneaza urmatoarele forme de agenti economici:
Agenti economici organizati pe baza liberei initiative:
Persoane fizice autorizate sa desfasoare activitate independenta;
Asociatii familiale;
Agentii economici constituiti prin reorganizarea fostelor unitati economice de stat(Legea 15/1990):
Regii autonome;
Societati comerciale;
Agenti economici constituiti prin asociere de catre persoane fizice si juridice in vederea efectuarii de acte de comert:
Societati in nume colectiv (SNC);
Societati pe actiuni (SA);
Societati in comandita simpla(S.C.S.);
Societati cu raspundere limitata(S.R.L.);
Scopul oricarui agent economic este acela de a obtine profit, dar cu respectarea cadrului legal stabilit de catre stat care prin instrumente juridice financiare exercita o interventie indirecta si globala asupra economiei de piata, o completeaza si sprijina, îi corecteaza esecurile si vegheaza asupra functionarii ei.
O conditie esentiala a obtinerii profitului este informatia operativa si reala cu privire la patrimoniu, activitatea economica si comerciala desfasurata si rezultatele acesteia -profit sau pierdere.
În acest context, controlul este o functie eficienta si necesara conducerii care asigura cunoasterea si perfectionarea modului de gestionare a patrimoniului si de orientare, organizare si desfasurare a activitatii de productie, distributie si desfacere.
În conditiile economiei de piata, controlul, ca forma de cunoastere, are in vedere trei pozitii de interese economico-financiare:
Interesele agentilor economici bazate pe profit;
Interesele tertilor agenti economici cu care se intra în colaborare;
Interesele statului;
Prin control, conducerea îsi asigura informarea dinamica, reala, preventiva, care indica valoarea concluziilor si calitatea deciziilor.
Pentru obtinerea profitului maxim, controlul nu se rezuma numai la constatarea neajunsurilor, nu este numai concomitent si ulterior, ci contribuie si la prevenirea tendintelor si fenomenelor care necesita decizii de corectie în raport cu interesele economico-financiare ale agentilor economici si ale statului. Controlul îndeplineste functia de cunoastere evaluare a realitatii economico-financiare, a rezultatelor activitatii. Prin aceasta functie se apreciaza si se stabilesc in conditii de realitate si legalitate, deficientele, abaterile, orientarile în care îsi au izvorul factorii a caror actiune tinde spre rezultatele negative, spre ineficienta economica.
Controlul este un factor care contribuie la mentinerea activitatii în situatia normala, la solutionarea cu inteligenta si competenta a problemelor privind dezvoltarea si modernizarea economica si urmareste în principal functionarea unitatilor de productie la capacitate maxima, cu adevarat pe criterii de eficienta si rentabilitate.
1.2. OBIECTUL sI FORMELE CONTROLULUI FINANCIAR
Continutul controlului are ca sfera de cuprindere modul de aplicare si îndeplinire a directivelor stabilite, prevenirea si înlaturare aspectelor negative, consolidarea celor pozitive astfel încât în conditii de libera initiativa economica, de concurenta loiala si de legalitate, sa se asigure cresterea profitului.
Obiectul controlului este de a releva erorile, abaterile, lipsurile, deficientele pentru a le remedia si de a le evita în viitor.
Controlul financiar cuprinde în sfera sa relatiile, fenomenele si procesele financiare, procesul de administrare si gestionare a patrimoniului rezultatele activitatii economico-sociale; toate momentele, u 252o1423c nitatile si locurile unde se gospodaresc valori materiale si banesti si se fac cheltuieli.
Ca proces complex si permanent, controlul financiar contribuie la buna functionare a mijloacelor materiale si financiare, la conducerea cât mai eficienta a activitatii economico-sociale si are sarcina de a preveni angajarea de cheltuieli fara justificare economica, imobilizarea de mijloace economice, de a asigura profit sporit în folosirea resurselor materiale, financiare si de munca.
Dupa timpul în care se exercita, raportat la momentul desfasurarii activitatii sau efectuarii operatiilor ce se controleaza, controlul financiar poate fi:
q Control financiar preventiv
q Control concomitent sau operativ curent
q Postoperativ sau ulterior
Aceasta diferentiere in functie de momentul producerii operatiunilor controlate, face posibila delimitarea sarcinilor obiectivelor, caracteristicilor si scopului fiecarei forme de control financiar si stabilirea organelor care îl exercita.
q Controlul financiar preventiv - este cel exercitat înainte de efectuarea operatiilor economico-financiare si are rolul de preveni operatiile ilegale, neeconomicoase sau inoportune, contribuind la utilizarea cu eficienta maxima a mijloacelor materiale si banesti, la cresterea raspunderii în angajarea si efectuarea cheltuielilor, la respectarea legislatiei de gestiune si la preîntâmpinarea risipei.
q Controlul concomitent sau operativ curent este cel exercitat pe parcursul desfasurarii operatiilor economico-financiare si are rolul de a surprinde modul cum se gestioneaza patrimoniul si cum se îndeplinesc sarcinile spre a se putea interveni operativ pentru dirijarea desfasurarii proceselor economico-financiare la parametrii eficienti. Acest control se suprapune cu activitatea de conducere, întrucât vizeaza operatiile în momentul desfasurarii acestora.
q Controlul financiar ulterior sau postoperativ este cel exercitat dupa desfasurarea operatiilor economico-financiare si se realizeaza, de regula, de organe de control specializate, având rolul de a constata existenta si utilizarea rationala a elementelor patrimoniale, aplicarea legislatiei financiare, controlul cheltuielilor efectuate si a veniturilor realizate etc.
Între controlul financiar preventiv si cel ulterior exista relatii de conditionare, influentare si completare.
Astfel, controlul financiar preventiv are menirea de a preîntâmpina
deficientele si pagubele în timp ce controlul ulterior constata pagubele sau lipsurile produse, identifica persoanele vinovate si stabileste actele normative încalcate si modalitatile de recuperare a prejudiciilor.
SISTEME DE DOCUMENTE PRIMARE sI EVIDENŢĂ TEHNIC-OPERATIVA sI CONTABILĂ-OBIECT sI SURSĂ DE INFORMAŢII PENTRU CONTROL
Evidenta si controlul sunt esentiale în conducerea activitatii economico-sociale bazata pe criterii de profit.
Controlul ca functie a conducerii presupune informatii cantitative dar si calitative, observarea concordantei dintre activitatea economic-financiara si deciziile de conducere-legi, norme, standarde, stabilirea anumitor cai de corectare a organizarii activitatii conduse si a mijloacelor de înlaturare a deficientelor care îngreuneaza desfasurarea optima a activitatii economico-sociale.
Informatiile furnizate de documentatia primara, evidenta tehnic operativa si contabila ce reflecta întreaga activitate economica si financiara a unitatilor patrimoniale constituie baza exercitarii controlului.
Controlul documentelor se refera la legalitate, necesitate, realitate, oportunitate si corectitudine a calculelor.
Legalitatea presupune încadrarea continutului unui document în prevederile actelor normative în vigoare, referitoare la genul respectiv de operatii.
Necesitatea, consta în raportarea operatiilor consemnate în documente, la cerintele activitatii prezente si de perspectiva, ale agentului economic.
