SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL MANAGEMENTULUI

Managementul firmei nu poate fi asigurat în conditii corespunzatoare, fara cunoasterea sistematica a modului în care se desfasoara întregul proces al economiei unitatii. Pentru aceasta este necesar ca managerul sa dispuna de un rational si eficient sistem de informare economica, tehnica si sociala.

Realizarea unei informari complete, operative si de calitate, nu poate fi realizata decât în cadrul unui sistem informational adecvat.

Sistemul informational managerial apare ca un complex de oameni si activitati practice, de echipamente si de proceduri, orientat catre modelarea proceselor mana­geriale cu ajut 121k1019b orul unor operatii de prelucrare a informa­tiilor.

6.1. NOŢIUNI DE BAZĂ

6.1.1. Aspectul informational al managementului societatii comerciale

Tratarea sistemica a organizarii managementului unitatii eco­nomice implica o analiza corecta a aspectului sau informational. Studiul organizarii managementului sub acest aspect permite sa se constate si evidentieze o proble­matica specifica, ce se refera si la tehnologia mana­ge­mentului societatii comerciale. Aceste probleme atrag atentia managerilor care trebuie sa fie pregatiti sa le solu­tioneze în conditii concrete.

Întregul proces managerial ne apare ca un proces de însusire si transmitere a informatiei. Momentul central al acestui proces îl re­prezinta actul de adoptare a deciziei, care consta în alegerea unuia clin numeroasele mijloace de actiune. Adoptarea deciziei genereaza informatia decizionala, care se transmite la executanti sub forma de planuri, sarcini, normative, comenzi si le serveste ca impuls spre actiuni coordonate si orientate spre scopuri manageriale precise.

În sistemul managementului societatii comerciale toti condu­catorii si salariatii sunt legati între ei prin informatii, care furni­zeaza o retea comunicationala unica. În aceasta retea o iesire infor­mationala de la un organ reprezinta o intrare informationala pen­tru altele.

Fiecare manager reprezinta un nod al retelei comuni­cationale, în care se întrepatrund o multitudine de infor­matii. Sursele infor­mationale se caracterizeaza prin continut, intensitate si regim tem­poral. Organizarea mana­ge­mentului societatii comerciale se gaseste în strânsa dependenta cu aceste caracteristici.

În viata manageriala, informarea are un rol deosebit reprezentând un instrument indispensabil în elaborarea procesului de dez­voltare a societatii comerciale, în urmarirea realizarii acestuia, în valorificarea resurselor si, în special, a realizarii si depasirii profitu­lui prevazut de catre manager. Datele si elementele informationale, sunt necesare la cunoasterea proceselor si fenomenelor mana­geriale, la examinarea lor critica în vederea funda­mentarii deciziilor ce se impun. La rândul ei, cunoasterea înseamna stapânire si prevedere, elemente ce reprezinta coordo­natele esentiale ale managementului societatii comerciale.

6.1.2. Conceptul de sistem informational

al managementului societatii comerciale

Realizarea unei informari complete, operative si de calitate, precum si valorificarea acesteia nu poate fi conceputa decât în ca­drul unui sistem informational adecvat. Componenta a managemen­tului, sistemul informational exercita o influenta asupra functio­narii si eficientei societatii comerciale sau regiei autonome.

6.1.2.1. Definirea sistemului informational managerial

În abordarea problematicii sistemului informational managerial un prim pas îl reprezinta definirea acestuia.

Sistemul informational managerial reprezinta ansam­blul infor­matiilor, fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la realizarea obiective­lor principale ale societatii comerciale sau ale regiei autonome.

Sistemul informational managerial apare ca un complex de oameni si de activitati practice, de echipa­mente si de proceduri, orien­tat catre modelarea proceselor manageriale cu ajutorul unor ope­ratii de prelucrare a informatiilor, bazat pe folosirea mijloacelor de mecanizare si automatizare. Sistemul informational managerial presu­pune folosirea metodelor moderne de calcul si analiza econo­mica, programarea, optimizarea proceselor manage­riale si elabora­rea de modele previzionale, precum si tipizarea unor scheme de cir­cuite informationale la nivelul managerului, ale ajutoarelor sale ime­diate, ale sefilor de subunitati si al salariatilor unitatii economice.

Sistemul informational managerial asigura cunoas­terea realita­tilor societatii comerciale si contribuie astfel la elaborarea si înde­plinirea obiectivelor stabilite de manager. Prin intermediul sau se obtin informatiile necesare fundamentarii deciziilor strategice si de politica economica manageriala, se furnizeaza baza de date necesare elaborarii modelelor de crestere economica a unitatii, se culeg, pre­lucreaza si transmit informatiile privind realizarea scopurilor si obiectivelor, se masoara intensitatea conexiu­nilor din spatiul mana­gerial, se determina abaterile aparute si cauzele acestora.

