Managementul sferei de cuprindere a proiectelor (Project Scope management)
I. Definirea managementului sferei de cuprindere a proiectelor
Notiunea de sfera de cuprindere se refera la:
sfera de cuprindere a produsului, respectiv facilitatile si functiile care vor fi incluse in produs/serviciu;
sfera de cuprindere a proiectului, respectiv activitatile ce trebuie efectuate pentru realizarea produsului specificat.
Managementul sferei de cuprindere include procesele prin care se asigura includerea in proiect a tuturor elementelor necesare si suficiente realizarii proiectului.
Procesele mana 949h74j gementului sferei de cuprindere sunt urmatoarele:
Initierea - decizia organizatiei de declansare a urmatoarei faze a proiectului.
Planificarea sferei de cuprindere - elaborarea unei specificatii scrise privind sfera de cuprindere a proiectului, ca baza a deciziilor viitoare.
Definirea sferei de cuprindere - divizarea elementelor majore ale proiectului in componente mai mici si mai usor de gestionat.
Verificarea sferei de cuprindere - formalizarea procesului de acceptare a sferei de cuprindere.
Controlul modificarii sferei de cuprindere.
II. Initierea proiectului
Initierea proiectului reprezinta procesul prin care se recunoaste existenta unui nou proiect sau continuarea unui proiect cu o noua faza de executie.
Procesul de initiere este declansat de catre un stimul, care poate fi:
o cerere a pietei;
o solicitare interna;
o cerere din partea unui client;
un progres tehnologic;
o prevedere legala.
Initierea asigura legatura cu activitatea curenta a organizatiei, presupunand ca element obligatoriu autorizarea realizarii proiectului, autorizare care poate fi formala sau informala.
a) Intrari
Descrierea produsului. Documenteaza caracteristicile produsului / serviciului vizat de proiect. Descrierea este detaliata in fazele ulterioare. Aici trebuie sa se faca legatura cu stimulul care a provocat aparitia proiectului. Descrierea va fi suficient de detaliata pentru a permite planificarea ulterioara.
Planul strategic. Toate proiectele trebuie sa fie in concordanta cu obiectivele strategice ale organizatiei.
Criteriile de selectie a proiectelor. In general, sunt definite in raport de produs si includ preocupari ale conducerii, precum profit, cota de piata, perceptia publica etc.
Informatii istorice. Daca initierea implica aprobarea inceperii fazei urmatoare, sunt necesare informatii privind fazele anterioare.
b) Instrumente si tehnici utilizate
Metode de selectie a proiectelor. Se incadreaza in urmatoarele categorii:
metode de masurare a beneficiilor - comparative, bazate pe scor, modele economice
metode de optimizare cu restrictii - modele matematice care utilizeaza modele matematice de programare liniara, dinamica, in numere intregi
Opinia expertilor. Adesea, este necesara aceasta opinie pentru evaluarea intrarilor procesului. Expertii pot fi indivizi sau grupuri cu pregatire specifica, provenind din:
alte compartimente ale organizatiei;
consultanti;
asociatii tehnice si profesionale.
c) Rezultate
1. Carta proiectului (Project charter). Este un document care recunoaste formal existenta unui proiect. Trebuie sa cuprinda, direct sau prin referinte, urmatoarele elemente:
necesitatea careia ii raspunde proiectul;
descrierea produsului/seviciului.
Documentul este elaborat la un nivel de conducere extern proiectului, cu atributiile necesare. La proiectele executate sub contract, contractul semnat joaca rolul de carta a proiectului.
2. Managerul de proiect. Acesta trebuie desemnat cit mai devreme in desfasurarea proiectului, inainte de demararea executarii planului proiectului si preferabil inainte de planificarea proiectului.
3. Restrictii. Pentru proiectele executate sub contract, prevederile contractuale vor reprezenta in general restrictii.
4. Premise. Acestea implica de
obicei un grad de risc. Pot fi identificate aici sau ca
rezultat al procesului de identificare a riscurilor.
