Partea I
Descrierea sistemului logistic al firmei
1. INTRODUCERE
S.C Com S.R.L are sediul in Municipiul Falticeni, , iar punctul de lucrul este pe strada, este inregistrata la Camera de Comert si Industrie Suceava cu numarul, cod unic de inregistrare si cu un capital subscris si varsat de 10 510 RON.
Societatea comerciala Com S.R.L are capiatal integral romanesc si este organizata si functioneaza in conformitate cu statutul propriu avand ca obiectiv clar de activitate:
comertul in sistem en-gross
comertul in sistem en-detail
Societatea a luat fiinta in anul 1994 din dorinta fondatorilor sotii Vasile si Lucica de a demara o afacere pe cont propriu. Aceasta afacere s-a dezvoltat intr-un ritm constant pornind de la un chiosc in piata agro-alimentara Falticeni, continuand cu deschiderea unor magazine si a unui depozit en-gross de desfacerea produselor alimentare si nealimentare si culminand in 2003 cu amenajarea unui supermarket pe o artera importanta a municipiului. O data cu aceste investitii imobiliare, societatea a investit constant in mijloace de transport si o serie de alte active marindu-si in acelasi timp numarul de angajati de la 2 in anul infiintarii, la aproape 100 in prezent.
Depozitul de produse alimentare si nealimentare este folosit atat pentru nevoi proprii (aprovizionarea propriilor magazine si supermarketuri de pe raza municipiului Falticeni) cat si pentru distributia lor spre alte firme care comercializeaza produse alimentare si nealimentare, si spre persoanele fizice interesate care achizitioneaza produsele direct de la sediul depozitului.
Marfurile oferite sunt reprezentate de au 858e45i tovehicule, piese si accesorii pentru autovehicule, produse agricole si animale vii, produse textile, materiale lemnoase, produselor de papetarie si materiale de birou, produse alimentare, produse zaharoase, produse de panificatie si patiserie, bauturi si tutun, produse cosmetice, aparate electrice si de uz gospodaresc, produse din ceramica, sticlarie, tapete si produse de intretinere, echipamente si furnituri de fierarie, iposerie, si incalzire, iar aria teritoriala vizata este reprezentata de judetele Suceava, Neamt, Iasi, Botosani, Vaslui.
In prezent, data fiind activitatea desfasurata de S.C. Com S.R.L gradul de implicare al acesteia in activitati logistice este destul de ridicat, firma desfasurand activitati de aprovizionare, desfacere si livrare. Efectuarea comenzilor catre furnizori cat si preluarea acestora de la clienti se realizeaza prin fax sau prin posta. Desi gestiunea stocurilor este tinuta pe calculator, firma nu detine momentan un site oficial prin care sa-si faca cunoscuta activitatea, produsele sale nefiind vandute prin internet ci doar prin intermediul comenzilor postale sau a celor prin fax dar si prin interactiunea directa cu clientii.
2. LOGISTICA DE APROVIZIONARE
Responsabilul departamentului de achizitii este domnisoara Camelia Munteanu, care indeplineste si functia de director comercial.
Aceasta are mai multe responsabilitati printre care: relatii cu furnizorii si cu clientii, aprovizionarea zilnica cu materialele, supravegherea personalului responsabil cu executarea comenzilor cerute de diversi clienti.
S.C. Com S.R.L Falticeni are un numar mare de parteneri de afaceri, furnizori respectiv clienti, selectati pe baza unor criterii foarte stricte punandu-se accent in primul rand pe:
Furnizorii societatii sunt atat societati cu capital privat cat si cu capital de stat. Intre firma si furnizori exista o permanenta legatura, informandu-i asupra problemelor aparute si asupra noilor materiale. Are loc vehicularea tuturor informatiilor necesare procesului de distributie, atat pe ruta producator - intermediari - consumatori, cat si pe circuitul invers.
Facturile de la furnizori se trec in Jurnalul de Cumparari pe baza caruia se determina TVA-ul (442.6), care se va centraliza in declaratia de T.V.A impreuna cu celelalte cumparari pentru nevoile firmei sau de mijloacele fixe ori utilitati.
Acest registru de cumparari se prezinta organelor de control in momentul in verificarii T.V.A. – ului de catre Administratia Financiara.
