MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Acest pas descrie stocarea si partajarea documentelor electronice si pe hartie. Cu cat proiectul este mai mare, cu atat mai dificila devine partajarea eficienta a informatiilor intre toti membrii echipei si partile interesate de proiect . Acest aspect intervine mai ales cand mai multe persoane lucreaza la un livrabil mare. Daca managerul de proiect nu se gandeste dinainte la aceste procese pentru managementul documentelor, echipa va intampina probleme in gasirea informatiilor relevante. Acestia se vor simti de asemeni frustrati in gestionarea livrabilelor aflate in formate inconsistente. In general, aceasta rezulta in accentuarea confuziei si efortul de refacere a lucrarilor deja terminate.

In general, ideea managementului documentelor este similara cu ceea ce se face pentru managementul codului sursa al programelor pentru calculator. Managementul codului sursa trebuie facut cu ajutorul unei unelte pentru managementul schimbarilor software, sau al unei baze de date care tine evidenta proprietatii codului si a versiunilor. Fara astfel de unelte, dezvoltarea si intretinerea proiectelor software de mari dimensiuni ar fi foarte dificila. In acelasi mod trebuie aplicat si managementul si controlul documentelor, in special pentru proiectele mari.

Cateva exemple vor ajuta la explicarea acestui concept. Sa spunem ca proiectul     va crea multe documente care trebuie stoc 616c29g ate si partajate – de exemplu Definitia Proiectului, Jurnalul Situatiilor Dificile, Cerintele de Business, Planul de Testare, etc. Dupa ce un document este creat, membrii echipei trebuie sa stie unde va fi stocat. In functie de complexitatea uneltei software, documentul poate fi plasat intr-un director din retea, intr-un director aflat pe discul local, intr-un pachet software pentru managementul documentelor, etc. Dupa crearea documentului, trebuie sa stii cine poate avea acces la el. Majoritatea documentelor pot fi accesibile intregii echipe, dar vrei ca acestia sa aiba doar drepturi de citire – nu de modificare.

Trebuie sa creezi o conventie de denumire pentru documentul original si pentru orice revizuire a sa. Spre exemplu, daca actualizezi Definitia Proiectului, trebuie ca documetul actualizat sa inlocuiasca versiunea mai veche? Probabil ca ar trebui sa salvezi documentul original si sa denumesti noul document versiunea 2. Toate acestea fac parte din procedurile pentru managementul documentelor.

Sa analizam de asemeni si rapoartele asupra starii curente. Trebuie sa te gandesti dinainte ce conventie de denumire vei folosi pentru rapoartele asupra starii curente. Daca fiecare membru al echipei trimite managerului de proiect un raport, nu va trece mult pana cand managerul de proiect va avea zeci sau sute de rapoarte. Daca formatul raportului este “Nume / Data / Raport asupra Starii Curente” sortarea se va face in ordine cronologica. Daca rapoartele vor fi denumite “Nume / Raport asupra Starii Curente / Data”, sortarea se va face dupa numele persoanei. Poate ca managerul de proiect ar trebui sa stearga rapoartele dupa ce le revizuieste. Toate aceste intrebari sunt componente ale managementului documentelor. 

Consideratiile privind managementul documentelor sunt neimportante pentru proiectele mici. Pentru proiectele mari insa, aceste procese trebuie planificate din timp, in caz contrar aparand confuzii, incertitudine si munca suplimentara pe masura ce proiectul evolueaza.

Date structurate si nestructurate

Datele pot fi stocate intr-una din cele doua stari: structurate sau nestructurate. Datele structurate se refera la informatii stocate intr-un format repetitiv si structurat. Datele structurate se refera la fisiere, tabele, baze de date, data warehouse, etc. Acest tip de date este usor de stocat si accesat prin intermediul programelor de calculator.

In schimb, datele nestructurate sunt de obicei intr-un format care este mai usor de inteles pentru oameni. Datele nestructurate includ documente, imagini, grafica, inregistrari audio si video, etc. Datele nestructurate pot fi manipulate din ce in ce mai usor cu ajutorul computerului, dar intelegerea continutului de baza se face in continuare de catre oameni.

Aceasta sectiune a manualului prezinta aspectele managementului documentelor. Cu toate ca documentele sunt preocuparea principala pentru toate proiectele, acest termen poate fi extins la proiectul tau pentru a include orice tip de data nestructurata descris anterior. Cu alte cuvinte, daca proiectul genereaza fisiere audio si video, se pot utiliza aceleasi tehnici pentru conventiile de denumire, indexare, stocare, etc. 

Managementul Documentelor / Procesul

Cu cat proiectul este mai mare, cu atat este necesara mai multa rigoare si structura in managementul documentelor. Te poti confrunta cu o mare dezordine cand cauti si salvezi documente, daca nu te-ai gandit dinainte la un plan pentru managementul documentelor. Urmatoarele domenii trebuie considerate parti ale planului general pentru managementul documentelor. Acestea nu reflecta un proces in sine, deoarece multe dintre aceste elemente pot fi luate in considerare si implementate in orice ordine.

