-Prezentarea si dezbaterea unor elemente teoretice legislative, organizatorie procedurale-metidologice, privind auditul public intern la entitatile publice;

-Comparatii paralele deosebiri si asemanari intre auditul public intern si alte concepte economice: controlul financiar expertiza contabila, inspectii etc;

-Studierea si tratarea unui standard de audit public di care sa reiasa un continut cu caracter selectiv de sinteza interdisciplinara, la ninelul specilalizarii si imperativelor practicii in domeniu, prin utilizarea informatiilor obtinute la disciplinele anterioare di planul de invatamant;

-Setodologia de derulare a misiunii de audit intern si valorificarea rezultatelor, pregatirea misiunii de audit intern si elaborarea teoretica a tematicii in detaliu, a activitatilor auditabile;

-Realizarea unui studiu de caz la o entitate publica prin imbinarea cunostintelor teoretice, respectarea metodologiei de derulare a misiunii de audit si situatiile financiare ale entitatii publice

1. Consideratii generale

Controlul si auditul cuprind activitati specifice proceselor manageriale prin intermediul carora se asigura dinamica parcurgerii si transformarii resurselor în produse finite, în interiorul sistemului institutiilor si firmelor, în concordanta cu obiectivele strategice, tactice si operative si cu respectarea tuturor cerintelor calitative, cantitative, de eficienta si eficacitate impuse de standardele guvernantei corporative.

Prin intermediul controlului si auditului se evidentiaza slabiciunile si erorile care apar în procesele de munca si de prelucrari, la nivelele corespunzatoare ale organizatiei si patrimoniului institutiei sau firmei. În acelasi timp se regleaza functionarea întregului sistem, în contextul orientarilor strategice si climatului social determinate de procesul managerial, raspunzând astfel asteptarilor tuturor partilor implicate - salariati, proprietari, parteneri (furnizori, creditori, beneficiari) si autoritatile statului.

În derularea ciclului functiilor organizatiei controlul si auditul încheie si, în acelasi timp, amorseaza un nou început. Din acest motiv, multe dintre activitatile specifice previziunii sunt într-o strânsa interdependenta cu cele de control si audit.

Majoritatea oamenilor percep actiunile de control si audit ca factori suplimentari de stres organizational. Aceasta situatie a fost provocata de aspectele negative ale managementului autoritar practicat în sistemele organizatorice autocratice, centralizate excesiv. Managementul modern impune o noua conduita în legatura cu activitatile specifice functiei de control si audit. Controlul si auditul trebuie sa stimuleze participarea oamenilor la evaluarea rezultatelor si stabilirea masurilor de corectie care se impun atunci când este cazul. Pentru întelegerea si aplicarea într-o noua maniera a tehnicilor de control si audit, se vor prezenta mai jos conceptele privind procesele de control si audit, tipologia controlului precum si câteva metode si procedee de control.

2. OBIECTIVELE AUDITULUI INTERN

2.1.Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt:
- de a ajuta entitatea publica atat in ansamblul cat si structurile sale prin
intermediul opiniilor si recomandarilor;
- sa gestioneze mai bine riscurile;
- sa asigure o mai buna administrare si pastrare a patrimoniului;
- sa asigure o mai buna monitorizare a conformitatii cu regulile si
procedurile existente;
- sa asigure o evidenta contabila si un management informatic fiabile si
corecte;
- sa imbunatateasca calitatea managementului, a controlului si auditului
intern;
- sa imbunatateasca eficienta si eficacitatea operatiilor.

2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern.

Unei misiuni de audit i se pot atribui doua obiective principale:
- asigurarea conformitatii procedurilor si a operatiunilor cu normele
juridice auditul de regularitate;
- evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmarite si examinarea
impactului efectiv - auditul de performanta.

3. DOCUMENTAREA

Auditorul trebuie sa documenteze aspectele care sunt importante pentru furnizarea de probe care sa sustina opinia de audit si probe care sa arate ca auditul a fost realizat prin »respectarea normelor »

"Documentarea" înseamna materialele (documentele de lucru) pregatite de si pentru auditor, sau obtinute si pastrate de auditor în cursul efectuarii auditului. Documentele de lucru se pot prezenta sub forma înscrisurilor pe suport de hârtie, pe film, pe medii de înregistrare electronice sau pe alti purtatori de informatii.

Documentele

(i) ajuta la planificarea si executia auditului.

(ii) ajuta la supravegherea si revizuirea activitatii de audit;

4. FORMA SI CONTINUTUL DOCUMENTELOR DE LUCRU

4.1. Auditorul trebuie sa întocmeasca documente de lucru suficient de complete si detaliate pentru a facilita întelegerea auditului.

Auditorul trebuie sa înregistreze în documentele de lucru informatii referitoare la planificarea activitatii de audit, la natura, durata si întinderea procedurilor de audit realizate, la rezultatele acestei activitati si la concluziile care se trag din probele de audit obtinute. Documentele de lucru trebuie sa includa rationamentul auditorului privitor la aspectele semnificative care necesita exercitarea rationamentului profesional, împreuna cu concluziile asupra problematicii analizate. În domeniile care implica chestiuni dificile de principiu sau rationament, documentele de lucru vor evidentia faptele relevante care erau cunoscute de auditor în momentul conturarii concluziilor.

4.2. Forma si continutul documentelor de lucru sunt influentate de factori ca:

Natura angajamentului.

Forma raportului auditorului.

Natura si complexitatea afacerii clientului.

Natura si particularitatile sistemelor contabile si de control intern ale entitatii.

Necesitatile, în anumite situatii, de directionare, supraveghere si revizuire a lucrarilor realizate de asistenti.

Metodologia si tehnologia de audit specifice utilizate în cursul auditului.

În mod normal, documentele de lucru includ:

Informatii privind structura juridica si organizationala a entitatii.

Extrase sau copii ale documentelor legale, contractelor sau proceselor verbale importante.

Informatii privind sectorul de activitate, mediul economic si mediul legislativ în care functioneaza entitatea.

Probe privind procesul de planificare, incluzând programele auditorului si orice modificari ale acestora.

Probe privind întelegerea de catre auditor a sistemelor contabile si de control intern.

Probe privind evaluarea riscurilor inerente si de control, precum si orice revizuire a acestora.

Probe ale consideratiilor auditorului cu privire la activitatii de audit intern, precum si concluziile la care a ajuns.

Analize ale tranzactiilor si soldurilor.

Analize ale indicatorilor semnificativi si ale tendintelor.

O evidenta a naturii, duratei si întinderii procedurilor de audit realizate si rezultatele acestor proceduri.

Dovezi ca activitatea realizata de asistenti a fost supravegheata si revizuita.

Mentiunui referitoare la persoana care a realizat procedurile de audit si momentul în care acestea au fost facute.

Detalii ale procedurilor aplicate privind componentele ale caror situatii financiare sunt auditate de un alt auditor.

Copii ale comunicarilor cu alti auditori, experti sau terte parti.

Copii ale scrisorilor sau notelor care privesc problemele de audit comunicate entitatii, sau discutate cu aceasta, incluzând termenii si conditiile angajamentului si carentele semnificative ale controlului intern.

Scrisorile de confirmare a declaratiilor primite de la entitate.

Concluziile la care a ajuns auditorul în ceea ce priveste aspectele semnificative ale activitatii de audit, inclusiv modul de solutionare a exceptiilor sau a problemelor neobisnuite aparute pe parcursul desfasurarii auditului (daca au existat). Copii ale situatiilor financiare si ale raportului de audit.

