Managementul comercial

Pe lânga activitatile de marketing, principalele domenii ale managementului comercial care îl privesc pe managerul de proiect sunt urmatoarele:

Evaluarea finala a proiectelor

Finanatarea

Contractele si negocierile (inclusiv achizitiile)

Contabilitatea, întocmirea facturilor si controlul creditelor

Asigurarea

Uneori se poate dovedi necesarî comandarea unui sudiu de fezabilitatesau a mai multora la diversi experti independenti deoarece evaluarea atenta a rezultatului financiar scontat are o mare influenta asupra majoritatii deciziilor de autorizare dincadrul proiectului.

Se folosesc în mod obisniut doua metode: metoda simpla a perioadei de recuperare si cea a actualizarii fluxului de numerar. Indiferent de ce metoda alege evaluatorul trebuie sa aiba la îndemâna o elavualre buna a sumelor si termenelor de plata  ale fiecarui element cheltuit important (iesirile de numerar) si ale fiecarui element de venit sau economie preconizat (intrarile de numerar)

Iesirile de numerar includ costul de achizitie, dobânzile la împrumuturi, costurile de exploatare si întretinere, costurile de instruire, alte cheltuieli si taxe, precum si toate impozitele ce trebuie platite.

Intrarile de numerar  pot cuprinde economiile realizate prin reducerea costurilor de exploatare si întretinere, venitul din vânzarea produsului rezultat, cote din vânzarea utilajelor, eventuale încasari din vânzarea echipamentelor loa sfâsitul perioadei lor de utilizare, precum si economiile realizate prin scutirile de impozite sau alte facilitati financiare guvernamentale.

Metoda simpla a perioadei de recuperare

Aceasta metoda compara intrarile si iesirile de numerar estimate pentri o optiune de investitie noua, comparativ cu cele pentru o optiune alternativa.

Metode care folosesc actualizarea fluxului de numerar

Metoda simpla a perioadei de recuperare este potrivita, daca perioada de recuperare totala este de un maxim doi ani. A este mai putin satisfacatoare daca luam în considerare perioade mai lungi. Orice suma de bani economisita sau cheltuita în viitor are o valoare reala mai mica decât daca ar fi economisita sau cheltuita în prezent. Desi inflatia costurilor are si ea un efect semnificativ, aceasta este neglijata de obicei în calculele de evaluare.

Finantarea proiectului

Sursele de finantare

Un manager de proiect ar putea sa nu fie nevoit sa se preocupe direct de finantarea proiectului. Exista totusi mai multe surse din care o organizatie poate sa faca rost de capitalul care trebuie investit în proiect.

Rezervele de numerar (banii tinuti în banca sau în investitii pe termen scurt)

Vânzarea de active

Ipotecarea unei proprietati

Obtinerea banilor de la o banca sau alta institutie financiara

Încheierea unor contracte de cumparare în rate

Închiriere sau leasing

Emiterea de obligatiuni

Calaborarea cu alte companii în cadrul unor consortii sau joint-venture în care competentele, resursele si riscurile sa fie împartite între companiile participante

Surse guvernamentle la nivel international, national, local, prin granturi directe sau facilitati fiscale.

Compania poate sa reduca suma pe care trebuie sa o împrumute daca reuseste sa-si îmbunatateasca fluxul de numerar. În acest scop se pot adopta urmatoarele masuri:

reducerea inventarului

folosirea în propriul avantaj a creditorilor comerciali, prin negocierea unor termene de creditare cât mai lungi