3. LOGISTICA DE DEPOZITARE (Warehousing)
|
ADMINISTRATOR |
Magazine Depozit en-gross Birou desfacere comerciala Birou aprovizionare-transport Director Comercial
Responsabil pentru logistica de depozitare este doamna Gontariu Marinela. Acesta primeste produsele alimentare si nealimentare si urmareste “traseul” pe care acestea le parcurg pana la intrarea in posesie de catre consumatorul final. Multe din aceste produse ajung in posesia consumatorului final, fie prin achizitionarea directa de la sediul depozitului en-gross, fie prin intermediul magazinelor de vanzare cu amanuntul. Se tine legatura cu departamentul comercial pentru a se asigura necesarul de materiale si a nu exista „goluri”.
Spatiile de depozitare se prezinta sub forma unor hale situate pe str. Dimitrie Leonida nr. 3 in orasul Falticeni. Halele sunt situate in spatele fabricii de paine MOPAN S.A Suceava si in fata liniei ferate care face legatura cu Dolhasca. Depozitul de marfuri este o structura noua, construita din fibrociment ecologic.
Spatiul interior este de circa 560 mp si transferul marfurilor se face cu elevatorul de 1 tona sau cu transpaleta. Atunci cand este posibil, marfa din interiorul depozitului este paletizata si, intotdeauna catalogata si inregistrata.
In interiorul acestor hale sunt amenajate birouri administrative, depozite, camere frigorifice, o camera si o baie exterioara cu dus pentru angajati, o parcare de cca 1500 mp pentru camioane, o zona acoperita pentru stocarea marfurilor (cu suprafata de circa 100 mp.) si un depozit acoperit de circa 900 mp., in interiorul caruia se gaseste si zona frigorifica. Aceasta este formata dintr-o antecamera pentru descarcarea marfii la temperatura controlata, cu capacitatea de refrigerare de -7 grade Celsius si doua camere frigorifice cu capacitatea de refrigerare de -25 grade Celsius.
Antecamera la temperatura de refrigerare are o suprafata utila de 150
mp, unde pot sa fie stocati circa 25 de paleti cu produse alimentare
refrigerate. Fiecare camera frigorifica de joasa temperatura are o capacitate
de stocare de circa 200 de paleti cu inaltimea maxima de 2,5 m, datorita
sistemului de rafturi “drive in” cu plan dublu. Camerele frigorifice pot stoca produse
alimentare cu autorizatia A.S.S. Nr. 2 Isontina cod
11BMSoSLMPDFb, carnuri congelate de toate tipurile, cu timbru C.E.E.
2834/F si produse
din peste ambalate unic si avand timbrul C.E.E. 2852. Toate
produsele care vor fi introduse in camerele frigorifice de joasa temperatura
vor trebui sa fie congelate sau refrigerate si, chiar daca vor ajunge cu
ambalaje ''vrac'', vor fi paletizate inainte de introducerea lor in aceste
camere frigorifice.
Controlul si gestiunea
sanitara a partidelor intrate, inmagazinate sau in iesire din
depozitul frigorific, se face conform Planului de sistem de autocontrol pentru supravegherea
igienica HACCP (Directivele nr. 93/43/C.E.E. si nr. 96/3/C.E.). Este
garantata si identificarea
produselor alimentare in conformitate cu Regulamentul CE nr.
178/2002.
Pentru a
garanta corecta pastrare a produselor, in afara sistemelor
obligatorii de detectare a temperaturilor din interiorul camerelor frigorifice
prevazute de legislatia actuala, este activ un
sistem de alarma telefonica GSM autoalimentat, conectat la mai multi destinatari (proprietar, frigotehnist, etc care intra in functiune in cazul lipsei curentului electric.
In afara de acestea, mai exista un software care semnalizeaza eventuala crestere a temperaturii in interiorul camerei frigorifice, care avertizeaza, in acelasi mod, diferitele persoane interesate.
Zona logistica este supravegheata de camere video si protejata cu alarme acustice si telefonice conectate, printre altele, cu personalul de la paza si securitatea depozitului. In hale, pe langa faptul ca exista aceste produse depozitate, se mai afla si cateva spatii destinate producerii si ambalarii hartiei igienice, precum si executiei tamplariei de aluminiu.
Departamentul financiar-contabil are un rol strategic in ansamblu societatii deoarece este cel care coordoneaza intreaga activitate. In cadrul acestui department lucreaza 5 persoane care-si impart responsabilitatile in functie de competentele dobandite, astfel incat intreaga activitate a firmei sa fie acoperita in mod corespunzator. Fiecare angajat are responsabilitati precise.