Realitatea, presupune stabilirea existentei faptice a operatiilor consemnate în documente, în timp si spatiu, referitoare la miscarea valorilor materiale si banesti.
Oportunitatea, stabileste în ce masura momentul înfaptuirii operatiei a fost bine ales astfel încât rezultatul obtinut sa corespunda cât mai mult intereselor întreprinderii.
Corectitudinea calculelor impune verificarea operatiunilor aritmetice în vederea identificarii erorilor, accidentale sau voite care pot altera continutul documentelor.
Documentele primare sau justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice si financiare, constituie de regula surse de informare pentru toate formele evidentei. Totodata, documentele primare, în care operatiile economice si financiare se consemneaza la locul si în momentul efectuarii lor servesc pentru informarea operativa a conducerii agentilor economici.
Documentele trebuie sa îndeplineasca anumite cerinte, atât în ceea ce priveste structura cât si circulatia în pastrarea lor, indiferent de mijloacele utilizate pentru întocmirea lor si prelucrarea datelor.
De aceea fiecare document, cu titlu de act justificativ pentru contabilitate si control trebuie sa contina în mod obligatoriu urmatoarele elemente:
Denumirea documentului;
Denumirea si sediul unitatii care îl întocmeste;
Codul fiscal al agentului economic;
Numarul si data întocmirii;
Mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei respective;
Datele cantitative si valorice ale operatiei efectuate;
Semnaturile persoanelor raspunzatoare de efectuarea operatiilor;
Semnaturile persoanelor care exercita control financiar preventiv;
Un obiectiv important al controlului documentelor îl constituie gestionarea, folosirea si evidenta formularelor cu regim special.
Nomeclatorul formularelor cu regim special de gestionare, folosire si evidenta cuprinde: factura fiscala, chitanta, dispozitia de livrare aviz de receptie, efectele de comert (cambia, biletul la ordin), cecul de numerar, cecul de decontare din carnet cu limita de suma, etc.
Controlul asupra gestionarii, folosirii si evidentierii formularelor cu regim special are ca obiectiv preîntâmpinarea si descoperirea oricarei sustrageri a acestora pe tot parcursul gestionarii lor, astfel încât acestea sa nu poata fi folosite în scopuri frauduloase.
În acest scop se au în vedere: procurarea numai de la furnizori autorizati; îndeplinirea conditiilor legale de catre persoane numite, pentru gestionarea formularelor; cunoasterea cu exactitate a formularelor cu regim special intrate si a celor date în folosinta; eliberarea pe baza bonului de materiale cu indicare numerelor si seriilor formularelor; justificarea formularelor cu regim special(evidenta, stocul, restituite, anulate).
Evidenta tehnic -operativa si contabila reprezinta un mijloc de control permanent asupra activitatii economico-financiare, o conditie necesara pentru asigurarea integritatii patrimoniului si cheltuirii cu eficienta a mijloacelor banesti si materiale.
Înregistrarile contabile constituie prin ele însele un mijloc de control eficient, cu conditia sa se efectueze imediat ce s-a desfasurat operatia economica sau financiara si pentru fiecare baza a acesteia.
Deci, controlul contabil se refera la realitatea, legalitatea si eficienta operatiilor si activitatilor economico-financiare care se efectueaza cu ajutorul mijloacelor specifice contabilitatii: înregistrarii, conturi, balante de verificare, registrele de contabilitate, corelatii bilantiere, etc.
Obiectivele esentiale ale acestui control sunt:
Conducerea evidentei tehnic operative la locurile de depozitare si de pe naturi de mijloace materiale, evidentierea exacta corecta si la timp a mijloacelor si operatiunilor economico-financiare consemnate si documentele justificative.
Aplicarea corecta a metodologiei contabile
Modul de organizare si conducere a evidentei contabile sintetice si analitice
Corelatiile dintre evidenta tehnic-operativa, contabila si statistica, dintre evidenta contabila sintetica si analitica.
Structurarea organizatorica a compartimentului financiar contabil, subdiviziunile acestuia: competenta si delimitarea sarcinilor.
Modul în care se realizeaza legaturile dintre compartimenul financiar contabil si celelalte compartimente.
Concluzionând putem afirma ca principalele obiective ale controlului contabilitatii constau în :
conducerea corecta si la zi a contabilitatii;
întocmirea documentelor justificative;
exactitatea si realitatea înregistrarilor contabile;
inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor acesteia;
întocmirea balantelor de verificarea bilantului contabil si a contului de profit si pierdere.
SISTEMUL METODOLOGIC DE CONTROL FINANCIAR
Prin actiunea de control se stabileste daca activitatea economica si financiara este organizata si se desfasoara conform normelor, principiilor sau regulilor stabilite. Cunoasterea si perfectionarea activitatii economico-financiare presupune un sistem metodologic, cu ajutorul caruia sa se oglindeasca realitatea, legalitatea si eficienta.
Momentul esential al procesului de control îl constituie comparatia. Orice activitate sau operatiune economico-financiara se cerceteaza, nu numai în sine ci si în raport cu un criteriu, cu o baza de comparatie.
Criteriile de comparatie determina si natura acestora, astfel:
comparatie în functie de un criteriu prestabilit: previziuni, prognoze, sarcini, norme, scopuri, prevederi, legale, standarde, etc.
comparatie cu caractere special: între variante de eficienta a unor masuri sau solutii tehnico-stiintifice în vederea alegerii celei optime.
Comparatii în spatiu spre exemplu între unele sectii de productie.
Comparatii în timp.
Metodologic, controlul, ca proces de cunoastere si perfectionare a activitatii economico-financiare si sociale impune:
cunoasterea situatiei stabilite prin norme, programe, prevederi legale, previziuni, etc.;
cunoasterea situatiei reale;
determinarea abaterilor prin compararea situatiei reale cu cea stabilita;
concluzii, propunerii si masuri
Metodologia de control, presupune în functie de momentele enuntate anteriori, o succesiune de actiuni dupa cum urmeaza:
Formularea obiectivelor controlului
Delimitarea obiectivelor pe forme de control financiar(CFP, CFO, CFU)
Organele competente legal sa efectueze controlul asupra obiectivelor stabilite
Sursele de informare pentru control (documente primare, evidenta tehnico-operativa si contabila, etc)
Aplicarea procedeelor si modalitatilor de control cu ajutorul carora se realizeaza cunoasterea activitatii controlate
Stabilirea actelor de control in care se înscriu constatarile
Modalitati de finalizare si valorificare a actiunii de control
Stabilirea eficientei, controlului pe linia prevenirii, constatarii si înlaturarii abaterilor.
Metodologia de control utilizeaza atât cai si modalitati proprii de cercetare si actiune, cât si instrumente metodologice ale altor discipline cum ar fi analiza economico-financiara, matematica, contabilitatea, dreptul, informatica, finante, marketingul, managementul, etc.
Metoda controlului financiar, evidentiaza ansamblul de principii, procedee si tehnici prin care se cerceteaza fenomenele si procesele economico-financiare, pentru a pune în evidenta o situatie , un adevar, în scopul cunoasterii acestora.
Procedeul de control reprezinta un ansamblul de reguli specifice, tehnici si instrumente, care, îmbinat cu o anumita maiestrie personala, specifica profesionistilor contabili, expertilor în domeniu, se aplica, în vederea solutionarii concrete a problemelor ce decurg din functiile controlului.
