Managementul timpului

Rezumat

Autorii si-au propus sa prezinte procesele care compun managementul timpului si gama de metode si tehnici utilizate pentru programarea executiei activitatilor proiectului, monitorizarea si actualizarea acesteia. Sunt prezentate metode clasice - graficul calendaristic - si metode moderne de programare - tehnicile CPM, PERT, GERT. În final sunt prezentate succint câteva produse software pentru managementul proiectelor mai cunoscute si utilizate pe plan international.

Cuprins

10.1. Importanta si componentele managementului timpului

10.2. Realizarea programului de executie a proiectului

10.3. Îmbunatatirea programului de executie a proiectului

10.4. Monitorizarea si actualizarea programului

10.5. Utilizarea calculatorului în managementul timpului

10.1. Importanta si componentele managementului timpului

Managementul timpului include ansamblul activitatilor necesar a fi desfasurate în vederea asigurarii realizarii proiectului conform termenelor de executie prevazute prin contract.

Managementul timpului cuprinde urmatoarele procese:

Descompunerea proiectului în activitati componente simple si stabilirea succesiunii lor. Definirea activitatilor necesare pentru realizarea proiectului presupune identificarea activitatilor specifice care vizeaza realizarea elementelor identificate în cadrul descompunerii orientate pe scop a proiectului (organigrama sarcinilor). Definirea activitatilor si stabilirea succesiunii lor este realizata de catre ingineri, proiectanti si membrii echipei de proiect, stabilindu-se atât conditionarile între activitati care tin de natura lucrarii executate (tehnologice), cât si cele care tin de organizare sau factori externi (de exemplu, furnizori sau laboratoare de expertiza tehnica si testari);

Realizarea programului de executie a proiectului, prin apelarea, în functie de complexitatea proiectului, la metode clasice sau moderne de programare;

Monitorizarea si actualizarea programului pe masura executarii lui, care include masurarea si raportarea progresului în executarea programului si utilizarea resurselor, adoptarea de actiuni de corectie, actualizarea si ajustarea programului.

10.2. Realizarea programului de executie a proiectului

Prin programarea activitatilor componente ale proiectului de constructii se urmareste sa se realizeze o esalonare cât mai economica a executarii acestora. Aceasta se concretizeaza într-un program (calendaristic si/sau retea) inclus în proiectul de organizare de santier. În functie de complexitatea lucrarilor programate, se pot folosi metode clasice sau moderne.

Programarea executiei proiectului include reprezentarea grafica a programului, calculul termenelor de începere si terminare ale fazelor si activitatilor, precum si al rezervelor de timp, stabilirea duratei totale de executie si determinarea activitatilor critice, alocarea resurselor, nivelarea folosirii resurselor, optimizarea duratei de executie, realizarea de grafice comasate sau detaliate pentru fiecare activitate (lucrare, stadiu fizic) în functie de nivelul ierarhic sau de executie care urmeaza sa utilizeze programul.

Dupa determinarea duratei de executie prin analiza drumului critic se compara aceasta cu durata de realizare impusa prin contract. Daca lungimea drumului critic este mai mare decât durata de executie stabilita prin contract, se reia algoritmul de programare pornindu-se de la reanalizarea activitatilor situate pe drumul critic. Operatiunea se repeta pâna când durata programata devine mai mica sau egala cu durata contractata.

Programarea executiei lucrarilor trebuie sa ia în considerare resursele disponibile pe parcursul realizarii proiectului, programul de lucru (daca se lucreaza 5 sau 6 zile pe saptamâna, 8, 10 sau 12 ore pe zi), constrângerile legate de intervalele de aprovizionare cu anumite materiale si echipamente, de termenele de executie a unor parti din proiect sau de finalizare a acestuia.

10.2.2. Programarea prin metode clasice

Metodele clasice de programare se pot aplica cu succes în cazul proiectelor de complexitate redusa, care sunt formate dintr-un numar mic de procese 626j92g simple de lucru (aproximativ 30 - 40 ) si folosesc resurse putine.

Succesul unei astfel de programari este conditionat, în mod hotarâtor, de pregatirea celor ce elaboreaza si urmaresc îndeplinirea programului.

Principala metoda clasica de programare se bazeaza pe reprezentarea proceselor simple de lucru, la scara timpului, în cadrul graficului calendaristic (Gantt) într-un sistem de axe, în care pe abscisa se înscrie timpul, iar pe ordonata procesele simple de lucru. Fiecare proces simplu va fi reprezentat printr-o paralela la abscisa. Lungimea segmentului care reprezinta procesul simplu de lucru va fi data de durata programata pentru executarea acestuia, iar începerea procesului simplu de lucru va fi stabilita în functie de succesiunea tehnologica proiectata, de restrictiile de durata si de nivelul resurselor disponibile. Elaborarea graficului calendaristic se face tinând seama de precizarile din fisele tehnologice, în urmatoarele etape:

- împartirea proceselor complexe de lucru în procese simple si determinarea volumelor de lucrari ale acestora;

- stabilirea celei mai bune succesiuni tehnologice, pentru a elimina nesincronizarile si a asigura executarea în paralel a unor lucrari;

- coordonarea termenelor de realizare ale fiecarui proces de lucru, pentru încadrarea în durata de executie propusa.