mentinerea debitorilor la minimum prin facturari promte si exacte

Consideratiile legate de finantarea proiectelor nu sunt numai grija cumparatorului. Uneori contractorul îsi poate asuma sarcina de a-l  asista sau sfatui pe client referitor la finantare; contractorul trebiue sa se asigure ca beneficiarul este apt financiar. Daca dimensiunile proiectului sunt considerabile comparativ ce celelalte activitati ale contractorului, trebuie luat în considerare fluxul de numerar. Contractoul poate fi nevoit sa finanteze singur anumite activitati costisitoare pâna când primeste banii de la client. Unii clienti nu întârzie plata doar întâmplator, ci pentru ca au politici deliberate de a le întârzia cât mai mult posibil. Un contractor cu experienta trebuie sa caute sa reduca la minim toate aceste efecte insisitând la includerea în contract  a platilor progresive. Banii de la clientii din strainatate sunt greu de colectat, deoarece exista risul întârzierilor mari sau chiar al neplatii.

Managerul de proiect al contractorului joaca un rol substantial în protejarea fluxului de numerar al organizatiei sale. Trebuie sa se asigure ca toate solicitarile de plata se emit cu maximum de promtitudine. Toate solicitarile trebuie sa fie corecte, însotite de certificatele cerute prin contract, de rapoarte sau de o documentatie precisa de export/ import pentru a se evita orice motiv de disputa.

Contractele

Toate documentele dintre client si contractor precum si cele dintre contractor si furnizorii si subcontractorii  sai sunt documente oficiale în forma scrisa. Acestea permit ca toate acordurile dintre parti sa ramâna disponibile pentru referiri ulterioare. Pentru ca un contract sa aiba valoare legala trebuie îndeplinite mai multe conditii:

1. Intentia   partile trebuie sa fie de acord ca respectivul contract cuprinde obligatii asumate în fata legii
2. Oferta si acceptarea ei -  contractorul trebuie sa faca o oferta clara, din care sa reiasa ca doreste sa încheie contractul în anumite conditii pe care le specifica, iar acest contract devine obligatoriu pentru ambele parti atuni când clientul îl informeaza pe contractor ca a acceptat oferta fara modificari. Este esential ca oferta sa fie bine definita prin niste specificatii complete si aduse la zi, atât cât se poate, corectate de câte ori este nevoie.
3. Angajamentul -  Prin încheierea contractului, fiecare parte se obliga sa ofere celeilalte un beneficiu de valoare. Nerespectarea uneia dintre parti a acestor conditii  duce la o actiune în justitie initiata de catre cealalta pentru încalcare de contract.
4. Capacitatea -  daca oferta facuta de o companie depaseste obiectul ei de activitate, ea nu mai este îndreptatita sa faca oferta respectiva si contractul devine nul.

Documentele contractuale trebuie sa specifice clar, fara ambiguitati, rolul exact jucat de contractor. Unele institutii de specialitate, asociatii profesionale si companiile mari si-au creat formulare standard pentru contracte.

Structurile de plata contractuala

Exista multe cai prin care contractorii si clientii lor stabilesc preturile si modalitatile de plata. Conditiile depind de urmatorii factori:

Riscul, incertitudinea, sau orice alt factor care afecteaza acuratetea cu care poate fi definit, estimat, si bugetat un proiect.

Dorinta clientului de a-l stimula pe contractor. Acestea sunt de obicei legate de terminarea înainte de vreme sau sub bugetul prevazut, dar pot avea efect si asupra standardelor de calitate si profesionalism. În contract se poate include si o penalizare, în încercarea de a limita scaderea performantelor.

Consideratii privind stabilirea preturilor

Orice companie are o politica generala bine definita de stabilire a preturilor care determina ferm tintele de profit si relatia dintre costurile estimate si preturile de vânzare. Deciziile privind preturile proiectelor nu sunt luate de managerul de proiect ci de conducerea superioara a firmei. Uneori, în perioadele cu prea putine proiecte se accepta comenzi la un pret atât de cazut încât obtinerea de profit cade din start. Acest lucru se practica pentru a nu destrama o echipa bine structurata, aceste contracte fiind denumite "contracte punte". Riscul adoptarii unor asemenea politici este acela ca si altadata beneficiarii sa revina si sa fie uluiti de noile preturi. Un alt risc este acela de a materializa proiectul subcotat mai târziu decât preconizat, ramânând în sarcina contractorului chiar atunci când apar proiecte mult mai profitabile.