În cazul activitatilor de audit recurente, anumite dosare cu documente de lucru pot fi considerate ca dosare de audit "permanente" si sunt actualizate cu noi informatii de importanta permanenta, spre deosebire de dosarele curente de audit, care contin informatii cu privire la auditul unei singure perioade.

5. DOSARELE DE AUDIT PUBLIC INTERN

Dosarele de audit public intern, prin informatiile continute asigura legatura intre sarcina de audit , interventia la fata locului si raportul de audit public intern.Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni.

Dosarele de audit public intern prin informatiile continute asiguralegatura intre sarcina de audit, interventia la fata locului si raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni.

5.1. Tipuri de dosare de audit public intern:

a) Dosarul permanent cuprinde urmatoarele sectiuni:

Sectiunea A - Raportul de audit public intern si anexele acestuia:

A.1.ordinul de serviciu;
A.2.declaratia de independenta;
A.3. rapoarte (intermediar, final, sinteza recomandarilor);
A.4.fisele de identificare si analiza problemelor (FIAP);
A.5.formularele de constatare a iregularitatilor;
A.6. programul de audit.

Administrativa:
B.1.notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern;
B.2.minuta sedintei de deschidere;
B.3. minuta reuniunii de conciliere;
B.4. minuta sedintei de inchidere;
B.5.corespondenta cu entitatea/structura auditata.

Documentatia misiunii de audit public intern :

C.3. proceduri de lucru;

C.4.materiale despre entitatea/structura auditata (indatoriri,responsabilitati, numar de angajati, fisele posturilor, graficul organizatiei,natura si locatia inregistrarilor contabile);

C.5.informatii financiare;

C.6. rapoarte de audit public intern anterioare si extern ;

C.7.informatii privind posturile cheie/fluxuri de operatii;

C.8. documentatia analizei riscului.

Sectiunea D- Supervizarea si revizuireadesfasurarii misiunii de audit public

intern si a rezultatelor acesteia :

D.1. revizuirea raportului de audit public intern;
D.2. raspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public
intern.

b) Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox a documentelor
justificative, extrase din acestea, care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere
si cifre (E, F, G, ...) pentru fiecare sectiune/obiectiv de audit din cadrul
Programului de audit. Indexarea trebuie sa fie simpla si usor de urmarit.

5.2.Revizuirea

Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni, inainte de intocmirea
proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca
documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator.
5.3. Pastrarea si arhivarea dosarelor de audit public intern

Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitatii publice si sunt
confidentiale. Ele trebuie pastrate pana la indeplinirea recomandarilor din
raportul de audit public intern, dupa care se arhiveaza in concordanta cu
reglementarile legale privind arhivarea.

Sedinta de inchidere a interventiei la fata locului are drept scop
prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandarilor finale din proiectul
Raportului de audit public intern si a calendarului de implementare a
recomandarilor. Se intocmeste o minuta a sedintei de inchidere.

6 Conceptele de control si audit

Proiectia procesului managerial al oricarei institutii sau firme porneste de la premiza ca toate activitatile organizate în sistem se vor desfasura conform prevederilor care reies din planurile strategice, tactice si operationale. Aparitia unor factori perturbatori neprevazuti, atât în interiorul cât si în exteriorul institutiei/firmei, provoaca întreruperi sau desincronizari în desfasurarea activitatilor programate. Din aceasta cauza sunt necesare actiuni care sa conduca la corectarea functionarii sistemului institutiei/firmei în deplin acord cu realitatea astfel încât sa se asigure îndeplinirea la termen a obiectivelor previzionate, atât cantitativ cât si calitativ.

Auditul si controlul sunt componentele functionale ale sistemului prin intermediul carora, în practica manageriala, se asigura îmbunatatirea performantelor viitoare ale oricarei institutii sau firme. Fiecare dintre aceste componente releva activitati care se organizeaza si se desfasoara dupa norme si standarde proprii care pot fi perfectionate.

În continuare vom analiza comparativ cele doua activitati cu scopul de a releva aspectele care diferentiaza auditul de control si pentru a remarca faptul ca ambele au aceeasi finalitate - eliminarea riscurilor privind îndeplinirea obiectivelor si îmbunatatirea performantelor procesului managerial. În tabelul 17.1. sunt prezentate în mod sintetic asemanarile si particularitatile auditului si controlului.

Analiza comparativa control - audit

Tabelul 17.1.

Control	Audit
Asemanari
se organizeaza si se desfasoara pe baza reglementarilor legislative specifice, în toate institutiile si firmele; asigura dinamica transformarilor calitative, corecte, în conditii de eficacitate si eficienta, a resurselor în servicii si bunuri (produse); limiteaza si anuleaza riscurile privind siguranta patrimoniului, securitatea si sanatate muncii, securitatea si sanatatea mediului natural, protectia beneficiarilor de servicii si bunuri (produse).
Particularitati
organizare si conducere la nivel tactic si operativ;	organizare si conducere la nivel strategic;
activitate continua, în toate compartimentele functionale si operationale ;	activitate discontinua, orientata spre compartimentele cu obiective de mare risc;
constatarile actiunilor de control vizeaza corectitudinea realizarii activitatilor de executie	constatarile actiunilor de audit vizeaza corectitudinea realizarii activitatilor de control
concluziile rapoartelor de control au caracter obligatoriu pentru toti salariatii responsabili de abaterile neadmisibile constatate.	concluziile rapoartelor de audit au caracter de opinie consultativa, responsabilitatea aplicarii lor revine managementului strategic

Controlul este un proces specific, continuu, dinamic si adaptabil la contextul schimbarilor impuse de mediul national si global. Prin acest proces se asigura masurarea performantelor realizate, se compara rezultatele cu performantele de referinta indicate în standarde sau în planurile manageriale, se determina abaterile si se initiaza actiunile de corectie atunci când se înregistreaza depasirea limitelor admisibile. Controlul cuprinde toate procesele existente în institutie sau firma (procese de munca, procese de prelucrare, procese manageriale) si este organizat si condus de managementul tactic si operational. Auditul se desfasoara periodic, în functie de nivelul riscurilor existente privind atingerea obiectivelor planificate, pe baza unui plan anual, aprobat la nivelul managementului strategic, de catre angajatorul activitatilor de audit intern sau extern - autoritatile abilitate ale statului sau proprietarii patrimoniului institutiei/firmei.

Constatarile proceselor de control au caracter obligatoriu pentru executantii operationali si urmaresc realizarea conformitatii rezultatelor efective cu prevederile standardelor/normelor legale de calitate si a planurilor strategice si tactice ale institutiei sau firmei. Prin control se asigura descoperirea erorilor, prevenirea abaterilor si fraudelor, se asigura protectia bunurilor si informatiilor, se realizeaza calitatea înregistrarilor exacte si adecvate, corespunzator tuturor functiunilor sistemului institutiei sau firmei (cercetare-dezvoltare, productie, comercializare, contabilitate financiara si de gestiune, resurse umane). Constatarile procesului de audit sunt independente de cele ale controlului, au caracter optional, de recomandare sau de consultanta, sunt considerate ajutatoare pentru activitatile de control si, implicit, pentru management. Asa cum se afirma de cele mai multe ori, auditul este "controlul controlului intern" în sensul de a-l ajuta si nu de a-l obstructiona. Constatarile auditorului sunt axate pe acele activitati care implica riscuri majore si nu pentru toate activitatile din sistemul institutiei/firmei. În mod obisnuit, traditional, auditul vizeaza doar functiunea financiar-contabila si mai putin celelalte functiuni ale sistemului institutiei sau firmei. De asemenea constatarile auditorului au valoarea de opinie iar responsabilitatea preluarii si valorificarii acestora apartine managerilor de vârf.

