Sistemul informational sau de comunicatii al firmei sau INTREPRINDERII
1. Informatia economica: notiune, continut, clasificare, flux informational
2. Subsistemul de evidenta economica: component al sistemului informational
3. Etape de elaborare a sistemului informational de management
Activitatea care se desfasoara in cadrul unitatii economice se bazeaza pe schimburi de informatii, care sa asigure o functionare normala a unitatii in care se desfasoara procesele economice. Pentru intelegerea continutului informatiei trebuie facuta o deosebire intre notiunile de informatie si data. Datele sunt reprezentate de diferite cuvinte, cifre care descriu sau reflecta anumite fapte sau situatii petrecute. Ele alcatuiesc materia bruta pe care se intemeiaza informatia. Cand sunt trecute intr-un document reprezinta suportul simbolic al informatiei, iar documentul pe care sunt trecute este purtatorul material al datelor. Intr-un sens mai larg, informatia reprezinta o comunicare sau stire despre obiecte, oameni, timp sau procese economice. Privita sub aspectul continutului, informatia este o noutate, o stire, o comunicare asupra unor fapte, intamplari, evenimente, experiente, idei si opinii care urmeaza a fi transmise, intelese sau acceptate, in vederea unui nou scop. Informatia reprezinta o comunicare, un mesaj care contine elemente noi de cunoastere a unei stari, situatii sau a continutului unor evenimente, procese, fapte economice, sociale, culturale, stiintifice si tehnice din trecut, prezent si viitor. Din punct de vedere practic, locul informatiei poate fi privit sub doua aspecte:
a) sub aspectul posibilitatii de transmitere a informatiei (din punct de vedere cibernetic);
b) sub aspectul continutului concret al informatiei.
a) Din punct de vedere al posibilitatilor de transmitere, este necesara vehicularea unei cantitati mari de informatii intr-un timp scurt, cu cheltuieli minime, astfel incat informatia sa fie utila si ieftina. Mijloacele sau echipamentele electronice de calcul si de evidenta, prin care se poate realiza aceasta cerinta, impun adaptarea unui sistem specific de culegere, prelucrare si transmitere a informatiei care sa aiba in vedere corelarea vitezei de lucru a acestor echipamente cu operativitatea si volumul foarte mare de informatii care trebuie prelucrate.
b) Referitor la continut, accentul se pune pe utilitatea lor, adica pe gradul lor de intrebuintare. In functie de nivelul organizatoric la care se situeaza receptorul de informatii, aceste informatii prezinta unele particularitati. Astfel, la nivel macroeconomic informatiile reprezinta un complex de date prelucrate statistic referitoare la dezvoltarea economica in ansamblu, a ramurilor si subramurilor respective, la potentialul tehnico-economic existent si eficienta economica. Toate aceste informatii sunt concentrate in anuare, rapoarte, studii, analize intocmite pe baza datelor provenite de la unitatile economice subordonate si centralizate pe ministere. Aceste informatii se caracterizeaza printr‑un ma 656i87g re grad de sinteza si prin redarea celor mai semnificative aspecte ale procesului dezvoltarii economico‑sociale. La nivel microeconomic informatiile formeaza un circuit ascendent, pornind de la intreprindere, fiind supuse unei prelucrari succesive si selective, in scopul obtinerii indicatorilor sintetici de mare capacitate informativa. La nivel microeconomic (intreprindere, sectie, atelier) informatia inglobeaza un volum mare de date, in care se reflecta procesul complex de realizare a obiectivelor prestabilite si abaterile de la aceste obiective, servind la fundamentarea deciziilor manageriale.
Pentru necesitatile procesului de conducere informatiile trebuie sa circule intr-o intreprindere in mod continuu si ritmic, constituind un flux informational eficient. Totalitatea informatiilor care circula in sens descendent si ascendent, de la centrul decizinal al intreprinderii la subsistemele conduse si invers, precum si colateral, intre compartimentele organizatorice, functionale si de productie (sectii de baza, auxiliare, de deservire, ateliere, servicii, birouri), impreuna cu cele care se primesc din exterior si cele care se transmit in afara intreprinderii formeaza fluxul informational.
Rezulta ca fluxul informational poate fi:
descendent, in care informatiile circula de la centrul managerial la unitatile de executie si este alcatuit din informatii de comanda sau decizii;
ascendent, in care informatiile circula de la subsistemele conduse la centrul decizional. In cadrul acestuia circula informatii de stare si care se refera la stadiul indeplinirii anumitor programe, planuri, instructiuni, sarcini.
colateral, in care informatiile circula intre diferite subdiviziuni structurale, de productie si functionale, ale intreprinderii (servicii, birouri, sectii).
extern, in care informatiile circula intre unitatea respectiva si organismele din mediul exterior cu care intreprinderea sau firma intretine anumite relatii.
