Prima întâlnire din cadrul unui proiect (Kickoff Meeting) presupune întâlnirea pentru prima data a întregii echipe de lucru a proiectului. Agenda acestei întâlniri trebuie sa cuprinda informatii importante:
l Managementul proiectului este procesul de organizare si supraveghere a proiectului pentru a asigura ca acesta se realizeaza conform programarii, în limitele bugetului si conform specificatiilor.
l Planificare - gândire anticipativă privind etapele ce trebuie strabatute pentru atingerea obiectivelor
l Organizare - alocarea resurselor proiectului si stabilirea si delimitarea proceselor, tinând cont de planificarea facută
l Implementare coordonare - punerea în practica a celor planificate si armonizarea deciziilor si actiunilor
l Control - aprecierea progresului obtinut în directia obiectivelor
l Conducere - directionarea oamenilor implicati prin analiza optiunilor, luarea deciziilor si comunicarea lor
l ŢINTA/GRUPUL-ŢINTĂ AL PROIECTULUI
l BENEFICIARII PROIECTULUI
Beneficiarii proiectului reprezintă persoanele sau categoria de persoane care vor avea de câstigat de pe urma proiectului, în viziunea initiatorilor acestuia.
l RESURSE
Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispozitie anumite resurse. Din punct de vedere calitativ si cantitativ, la conceperea proiectului ele au fost considerate că, utilizate eficient, vor permite atingerea scopului.
l Iată cele mai importante resurse care stau la îndemâna unui manager:Resurse umane, materiale, informationale, financiare.
Resursele sunt atât o sursă de putere cât si de constrângere. Adesea, ele functionează alternativ - dacă aveam timp, nu aveam nevoie de atâtia oameni; dacă aveam informatii, nu era nevoie de atâtia bani.
FAZELE PROIECTULUI
În "viata" unui proiect se pot descrie 4 faze:
l conceptie
l planificare
l implementare
l încheiere
CONCEPŢIA
l identifica si analizeaza problema
l determina daca proiectul este necesar
l stabileste scopul si obiectivele proiectului
l estimeaza resursele disponibile
l pregateste propunerea de proiect pentru a fi înaintata spre aprobarea forului de decizie al institutiei
PLANIFICARE
l definirea abordarii organizationale a proiectului
l definirea sarcinilor proiectului
l programarea etapelor de executie
l programarea si alocarea resurselor
l formarea echipei de proiect
IMPLEMENTARE
l pregatirea activitatilor
l identificarea procedurilor învechite
l instruirea la locul de munca
l supervizarea derularii activitatilor
l monitorizarea performantei realizarii
l evaluare periodica si reconsiderarea restului proiectului prin prisma îndeplinirii celor 5 functii manageriale
l tinerea unui jurnal al proiectului
l realizarea de rapoarte periodice si pe faze de implementare, inclusiv rapoarte financiare, atât pentru uz intern cât si pentru finantatori
ÎNCHEIERE
l încheierea tuturor angajamentelor si contractelor legate de proiect
l evaluarea finală
l realizarea rapoartelor finale pentru organizatie si finantatori
l recompensarea celor implicati în proiect
l aprecierea utilitatii continuării proiectului si în ce mod
CADRUL LOGIC AL PROIECTULUI
l Cadrul logic (matricea logica) al proiectului este un instrument de management al planificarii design-ului, implementarii si evaluarii proiectului, precum si o modalitate de prezentare analitica al acestuia. Cu alte cuvinte, este o sinteza a proiectului ce reflecta eficienta planificarii. Utilizarea cadrului logic al proiectului permite certificarea relevantei, fezabilitatii si durabilitatii sale.
l Cadrul logic al proiectului este compus din patru coloane ce se adreseaza diferitelor nivele ale proiectului: obiective generale, scopul proiectului, rezultate preconizate si activitati.
l Cadrul logic nu trebuie privit ca un simplu set de proceduri ce trebuie aplicate mecanic, ci mai degraba ca un sistem de sprijin pentru modul cum se gândeste un proiect. El este un instrument dinamic, ce trebuie evaluat si revizuit periodic, pe masura ce proiectul evolueaza si mediul se schimba. Cadrul logic trebuie utilizat ca o structura fireasca în procesul de planificare, fara a fi perceput drept o constrângere birocratica.
Cele 4 coloane ale cadrului logic cuprind urmatoarele elemente:
l Interventia logica reprezinta descrierea narativa a proiectului în functie de cerintele celor patru nivele descrise mai sus.
l Indicatorii de performanta verificabili în mod obiectiv sunt mijloacele prin care se masoara aceasta interventie. Ei reprezinta criteriile care exprima gradul de atingere al celor patru nivele si faciliteaza evaluarea, furnizând bazele masurarii performantei. Odata ce indicatorul este identificat, acesta trebuie dezvoltat astfel încât sa poata fi exprimat în cantitate, calitate sau durata. «Verificabili în mod obiectiv» indica faptul ca mai multe persoane ce utilizeaza acelasi indicator vor obtine aceleasi rezultate.
l Sursele si mijloacele de verificare sunt documentele si sursele de informatii folosite pentru a cuantifica indicatorii.
l Ipotezele reprezinta factorii externi/riscurile ce nu sunt direct controlate de proiect, dar de care trebuie sa se tina cont pentru implementarea cu succes a proiectului (de exemplu, fara implementarea prealabila a anumitor masuri de catre autoritati, desfasurarea proiectului poate fi pusa sub semnul întrebarii). Iata câteva exemple de factori externi: sprijin politic, nivel tehnologic, capacitate manageriala/institutionala, viabilitate economico-financiara.
|