Cerinte fata de sistemul informational managerial

Functionalitatea si eficienta sistemului informational manage­rial depinde de respectarea câtorva cerinte de baza. O prima cerin­ta se refera la necesitatea definirii obiectivelor regiei autonome sau societatii comerciale, a activitatii manageriale, în functie de cerin­tele informa­tionale. De asemenea, apare necesar sa se coreleze sistemul informational cu procesul managerial al unitatii economice si pe aceasta baza sa se stabileasca exigentele generale si specifice pentru sistemul informa­tional managerial. Tot pe planul corelarii, trebuie avut în vedere raportul ce se stabileste între sistemul infor­mational si structura organizatorica a societatii comerciale sau a re­giei autonome, exigentele pe care si le impun reciproc, precum si legaturile necesare între elementele de structura în cadrul socie­tatii comerciale si între aceasta si alte unitati si organisme exteri­oare. O cerinta deosebit de importanta se refera la necesitatea se­lectiei informatiilor în scopul de a asigura o corespondenta ra­tionala si eficace între nevoile reale de informare a managerului si informatiile ce îi sunt furnizate de catre ajutoarele sale directe. În acest cadru, managerul primeste atât informatii de natura tehnico-operativa, cît si informatii economice. De regula, informa­tiile economice reprezinta o sintetizare a informatiilor tehnico-operative. Pentru a asigura un nivel superior de veridicitate si eficienta informatiilor economice este nevoie sa se insiste pe calitatea evidentelor, fata de care se gasesc în relatie de dependenta. Tot pe planul de­pendentei se afla informatiile fata de nivelul de prelucrare a date­lor. Viata uzinala confirma faptul ca baza informatio­nala a proce­sului managerial este superioara atunci când prelucrarea datelor se face mai temeinic, mai complex si mai diversificat.

si, în sfârsit, o ultima cerinta se refera la supletea si adapta­bilitatea sistemului informational managerial. Aceste cerinte izvo­rasc din dinamismul problematicii cu care se confrunta sistemul ma­nagerial.

Clasificarea sistemelor informationale manageriale

Exista mai multe criterii de clasificare a sistemelor informatio­nale manageriale. Un prim criteriu se refera Ia nivelul ierarhic la care sunt folosite informatiile, dupa care ele se deosebesc în doua grupe: a) sistemul informational macroeconomic, care trateaza ni­velul si tendintele de dezvoltare a economiei nationale si a ramurilor sale; b) sistemul informational microeconomic, care reprezinta un instrument la dispozitia managerului si ofera informatii asu­pra desfasurarii activitatilor unitatii economice.

Un alt criteriu de clasificare are în vedere structura si distin­ge: a) sistemul informational intern care serveste functiei unui or­gan managerial; b) sistem informational extern care trateaza pro­cese ce au loc în afara zonei unui anumit organ managerial.

Modul de organizare reprezinta un alt criteriu de clasificare a sistemelor informationale manageriale. Din acest punct de ve­dere retinem: a) sistem informational functional, care deserveste complet o functie (de aprovizio­nare, productie, desfacere, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil, de personal); b) sistem informa­tional integrat, care are în vedere conexarea proceselor manage­riale cu cele de informare, precum si împletirea sistemului de pre­lucrare a datelor cu utilizarea instalatiilor de control si manage­ment al productiei prin intermediul calculatorului electronic.

Un ultim criteriu de clasificare se refera la mijloacele utili­zate. Potrivit acestui criteriu deosebim a) sistem informational care foloseste numai operatori umani pentru culegerea, prelucra­rea si transmiterea informatiilor; b) sis­tem informational semi­automat, care utilizeaza operatori umani si echipamente (mijloa­ce automate); c) sistem infor­mational automat, care se bazeaza pe folosirea numai a echipamentelor automate.

Componentele sistemului informational managerial

1. Informatiile

Componenta primordiala a sistemului informational manage­rial, informatia poate fi definita ca element de înstiintare care pro­voaca managerului si celorlalte cadre de conducere reactii ce declan­seaza decizii si actiuni. Legata de oameni, obiecte, timp, loc sau de anumite relatii cu lumea exterioara, informatia reprezinta o noutate, o stire sau o comunicare asupra unor fapte, evenimente, idei, opinii, experiente ce urmeaza a fi transmise, întelese sau acceptate în vederea realizarii scopurilor preconizate de catre manager.

Informatia, utilizata de catre manager, ne apare, de regula, ca rezultat al actiunii constiente a personalului cu munci de raspundere pentru comunicarea unor ele­mente noi de cunoastere a unor stari ale societatii comer­ciale, sau a conditiilor unor eveni­mente (fenomene, fapte sau procese manageriale) ce se refera la trecut, prezent sau viitor. În ele se reflecta interesele si vointa manage­rului, a salariatilor sai.

În managementul societatii comerciale informatiile furnizeaza date cu privire la activitatea productiva si pun în evidenta pozitia adoptata de manager în legatura cu problemele ce urmeaza sa fie rezolvate. Cu ajutorul informatiilor managerul stabileste contac­tul nemijlocit si se adreseaza direct salariatilor care concura la realizarea scopurilor si obiectivelor manageriale.