III. Planificarea sferei de cuprindere
Planificarea sferei de cuprindere a proiectului reprezinta procesul de elaborare a unei specificatii scrise privind sfera de cuprindere, ca baza a deciziilor viitoare, incluzand in special criterii de incheiere cu succes a fazelor. Specificatia scrisa este necesara si in cazul subproiectelor.
a) Intrari
Descrierea produsului/serviciului
Carta proiectului
Restrictii
Premise
b) Instrumente si tehnici utilizate
Analiza produsului/serviciului. Are ca scop o mai buna intelegere a produsului/serviciului. Include tehnici precum: ingineria de sistem, ingineria valorii, analiza valorii, etc.
Analiza cost-beneficiu. Implica estimarea costurilor tangibile si intangibile si beneficiilor diferitelor variante de proiect si utilizarea indicatorilor financiari pentru a evalua alternativele identificate.
Opinia expertilor.
c) Rezultate
1. Specificatia sferei de cuprindere a proiectului. Reprezinta un document de baza pentru deciziile ulterioare si pentru confirmarea / dezvoltarea unei intelegeri comune a sferei de cuprindere a proiectului printre partile implicate. In decursul proiectului, specificatia poate fi revazuta pentru a reflecta schimbari in sfera de cuprindere a proiectului. Specificatia privind sfera de cuprindere va contine, direct sau prin referinte urmatoarele elemente:
Justificarea proiectului
Produsul/serviciul proiectului
Rezultatele care vor fi predate, livrate (deliverables)
Obiectivele
proiectului - criterii cuantificabile pe baza carora se stabileste
succesul proiectului.
2. Detaliile suplimentare. Pot include restrictiile si premisele avute in vedere.
3. Planul de management al sferei de cuprindere. Descrie cum va fi realizat managementul sferei de cuprindere si cum vor fi integrate in proiect modificarile acesteia.
IV. Definirea sferei de cuprindere
Definirea sferei de cuprindere implica divizarea in componente mai mici si mai usor de gestionat a rezultatelor care urmeaza a fi predate.
Definirea sferei de cuprindere se realizeaza in scopul:
imbunatatirii acuratetei estimarilor de cost, durata si resurse;
definirii unui nivel de referinta pentru masurarea si controlul executiei;
facilitarii desemnarii clare a responsabilitatilor.
a) Intrari
Specificatia sferei de cuprindere
Restrictii, inclusiv cele definite de prevederile contractuale
Premise
Alte rezultate ale planificarii
Informatii istorice
b) Instrumente si tehnici utilizate
1. Sabloane ale structurii de descompunere a activitatilor - WBS (Work Breakdown structure), sabloane provenite din proiecte anterioare similare.
2. Descompunerea. Se desfasoara in urmatorii pasi:
Se identifica activitatile majore ale proiectului, in termenii in care va fi gestionat proiectul.
Se decide daca se pot enunta estimari adecvate ale costului si duratei. Daca avem suficiente detalii, se trece la pasul (4), altfel se continua cu pasul (3)
Se identifica alte activitati necesare obtinerii rezultatului livrabil. Acestea vor fi descrise in forma tangibila, verificabila, pentru a se putea efectua masurarea gradului de executie. Se revine la pas. (2)
Se verifica corectitudinea descompunerii:
Sunt elementele de nivel inferior necesare si suficiente pentru compunerea elementelor de nivel superior?
Este fiecare element clar si complet definit ?
Poate fi programat, bugetat, asignat unei unitati organizationale fiecare element ?
c) Rezultate
Structura de descompunere a activitatilor proiectului - WBS. Reprezinta o grupare a activitatilor proiectului orientata spre rezultate livrabile, care organizeaza si defineste complet sfera de cuprindere a proiectului: O activitate care nu face parte din WBS este in afara proiectului. Fiecare nivel inferior reprezinta o detaliere suplimentara a activitatilor proiectului.
Obtinerea WBS se face prin descompunere. Fiecarui element din WBS i se asociaza un identificator unic. Colectia identificatorilor poarta numele de code of accounts. Elementele de pe ultimul nivel se mai numesc pachete de lucru (work-packages) si pot fi descompuse in continuare.
Descrierile elementelor sunt reunite intr-un dictionar WBS, continand descrierea pachetelor de lucru si alte informatii de planificare: date programate, costuri, personal asignat.
