MANAGEMENTUL PROIECTULUI

Multe dintre proiectele finantate din granturile din 2001 sunt grupuri complexe de servicii noi. In multe cazuri acestea contin servicii suplimentare oferite de Autoritatea Contractanta sau de un partener. Acestea interactioneaza intre ele. Deasemenea implica motivarea si implicarea personalului dedicat proiectului. Totodata implica personal si organizatii care nu au ca activitate primara urmarirea succesului pr 20120i822u oiectului. De aceea este esential ca un departament specializat sa fie dezvoltat pentru a administra aceste proiecte. In acest sens voi aloca putin timp pentru a trece prin cateva dintre puntele importante in contextul unui astfel de management de proiect. Daca va uitati in cartile dumneavoastra veti gasi notitele pe care le-am pregatit privitoare la diapozitivele pe care le voi prezenta. Multi dintre dumneavoastra sunt sigur ca deja cunosc aceste tehnici, dar nu strica niciodata sa fie reamintite.

Misiunea

Inainte de toate ar trebui sa decidem scopul nostru sau Misiunea si aceasta este:

Īndeplinirea Obiectivelor proiectului īn Durata si īn limitele Resurselor alocate.

Haideti sa privim fiecare din aceste componente mai in detaliu.

Obiective

imbunatatirea calitatii vietii copiilor;

īnchiderea institutiei de tip vechi propuse;

asigurarea serviciilor alternative (si Suplimentare) propuse īn spiritul si filozofia

Conventiei N.U. pentru Drepturile Copilului

Conventiei Europene pentru Drepturile Omului

Durata

Perioada de timp specificata īn cadrul Contractului de grant, Articolul 2.

Resurse

Acestea sunt compuse din:

Autoritatea Contractanta; care este DGPDC si alte servicii din cadrul Consiliului Judetean

Personalul proiectului; sunt aceia care raporteaza Managerului de proiect si aceia care vor fi angajati in cadrul serviciilor

Bugetul; suma de bani alocata liniilor de buget in contractul de Grant, Anexa III

Partenerii; daca sunt mentionati in Contract

Furnizorii; sunt tertele persoane subcontractate pentru servicii, bunuri si lucrari

Organizarea

Componentele de baza ale Organizarii sunt urmatoarele:

Autoritatea Contractanta

Departamentul Specializat

Managerul Proiectului

Personalul angajat

Parteneri

Asistenta Tehnica

Comitetul Director al Grantului

Diagrama functionala

Desigur sunt un numar de parti implicate si interactiunea dintre ele poate fi aratata dupa cum se vede aici.

Se poate vedea ca Managerul de Proiect este in centrul tuturor activitatilor si este cheia catre succesul sau esecul proiectului. El sau ea trebuie sa fi primit suficienta autoritate pentru a coordona proiectul: acest lucru trebuie clar definit si facut cunoscut tuturor. El sau ea trebuie sa fie pregatit(a) sa accepte aceasta responsabilitate.

Sa ne uitam acum la cateva dintre partile mai importante implicate.

Autoritatea Contractanta

Autoritatea Contractanta este esential responsabila pentru Obiective: care sunt obiectivele mentionate in aplicatie

Inchiderea institutiei de tip vechi

Plasarea copiilor in noile servicii

Managerul de proiect si Personalul:   care inseamna

Desemnarea Managerului de proiect si a personalului acestuia

Delegarea unei clare responsabilitati si autoritati managerului de proiect si personalului acestuia

Sedinte regulate cu Managerul de proiect

Sustinere: aceasta este o asistenta generala care include oferirea

Contributiei necesare (lichiditati sau in natura)

Sustinerii Administrative

Comitetului de Evaluare

Probleme contractuale: care sunt

Actualizarea schimbarilor la Contract folosind Adenda sau Notificari

Pregatirea Rapoartelor Intermediare si Finale si a Cererilor de Plata

Cheltuirea bugetului in concordanta cu Ghidul Practic Phare

Urmarirea codului etic elaborat in Ghidul Practic

Managerul de proiect

Este intotdeauna angajat de catre Autoritatea Contractanta si este responsabil, inclusiv dar nu numai, pentru buna desfasurare a indatoririlor si utilizarea autoritatii delegate de Autoritatea Contractanta.