Prin tehnica, modalitate sau instrument de control întelegem o categorie specifica unui domeniu restrâns de activitate, care desemneaza mijlocul utilizat de organul de control în vederea rezolvarii problemelor care rezulta din prerogativelor functiei sale.
Sub aspect teoretic, dar si practic, metoda controlului financiar reprezinta modul de cercetare si actiune într-un sistem de interconditionare reciproca a tuturor procedeelor, tehnicilor, instrumentelor si formelor de control, în vederea prevenirii constatarii si înlaturarii eventualelor lipsuri, abateri sau deficiente constatate în desfasurarea activitatii economic-financiare.
Deci, metoda reprezinta sistemul logic, ce presupune o cale stiintifica de cercetare si actiune, un sistem metodologic cu ajutorul caruia sa se oglindeasca realitatea, legalitatea si eficienta în activitatile controlate.
Pe baza acestui sistem metodologic, metoda în sine, permite aprecierea starii economico-financiare a agentului economic, sugereaza caile de eficientizare a activitatii economice si financiare a firmei si influenteaza comportamentul si actiunile agentilor economici, inclusiv ale personalului acestora.
Procedee si tehnici de Control financiar
Studiul general prealabil
Tehnica exercitarii controlului comporta o serie de procedee adecvate a caror utilizare conduce la realizarea scopului controlului.
Pentru ca un control economico-financiar sa debuteze în conditii optime se impune ca o conditie sine qua non, studierea în prealabil a structurii modului de organizare si functionare privind unitatea ce urmeaza fi controlata.
Aspectele structural organizatorice, luate în considerente înca de la început, vor usura cu mult munca ulterioara a organului de control, desfasurata în contextul detalierii fenomenelor ce se vor analiza în scopul ajungerii la o finalitate.
Studierea generala prealabil a perimetrului faptic, economic si legislativ ajuta organul de control sa-si îndrepte atentia catre acele diviziuni organizatorice în care se desfasoara fenomene negative.
Controlul documentelor contabile
Consta în examinarea documentelor primare, precum si a celor de prelucrare, înregistrare si de sinteza contabila.
Realitatea, necesitatea, oportunitatea si legalitatea operatiilor economico-financiare supuse controlului sunt situatii pe care organul de control le poate cunoaste din verificarea formei si fondului documentelor primare.
Întrucât documentatia primara si registrele contabile sunt expresia consemnarii, unor operatii economico-financiare deja înfaptuite apreciem ca acest control are un caracter posterior chiar daca documentele primare se supun si unui control financiar preventiv, care are rolul de a împiedica derularea acelor operatii economico-financiare ce pot prejudicia întreprinderea.
Tehnici sau modalitati de control documentar-contabil
Controlul documentelor vizeaza forma si fondul acestora, precum si exactitatea calculelor continute si se exercita prin urmatoarele modalitati sau tehnici:
Controlul formal;
Controlul sistematic sau pe probleme;
Controlul calculelor;
Controlul cronologic;
Controlul invers cronologic;
Controlul încrucisat;
Controlul reciproc;
Controlul formal urmareste stabilirea autenticitatii documentelor, adica se verifica daca semnaturile apartin persoanelor autorizate sa dispuna efectuarea operatiei, daca formularele sunt cele desemnate prin acte normative si daca au fost completate toate rubricile continute.
Controlul sistematic consta în gruparea documentelor pe probleme(operatii de casa, aprovizionare, salarizare, etc) apoi la verificarea lor în ordine cronologica si da posibilitatea sa se urmareasca cu mai multa atentie un obiectiv iar eventualitatea omisiunilor este mai redusa si se pot stabili concluzii cu privire la fiecare problema în parte.
Controlul calculelor are ca scop stabilirea utilizarii corecte a unor indicator cuprinsi în calcule precum si descoperirea erorilor de calcul.
Controlul cronologic este cel efectuat în ordinea datelor de întocmire, înregistrare si îndosariere a documentelor. Aceasta modalitate de control este simpla însa distribuie atentia organului de control asupra unui mare numar de operatiuni, necesita folosirea deodata a unui material legislativ bogat si duce la îngreunarea studierii succesive si aprofundate a fiecarui fel de operatiune. Se efectueaza usor însa nu permite urmarirea unei anumite situatii pas cu pas.
Controlul invers cronologic este cel efectuat de la sfârsitul spre începutul perioadei de control. Aceasta modalitate de control se foloseste atunci când se constata o neregula si trebuie stabilit momentul producerii ei sau sa se urmareasca procesul dezvoltarii operatiilor precedente si cele care au legatura cu abaterea respectiva.
De asemenea, se utilizeaza când se constata anumite erori de înregistrare pentru identificarea carora este necesara verificarea document cu document sau pozitie cu pozitie a lucrarilor întocmite anterior.
Controlul încrucisat este cel ce consta în confruntarea tuturor exemplarelor unui document, aflate la unitatea controlata cât si la alte unitati cu care aceasta a avut relatii comerciale. De pilda se confrunta originalul facturii aflat la client cu copia ramasa la furnizor, copia chitantei ramasa la chitantier cu originalul aflat la platitor, datele din conturile Clienti si Debitori din cadrul agentului economic verificat cu cel din conturile Furnizori si Creditori ale altor agenti economici si invers, etc.
Pe lânga confruntarea tuturor exemplarelor unui document, controlul încrucisat cuprinde si documente sau evidente diferite, din a caror confruntare se pot desprinde neconcordanta care priveste aceeasi operatie.
Controlul reciproc este cel ce consta în confruntarea unor documente diferite ca forma, dar cu continut identic, pentru aceleasi operatii sau operatii diferite însa legate reciproc: înregistrarile din registrul de casa cu cele din extrasul de cont al bancii, documentele de transport cu factura furnizorului, date privind cantitatea, localitatea de expeditie, etc
Investigatia reprezinta suplimentul de informatii obtinut de organul de control din partea celor controlate, atunci când anumite situatii nu reies cu claritate din documentele si registrele avute la dispozitie.
Comparatia consta în obtinerea acelorasi date dar din surse diferite, de exemplu: se compara soldul contului sintetic cu totalul soldurilor conturilor analitice, soldul final al anului precedent cu soldul initial al anului în curs, etc.
Balanta sintetica de control contabil asigura verificarea respectarii principiului dublei înregistrarii si cu ajutorul careia se obtine garantia exactitatii înregistrarile efectuate în conturi si a întocmirii unor bilanturi reale si complete. Controlul exactitatii înregistrarii în conturi se efectueaza prin existenta egalitatii permanente între totalurile sintetice de control (SID = SIC RLD= RLC RTD =RTC SFD= SFC)
Cu ajutorul balantei sintetice de control contabil se semnaleaza înregistrarea gresita a unor operatii economice ca urmare a nerespectarii principiului dublei înregistrari, însumarea eronata a rulajelor sau stabilirea gresita a soldurilor dar nu si erorile care denatureaza însusi sensul înregistrarilor contabile.
Acestea sunt:
Omisiunile de înregistrare anumite operatii care nu a fost consemnate în registre care se pot descoperi fie prin controlul documentelor prin punctare, fie în urma unor reclamatii primite.
