Înainte companiile mari le "înghiteau" pe cele mici. Acum cele rapide le "înghit" pe cele lente.
Nu exista proiecte "mici"!
Fiecare proiect trebuie sa înceapa cu întrebarea "Cum putem sa facem ceea ce nu a facut nimeni niciodata?"
OBIECTIV:
La încheierea cursului, participantii vor avea abilitatile necesare realizarii unei analize de nevoi si identificarii elementelor proiectului, stabilirii obiectivelor acestuia si a termenilor de referinta.
Puncte prin 949k1018j cipale:
q Realizarea unei analize de nevoi
q Identificarea elementelor proiectului
q Stabilirea obiectivelor proiectului
q Întocmirea termenilor de referinta
ANALIZA DE NEVOI sI IDENTIFICAREA PROIECTULUI
În prima parte a cursului am analizat etapele unui proiect si am constatat ca orice proiect începe cu o faza de identificare, analiza si definire a sa.
Un proiect este identificat ca urmare a unei analize de nevoi. Aparitia unei probleme / oportunitati, transformate ulterior în proiect, implica realizarea unui studiu care sa identifice calea optima pentru organizatie.
Pentru a putea defini un proiect, avem nevoie de o analiza exacta a situatiei existente, a nevoilor si oportunitatilor prezente, precum si de o stabilire a scopului proiectului.
Un instrument util si foarte des folosit în analiza de nevoi este analiza SWOT, care are în vedere patru elemente:
q punctele tari (Strength
q punctele slabe (Weakness)
q oportunitatile (Opportunities)
q amenintarile (Threats)
|
STRENGTH |
OPPORTUNITIES |
|
WEAKNESS |
THREATS |
Punctele tari si punctele slabe se refera la mediul intern, iar oportunitatile si amenintarile - la mediul extern. Avem astfel un tablou complet atât al aspectelor interne ale organizatiei, cât si al mediului extern acesteia. Prin listarea acestora si compararea lor, putem decide mai usor care este calea de urmat.
În general, într-o analiza de nevoi, sunt necesari urmatorii pasi:
q Definirea clara a schimbarii dorite - stabilirea rezultatului final dorit. Este necesar ca toti cei implicati în aceasta analiza sa aiba un punct de vedere comun asupra rezultatului dorit.
q Identificarea solutiilor posibile - toate modalitatile de obtinere a rezultatului dorit. Nu se va analiza acum fezabilitatea acestora, ci va fi doar o simpla listare a solutiilor posibile.
q Analiza solutiilor - va urmari: costurile, resursele umane necesare, perioada de desfasurare, consecintele pe termen lung, gradul de risc, contributia la atingerea altor obiective strategice, compatibilitatea cu valorile si misiunea organizatiei, consecintele neimplementarii etc. pentru fiecare varianta.
q Alegerea solutiilor aplicabile în functie de anumite criterii. Cei ce realizeaza aceasta analiza vor propune board-ului solutiile viabile depistate cu avantajele si dezavantajele fiecareia, din punct de vedere al costurilor, calitatii rezultatelor, perioadei de implementare, consecintelor pe termen lung etc.
q Decizia asupra solutiei optime de continuare, amânare sau întrerupere a proiectului, în functie de prioritatile organizatiei. Decizia va fi luata de board pe baza analizelor anterioare si, daca este favorabila demararii proiectului, va contribui la definirea corecta a viitorului proiect.
Majoritatea literaturii de specialitate sustine ca selectia proiectului trebuie sa se realizeze în primul rând pe baza obiectivelor financiare si exista un numar de diverse proceduri pentru examinarea celei mai bune solutii financiare. În mod obisnuit însa, managementul de proiect consta în echilibrul a trei factori:
 |
Bani si alte resurse Calitate
(specificatii tehnice)
Analiza nevoilor reale si stabilirea scopului constituie o parte esentiala a design-ului proiectului, mai ales ca sunt luate în consideratie si analizate si alte alternative în afara de proiectul respectiv.
CERCETAREA sI CONSULTAREA CU STAKEHOLDERS
Daca solutia aleasa în urma analizei de nevoi este demararea unui proiect, urmatorul pas îl reprezinta cercetarea literaturii de specialitate (o imensa sursa de informatii o reprezinta Internetul).
q Proiectul a fost cumva realizat înainte, poate chiar într-o alta tara?
q Ce experiente similare cunoastem în tara sau în strainatate?
q Ce statistici exista privind problema pe care o cercetam sau ce estimari putem face?
Realizarea acestei cercetari are rolul de a clarifica numeroasele ambiguitati existente la începutul unui proiect legate de:
q directie
q cerintele reale ale celor interesati în proiect
q cum se pot obtine anumite rezultate
q care sunt beneficiile asteptate în urma proiectului
q ce informatii sunt necesare
q ce resurse sunt necesare
q ce resurse sunt disponibile
q cât va dura pâna la încheierea cu succes a proiectului
În etapa de identificare si analiza a proiectului, rolul managerului de proiect este acela de a descoperi tot ce se poate despre proiect. În acest scop, trebuie avute în vedere urmatoarele elemente:
q CE va realiza proiectul - obiective
q DE CE a fost conceput proiectul - motivul initial la care s-a gândit clientul
q CÂND sunt solicitate rezultatele finale - scala temporala
q CUM se va realiza munca - specificatii tehnice legate de standarde / calitate
q UNDE va avea loc proiectul - mediul
q CINE va face munca - membrii echipei proiectului
Importanta este si consultarea cu principalii beneficiari si grupuri de interes ai oricarui proiect, pentru a le afla opinia si a negocia asupra problemelor cheie si asupra solutiilor celor mai eficiente:
q Ce cred ei despre ideea respectiva?
q Ce va implica proiectul?
q Ce legatura va fi între proiect si alte proiecte pe care le pot avea?
q Ce probleme vad ei în realizarea proiectului: unde sunt oportunitatile, constrângerile si care sunt riscurile pentru ei?