Uneori, în graficele calendaristice pot fi înscrise date referitoare la resursele necesare executarii proceselor simple de lucru programate (forta de munca, materiale, utilaje si mijloace de transport, prefabricate etc.). Graficul se prezinta astfel:

Figura 51. Programarea pe baza graficului Gantt

Acest grafic calendaristic poate fi îmbunatatit prin evidentierea rezervelor libere sau totale de timp ale activitatilor necritice (aceste concepte vor fi prezentate ulterior).

Folosirea graficului Gantt asigura urmatoarele avantaje: este simplu si se elaboreaza usor; poate fi interpretat si de catre personalul fara pregatire speciala; asigura cunoasterea termenelor minime de începere si de terminare a lucrarilor etc. Poate fi utilizat cu succes si pentru realizarea graficelor de esalonare a investitiilor - activitatile fiind exprimate în termeni financiari, sau pentru o programare la nivel de macroactivitati cum este programarea executiei unor obiecte în cadrul obiectivului de investitii.

Figura 52. Graficul calendaristic al reperelor importante în executarea proiectului

Principalele dezavantaje ale programarii lucrarilor cu ajutorul graficului Gantt sunt: se aplica greu la lucrarile complexe, deoarece nu reda legaturile tehnologice si organizatorice dintre procesele simple de lucru; este rigid si nu poate fi reactualizat (în cazul nerespectarii duratei unei activitati, necesitând refacerea sa completa); nu evidentiaza toate posibilitatile de suprapunere în timp a unor procese simple de lucru; nu permite cunoasterea posibilitatilor de decalare a începerii unor procese de lucru ce nu influenteaza durata totala de executie etc.

Se poate utiliza si graficul calendaristic al reperelor importante în executarea proiectului. Acest grafic evidentiaza termenele maxime de aparitie a evenimentelor-reper din cadrul proiectului (Figura 52).

10.2.3. Programarea cu ajutorul graficelor retea

Dezavantajele metodelor clasice de programare a lucrarilor, corelate cu sporirea permanenta a complexitatii proceselor de lucru din constructii-montaj, au stimulat dezvoltarea rapida a modelelor de cercetare operationala. Acestea asigura o programare elastica, dinamica si permit refacerea usoara a programului.

Între aceste modele s-a înscris, din 1957, metoda drumului critic (C.P.M.- Critical Path Method) elaborata si folosita în S.U.A. pentru îmbunatatirea planurilor calendaristice la lucrarile de constructii-montaj din industria chimica. Metoda drumului critic calculeaza câte o singura data de începere si terminare, minima (cel mai devreme) si maxima (cel mai târziu), pentru fiecare activitate pe baza unei logici secventiale a activitatilor în cadrul retelei, carora li se ataseaza durate stabilite în mod determinist. Accentul în cadrul acestei metode se pune pe determinarea rezervelor de timp, pentru a determina care sunt activitatile cu cea mai redusa flexibilitate din punctul de vedere al programarii.

În 1958 s-a elaborat tehnica pentru evaluarea si revizuirea programului (P.E.R.T - Program Evalution and Review Technique). Aceasta utilizeaza o logica secventiala a activitatilor în cadrul retelei, carora li se atribuie durate stabilite în mod probabilistic. PERT a fost initial creat pentru a corespunde necesitatilor "epocii tehnologiei vaste", în care tehnicile elaborate de Taylor si Gantt erau inaplicabile. Oficiul Proiectelor Speciale al Marinei americane, preocupat de directiile de executare a unor mari programe de dezvoltare militara, a introdus PERT în sistemul sau de mijloace de lupta "Steaua polara", dupa ce tehnica fusese perfectionata cu ajutorul firmei de consulting managerial "Booz, Allen & Hamilton". Modul de lucru cu tehnica PERT este ilustrat în figura 53.

Din aceste doua metode principale bazate pe teoria graficelor retea, au derivat si altele în care, din 1961, se urmaresc - în afara termenului - nivelul resurselor si costul total.