Informatiile trebuie sa indeplineasca anumite conditii:
sa fie exacte, respectiv in deplina concordanta cu adevarul, deoarece o informatie inexacta poate conduce la decizii gresite.
sa fie completa, adica sa contina toate elementele si sa fie intacta. Asupra gradului de integritate a informatiei exercita o influenta fundamentala si anumite bariere informationale (istorice, geografice, economice, politice).
sa fie pusa in timp util la dispozitia conducatorului, deoarece informatiile tardive isi pierd eficacitatea si devin inutile.
sa fie elaborate in concordanta cu frecventa necesara adoptarii deciziilor.
continutul informatiilor sa se adapteze si sa se limiteze la sarcinile care urmeaza a fi solutionate.
forma de prezentare a informatiilor sa permita prelucrarea automata a datelor.
sa permita obtinerea, dintr-o informatie initiala, a unor informatii derivate.
sa ajunga pana la cei care le utilizeaza si sa aiba calitatea de a putea fi folosita in practica. Aceasta cerinta este posibila in conditiile in care informatiile contin elemente noi de cunoastere, in care reprezinta noutati si satisfac o anumita necesitate a procesului de management.
Nivelul calitativ al informatiilor este conditionat de mai multi factori:
a) in faza de culegere si inregistrare a informatiilor mentionam: amplasarea locului de culegere a informatiilor fata de sursele care culeg informatii, metodele de culegere si caracteristicile acestora, sistemul de prelucrare a lor si personalul folosit.
b) in faza de prelucrare calitatea informatiilor este influentata de: metodele si mijloacele de prelucrare folosite, personalul utilizat, calificarea si specializarea lui.
c) in etapa de transmitere a informatiilor calitatea acestora este influentata de: metodele si mijloacele materiale folosite (formulare, grafice, transmiterea orala sau prin instalatii telemecanice), stabilirea destinatarilor in functie de responsabilitatile si atributiile lor in structura functionala.
Eficienta informatiilor este criteriul de baza dupa care se aleg si se organizeaza procesele informationale. Astfel nu poate fi conceput un proces informational daca acesta nu serveste o anumita activitate sau act decizional. Principalele criterii de evaluare a eficientei economice a informatiilor sunt: utilitatea, valabilitatea, precizia, oportunitatea.
Utilitatea informatiilor se refera la cerinta informatiilor de a contine problemele de care se ocupa cel care primeste infoamtia respectiva. Astfel, daca conducatorul are la dispozitie informatii certe, el poate adopta decizii eficiente si rapide, faraa consuma mult timp cu cercetarea si solutionarea surselor informationale din domeniul unde urmeaza sa adopte deciziile respective.
Valabilitatea informatiilor se refera la actualitatea pe care o prezinta, precum si la perioadele in care isi mentine valoarea.
Precizia informatiilor se refera la gradul de detaliere si la veridicitatea datelor respective. Precizia este determinata de obiectul informatiilor, repectiv daca este globala sau de detaliu, de modul de exprimare a informatiilor (daca acesta este cifric sau prin descriere) si de gradul de aprofundare.
Oportunitatea informatiilor se refera la furnizarea acestora utilizatorului la momentul necesar. Daca informatia ajunge la utilizator dupa producerea evenimentului sau intr-un moment in care un anumit aspect negativ nu mai poate fi evitat, atunci este clar ca acea informatie nu mai este utila.
Clasificarea informatiilor economice
Din punct de vedere al domeniului de activitate la care se refera, informatiile pot fi: economice, tehnice, stiintifice, culturale. Informatiile economice reflecta activitatile desfasurate de catre intreprinderile sau firmele producatoare de bunuri sau prestatoare de servicii. Informatiile care circula in cadrul intreprinderii sunt complexe, iar pentru a usura intelegerea lor si a permite evidentierea unor aspecte semnificative necesare in activitatea de management este necesara o anumita clasificare a acestora si care se poate face dupa urmatoarele criterii:
1. dupa modul de exprimare:
informatiile orale se exprima prin viu grai si nu implica investitii necesare pentru mijloacele de prelucrare. Au viteza mare de circulatie, nu sunt controlabile, dand nastere la interpretari.
informatiile scrise sunt consemnate pe diferite suporti si pot fi pastrate timp indelungat fara a se altera.
informatiile audio-vizuale se adreseaza atat auzului cat si vazului, necesita aparatura speciala si cheltuieli de investitii, au viteza mare de circulatie.
2. dupa gradul de prelucrare:
informatiile primare (de baza) nu au mai fost supuse anterior unei anumite prelucrari, au caracter analitic; sunt foarte diverse, fiind cele mai raspandite la nivelul executiilor.
informatiile intermediare se gasesc in diferite faze de prelucrare, sunt specifice la nivelul personalului functional si de conducere interioara.
informatiile finale au parcurs toate fazele de prelucrare, au caracter sintetic, decizional si se adreseaza managerilor de esalonul superior si mediu.