Erorile de înregistrare din registrul jurnal se pot datora întocmirii de formule contabile gresite , înregistrarii unei operatii de doua ori atât în debit cât si în credit, inversarii formulei contabile sau întocmirii unei formule contabile corecte dar cu sume mai mari sau mai mici, atât la debit cât si la credit.
Erorile de compensatie sunt generate de trecerea în Cartea mare din jurnal a unei sume în plus într-o parte a contului si a unei alte sume în minus egala cu cea în plus în aceeasi parte a altui cont, astfel încât pe total cele doua categorii de erori se compenseaza.
Erorile de imputatie sunt generate de trecerea unor sume corecte din Jurnal în cartea Mare, dar în alte conturi decât cele continute în formula contabila.
Erorile de imputatie si cele de compensatie se pot identifica cu ajutorul balantelor analitice de control iar cele de înregistrare se pot descoperi cu balanta de control sah, care pe lânga seriile de egalitati cuprinde si corespondenta conturilor.
Modalitati specifice de control documentar contabil
Stabilirea stocului existent la data controlului se însumeaza stocul stabilit la ultimul inventar(stoc initial) cu intrarile, iar din total se deduc iesirile de valori materiale, consemnate în documente.
Stabilirea cantitatilor referitoare la unele evidente global valorice pe baza inventarelor si actelor de gestiune.
Exemplu: în bonul de vânzare figureaza un pret unitar superior celui real al marfii vândute plusul încasat fiind însusit de gestionar.
Pe baza formulei Stoc final = Stoc initial + Intrari - Iesiri se stabileste cantitativ stocul final.
Cum stocul final inventariat este inferior celui stabilit prin calcul, rezulta ca din sortimentul respectiv s-a vândut o cantitate la un pret superior.
Acoperirea unor minusuri în gestiune produse în perioadele anterioare prin depuneri superioare vânzarilor din perioada curenta.
Depunerile superioare din perioada curenta nu se justifica, întrucât unitatea nu pusese în vânzare marfuri mult solicitate si nici nu au fost evenimente care sa genereze vânzari masive. Se va controla volumul în perioada premergatoare controlului.
Efectuarea de control încrucisat în cadrul a doua sau mai multe gestiuni are loca atunci când se explica minusul de la gestiunea controlata, prin existenta unui plus la aceleasi articole, într-o alta gestiune, la nivelul aceluiasi agent economic.
Stabilirea stocurilor maxime posibile la inventarul final prin comparatia de controlat.
Stocul maxim posibil (Smp)= Stoc initial + Intrari - Iesiri
(pe baza de documente)
Putem întâlni trei situatii:
Smp > Stoc final inventariat-diferenta reprezentând vânzari de marfuri în perioada controlata.
Smp < Stoc final inventariat - diferenta reprezentând intrari de marfuri neînregistrate în evidente.
3. Smp= Stoc final inventariat, situatie specifica marfurilor greu vandabile, altfel este expresia unor erori, omisiuni sau în corectitudini ale gestionarilor.
Controlul faptic
Procedeul de stabilire reala a existentei si miscarii mijloacelor materiale si banesti si a desfasurarii activitatii economico-financiare si se exercita la locul de existenta a acestor mijloace având ca obiectiv determinarea exacta a cantitatilor si valorilor existente, a starii în care se afla, a spatiului si modului de prelucrare, a respectarii legislatiei si în utilizarea lor.
Principalele modalitati de control faptic sunt:
Inventarierea;
Expertiza tehnica si analiza de laborator;
Observarea directa;
Inspectia fizica;
Inventarierea reprezinta ansamblul operatiilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, cantitativ si valoric sau numai valoric dupa caz, existente în patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza.
Ca principala modalitate de control faptic, inventarierea este necesara, deoarece din cauze obiective sau subiective, în timpul gestionarii bunurilor, este posibil ca unele operatii sa nu fie consemnate în documente în momentul producerii lor si ca atare sa nu fie înregistrate în conturi, spre exemplu: unele bunuri îsi depreciaza caracteristicile cantitative sau calitative ca rezultat al influentei factorilor naturali, neglijenta gestionarilor poate duce la disparitia unor bunuri, fara ca acestea sa fie consemnate în documente si înregistrate în conturi: ca urmare a greselilor de clacul si înregistrare datele înregistrate în conturi pot sa nu concorde cu realitatea.
Pentru înlaturarea posibilitatilor de acoperire a lipsurilor si pentru surprinderea realitatilor efective este indicat ca inventarierea sa se efectueze inopinat, concomitent cu controlul asupra documentelor si evidentei privind intrarile si iesirile de bunuri pe perioada anterioara.
Expertiza tehnica si analiza de laborator se efectueaza de catre specialisti tehnicieni la solicitarea organelor de control financiar în vederea stabilirii integritatii valorilor materiale, realitatii unei operatii, calitatii unor produse, continutul unor lucrari, volumul manoperei si cantitatile de materiale necesare pentru executarea lor, etc. Exemplu: prin analiza de laborator se stabileste daca în componenta unui produs exista toate materialele eliberate din depozit iar prin expertiza tehnica se stabileste daca volumul unor lucrari efectuate corespunde manoperei platite.
Observarea directa comporta urmarirea la fata locului a felului cum este organizata si efectuata într-un anumit sector: eficienta masurilor de paza a valorilor materiale si banesti (din depozite, casierii, etc), exactitatea operatiilor de cântarire si masurare a bunurilor intrate si iesite, pastrarea si miscarea documentelor cu regim special, cronometrarea timpului de munca conform normelor de lucru, etc.
Inspectia fizica consta în examinarea activelor si a altor resurse, de exemplu controlul banilor în casa, a listelor de inventariere etc.
Controlul faptic se întregeste cu cel al documentelor.
In acest fel, prin control se stabileste atât modul de gestionare a mijloacelor materiale si banesti, cât si calitatea informatiilor cu privire la activitatea controlata
Analiza economico-financiara
Urmareste stabilirea modului cum s-a îndeplinit programul de activitate factorii care l-au influentat si care au contribuit la obtinerea rezultatului financiar.
Analiza utilizeaza, de regula, date sintetice furnizate de documentele contabile de sinteza, pentru stabilirea legaturilor cauzale dintre diferite fenomene ale activitatii controlate.
Analiza economico-financiara implica urmatoarele tehnici de cercetare a activitatii economico-financiare din punct de vedere calitativ si cantitativ dupa cum urmeaza
Tehnici de stabilire a relatiilor cauzale între fenomene;
Diviziunea si descompunerea;
Gruparea ;
Substituirea în lant;
Balanta elementelor si modificarii lor;
Corelatia;
Calculul matricial;
Cercetarea operationala;
Tehnici de stabilire a relatiilor cauzate între fenomene
Exemplu concordanta între obiectivul cercetat si împrejurarile sau conditiile în care acesta s-a desfasurat: diferenta unei împrejurari sau conditii în care apare sau lipseste un fenomen, prezenta într-un caz si absenta în altul; concordanta si diferenta care îmbina elementele primelor 2 modalitati; variatia concomitenta, adica unei anumite variatii a uni fenomen îi urmeaza o anumita variatie a altui fenomen; soldul sau ramasita, adica scaderea din variatia totala a unui fenomen a influentelor cunoscute si obtinerea diferentei datorate factorilor necunoscuti.