În practica managementului societatii comerciale se utilizeaza urmatoarele feluri de informatii: a) de comanda sau de dirijare, folosite pentru analiza fenomenelor manageriale si pentru declan­sarea actiunilor manageriale; b) de reglare si care vizeaza îndrep­tarea mersului activitatii economice, prin modificari cantitative sau calita­tive; c) de cunoastere si raportare, cunoscute si sub de­numirea de informatii contabile si statistice si cu ajutorul carora informatiile de cunoastere se transforma în informatii de comanda; d) de planificare si prognoza, ba­zate pe evidenta operativa contabila si statistica si utili­zate pentru formularea de decizii privitoare la dezvoltarea economiei societatii comerciale, în concordan­ta cu pro­cesul tehnic si economic, cu nevoile salaria­tilor, relatiile manageriale si economice si alti factori.

Tipologia informatiilor este redata în tabelul 6.1.

Tabelul nr.6.1.

Tipologia informatiilor

(dupa Nicolescu, O., Verboncu, I., 1999)

2. Fluxurile informationale

Cea de-a doua componenta a sistemului informa­tional managerial, fluxul informational reprezinta drumul pe care îl parcurge informatia sau categoria de informatii între emitator si destinatar. Prin parvenirea informatiei la adre­sant sau la beneficiar se creeaza conditiile pentru valorifi­care si respectiv se asigura po­sibilitatea utilizarii acesteia în procesul decizional sau de executie.

Fluxul informational constituie elementul determinant al divi­ziunii muncii între compartimente si subunitati. De aici rezulta ca fluxul informational managerial prezinta o mare importanta asu­pra crearii unei structuri organiza­torice manageriale rationale. El poate fi considerat drept criteriul general pentru delimitarea com­petentelor.

În concordanta cu diferite faze ale procesului mana­gerial, fluxul informational poate fi împartit în urmatoarele etape componente: a) stabilirea liniei generale a politicii economice a societatii comerciale (elaborarea planului de dezvoltare în perspectiva); b) stabilirea stra­tegiei societatii comerciale (în cadrul perspectivei concepute de ca­tre manager), elaborarea planului operativ al societatii comer­ciale; c) alegerea tacticii în realizarea planurilor operative (managemen­tul operativ al societatii comerciale); d) mobili­zarea resurselor si utilizarea optima a acestor resurse ale societatii comerciale.

În managementul societatii comerciale fluxul informa­tional circula între adunarea generala a actionarilor si consiliul de administratie, între acesta si comitetul director, între acesta si sectiile de productie si aparatul functional, între acestia si salariatii societatii comerciale.

Fluxurile informationale manageriale se pot diviza în exterioare si interioare.

O tipologie a acestora este prezentata în tabelul 6.2.

Fluxurile informationale sudeaza pe participanti si le ofera posibilitatea de a-si dispune fortele si mijloacele si de a-si realiza atributiile. Baza relatiilor informationale o constituie caracterul co­mun al formelor si metodelor de lucru, al principiilor de functio­nare.

Tabelul 6.2.

Tipologia circuitelor informationale

(dupa Nicolescu, O., Verboncu, I., 1999)

3 Procedurile informationale

Prin proceduri informationale întelegem ansamblul ele­men­te­lor prin care se stabilesc modalitatile de culegere, înregistrare, trans­mitere si prelucrare a informatiilor.

Cu ajutorul procedurilor informationale se stabilesc: a) suportii de informatii utilizati, respectiv materialele folosite pentru consem­narea lor si caracteristicile acestora; b) mijloacele utilizate pentru a culege, înregistra, transmite si prelucra informatiile; c) succesiu­nea tratarii informatiilor, precum si operatiile pe care acestea le suporta, metodele si formulele de calcul utilizate.

Ca principale caracteristici ale procedurilor infor­mationale ale managementului societatii comerciale mentio­­nam: a) în prelucrarea informatiilor se utilizeaza metode mate­matice, economice, statistice, sociologice, psihologice etc.; b) gradul sporit de formalizare, subliniat de accentul deosebit acordat tipi­zarii, standardizarii si codificarii informatiilor si situatiilor, infor­mationale; c) carac­terul operational accentuat, capabil sa asigure o tratare rapida a informatiei, cu consecinte pe planul deciziei si ac­tiunii; d) economicitatea pronuntata, generata de tradu­cerea în fapt a principiului exceptiilor si al prioritatilor.

4. Mijloacele de tratare a informatiilor

Performantele functionale ale sistemului informational mana­gerial suntconditionate într-o mare masura de catre suportul tehnic al sistemului informational respectiv, respectiv de catre mijloacele de colectare, prelucrare si transmitere a informatiilor.

Colectarea informatiilor începe cu elaborarea docu-men­telor si se termina cu transpunerea informatiilor pe purtatorii mecano-grafici. În activitatea manageriala, evi­den­­ta tehnico-operativa, pla­nificarea, statistica, conta­bili­tatea necesita o cantitate incomensu­rabila de munca, proces în care factorului uman îi revine rolul esential. În vederea usurarii efortului factorului uman, se utilizeaza i documente tiparite si tipizate, precum si numeroase mijl­oace si echipamente mecanice si automate (contoarele de înregistrare a consumurilor sau a productiei, masinile de birou, masinile cu car­tele perforate si calculatoarele electronice). Actiunea conceputa de manager pentru cule­ge­rea de informatii, consta dintr-o serie de operatii: a) decizia cu privire la colectarea de informatii; b) pla­nificarea culegerii informatiilor; c) activitatea nemijlocita de cu­legere a informatiilor; d) conducerea colectarii infor­matiilor; e) ve­rificarea modului cum se efectueaza cule­gerea informatiilor.