Controlul sistemului institutiilor si firmelor se afla sub autoritatea managementului tactic si operational al acestora, cu implicatii asupra tuturor salariatilor. Pe piata nationala, a serviciilor si produselor, controlul este organizat si condus de Guvern, prin intermediul Agentiei Nationale de Protectie a Consumatorilor. Din aceste motive putem aprecia ca activitatile de control au o arie de cuprindere nationala, cu impact direct asupra populatiei, fapt ce explica perceptia acestor autoritati ca aparatori ai drepturilor colective ale consumatorilor. Auditul este recunoscut într-o arie sociala mult mai restrânsa de cât controlul, este reglementat, deocamdata, prin norme specifice domeniului financiar-contabil. La nivelul institutiilor si firmelor este sub autoritatea managementului strategic iar la nivel national este sub autoritatea Ministerului Finantelor Publice. Din aceste motive putem aprecia ca activitatile de audit au o raspândire nationala, cu impact asupra guvernantei corporative, fapt ce explica rolul de stimulator al cresterii performantei economiei nationale.

Controlul este procesul de masurare si evaluare continua a rezultatelor functionarii sistemului institutiei/firmei si compararea lor cu nivelele din standardele si normele de performanta sau cu obiectivele previzionate. Diferentele nepermise constatate conduc la corectarea functionarii sistemului, astfel încât rezultatele sa fie mentinute în limite admisibile.

Auditul este procesul de evaluare periodica a controlului, de pronuntare a opiniilor privind corectitudinea desfasurarii proceselor în interiorul sistemului institutiei/firmei în scopul prevenirii riscurilor majore si pentru cresterea performantelor proceselor manageriale.

Între functia de control - audit si functia de previziune exista o legatura directa si foarte strânsa. De multe ori controlul si auditul sunt considerate etape ale procesului de planificare. Controlul si auditul în management asigura, pentru posturile de conducere, informatii privind desfasurarea reala a proceselor de productie. Aceste informatii pot fi utilizate în mai multe scopuri:

actualizarea prevederilor din planul strategic, care se dovedesc ne fezabile cu ocazia efectuarii controlului si auditului

optimizarea starii de stres profesional si eliminarea unor conflicte disfunctionale în cadrul sistemului institutiei/firmei

evaluarea randamentului personalului de executie

fundamentarea, pe baze reale, a normelor de munca si a parametrilor de performanta calitativa specifice produselor institutiei/firmei

protejarea patrimoniului institutiei/firmei prin evitarea utilizarii neeficiente a resurselor si eliminarea risipei sau furturilor.

Procesele de control si audit trebuie întelese si aplicate în mod profesional în contextul integrarii nomelor nationale legislative si standardelor de calitate cu cele din Uniunea Europeana.

7. Etapele proceselor de control si audit

Structura proceselor de control si audit este asemanatoare din punctul de vedere al etapelor de lucru. Particularitatile intervin în cadrul procedurilor si instructiunilor de lucru precum si în modul de valorificare a concluziilor rapoartelor

finale de activitate cu privire la rezultatele controlului, respectiv auditului.

Etapele procesului de control si audit sunt: studiul standardelor si normelor de performanta; determinarea performantelor efective; identificarea abaterilor; stabilirea actiunilor corective - în cazul controlului, sau formularea raportului de opinii cu privire la corectitudinea aplicarii normelor de control - în cazul auditului. Din enumerarea facuta se observa ca prima etapa este determinata de functia de previziune, celelalte trei sunt specifice functiei de control-audit. De asemenea, se poate remarca faptul ca toate etapele fac apel la sistemul informational si de comunicare organizationala al institutiei/firmei.

Studiul standardelor si normelor de performanta asigura cunoasterea elementelor de referinta, în termeni concreti, cuantificabili, privind ceea ce trebuie sa se obtina în activitatea productiva a fiecarui compartiment si a întregii institutii/firme. În anumite situatii aceste elemente pot constitui obiective previzionate de institutie/firma si sunt preluate si folosite ca atare în activitatea de control-audit. În functie de nivelul ierarhic la care se refera performantele previzionate, exista mai multe categorii de standarde si norme: standarde si norme corporative, functionale, de produs si individuale.

Standardele si normele corporative definesc cadrul legal de organizare si functionare prin care se fundamenteaza strategia de sistem a institutiei/firmei. În aceasta categorie se înscriu legile si normele de contabilitate si fiscalitate, de protectie a mediului natural, de protectie a consumatorilor, de protectie si securitate a muncii si a sanatatii salariatilor. Tot în aceasta categorie se înscriu legile pe baza carora se înfiinteaza si functioneaza institutiile sau firmele ( exemple - Legea administratiei publice locale, Legea societatilor comerciale etc. ).

Standardele si normele functionale sunt deduse din cele corporative, se adopta la nivelul institutiei/firmei si asigura organizarea, ordinea interioara si functionarea sistemului. Pe baza acestor standarde sunt fundamentate planurile strategice, tactice si operationale si se aloca resursele la nivelul componentelor structurale ale institutiei/firmei.

Standardele si normele de produs deriva tot din cele corporative si se refera la calitatea prelucrarilor fiecarui produs, fiind impuse atât pentru compartimentele functionale cât si pentru cele operationale. Astfel, de exemplu, pentru realizarea produsului "A" sunt precizate criteriile si parametrii calitativi specifici acestuia, volumul fizic lunar de productie si vânzare, nivelul costurilor de prelucrare corespunzatoare standardului de executie si clasei calitative, pretul de valorificare etc.

Standardele si normele individuale se refera la performantele care se asteapta de la fiecare salariat, la locul sau de munca. Aceste standarde sunt specifice personalului de executie si, respectiv, personalului managerial. Astfel, pentru un lucrator pe fluxul de productie, poate exista o norma care se refera la productivitatea muncii si complexitatea tehnica a operatiilor executate; pentru un lucrator comercial, volumul încasarilor lunare etc. În mod obisnuit fiecare institutie sau firma adopta în cadrul sistemului manuale proprii de asigurare a calitatii care contin norme, proceduri si instructiuni de lucru pentru personalul de executie. Pentru manageri, standardele si normele individuale de performanta coincid, în mare masura, cu standardele si normele corporative, functionale si de produs.

Determinarea performantelor efective este etapa care presupune masurarea si înregistrarea datelor care contureaza tabloul real al proiectiilor strategice tactice si operationale. Masurarea vizeaza întreg sistemul firmei, începând cu resursele achizitionate, continuând cu tot ceea ce se întâmpla în timpul procesarii si se încheie cu produsele pe care le furnizeaza în mediu institutia/firma. Frecventa operatiunilor de masurare variaza în functie de natura activitatii controlate sau auditate si de nivelul ierarhic al performantelor urmarite. Astfel, unele performante calitative si cantitative din activitatea de productie sunt urmarite permanent în timp ce activitatile de conceptie si proiectare a produselor se evalueaza la sfârsitul ciclurilor calendaristice lunare sau trimestriale. Din aceste exemple rezulta ca la nivelele ierarhice inferioare, frecventa operatiunilor de control este cu mult mai mare decât la cele superioare.