Contractele cu pret artificial scazut sunt efectuate atunci când se încearca patrunderea pe o piata noua.

Contracte cu preturi fixe

Contractul cu pret fix este rezultatul situatiei familiare în care unul sau mai multi contractori liciteaza pentru obtinerea unei comenzi în conditiile unor specificatii clare prezentate de client în care se da pretul total pentru întreaga activitate. Contractorul trebuie sa fie capabil sa termine proiectul fara a depasi costurile estimate si acceptate.

Contracte cu costuri decontabile

Sunt stabilite pe baza unui aranjament prin care clientul deconteaza cheltuielile efectuate pentru munca depusa dupa un sistem prestabilit. Preturile fixe sunt ocolite de contractori daca proiectul este de mari dimensiuni, sau implica un grad ridicat de risc. În orice contract în care plata este legata de efectuarea anumitor segmente convenite de activitate, clientul vrea sa se asigure de autenticitatea solicitarilor de plata.

Acuratetea estimarilor poate aparea mai putin importanta daca nu avem de a face cu preturi fixe, dar ofertele trebuie sa contina estimari de bugete. Daca contractorul va estima costuri prea mari, risca sa piarda licitatia, pe când daca din dorinta de a câstiga contractul le face artificial mai mici, va veni momentul când va cere plata reala, dând nastere unor dispute. Inexactitatile de estimare prejudiciaza toate încercarile ulterioare de planificare, esalonare în timp, si de control managerial.

Între  contractor si client se convin frecvent plati intermediare sau pe faze de proiect Acest lucru permite contractorului sa elibereze facturi si pe parcursul proiectului astfel încât sa nu fie nevoit sa suporte singur costul intergral pâna la terminare, cândse factureaza pretul total.

Asigurarile

Proiectele au tendinta de genera mai multa incertitudine decât s-ar dori. O parte din resposabilitatile managerului este de a indentifica cât mai multe dintre riscuri si de a decide cum sa le contracareze.

Exista si riscuri pe care nici o companie de asigurari nu le va accepta: de obicei acest lucru se petrece când se considera ca riscul este mai degraba o certitudine si nu o probabilitate, sau daca se crede ca beneficiarul ar obtine un câstig în urma încasarii asigurarii.

Compensatiile legale

Unele firme sunt obligate sa-si asigure, fara limitare angajatii împotriva accidentelor sau îmbolnavirilor care ar putea rezulta în urma muncii prestate. Toate posibilele compensatii ce s-ar putea pretinde din partea contractorilor trebiue sa fie acoperite de asigurare într-un mod corespunzator. Beneficiarul trebuie sa cerceteze daca contractorul este acoperit în mod corespunzator împotriva cererilor de despagubiri în caz de accidente, de boala sau de deces, provocate diverselor persoane din cauza proiectului.

În urmatoarele situatii este nevoie de asigurare:

Compensatii acordate persoanelor pentru diverse vatamari corporale

Pierderea sau deteriorarea bunurilor în posesie

Pierderi financiare

Încalcarea dreptului de proprietate

Accidente

Daune cauzate de produsele proiectului (care apar în urma utilizarii produsului)

Neglijenta profesionala

Disconfortul cauzat de lucrari

Afectarea mediului

Forme de asigurare a activitatii în cadrul proiectului

Asigurarea pe zece ani -destinata sa acopere daunele cauzate de un defect inerent al proiectarii, materialelor, sau constructiei proiectului.

Accidente si îmbolnaviri - destinate personalului

Asigurarea persoanelor cheie

Asigurarile pecuniare - protejeaza compania împotriva pierderilor financiare produse de o varietate de cauze. Tot aici intra si asigurarea creditelor de export.