Managementul de proiect reprezinta totalitatea activitatilor de planificare, programare si control ale unui proiect in vederea obtinerii rezultatului dorit.
In sens mai larg, prin mangement se intelege procesul de realizare a unei lucrari de catre alte persoane, folosind resurse umane, materiale si timp pentru a atinge obiectivele propuse. Particularitatea notiunii de management consta in atingerea obiectivelor prin efortul altor oameni care constituie echipa de proiect.
O definitie mai cuprinzatoare a managementului de proiect ar putea fi urmatoarea:
'Managementul de proiect este un proces dinamic, administrat in cadrul unui set definit de constrangeri, care organizeaza si administreaza resursele adecvate intr-un mod controlat si structurat astfel incat sa indeplineasca anumite obiective clar definite'.
Prin resursele proiectului se inteleg atat resursele financiare necesare pentru realizarea acestuia cat si: sisteme informationale si tehnice, unelte si echipamente, efortul comun al unei echipe, abilitatile si talentul membrilor echipei de proiect.
Succesul unui proiect este afectat de o serie de factori, atat interni proiectului cat si din mediul extern al proiectului. Expertii Mark Lilly si Tim Rahschulte au ajuns la concluzia ca exista 10 reguli pentru a finaliza cu succes un proiect, prezentate in continuare:
Regula nr.1: Sa stii exact ce ai de facut !
Analizeaza:
Unde vrei sa ajungi;
Ce vrei sa realizezi;
Cum poti coordona proiectul tau cu alte proiecte;
Cum poti evita conflictul cu alte proiecte.
Regula nr.2: Sa stii exact de ce faci ceea ce faci !
Acest lucru:
Da perspectiva si dimensiune proiectului si arata ca proiectul exista nu doar pentru a exista;
Demonstreaza ca atunci cand necesitatea unui proiect este bine motivata, sansele de reusita sunt mai mari;
Un proiect ia fiinta din cauze:
Interne (probleme de functionare);
Externe (modificari ale pietei, ocazii/oportunitati).
Regula nr.3: Sa stii exact cum faci ceea ce faci !
Nici o organizatie nu are fond de timp si de bani nelimitat, de aceea sunt necesare prudenta si planificarea.
Fii pregatit sa faci fata:
Esecului;
Surprizelor;
Succesului.
Louis Pasteur spunea: „Soarta ii favorizeaza doar pe cei pregatiti”.
Regula nr.4: Nu te intinde mai mult decat ti-e plapuma !
Constientizeaza nivelul capacitatilor tale;
Bazeaza-te doar pe ceea ce stii,
Externalizeaza ceea ce nu cunosti bine sau fa parteneriate cu experti care au experienta mai multa.
Regula nr.5: Invata cum sa navighezi !
Pentru a duce la bun sfarsit un proiect ai nevoie de:
Un plan de lucru;
Timp pentru a planifica;
Viziunea asupra rezultatului final;
Etape, termene si rezultate intermediare;
Metodologie de lucru tipizata (in timp ea va fi adaptata si imbunatatita);
Capacitatea de a naviga precis printre probleme si piedici de orice fel.
Regula nr.6: Fii capabil sa comunici
Este absolut necesar sa comunici eficient in scris, verbal, cu corpul sau vizual..
Comunica cu sefii, actionarii, cei de deasupra ta;
Comunica cu membrii echipei de proiect;
Transmite informatii detaliate, colorate, clare, cu exemplificari;
Transmite doar informatii bazate pe fapte reale;
Insoteste vestile proaste doar de masuri reparatorii;
Sa stii cand sa taci.
Regula nr.7: Invata sa reusesti !
Scopul proiectelor este sa reuseasca. Pentru a reusi trebuie in primul rand sa insufli acest spirit echipei de proiect. Toate proiectele depind de trei factori de putere:
Resurse umane;
Resurse financiare;
Pregatire profesionala.
Daca lipseste unul din acesti factori, proiectul va fi suferind si managerul de proiect va avea probleme. Atitudinea pozitiva este obligatorie.