La rândul ei, prelucrarea informatiilor solicita, de asemenea, din partea factorului uman un mare consum de timp si un intens efort intelectual. Pentru minimizarea acestora se utilizeaza masini de calcul, de facturat si contabilizat, masini mecano-grafice si elec­tronice. Prelu­crarea informatiilor consta clin urmatoarele actiuni: stabilirea scopurilor prelucrarii informatiilor; b) sistema­tizarea datelor colectate; c) depistarea continutului faptelor si cauzelor are genereaza deficiente; d) fundamentarea teoretica a concluziilor i generalizarea lor; e) judecarea si analiza informatiilor prelucrate.

Indiferent de mijlocul cu care se realizeaza prelu­crarea infor­matiilor, rezultatele procesului respectiv trebuie transmise celor interesati, cu deosebita rapiditate, în vederea folosirii lor la adoptarea deciziilor sau a unor masuri operative.

O clasificare a mijloacelor de tratare a informatiilor se reda în tabelul 6.3.

Tabelul 6.3.

Clasificarea mijloacelor de tratare a informatiilor

Folosirea informatiilor reprezinta un stadiu important, al carui scop corista în utilizarea informatiilor primite pentru stabilirea ma­surilor necesare în vederea îmbunatatirii muncii managerului, a ajutoarelor sale, a subunitatilor si salariatilor. În legatura cu po­sibilitatea pe care o ofera informatia de a fi utilizata, ea devine un factor al manage­mentului societatii comerciale, al obtinerii de noi cunostinte si de influentare asupra comportarii si conceptiilor în­tregului personal al unitatii.

Rolul sistemului informational managerial

Rolul sistemului informational managerial este de a oferi ele­mentele de cunoastere necesare managerului si aparatului sau de specialitate pentru conducerea cu efici­enta a societatii comerciale.

Informatiile sunt necesare pentru previzionarea obiec­­tivelor si mijloacelor de realizare a lor, adoptarea de­ciziilor, asigurarea unei organizari rationale, antrenarea salariatilor la realizarea sarcinilor, evaluarea rezultatelor obtinute, precizarea directiilor si modalitatilor de sporire a eficientei activitatilor ce se desfasoara în unitate.

Sistemul informational reprezinta premiza deciziilor ce se adopta la nivelul adunarii generale a actionarilor, al consiliului de administratie sau al comitetului de directie. În acest context, se for­muleaza cerintele cu privire la modul, cuprinsul si periodicitatea informatiilor ce urmeaza a fi furnizate prin sistemul informational. Se porneste de la premisa ca, întotdeauna calitatea informatiilor si modul lor de prelu­crare influenteaza calitatea deciziilor si prin aceasta efi­cienta procesului dezvoltarii societatii comer­ciale.

Pe baza datelor pe care le furnizeaza sistemul informational managerial, se permite diagnosticarea pre­cisa a situatiei existente în economia societatii comerciale, punând în evidenta punctele nevral­gice si germenii unor fenomene negative si indicând masurile ne­cesare pentru anihilarea lor.

În acelasi timp, sistemul informational managerial reprezinta un instrument de întarire a disciplinei proprii managementului fi­nanciar si de sporire a spiritului de raspundere la toate nivelele de conducere a societatii comerciale. Sistemul informational contribuie, de aseme­nea, la punerea în valoare a rezervelor existente în unitate în vederea cresterii eficientei întregii activitati a societatii co­merciale.

Perfectionarea sistemului informational managerial

6.1.4.1. Necesitatea perfectionarii

Latura a managementului societatii comerciale, siste­mul informational reprezinta o problema care antreneaza întregul personal de conducere a unitatii. În procesul de perfectionare a sistemului informational, rolul hotarâtor revine managerului, comitetului de directie, consiliului de administratie. Trebuie avut în vedere ca sis­temul informa­tional nu va putea fi pus sa functioneze normal, atâta timp cît personalul unitatii nu va fi obisnuit sa-si formalizeze con­ceptiile, sa-si cuantifice obiectivele pe care le fixeaza, sa traduca în forme precise optiunile si instructiunile. Pentru aceasta, managerul, restul cadrelor de conducere trebuie sa cunoasca tehnicile de in­formare economico-sociala. Ei au datoria sa fie în masura sa apre­cieze sistemul informational la justa lui valoare, convingându-se ca le este absolut necesar pentru participarea lor la elaborarea de de­cizii fundamentate stiintific, la manage­mentul societatii comerciale. În acelasi timp, este necesar sa cunoasca cauzele care împiedica transmiterea de informatii asupra situatiei existente si ce trebuie facut pentru ca informatiile primite sa le dea o imagine de an­samblu asupra economiei societatii comerciale.

Preocupat de perfectionarea sistemului informational, mana­gerul trebuie sa organizeze punerea la punct a procesului de cir­culatie sigura, rapida si eficace a informa­tiilor interne si externe.

