Studiu de caz: Comunicare în presa economica.
(TRIBUNA ECONOMICA, Manager Club, IDEI DE AFACERI, CAPITAL)
"PC-ul (calculatorul personal) nu este de fapt un instrument de calculat. El este efectiv un instrument pentru comunicatii" - afirmatie facuta în 1996 de Bob Stearn, seful departamentului Strategii de la Compaq Computer, când impactul Internet-ului devenise evident.
Acesta singura idee a schimbat directia Compaqului si aproape i-a dublat marimea în doi ani.
Importanta comunicarii este exprimata în continuarea articolului astfel:
Dezvolta idei
Comunica-le celorlalti.
Cuvântul de deschidere
Regula generala: vorbeste celor de fata despre ei însisi si despre activitatea lor, chiar daca este ziua ta de nastere.
Învata din greselile altora:
Pozitii defectuoase în fata microfonului;
Alegerea unui tempo sau ritm inadecvat momentului;
Parasirea discursului (daca este scris pe foi) si încercarea de a mai adauga ceva;
Solutii eficiente împotriva confuziilor si gafelor regretabile:
Informeaza-te si citeste discursul în fata oglinzii;
Priveste auditoriul, dar evita sa privesti pe cineva anume;
Daca esti emotiv, poti pigmenta discursul cu o gluma pe seama propriei emotii;
Nu fiti excesiv de cordial, atitudinea pare servila si produce multa suspiciune;
Ar fi neelegant -si infantil- sa rasufli usurat la incheiere
Comunicatul de presa
Jurnalistii afla oricum ce se întâmpla în firma, fii primul care îi anunta si singurul care decide ce trebuie sa stie ei la un moment dat.
Informeza presa despre:
Schimbari în politica organizatiei;
Noi produse sau servicii;
Rezultate financiare;
Numiri de personal;
Sponsorizari.
Fa publice numai acele informatii care nu sunt confidentiale.
Evenimentele pentru jurnalisti pot fi generate: o expozitie neobisnuita, un sondaj cu rezultate unice, o competitie al carei sponsor este societatea pe care o conduci.
Conferinta de presa nu înlocuieste comunicatul de presa.
Comunicatul de presa este suportul conferintei.
La conferinta se dezvolta informatii din comunicat. Uneori comunicatul poate fi completat cu fotografii care sa ilustreze continutul.
În comunicatul de presa o informatie de interes trebuie sa raspunda prin redactare la întrebarile:
cine, când, unde, ce, de ce ,cum
Redactarea presupune respectarea câtorva reguli:
Primul paragraf este fie mai scurt si cuprinzator;
Contine raspunsuri la toate întrebarile de mai sus;
Fiecare informatie va fi dezvoltata în paragrafele urmatoare în functie de importanta.
Pentru eficienta comunicatului de presa
Articolul ofera "extraponturi garantate":
Raspunde în primul paragraf la întrebarile pe care orice jurnalist si le pune
Comunicatul de presa
Se radacteaza întotdeauna pe hârtie cu antet.
Se stabileste modalitatea cea mai eficienta de transmitere : posta a fost înlocuita cu posta electronica.
Destinatia
Redactiile publicatiilor, posturile de radio si televiziune. Este importanta selectia în functie de eveniment, domeniu de activitate, caracteristici, mediu de informare (presa scrisa, audiovizual, public tinta, periodicitate, teme tratate, mass media generalista, specializata).