Beneficiarii proiectului pot fi:
q beneficiari de gradul I (cei interesati direct de dezvoltarea organizatiei)
q beneficiari de gradul al II-lea (cei asupra carora se exercita o influenta indirecta în urma proiectului)
q beneficiari externi (cei interesati indirect de dezvoltarea organizatiei si / sau cei care doneaza fondurile)
În literatura de specialitate se considera ca un proiect este eficient atunci când încearca sa satisfaca una sau mai multe dintre interesele fiecarui grup de beneficiari:
q beneficii financiare
q beneficii de natura temporala
q productivitate crescuta
q securitatea locului de munca
q calitatea vietii
q statutul social
q dezvoltarea personala
Urmatorul pas este acela de a revedea în ce masura ceea ce vrem sa întreprindem este un proiect sau nu. Revenind la caracteristicile unui proiect pe care le-am sintetizat în primul modul al cursului, trebuie sa ne întrebam daca:
q exista o data de început si una de sfârsit;
q exista un buget anume care sa fie suficient;
q actiunile vor fi repetate în viitor;
q rolurile celor implicati sunt temporare sau permanente.
Studierea literaturii în domeniu si consultarea cu grupurile de interes ne vor clarifica asupra elementelor proiectului, începând cu obiectivele acestuia.
STABILIREA OBIECTIVELOR
Lipsa claritatii obiectivelor înseamna probleme mai târziu. Deci, merita consumul de timp la început pentru a decide obiectivele proiectului. De altfel, daca acestea nu pot fi clar stabilite, proiectul nici n-ar trebui început.
Claritatea obiectivelor:
q îi va convinge pe ceilalti ca proiectul merita efortul
q va oferi o viziune membrilor echipei si îi va ajuta sa înteleaga utilitatea muncii lor
q va oferi managerului de proiect un punct de referinta în timpul proiectului pentru a monitoriza progresul
q îl va ajuta sa decida între diferite cursuri ale actiunii
q îi va permite sa stie când se va termina proiectul
q va ajuta la stabilirea criteriilor de succes
Trebuie notat ca exista o diferenta între obiectivele cantitative si cele calitative si, de asemenea, între obiectivele pe termen lung si cele pe termen scurt. Orice proiect va avea diferite tipuri de obiective, iar acestea vor fi masurate separat.
De exemplu, un obiectiv pe termen lung poate fi definit ca o orientare generala de dezvoltare la care proiectul ar trebui sa contribuie. Un obiectiv imediat îl reprezinta impactul pozitiv al proiectului asupra beneficiarilor într-un domeniu specific. Obiectivele pe termen lung ne arata directia, iar obiectivele pe termen scurt ne arata pasii.
Cantitatea (pentru un obiectiv cantitativ) reprezinta valoarea de atins într-un numit timp ("cât de mult"). Calitatea (pentru un obiectiv calitativ) este o descriere a caracteristicilor ("cât de bine").
Orice obiective am stabili pentru un proiect, acestea trebuie sa se refere si la calitate si nu doar la cantitate (timp, buget etc.).
Un obiectiv este SMART:
q Specific (Specific)
q Masurabil (Measurable)
q Acceptat (Accepted)
q Realist (Realistic)
q Temporal determinat (Timely)
Pe baza obiectivelor clar stabilite se formuleaza termenii de referinta, care vor constitui reperul în etapa de evaluare a proiectului.
TERMENII DE REFERINŢĂ
Termenii de referinta specifica ceea ce trebuie facut, obiectivele de realizat si modul de abordare a proiectului. Acestia au doua scopuri:
q clarificarea a ceea ce trebuie realizat si a modului în care succesul va fi masurat;
q comparatia între diferitele variante de realizare a proiectului.
Termenii de referinta trebuie sa fie orientati catre rezultate. Totusi, daca resursele sunt limitate, acest aspect trebuie inclus în termenii de referinta.
Desi termenii de referinta nu au un format standard, exista sectiuni tipice:
Introducere
q explica ideea generala, introduce alte sectiuni si indica ce se asteapta ca raspuns la termenii de referinta.
Informatii generale
q trebuie sa fie cât mai clare; detalii despre: informatii generale din domeniu, cadrul general al institutiilor beneficiare, cadrul politic, orice proiecte relevante anterioare sau paralele, identificarea oricaror probleme cheie pe care proiectul intentioneaza sa le rezolve.
Scop
q ce servicii generale sunt furnizate si detalii ale activitatilor specifice care trebuie realizate.
Obiective
q stabilirea clara a ceea ce proiectul încearca sa realizeze, daca este posibil împartit în obiective concrete, care pot fi utilizate pentru monitorizarea sub-proiectelor.
Resurse, durata, localizare
q orice constrângeri privind resursele, durata si schema temporala, localizarea, bugetul.
Rezultate
q masurabile, pe cât posibil.
7. Raportarea
q indicatii privind managementul si monitorizarea proiectului; în cazul proiectelor lungi trebuie sa existe un raport semestrial detaliat asupra a ceea ce s-a realizat si ce este planificat.
|
