Monitorizarea proiectelor
Monitorizarea reprezinta urmarirea continua sau periodica a implementarii proiectului. Monitorizarea urmareste, pe langa progresul fizic al proiectului, incadrarea in costurile propuse si aprobate, realizarea activitatilor descrise, natura impactului proiectului si efectele generate de implementarea acestuia asupra grupului tinta si a beneficiarilor.
1.1. Ce se monitorizeaza ?
Atingerea obiectivelor propuse
Costurile realizate in raport cu costurile planificate
Derularea in timp a activitatilor pentru atingerea rezultatelor asteptate
Calitatea muncii echipei de proiect implicate
Disponibilitatea resurselor planificate.
1.2 Instrumente in monitorizarea proiectelor
Workshop-uri, vizite, intalniri periodice de informare. Scopul acestora se refera la:
Monitorizarea progreselor realizate in implementarea proiectului
Pregatirea modului de realizare a etapelor urmatoare
Informarea continua a membrilor echipei de implementare, a colaboratorilor externi, a beneficiarului de proiect, a partenerilor si a finantatorului
Rapoartele intocmite de managerul de proiect catre finantator si organizatia beneficiara. In general, rapoartele se intocmesc intr-un anumit format, solicitat de finantator, care permite urmarirea resurselor, activitatilor si rezultatelor inregistrate in raport cu obiectivul general si obiectivele imediate ale proiectului.
In general, se intocmesc rapoarte trimestriale si un raport final, compuse din rapoarte narative si rapoarte financiare.
Rapoartele intocmite trebuie sa indeplineasca anumite conditii de prezentare a realitatii proiectului:
o Sa fie clare
o Sa fie concise
o Sa fie complete
o Sa fie corecte
o Sa fie convingatoare
Asadar, rapoartele prezinta activitatile derulate, perioada de timp necesara, costurile inregistrate, rezultatele obtinute in comparatie cu elementele programate in fundamentarea proiectului. De asemenea, se prezinta problemele intampinate, solutiile adoptate si recomandarile pentru actiuni viitoare.
5.2. Evaluarea proiectelor
La terminarea proiectului e momentul sa se raspunda la intrebarea: A fost sau nu acesta un succes? Aprecierea obiectiva a reusitei proiectului se realizeaza prin evaluare. Daca ne gandim ca un proiect cu adevarat de succes este realizat in timpul prevazut, cu resursele alocate si la nivelul de performanta dorit, evaluarea va trebui sa raspunda la toate aceste elemente. Pentru a aprecia masura in care proiectul s-a realizat la nivelul de performanta dorit se vor utiliza indicatori de performanta inclusi in schema de evaluare.
Evaluarile sunt aprecieri independente ale impactului sau relevantei proiectului, desfasurate de colaboratori externi. Evaluarea este:
un proces de determinarea nivelului de atingere a obiectivelor programului
un instrument managerial si de decizie
Scopul evaluarilor este de invatare, indrumare si control in baza celor realizate in proiect ca experienta pozitiva pentru urmatorul proiect.
2.2 Cerintele evaluarii
Schema de evaluare a proiectului trebuie conceputa inca din faza de planificare si inclusa in planificarea si bugetul proiectului. Ea presupune stabilirea unor criterii, indicatori si standarde de performanta si calitate al caror rol este de a ne ajuta sa raspundem la intrebarea: A avut proiectul rezultatul si impactul dorit ?
Datele obtinute prin monitorizare si evaluare se vor utiliza pentru redactarea raportului final catre organizatie (si finantator, daca e cazul).
O evaluare eficienta presupune cateva cerinte esentiale:
obiectivele sa fi fost clare celor evaluati;
monitorizarea sa fi fost efectuata pe parcursul intregii activitati;
informatiile sa fi fost culese si prelucrate cu grija;
evaluatorii sa doreasca sa fie critici cu activitatea lor si a organizatiei;
dupa evaluare, oamenii trebuie sa-si doreasca sa procedeze la schimbarile impuse de rezultatele evaluarii sau sa lase organizatia sa produca aceste schimbari.