Implementare si achizitie, inseamna:

Elaborarea si actualizarea planurilor de implementare si achizitie

Elaborarea specificatiilor tehnice si a altor documente referitoare la achizitii

Identificarea potentialilor contractori

Implementarea procedurilor de licitatie si a celor de contractare

Supervizarea contractorilor

Administrarea, inseamna:

Delegarea de īndatoriri pentru personalului din subordine (nu a personalului din servicii)

Controlarea activitatilor partenerului

Cooperarea cu sefii de servicii din cadrul noilor servicii

Cooperarea cu departamentele statutare din cadrul autoritatilor locale si de stat

Elaborarea de Rapoarte pentru Autoritatea Contractanta si pentru Echipa de Asistenta Tehnica

Elaborarea variantei de lucru pentru Adenda si Notificari in vederea depunerii spre aprobare la Autoritatea Contractanta

Elaborarea variantei de lucru a Rapoartelor Interimediare si Finale pentru depunerea spre aprobare la Autoritatea Contractanta

Protectia copilului care inseamna, in stransa cooperare cu sefii de servicii

Sa se asigure ca, copiii sunt evaluati īn timp corespunzator

Alegerea celei mai bune locatii pentru noile servicii

Determinarea raportului marime pret cel mai potrivit si a cerintelor de functionare pentru noile servicii

Personalul care va asigura ca

Va duce la indeplinire responsabilitatile si indatoririle desemnate de catre:

Managerul de proiect sau

Autoritatea Contractanta.

Financiar, care

Controleaza si urmareste cheltuielile.

Personalul

Exista trei categorii esentiale de personal pe care Managerul de Proiect trebuie sa le controleze sau cu care trebuie sa colaboreze:

Personalul din cadrul proiectului care raporteaza Managerului de proiect

Personalul din cadrul Autoritatii Contractante sau Consiliului Judetean

Personalul din cadrul serviciilor care raporteaza Sefului de Serviciu

Partener(i)

Sunt responsabili de īndeplinirea īndatoririlor asumate conform Contractului de Grant

Trebuie sa semneze un contract de parteneriat detaliat, care va defini clar responsabilitatile fiecarui partener

Managerul de Proiect conduce parteneriatul

Asistenta Tehnica (AT)

Dupa cum deja am vazut, AT este contractata de OPCP si raporteaza Comitetului Director al Grantului

AT:

Monitorizeaza proiectele implementate de catre Autoritatile Contractante pentru a se asigura ca acestea mentin:

Aceleasi obiective asa cum au fost initial specificate sau asa cum s-a convenit ulterior

Īndeplinirea procesului de achizitii īn conformitate cu Ghidul Practic Phare

Asigura Asistenta Tehnica Autoritatilor Contractante pentru:

Proceduri de licitatie si de contractare

Adenda, Notificari, Rapoarte si Cereri de plata

Selectarea de personal

Operatiuni legate de servicii

Se ocupa de diseminarea informatiilor referitoare la proiecte catre OPCP, ANPCA, Comitetul Director al Grantului si Delegatia CE. Aceasta este facuta prin Rapoarte Lunare, Trimestriale si Speciale si prin intermediul intalnirilor

Comitetul Director al Grantului

Comitetul Director al Grantului este format din membri ANPCA si membri independenti plus observatori din cadrul Delegatiei CE si este responsabil pentru:

- Monitorizarea proiectelelor;

- Urmarirea indeplinirii obiectivelor a proiectelor;

- Aprobarea schimbarilor la obiectivele proiectelor

- Indrumarea Asistentei Tehnice

Deci am avut o prezentare cadrul a unei organizari de management de proiect tipic care ar fi implicata in implementarea unuia dintre proiecte. Acum as vrea sa prezint cateva instrumente de baza pe care le propunem a fi utilizate in managementul de proiect in asistarea catre o indeplinire cu succes a obiectivelor proiectului.