3. dupa sensul vehicularii:
informatiile descendente se transmit de la nivelurile ierarhice superioare spre cele inferioare, fiind alcatuite preponderent din decizii, instructiuni, recomandari.
informatiile ascendente se transmit de la esaloanele ierarhice inferioare la cele superioare si reflecta modul de realizare a obiectivlor si deciziilor adoptate de centrele manageriale.
informatiile orizontale circula intre anumite posturi sau functii situate la acelasi nivel ierarhic.
4. dupa modul de inregistrare si prelucrare:
informatiile tehnic-operationale localizeaza in timp si spatiu procesele care au loc in intreprindere, fiind utilizate cu preponderenta de catre managerul de nivel superior, pentru a controla activitatea executantilor.
informatiile contabile se refera la aspectele economico-financiare ale activitatilor intreprinderii si sunt utilizate pentru fundamentarea deciziilor strategice si tactice.
informatiile statistice au caracter post-operativ si sintetic, se utilizeaza cu prioritate la evaluarea rezultatelor intreprinderii si la previzionarea de noi obiective.
dupa sursa de provenienta:
informatiile exogene provin din medii situate in afara intreprinderii, fiind alcatuite din decizii, instructiuni, iar cea mai mare parte a lor au caracter obligatoriu.
informatiile endogene se refera la procesele ce se desfasoara in interiorul intreprinderii.
6. dupa natura proceselor pe care le reflecta:
informatiile de cercetare-dezvoltare reflecta activitatile din cadrul functiunii de cercetare-dezvoltare a unitatii.
informatiile comerciale se refera la activitatile comerciale.
informatiile de productie reflecta activitatile functiunii de productie.
informatiile financiar-contabile reflecta activitatile functiei financiar-contabile.
informatiile de personal se refera la activitatile functiunii de personal.
7. dupa continutul lor:
informatiile de stare reflecta procesele curente sau trecute, au ca scop caracterizarea posibilitatilor tehnice, de productie, economice, ale unitatii respective in diferite perioade de timp.
informatiile de intrare au rolul de a exprima cantitativ si calitativ nivelul obiectivelor si al resurselor pe parcursul desfasurarii activitatii.
informatiile de iesire exprima cantitativ si calitativ nivelul rezultatelor si al consumurilor de resurse in diferite perioade.
informatiile de cooperare exprima cantitativ si calitativ relatiile operationale cu alte unitati economice.
informatiile de executie au drept obiectiv sa informeze managerii in legatura cu modul si nivelul indeplinirii deciziilor adoptate.
8. din punct de vedere al modului in care exprima diferite laturi ale operatiilor sau fenomenele:
informatiile cu caracter cantitativ redau latura cantitativa a activitatii (informatii referitoare la realizarea programelor de productie, a programelor fortelor de munca, utilizarea capacitatii de productie, respectarea normelor de consum la materii prime, materiale etc.).
informatiile cu caracter calitativ reflecta latura calitativa a activitatii (nivelul costului de productie, al productivitatii muncii, nivelul profitului, calitatea produselor).
In cadrul sistemului informational majoritatea covarsitoare a informatiilor sunt colectate, prelucrate si vehiculate pe suporti purtatori de informatii si care formeaza sistemul de evidenta a activitatii intreprinderii sau firmei. Prin evidenta se intelege consemnarea sau inregistrarea, intr-o anumita ordine, a faptelor sau fenomenelor socio‑economice care se petrec intr-un anumit loc si timp, in scopul de a servi ca material informativ imediat sau mai tarziu in activitatea practica din diferite domenii ale vietii economico-sociale. Evidenta care urmareste procesele ce se desfasoara in cadrul intreprinderii este denumita evidenta economica. Subsistemul de evidenta al intreprinderii poate fi divizat in urmatoarele trei forme:
a) evidenta tehnic-operativa;
b) evidenta contabila;
c) evidenta statistica.
a) Evidenta tehnic-operativa reprezinta acea parte a evidentei economice care asigura inregistrarea operativa si sistematica a datelor referitoare la evenimentele si procesele ce se realizeaza in cadrul diverselor activitati si care, dupa o prima prelucrare, se transforma in informatii necesare conducerii operative a proceselor tehnice, de productie, economice si sociale. Caracteristica esentiala a evidentei tehnic-operativa o reprezinta localizarea in timp si spatiu a fenomenelor care se desfasoara in cadrul diverselor activitati ale unitatii si pe care le inregistreaza in documentele de evidenta primara. Printre cele mai frecvente documente utilizate de aceasta forma de evidenta se pot mentiona: situatiile, rapoartele, graficele, care reprezinta purtatori de informatii zilnice. In activitatea de productie, evidenta tehnic-operativa inregistreaza informatii referitoare la modul cum sunt utilizate capacitatile de productie, cum este folosit timpul de munca, care este nivelul consumului de materiale pentru fiecare loc de productie, pe fiecare produs. In activitatea tehnic-operativa, aceasta evidenta vehiculeaza informatiile cu privire la realizarea programelor de aprovizionare tehnico-materiala, la ritmicitatea acestora, la calitatea si sortimentul materiilor prime si ale materialelor si la situatia stocurilor. In activitatea de desfacere, evidenta tehnic-operativa furnizeaza informatii referitoare la derularea programului de desfacere, la disciplina contractuala.