Mai recent s-a dezvoltat metoda grafica de evaluare si actualizare a programului GERT (Graphical Evaluation and Review Technique) - care permite tratarea probabilistica atât a logicii retelei, cât si a duratelor activitatilor (unele activitati s-ar putea sa nu se realizeze deloc, altele se vor realiza doar partial, iar altele vor fi efectuate în mod repetitiv). Se pot reprezenta activitati nonsecventiale (cicluri), cum ar fi un test care trebuie efectuat de mai multe ori, si ramuri de activitati conditionale, cum ar fi realizarea unei actualizari a proiectului numai în cazul în care în urma unei inspectii au fost detectate erori. Primele doua metode prezentate nu permit reprezentarea ciclurilor sau a ramurilor conditionale. De asemenea, utilizarea graficelor standardizate poate accelera pregatirea graficelor proiectului. Ele pot include proiecte întregi sau doar portiuni dintr-un proiect (numite subgrafuri). Subgrafurile sunt utile în cazul în care un proiect cuprinde elemente identice sau aproape identice, cum ar fi etajele unei cladiri de birouri, de exemplu.

Graful este o aplicatie multivoca a elementelor unei multimi în ea însasi, reprezentat ca o retea plana, în care elementele multimii sunt legate între ele prin arce orientate. Programarea unui proces complex de constructii-montaj prin intermediul graficului retea presupune, în prima etapa, divizarea acestuia în procese de lucru simple, denumite activitati, si prezentarea lor sub forma de grafic retea în functie de conditionarile tehnologice si organizatorice stabilite.

Aceasta etapa, denumita etapa calitativa, trebuie sa fie rezolvata de o echipa de specialisti care sa aiba o bogata experienta în organizarea executiei lucrarilor si care proiecteaza topologia graficului retea.

A doua etapa, denumita etapa cantitativa, cuprinde determinarea duratelor activitatilor, a termenelor minime si maxime de începere si terminare a acestora, a rezervelor de timp, totale si libere, si a drumului critic. Pentru a putea realiza etapa a doua, este obligatoriu ca graficul retea proiectat în prima etapa sa nu contina circuite sau bucle, iar fiecare activitate sa înceapa numai dupa ce s-a încheiat activitatea (sau activitatile) ce o conditioneaza si sa aiba o singura faza de plecare si o singura faza de sosire.

Elementele graficului retea

Principalele elemente ale unui grafic retea sunt: activitatea, faza si drumul

Activitatea poate fi reprezentata pe sageti sau în nodurile retelei (în functie de cele doua modalitati de reprezentare a unui grafic retea). Pot fi considerate activitate: un proces simplu de lucru (sapatura, turnari betoane, zidarie, etc.) care consuma timp si resurse pentru realizarea sa; un proces natural (uscarea zugravelii, întarirea betoanelor etc.); o asteptare, care consuma timp, dar nu consuma resurse; o conditionare tehnologica sau una organizatorica (activitate fictiva), care nu consuma nici timp si nici resurse, dar conditioneaza începerea activitatilor urmatoare de terminarea activitatilor anterioare acesteia.

Faza sau evenimentul reprezinta un anumit stadiu de realizare a lucrarilor si delimiteaza începutul si sfârsitul uneia sau mai multor activitati, fara a consuma timp si resurse. Într-un grafic retea exista câte o singura faza initiala si finala si una sau mai multe faze intermediare. Numerotarea fazelor se face în ordine strict crescatoare de la stânga la dreapta, astfel încât nici o activitate sa nu plece de la o faza cu numar mai mare decât cel al fazei în care ajunge. Fazele se reprezinta prin cercuri.

Drumul, într-un grafic retea, este o succesiune de activitati si faze între faza initiala si faza finala a retelei. Lungimea drumului se refera, de fapt, la durata acestuia si se calculeaza prin însumarea duratelor activitatilor ce formeaza drumul respectiv.

Drumul critic, într-un grafic retea, este drumul cu durata cea mai mare, obtinuta ca suma a duratelor activitatilor cuprinse între faza initiala si faza finala.

Durata critica reprezinta durata minima în care se poate executa întregul proces complex, fiindca ea cuprinde însiruirea activitatilor cu duratele cele mai mari (activitatile critice). Deoarece depasirea duratei unei singure activitati critice duce la marirea duratei de executie a întregii lucrari, personalul de conducere a productiei trebuie sa acorde o atentie deosebita acestor activitati.

La înscrierea activitatilor si fazelor în graficul retea, trebuie sa se respecte urmatoarele reguli:

- sa se traseze o singura activitate între doua faze;

- în situatia în care între doua faze se desfasoara mai multe activitati, se introduc în grafic faze noi si activitati fictive;

Figura 54. Reprezentarea activitatilor într-un grafic retea.

- la activitatea care reprezinta un proces de lucru sau un proces natural se noteaza, deasupra, denumirea sau simbolul activitatii si, dedesubt, durata;

- activitatile sa nu se întoarca, direct sau prin intermediul altor activitati, în faza din care acestea au plecat (sa nu existe bucle sau circuite), deoarece ar rezulta drumuri de durata infinita;

Figura 55. Reprezentarea buclei si a circuitului

- reducerea duratei totale a doua activitati succesive, fara modificarea nivelului resurselor, sa se faca fie prin adâncirea divizarii proceselor de lucru, fie prin conditionari organizatorice, pentru a putea suprapune în timp o parte a celor doua activitati;

- în afara fazelor initiala si finala, în toate celelalte faze trebuie sa intre si sa iasa cel putin câte o activitate.