Procesul de perfectionare a. sistemului informational , manage­rial are în vedere urmatoarele aspecte: a) nece-sarul de informatii la nivelul conducerii societatii comer-ciale: b) procedeele de apreciere si clasificare a infor-matiilor; c) procedeele de organizare a fluxului de informatii, în functie de conditiile necesare, precum si în functie de canalele folosite si metodele de culegere, prelucrare si transmitere a Informatiilor.

În momentul de fata, în legatura cu cerintele ce se manifesta în modul de organizare si functionare a siste-mului informational managerial, perfectionarea lui se impune cu acuitate. Aplicarea si extinderea manage­mentului participativ reclama largirea ariei de raspândire a informarii economice si diversificarea acesteia în func­tie de nivelul ierarhic caruia i se adreseaza. De asemenea, nece­sitatea sporirii eficientei economice a societatii comerciale reclama un management dinamic si competent, alimentat în permanenta cu informatii care sa permita adoptarea unor decizii judicioase si di­rijarea eficace a gestiunii financiare.

6.1.4.2. Deficiente ale sistemului informational managerial

Printre cele mai frecvente deficiente ale sistemului informa­tional managerial, retinem: a) distorsiunea, respec­tiv modificarea partiala, neintentionata a continutului, a mesajului unei informatii, pe parcursul culegerii si trans-miterii de la emitator la receptor, ge­nerata de diferentele de pregatire, folosirea de suporti informa­tionali necores-punzatori, sau manipularea neglijenta a acestora, pre­cum, si de utilizarea de mijloace necorespunzatoare de înregistrare si transmitere a informatiilor; b) filtrajul, înteles ca obstacol al comunicarii, care capata forma unei trieri intentionate a informa­tiilor, cu scopul de a-l face pe cel ce receptioneaza sa priveasca în mod favorabil sau defavorabil mesajul; c) redundanta, adica înre­gistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii, cauzata de absenta sau defectuoasa coordonare a anu­mitor seg­mente ale sistemului; managerial; d) supra­încarcarea canalelor de comunicare cu informatii inutile, generata de nerespectarea carac­terului piramidal al siste­mului informational.

4.3. Delimitarea activitatilor de perfectionare

Obiectul fundamental al perfectionarii sistemului informational managerial consta în organizarea acestuia în asa fel încât el sa co­respunda cerintelor luarii de decizii eficiente în managementul so­cietatii comerciale. În acest scop, se urmareste: a) ordonarea si sistematizarea sistemului informational ma­nagerial existent si elaborarea unor cataloage informationale pentru managementul societatii comerciale; b) elaborarea de instructiuni pentru necesarul viitor de informatii, dupa cum reiese din modelele matematico-economice, din cercetarea operatio­nala si din proiectele de asigurare a actualizarii sistemului informational managerial.

În delimitarea activitatilor de perfectionare a siste­mului infor­mational managerial se are în vedere: a) sfera problemelor abor­date; b) efectivul consacrat actiunii; c) pe-rioada în cadrul careia solutia de perfectionare trebuie furnizata; d) investigarea sectoa­relor susceptibile de per­fec­tionare; e) obligatiile aparatului de spe­cialitate; f) pro­cedeele ce urmeaza a fi utilizate; g) atitudinile psiho­sociale si modalitatile de influentare a acestora.

În procesul de perfectionare a sistemului informa­tional mana­gerial, trebuie sa se tina seama de cerintele de rationalitate fata de informatie, respectiv materia prima a sistemului informational si a sistemului managementului societatii comerciale si anume: a) asigurarea de informatii reale, ceea ce conditioneaza realismul deciziilor si o eficienta economica sporita; b) prezentarea de informatii multilaterale, capabile sa aduca servicii laturilor strategice si umane ale activitatii manageriale; c) în legatura cu timpul limitat de care dispune managerul, este necesar ca informatiile sa fie cât mai con­cise si sintetic orientate; d) asigurarea operativitatii si caracterul dinamic al infor­matiilor; e) adaptarea informatiilor la persoanele cuprinse în circuitul informational.

Perfectionarea sistemului informational managerial trebuie fun­damentata pe urmatoarele principii: a) subor­donarea sistemului in­formational cerintelor manage­men-tului societatii comerciale; b) armonizarea sistemului informational cu structura organizatorica a societatii comerciale; c) asigurarea unitatii meto­dologiei în tratarea informatiilor; d) concentrarea asupra abaterilor semnifi­cative de la obiective, criterii si mijloace; e) asigurarea unui timp corespunzator de reactie componentelor si ansam-blului siste­mului informational managerial; f) valorificarea la maximum a in­formatiilor primare în vederea obtinerii celor mai utile informatii finale; g) asigurarea flexibilitatii sistemului informational manage­rial prin adaptarea sa continua la conditiile endogene si exogene, aflate în permanenta schimbare; h) evaluarea si compararea efec­telor cantitative si calitative ale sistemului informational manage­rial cu costurile necesare realizarii si functionarii.