b) Evidenta contabila consemneaza, controleaza si reflecta sistematic si neintrerupt, prin prelucrarea informatiilor oferite de evidenta tehnic-operativa, existenta si miscarea mijloacelor economice ale unitatii, sursele acestora si este expresia sintetica a rezultatelor economico-financiare.
c) Evidenta statistica este acea componenta a evidentei economice care are drept scop obtinerea unor informatii intr-o forma sistematizata si generalizata asupra fenomenelor economice din cadrul unitatii respective. Statistica foloseste o serie de procedee proprii:
observarea (culegerea si consemnarea informatiilor din diverse domenii: productia, consumul, circulatia)
prelucrarea are drept scop gruparea si centralizarea datelor culese, efectuarea calculelor economice, in urma carora se obtin indicatori exprimati in marimi absolute, relative, medii. Reprezentarea indicatorilor obtinuti se face cu ajutorul anumitor documente, tabele, grafice.
Ca purtatori de informatii folositi curent de catre evidenta statistica se pot aminti: tabelul statistic, raportul statistic, reprezentarile grafice.
INTRARI IESIRI
Pornind de la aceste cerinte, sistemul infomational al intreprinderii
trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele functii: a)
functia
decizionala; b)
functia
operationala; c)
functia de
informare (documentare). a)
Functia decizionala consta in rolul sistemului informational de a furniza centrului
de management informatiile necesare in scopul fundamentarii
deciziilor care urmeaza sa fie adoptate. Datorita
importantei deosebite a acestei functii pentru procesul de management
se foloseste tot mai frecvent notiunea de sistem infomational al
managementului, justificand prin aceasta rolul deciziei ca cel mai important
act cu care se operaza in activitatea de management. b)
Functia operationala declanseaza multimea de actiuni, pe
baza deciziilor conducerii, pentru realizarea obiectivelor programate de
catre intreprindere. c)
Functia de informare (documentare) exprima menirea sistemului informational
potrivit careia se vehiculeaza informatii care asigura
documentarea personalului intreprinderii si care ulterior vor fi utilizate
pentru a adopta anumite decizii sau pentru a efectua anumite operatii. La conceperea, elaborarea si proiectarea unui sistem
informational al managementului, precum si in situatia
perfectioanarii sau rationalizarii sistemului
informational, specialistii implicati trebuie sa respecte o
serie de principii: a)
subordonarea conceperii si functionarii
sistemului informational cerintelor de conducere a unitatii. Existenta oricarui sistem informational
o reprezinta asigurarea bazei informationale necesare pentru
desfasurarea atat a procesului de management cat si a celor de
executie, in cadrul unitatii economice respective. b)
intercorelarea sistemului informational cu structura
organizatorica si cu sistemul decizional. Pe plan structural, sistemul informational trebuie corelat in mod
deosebit cu structura organizatorica, datorita cerintelor
diferitelor componente ale structurii organizatoric-functionale. Astfel,
functia sau postul, ca element component al structurii organizatorice,
este atat emitator cat si beneficiar de informatii; sau
relatiile organizatorice, indiferent de tipul lor, se bazeaza si
pe circuite informationale. Fiecare compartiment din structura
organizatoric-functionala a unitatii dispune, pentru
realizarea obiectivelor atribuite, de anumite mijloace de tratare a
informatiilor si trebuie sa foloseasca anumite proceduri
informationale. c)
asigurarea unitatii metodologice a
tratarii informatiilor. Aceasta
rezulta din necesitatea unei proiectari si functionari
unitare a tuturor componentelor sistemului informational al firmei.
Respectarea acestui principiu usureaza atat controlul conducerii
asupra functionarii unitatii, a schimbarilor in
structura si functionarea acesteia, cat si extinderea
utilizarii sistemelor automate de prelucrare a datelor in conditii de
eficienta sporita. d)
concentrarea sistemului informational asupra
furnizarii informatiilor referitoare la abaterile esentiale de
la obiective, norme, standarde. In acest sens
trebuie urmarit ca, pe verticala sistemului de management al
unitatii, informatiile sa fie transmise nu global, ci
selectiv, referindu-se la abateri semnificative de elementele prestabilite. In
felul acesta se reduce la strictul necesar vehicularea informatiilor
si se economiseste timpul personalului implicat. e)
asigurarea unui timp corespunzator de reactie
decizionala si operationala pentru toti beneficiarii
de informatii. Prin utilizarea utilizarea unei game
variate de proceduri si mijloace de tratare a informatiilor,
caracterizate prin viteze si debite diferite de tratare a acestora,
trebuie sa se acorde prioritate asigurarii informatiilor la timp
in acele puncte care sunt considerate critice pentru unitatea respectiva. f)
obtinerea de informatii maxime finale din
fondul de informatii primare.