Suprapunerea în timp a unor activitati se poate realiza:

a) situatie initiala

b) suprapunerea unor lucrari prin adâncirea divizarii proceselor de lucru

c) conditionari organizatorice - asteptari

Figura 56. Posibilitati de suprapunere în timp a doua activitati succesive

Calculul elementelor graficului retea

Calculul duratei activitatii se realizeaza determinist (în cazul metodei C.P.M. ) sau probabilistic (în cazul metodei P.E.R.T.). Deci, metoda C.P.M. poate fi folosita mai eficient la lucrari executate pe baza de proiect-tip, pentru care s-au calculat norme de munca exacte, iar metoda P.E.R.T. la lucrari unicat, unde factorii perturbatori ce actioneaza în constructii-montaj nu permit determinarea exacta a duratei activitatii.

Calculul determinist se face cu ajutorul formulei:

d_aij = reprezinta durata activitatii "i-j";

Calculul probabilistic se face cu ajutorul formulei:

în care:

a_ij reprezinta durata optimista, cu o probabilitate de realizare de 1/100;

b_ij = durata pesimista, cu o probabilitate de realizare de 1/100;

m_ij = durata probabila, apreciata de personal cu experienta în executie.

Termenul minim al fazei "i" (t_i^m) este termenul cel mai apropiat (de faza "0") în care se încheie toate activitatile ce ajung în faza "i", sau din care încep activitatile ce pleaca din faza "i".

Termenul maxim al fazei "i" (t_i^M) este termenul cel mai departat (de faza "0") în care se încheie toate activitatile ce ajung în faza "i", sau din care încep activitatile ce pleaca din faza "i".

Termenul minim de începere a activitatii "ij" (t_ij^mî) este termenul cel mai devreme la care poate începe activitatea si corespunde cu termenul minim al fazei "i" (din care porneste activitatea).

Termenul maxim de începere a activitatii "ij" (t_ij^Mî) este termenul cel mai târziu la care poate începe activitatea si corespunde cu termenul maxim al fazei "i" (din care porneste activitatea).

Termenul minim de terminare a activitatii "ij" (t_ij^mt) este termenul cel mai devreme la care se poate termina activitatea si corespunde cu termenul minim al fazei "j" (în care se încheie activitatea).

Termenul maxim de terminare a activitatii "ij" (t_ij^Mt) este termenul cel mai târziu la care se poate termina activitatea si corespunde cu termenul maxim al fazei "j" (în care se termina activitatea).

Sintetizând, avem:

t_ij^mî = t_i^m = drumul maxim de la faza "0" la faza "i";

t_ij^mt = t_ij^mî + d_aij;

t_ij^Mî = t_ij^Mt - d_aij = t_j^M - d_aij

t_ij^Mt = t_j^M = valoarea minima de la momentul final la momentul "j", calculata prin scaderea din durata critica a duratelor activitatilor.

Când sunt respectate toate termenele minime, programul se numeste minorant, iar când se lucreaza cu termenele maxime, programul se numeste majorant. Prima posibilitate este greu de realizat, fie datorita unor factori perturbatori, fie datorita unor vârfuri neeconomice în folosirea resurselor.

A doua posibilitate se realizeaza usor, însa face ca programarea sa devina rigida, deoarece majoritatea activitatilor devin critice.

Pentru asigurarea unei eficiente economice sporite, este recomandabil sa se aleaga o solutie intermediara, care sa permita o buna folosire a resurselor, concomitent cu o durata de executie acceptabila.

Diferenta dintre termenul maxim si cel minim al fazei reprezinta rezerva de timp a fazei (R_i). Când diferenta dintre termenele minime si maxime ale unei faze este "0", atunci faza este critica:

R_i = t_i^M - t_i^m

Activitatile pot avea, în functie de termenele minime si maxime ale fazelor ce le delimiteaza si în functie de durata lor, urmatoarele rezerve: totala, libera, independenta, intermediara si interferenta.

Rezerva totala de timp (R_tij) este timpul maxim cu care se poate întârzia o activitate fara a depasi drumul critic.

Consumarea acestei rezerve duce la pierderea rezervelor de timp ale activitatilor necritice urmatoare (pâna la nivelul rezervei consumate).

R_tij = t_j^M - (t_i^m + d_aij) = t_ij^Mt - t_ij^mt

Rezerva libera de timp (R_lij) este timpul cu care se poate întârzia (prin marire sau decalare) o activitate, astfel încât sa nu conduca la depasirea timpului minim al fazei urmatoare (si, deci, sa nu întârzie timpul minim de începere a activitatilor urmatoare).