Sistemul logistic se bazeaza si pe utilizarea unor tehnici de ultima ora legate de tehnologia informatiei care se traduc in folosirea mai multor programme de gestiune,care sunt achizitionate sub licenta si updatate in functie de necesitati de catre operatori speciali.
Un astfel de program este NeoManager 4.0 utilizat in special in gestionarea salariilor. De asemenea societatea utilizeaza si un program informational de tip retea CIEL. Cu ajutorul acestui program se realizeaza o buna colaborare intre compartimentele contabil, aprovizionare, desfacere, facturare, asigurare si situatii economico-financiare care stau la baza deciziilor manageriale.
Produsul informatic CIEL existent in cadrul unitatii este de tip retea locala LAN – Local Area Network instalat in cadrul compartimentelor functionale. Reteaua LAN existenta la S.C S.R.L este de tip stea si se caracterizeaza prin existenta unui mod central de prelucrare (file server) si a unor moduri satelit de prelucrare (work station). Sistemul informatic este caracterizat prin procese de centralizare a prelucrarilor si de transmitere de date intre baza centrala si baze de date locale.
Sistemul informatic va trebui sa asigure fiecarui factor de decizie toate informatiile vizand conturile pe care el le poate controla conform competentelor sale. Analiza “bottom-up” (de jos in sus) si sinteza “top-down” (de sus in jos) se concretizeaza in scheme de sistem de jalonare a noului system din punct de vedere functional.
Programul CIEL ofera posibilitatea tinerii contabilitatii analitice.
Toate produsele aflate in depozit sunt introduse intr-un calculator, fiecare avand un nume si un cod, pentru a avea o gestiune clara a ceea ce se afla in hala. In functie de comenzi se depoziteaza in partea din fata produsele necesare mai devreme, care au o cerere mare si in capat produsele utilizate mai tarziu. Controlul se face prin intermediul calculatorului in care Marinela Gontariu, are responsabilitatea sa actualizeze zilnic datele referitoare la produsele existente in stoc. Domnisoara Camelia Munteanu are subalterni, agenti de vanzari, care au responsabilitatea de a aduna comenzi si de a le preda apoi ei pentru a fi trecute in gestiune. Iesirea produselor din depozit se face sub supravegherea d-rei Camelia si raportata d-nei Marinela pentru actualizarea datelor privind stocul de produse. Daca mai sunt necesare alte tipuri de produse, este informata d-ra Camelia care in foarte scurt timp ia legatura cu furnizorii.
4. TRANSPORTUL
5. STRATEGII DE DISTRIBUTIE
Canalul de distributie utilizat este unul lung, varianta de circuit a distributiei, utilizata in cazul bunurilor de consum urmeaza traseul:
In cadrul acestui canal puterea este detinuta de intermediar. Intermediarul, cum este numit cel mai adesea, in virtutea inertiei, a traditiei, este membrul canalului de distributie, de activitatea caruia depinde in foarte mare masura soarta unei afaceri, si in care isi pun sperantele in primul rand producatorii, pentru ca ei pot accelera schimburile, dar si consumatorii, pentru ca ei le dau sansa sa-si satisfaca cel mai bine nevoile, punandu-le la dispozitie bunurile ce se produc in societate.
Acest tip de canal se utilizeaza in mod frecvent pentru marfurile cu sortiment complex, cu cerere sezoniera sau care presupun operatiuni de sortare, ambalare, etc. In acest caz produsele trec printr-o singura veriga de depozitare, dar pot fi si mai multe. Un asemenea canal necesita cheltuieli mai mari, incetinirea vitezei de rotatie si chiar pierderi datorita conditiilor de depozitare, dar asigura o aprovizionare ritmica si conditii in genere adecvate de pastrare. Produsele sunt oricand disponibile pentru un numar cat mai mare de consumatori de pe piata. Personalul care se ocupa de distributia produselor se afla sub indrumarea domnului Cozma Horatiu, care poseda cunostinte de specialitate si desfasoara eforturi pentru o buna promovare a produselor respective.
Activitatea intregului canal de distributie se concretizeaza in aducerea produselor cat mai aproape de consumatorii finali si intr-un timp cat mai util, deasemenea oferirea unor costuri cat mai mici ale produselor dar care intrunesc in acelati cerintele de calitate.