Informatiile primare sunt folosite nemijlocit atat pentru evidenta
si controlul desfasurarii procesului, cat si pentru
adoptarea unor decizii cu caracter operativ la nivelul locurilor de munca
de catre esaloanele inferioare ale sistemului de management.
Deciziile strategice si tactice ale conducerii intreprinderii se
fundamenteaza pe informatii sintetice, finale. g)
realizarea de sisteme informationale ai caror
parametri constructivi si functionali sa le confere
flexibilitate ridicata. Se recomanda
o concepere modulara a sistemului informational, care sa
permita operarea, cu usurinta, de modificari in
componentele sistemului, in conditiile integrarii rationale a
noilor module in ansamblul sistemului informational. h)
principiul eficientei, care are valabilitate generala in conducerea unitatii
economice si care, aplicat la specificul sistemului informational,
presupune o permanenta evaluare si comparare a efectelor cantitative
si calitative ale unui sistem informational cu costurile
realizarii si functionarii lui. La abordarea
eficientei perfectionarii sistemului informational trebuie
sa se porneasca de la cerinta ca acest sistem sa
satisfaca integral necesitatile informationale ale
actitivatii de management, in conditiile realizarii unui
echilibru intre efectele sistemului informational si valoarea
resurselor alocate pentru realizarea lui. Deficientele si cerintele
functionarii sistemului informational Din studiile
si analizele efectuate in cadrul unitatilor economice a rezultat
concluzia ca se manifesta unele deficiente in functionarea
sistemului informational la nivel microeconomic, care genereaza la
randul lor disfunctionalitati in celelalte componente ale
sistemului de management, influentand negativ calitatea actului
decizional. Dintre aceste deficiente se pot mentiona: distorsiunea
informatiilor; filtrajul
informatiilor; redundanta
informatiilor; supraincarcarea
canalelor de comunicatie cu informatii inutile. 1) Distorsiunea informatiilor
consta in modificarea partiala, intamplatoare si
neintentionata a continutului unei informatii, pe parcursul
culegerii si transmiterii ei de la emitator la receptor. Poate
fi provocata de urmatoarele cauze: manipularea
necorespunzatoare a suporturilor de informatii in procesul
transmiterii lor catre beneficiari; o pregatire
necorespunzatoare a personalului care vehiculeaza informatiile; utilizarea unor
suporturi materiale necorespunzatoare pentru inregistrarea
informatiilor; folosirea unor
mijloace necorespunzatoare pentru inregistrarea si transmiterea
informatiilor. 2) Filtrajul informatiilor
reprezinta modificarea intentionata, partiala sau
totala a continutului informatiilor si este determinata
de interventia, pe parcursul inregistrarii, transmiterii si
prelucrarii informatiilor, a unor persoane care au interesul ca
beneficiarii informatiilor sa primeasca un mesaj schimbat. Efectul
negativ al distorsiunii si filtrajului este o dezinformare
partiala sau intergala a beneficiarilor de informatii.
Atunci cand dezinformarea se produce la nivelul conducerii se diminueaza
calitatea deciziilor, iar cand sunt dezinformati executantii efectele
imediate se resimt in timpul executarii proceselor cu caracter
operational. Efectele pe termen lung ale filtrajului si distorsiunii
informatiilor se manifesta prin diminuarea eficientei
activitatii firmei, prin deteriorarea, intr-o anumita
masura, a climatului de munca si a relatiilor dintre
angajatii intreprinderii. 3) Redundanta informatiilor este
reprezentata, pe de o parte, de existenta unui numar mai mare de
informatii fata de cele strict necesare pentru un anumit scop,
iar, pe de alta parte, de inregistrarea, transmiterea si prelucrarea
repetata a unor informatii. Cauza majora a redundantei o
reprezinta lipsa unei coordonari sau o coordonare defectuoasa a
anumitor elemente ale sistemului de management. Redundanta apare atunci
cand nu se respecta principiul unitatii de decizie si de
actiune, respectiv cand unii dintre factorii decizionali, endogeni si
exogeni unitatii economice, solicita nemijlocit informatii
unor compartimente, fara ca personalul de conducere responsabil
nemijlocit de activitatea respectiva sa fie informat si sa
intervina. Efectele redundantei, care se manifesta prin
solicitarea acelorasi informatii de catre diversi
beneficiari, dar sub alte forme, determina consum inutil de timp si
mijloace materiale din partea celor implicati. 4) Supraincarcarea canalelor de
comunicatii cu informatii inutile este o situatie in care
volumul informatiilor vehiculate pe anumite circuite
depaseste capacitatea de transmitere informationala a
acestuia. Aceasta supraincarcare se datoreaza nerespectarii
caracterului piramidal al fluxurilor informationale, a unei
dimensionari necorespunzatoare a acestora si a
redundantelor existente in cadrul sistemului informational.