Diviziunea si descompunerea -asigura profunzimea studierii activitatii economico-financiare, localizarea abaterilor si cauzelor lor în timp si spatiu.
Gruparea reprezinta separarea operatiilor controlate în grupe omogene dupa unul sau mai multe criterii în functie de scopul urmarit.
Substituirea în lant implica asezarea factorilor în ordinea de analiza, se substituie întâi factorul cantitativ si apoi calitativ, substituirea se face succesiv: un factor substituit se mentine ca atare în operatiile ulterioare.
Balanta elementelor si modificarilor se utilizeaza când între elementele fenomenului controlat sunt relatii de suma si diferenta.
Exemplu: volumul productiei marfa vândute = stocul initial + volumul productiei fabricate-stocul final.
Corelatia se utilizeaza în cazul în care factorii si fenomenul analizat sunt în relatii de tip stokastic, adica fiecarei valori a factorului determinant îi corespund mai multe valori ale caracteristicii rezultative, care sunt esalonate între mai multe limite. Acesta presupune urmatoarele etape:
stabilirea continutului economic al fenomenului analizat si al factorilor de influenta;
determinarea legaturilor de cauzalitate si a formei matematice a acestuia;
stabilirea valorii parametrilor ecuatiei;
calcularea intensitatii legaturii dintre fenomenul analizat si factorii de influenta cu ajutorul coeficientului de corelatie;
evidentierea influentei factorilor asupra fenomenului analizat cu ajutorul coeficientilor de determinatie.
Calculul matricial se aplica în cazul existentei unor relatii functionale de produs sau raport între fenomenul analizat si factorii de influenta. Se poate aplica de pilda, la analiza cheltuielilor materiale pe unitatea de produs, pentru a obtine influenta factorilor (abaterea, cheltuielilor materiale, consumul specific, pretul de aprovizionare unitar)
Cercetarea operationala se foloseste cu precadere în analiza previzionala în adoptarea deciziilor în momentul în care intervin numerosi factori care trebuie luati în consideratie.
Controlul documentelor contabile si analiza economico-financiara, nu se aplica pentru toate obiectivele supuse controlului, ci selectiv în functie de natura surselor, de modul de culegere, înregistrare, prelucrare si pastrare a datelor precum si de formele de control ce se exercita.
Tehnicile de control documentar contabil si de analiza economico-financiara desi se presupun reciproc în procesul de control, pot fi separate atât din punct de vedere teoretic si studiate ca domenii distincte, cât si practic, în functie de limitele obiectivelor de control
Controlul total si prin sondaj
Controlul financiar se poate exercita total sau prin sondaj.
Controlul total - cuprinde toate operatiile din cadrul obiectivelor stabilite si pe întreaga perioada supusa controlului.
Ca urmare a faptului ca necesita un volum mare de munca, nu se poate aplica întotdeauna controlul total si de aceea în unele cazuri se utilizeaza controlul prin sondaj.
Acesta din urma cerceteaza cele mai reprezentative documente si operatii, care permit obtinerea unor concluzii cu caracter general asupra obiectivului verificat.
Eficienta controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, operatiunilor si documentelor ce sunt supuse verificarii care dau posibilitatea generalizarii concluziilor si masurilor ce se impun.
De multe ori rezultatele sondajelor determina extinderea controlului asupra tuturor operatiilor ajungându-se astfel la controlul total.
De asemenea, eficienta controlului depinde în mare masura de modul cum sunt alese reperele principale si de proportia operatiilor în fiecare reper si se refera atât la acele repere din cadrul gestiunilor materiale a caror evidenta se tine cantitativ si valoric pe fiecare material, produs etc, cât si la cele din cadrul cheltuielilor. La gestiunile a caror evidenta analitica se tine global valoric, reperele nu se pot controla prin sondaj.
Conform acestor principii, inventarierea ca modalitate de control faptic se poate efectua total sau prin sondaj în functie de natura elementelor controlate si obiectivele urmarite.
Inventarierea totala - permite cunoasterea efectiva a realitatii si obtinerea unor concluzii exacte dar reclama timp îndelungat, efort substantial si stoparea operatiunilor de primire si eliberare a bunurilor.
Inventarierea prin sondaj este mai operativa dar are o precizie mai scazuta. Gradul de precizie al inventarierii prin sondaj este asigurat prin perfectionarea continua a tehnicilor de lucru astfel încât sondajul sa satisfaca tot mai mult cerintele unui control selectiv.
Controlul prin sondaj cuprinde numai o parte din operatiile si documentele dintr-un anumit sector, el se poate limita însa si la o parte din perioada de timp supusa controlului.
Modalitatile de control se întrepatrund în forme variate si multiple cum sunt:
q controlul continuu sau permanent este cel care nu prezinta întreruperi în durata sau în intensitatea sa si cuprinde toate actele si bunurile ce constituie obiectivul sau;
q controlul simultan cel care are loc concomitent, se refera la mai multe obiective similare care pot fi substituite unul altuia, ca de ex. Controlul efectuat în acelasi timp la toti casierii unitatii sau asupra celor care gestioneaza aceleasi valori
q controlul complet atunci când constituie un ansamblu de masuri legate între ele cu scopul de a se obtine certitudinea ca justificarea operatiilor este exacta si completa.
q controlul progresiv este în acelasi timp si simultan si se exercita în cursul executarii lucrarilor pe masura desavârsirii lor.
q controlul periodic organizat în perioade regulate de timp si cuprinde totalitatea obiectivului sau a faptelor de controlat ca de exemplu controlul anual al stocurilor.
Controlul periodic include si controlul intermitent exceptional, sporadic, ocazional indicat în cazul când intervine un risc sau necesita amenintarea unui pericol.
q Controlul direct este un control simultan si se aplica obiectivului ce se controleaza în timpul executarii activitatii respective.
q Controlul executiei sau controlul de conducere este considerat ca fiind organizarea sistematica a supravegherii lucrarilor. Controlul de conducere revine personalului superior(directorului pentru conducerea unitatii, sefilor de compartimente pentru conducerea sectoarelor respective) iar controlul de executie este ultimelor trepte ierarhice, sefilor subalterni.
Ca obiective ale controlului de executie pot fi enumerate urmatoarele: existenta concordantei datelor din jurnale si registrele contabile cu cele din fisele de conturi, între adunarile din jurnale si fise de conturi, examinarea documentelor justificative, etc.
Controlul financiar propriu al unui agent economic se organizeaza sub forma controlului financiar preventiv si a controlului financiar de gestiune.
3.1. Organizarea si obiectivele controlului financiar preventiv(C.F.P.)
C.F.P. se organizeaza de catre conducatorul agentului economic prin compartimentul financiar contabil.
În functie de volumul operatiilor ce se supun C.F.P., conducatorul unitatii, la propunerea contabilului sef sau a persoanei care conduce activitatea financiar contabila, poate împuternici si alte persoane din cadrul acestui compartiment care sa exercite C.F.P., dar care de regula nu participa la întocmirea si contabilizarea documentelor controlate. Persoanele împuternicite sa exercite C.F.P. trebuie sa aiba pregatirea economica si experienta necesara si sa îndeplineasca conditiile de cinste si corectitudine. Nu pot fi împuternicite sa exercite C.F.P persoanele aflate în curs de urmarire penala de judecata sau care au fost condamnate chiar daca au fost gratiate pentru fapte privitoare la abuz în serviciu, fals, uz de fals, înselaciune, dare sau luare de mita si alte infractiuni prin care s-au produs daune patrimoniului persoanelor fizice sau juridice. Daca în cursul urmaririi penale, a judecatii sau dupa condamnare a intervenit amnistia, cel care a savârsit vreuna din infractiunile mentionate anterior nu poate fi împuternicit sa exercite C.F.P timp de 2 ani de la expirarea acestui termen.