Structura WBS nu trebuie confundata cu alte tipuri de structuri obtinute prin descompunere, precum:
WBS Contractual, care defineste nivelul de raportare oferit cumparatorului de catre vanzator (la un nivel mai general)
Structura de descompunere organizationala - Organizational Breakdown Structure (OBS), care este utilizata pentru a vizualiza alocarea lucrarilor pe unitati organizationale
Structura arborescenta a resurselor - Resource Breakdown Structure (RBS), care constituie o varianta a OBS utilizata atunci cand lucrarile sunt asignate la persoane (indivizi)
Structura arborescenta a produselor - Bill of Materials (BOM), care reprezinta structura ierarhica a ansamblelor, subansamblelor si componentelor fizice necesare fabricarii unui produs.
V. Verificarea sferei de cuprindere
Verificarea sferei de cuprindere reprezinta procesul de oficializare a acceptarii sferei de cuprindere de catre partile implicate (stakeholders). Acest proces necesita examinarea produselor si rezultatelor lucrarilor pentru verificarea indeplinirii complete si satisfacatoare a acestora.
Daca proiectul este finalizat in avans, acest proces stabileste si documenteaza nivelul de indeplinire. Verificarea sferei de cuprindere difera de controlul calitatii prin faptul ca vizeaza acceptarea rezultatelor, pe cand controlul calitatii vizeaza corectitudinea acestor rezultate.
a) Intrari
Rezultatele lucrarilor, care reprezinta iesirile procesului de executie a planului
2. Documentatia produsului. Descrie produsele proiectului. Continutul (planuri, specificatii, scheme) difera dupa domeniul de aplicare.
b) Instrumente si tehnici utilizate
Inspectarea. Include activitati precum: masurarea, examinarea si testarea intreprinse pentru determinarea concordantei produselor cu cerintele. Inspectarea este denumita in diverse moduri, cu intelesuri in functie de domeniul de aplicare
c) Rezultate
Acceptarea formala. Constituie documentul prin care clientul sau sponsorul a acceptat produsul proiectului sau fazei. Acceptarea poate fi conditionata, mai ales la finalul unei faze.
VI. Controlul modificarii sferei de cuprindere
Controlul modificarii sferei de cuprindere reprezinta procesul de influentare a factorilor generatori de schimbari in ceea ce priveste sfera de cuprindere, de depistare a aparitiei unor modificari ale sferei de cuprindere, precum si de gestionare a acestor schimbari.
Acest proces trebuie puternic integrat cu alte procese de control (controlul timpului, costului, calitatii s.a.).
a) Intrari
Structura WBS
Rapoartele de executie a lucrarilor, care ofera informatii privind stadiul lucrarilor (care produse intermediare au fost realizate si care nu). Aceste rapoarte pot alerta echipa cu privire la potentiale probleme.
Cererile de modificare. Pot avea diverse forme si pot viza largirea sau restrangerea sferei de cuprindere. Cele mai multe au drept cauza:
un factor extern (de exemplu modificari legislative);
o eroare sau omisiune la definirea sferei de cuprindere a produsului;
o eroare sau omisiune la definirea sferei de cuprindere a proiectului;
o modificare care adauga valoare.
Planul de management al sferei de cuprindere
b) Instrumente si tehnici utilizate
Sistemul de control al modificarilor sferei de cuprindere care defineste procedurile prin care se efectueaza o modificare a sferei de cuprindere. Acest sistem va fi integrat cu sistemul global de gestiune a modificarilor, precum si cu alte sisteme care controleaza sfera de cuprindere a produsului. La executarea sub contract, modificarea trebuie sa fie in acord cu prevederile contractuale.
Masurarea executiei lucrarilor ajuta la evaluarea abaterilor aparute, determinarea cauzelor acestora si stabilirea necesitatii actiunilor corective.
3. Planificarea aditionala. Modificarile sferei de cuprindere necesita modificari ale WBS sau analiza unor abordari alternative.
c) Rezultate
Modificarile sferei de cuprindere care necesita ajustari ale factorilor de cost, timp, calitate sau altor obiective. Constituie intrari in procesele de planificare si sunt aduse la cunostinta celor implicati.
Actiunile corective
Invatamintele
|