Proliferarea calculatoarelor electronice, ca mijloace de tratare a
informatiilor, a condus la aparitia unor deficiente in cadrul
sistemului informational al intreprinderii. In conditiile
utilizarii calculatorului electronic, sistemul informational
proiectat nu ajunge dintr-odata in forma lui finala. Se creeaza,
de fapt, implementarea unui numar mai mare de sisteme, egal cu
numarul etapelor intermediare de trecere partiala a proceselor
informationale pe calculator, iar cu fiecare etapa se parcurge un pas
catre sistemul final, in care se rezolva problemele specifice
datorate, pe de o parte, functionarii partial incomplete a
sistemului informational, iar, pe de alta parte, unei serii de
perturbatii care se aduc sistemelor informationale existente. Trebuie
cunoscute aceste abateri pentru a fi limitate si a nu permite blocarea
sistemului informational. In acest scop trebuie realizate in fiecare
etapa noi proceduri de exploatare pentru sistemul informational,
proceduri care sa tina seama de functionarea
partiala a sistemului si de necesitatea prelucrarii manuale
si mecanice a informatiilor, care sa intregeasca fluxurile
si circuitele informationale. Numai o abordare sistemica a
dezvoltarii treptate a sistemului informational poate limita
perturbarile aduse in etapa proiectarii si implementarii
sistemului informational al managementului. Publicatiile
de specialitate recomanda o anumita structura logica pentru
elaborarea sistemului informatic. Aceasta structura ar cuprinde
urmatoarele etape: definirea temei de
realizare si stabilirea conceptului de ansamblu al sistemului
informational; elaborarea
conceptului de detaliu; proiectarea de
ansamblu; proiectarea de
detaliu; realizarea
propriu-zisa a sistemului informational. 1. Definirea temei de realizare si
elaborarea conceptului de ansamblu al sistemului informational Pornind de la conceptul de sistem informational se determina
cerintele si restrictiile impuse atat de necesitatea
incadrarii in perimetrul sistemului informational, cat si de
necesitatea cerintelor informationale ale unitatii
economice respective. Declansarea studiului de realizare a sistemului
informational necesita implicarea, inca din aceasta
faza, a conducerii unitatii respective. Echipa de analiza
si proiectare a sistemului informational trebuie condusa de
directorul unitatii sau de unul dintre directorii adjuncti
si este formata din sefii compartimentelor implicate,
impreuna cu specialisti in domeniul elaborarii si
perfectionarii sistemului informational. In aceasta
etapa, ca principiu general de lucru se va aplica abordarea globala a
sistemului economic, ceea ce ar asigura conditiile de grupare si
incadrare functionala a activitatilor de executie, pe
domeniile si grupele de activitati principale care stau la baza
structurarii sistemului informational al managementului unitatii
economice. Studiul preliminar rezultat identifica si analizeaza
la modul general urmatoarele aspecte: caracteristicile
tipologice ale unitatii; structura
organizatorica a acesteia; restrictiile
sistemului analizat (legi, decrete, hotarari, instrumente); compartimentele
implicate si atributiile acestora; principalele
informatii si documente care vor fi vehiculate in sistem; o serie de studii
cu privire la dezvoltarea in perspectiva a intreprinderii. La definirea temei de realizare elaborare a conceptului de ansamblu al
sistemului informational, acesta este abordat in mod global si etapa
se inchieie cu un studiu preliminar care sa cuprinda detalii despre:
structura organizatoric-functionala a unitatii,
caracteristicile tipologice ale unitatii respective, ale subunitatilor
structurale de productie si functionale implicate in elaborarea
sistemului informational, principalele suporturi purtatoare de
informatii si modul de vehiculare a acestora, legislatia in
vigoare si o estimare a perspectivelor de evolutie a firmei
respective. 2. Elaborarea conceptului de detaliu al sistemului
informatic Se stabilesc
componentele sistemului informational, structura acestuia pornind de la
cerintele si restrictiile formulate in cadrul temei. Definirea
detaliata a presupune parcurgerea mai multor etape: delimitarea ariei
de cuprindere si a legaturilor externe, prin stabilirea clara a
colectiilor de date de intrare si de iesire existente,
sistematizate, pe surse si destinatii, in functie de modul lor
de exprimare, a documentelor purtatoare, a circuitului acestora, a
utilitatii lor. definirea
procedurilor informationale: automatizate, mecanizate, manuale. conturarea
circuitelor si fluxurilor informationale, folosind metoda diagramelor de flux informational,
bazata pe o serie de simboluri: 3. Proiectarea de ansamblu se
realizeaza pe baza cerintelor si restrictiilor logice de
ansamblu si in functie de posibilitatile practice de
realizare a sistemului informational. Se determina astfel
cerintele si restrictiile tehnice globale si se individualizeaza