Regula nr.8: Invata sa pierzi !
Daca vrei sa pierzi compromite unul din factorii enuntati anterior. Dar tu nu vrei sa pierzi, si atunci vei pregati o varianta de corectare atunci cand exista riscul ca un proiect sa fie compromis. Nu uita ca cel mai bine se poate invata din greseli, ale tale si ale altora. Asuma-ti pierderea si asigura-te pe viitor sa nu faci acele greseli.
Proiectele pot esua daca:
Nu exista angajament din partea conducatorilor;
Viziunea si rezultatele proiectului nu sunt clare;
Nu exista comunicare eficienta;
Si multe, multe alte cauze.
Regula nr.9: Invata sa stii cand proiectul este gata !
La finalul fiecarei faze (etape) din proiect, acesta poate fi incheiat sau continuat.
Rezultatele intermediare trebuie sa fie analizate si comparate cu cele prevazute initial;
Daca raspunsul este pozitiv, proiectul poate continua;
Daca nu, se vor gasi solutiile de obtinere a rezultatelor. Daca intervine o problema majora care impiedica atingerea rezultatului proiectat, se va lua decizia de intrerupere a proiectului pentru evitarea consumului inutil de resurse si obtinerea unor rezultate nedorite de catre organizatie.
Regula nr.10: Invata sa inveti !
Proiectul nu este pe deplin incheiat cu succes daca nu ai invatat nimic din el sau nu ai transmis si altora invatamintele trase.
Invatatura inseamna putere !
Succesul unui proiect se realizeaza printr-o aplicare inteligenta a unor principii sanatoase, respectiv a unor modele create in urma experientei castigate.
Managementul de proiect ca sistem
Managementul de proiect poate fi privit ca un sistem alcatuit din 7 subsisteme:
□ Control
□ Planificare
□ Informare
□ Metode
□ Cultura
□ Organizare
□ Uman
Aceste subsisteme, fiecare in parte sunt la fel de importante, caci oricare dintre ele lipseste proiectul va avea de suferit in derulare.
Managementul de proiect ca sistem poate fi privit ca o piramida care are la baza subsistemul uman, ceea ce demonstreaza ca toate celelalte subsisteme depind de componenta umana pentru suport.
CONTROL Verifica
progresul Compara
cu planul Ia
masuri corrective Audit performanta
UMAN Conducere Motivare Comunicare Negociere Formarea echipei Luarea
deciziilor
Subsistemul Uman
Un manager de proiect trebuie sa fie capabil sa trateze efectiv cu toate componentele acestui subsistem pentru ca proiectul sa aiba succes.
Subsistemul Metode
Metodele se refera la uneltele folosite pentru indeplinirea sarcinilor: CAD – computer-aided - design, utilizarea de modele, programe, estimari s.a.
Subsistemul Cultura
Acest subsistem se refera la cultura organizatiei care afecteaza intreaga activitate desfasurata in cadrul proiectelor. Cultura este formata din valori, atitudini, credinte, comportament si traditii pe care le impartasesc angajatii unei organizatii. Una din problemele importante cu care se confrunta managementul de proiect o constituiemodalitatea diferita de gandire a membrilor echipei ca urmare a valorilor personale rezultate din mediul din care provin ca indivizi. Aceste valori trebuie cunoscute, intelese si respectate.
Subsistemul Organizare
Fiecare organizatie implicata in initierea si derularea proiectelor trebuie sa trateze cu toata seriozitatea modalitatile de desemnare si de definire a notiunilor de „autoritate” si „responsabilitate”. De multe ori managerii deleaga responsabilitatea fara insa a da celui delegat si autoritatea pentru indeplinirea sarcinilor.
Subsistemul Planificare
Pentru a obtine succesul unui proiect este absolut necesar a se face o planificare corecta a acestuia. Orice organizatie are nevoie de o metodologie de planificare pentru proiecte, fapt ce va asigura reusita in derularea acestora.