In acelasi numar - noiembrie- al revistei Manager Club, citând sursa "Simplifica-ti viata",2000,Bonn, sunt publicate punctele de reper pentru pregatirea conferintelor:
|
Data |
Se tine cont de perioadele de vacanta, de zilele de sarbatoare; Se evita suprapunerile - târguri specializate, întâlniri interne în întreprinderi; |
||
|
Locul |
Mijloace de transport, descrierea rutei pentru autoturisme si autocare, locuri de parcare, posibilitati pentru programul cadru; |
||
|
Partcipanti |
Cine ia parte, oaspeti de onoare, presa, referenti, fotografi; |
||
|
Tematica |
Se stabileste tematica; Se alcatuieste agenda; Se expediaza invitatiile. |
||
|
Invitatii |
Dau informatii despre Cine? Când? Unde? Scop? Ruta -harti pentru autoturisme si autocare. Obligatoriu: confirmarea din partea participantilor - daca participa, cum si în ce termen? |
||
|
Durata |
Pauze, agende, mape cu informatii privind programul; |
||
|
Cazarea |
Rezervari, costuri- cine le suporta, plati catre furnizori, garaje; |
||
|
Primirea participantilor |
La aeroport, la gara; modalitati de identificare |
||
|
Documentatia |
Prelucrarea si compilatia; Finalizarea materialului pe panouri. |
||
|
Documentatia pentru participanti |
Agenda; Instrumente de scris, mape etc. |
||
|
Sala de conferinta |
Panoul cu conferinta plasat pe cladirea-gazda sau la intrare, în mod vizibil; Aranjarea meselor; Placute cu numele participantilor; Copierea documentatiei pentru participanti; Aspecte tehnice ale salii de conferinte |
Telecomunicatie |
Telefon, fax. |
|
Protocol |
Numire responsabil; Stabilirea tipurilor de protocol; |
||
|
Aprovizionare |
Bauturi, pahare, ospatari, platouri cu fursecuri; Scrumiere; Aperitive pentru bufet , masa. |
||
|
Programul-cadru |
Cadouri pentru oaspeti; Vizita întreprinderii/firmei; Vizitarea orasului; Harta orasului; Seara culturala/distractiva. |
Numarul pe luna ianuarie 2001 precizeaza "pentru a oferi informatii jurnalistilor despre evenimentele din organizatie, tentatia este conferinta de presa". Vedeta conferintei de presa este informatia. Informatia despre un eveniment poate face obiectul unei stiri bune. Conferinta de presa devine modul cel mai eficient de a o transmite. Cheltuielile pot ajunge la sume considerabile, dar banii prost cheltuiti pot oferi mass media impresia ca timpul lor a fost irosit.
Conferinta de presa este absolut necesara când informatia nu poate fi oferita jurnalistilor altfel.
De se organizeaza conferinta de presa? Cel care organizeaza eficient trebuie sa-si puna urmatoarele întrebari:
Informatia e atât de valoroasa încât viteza cu care o oferi o face mai valoroasa?
Actualitatea informatiei :proiect care creeaza locuri de munca într-o zona deficitara, contract cu un profit deosebit în diverse domenii- economice, sociale, culturale?
E nevoie ca diversi specialisti sa prezinte datele jurnalistilor?
Informatia trebuie prezentata într-un mod mai accesibil publicului larg?
Prezentarea presupune un experiment pentru a întelege mai bine despre ce este vorba?
Prezentarea impune cu necesitate ca ea sa fie "vazuta" (diapozitiv, retroproiector, albume, fotografii)?
Daca la nici o întrebare raspunsul nu este pozitiv, solutia este comunicatul de presa: text scurt, cu informatii esentiale, trimis prin fax, e-mail, posta rapida.
O conferinta de presa cu o informatie de interes, dar fara o implicatie de actualitate - lansarea unui produs, de exemplu- este o ocazie ce trebuie exploatata.
Concluzia articolului. Firma ta poate sa-si cultive relatiile cu jurnalistii.
Despre ei, jurnalisti, în numarul din februarie 2000 al aceleiasi reviste, în pagina "Comunicare" aflam ca "Receptiile au succes la jurnalisti".
Receptia pentru presa este la fel de directa ca si conferinta de presa.
Ideea receptiei i-a venit cuiva dintr-o companie de produse alimentare pentru a-si comunica rezultatele într-un fel mai savuros.
Trei prezentatori - un moderator si doi membri ai companiei, directorul de marketing si cineva de la compartimentul de imagine- fiecare cu microfon, au asigurat o conversatie la care "audienta a urmarit relaxata, timp de jumatate de ora, ce se întâmpla".
"Ei, ce zici, e mai eficienta?" - adresarea directa despre care am mentionat mai sus- introduce punctul de plecare: "materialul pe care-l pui la dispozitia audientei". Sfatul, tot cu adresare directa: trebuie sa ai în vedere doi factori "cruciali":
Banii pentru bugetul receptiei;
Timpul avut la dispozitie.
Mai exista receptii pentru presa, cu un grad mai mare de "neoficial". Discutiile informale la care participa jurnalistii si membri ai companiei sunt destul de populare. Au un mare avantaj: sunt cele mai relaxante întâlniri.