In cadrul societatii Com S.R.L exista doua tipuri de vanzari: prin magazinele proprii catre persoanele fizice si din depozitul en-gross catre persoanele juridice si nu numai. Persoanele fizice primesc bonurile de casa de la casele de marcat, ca justificare a vanzarilor facute.
La nivelul depozitului en-gross se intocmesc facturi pe numele fiecarui client in parte cu datele de identificare trecute pe factura iar calculatorul va scoate un centralizatoral vanzarilor, pe facturi si clienti, cu plata in numerar sau prin ordin de plata sau C.E.C/billet la ordin, care se trece de asemenea in Jurnalul de Vanzari. Pe baza jurnalului de vanzari si a Jurnalului de Cumparari, care sunt obligatorii pentru calculul T.V.A.- ului conform Legii Contabilitatii, firma mai are obligatia sa tina si alte registre:
- Registrul Jurnal;
- Registrul Inventar;
- Registrul Unic de Control – procese verbale ale tuturor
Organelor de Control;
- Registrul de Casa – incasarile si platile in numerar care se fac
de catre firma pe baza documentelor emise
de furnizori si clienti.
La sfarsitul fiecarei luni pe baza tuturor documentelor legate de activitatea societatii (facturi, state de plata, note contabile, registru de casa, extrase de cont) si prin intermediul softului CIEL se elaboreaza Balanta de Verificare.
La 6 luni se intocmeste Contul de Profit si Pierdere iat anual Bilantul pe baza Balantei de verificare.
Din cele precizate mai sus se poate constata ca, societate insasi fiind un depozit en-gross nu-si vinde produsele mai departe altor en-grossisti, ci unor retaileri, ajungand in final la consumator. Reteaua de distributie este foarte vasta, aria sa de acoperire fiind formata din orasele Suceava, Piatra-Neamt, Botosani precum si toate localitatile aflate in imprejurimile acestora.
Timpul alocat, pentru ca produsul sa ajunga la client este de maxim o saptamana, in functie de marfurile sau materialele necesare. Preluarea comenzilor se realizeaza si in sistem electronic - prin fax - d-na Marinela fiind cea careia ii revine aceasta sarcina.
Strategia de distributie utilizata este cea intensiva sau generala deoarece implica desfacerea in orice punct posibil a bunurilor ce se cumpara in mod curent, ce se cumpara zilnic sau la intervale mici, fara a fi interesanta marca produsului.
Mai mult decat atat aceasta forma de distributie, presupune plasarea prin toate mijloacele avute la dispozitie, pentru a avea un grad de acoperire a pietii cat mai mare.
Pentru producatori, S.C Com realizeaza vanzarea, finantarea, asumarea riscului, distributia fizica, promovarea, etc. deci activitati de marketing, de tranzactionare, de miscare a produselor pana la consumatorul final.
Pentru consumator , societatea este cea care le asigura accesul la produsele dorite, in momentul si la locul potrivit, cu cele mai mici cheltuieli financiare si de timp.
Actiunile de promovare ale societatii sunt luate numai cu aprobarea directorului comercial, d-ra Camelia, ea fiind cea care aproba sau nu politica de promovare.
6. RELATII POST VANZARE
O vanzare de succes nu se incheie odata cu semnarea contractului. Dezvoltarea unor servicii post vanzare de calitate poate fi esentiala in succesul unei afaceri .Dupa incheierea contractelor si distribuirea produselor firma nu mai pastreaza legatura cu toti clientii cu care a interactionat o singura data , ci doar cu cei mai fideli dintre ei.
Se considera faptul ca acestia sunt foarte importanti si lor le trebuie acordata atentia cea mai mare, daca nu maxima, fiind una din sursele principale de venituri ale firmei.
Partea a II a
Probleme sesizate in sistemul logistic al firmei analizate
APROVIZIONARE
PARTEA A iii A
SoluTII PROPUSE PENTRU UN MAI BUN MANAGEMENT LOGISTIC IN CADRUL FIRMEI
Informatizarea lucrarilor de contabilitate constituie o activitate complexa, care presupune imbinarea stransa a cunoasterii economice de specialitate cu cele privind programarea si utilizarea calculatoarelor electronice
Iata cateva propuneri in vederea cresterii eficacitatii firmei:
cresterea nivelului de pregatire profesionala a utilizare a PC-urilor;
reducerea la minim a inregistrarilor eronate a datelor, propagarea erorilor;
achizitionarea unei noi versiuni a programului CIEL, mai avansate, lansate deja pe piata;
|