Subsistemul Informare
Multe probleme in organizatii si in derularea proiectelor apar legate de „informare si informatii”. Datele istorice, necesare pentru o buna planificare nu sunt pastrate si prin urmare organizatiile au informatii reduse referitoare la propriile experiente. Stiind ca un buget proiectat al proiectului nu poate fi depasit, dar nici nu este bine sa nu realizeze bugetul proiectat, multe organizatii transfera fonduri de la proiectele care ies sub buget, contaminand bazele de date si informatia continuta de acestea. Acest fapt va duce la o bugetare inadecvata a viitoarelor proiecte.
Subsistemul Control
Subsistemul control are ca suport subsistemele informare si de planificare. Pentru a exercita controlul este nevoie de ambele. Controlul se face prin compararea:
Unde te afli Unde
ar trebui sa fiu
si prin adoptarea deciziilor privind masurile de corectare a deviatiilor.
Este nevoie de un plan si de informatii
pentru a putea stii unde se afla proiectul si unde ar trebui
sa fie. Daca oricare din cele doua elemente lipseste
controlul nu poate fi exercitat.
SCHEMA MANAGEMENTULUI DE PROIECT
Prin urmare, elementele care constituie principala preocupare a managementului de proiect sunt:
Oameni, organizatii, institutii
Achizitia si controlul resurselor
Planificarea si programarea
Procurarea si contractarea
Interactiunea cu mediul
Toate aceste elemente, se regasesc, in diferite proportii in toate proiectele.
Managementul de proiect utilizeaza ca instrument principal pregatirea si competenta profesionala a specialistilor din diverse domenii, in toate fazele, incepand din stadiul de creatie si terminand cu stadiul de realizare.
Esential in managementul de proiect este o clara delimitare a autoritatii si responsabilitatilor.
Deci, managementul de proiect este o tehnica manageriala de realizare a unui obiectiv pe baza unui plan detaliat - un proiect.
Tehnica managementului de proiect ajuta la:
clarificarea obiectivelor (ceea ce ne propunem sa obtinem)
planificarea, monitorizarea si controlarea personalului, banilor si bunurilor patrimoniale (fizice) care vor contribui la indeplinirea proiectului
furnizarea si monitorizarea unui anumit standard de calitate
asigurarea unui sistem unitar de comunicare intre persoanele care lucreaza disparat (uneori opuse din punct de vedere profesional)
clarificarea si reducerea riscurilor
reducerea costurilor prin maximizarea eficientei.
Cele mai importante activitati pe care le presupune managementul de proiect sunt:
n identificarea datelor initiale ale proiectului
n conceperea proiectului
n conceperea si implementarea sistemului de evaluare continua
n implementarea proiectului, in concordanta cu planul elaborat in proiect
n monitorizarea implementarii proiectului
In aceasta etapa a ciclului managementului se urmareste definirea activitatilor necesare, modurile posibile de indeplinire a acestora si potentialele constrangeri. Se procedeaza la o analiza din punct de vedere tehnic, logistic sau administrativ.
Tot acum se va face si o analiza din punct de vedere social, economic si politic a situatiilor existente in mediul proiectului (comportamentul uman si organizarea sociala).
Mediul proiectului - este definit ca ansamblul de oameni, lucruri si institutii care inconjoara proiectul si interactioneaza cu el.
Doua caracteristici importante ale mediului se fac resimtite la noi:
1. turbulenta mediului - tendinta catre schimbari neasteptate si rapide
2. lipsa frecventa de resurse.
Patru mari grupe de factori caracterizeaza mediul unui proiect:
1. factori fizici - mediu fizic
2. factori economici, financiari - mediul economic si financiar
3. factori institutionali si politici - mediul institutional si politic
4. factori socio-culturali - mediul socio-cultural
Analiza trebuie facuta cu atentie caci, de multe ori, oamenii din mediul proiectului si cei din cadrul proiectului nu impartasesc obiectivele, valorile si normele proiectului.