Complexitatea operatiunilor privind determinarea performantelor difera, de asemenea, în functie de aceleasi criterii - natura activitatilor controlate si nivelul ierarhic. Unele performante financiare, spre exemplu, pot fi determinate relativ usor pentru întreaga institutie/firma, cu respectarea procedurilor contabile reglementate. Aceiasi operatiune, la nivelul unor subunitati de productie, se realizeaza în conditii dificile, mai ales atunci când acele subunitati nu sunt organizate ca centre separate de cost sau de profit.

Identificarea abaterilor este etapa în care specialistii în control determina diferentele existente între performantele proiectate/previzionate si cele efective/realizate iar specialistii în audit constata si consemneaza opinii cu privire la corectitudinea aplicarii metodelor de control pentru constatarea acelor diferente. Standardele si normele de performanta prevad întotdeauna limite admisibile, superioare si inferioare, ale acestor abateri. Diferenta algebrica dintre limita superioara si cea inferioara poarta denumirea de toleranta. Atunci când controlorii sesizeaza abateri ale performantelor efective fata de cele previzionate, peste limitele admisibile, sunt sesizati managerii abilitati cu competenta si autoritatea necesara initierii procedurilor de reglare si corectie a sistemului de lucru. Cu cât abaterile constatate provoaca riscuri cu efecte economice mai mari, cu atât nivelul ierarhic al managerului solicitat sa intervina este mai aproape de vârful piramidei ierarhice.

Stabilirea actiunilor corective este etapa care presupune evaluarea cailor de eliminare a abaterilor nepermise si a masurilor pentru prevenirea reaparitiei lor în activitatea care a fost supusa controlului. Pentru îndeplinirea acestor operatiuni, managerii trebuie sa analizeze abaterile constatate si sa evidentieze cauzele care le-au produs. Printre cauzele cele mai frecvente, întâlnite în firmele cu specific de productie, se amintesc: deficientele de elaborare si aplicare a planurilor; comunicarea organizationala defectuoasa; climatul de munca dominat de conflicte disfunctionale; calificarea necorespunzatoare a personalului; motivatia defectuoasa a oamenilor; mobilitatea normelor si reglementarilor de natura economica si altele. Consecintele acestor evaluari se pot resimti nefavorabil sau favorabil asupra întregii institutii/firme. Consecintele nefavorabile sunt analizate cu cea mai mare atentie si se declanseaza imediat masurile corective de diminuare sau eliminare a cauzelor care le-au provocat. Consecintele favorabile apar ca urmare a schimbarii neasteptate a factorilor de mediu si reprezinta posibilitati care trebuie valorificate ca oportunitati pentru firma.

Identificare abaterilor si stabilirea actiunilor corective sunt consemnate în cazul controlului de catre compartimentele functionale specializate si se transmit în mod obligatoriu prin decizii ale managementului tactic, aplicate si monitorizate de supervizori si controlori. În figurile 17.1 si 17.2 sunt prezentate schemele logice ale proceselor de control si audit.

Fig.17.1. Schema logica a procesului de control

Opiniile exprimate în cazul auditului sunt consemnate în rapoarte ale auditorului (care pot fi curate sau calificate), responsabilitatea adoptarii deciziei apartine managementului strategic iar monitorizarea aplicarii este în sarcina si responsabilitatea managementului tactic. Corectiile sugerate de audit apar numai în cazul asa numitelor rapoarte calificate .

Fig.17.2. Schema logica a procesului de audit

Amploarea proceselor de control si audit se adapteaza la conditiile speci-fice ale fiecarei institutii/firme, cu luarea în considerare a doua criterii esentiale: eficienta economica si reactiile comportamentale provocate în cadrul firmei [28].

Eficienta economica a actiunilor de control si audit se apreciaza prin consecintele favorabile asupra cresterii veniturilor încasate de firma sau de îmbuna-tatirea factorilor de mediu provocata de institutie. Acestea acopera cu prisosinta cheltuielile ocazionate de organizarea si desfasurarea acestui proces. De cele mai multe ori, costurile se pot estima cu mare exactitate însa cresterea veniturilor sau îmbunatatirea factorilor de mediu presupune o analiza atenta, complexa, asupra rezultatelor de ansamblu ale firmei/institutiei. Din acest motiv, dimensionarea volumului activitatilor de control si audit trebuie sa faca obiectul unor studii sistematice, efectuate în mod periodic, tinând cont de riscurile diminuarii acestor costuri, nu numai la înfiintarea firmei/institutiei ci si pe tot parcursul functionarii.

Reactiile comportamentale ale oamenilor, provocate de existenta sau inexistenta controlului si auditului, sunt interesante si influenteaza într-o mare masura întreg procesul de antrenare manageriala în interiorul institutiei/firmei. Foarte putini oameni doresc sa lucreze într-un mediu lipsit de control deoarece, au sentimentul nesigurantei provocat de faptul ca nu stiu ce se asteapta de la ei. În acelasi timp, foarte multi oameni nu doresc sa munceasca într-un mediu controlat excesiv.

Oamenii reactioneaza la control în functie de personalitatea si experienta fiecaruia. De cele mai multe ori apar reactii negative, de rezistenta, fata de actiunile de control. Controlul, considerat excesiv, provoaca reactii de evitare sau sabotare a operatiunilor propriu zise de catre cei controlati. Uneori, controlul prea rigid, necooperant, provoaca reactii psihice de frustrare, cu efecte negative asupra performantelor individuale ale salariatilor si de ansamblu ale institutiei/firmei.

Pentru evitarea reactiilor comportamentale negative, la organizarea si derularea proceselor de control si audit trebuie avute în vedere câteva principii de baza:

adoptarea unor standarde si norme de performanta realiste

implicarea constienta a personalului de executie în identificarea abaterilor si comunicarea atenta a corectiilor

evitarea controlului excesiv si utilizarea lui numai acolo unde este necesar

reevaluarea periodica a oportunitatilor de îmbunatatire a sistemul informational de management.

Procesele de control si audit constituie un subiect de studiu foarte complex în institutiile/firmele moderne unde relatiile de munca capata noi forme de manifestare si sunt intermediate din ce în ce mai mult de firmele specializate în managementul resurselor umane.

Tipologia controlului

Literatura în domeniul managementului nu consemneaza clasificari privind tipologia activitatilor de audit în interiorul institutiilor si firmelor desi auditul este cunoscut si aplicat de foarte multa vreme. Explicatia poate fi justificata prin faptul ca auditul s-a axat în mod traditional pe domeniul specific financiar-contabil al sistemului institutiilor si firmelor având ca tinta principala cresterea performantelor economice la nivelul mediului national.

Criterii de clasificare ale controlului sunt: (1) destinatia, (2) amploarea, (3) modul de participare al managerilor si (4) caracterul controlului (figura 17.3).

se efectueaza asupra materiilor prime si materialelor, mijloacelor tehnice de procesare, documentatiilor tehnice si stiintifice precum si al mijloacelor financiare (monetare si de capital). Acest tip de control asigura verificarea si corectarea tuturor intrarilor în sistemul firmei, în scopul identificarii eventualelor abateri calitative si cantitative ale resurselor aprovizionate.

Controlul prelucrarilor este destinat verificarii si corectarii activitatilor specifice tuturor functiunilor firmei, în scopul asigurarii conformitatii dintre rezultatele concrete tehnice, comerciale, economice si sociale ale firmei cu prevederile standardelor si normelor de performanta.

