Planificarea si controlul proiectelor
Planificarea si controlul proiectelor reprezinta procesele de coordonare a diferitelor activitati din cadrul proiectelor, coordonare care implica cel mai adesea si acceptarea unor compromisuri (trade-offs).
Procesele de planificare si control prezinta un caracter predominant integrator.
Principalele procese sunt:
a) Elaborarea planului proiectului
b) Executia planului proiectului
c) Controlul global al modificarilor
Elaborarea planului proiectului reprezinta procesul prin care iesirile diferitelor procese de planificare sunt preluate in vederea crearii unui document consistent si coerent, care sa fie utilizat pentru ghidarea executiei proiectului, precum si pentru documentarea presupunerilor realizate la planificare, documentarea deciziilor de planificare (a alternativelor alese), facilitarii comunicarii intre partile implicate (stakeholders) si oferirea unui nivel de referinta (baseline) pentru masurarea progresului si controlul proiectului.
a) Intrari
1. Alte rezultate ale planificarii. Toate rezultatele proceselor de planificare din celelalte zone de cunostinte constituie intrari. Se pot adauga date specifice domeniului de aplicare (de exemplu, prognoza cash-flow-ului)
2. Informatii de tip istoric. Informatiile colectate din proiectele desfasurate anterior trebuie luate in considerare la celelalte procese de planificare. Aceste informatii vor fi disponibile si in acest proces pentru a asista verificarea premiselor si evaluarea alternativelor.
3. Politici organizationale. Organizatiile implicate in proiect pot avea politici formale sau informale ale caror efecte trebuiesc luate in considerare.
4. Restrictii. Constituie factori care limiteaza optiunile echipei (de exemplu, buget predefinit, prevederile contractuale etc.).
5. Premise. Constituie factori considerati drept reali in cursul planificarii proiectului.
b) Instrumente si tehnici pentru elaborarea planului proiectului
Metodologia de planificare este o abordare structurata folosita pentru a ghida echipa de proiect la elaborarea planului de proiect.
Aptitudinile si cunostintele celor implicati. In cadrul echipei trebuie creat un mediu in care cei implicati sa poata contribui corespunzator aptitudinilor si cunostintelor specifice fiecaruia.
Sistem informational pentru managementul proiectului. Cuprinde instrumentele si tehnicile folosite pentru colectarea, integrarea si raspandirea informatiilor; sprijina toate aspectele proiectului pe intreg ciclul de viata si cuprinde atit sisteme manuale, cat si automate.
c) Rezultate
1. Planul proiectului. Reprezinta documentul formal, aprobat, folosit pentru a gestiona si controla executia proiectului. El va fi comunicat conform planului de management al comunicarii. Mai este denumit plan integrat de proiect.
Modalitatile de organizare si prezentare includ urmatoarele:
Carta proiectului (Project charter)
Descrierea abordarii / strategiei de management al proiectului (un sumar al planurilor din celelalte arii de cunostinte) .
Specificatia sferei de cuprindere, care include obiectivele si rezultatatele proiectului
WBS (Work Breakdown Structure) la nivelul la care se exercita controlul
Costuri estimate, date de inceput si responsabilitati
Niveluri de referinta pentru costuri si planul calendaristic
Jaloanele cele mai importante si datele prevazute pentru acestea
Personalul necesar
Principalele riscuri, inclusiv restrictii si premise si solutii planificate raportare la aceste riscuri
Planuri aditionale
Aspecte deschise sau in suspensie
2. Detalii aditionale, precum:
rezultate ale proceselor de planificare neincluse in planul proiectului
informatii generate la elaborarea planului de proiect
documentatie tehnica (cerinte, specificatii)
documentatie pentru standardele relevante
Executia planului proiectului reprezinta procesul primar de indeplinire a planului, in care se consuma cea mai mare parte din bugetul proiectului.
In cadrul acestui proces are loc crearea produsului proiectului.
a) Intrari
Planul proiectului
Detalii aditionale
Politici organizationale
Actiuni de
corectie. Sunt efectuate pentru a alinia
executia proiectului la plan.
Sunt rezultate ale diverselor procese de control.
b) Instrumente si tehnici pentru executia planului proiectului
Aptitudini generale de management
Aptitudini si cunostinte legate de produs. Aptitudinile necesare pentru realizarea produsului proiectului sunt stabilite la planificare (in special planificarea resurselor) si asigurate prin procesul de angajare a personalului.
Sistemul de autorizare a activitatilor. Este o procedura formala pentru reglementarea lucrului in cadrul proiectului, asigurandu-se momentul si succesiunea corecta. Mecanismul primar este de obicei o autorizare formala pentru inceperea lucrului la o activitate.
Sedinte de examinare a starii. Sunt intalniri programate la intervale regulate (cu diverse frecvente, in functie de nivel)
Sistem informational pentru managementul de proiect
Proceduri organizationale formale sau informale utile in cursul desfasurarii proiectului
c) Rezultate
Rezultatele activitatilor. Reprezinta efectele activitatilor efectuate pentru indeplinirea proiectului. Informatiile despre acestea - rezultatele livrabile obtinute sau nu, masura in care sunt respectate standardele de calitate, costuri etc.
Cerintele de modificare. Sunt adesea identificate in cursul efectuarii lucrului la proiect; pot include modificarea sferei de cuprindere, a estimarilor costurilor sau a planului calendaristic).
Controlul global al modificarilor reprezinta procesul prin care se urmareste influentarea factorilor generatori de schimbari, depistarea aparitiei unei schimbari, precum si gestionarea schimbarilor in momentul producerii lor.
Realizarea controlului global necesita:
Mentinerea integritatii nivelurilor de referinta ale executarii proiectului - toate modificarile aprobate se reflecta in planul proiectului, dar modificarile sferei de cuprindere vor afecta nivelul de referinta.
Asigurarea reflectarii modificarilor sferei de cuprindere a produsului in definitia sferei de cuprindere a proiectului.
Coordonarea schimbarilor intre ariile de cunostinte diferite.
a) Intrari
1. Planul proiectului
Rapoartele de executie
Cerintele de modificare pot apare sub diverse forme - oral sau in scris, direct sau indirect, initiate intern sau extern, cerute de lege sau optionale.
b) Instrumente si tehnici
1. Sistemul de control al modificarilor, care reprezinta o colectie de proceduri formale, documentate care definesc pasii prin care documentele oficiale ale proiectului pot fi modificate.
2. Gestiunea configuratiei, care reprezinta o procedura utilizata pentru a directiona si supraveghea din punct de vedere administrativ si tehnic :
identificarea si documentarea caracteristicilor functionale si fizice ale unui sistem
controlarea schimbarilor acestor caracteristici
inregistrarea si raportarea modificarii si stadiului de implementare
auditarea elementelor si sistemului pentru verificarea conformitatii cu cerintele
Masurarea gradului de executie, care ajuta la stabilirea necesitatii masurilor corective la aparitia abaterilor de la plan
Planificare aditionala. Modificarile necesita adesea actualizari ale planului de proiect.
Sistem informational pentru managementul de proiect
c) Rezultate
Actualizari ale planului si ale detaliilor suplimentare.
Actiunile corective
Invatamintele. Cauzele abaterilor, rationamentul actiunilor corective alese s.a. sunt documentate pentru a fi introduse in baza de informatii istorice.
|