Planificarea este partea fundamentala a managementului. Existenta planului ofera directia si cadrul procesului de management.
Planificarea presupune intelegerea a ceea ce trebuie facut pentru a constitui proiectul si trasarea unui program care sa indice cand vor fi intreprinse activitatile. De asemenea, presupune pregatirea bugetelor de fonduri si resurse, constituirea unei structuri organizatorice adecvate si identificarea necesarului de resurse umane.
Planificarea proiectelor reprezinta de fapt listarea, in detaliu, a actiunilor necesare pentru finalizarea cu succes a proiectului, avand permanent in vedere cele 4 dimensiuni cheie ale proiectului.
Organizarea presupune asigurarea disponibilitatii resurselor umane, materiale si financiare necesare pentru realizarea proiectului. Totodata, presupune distribuirea responsabilitatilor membrilor echipei de proiect si desigur, coordonarea tuturor activitatilor proiectului.
Functiile de autorizare si imputernicire le revin managerilor de proiect. Aceste functii confera legitimitate tuturor celor care lucreaza in cadrul proiectului. Pe de alta parte, permit managerului delegarea si stabilirea responsabilitatilor fiecarei persoane din proiect.
Monitorizarea este supravegherea continua sau periodica a implementarii unui proiect.
Se monitorizeaza progresul fizic si impactul proiectului. Pentru aceasta, trebuie sa existe un sistem pentru monitorizare si raportare pe parcursul desfasurarii proiectului.
Resursele, activitatile si realizarile sunt monitorizate in raport cu obiectivele (generale si specifice). Pentru aceasta se folosesc indicatorii.
3. Stilurile de management
a) Managementul de tip Mac Gregor
Managementul de tip Mac Gregor defineste doua viziuni:
Viziunea X porneste de la
ideea ca o persoana nu lucreaza decat constransa,
controlata permanent si desigur sanctionata ori de cate ori
greseste. In aceste conditii persoana respectiva nu va avea
initiative, sau va fi mai mult decat prudenta in luarea initiativelor
dar in mod cert nu-si va asuma responsabilitati ci le va
lasa sefului ierarhic superior.
Viziunea Y considera ca existe persoane natural
dotate pentru pasiunea lucrului bine facut cu conditia sa
poata sa-si dezvolte propriile initiative. Asemenea
persoane sunt capabile sa adere la un obiectiv si sa-si
asume responsabilitatile de gasire a mijloacelor practice de
auto-control.
Cele doua viziuni sunt contradictorii, deoarece viziunea X duce la respingerea schimbarilor in contrast cu viziunea Y.
b) Managementul de tip Blake & Mouton
Acest tip de management porneste de la intelegerea echipei de proiect ca un sistem in care se manifesta diferente caracteristice de care trebuie sa se tina cont, si anume:
Membrii echipei vor avea obiective colective dar si obiective
individuale;
Rezultatele obtinute sunt atat colective cat si
individuale;
Structura care organizeaza si stabileste
relatiile inter-umane precum si modul in care se face repartizarea
autoritatii si a responsabilitatilor.
Aceasta teorie permite stabilirea unui echilibru intre interesul pentru elementul uman, pe de o parte, iar pe de alta parte pentru rezultatele asteptate.
c) Managementul de tip „One minute” manager
Acest stil de management consta in faptul de a rezerva „un minut” pe zi pentru a inventaria resursele echipei de proiect, fapt ce duce la o mai buna comunicare intre management si echipa dar si intre membrii echipei. Etapele acestui stil de management sunt:
Definire clara a obiectivului pentru un colaborator
in maxim 250 de cuvinte;
Consacrarea unui minut pe zi pentru aprecierea muncii
fiecarui membru al echipei;
Sprijinirea colaboratorului aflat in dificultate si
remotivarea acestuia ulterior.