R_lij = t_j^m - (t_i^m + d_aij) = t_ij+1^mî - t_ij^mt

Rezerva independenta de timp (R_iij) se calculeaza atunci când activitatile sunt programate sa înceapa la termene minime, astfel:

R_iij = t_j^m - (t_i^M + d_aij) = t_j^m - t_ij^Mt = t_ij+1^mî - t_ij^Mt

Figura 57. Reprezentarea grafica a rezervelor de timp

Rezerva intermediara de timp (R_intij) se calculeaza când activitatea începe la termene maxime, astfel:

R_intij = t_j^M - (t_i^M + d_aij) = t_j^M - t_ij^Mt

Rezerva interferenta de timp (R_interfij) se obtine ca diferenta între rezerva totala si rezerva libera sau între rezerva intermediara si rezerva independenta, reprezentând, de fapt, diferenta între timpul maxim si timpul minim al fazei "j".

R_interfij = t_j^M - t_j^m

Activitatile care au rezerva totala de timp egala cu zero sunt activitati critice si înlantuirea lor de la faza initiala la faza finala formeaza unul sau mai multe drumuri critice.

Determinarea drumului critic se face dupa aceleasi reguli si pentru graficele retea cu activitatile reprezentate pe sageti, si pentru cele cu activitatile reprezentate în noduri, iar rezultatele sunt identice pentru aceeasi lucrare.

Graficele utilizate pentru programarea activitatilor proiectului pot îmbraca diferite forme:

1. Grafice retea cu activitatile reprezentate pe sageti

Daca se proiecteaza graficul   retea pentru programarea si urmarirea executiei lucrarilor necesare realizarii unui combinat siderurgic, acesta se va prezenta ca în figura 58

Figura 58 Grafic coordonator pentru programarea lucrarilor de constructii-montaj la un combinat siderurgic

Denumirile activitatilor sunt notate pe grafic. Pentru determinarea drumului critic, se ataseaza fiecarei faze un dreptunghi format din doua casute în care se trec, în stânga, termenul minim si, în dreapta, termenul maxim al fazei, calculele facându-se direct pe grafic. Drumul critic va uni activitatile ce încep si se încheie în faze al caror termen minim este egal cu termenul maxim. Se înscrie, mai întâi, termenul minim care este "0" pentru faza initiala, iar pentru celelalte faze este timpul celui mai lung drum de la faza initiala pâna la faza considerata. Daca într-o faza sosesc mai multe activitati, se alege activitatea de pe drumul cel mai lung. Asa cum se prezinta în fig. 41, se observa ca în faza 8 sosesc patru activitati: (4-8) - care are termen minim de începere 4, plus durata 4, egal - termen minim de terminare 8 luni (duratele sunt exprimate în luni), (5-8) - care are termen minim de începere 7, plus durata 8, egal - termen minim de terminare 15 luni, (6-8) - care are termen minim de începere 6, plus durata 3, egal - termen minim de terminare 9 luni si (7-8) - care are termen minim de începere 7, plus durata 2, egal- termen minim de terminare 9 luni. Conform regulii enuntate mai sus termenul minim al fazei 8 va fi 15 luni.

La fel se procedeaza pentru toate fazele si se obtin 18 luni în faza finala 10. Termenul maxim se stabileste în sens invers, de la faza finala la faza initiala. În faza finala, termenul minim este egal cu termenul maxim, deoarece atât faza initiala, cât si faza finala fac parte, obligatoriu, din drumul critic. Pentru celelalte activitati, termenul maxim al fazei "i" se stabileste scazând din termenul maxim al fazei "j" durata activitatii "ij". Când din faza "i" pornesc mai multe activitati, termenul maxim de începere a activitatii "ij" se stabileste ca fiind cea mai mica diferenta între termenul maxim al fazei urmatoare si durata.

Termenele minime si maxime de începere si de terminare ale activitatilor, rezervele totale si libere de timp, precum si drumul sau drumurile critice se pot calcula si dupa un model ca acela prezentat în tabelul 17 în care calculele se desfasoara ca la metoda de calcul direct pe grafic.

Astfel, pentru faza nr. 6, timpul maxim va fi 8 luni (calculat pe activitatea 6-9 ca diferenta între timpul maxim al fazei 9, care este de 16 luni, si durata activitatii, care este de 8 luni, si nu 12 luni, calculat ca diferenta între 15 luni, timpul maxim al fazei nr. 8, si 3 luni, durata de executie a activitatii).

Tabel pentru calculul drumului critic si al rezervelor de timp

Tabelul 17

2. Grafice retea cu activitatile reprezentate în nodurile retelei

La calculul drumului critic direct pe graficul reprezentat prin nodurile retelei, daca activitatile nu se suprapun în timp, (figura 60), un nod poate fi organizat ca în figura 59.