Resurse

Prelucrari

Produse

Tipologia controlului în functie de amploare

Controlul total este tipul de verificare si corectie care se poate aplica tuturor proceselor, resurselor si produselor institutiei/firmei si vizeaza asigurarea conformi-tatilor dintre rezultatele concrete obtinute (tehnice, economice, comerciale, sociale etc.) si standardele de performanta. Altfel spus, acest control se aplica pe tot traseul de la intrare/aprovizionare, pe parcursul prelucrarilor si pâna la iesire/vânzare, fara a pierde din vedere toate partile implicate sau interesate de existenta si functionarea institutiei/firmei.

Controlul partial este tipul de verificare si corectie care se refera la un segment al controlului total. Poate fi segmentul intrarilor, numai al prelucrarilor sau numai al iesirilor, pentru un anumit produs în scopul depistarii exceptiilor de la parcursul normal al activitatilor.

Tipologia controlului în functie de

modul de participare al managerilor

Controlul personal este acel tip de verificare si corectie care se realizeaza cu participarea directa a managerilor la efectuarea operatiunilor specifice fiecarei etape de lucru - studiul standardelor si normelor de performanta, determinarea performantelor efective, identificarea abaterilor si stabilirea actiunilor corective. Acest tip de control este practicat la nivelul compartimentelor operationale de conducatorii directi (supervizori).

Controlul impersonal presupune participarea indirecta a managerilor la procesul de verificare, prin delegarea de autoritate si descentralizarea controlului în compartimente si structuri specializate pentru activitati de control. Managerii au o contributie activa, directa, în etapa de stabilire a actiunilor corective, pe baza datelor culese în etapele anterioare ale procesului de control.

Tipologia controlului în functie de caracterul acestuia

Controlul preventiv, cunoscut si sub denumirea de control "ante-factuum", este tipul de verificare si corectie care se refera la date si informatii care provin din exteriorul firmei, de la furnizorii de resurse, înaintea utilizarii lor în procesele de prelucrare, în scopul prevenirii unor performante negative în interiorul organizatiei.

Controlul corectiv, cunoscut si sub denumirea de control "post-factuum" este tipul de verificare si corectie care apeleaza la date si informatii care provin din exteriorul firmei, de la clienti, în scopul constatarii unor performante negative ale produselor livrate si pentru eliminarea erorilor existente.

Utilizarea unuia sau altuia dintre tipurile de control prezentate, se realizeaza în mod diferentiat, pe nivele ierarhice si compartimente functionale sau operative. Astfel, controalele de prelucrari, controalele partiale sau controalele corective sunt prestate de compartimente functionale specializate în control. Aceste compartimente au responsabilitati de control asupra compartimentelor operationale în sectiile si atelierele de productie. Controalele asupra resurselor si asupra produselor, controalele totale si controalele preventive, sunt utilizate la nivelele ierarhice medii si superioare, cu participarea compartimentelor specializate functionale sau cu concursul firmelor specializate în consultanta si audit.

8.Metode si procedee de control

În practica manageriala, controlul se realizeaza printr-o multitudine metode si procedee. Unele dintre acestea - observarea directa, rapoartele scrise, sunt specifice functiei manageriale de control. Altele, cum sunt de exemplu, metoda bugetelor, analiza punctului critic al profitabilitatii, graficul Gantt, metoda drumului critic, sunt folosite atât pentru previziune cât si pentru control [28].

Observarea directa este metoda folosita de manageri pentru a obtine o imagine de moment asupra a ceea ce se întâmpla în unitatea pe care o conduc. Controlul prin observare directa este orientat asupra modului în care se desfasoara activitatile si este utilizat continuu de managerii supervizori (sefi de birou, maistri, sefi de echipa). Managerii de la nivelele superioare practica observarea directa în mod discontinuu. Inspectia zilnica a unui sef de sectie productiva prin atelierele sectiei, vizita anuala sau trimestriala a directorului general al unei mari companii prin toate unitatile dispersate în teritoriu, sunt exemple de control prin observare directa.

Concluziile rezultate din observarea directa discontinua trebuie privite cu o anumita circumspectie, datorita faptului ca angajatii pot avea un component atipic, diferit de cel obisnuit, în momentul când sesizeaza prezenta observatorului. Daca sunt percepute de subordonati ca o expresie a interesului superiorilor pentru ei si activitatea lor, vizitele si observarea directa pot avea efecte pozitive asupra activitatii controlate.

Rapoartele scrise sunt utilizate în mod frecvent ca suport al controlului. În functie de continut, rapoartele scrise pot fi informationale, atunci când prezinta faptele desfasurate, si analitice, atunci când faptele observate sunt însotite de interpretari si explicatii.

Rapoartele de productie (zilnice, saptamânale, lunare), rapoartele de vânzari, unele situatii contabile si financiare, cu caracter periodic, sunt rapoarte informationale, utilizate frecvent la nivele ierarhice mijlocii si superioare ale firmei.

Bilantul contabil, împreuna cu anexele sale, este un exemplu de raport analitic de prima importanta pentru managerii de vârf. Potrivit reglementarilor legale, bilantul contabil se compune din: bilant, contul de profit si pierderi, anexa si raportul de gestiune.

În procesul de control, necesitatea unor rapoarte trebuie bine evaluata, îndeosebi în ceea ce priveste rapoartele periodice care, în timp, o data cu schimbarea conditiilor, pot deveni inutile partial sau total.

Controlul prin buget este cea mai raspândita metoda de control managerial. Bugetul este o exprimare, în termeni numerici sau financiari asupra ceea ce se cere într-o anumita activitate si rezultatele asteptate de la acea activitate. De cele mai multe ori, bugetele reprezinta expresia financiara sau numerica a planurilor firmei. Pregatirea unui buget este o activitate de previziune, urmarirea si administrarea bugetului este o activitate de coordonare si control.

În planificare si control pot fi utilizate multe tipuri de bugete: bugete de venituri si cheltuieli, bugete de investitii, bugete tehnologice de materiale, bugete de timp etc.

De cele mai multe ori, bugetele sunt exprimate în unitati monetare. Atunci când sunt exprimate în unitati fizice - bugetele materiale, bugetele de investitii, acestea pot fi transformate în unitati monetare pentru a putea fi incluse într-un buget general, la nivelul firmei.

Într-un mediu caracterizat printr-un înalt ritm al schimbarilor controlul prin bugete poate fi dezavantajos datorita rigiditatii specifice acestor instrumente de control. Din acest motiv au fost imaginate bugetele flexibile care se modifica în functie de volumul operatiunilor dintr-o perioada data (productie si vânzari). Aceste bugete flexibile sunt utilizate îndeosebi pentru venituri si cheltuieli.

Punctul critic al profitabilitatii este procedeul de planificare si control cunoscut si sub denumirea de analiza "cost - volum - profit" si presupune exprimarea grafica a relatiei dintre volumul operatiunilor, costuri si profituri. Într-un astfel de grafic (figura 17.4.), pe axa orizontala este reprezentata productia vânduta, exprimata în unitati fizice pentru perioada de plan (mii bucati/luna, tone/luna etc.), iar pe axa verticala sunt reprezentate costurile si veniturile (încasarile) din vânzarea productiei, exprimate în unitati monetare pentru aceeasi perioada (milioane lei/luna).

Costurile totale sunt formate din costuri fixe, care nu variaza în functie de volumul productiei, si costuri variabile, a caror marime este influentata de volumul productiei si sunt legate îndeosebi de consumurile de materii prime materiale, energie, manopera directa. Acel volum al productiei vândute corespunzator situatiei în care costurile totale sunt egale cu veniturile din vânzari, defineste punctul critic sau pragul profitabilitatii. Un volum de productie mai mic genereaza pierderi; un volum mai mare, genereaza profit.