d) Managementul prin obiective
Managementul prin obiective (MPO) este un stil managerial participativ dar impersonal, caci obiectivele vor fi definite de conducatorul de proiect ca parte a sistemului de control si planificare. El pune accentul prioritar pe rezultatele obtinute, care vor fi corelate cu obiectivele propuse, fata de procesele de obtinere a acestora. Asadar, MPO va indica rezultatele care trebuie obtinute si va lasa o plaja destul de larga in ce priveste utilizarea mijloacelor de realizare. De aceea, sistemul MPO va dezvolta logic planurile generale ale echipei prin care obiectivele generale si specifice sunt defalcate in obiective manageriale individuale. In acest mod are loc intalnirea dintre punctele de vedere ale echipei luata ca ansamblu si punctele de vedere individuale ale membrilor echipei.
Caracteristicile distinctive ale MPO sunt:
Definire clara a responsabilitatilor
individuale;
Definire clara a sarcinilor si obiectivelor
exprimate in termenii rezultatelor asteptate;
Dezvoltarea masurilor cantitative si calitative
in activitatea manageriala;
Analiza potentialelor abilitati ale
managerului pentru reusita implementarii proiectului.
Acest sistem de management ajuta in mod clar planificarea, conducerea, controlul si comunicarea, caci managerul intelege ce anume i se cere si care sunt sarcinile pe care este obligat sa le realizeze. El va converti planurile strategice in planuri manageriale de actiune. In sistemul MPO managerul general va defini sarcinile fiecarui departament managerial si va insista pe lucrul in echipa, in felul acesta responsabilitatea realizarii obiectivelor este repartizata si masurata.
Dezavantajul major al acestui sistem este faptul ca acesta impune o schimbare importanta in activitatea managerului general si in stilul lui de conducere, fapt ce nu intotdeauna este usor de realizat. Pe de alta parte exista un risc major asupra proiectului creat de inflexibilitate, inadaptabilitate la acest stil de management. De asemenea, exista riscul insistarii mai mult asupra necesitatilor individuale in detrimentul celor colective.
Monitorizarea obiectivelor in cadrul acestui sistem se va face prin tehnica numita „managementul rezultatelor”.
e. Managementul prin exceptii
Managementul prin exceptii (MPE) este o alta tehnica manageriala care pune in centrul sau atentia managerului spre realizarea activitatilor care nu se desfasoara in conformitate cu planul propus si care necesita control sporit pentru asigurarea succesului proiectului. Aceasta tehnica se aplica atunci cand proiectul aflat in implementare are o sumedenie de activitati, in general un numar mai mare de 100, ceea ce impiedica managerul sa le monitorizeze pe toate. In aceasta situatie, managerul va selecta doar activitatile problematice, critice sau care prezinta intarzieri fata de plan ca timp sau ca buget sau, pur si simplu activitatile care nu corespund cerintelor de calitate impuse.
f. Managementul activ
Atunci cand un proiect se afla in derulare, controlul trebuie efectuat in permanenta. Informatiile manageriale care provin din planificare pot fi utilizate pentru a elabora un mecanism specific de control care va functiona pe toata perioada de implementare a acestuia, altfel spus pe toata durata de viata a proiectului.
Pentru ca acest stil managerial sa poata fi implementat cu succes este necesar:
Sa se decida in avans o serie de criterii de
monitorizare si de analiza a diferitelor niveluri de autoritate din
proiect;
Sa se gandeasca mecanismele de progres
fata de un plan propus;
Sa se gaseasca caile de coordonare a
schimbarilor de obiective si listari din cadrul proiectului.