Împuternicirea se face pe baza de ordin sau decizie a conducatorului unitatii prin care se stabilesc concret operatiunile asupra carora se exercita C.F.P., conditiile si perioada în care se desfasoara aceasta activitate.
Decizia de organizare si exercitare a C.F.P. cuprinde:
persoanele cu drept de exercitare a C.F.P.
sefii de compartimente care certifica documentele ce se prezinta în vederea executarii C.F.P.
obiectivele, operatiunile si documentele supuse C.F.P.
termenele de acordare a vizei de C.F.P. de catre persoanele împuternicite.
Specimenele de semnaturi ale persoanele împuternicite sa exercite C.F.P.
Se supun C.F.P. documentele ce cuprind operatiile ce se refera la drepturile si obligatiile patrimoniale ale unitatii, în faza de angajare si de plata, în raporturile cu alte persoane fizice sau juridice
Urmatoarele operatiuni se supun în mod obligatoriu C.F.P.:
încheierea contractelor cu parteneri interni si straini;
încasarile si platile în lei si valuta de orice natura, efectuate în numerar si prin operatiuni bancare.
trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau a capitalului social.
gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor subunitatilor sau unitatilor componente.
În functie de necesitati, operatiunile mentionate vor putea fi modificate si completate de conducatorul unitatii în functie de specificul activitatii si structurii ei organizatorice.
Exercitarea C.F.P. se face pe baza de documente însotite de acte justificative. Documentele se prezinta la C.F.P. semnate de cei care le-au întocmit si de seful compartimentului de specialitate în care s-au întocmit si care raspund de realitatea si exactitatea datelor si operatiunilor consemnate de acestea. Obtinerea vizei de C.F.P. pe documente, care se dovedesc ulterior nelegale, nu exonereaza de raspundere pe sefii compartimentelor de specialitate care le-au întocmit.
În situatiile în care persoanele împuternicite sa exercite C.F.P. constata ca operatiile prezentate la control sunt nelegale sau neeficiente, iar conducatorul unitatii dispune de propria raspundere efectuarea lor, seful compartimentului financiar contabil informeaza in scris atât consiliul de administratie cât si Directia Controlului Financiar de Stat, care dispun masurile necesare în raport cu competentele legale.
Documentele care au fost supuse C.F.P. si nu au fost vizate nu pot fi înregistrate in contabilitate si vor fi evidentiate, separat, precum si documentele vizate din dispozitia conducatorului unitatii.
Referitor la activitatea de C.F.P. normele legale în vigoare prevad o serie de obligatii si raspunderi. Astfel, persoanele care exercita acest control raspund pentru legalitatea si eficienta operatiilor cuprinse în documentele prezentate de compartimentele de specialitate.
Faptele ce constituie contraventie, potrivit normelor legale în vigoare, pe linia organizarii si exercitarii C.F.P. si care genereaza raspunderea contraventionala sunt urmatoarele:
q neemiterea în termen a actelor administrative privind modul de organizare si exercitare a C.F.P ;
q atribuirea exercitarii C.F.P. unei persoane fara sa se fi obtinut de la organele de politie, relatii scrise cu privire la antecedentele penale ale acesteia sau ale carei antecedente penale duc la interzicerea împuternicirii si exercitarii C.F.P.
q întocmirea si prezentarea si prezentarea C.F.P. a unor documentele în care sunt consemnate operatii fara baza legala sau cu date nereale.
q vizarea pentru C.F.P. a documentelor care contin operatii prin care se încalca reglementarile în vigoare.
q refuzul nejustificat al vizei de C.F.P. pentru operatii nelegale.
q înregistrarea în contabilitate a documentelor privind operatiile care sunt supuse C.F.P., fara ca acestea sa poarte viza de control a persoanelor in drept si aprobarea organelor competente.
q nesesizarea organelor competente de catre conducatorul compartimentelor financiar contabil a cazurilor de refuz de viza de C.F.P.
Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se face de catre:
organele de control financiar de stat;
organele de control financiar de gestiune ale unitatilor la care se organizeaza si exercita C.F.P. propriu;
conductorul compartimentului financiar contabil, dar numai pentru contraventiile constând în întocmirea si prezentarea sa C.F.P. a unor documente în care sunt consemnate operatii fara baza legala sau cu date nereale, precum si în cazul înregistrarii în contabilitate a documentelor primare, privind operatiile care sunt supuse C.F.P., fara ca acestea sa poarte viza de control a persoanelor în drept si aprobarea organelor competente.
3.2. Organizarea si obiectivele controlului financiar de gestiune (C.F.G.)
Controlul financiar de gestiune, ca forma a controlului financiar propriu are ca scop respectarea normelor legale cu privire la existenta, integritatea, pastrarea, paza bunurilor si valorilor de orice fel si detinute cu orice titlu pentru care este deci necesar sa se ia masuri pentru o corecta si legala organizare a gestiunilor.
Prin gestiune se întelege totalitatea bunurilor, valori materiale sau banesti, încredintate uneia sau mai multor persoane, în vederea primirii pastrarii si eliberarii acestora prin operatii legale care sa asigure integritatea lor.
Ţinând seama de aceasta definitie, pot constitui gestiuni urmatoarele:
depozitele, magaziile, silozurile în care sunt adapostite materii prime, materiale, combustibili, carburanti si lubrifianti, deseuri, semifabricate, produse finite, piese de schimb, mijloace de transport, obiecte de inventar, echipament si materiale de protectie, alimente, medicamente, imprimate etc.
magazinele în care se primesc si se desfac marfuri cu ridicata sau cu amanuntul, raioanele si tonetele acestor magazine în cazul în care activitatea lor este evidentiata separat în contabilitate.
inventarul societatilor indiferent daca obiectele care-l compun sunt folosite, în unul sau mai multe locuri(camere, etaje, sali, boxe, etc).
gestiunile de numerar sau imprimate care sunt valori prin ele insele sau care pot fi transformate în bani sau folosite pentru schimb(ex. valorile aflate la casieri, factori, remizeri, etc).
C.F.G. se efectueaza cel putin odata pe an, în totalitate sau prin sondaj, în raport cu volumul, valoarea si natura bunurilor, posibilitatilor de sustrageri, conditiile de pastrare si gestionare, precum si de frecventa abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un numar reprezentativ de repere si documente, care sa permita tragerea unor concluzii temeinice asupra respectarii actelor normative din domeniul financiar, contabil si gestionar.
Activitatea de control se desfasoara pe baza unor programe de lucru semestriale întocmite de seful compartimentului de control financiar de gestiune, aprobate de conducatorul în subordinea caruia se afla acest compartiment. În aceste programe se vor nominaliza gestiunile si activitatile ce urmeaza a fi controlate, perioada supusa controlului si cea stabilita pentru efectuarea controlului ca si organele care efectueaza controlul.