Articolul reia succint lista punctelor de reper pentru organizare prezentata mai sus si, în cele din urma, "verifica mapa pe care o vor primi invitatii", mape care trebuie sa contina toate materialele pe care le-ai planificat.
O nedumerire: David Randall în "Jurnalistul Universal" spune ca-desi obisnuita- si "tutuirea colegilor ar trebui sã fie un tabu" !
Manager Club din ianuarie 2001 continua lista de sfaturi:
|
"Nu lasa ca o exprimare vaga sa-ti distruga credibilitatea" |
||
|
schimba-l pe "nu stiu" cu "ceea ce stiu" |
un lucru stiu sigur: acest program poate reduce costurile |
|
|
foloseste "pot" pentru a descrie ceea ce esti capabil sa faci sa faci |
Nu pot asta pâna vineri. Dar îti pot da termen. |
|
|
"Ce se întâmpla daca.?" - unii folosesc acest tip de întrebari ca scut sau scuza pentru a nu actiona |
Ce se întâmpla daca nu putem utiliza calculatorul? Vom lua notite de mâna. |
|
|
Elimina dubitativele. Evita "poate", "e posibil", "un fel de.". Vei fi perceput ca fiind mai autoritar si încrezator în fortele proprii spunând cum vei proceda. In loc de "poate ma ocup eu de asta" spune: |
Ma voi ocupa eu de asta. |
|
|
Cum sa îmbunatatesti performantele echipei |
||
|
Nu delega sarcini numai celor doi-trei oameni care "rezolva totul" Se simt nedreptatiti sa duca greul doar ei, chiar daca le plac provocarile, noul. Ceilalti nu-si pot dezvolta abilitatile. |
si te privezi si pe tine de ocazia de a-ti evalua corect personalul. |
|
|
"Umple ecranul" -sfaturile cu adresare directa continua si în numarul din aprilie 2001 |
||
|
Daca esti invitat la o emisiune de televiziune si esti luat prin surprindere, încearca sa te ajuti singur; |
||
|
Daca mobilierul din studio nu este adecvat si te dezavantajeaza, nu sta întepenit pe parcursul emisiunii; |
||
|
Nu te feri sa gesticulezi; |
||
|
Încearca sa umpli ecranul, nu te lasa tratat ca un obiect din recuzita televiziunii respective; |
||
|
Nu te rezema la întrebarile incomode: |
Telespectatorul poate interpreta gestul ca miscare de retragere. |
|
|
Nu-ti înclesta degetele: |
Lumea ar putea interpreta drept crispare |
|
|
Nu-l lasa pe moderator sa te bumbaceasca. Fii gata sa-l eclipsezi. Multi moderatori încearca sa se defuleze sau sa se puna într-o lumina favorabila pe seama invitatilor lor. |
||
|
Este si o masura a inteligentei; Nu toti au simtul umorului la fel de dezvoltat; "Daca te afli la vârf" glumele folosesc sa descoperi cine îti este sau nu loial, care mai este potentialul echipei, cât de obositi sunt, cât de motivati. |
Umorul e sanatos, în doze potrivite- medicament. Daca sondajele sau vânzarile indica descresteri vertiginoase "pozitia ta de manager nu-ti permite sa faci haz de necaz" |
|
Tot despre umor ca forma de comunicare, conf.dr. Elena Macavei la Universitatea « Lucian Blaga » din Sibiu, scrie în revista "Psihologia"
În conceptia lui Freud, placerea râsului are la baza "principiul economisirii efortului psihic";
Ironia si gluma fac posibila eliberarea eului de reprimari si refulari.
Dispozitia pentru umor creeaza o buna impresie în relatiile cu semenii, întregeste imaginea pozitiva a celor ce, prin profesie si ocupatie, doresc sa influenteze pe altii, sa reduca distanta prin actul de comunicare, în relatiile de parteneriat economic, politic, educational, sa detensioneze atmosfera încordata, sa dezamorseze revendicari neîndreptatite, sa rezolve conflicte.
Dispozitia pentru umor este un scut fata de efectele negative ale stresului, un remediu al sanatatii fizice, mentale, spirituale, un mod de a aduce bucurie si speranta celor afectati de suparare sau necaz.
Contribuie la reducerea distantelor între parteneri, fara detronarea autoritatii.
Este situat- asa cum reiese din sondajele de opinie ale elevilor si studentilor - în primele 15 calitati apreciate la profesori.