Pc - productia critica, V - venituri, Ct - costuri totale,Cf - costuri fixe

În procesul de control, analiza "cost - volum - profit", este utila pentru a se verifica daca veniturile si costurile sunt egale cu cele planificate.

Graficul Gantt este cel mai simplu procedeu de planificare si control a activitatilor unui program de productie sau de proiectare. Într-un astfel de grafic, activitatile sunt reprezentate pe o scara a timpului, folosind elemente figurative (linii, benzi etc.) diferite pentru perioadele planificate si cele efectiv realizate (figura 17.5).

Activitate - Termen

ianuarie

februarie

martie

aprilie

Pregatirea fabricatiei

Aprovizionare

Prelucrari atelierul1

Prelucrari atelierul 2

Prelucrari atelierul 3

Asamblare si încercari de rodaj

Acest mod de planificare si control a fost imaginat de Gantt la sfârsitul secolului al XIX-lea si este utilizat îndeosebi în programarea si urmarirea productiei. Principalul dezavantaj al acestui procedeu de planificare si control este ca nu permite sesizarea interdependentelor între activitatile programate.

Metoda drumului critic se bazeaza pe teoria grafurilor si se utilizeaza în cazul activitatilor complexe de planificare si control. Procesul de productie se reprezinta sub forma unei retele de vectori în care sunt ilustrate relatiile de interconditionare dintre activitati si durata acestora. Activitatile sunt figurate prin vectori. Începutul si sfârsitul activitatilor sunt considerate evenimente care sunt reprezentate grafic prin cerculete. Traseul din retea (de la evenimentul de început al primei activitati pâna la evenimentul de finalizare a ultimei activitati) cu lungimea cea mai mare, este drumul critic. Durata totala a activitatilor de pe traseul drumului critic, numite activitati critice, este durata programata de realizare a produsului.

În aplicarea metodei drumului critic se definesc patru termene de referinta privind planificarea activitatilor si o rezerva de timp pentru fiecare activitate prevazuta a se realizarea produsului:

termenul minim de începere (TImin), este momentul cel mai devreme posibil de începere al unei activitati, astfel încât toate activitatile precedente sa poata fi realizate

termenul minim de finalizare (TFmin), este momentul cel mai devreme de începere al unei activitati la care se adauga durata activitatii

termenul maxim de finalizare (TFmax). este momentul cel mai târziu posibil de finalizare al unei activitati, astfel încât toate activitatile urmatoare sa poata fi realizate, fara a depasi durata totala de prelucrare calculata pe traseul drumului critic

termenul maxim de începere (TImax), este momentul cel mai târziu posibil de finalizare al unei activitati din care se scade durata activitatii.

rezerva de timp se determina pentru fiecare activitate cu ajutorul unor relatii aritmetice evidente:

RT = TImax - TImin sau, RT = TFmax - TFmin

Rezerva de timp arata cât se poate decala durata unei activitati fara a depasi termenul final de realizare a produsului.

În figura 17.6. si tabelul 17.2. se prezinta un exemplu de utilizare a metodei drumului critic. Acest exemplu arata ca, în realizarea produsului planificat si supus controlului, exista sapte activitati (faze) de prelucrare.

Termene de executie a activitatilor Tabelul 17.1.

Termene Activitati	T (ore)	TImin	TFmin	TFmax	TImax	RT
A B
A D
B C
B E
D E
C F
E F

ABCF = 9 ore; ADEF = 11 ore; ABEF = 10 ore.

Fig. 17.6. Reteaua drumului critic.

Respectând principiile enumerate anterior, drumul critic este pe traseul ADEF care însumeaza cel mai mare numar de ore, durata ciclului de productie fiind astfel, în cazul exemplului nostru, de maximum 11 ore.

DESCRIEREA PRINCIPALELOR DOCUMENTE, continute de Dosarele de audit.
9.1. A.1. ORDINUL DE SERVICIU, se intocmeste in cadrul Procedurii P01

De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel incat
acestia sa poata demara misiunea de audit public intern.

Premise:
Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre
compartimentul de audit public intern si se intocmeste de catre seful acestui

compartiment, pe baza planului anual de audit public intern.

Procedura:

Seful Compartimentului de audit public intern :

repartizeaza sarcinile de serviciu pe fiecare auditor in parte;

intocmeste Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit public intern

Auditorii :

Completeaza Declaratia de Independenta - Model A02;

Indosariaza Declaratia de independenta in dosarul de audit;

Identifica incompatibilitate semnalata de catre auditori si stabileste modalitatea in care aceasta poate fi atenuata

Aproba Declaratiile de Independenta;

9.2A.4. Fisa De Identificare Si Analiza A Problemei(FIAP), si

Scopul:
Informatiile colectate asigura o evidenta suficienta, competenta si
relevanta si ofera o baza rezonabila pentru constatarile si concluziile
auditorilor.

Premise:
In timpul fazei de colectare si prelucrare a informatiilor, auditorii
efectueaza testari in concordanta cu Programul de Audit aprobat. Munca in cadrul
acestei faze produce dovezi de audit in baza carora auditorii formuleaza
constatari, concluzii si recomandari.

9.2.A.5. Formulare de constatare a iregularitatilor -PROCEDURA P -09

Scopul:
De a furniza un ghid in cazurile de descoperire de iregularitati
Premise:

Cand auditorii ajung la concluzia, bazata pe FIAP-uri, ca s-a comis o
iregularitate, ei vor trebui sa raporteze, cel mai tarziu a doua zi,
conducatorului Compartimentului de audit public intern prin transmiterea
Formularului de constatare si raportare a iregularitatilor.

Scopul:

Sa informeze entitatea/structura auditata de declansarea misiunii de audit public intern

Premise:

Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure desfasurarea corespunzatoare a procedurilor de audit.

Procedura:

o Pregatesc adresa de notificare catre partile interesate in vederea transmiterii acesteia cu 15zile inainte de declansarea misiunii de audit public intern;

o Includ domeniile de interes (daca se comunica) in programul de audit;

o Indosariaza copia adresei de notificare in dosarul permanent.

Compartimentului de audit /Personalul de secretariat

Semneaza adresa de notificare;

- Aloca un numar adresei de notificare si o transmite entitatii/structurii auditate

9.4.B.2. MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE , se intocmeste cu ocazia Sedintei de deschidere in cadrul PROCEDURII P - 07

Scopul:
Sa efectueze o sedinta de deschidere cu reprezentantii (denumirea
entitatii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele
urmarite si modalitatile de lucru privind auditul.

Premise:

Sedinta de deschidere serveste ca intalnire de inceput a misiunii de audit.
Ordinea de zi a sedintei de deschidere va cuprinde:
- prezentarea auditorilor;
- prezentarea obiectivelor misiunii de audit;
- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificarilor;
- prezentarea in detaliu tematicii;
- acceptarea calendarului intalnirilor;
- analiza si acceptul cartei auditorului;
- asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii.

Procedura:

/Compartimentului de/audit public intern/Auditorii/Reprezentantii
entitati/structurii auditate-Participa la desfasurarea sedintei de deschidere

9.5.B.3. MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE, se intocmeste cu ocazia Reuniunii De Conciliere , conform PROCEDURII P-14

Scopul:
Acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori in
Proiectul raportului de audit public intern si prezentarea calendarului de
imple mentare a recomandarilor.
Premise:
Auditorii pregatesc Reuniunea de conciliere.