sistemul informational la nivelul unei imagini fizice globale. Are ca
obiectiv materializarea conceptiei sistemului informational, prin
prroiectarea functionala a componentelor sale si a
legaturilor dintre componente. Se stabilesc anumite echipamente pentru
prelucrarea datelor, se precizeaza calculele care se vor face cu ajutorul
informatiilor la diferite niveluri de informare si decizie,
urmarind drept criteriu mictorarea cheltuielilor ocazionate cu
realizarea sistemului informational. 4. Proiectarea de detaliu Se
determina toate componentele si modul lor de asamblare, activitatea
de proiectare a componentelor sistemului informational urmarind ca,
pe baza proiectului de ansamblu, sa realizeze organizarea
corespunzatoare a datelor si a modului lor de prelucrare. Realizarea
propriu-zisa a sistemului informational Aceasta
etapa este cea de concretizare a sistemului informational pe baza
rezultatelor obtinute in cadrul etapelor de proiectare de ansamblu si
de proiectare de detaliu. Daca sistemul informatic incorporeaza
si un sistem informatic, activitatea cea mai laborioasa o
reprezinta cea de elaborare a programelor, iar activitatea de elaborare a
programelor se finalilzeaza in produse program si in
documentatia de realizare, prezentare si exportare a sistemului
informatic. Realizarea noului sistem se constituie de fapt in
operationalizarea sa si consta in utilizarea experimentala
si implementarea acestuia in cadrul sistemului de management. Rationalizarea sistemului
informational Reprezinta
procesul de analiza ritica si de reproiectare, pe baza unor
principii si norme rationale, a sistemului informational sau a
unor componente ale acestuia pentru imbunatatirea
functionarii lui, in scopul cresterii operativitatii
de fundamentare a actului de management, care este decizia. Etapele de
rationalizare a sistemului informational sunt: definirea ariei
si a cerintelor studiului de rationalizare a sistemului
informational; analiza
critica a sistemului informational existent; formularea
scopurilor specifice sistemului informational in corelatie cu
dezvoltarea ulterioara a unitatii respective; rationalizarea
propriu-zisa a sistemului informational; utilizarea
experimentala si implementarea sistemului informational
rationalizat. 1. Definirea ariei si a cerintelor
de rationalizare a sistemului informational Declansarea
studiului de rationalizare a sistemului informational poate fi
generata de o multime de cauze, de aceea necesita o stransa
corelare intre echipa constituita pentru realizarea studiului si
conducerea intreprinderii, in scopul delimitarii analizei si
orientarii acesteia in functie de obiectivele si
necesitatile prioritare ale unitatii economice. Se
contureaza astfel sfera activitatilor sau atributiilor care
vor fi analizate, stabilindu-se tema studiului de rationalizare.
Stabilirea problemelor care trebuie rezolvate prin rationalizarea
sistemului informational are la baza conexiunea cauza‑efect
si porneste de la cauzele care au generat declansarea studiului.
Pe baza problemelor identificate se trece la formularea obiectivelor studiului,
care pot fi de natura strict informationala sau pot sa
cuprinda si elemente economice concrete, cum ar fi: reducerea
stocurilor supranormative cu un anumit procent sau imbunatatirea
gradului de utilizare a capacitatii de productie cu un alt
procent. Aceasta etapa se incheie cu un studiu preliminar, unde sunt
identificate si analizate, la modul general, urmatoarele elemente: caracteristicile
tipologice ale unitatii; restrictiile
sistemului analizat: legi, ordonante, hotarari, instructiuni; compartimentele
implicate in analiza si atributiile acestora; principalele
informatii si documente care se vehiculeaza in cadrul sistemului
informational; mijloacele de
prelucrare a datelor. 2. Analiza critica a sistemului
informational existent Aceasta are
ca scop principal cunoasterea temeinica a sistemului
informational existent, pentru a identifica partile slabe ale
acestuia si aprecierea gradului in care deficientele afecteaza
desfasurarea normala a activitatii de conducere
si executie. Se realizeaza in mai multe faze: a)
prezentarea
functionarii sistemului informational existent. Se obtin astfel unele informatii referitoare
la sistemul de obiective al firmei, la structura organizatorica a
acesteia, la sistemul informational al activitatilor analizate. b)
analiza
critica a sistemului informational existent, in raport cu obiectivele generale ale firmei si cele derivate,
precum si cu deciziile adoptate in domeniul analizat. c)
analiza de detaliu
a informatiilor din documente, care va
trebui sa urmareasca si calitatile pe care
trebuie sa le posede informatiile. d)
definitivarea
obiectivelor studiului, prin consultarea
permanenta a factorilor de decizie pe toata perioada duratei de
analiza. 3. Formularea scopurilor specifice