Prin aceasta metoda se pot programa si însiruiri de activitati la care pasul lantului este mai mare sau mai mic decât durata activitatii. În acest fel, în graficul retea pot fi reprezentate si însiruiri de activitati care se suprapun partial în timp sau activitati separate printr-un interval de timp.

Dupa cum se stie, pasul lantului poate fi mai mic, egal sau mai mare ca durata activitatii. Determinarea termenelor minime si maxime de începere si de terminare presupune folosirea algoritmilor prezentati la graficele retea cu activitatile pe sageti, cu deosebirea ca, pe lânga durata activitatii, se foloseste pasul lantului. Când pasul lantului este egal cu durata activitatii, programarea nu contine conditionari temporale, iar sagetile reprezinta numai succesiuni fara consum de timp.

Legenda: 1 = Simbolul activitatii; 2 = Durata activitatii; 3 = Termenul minim de începere; 4 = Termenul minim de terminare; 5 = Termenul maxim de începere; 6 = Termenul maxim de terminare 7 = Rezerva totala de timp

 

Figura 59. Organizarea unui nod al retelei

Reteaua cu activitatile reprezentate în nodurile retelei este mai simpla, deoarece elimina activitatile fictive si fazele introduse pentru amplasarea acestor activitati, calculul este mai usor, se pot modifica conditionarile tehnologice si organizatorice fara a reface reteaua si, în plus, toate datele activitatii sunt redate compact si, deci, usor de interpretat (figura 60). Termenele minime de începere se calculeaza însumând la termenul minim de începere a activitatii anterioare pasul lantului. Daca sunt mai multe activitati anterioare se alege suma cu valoarea cea mai mare drept termen minim de începere pentru activitatea considerata. Termenul maxim de începere se calculeaza scazând pasul lantului din termenul maxim de încere al activitatii urmatoare. Daca sunt mai multe activitati anterioare se alege ca termen maxim de începere cea mai mica diferenta

si în acest caz, elementele graficului retea pot fi calculate într-un tabel (asemanator cu cel din tabelul 17), cu deosebirea ca acesta va cuprinde, în plus, trei coloane cu activitatile anterioare, activitatile urmatoare activitatii ce se calculeaza si pasul lantului.

3. Graficul retea cu activitati comasate

Graficele retea cu activitati detaliate sunt utile personalului ce conduce executia lucrarilor la nivelul brigazilor.

Coordonarea activitatilor pentru un numar mare de obiecte dispersate pe multe santiere face greoaie utilizarea graficelor retea detaliate.

Activitatea

Durata

Activ. preced.

Activ. urmat.

Pasul lantului

Tm

TM

T^mi _i+1

R

i

t

i

t

T

L

A

E,D

B

F,G

C

H

D

A

H

E

A

I,J

F

B

H

G

B

L,M

H

C,D,F

K

I

E

N,O

J

E

P

K

H

P

L

G

P

M

G

R

N

I

P

O

I

P

J,K,L,N

R

M

În vederea eliminarii acestei deficiente, s-a trecut la comasarea activitatilor, astfel încât un grup de activitati ce pleaca dintr-o faza "i" si se încheie într-o faza urmatoare "l" sa fie reprezentat printr-o singura activitate, simbolizata diferit de activitatile graficului initial si având durata egala cu drumul maxim dintre fazele "i' si "l" (figura 61).

Daca din faza "i" pornesc activitati ce nu ajung - direct sau indirect - la faza "l" sau în faza "l" ajung activitati ce nu au pornit - direct sau indirect - din faza "i", atunci nu se poate realiza comasarea.

Figura 61. Comasarea activitatilor într-un grafic retea

În graficul din figura nr. 58 se poate face o singura comasare, înlocuind integral activitatile graficului cu o singura activitate, 0-10, care sa aiba durata egala cu durata critica, si anume, 18 zile. Nici o alta comasare nu este posibila deoarece oricare ar fi fazele "i" si "l", în si din fazele cuprinse între acestea, intra si ies activitati ce fie ca nu pornesc din "i", fie ca nu ajung (direct sau indirect) în "l" nerespectând astfel una dintre principalele restrictii de comasare a activitatilor.

4. Graficul retea calendaristic

Acest grafic este o proiectie a graficului retea la scara timpului si cuprinde, în afara duratei activitatilor, rezervele libere de timp ale acestora.

În graficul retea calendaristic (figura 62) drumul critic (calculat cu ajutorul tabelului 17) se reprezinta pe o paralela la abscisa, iar lungimea sagetilor, ce reprezinta activitatile critice, este egala cu durata activitatilor.