Procedura :

1. Auditorii

pregatesc, in termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditata, Reuniunea de conciliere.

Informarea entitatii/structurii auditate asupra locului si datei Reuniunii de conciliere.

Intocmesc o Minuta a Reuniunii de conciliere.

Auditorii/entitatea/structura auditata :

analizeaza constatarile si concluziile din Proiectul raportului de audit in vederea acceptarii recomandarilor formulate.

Scopul:
Permite prezentarea catre entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor
interni, a recomandarilor finale din Proiectul raportului de audit public
intern.
Premise:
Sa se asigure ca Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat,
relevant, respectiv:
- Clar: sa fie usor de inteles, evident, sa nu permita interpretari;
- Obiectiv: sa nu fie partinitor;
- Fundamentat: fiecare constatare sa aiba la baza documente doveditoare si sa
faca trimiteri la textul legal incident;
- Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii/structurii
auditate in luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor
constatate.

Scopul:
Prezinta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si
recomandarile auditorilor publici interni.
Premise:
In elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseste
dovezile de audit raportate in Fisele de Identificare si Analiza a Problemelor
si in Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor.

Reprezinta pagina in care se mentioneaza denumirea misiunii de audit public
intern. Rapoartele vor contine un cuprins al lucrarilor si documentelor.
- Semnatura
Raportul de audit este semnat de catre fiecare membru al echipei de
auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnata
si de catre seful Compartimentului de audit public intern.

- Introducere

Descrie tipul de audit si baza legala a misiunii (planul anual de audit,
solicitari speciale).
Prezinta datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul
de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata actiunii
de auditare, perioada auditata).
Identifica activitatea ce este auditata si prezinta informatii sintetice cu
privire la misiunea de audit public intern.
Prezinta modul de desfasurare a misiunii de audit public intern (caracterul
misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri,
metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate in cursul misiunii de
audit public intern; materiale intocmite in cursul misiunii de audit public
intern).
Face referire la recomandarile misiunilor de audit public intern anterioare
care, pana la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost
implementate.

- Stabilirea obiectivelor

Obiectivele de audit prezentate in Raportul de audit public intern coincid
cu cele inscrise in programul de audit.

- Stabilirea metodologiei

Explica tehnicile si instrumentele de audit public intern folosite pentru a indeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

- Constatarile si recomandarile auditului
Auditorul trebuie sa se pronunte asupra obiectivelor de audit in ordinea in care au fost stabilite in Programul de audit.
Constatarile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatarile cucaracter pozitiv de constatarile cu caracter negativ, in scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, si al identificarii cailor de eliminare a deficientelor stabilite, pe de alta parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatarilor facute,
avand un caracter fundamentat. Trebuie sa fie pertinente si sa nu fie
disproportionate in raport cu constatarile pe care se bazeaza.
Recomandarile din Raportul de audit trebuie sa fie fezabile si economice si
sa aiba un grad de semnificatie important in ceea ce priveste efectul previzibil
asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie sa aiba un caracter de anticipare
si, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte
negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie sa
contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitatii
entitatii/structurii auditate si de crestere a performantei de management.
Fiecare recomandare trebuie sa fie elaborata dupa urmatoarea structura:
1) Faptele;
2) Criteriile, cauzele, efectele;
3) Recomandarile.
Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatata.
Recomandarile vor fi prezentate in functie de nivelul de prioritate stabilit in
Fisa de Identificare si Analiza Problemelor: majore, medii si minore.

9.8. D.1. REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU, se face conform PROCEDURII P - 10.

Scopul:
Sa asigure ca documentele sunt pregatite in mod corespunzator si ca acestea
furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile adunate
in timpul misiunii de audit public intern.
Premise:
Auditorii revad FIAP-urile si documentele de lucru din punct de vedere al
formatului si al continutului, asigurandu-se ca dovezile de audit prezentate in
actele dosarului pot trece testul de evidenta. Pentru a trece testul, evidenta
trebuie sa fie suficienta, concludenta si relevanta.

Conform normelor acestei proceduri se va intocmi:

»NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU ».

10.TRANSMITEREA REZULTATELOR

Constatarile si recomandarile sunt aduse la cunostinta entitatii auditate pe
masura obtinerii acestora, daca ele prezinta importanta. Raspunsurile
responsabililor entitatii reprezinta un element de validare si de corectare
pentru auditor, fara a fi necesar sa se astepte finalizarea raportului. Acestea
pot sa determine corectarea aprecierii auditului si reorientarea cercetarilor
sale.
Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de incheiere, la fata
locului, prin care se realizeaza informarea responsabililor entitatii auditate
asupra observatiilor principale relevante, validarea acestor observatii si
aplicarea primelor masuri corective de catre cei interesati.
Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditata. Aceasta
poate trimite in maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de
vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.
In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, compartimentul de
audit public intern organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata,
in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii
recomandarilor formulate.
Seful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit
public intern, finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii, conducatorului
entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare. Pentru
institutia publica mica, raportul de audit public intern este transmis spre
avizare conducatorului acesteia. Dupa avizare recomandarile cuprinse in raportul
de audit public intern vor fi comunicate structurii

11.STUDIU DE CAZ

II. Auditul performantei sistemului de salarizare la institutii publice si alte

entitati finantate din bugetul public si venituri extrabugetare

Pentru personalul din institutiile publice, precum si pentru alt personal bugetar (magistrati,

cadre medicale, personal didactic, etc.), sistemul de salarizare este reglementat printr-un numar foarte

mare de acte normative fiind diferentiat in functie de sursa de finantare si activitatea prestata, dupa

cum urmeaza:

· Pentru personalul bugetar din institutiile publice, salarizarea se efectueaza astfel:

o Fie in baza Legii nr. 154/1998 privind sistemul de stabilire a salariilor de baza in sectorul bugetar si a indemnizatiilor pentru persoane care ocupa functii de demnitate publica, a carei aplicare este greoaie, intrucat pentru modificarea si completarea ei au fost emise pana la sfarsitul anului 2002 circa 30 de acte normative;

o Fie pe baza unor legi speciale modificate si completate de mai multe ori (de exemplu: pentru cadrele didactice drepturile salariale se stabilesc in baza Legii nr. 128/1997 privind Statutul personalului didactic, modificata si completata pana in prezent de 4 ori ; pentru magistrati si magistrati asistenti in baza Legii nr. 50/1996 privind salarizarea si alte drepturi ale personalului din organele autoritatii judecatoresti, modificata si completata prin Ordonanta Guvernului nr. 83/2000);

· Pentru personalul din institutii publice finantate din venituri extrabugetare salarizarea se efectueaza conform Ordonantei Guvernului nr. 14/1998 privind utilizarea veniturilor realizate

de institutiile publice finantate integral din venituri extrabugetare, prin negocieri colective sau individuale, in functie de posibilitatile financiare ale entitatii sau prin legi speciale (spre exemplu autoritati nationale, Comisia de Supraveghere a Asigurarilor, etc.).

· Pentru personalul din cadrul aceleiasi institutii publice se intalnesc diferite sisteme de salarizare pentru diferite categorii de personal (spre exemplu Tribunale, Judecatorii, Curti de Apel, Parchete, Curtea de Conturi, Ministerul Afacerilor Externe etc.).

In efectuarea acestui audit, a fost utilizat castigul salarial mediu brut lunar pe economie, din datele puse la dispozitie de Institutul National de Statistica.