Metodele si etapele de perfectionare a sistemului informational managerial

stiinta si practica manageriala au elaborat diferite metode de analiza a sistemului informational cu scopul perfectionarii acestuia. Una dintre cele mai cunoscute, modelul informational matriceal se elaboreaza în confor­mitate cu schema de principiu a unui model matriceal si contine informatii despre documente, itinerariile de circulatie, formarea indicatorilor, precum si aparatul care realizeaza functiile manageriale. Având ca principala destinatie caracterizarea fluxurilor de informatii existente, necesare proiectarii sistemului de prelucrare a datelor, modelul informational contine informatii asu­pra caracterului si succesiunii activitatilor manageriale si a celor de planificare a activitatilor societatii comerciale. Modelul infor­mational de forma matriceala reprezinta o tabela-sah care permite sa se exprime într-o forma unitara legaturile dintre subdiviziunile economiei societatii comerciale si procesele de elaborare a noilor informatii.

O alta metoda, cea grafica, consta în descrierea grafica a itinerariilor parcurse de documente. Utilizarea metodei grafice prezinta si unele minusuri: a) imposibi­litatea practica a reflectarii gra­fice a legaturilor informa­tionale, ca urmare a numarului lor foarte mare si a complexitatii acestora, a volumului mare de munca ne­cesara pentru întocmirea lor; b) imposibilitatea determinarii canti­tative si calitative a masurilor de simplificare a documentelor. Studierea sistemului informational mana­gerial pe baza progra­marii liniare, reprezinta metoda al carei scop final consta în optimizarea fluxului de documente pe ansamblul managementului so­cietatii comerciale si fundamentarea stiintifica a conceptiei de con­struire a structurii aparatului managerial. Elementele principale ale acestei metode constau în: a) evidentierea itinerariilor reale de cir­culatie a documentelor; b) ela­borarea codurilor documentelor pentru prelucrarea ulterioara; c) întocmirea machetei de perforare si sor­tare a cartelelor perforate; d) determinarea numarului total de transmiteri ale documentelor; e) solutionarea modelului numeric for­mat cu oricare din algoritmele cunoscute; f) rea­lizarea optimului teoretic al solutiei obtinute; g) orga­nizarea controlului periodic pen­tru fluxurile de documente în interiorul managementului societatii comer­ciale.

Perfectionarea sistemului informational managerial se face în cinci etape: a) definirea ariei studiului, etapa în care se stabilesc si definitiveaza atributiile, activitatile si functiile care urmeaza a fi analizate, în vederea perfectionarii siste­mului informational si se studiaza disfunctionalitatile majore în functionarea sistemului si care conduc la defi­ciente repetate la nivelul managementului uni­tatii; b) defi­nirea cerintelor, respectiv precizarea scopurilor urma­rite si întocmirea unui tablou al problemelor derivate prin legaturi cauza-efect; c) cunoasterea sistemului actual, etapa în care se pre­cizeaza functiile de baza ale mana­gementului societatii comerciale si se descopera si corecteaza deficientele existente, se continua apoi cu analiza necesitatilor de informare a fiecarei functii; d) cautarea solutiei îmbunatatite, respectiv stabilirea obiecti­velor si cerintelor pertinente ale sistemului informational managerial; e) proiectarea noului sistem, care cuprinde: stabilirea metodelor de culegere, transmitere si prelucrare a informatiilor care vor fi utilizate în noul sistem, perfectionarea rapoartelor rezumative si a formula­relor, experimentarea metodelor alese si alegerea mijloacelor de transmitere a datelor si crearea unui sistem de organizare ca parte integranta a întregului sistem informational managerial în vederea asigurarii utilizarii cu maxima eficienta a noului sistem informatio­nal în managementul societatii comerciale.

6.1.5. Perspectivele dezvoltarii sistemului informational managerial

Element dinamic, sistemul informational managerial se dez­volta în ritm accelerat. Prevederea directiilor de dezvoltare este de o importanta hotarâtoare pentru managementul societatii comer­ciale. Pregatirea aparatului de specialitate, proiectarea de structuri care sa permita încorporarea eficace a noilor concepte si tehnici informa­tionale, reprezinta aspectele principale ale manage­mentului, în care este necesara cunoasterea tendintelor de perfectionare a sistemului informational managerial.   

În viitor, succesul aplicarii noilor concepte si mijloace mana­geriale va fi conditionat de existenta unui sistem informational în continua perfectionare. Ca principale directii mentionam: a) adap­tarea sistemului informational în fluxul real al informatiilor; b) lar­girea sferei de cuprindere a sistemului informational, prin introdu­cerea unui numar tot mai mare de aparate si dispozitive periferice cu destinatii multiple; c) cresterea promptitudinii în functionarea sistemului informational managerial, pe calea folosirii unui numar mai mare de aparatura electronica; d) sporirea continua a capacitatii de memorizare a sistemului informational si utilizarea pe scara tot mai larga a fisierelor; e) managerul sa poata comunica direct cu sistemul mijloacelor automate de culegere, prelucrare si transmitere a informatiilor; f) sporirea ponderii cunostintelor informa­tionale în procesul formarii managerului.

Existenta sistemului informational managerial si perfectionarea continua a acestuia creeaza posibilitatea pentru manager de a aplica cele mai eficiente metode si tehnici manageriale, bazate pe utilizarea aparatului statistico-matematic.

6.2. CONCEPTE CHEIE

sistem informational;

sistem informatic;

informatia;

fluxul informational;

proceduri informationale;

distorsiune;

filtraj;

redundanta.