Celelalte activitati se plaseaza în partea superioara a drumului critic, prin linii înclinate sau orizontale, astfel încât proiectia acestora pe abscisa sa dea durata activitatii. În continuarea activitatilor necritice se trec, cu linii punctate, rezervele libere a caror proiectie pe abscisa este egala, de asemenea, cu durata rezervei.

5. Graficul calendaristic cu evidentierea rezervelor libere de timp

Întrucât programarea lucrarilor cu ajutorul graficului retea prezinta dificultati de citire, s-a trecut la transcrierea graficului retea în grafic Gantt îmbunatatit, prin atasarea rezervelor libere sau totale de timp la activitatile necritice.

Pentru exemplificare, sa consideram activitatile necesare pentru executarea lucrarilor aferente instalarii unei baraci din elemente prefabricate, necesara pe un santier:

Activitati necesare pentru lucrarile de instalare a unei baraci

Tabelul 18

Cod activitate	Denumirea activitatii	Durata (zile)
	Sapaturi în spatii largi
	Comanda prefabricate beton
	Comanda confectii metalice
	Sapaturi în spatii înguste
	Transport rutier al pamântului la 5 km
	Aprovizionare prefabricate beton
	Aprovizionare confectii metalice
	Turnare beton
	Proces natural de uscare a betonului
	Montare prefabricate beton si confectii metalice

Determinarea drumului critic si a rezervelor de timp cu ajutorul tabelului

Tabelul 19

Nr crt	Simbol	Durata	Termene minime		Termene maxime		Termen minim de începere a activitatii urmatoare	Rezerve timp
			începere	terminare	începere	terminare		libera	totala

Figura 62. Grafic retea calendaristic

10.3. Îmbunatatirea programului de executie a proiectului

Dupa realizarea programului poate fi necesara comprimarea duratei de executie a proiectului în vederea încadrarii în termenul de executie prevazut. În acest scop se pot folosi tehnici cum sunt:

Analizarea posibilitatilor de reducere cu costuri minime a duratelor activitatilor. De regula orice reducere a duratei unei activitati antreneaza cresteri de costuri si trebuie luate decizii prin compararea pierderilor care s-ar înregistra ca urmare a depasirii duratei de executie cu depasirile de costuri generate de încercarile de reducere a duratei activitatilor (de exemplu: lucrul în mai multe schimburi, achizitionarea unor tehnologii mai productive, suplimentarea formatiilor de lucru sau a numarului componentilor unei formatii de lucru etc.);

Accelerarea executarii lucrarilor prin desfasurarea în paralel a unor activitati care în mod normal se realizeaza succesiv (de exemplu, demararea executarii constructiei în paralel cu procesul de proiectare a acesteia). Aceasta metoda prezinta riscuri mari si determina adesea refacerea unor lucrari.

Programul rezultat necesita, în multe cazuri, mai multe resurse, în anumite perioade, numite "vârfuri în consum", decât sunt disponibile pentru realizarea sa. În astfel de situatii se procedeaza la alocarea resurselor si la nivelarea resurselor. În urma nivelarii resurselor se înregistreaza adesea depasiri ale duratei totale de executie programate initial. Exista însa si posibilitatea realizarii unei nivelari a resurselor în conditiile unor constrângeri legate de durata de executie, caz în care activitatile sunt reprogramate doar în limitele rezervelor libere de timp de care dispun.

10.4. Monitorizarea si actualizarea programului

Monitorizarea progresului înregistrat se face prin compararea realizarilor efective (în termeni temporali) cu cele programate. Este util sa se stabileasca înca de la demararea proiectului procedurile de modificare a programului, incluzând documentele justificative si aprobarile formale necesare.

Putine proiecte se deruleaza cu exactitate conform planului. Schimbarile care apar pot determina reevaluarea duratelor anumitor activitati, modificari în succesiunea activitatilor sau analizarea unor programe alternative. Actualizarea programului se face în cazul în care este necesara realizarea de modificari ale proiectului solicitate de client sau au avut loc întârzieri. Nu toate întârzierile conduc la decizia adoptarii unor actiuni corective. De exemplu, o întârziere importanta la o activitate necritica poate avea un impact minor asupra duratei totale de executie a proiectului, în timp ce o întârziere mult mai mica la o activitate critica sau subcritica poate necesita actiuni imediate pentru readucerea procesului în parametrii programati.

10.5. Utilizarea calculatorului în managementul timpului

Printre programele mai cunoscute si utilizate pe plan international amintim:

1. Microsoft PROJECT. Acesta permite modelarea interactiva si, plecând de la diverse reprezentari (Gantt, PERT, calendar etc.), administrarea evolutiei proiectelor. Activitatile sunt clasificate în activitati principale si activitati subordonate. Aceasta clasificare poate fi modificata imediat, la orice nivel de organizare; cu ajutorul mouse-ului este posibil de intervenit grafic asupra diagramei alese pentru înscrierea sau stergerea unei activitati si observarea incidentelor temporale si financiare ale unei asemenea decizii, în aceeasi masura în care numarul filtrelor ne permite evidentierea numai a informatiilor pertinente dupa o apreciere rapida, asupra simularii în curs, în functie de criteriile de eficienta maxima prestabilite de utilizator. Se pot genera rapoarte standardizate si adaptate, inclusiv alocari si nivelari ale folosirii resurselor, rapoarte financiare si privind resursele.