• Determina unde vor fi stocate documentele. Echipa de proiect trebuie sa aiba un loc comun, sau depozit, pentru stocarea documentelor. Acesta poate fi un director de fisiere, o aplicatie software pentru managementul documentelor, un dulap pentru stocarea dosarelor de carton, etc. Managerul de proiect trebuie sa se asigure ca documentele nu sunt stocate oriunde in functie de preferintele fiecarui membru al echipei. Daca se intampla asa, echipa va avea dificultati in gasirea documentelor importante cand are nevoie, in special daca exista fluctuatie de personal in cadrul echipei.
• Determina tipurile de documente ce trebuiesc incluse in planul de management al documentelor. Echipa trebuie de asemeni sa stie ce tipuri de documente vor fi adaugate in depozit. Este posibil ca acesta sa contina fiecare document in toate stadiile de evolutie, incluzand versiunile preliminare si documentele din spatiul de lucru al fiecarui membru al echipei. Oricum, se obisnuieste ca fiecare membru al echipei sa aiba un spatiu propriu de lucru in care sa-si stocheze propriile documente si numai versiunile finale, aprobate, sa fie stocate in biblioteca.
• Defineste o structura logica si fizica pentru organizarea documentelor. Odata ce stii unde trebuie stocate documentele, trebuie de asemeni sa determini structura directorului. Aceasta ii ajuta pe membrii echipei sa stie unde trebuie sa salveze documentele si sa le gaseasca usor atunci cand au nevoie de ele. Primul pas este definirea organizarii logice a documentelor, care inseamna doar crearea unei ciorne pe baza careia sa poti culege feedback. Dupa ce s-a convenit asupra acestui model logic, el trebuie implementat intr-o structura specifica de director sau alta aplicatie software. Structura trebuie sa fie simplu de inteles si sa permita gasirea rapida a informatiilor relevante. Dupa crearea structurii logice pentru cateva proiecte, vei incepe sa descoperi similitudini si vei vedea ca este benefic sa creezi o structura standardizata pentru toate proiectele. Un exemplu pentru structura logica de depozit poate fi gasit in sectiunea 8.3 Managementul Documentelor / Livrabile.
• Definirea standardelor de denumire. Poate fi dificil sa regasesti documentele chiar daca exista o structura de organizare buna. Un standard comun pentru denumirea documentelor faciliteaza regasirea informatiei. Un astfel de exemplu a fost descris anterior pentru conventia de denumire privind Raportul asupra Starii Curente. O astfel de conventie poate fi “20031201 Joe Smith Raport asupra Starii Curente”. In aceasta schema, toate rapoartele dintr-o anumita perioada vor fi alaturate. Pe de alta parte “Joe Smith 20001201 Raport asupra Starii Curente” grupeaza rapoartele dupa persoana. Managerul de proiect trebuie sa se asigure ca toata lumea foloseste aceeasi schema de denumire. Desi acest exercitiu poate parea plictisitor, a avea un standard comun pentru denumirea documentelor asociate este deosebit de util, deoarece echipa proiectului va genera sute de documente de-a lungul timpului.
• Determina daca unele documente necesita versionare. Managerul de proiect trebuie sa determine daca se vor salva versiuni multiple ale documentelor sau se va salva doar ultima versiune. Multe documente, cum este Definitia Proiectului, trebuie sa aiba salvate toate versiunile aprobate. Pentru acestea, conventia de denumire necesita un fel de numar de versiune. De exemplu, documentul original poate fi denumit “Definitia Proiectului ABC v 1”. Numele documentului se va schimba cu “Definitia Proiectului ABC v 2” daca este revizuit ulterior. Versiunile vechi sunt in continuare disponibile, daca este nevoie de ele. Pe de alta parte, documente cum este Jurnalul Situatiilor Dificile contin toate situatiile curente si anterioare. Jurnalul curent inlocuieste intotdeauna jurnalul anterior si nu are nici un rost sa se pastreze versiuni separate.
• Determina daca (si cum) se va tine evidenta aprobarii documentelor. Cand documentele trebuie aprobate, si in special daca procesul de aprobare este lung, este important sa se tina evidenta situatiei aprobarilor. Spre exemplu, este important sa stii daca livrabilul pe care-l citesti este versiunea finala si aprobata, sau este doar o ciorna. Se pot tine biblioteci separate pentru documentele care trec prin diverse faze ale procesului de aprobare. Indicatorii tipici sunt “ciorna”, “in lucru” si “final”. Cand se creaza un document, el este in modul “ciorna”. Cand documentul este circulat pentru aprobare, el trece in directorul “in lucru”. Cand documentul este aprobat, el trece in directorul “final”. 
• Defineste standarde de formatare a documentelor. Este mai usor pe termen lung daca documentele sunt citite si create dupa un format standard. De exemplu, echipa ar trebui sa hotarasca asupra tipului si dimensiunii fontului pentru toate documentele. Suplimentar, echipa poate conveni asupra un antet standard, coperti, tabel de cuprins, etc. Aceasta furnizeaza un aspect standardizat al intregii documentatii.
• Utilizeaza unelte standardizate pentru documente (optional). Echipa trebuie sa aiba un set standard de unelte pentru procesarea documentelor. In mod normal, aceasta cerinta nu este o problema daca echipa este unitara. Lipsa uneltelor comune poate fi o problema daca echipa include persoane din organizatii diferite, tari sau firme diferite. Spre exemplu, ceva atat de simplu cum este o aplicatie standard pentru procesarea documentelor nu este in mod normal o problema. Oricum, daca ai in echipa furnizori sau subcontractori, unii vor folosi Word iar altii vor folosi WordPerfect ca unealta de procesare a documentelor. La fel, toti membrii echipei trebuie sa utilizeze acelasi software pentru calcul tabelar. Odata ce s-a identificat aplicatia standard folosita, trebuie sa te asiguri ca intreaga echipa foloseste aceeasi versiune. Cu alte cuvinte, daca vrei sa folosesti Word 2000, asigura-te ca toti mebrii echipei au Word 2000. Uneori documentele nu se pot partaja daca citirea si crearea lor nu se face cu aceeasi versiune de software.