6.3. REPREZENTĂRI GRAFICE, SCHEME, RELAŢII

DE CALCUL

În figura 6.1. este prezentata schema generala a conceptului sistemului informational iar în figura 6.2. este prezentata schema privind eficienta sistemului informa-tional.

Fig. 6.1. Schema generala a conceptului sistemului informational

Fig. 6.2. Schema privind eficienta sistemului informational

6.4. ÎNTREBĂRI DE CONTROL sI APROFUNDARE

1. Care este raportul dintre sistemul informational si sistemul informatic ?

2. Aratati principalele tipuri de informatii si caracte­risticile acestora.

3. Ce sunt circuitele informationale si fluxurile informationale ?

4. Care sunt si în ce constau functiile sistemului informational ?

5. Analizati în ce fel elementele relationale reprezinta un factor de asigurare a eficientei sistemului informational.

6. Formulati aprecieri personale asupra perspec­tivelor dezvoltarii sistemului informational.

6.5. APLICAŢII

(TESTE GRILĂ, PROBLEME, STUDII DE CAZ)

6.5.1. Teste grila

1. Reprezinta componente ale sistemului de mana-gement al societatii comerciale:

a) sistemul organizatoric

b) sistemul decizional

c) sistemul informational

d) sistemul de metode si tehnici de management

e) echipa manageriala

2. Influenteaza continutul si functionalitatea siste­mului informational al managementului societatii comer­ciale:

a) obiectivele (societatii comerciale)

b) structura organizatorica

c) nevoile reale de informare ale managerului

d) dinamismul sistemului managerial

e) toate punctele prezentate anterior

3. Constituie componenta primara a sistemului informational:

a) informatia

b) fluxul informational si circuitul informational c)data

d) procedura informationala

e) mijloacele de tratare a informatiilor

4. Constituie elementul fundamental al sistemului informational, al procesului de elaborare si fundamentare a deciziilor:

a) data

b) fluxul informational si circuitul informational

c) informatia

d) mijloacele de tratare a informatiilor

e) procedura informationala

5. A trata o informatie înseamna:

a) a culege informatia

b) a înregistra informatia

c) a prelucra informatia

d) a stoca informatia

e) a transmite informatia

6. În procesul de perfectionare a sistemului informa­tional managerial rolul hotarâtor revine:

a) managerului

b) salariatilor

c) managerului sau salariatilor

d) managerului si salariatilor

e) nici una din variantele de mai sus

7. Rationalizarea sistemului informational managerial conduce la:

a) cresterea eficientei întregii activitati a societatii

b) reducerea costurilor de functionare a sistemului informational

c) cresterea costurilor de functionare a sistemului informational

d) nu are nici o consecinta asupra activitatii societatii

e) mai buna informare a managerului

8. Care din variantele de mai jos exprima cel mai bine componentele sistemului informational:

a) date-informatii, circuite informationale, docu­mente informationale, proceduri informationale

b) date-informatii, circuite informationale, docu­mente informationale, mijloace de tratare a informatiilor

c) date-informatii, circuite si fluxuri informationale, proceduri informationale, calculatorul electronic

d) date-informatii, circuite si fluxuri informationale, documente informationale, mijloace de tratare a infor­matiilor

e) date-informatii, circuite si fluxuri informationale, proceduri informationale, mijloace de tratare a informatiilor

9. Diferenta dintre sistemul informational si sistemul informatic este data de:

a) existenta unor informatii specifice

b) existenta unor circuite si fluxuri informationale mai scurte

c) culegerea, transmiterea si prelucrarea cu mijloace automatizate a informatiilor

d) culegerea, transmiterea si prelucrarea manual - automatizata a informatiilor

e) folosirea calculatorului pentru rezolvarea unor probleme complexe

Raspunsuri:

1 - a, b, c, d; 2 - e; 3 - c; 4 - c; 5 - a, b, c, e; 6 - a; 7 - a; 8 - e; 9-c.

Raspunsuri comentate la testele grila:

8-e

Raspunsul corect este "e", deoarece componentele sistemului informational sunt datele, informatiile, fluxurile informationale circuitele informationale, procedurile infor­ma­tionale, mijloacele de tratare a informatiilor. Celelalte variante sunt incomplete pentru ca, alaturi de unele componente informationale veritabile, contin si aspecte care nu pot fi tratate de pe aceasta pozitie.

9-c

Varianta corecta de raspuns este "c". Sistemul informational este mai cuprinzator decât sistemul infor­matic, acesta din urma rezumându-se la culegerea, transmi­terea si prelucrarea cu mijloace automatizate a informatiilor.

6.5.2. Studiu de caz

Firma "Electronistul" S.A. specializata în producerea si comer­cializarea de echipamente periferice pentru calcu­latoare electronice este o firma de dimensiuni mari si functioneaza pe baza managementului prin obiective si a managementului prin bugete.

Sistemul de management si componentele sale - metodologica, decizionala, informationala si organizatorica - sunt astfel concepute încât sa permita realizarea obiecti­velor firmei si ale centrelor de gestiune.