Din auditul performantei sistemului de salarizare referitor la drepturile de natura salariala si alte drepturi prevazute de lege, precum si la legatura dintre salarizare si performanta au rezultat:

1. La organele autoritatii judecatoresti (judecatorii, tribunale, curti de apel, parchete)

· magistrati si magistrati asistenti din instante judecatoresti si parchete

Actul normativ care reglementeaza salarizarea acestora, este Legea nr.50/1996 privind

salarizarea si alte drepturi ale personalului din organele autoritatii judecatoresti, modificata si

completata prin Ordonanta Guvernului nr. 83/2000.

Conform prevederilor legale in vigoare, salarizarea acestora s-a efectuat dupa cum urmeaza:

- pana in octombrie 2000, potrivit salariului de baza, diferentiat pe functii, in raport cu nivelul

instantelor si cu vechimea in magistratura, la care s-au adaugat sporuri, indemnizatii, premii, spre

exemplu: spor de stabilitate in raport cu vechimea in magistratura, indemnizatie de conducere pentru

functiile de conducere, indemnizatie de sedinta, salariul de merit, titlul stiintific, spor vechime, spor

pentru risc si suprasolicitare neuropshica, premiul anual, prima lunara de 2% in cursul anului

- intre noiembrie 2000 si decembrie 2002, pe baza de indemnizatie de incadrare lunara, stabilita pe

functii, in raport cu nivelul instantelor si cu vechimea in magistratura, ca unica forma de remunerare

lunara, fara a mai beneficia de sporurile mai sus amintite. Aceasta remuneratie s-a majorat cu un

adaos la indemnizatie in raport cu vechimea efectiva in functiile de magistrat.

Pe perioada analizata, magistratii au mai beneficiat de urmatoarele drepturi: premiul anual,

prima lunara de 2% in cursul anului, indemnizatie concediu de odihna, spor pentru conditii deosebite

11 de munca, compensare diferenta chirie, decontare contravaloare transport sau carburanti pentru

perioada concediului de odihna, decontarea a 50% din contravaloarea a 12 calatorii dusintors/

an,contravaloarea cheltuielilor pentru furnizarea de servicii medicale si achizitionarea de

medicamente, materiale sanitare etc., contravaloarea 50% din costul cartilor de specialitate,

indemnizatie de instalare pentru magistrati, indemnizatie in valoare de 5 salarii nete acordate cu

ocazia pensionarii magistratilor.

Din auditul efectuat la un numar de 37 tribunale, judecatorii, parchete, curti de apel s-au ales

spre exemplificare acele entitati care prezinta un nivel de salarizare minim si maxim in cadrul

domeniului

Comparativ cu castigul salarial mediu brut lunar pe economie, castigul mediu lunar/persoana

prezinta urmatoarea evolutie:

Evaluarea anuala a magistratilor se face pe baza fiselor individuale de apreciere anuala a

activitatii, pregatirii, aptitudinilor profesionale si conduitei magistratilor.

Principalii indicatori de performanta care se cuantifica in cadrul acestor fise de apreciere sunt:

- perfectionarea pregatirii profesionale,

- activitatea profesionala de judecata: numar sedinte de judecata la care a participat,

numar dosare rulate, numar hotarari pronuntate, numar hotarari redactate, numar

hotarari redactate peste termen, numar hotarari casate,

- parametrii profesionali organizatorici si de conduita: capacitate de interpretare si de

aplicare a legilor, perseverenta, respectarea disciplinei muncii.

· personal auxiliar din instante judecatoresti si parchete

In perioada auditata personalul auxiliar de specialitate (grefieri, arhivari, aprozi, agenti

procedurali) a beneficiat de salarii de baza stabilite intre limite minime si maxime, pe grade sau trepte

profesionale in functie de pregatirea profesionala, de vechimea in specialitate si de nivelul instantei

sau parchetului.

La salariile de baza s-au mai adaugat sporuri, prime, indemnizatii, dupa cum urmeaza: spor de

fidelitate, spor in functie de nivelul instantei, indemnizatie de 10% pentru grefierii care participa la

efectuarea actelor privind procedura reorganizarii judiciare si a falimentului, a actelor de

publicitate mobiliara, a celor de executare penala si executare civila, etc., indemnizatie de

conducere, salariu de merit, spor de vechime, premiul anual, prima lunara de 2% in cursul anului,

spor de 15% pentru conditii deosebite de munca, prima de vacanta, spor de risc, alte drepturi

(decontare contravaloare transport sau carburanti pentru perioada concediului de

odihna,contravaloarea cheltuielilor pentru furnizarea de servicii medicale si achizitionarea de

medicamente, materiale sanitare etc.)

Comparativ cu castigul salarial mediu brut lunar pe economie, castigul salarial mediu brut

lunar/persoana prezinta urmatoarea evolutie:

In baza Ordinului Ministrului Justitiei nr. 39/C/2001, stabilirea salarizarii personalului auxiliar

se face pe baza fiselor de evaluare individuale si a fiselor postului.

Evaluarea activitatii personalului auxiliar in conformitate cu fisa de evaluare are la baza o

serie de criterii care detin o anumita pondere: gradul de indeplinire a standardelor de

performanta (50%), asumarea responsabilitatilor (25%), adecvarea la complexitatea muncii

(15%), initiativa si creativitate (10%).

Din analiza efectuata s-a constatat ca, in cadrul aceleiasi entitati exista diferente mari intre

castigurile salariale medii brute lunare realizate de catre magistrati si magistrati asistenti si castigul

salarial mediu brut lunar realizat de personalul cu studii superioare si medii de alta specialitate decat

cea juridica.

O situatie deosebita se intalneste in aplicarea calculului indemnizatiei lunare pe baza valorii

de referinta sectoriale. Astfel, potrivit prevederilor in vigoare indemnizatia pentru magistrati se

calculeaza pe baza valorii de referinta sectoriala prevazuta de lege pentru functiile de demnitate

publica alese si numite din cadrul organelor autoritatilor legislativa si executiva.

Pentru anul 2001 valoarea de referinta sectoriala prevazuta de lege pentru functiile de

demnitate publica, se stabileste, conform art.13 alin.(1) din Legea bugetului de stat pe anul 2001 nr.

Insa, potrivit alin. (3) al aceluiasi articol, aceasta valoare de referinta sectoriala nu se

aplica in anul 2001 si altor categorii de personal pentru care, stabilirea indemnizatiilor se realizeaza

pe baza valorii de referinta sectoriala prevazuta pentru functiile de demnitate publica. Deoarece

aceasta exceptare nu a mai fost preluata in Legea bugetului de stat pe anul 2002 nr. 743/2001 si in

nici intr-o alta reglementare legala, ramane (de la 1 ian 2002) aplicabil mecanismul art. 1. alin 1 din

Legea nr. In consecinta, incepand cu 01 ian 2002 valoarea de referinta sectoriala, pe baza

careia se calculeaza indemnizatia aferenta anului 2002 este cea prevazuta de art. 13 alin. (1) din

Legea nr.

Datorita interpretarii eronate a prevederilor legilor bugetare anuale pe anii 2001 si 2002

privind stabilirea valorii de referinta sectoriala, institutiile publice care au elaborat actele normative

mentionate si cele prin care s-a efectuat plata drepturilor salariale au fost actionate in justitie de catre

magistrati. Spre exemplu: Tribunalul Judetean Alba, Tribunalul Judetean Gorj, Parchetul de pe

langa Tribunalul Judetean Timis.

Document Info

Accesari: 8583
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta

Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul:
in pagina web a site-ului tau.

eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate | Termenii si conditii de utilizare