Instrumente pentru managementul de proiect

In cazul primelor trei instrumente AT a dezvoltat un numar de formate care sunt la dispozitia dumneavoastra si acestea au fost incluse in Cartile si CD-urile dumneavoastra. Este posibil sa aveti alte instrumente dezvoltate de dumneavoastra pentru alte proiecte si pe care le-ati gasit utile in trecut. Bineinteles ca le puteti folosi pe acestea sau pe oricare le veti creea in viitor. Oricum, voi scoate in evidenta ca instrumentele pe care noi vi le-am pus pus la dispozitie sunt deasemenea formatele pentru rapoartele care vi se vor cere ca parte a obligatiilor dumneavoastra pentru a asigura o monitorizare reala a activitatilor.

Plan de implementare

Plan de achizitii

Rapoarte

Intalniri

Planul de implementare

Acesta, impreuna cu planul de achizitii, este probabil cel mai important instrument de care este nevoie pantru a asigura ca toate activitatile proiectului sunt recunoscute si indeplinite intr-o ordine corecta si o perioada potrivita de timp. Una dintre primele responsabilitati ale Managerului de proiect este de a intocmi acest plan si de a-l agrea impreuna cu Autoritatea Contractanta. Ar trebui revazut nu mai putin de o data pe luna si in formatul pe care vi l-am oferit poate fi folosit pentru raportul de Implementare cerut de AT, ca parte a procesului de Monitorizare.

Ce face un Plan de Implementare?

Acesta produce

O succesiune, cu restrictii logice, a activitatilor necesare pentru indeplinirea obiectivului

Datele preconizate pentru infiintarea fiecarui serviciu

O reprezentare visuala a proiectului in timp

16. Activitati importante

Acum haideti sa ne uitam la unele dintre activitatile importante care trebuiesc luate in considerare pentru a dezvolta un Plan de Implementare util. Stiu ca toti dintre dumneavoastra ati depus un Plan de Implementare in aplicatiile pentru grant. Acum insa sunt cel putin 6 luni de cand acestea au fost elaborate. Unii dintre dumneavoastra ati avut durata contractelor redusa cand grantul a fost acordat. De aceea Planul de Implementare ar trebui revazut si reconceput pentru a lua in calcul situatia actuala. Deoarece va vom cere primele rapoarte la sfarsitul acestei luni (Septembrie) revizuirea trebuie facuta inainte de aceasta perioada.

Primul lucru este:

Proprietatea

Este necesara acordarea de timp pentru:

Proceduri de identificare, negociere, evaluare si achizitie

Proiecte si Dosare Tehnice

Licitatie pentru constructie sau renovare

Evaluarea ofertelor si negociere (daca se impune)

Lucrari

Materiale si echipamente

Este necesara acordarea de timp pentru:

Identificarea a 4-5 furnizori  

Dosare tehnice

Licitatie

Evaluarea ofertelor si negociere (daca se impune)

Livrare

Evaluarea si pregatirea copiilor

Este necesara acordarea de timp pentru:

Reevaluarea copiilor din CP

Identificarea si evaluarea potentialilor beneficiari din cadrul comunitatii (unde este cazul)

Identificarea cazurilor de urgenta (unde este cazul)

Discutarea de posibile alternative cu copiii

Elaborarea Planului de Protectie Individuala

Pregatirea copiilor pentru noile masuri

Pregatirea documentatiei si obtinerea aprobarii comisiei pentru noile masuri

Pregatirea familiilor/comunitatilor pentru a asigura succesul noilor masuri

Selectarea si Instruirea Personalului

Este necesara acordarea de timp pentru:

Luarea de decizii privind numarul si experienta personalului necesar

Elaborarea īndatoririlor operationale si a responsabilitatilor

Elaborarea fisei de post

Selectarea personalului in urma anunturilor publicitare

Instruirea personalului

Remedierea esecurilor

Implementarea serviciului

Cateva lucruri de luat in considerare aici sunt:

Timpul necesar pentru infiintarea unei infrastructuri permanente (de exemplu: facilitati temporare necesare pentru functionarea serviciului)

Procesarea numarului de copii necesari prin contract pentru fiecare serviciu

Limitarile logice (ex. Dezvoltarea de servicii de Consiliere si Centre de Zi) existente inainte ca integrarea sa aibe loc

Localizarea si instruirea asistentilor maternali

Restrictiile in scolarizarea beneficiarilor (perioada scolara)

Planul de achizitie

Asa cum activitatile de achizitie impun restrictii logice in Planul de Implementare si vice-versa este esential ca Planul de Achizitie sa fie dezvoltat in conjunctie cu Planul de Implementare. Acest exercitiu va determina probabil daca fiecare activitate de achizitii va avea loc pentru fiecare serviciu sau pentru tot proiectul. Fiecare pas al achizitiilor va trebui clar identificat si se va tine seama la resursele umane disponibile pentru aceste activitati.

Aceasta va fi discutata in detaliu mai tarziu intr-un atelier de lucru

Rapoarte

Rapoartele care sunt listate sunt acele rapoarte care sunt cerute de AT de la managerul de proiect in fiecare luna. Acum, aceasta poate parea o sarcina neplacuta, dar in experienta mea de 35 de ani, o disciplina in scrierea rapoartelor creste sansele de a recunoste din timp aparitia unor probleme.

Aceasta este in mod special importanta in privinta potentialelor probleme care, fiind recunoscute, sunt mai multe sanse ca ele sa fie evitate.

Mai mult decat atat aceste rapoarte pot fi folosite pentru intalniri. Si doresc sa scot in evidenta ca aceste rapoarte sunt o pierdere de timp ale managerilor de proiecte si a oricaruia daca ele nu sunt pregatite sarguincios, cinstit si real.

Continutul acestor rapoarte va fi analizat mai tarziu intr-un atelier de lucru.

Intalniri

Este sfatuit cu insistenta ca intalniri oficiale sa aiba loc pentru:

A discuta progresul, succesul si esecurile perioadei anterioare

A discuta posibilitatea remedierii unor situatii, planuri de recuperare

A decide problemele īntāmpinate de personal si a identifica solutii

A decide activitatile pentru urmatoarea perioada

Este sugerat ca intalnirile sa se tina:

Saptamānal

Pentru managerul de proiect, personalul acestuia, personalul administrativ si cel din servicii, dupa caz.

Lunar

Pentru Autoritatea Contractanta si Managerul de proiect

Managerul de proiect - puncte tari

Are suficienta autoritate delegata si experienta de a o folosi

Are o viziune de ansamblu si o capacitate de intelegere a detaliilor

Are o Echipa de Implementare clar definita

Nu pierde din vedere obiectivele proiectului

Comunica cu alte departamente in cadrul DGPDC si Consiliului Judetean si solicita suportul acestora

Lucreaza cu Rapoarte si Intalniri in mod sarguincios

Managerul de proiect - puncte slabe

• Transfera luarea deciziilor la nivelul superior al conducerii
• Permite lipsa de concentrare a echipei asupra obiectivelor
• Estimeaza nerealist perioadele de implementare a activitatilor
• Nu poate executa diferite activitati de achizitie in paralel
• Nu utilizeaza adecvat instrumentele de management
• Nu se consulta cu echipele de monitorizare ale AT pentru a preveni intarzieri sau greseli