Din pacate, în functionarea acestor subsisteme apar frecvente necorelari, cu impact nefavorabil asupra fundamentarii deciziilor si actiunilor.

Întreprinderea este structurata în 6 centre de gesti­une:

patru centre de gestiune în sfera de productiei;

un centru de gestiune mecano-energetic;

un centru de gestiune specific administratiei.

Fiecare centru de gestiune este condus de un director, iar în structura organizatorica îsi desfasoara activitatea formatii de lucru conduse de maistri.

Societatea comerciala traverseaza o perioada mai dificila în sensul ca nu poate sa foloseasca din plin capacitatile de productie din lipsa de comenzi; produsele fabricate si livrate clientilor interni nu satisfac întotdeauna preferintele calitative ale acestora, situatie ce a condus la o deteriorare a potentialului de viabilitate economica al firmei "Electronistul" SA.

Cum se desfasoara procesele de munca în interiorul firmei?

De regula, centrele de gestiune din sfera de gestiune primesc bugetele întocmite de compartimentul bugete în jurul datei de 10 ale lunii la care se refera. Cu aproximativ o saptamâna înainte li se transmite, de catre compartimentul programarea, lansarea si urmarirea productiei, un document intitulat "Programarea productiei pe luna..." cu urmatoarea structura:

În acelasi timp, centrelor de gestiune 1 li se difuzeaza de catre compartimentul previziune, documentul intitulat: "Lista obiectivelor pe luna..." conform modelului:

Bugetul transmis fiecarui centru de gestiune, cuprinde la rândul sau:

Acestor informatii li se adauga cele legate de normele de consum de materii prime, materiale si manopera, preturi de aprovizionare, tarife de salarizare.

Desi initial s-a stabilit ca înregistrarea, transmiterea si analiza abaterilor de la nivelul bugetat al cheltuielilor cu materii prime directe si manopera directa se realizeaza în decursul lunii, pe masura ce acestea se produc, în realitate astfel de actiuni se deruleaza dupa aproximativ 15 zile de la închiderea lunii respective. Asemenea abateri sunt centralizate în abateri pozitive si negative de catre compartimentele urmarire bugete din centrele de gesti­une si transmise spre analiza directorilor acestora, managerului tehnic si de productie si managerului general.

În acelasi interval de timp -15 zile de la închiderea perioadei la care se refera bugetul - centrele de gestiune transmit compartimentului programarea, lansarea si urmarirea productiei, precum si compartimentului bugete situatia informationala intitulata "Stadiul realizarii productiei"

De asemenea bugetul se completeaza la rubrica "ni­vel realizat" si "%" si se difuzeaza compartimentului bu­gete.

La câteva zile de la transmiterea acestora, com­partimentele bugete si management întocmesc situatiile informationale specifice tabloului de bord destinat mana­gerilor executivi si managerului general.

Frecvent apar nesincronizari între informatiile din "Stadiul realizarii productiei" si "Buget" generate de dorinta unor conducatori de formatii de lucru de a raporta niveluri mai ridicate, acestea fiind un important criteriu motivational pentru personalul din subordine.

Analizati cu atentie situatia descrisa mai sus si încercati:

a) sa identificati principalele deficiente ale sistemului informational;

b) sa precizati principiile de concepere si functionare a sistemului informational nerespectate;

c) sa formulati trei propuneri de perfectionare a siste­mului informational prezentat.

(NICOLESCU O.," Management", Ed. Economica, Bucuresti, 1997)

6.6. TEXTE DE ANALIZAT

1."... sistemul informational nu va putea fi pus sa functioneze normal, atâta timp cât personalul unitatii nu va fi obisnuit sa-si formalizeze conceptiile, sa-si cuantifice obiectivele pe care si le fixeaza, sa traduca în forme pre­cise optiunile si instructiunile." (Ion Petrescu," Manage­ment", Ed. Tipocart Brasovia 1993);

2. "...sistemul informational este necesar sa se armonizeze în deosebi cu sistemul decizional, astfel încât continutul informatiilor si caracteristicile dimensionale ale fluxurilor informationale sa reflecte necesitatile specifice de decizii rationale de catre fiecare manager" (Ovidiu Nicolescu," Management", Ed. Economica 1997);

3."... în orice societate comerciala, întregul proces managerial ne apare ca un proces de însusire si transmitere a informatiei. Momentul central al acestui proces îl reprezinta actul de adoptare a deciziei,..." (Ion Petrescu, "Psihosociologie manageriala", Ed. Lux Libris Brasov, 1998)

4. "Fiecare manager reprezinta un nod al retelei comunicationale, în care se întrepatrund numeroase informatii." ( Ion Petrescu, "Profesiunea de manager", Ed. Lux Libris Brasov, 1997);

6.7. PROPUNERI DE TITLURI PENTRU REFERATE

1. Tendinte în conceperea si functionarea sistemelor informationale în societatile comerciale din România.

2. Perspectivele dezvoltarii sistemului informational managerial.

3. Rolul sistemului informational managerial în desfasurarea activitatii societatii comerciale.

4. Importanta rationalizarii sistemului informational.

5. Studiu privind aplicarea principiilor de concepere si rationalizare a sistemului informational.

BIBLIOGRAFIE