sistemului informational in corelatie cu dezvoltarea ulterioara
a unitatii respective Daca rationalizarea sistemului informational nu se face
printr-un studiu realizat printr-o abordare sistemica si
previzionala, modificarile ulterioare impun reproiectarea
partiala sau integrala a sistemului informational. Este
necesara o analiza atenta a situatiei de fapt, cat si
a criteriului previzibil pentru unitatea respectiva, in stransa
corelatie cu tendintele manifestate in domeniul informatic al
firmelor competitive pe plan mondial. Conducerea intreprinderii trebuie sa
sprijine echipa de rationalizare in conturarea cerintelor
informationale pentru un orizont de timp urmator de cel putin
5-10 ani, pentru unitatea economica respectiva. 4. Rationalizarea propriu-zisa a
sistemului informational Aceasta este
alcatuita din urmatoarele faze: a)
realizarea
solutiilor pentru noul sistem informational. Se recomanda ca proiectarea sa se faca intr-o
masura cat mai integrata, iar integrarea prelucrarilor
automate a datelor trebuie realizata atat pe verticala, cat si
pe orizontala, prin inregistrarea informatiilor primare o
singura data si cat mai aproape de sursa de
provenienta a informatiilor respective. b)
in faza
urmatoare se realizeaza definitivarea conceptului general al
sistemului informational rationalizat. Pornind de la schema
generala de structura elaborata in etapa anterioara, se
precizeaza elementele componente si restrictiile acestora.
Daca sistemul informational necesita modificari
substantiale, ca urmare a introducerii unor metode automate de prelucrare
a datelor, atunci se va inlocui o schema de sistem, insotita de
o descriere corespunzatoare. c)
proiectarea
modificarilor sistemului informational, cand se precizeaza in cadrul rationalizarii elementelor
sistemului o serie de detalii: situatiile
informationale noi, cele comasate sau modificate; fluxurile
informationale reduse; procedurile
informationale noi sau imbunatatite; mijloacele noi de
tratare a informatiilor. d) operationalizarea
modificarilor sistemului informational. Pentru sistemul
informational o componenta importanta a acestei faze o
reprezinta elaborarea, testarea si experimentarea programelor si
metodelor, respectiv a pachetelor de programe aplicative. Acestea se refera in principal la testarea functioanarii
sistemului rationalizat in conditiile concrete ale unitatii
economice, care se poate realiza prin functionarea in paralel a sistemului
informational rationalizat cu cel sistemul informational vechi.
Pentru reusita acestei etape se recomanda elaborarea unui program
si stabilirea conditiilor de experimentare si implementare.
Dupa expirarea perioadei de experimentare, in functie de
imbunatatirile care trebuie aduse, se trece la implementarea
sistemului informational rationalizat.
O componenta a sistemului informational, care tinde sa
dobandeasca un rol preponderent in intreprinderea moderna, o
reprezinta procedurile
informationale, care cuprind ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si
prelucrare a informatiilor. Specific procedurilor informationale este
caracterul lor foarte detaliat. Prin proceduri informationale se stabilesc
suporturile de informatii utilizate, adica materialele folosite
pentru consemnarea informatiilor. Dintre suporturile informationale
cele mai frecvent utilizate se pot mentiona: registre, boniere, formulare
tipizate din hartie, cartele, benzi de hartie, benzi magnetice, discuri
magnetice. Pentru fiecare dintre aceste suporturi se precizeaza
carcateristicile, dimensiunile adecvate categoriilor de informatii pentru
care vor fi utilizate. Procedurile informationale nu se reduc doar la
stabilirea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor.
De asemenea, procedurile informationale cuprind succesiunea tratarii
informatiilor, operatiilor pe care acestea le suporta, modelele
si relatiile de calcul utilizate. Astfel, se stabilesc relatiile
de calcul al cifrei de afaceri, al productiei-marfa, al productivitatii
muncii, al profitului, al ciclului de fabricatie, al costului pe produs,
al capacitatii de productie. Realizarea obiectivelor
intreprinderii solicita o cunoastere permanenta de catre
manager sau conducator a sistemului resurselor umane, materiale, tehnice,
financiare, a modului cum sunt combinate si consumate aceste resurse,
precum si a cerintelor pietii interne sau externe pe care vor fi
desfacute produsele, lucrarile, serviciile respective.
3. Etapele de elaborare a unui sistem informational
de management
Document Info
Accesari:
9472
Apreciat: 
Comenteaza documentul:
Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta
Creaza cont nou
A fost util?
Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site
in pagina web a site-ului tau.
eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare
Politica de confidentialitate | Termenii si conditii de utilizare
Copyright © Contact (SCRIGROUP Int. 2025 )