Astfel, evaluarea nu este un control, ci o modalitate de a afla daca proiectul are obiective mari si realiste. In acest sens, evaluarea poate fi atat calitativa cat si cantitativa.
2.3. Cine face evaluarea
Unele evaluari se pot face cu participarea activa a echipei proiectului, nefiind necesara o evaluare externa, independenta. In acest tip de evaluare sunt implicati managerul de proiect si membrul conducerii care este responsabil de supervizare. Evaluarea din exterior o poate face finantatorul, organismele guvernamentale interesate, organizatiile partener, beneficiarii, etc.
2.4. Ce se evalueaza ?
Evaluarea reprezinta emiterea de judecati privind progresul inregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse. (Charities Evaluation Services)
Evaluarea se concentreaza asupra a patru aspecte principale:
resurse investite,
activitati desfasurate,
rezultate obtinute,
impactul realizat,
si trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari:
in ce masura proiectul si-a atins obiectivele si daca nu, de ce nu?
in ce masura munca (activitatea) a meritat sa fie prestata?
in ce masura a fost bine facuta?
in ce masura resursele au fost utilizate in mod eficient?
ce anume a ramas nerezolvat?
Pentru a putea fi bine realizata, evaluarea necesita efectuarea monitorizarii ca etapa intermediara si presupune stabilirea prealabila a unor indicatori si standarde de performanta.
In cazul evaluarii din interior, este util, ca inainte de a trece la proiectarea schemei de evaluare, sa se efectueze analiza factorilor interesati, pentru a identifica persoanele, grupurile, organizatiile si institutiile afectate de cauzele, activitatile sau efectele proiectului. Astfel, se va include in evaluare impactul produs de proiect asupra fiecaruia dintre acestia.
In cazul proiectelor, cel mai frecvent se evalueaza:
performanta proiectului in atingerea obiectivelor si asigurarea calitatii dorite;
performanta echipei de proiect si relatia sa cu conducerea organizatiei;
relatia cu finantatorul sau sponsorul;
relatia cu partenerii de proiect;
relatia cu autoritatile locale sau centrale;
impactul proiectului asupra grupului-tinta si beneficiarilor
In cazul evaluarii din exterior, obiectivul evaluarii depinde de cine face evaluarea. De exemplu.
Finantatorul evalueaza masura in care proiectul a respectat planificarea si standardele stabilite initial, si daca nu, ce efect a avut acesta asupra atingerii obiectivelor;
Autoritatile verifica daca s-au respectat standardele cantitative si mai ales calitative si daca s-a obtinut impactul dorit;
Organizatiile partenere evalueaza atingerea obiectivelor parteneriatului si calitatea relatiilor de colaborare;
Beneficiarii evalueaza respectarea standardelor stabilite initial, etc.
2.5. Etapele procesului de evaluare
a). Pre-evaluarea (planificarea evaluarii) – in aceasta etapa se ia decizia efectuarii evaluarii, se stabileste ce anume se evalueaza, se aleg si se schiteaza metodele de evaluare si se aleg indicatorii.
De ce se face ?
Pentru cine se face ?
Ce anume este de evaluat ?
De catre cine ?
Cum urmeaza sa se faca ?
Cand se evalueaza ?
Ce resurse sunt implicate in evaluare ?