C.F.G. se efectueaza de salariati cu studii economice superioare sau medii în functie de complexitatea gestiunilor, încadrati în compartimentul de control cu aprobarea conducerii societatii respective, cu sarcini exclusive de efectuarea a controlului la termenele si în conditiile stabilite de lege.
Organele de control financiar de gestiune vor urmari în timpul verificarilor pe care le efectueaza urmatoarele:
respectarea normelor metodologice cu privire la înregistrarea în fisele de magazie si în contabilitate a tuturor documentelor de intrare si iesire a valorilor materiale
concordanta dintre evidenta gestionara si contabila
confirmarea stocurilor inventariate în fisa de magazie, prin semnatura, de catre comisia de inventariere.
înscrierea în listele de inventariere a eventualelor plusuri sau minusuri constatate, evaluarea si regularizarea lor potrivit normelor legale.
CAPITOLUL IV
FINALIZAREA ACŢIUNII DE CONTROL FINANCIAR
organele sau persoanele din afara agentului economic controlat, care au dat dispozitii ce au determinat abaterile constatate.
problemele care necesita control în continuare, facându-se propunerile corespunzatoare.
masurile ce mai trebuie luate în continuare de agentul economic controlat si de organul care a dispus controlul.
propunerile de aplicare a unor sanctiuni disciplinare sau stabilire a raspunderii penale.
În cazul în care organul de control nu are nimic de aratat sau propus fata de cele cuprinse în actul de control nu se mai întocmeste nota de prezentare.
4.2. Formele raspunderii ca mijloc de penalizare a activitatii de control
Controlul financiar nu presupune numai constatarea lipsurilor deficientelor si abaterilor ci si prevenirea, remedierea acestora precum si tragerea la raspundere a persoanelor vinovate.
Ca modalitate de finalizare a controlului financiar trebuie stabilita raspunderea celui vinovat de abateri sau infractiuni, raspundere care poate fi:
q mustrare
q avertisment
q diminuarea temporara a salariului
q retrogradarea din functie sau categorie
q desfacerea disciplinara a contractului de munca
Exista situatii când, pentru comiterea unei fapte ilicite, se pot aplica doua sanctiuni, exemplu raspunderea disciplinara poate coexista cu raspunderea penala.
Daca se încalca, în acelasi timp, mai multe norme de drept, rezulta mai multe raspunderi. De pilda, nerespectarea conditiilor legale privind predarea primirea unei gestiuni este o abatere disciplinara si deci, opereaza o sanctiune disciplinara, dar este si o contraventie si implica si o raspundere contraventionala, iar în caz de paguba poate fi si o raspundere materiala.
Raspunderea penala sau materiala nu exclude raspundere disciplinara, daca, prin fapta ilegala, s-au încalcat si obligatii de munca.
Sunt sanctionati disciplinar numai cei încadrati prin contract de munca.
Sanctiunea disciplinara se aplica numai dupa cercetarea prealabila a faptei ce constituie abatere, ascultarea persoanei în cauza si controlul sustinerilor facute de aceasta în aparare, si dupa ce se comunica în scris persoanei vinovate în maximum 6 luni de la savârsirea abaterii.
Împotriva sanctiunii disciplinare cel sanctionat poate face, în scris contestatie si în cazul în care se face dovada nevinovatiei sale persoana în cauza are dreptul la o despagubire egala cu partea de salariu de care a fost lipsita, iar peroanele care cu rea credinta au aplicat sau au determinat aplicarea unei sanctiuni disciplinare raspund disciplinar, material si penal, dupa caz.
plata a ˝ din minimul amenzii, daca aceasta se face pe loc sau în termen de 48 ore de la încheierea proces verbal de constatare a contraventiei
plata integrala a amenzii, în termen de 15 zile de la comunicarea procesului verbal de constatare a contraventiei si a înstiintari de plata.
Executarea de catre organul financiar al localitatii în care domiciliaza sau îsi are sediul contravenientul, daca plata nu s-a facut în conditiile precedente.
normelor generale stabilite de legi si de alte acte normative
normelor speciale care reglementeaza disciplina în munca
ordinelor si masurilor administrative
regulilor de conduita la locul de munca referitoare la disciplina financiara, gestionara, contabila administrativa etc.
obligatiilor care decurg din clauzele contractului de munca.
Caracterul ilicit al unei fapte, care caracterizeaza culpa contractuala, rezulta din încalcarea unei obligatii contractuale sau unei obligatii existând în afara vreunei legaturi contractuale, cu conditia ca fapta sa fie generatoare de pagube.
raspunderea materiala a unei persoane încadrate în munca poate fi stabilita numai în cazul în care fapta ilicita a fost savârsita cu vinovatie.
Vinovatie exista în cazul în care persoana în cauza:
prevede consecintele faptei sale si doreste sa se produca aceste consecinte sau accepta ele sa se produca( direct sau indirect).
Prevede consecintele faptei sale, însa spera ca le va înlatura(usurinta)
Nu prevede urmarile faptei sale, desi în mod normal trebuia si putea sa le prevada( neglijenta)
În practica judiciara s-a statuat ca vina oricât ar fi de usoara, ea atrage raspunderea materiala a persoanei respective.
Formele raspunderii materiale:
angajamentul de plata scris
decizia cu imputatie
titlul executoriu judecatoresc
dispozitia de retinere
Angajamentul de plata scris-cuprinde recunoasterea producerii pagubei de catre vinovat si angajamentul de acoperire a acestuia. Este semnat de autorul pagubei si produce efecte numai între semnatar si unitate. Angajamentul trebuie semnat în termen de 60 de zile de la cunoasterea pagubei, întrucât, în caz de nesemnare unitatea trebuie sa poata emite decizia de imputatie în timp util.
Decizia de imputatie este emisa de conducatorul unitatii pagubite în termen de 60de zile de la data actului constatator întocmit de organul de control.
Comunicarea deciziei catre cel vinovat se face în termen de 15 zile de la emitere.
Daca conducatorul unitatii nu respecta aceste termene atunci el va raspunde material fata de unitate.
Titlul executoriu judecatoresc este calitatea capatata de o hotarâre definitiva prin investirea ei cu formula executorie.
Dispozitia de retinere este ordinul dat de seful compartimentului financiar contabil de a se retine din salariul titularului de avans atunci când acesta nu justifica avansurile sau nu restituie sumele necheltuite (inclusiv penalitatile corespunzatoare) .
contraventia prezinta un grad de pericol social mai redus.
sanctiunea contraventiei se poate prevedea si prin acte normative emise de organele administratiei de stat centrale si locale spre deosebire de infractiune a carei pedepsire este prevazuta numai prin acte normative emise de Parlament(legi).
stabilirea efectiva a sanctiunii contraventionale se face de organe de administratiei de stat, inclusiv ale controlului financiar spre deosebire de infractiune a carei sanctiune se aplica numai prin hotarârea unor organe judecatoresti.
contraventiile savârsite si de catre persoanele juridice pe când autorii infractiunilor sunt numai persoanele fizice.
Infractiunile se pedepsesc cu închisoare, amenda penala sau închisoare si amenda, alaturi de care se pot aplica si alte pedepse, ca de pilda confiscarea partiala a averii.