2. TIME LINE permite planificarea si urmarirea proiectelor, calcularea duratei de executie a unui proiect si a consumului de resurse necesare. TIME LINE genereaza totodata si rapoarte de costuri plecând de la datele de început si de sfârsit ale proiectului. Vizualizarea resurselor sub forma de histograme conduce la posibilitatea anularii conflictelor de resurse prin decalarea activitatilor în timp. O functie de simulare permite testarea mai multor scenarii si modificarea acestora. Cu ajutorul programului TIME LINE se poate realiza gestiunea simultana a mai multor proiecte si combinatia elementelor acestora, permitând gestiunea de asamblare în functie de eventualele prioritati. Utilizatorul poate compara planul initial cu avansarea reala a activitatilor si poate exporta fisierele în LOTUS, dBASE, MULTIPLAN sau altele.

3. HARVARD TOTAL PROJECT MANAGER permite realizarea si urmarirea proiectelor în ceea ce priveste: timpul, planul si bugetul. Acest program de calcul furnizeaza planul de lucru, permite afectarea resurselor si determinarea costurilor. El furnizeaza graficele PERT si Gantt precum si costurile, afisând automat nivelul resurselor, încarcarea resurselor si graficele de repartizare a acestora, oferind reprezentarea simultana a functiilor pe ecran datorita utilizarii ferestrelor multiple, lucrului în structura împartita. Permite patru tipuri de conditionare a activitatilor, lucrul cu subproiecte legate, afisarea rezultatelor financiare si programarea fortei de munca. Utilizatorii pot exporta fisiere direct în LOTUS, dBASE III sau crea fisiere ASCII.

4. SUPER PROJECT EXPERT este un program de constructie si ordonare a proiectelor destinat microordinatoarelor. Ofera patru moduri de lucru: diagrame PERT pentru vizualizarea dependentelor dintre activitati, tabloul recapitulativ al activitatilor, diagrame Gantt si diagrame descriptive ale structurii proiectului. SUPER PROJECT pune în evidenta drumurile critice ale diagramelor si permite modificari ale proiectului care se repercuteaza asupra altor scheme si tabele care sunt toate legate. SUPER PROJECT poate genera pâna la 9 niveluri de activitati si poate pastra gestiunea datelor, ca termene "cel mai devreme" si "cel mai târziu". Calendarul detaliat al proiectului poate fi de asemenea vizualizat.

Termeni cheie

- programarea lucrarilor

- grafic calendaristic (Gantt)

- grafic calendaristic cu evidentierea reperelor importante în executarea proiectului

- grafic retea

- metoda drumului critic

- rezerva de timp

- activitati comasate

- C.P.M.

- P. E. R.T.

- graf

- etapa cantitativa

- etapa calitativa

- faza (eveniment)

- drum

- drum critic

- durata activitatii

- termen minim

- termen maxim

- program minorant

- program majorant

- rezerva de timp

- activitati comasate

- grafic retea calendaristic

- monitorizarea programului

- actualizarea programului

- produse software de management al proiectului

Întrebari

1. Ce procese cuprinde managementul timpului?

2. Care sunt etapele parcurse pentru elaborarea unui grafic calendaristic?

3. Ce elemente se pot regasi într-un grafic calendaristic?

4. Care sunt cele doua etape în elaborarea unui grafic retea si în ce consta fiecare dintre ele?

5. Care sunt elementele graficului retea si cum se determina marimea acestora?

6. Ce restrictii se impun la elaborarea unui grafic retea pentru programarea lucrarilor?

7. Ce reprezinta, cum se calculeaza si la ce serveste rezerva totala de timp?

8. Ce reprezinta, cum se calculeaza si la ce serveste rezerva libera de timp?

9. Prin ce se caracterizeaza drumul critic într-un grafic retea?

10. Ce deosebiri se înregistreaza între graficele retea cu activitatile reprezentate pe sageti si cele cu activitatile reprezentate în nodurile retelei ?

11. Ce reprezinta si la ce serveste graficul retea cu activitati comasate?

12. Ce reprezinta si la ce serveste graficul retea calendaristic? Ce avantaje are fata de graficul Gantt?

13. În ce consta monitorizarea si actualizarea programului de executie a proiectului?

14. Ce produse software pentru managementul proiectelor cunoasteti si ce probleme rezolva acestea?