Cum vor fi folosite rezultatele ?
b). Evaluarea propriu-zisa
Se colecteaza informatiile:
ce anume s-a facut - date cantitative si calitative
cum anume s-a facut - chestionare, observare
Se analizeaza informatiile
interpretarea informatiilor
aprecierea rezultatelor
Se prezinta rezultatele evaluarii
validarea analizelor si judecatilor
elaborarea raportului final de evaluare
c) Post-evaluarea
Se obtine acordul asupra recomandarilor
Se produc schimbarile reiesite din recomandari
Se revizuiesc necesitatile de evaluare si proiectare a evaluarii
2.6. Colectarea informatiilor pentru evaluare
Informatii colectate deja la momentul evaluarii, in activitatea de monitorizare
- statistici
- rapoarte scrise si note asupra unor evenimente si diferite activitati
- jurnale de activitate
- liste de contact
- chestionare
- inregistrarea reclamatiilor
Colectarea de noi informatii, la momentul evaluarii
- chestionare
- interviuri
- fotografii, inregistrari video
2.7. Raportul de evaluare
Raportul de evaluare trebuie sa cuprinda:
obiectivele avute in vedere;
ce anume informatii si date au fost colectate si cum au fost ele colectate si analizate;
ce demonstreaza informatiile colectate;
cum a fost facuta evaluarea si cine a fost implicat;
daca au fost atinse obiectivele fixate la inceput;
ce alte rezultate au fost atinse;
ce noi necesitati, din care ar rezulta noi obiective, au aparut pe parcursul proiectului si ce anume isi propune organizatia sa intreprinda in legatura cu ele;
ce recomandari se fac pentru viitor?
2.8. Evaluarea proiectului de catre finantator
Un element care impune efectuarea unei evaluari, in special in cazul proiectelor, il constitute relatia cu finantatorul.
Orice finantator doreste sa vada, la sfarsitul unui proiect, daca 'investitia' lui a fost eficienta si in ce masura. Pentru aceasta, la sfarsitul proiectului exista urmatoarele posibilitati prin care finantatorul poate evalua performantele organizatiei:
organizatia trimite finantatorului un raport cuprinzind si concluziile reiesite din autoevaluare;
finantatorul executa el insusi evaluarea;
finantatorul angajeaza o institutie specializata in evaluare;
Finantatorul are in atentie, de regula, urmatoarele aspecte:
daca proiectul s-a desfasurat conform planificarii;
in cazul in care au intervenit schimbari in ceea ce priveste derularea in timp a etapelor proiectului, caror cauze li s-au datorat schimbarile respective;
daca banii au fost cheltuiti conform capitolelor prevazute in buget;
in cazul in care cheltuielile pe capitole de buget nu corespund cu cele prevazute in contract, caror cauze li s-au datorat schimbarile respective;
daca exista documente justificative pentru toate cheltuielile;
daca au fost atinse obiectivele pe care si le-a propus organizatia inainte de a incepe proiectul;
daca a fost atins scopul proiectului, respectiv daca a fost rezolvata problema, iar daca nu, in ce stadiu se afla ea la sfarsitul proiectului;
In cazul in care evaluarea facuta de catre finantator se bazeaza pe autoevaluarea si raportul organizatiei, aceasta trebuie sa aiba grija ca raportul sa cuprinda datele si informatiile din care finantatorul sa se poata lamuri cu privire la aspectele enumerate mai sus si, eventual, cu privire la altele, in cazul in care comunica acest lucru organizatiei.
2.9. Finantare ulterioara / durabilitate
Finantatorii doresc ca finantarea lor sa contribuie substantial la cresterea gradului de cunoastere si performanta intr-un anumit domeniu. Ei vor sa vada ca proiectul pe care il finanteaza traieste mai departe de limita propusa in cererea de finantare, vor sa vada ca investitia lor este pe termen lung.
Solicitantii de finantare insa, adesea nu au forta sa gandeasca sau sa descrie proiectul pe care il propun decat pe durata derularii trecuta in cererea de finantare, ceea ce nu este bine. Este necesar sa se arate finantatorului cum se va derula in continuare proiectul, care sunt posibilitatile financiare de sustinere post implementare a acestuia.
Atunci cand est posibil se poate include in aceasta sectiune si un buget prospectiv detaliat care sa scoata in evidenta obtinerea durabilitatii proiectului.
|