In cadrul acestui stil managerial accentul prioritar se pune pe monitorizare. Astfel, cea mai practica si rapida cale este de a implica participantii la proiect in monitorizarea activa a acestuia, adica fiecare participant la implementarea proiectului va face raportari ale progresului obtinut pe nivelul sau de autoritate, si anume:
membrii echipei de proiect
Vor intocmi rapoarte sumare saptamanale
catre managerul de proiect;
Vor face o analiza personala a sarcinilor
necritice,
Vor face o analiza oficiala a sarcinilor de pe
drumul critic care implica o analiza personala.
managerul de proiect:
Va analiza fiecare sarcina pe drumul critic;
Va analiza termenii de risc crescuti;
Va analiza fiecare stagiu sau jalon;
Va analiza cresterea cheltuielilor majore,
Va face verificari selective pe niveluri detaliate,
Va intocmi rapoartele aferente catre managementul de
varf.
managementul de varf:
Constituie autoritate pentru rezumatul proiectului;
Autoritate pentru completarea rezumatului proiectului;
Va face monitorizarea lunara a progresului proiectului;
Va face verificari selective pe nivele detaliate.
Cand vorbim despre managementul de proiect exista 'zone-cheie', ca:
managementul timpului
managementul resurselor umane
managementul altor resurse (financiare si materiale)
Se refera la:
asigurarea ca proiectul se va incheia la timp
programarea utilizarii resurselor
reprogramarea proiectului conform experientei
prevederea problemelor inaintea aparitiei lor
Legat de managementul timpului, se pot concretiza o succesiune de etape, dupa cum urmeaza:
n Stabilirea cu maxim de precizie a obiectivului. indiferent de natura obiectivului propus, acesta trebuie stabilit cu realism, in urma unor analize atente.
n Elaborarea planului pentru atingerea obiectivelor. Planul de actiune intocmit trebuie sa fie legat direct de obiectivul propus. Planul trebuie sa fie flexibil, pentru a exista alternative reale pentru atingerea obiectivelor. Pentru a fi util, planul trebuie sa contina criteriile de evaluare: calitate, termen, responsabilitati.
n Elaborarea listei de prioritati. Listele de prioritati se intocmesc, periodic, pe baza planului. pe de alta parte, un manager nu trebuie sa ramana 'incremenit in proiect' (Gabriel Liiceanu), ci trebuie sa gaseasca alternativele viabile in timp real.
n Folosirea in mod real a delegarii. Este foarte indicat sa se practice acest principiu pentru cresterea eficientei in realizarea proiectului.
n Controlarea, evaluarea, actualizarea. Se refera la compararea permanenta a situatiei proiectate cu situatia reala, la analizarea cu discernamant a oportunitatilor si problemelor aparute si la luarea deciziilor corespunzatoare atingerii obiectivelor.
Managementul resurselor umane este o abordare strategica si coerenta a echipei care este implicata sau trebuie sa fie implicata in realizarea proiectului. Aceasta deoarece, oamenii reprezinta una din cele mai importante resurse intr-o echipa. Membrii echipei furnizeaza talent, indemanare si creativitate, sunt capabili de efort si capacitate de conducere, ceea ce contribuie direct la performanta echipei luata ca ansamblu.
Managementul resurselor umane presupune:
asigurarea ca oamenii implicati in proiect sunt disponibili la timpul potrivit
asigurarea ca membrii echipei isi cunosc rolul si pot sa-si indeplineasca angajamentele
administrarea asteptarilor oamenilor
rezolvarea conflictelor dintre oameni
schimbarea rolurilor dintre oameni in lumina experientei
Prin alte resurse necesare derularii unui proiect se inteleg resursele materiale si resursele financiare. Este foarte importanta anticiparea si planificarea cerintelor proiectului legate de resurse, cat si utilizarea optima a acestora. desigur ca, situatia ideala in domeniul resurselor este atunci cand cererea este egala cu oferta resurselor disponibile. In cazul unei neconcordante, fie se vor amana activitatile de lansare, fie se va modifica planificarea in functie de disponibilul resurselor, fie se vor realoca resursele pe fiecare activitate. Estimarea resurselor se face corelat cu scopul proiectului
Managementul altor resurse presupune:
asigurarea ca sunt alocate resursele adecvate
asigurarea ca resursele adecvate sunt disponibile la timpul potrivit
realocarea resurselor in lumina experientei
dimensionarea activitatilor in functie de resursele limitate
realizarea unui impact maxim cu resursele disponibile
|