CAPITOLUL V
STUDIU DE CAZ
PRIVIND ORGANIZAREA sI EXERCITAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV LA S.C.PROMEX S.A. BRĂILA
DECIZIA NR.166
DIN 01.09.1998
În aducerea la îndeplinire a:
Legii Contabilitatii nr.82/24.12.1991 si a prevederilor art.4 din HG nr.704-1993 privind aprobarea unor masuri de executare a legii contabilitatii;
Legii nr.30/1991 art.3 privind organizarea si functionarea controlului financiar;
Statutul societatii si contractul colectiv de munca;
H.G nr.720/10.10.1991 privind aprobarea Normelor de organizare si executare a controlului financiar elaborate de Ministerul Finantelor.
Directorul general al S.C. ,,Promex " S.A. Braila
contractul economic de export
contractul de comision
documente privind deteriorarile de bunuri din unitate;
documentatia privind calamitatile din unitate;
documentatia privind penalitatile, amenzile, dobânzile, locatiile, etc, exclusiv rebuturile, lipsurile în gestiune.
Contractul de credite;
Documentatia privind clasarile si declasarile.
deconturi, facturi primite, cheltuieli de transport CFR
decontari, facturi primite, cheltuieli de transport CFR.
Deconturi pentru abonamente si convorbiri telefonice;
Bonurile de miscare a mijloacelor fixe pentru sectorul comun
comenzi, contracte privind cresa, caminul de copii si caminele de nefamilisti;
documente privind încasarile cresei si caminului;
facturile si situatiile de plata ale furnizorilor, dispozitiile de plata si încasari(camine nefamilisti, cresa, camin copii)
toate documentele privind drepturile personalului (lista avans, concedii, asigurari sociale, premii etc. pentru cresa, camin, gradinita;
dispozitii de plata, cecurile în numerar pentru cresa, camin de copii;
documentatia privind casarile si declasarile privind cresa, caminul , gradinita
situatia privind consumul de alimente, bonuri de materiale pentru cresa
fisa de constatare privind reparatii la cresa, camin, gradinita
comenzi, confirmare comenzi, acte aditionale, fisa tehnica de import privind investitiile;
facturi, dispozitii de încasare plata, talon situatii plata, privind investitiile;
cerere de amânare sau refuz total sau partial a documnetelor introduse de furnizorii de investitii;
dispozitii de revenire la amânare sau refuz;
scrisori de transport privind investitiile;
documentatia privind finantare, investitiile;
nota de comanda privind întocmirea proiectului de executie;
cererea de amânare la finantare a investitiilor;
talon situatie de plata pentru lucrari proiectari sau constructii, montaj executate.
contractul de munca
documentul de încasare a diferentelor din reevaluare
constituirea fondului de participare la profit
constituirea fondului de dezvoltare
constituirea fondului pentru actiuni sociale
contractul de credite si dispozitii de. plata pentru rambursare
fisa limita de consum carburanti si lubrifianti pentru utilajele din dotare;
fisa de constatare si executare lucrari si bonurile de materiale pe regie pentru întretinere si reparatii.
lista de avans si ajutoare materiale
statele de salarii, pensii, premii, etc.
borderouri, concedii odihna;
recapitulatia statelor de plata si centralizatoarele pe comisii de plata
adeverinte
cereri de împrumut CAR
nota de lichidare
bonuri de miscare pentru mijloace fixe
bonuri de restituire, transfer, predare
bonuri de transport pentru prestatiile efectuate de autobaza pentru sectia CFU
proces verbal de reforma pentru obiecte de inventar, echipament protectie, AMC-uri, SDV-uri
angajamente
fisa limita de consum pentru antidot;
nota de transfer între sectii pentru obiecte de inventar;
fisa de consum pentru oxigen si acetilena;
proces verbal de casare a mijloacelor fixe
comenzi pentru RC si RK pentru mijloace de transport;
facturile pentru executarile de lucrari si prestari servicii.
Director General, Director Economic,
Ing. Vasile Pricop ec. Gheorghe Dumitru
Tabel
cererile de aprovizionare cu materiale întocmite de servicii pentru necesitati administrative.
Comenzi, confirmari de comenzi, contracte, acte aditionale privind aprovizionarea cu materiale pentru necesitati productive de compartimentele: aprovizionare, cooperare, export, autobaza, service;
Comenzi de lucrari si contracte întocmite de servicii si ateliere;
Facturi privind aprovizionare materiale si prestari servicii prezentate de biroul ordonantari din cadrul serviciului financiar;
Facturile privind lucrarile contractate de servicii si ateliere;
Comenzi, contracte, acte aditionale privind relatia S.C. PROMEX S.A. Braila, mai putin planul tehnic, prezentate la viza de serviciul proiectare;
facturi sau documente privind deratizarea;
facturi si reparatii auto si masini de. Calcul
deconturi pentru taxe privind statia de amplificare si difuzare;
facturi sau deconturi pentru întretinerea aparatelor frigorifice;
facturi privind asistenta tehnica, acordata de Registrul Naval Român
deconturi privind taxa expertiza tehnica
facturi sau decontari privind verificarea operatiilor de metrologie
facturi privind curentul electric, gaz metan si apa
documentele de plata privind traducerile din limbi straine
abonamente cheltuieli de protocol
documentatia privind reparatii curente si accidentale pentru sectorul comun
exercitarea CFP asupra facturilor pentru materiale livrate din stocuri disponibile, fara miscare, cu miscare lenta, materiale refolosibile, ambalaje, semifabricate prin cooperare si fise de asistenta tehnica
exercitarea CFP asupra facturilor privind livrarea deseurilor din lemn, talas, placi beton, nisip, tabla, teava
foi de parcurs emise pentru conducerea societatii, cantina, stationar
viza CFP pentru activitatile sociale, camine nefamilisti, cantina, dispensar
bonurile de materiale privind cheltuieli gospodaresti
referate sau documente prin care se solicita încasarea unor sume de la furnizorii pentru reclamatii privind cantitatea, calitatea, termenele de livrare etc. a marfurilor furnizate în baza avizelor B.L.F.
declaratii vamale de import, declaratii vamale de export, comisioane vamale
licitatii vânzari mijloace fixe.
Director General, Director Economic,
Ing. Vasile Pricop ec. Gheorghe Dumitru
ANEXA 3
Tabel
Privind conducatorii compartimentelor
vize de certificare, pentru necesitate, operativitate, legalitate si economicitate a operatiilor
din documentele supuse controlului
Tabel
NUMĂRUL FISEI DE DELIMITARE ATRIBUIT
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Personalul care executa operatiuni de certificare sau de viza de control financiar preventiv este obligat sa cunoasca si sa aplcie în activitatea ce o desfasoara, raportat la functia detinuta actele normative în coloana 2 din fisele de delimitare.
Director General, Director Economic,
Ing. Vasile Pricop ec. Gheorghe Dumitru
ANEXA 6
Lista fiselor de delimitare a operatiunilor
|
de produse, marfuri, executari de lucrari sau prestari de servicii facturi pentru vânzari de produse, materii si materiale din stocuri supranormative disponibile sau fara miscare sau cu miscare lenta. Dispozitie de încasare sau de plata, dupa caz, cu factura si fara factura si cec de decontare fara limita de suma. |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
ANEXA NR.7 FISA DE DELIMITARE NR.1
|