Revenind la numarul din aprilie 2001 al revistei Manager Club,
|
Eul si numele tau |
|
|
Cine îsi aude numele rostit, e întelept sa nu se întoarca sa vada si sa raspunda; mai bine îsi educa auzul sa auda mai bine, sa recunoasca vocile. |
Avantaje: plus de putere, ascendent pretios. Exercitiu bun pentru educarea simturilor si capacitatilor intuitive. Invata sa comunci non-verbal celor din jurul tau ca esti mai presus de meschinariile lor. |
|
Formule salvatoare |
|
|
Daca trebuie sa tii un discurs în public, e bine sa stii ca în asistenta sunt si unii care nu te iubesc, dispusi sa faca orice pentru a te pune într-o situatie jenanta. |
|
|
Nu ridica vocea, fa ceva neasteptat: arunca foile demonstrativ, coboara printre oameni adresându-te cuiva, apoi întoarce-te la microfon. |
|
|
Când esti privit în ochi |
|
|
Partenerul de negocieri vrea sa afle mai mult despre tine sau încearca sa-ti induca o anumita stare. Il poti dezechilibra si irita printr-o remarca surprinzatoare, privirea fixata pe un punct de pe hainele lui ca si cum te-ar interesa ceva ce se petrece în spatele lui. |
|
Din numarul din luna ianuarie 2001 al revistei Manager Club, am retinut:
|
Cele sapte reguli într-o criza de comunicare |
|
|
Ţine-i pe toti la curent |
Transmiti toate informatiile importante oamenilor tai; Ignoranta si informarea gresita duc la greseli. |
|
Aduna echipa pentru a da informatii sau instructiuni importante |
Singura cale pentru a fi sigur ca toti au aceeasi informatie este sa le-o comunici tuturor în acelasi loc. Aceasta înseamna: Economie de timp Evitarea unor probleme viitoare |
|
Atentie la tonalitatea vocii! |
Este de datoria ta sa nu-i lasi sa intre în panica |
Foloseste simboluri puternice
Multi dintre liderii din lumea afacerilor pierd simpatia angajatilor din cauza unui discurs plat si confuz.
O observare atenta a angajatilor îti poate oferi informatii utile despre orizontul lor de asteptare si despre ceea ce îi impresioneaza.
Multi angajati lucreaza din convingere. Exista lideri care nu stiu sa aprecieze si pierd oameni de valoare.
Liderul anului 2001 va trebui sa-si faca simboluri puternice pentru a-si transforma discursul într-o arma eficienta.
Câstiga din greseli
E normal sa ceri oamenilor sa fie cât mai buni. Dar e pagubos sa vânezi greseli imaginare, sau sa le gonflezi pe cele reale.
Ca manager ai doua arme imbatabile: sa privesti greseala în mod pozitiv si sa încurajezi responsabilitatea.
O greseala corectata inspirat poate aduce de partea ta elementul-surpriza învingator.
articol din aceeasi revista, aparut la rubrica "Resurse umane"
Intr-o companie, majoritatea conflictelor se nasc din cauza nemultumirilor legate de nivelul de salarizare si de calitatea sau cantitatea muncii prestate de catre angajati. Conflictele pot aparea între manageri si subordonati, cât si între colegii aceluiasi departament.
Solutii eficiente:
Discuta cu toti cei implicati în conflict.
Negociati salariile. si atributiile fiecarui angajat. Managerul este cel mai putenic interesat ca angajatii lui sa fie motivati profesional, iar munca lor sa fie apreciata cât mai corect. Numai asa poate obtine de la oamenii cu care lucreaza randament maxim.
Angajatii vor sa vada ca seful este interesat de problemele lor de serviciu, ca le întelege si încearca sa le rezolve. Chiar daca aceasta înseamna risipa de energie sau o cheltuiala în plus pentru bugetul companiei. Pe termen lung este o investitie sigura.
Abuzul de birocratie
In anumite cazuri, managerii cunosc problema, dar o percep ca fiind fara consecinte grave asupra organizatiei.; "situatie în studiu", "am nevoie de mai multe informatii". Comportament de ascundere în spatele regulilor generat de teama sau incapacitate de rezolvare.
Politica secretului
Uneori managerii se asteapta sa reduca intensitatea conflictului prin tacere. Privarea angajatilor de informatii corecte si complete este tentativa de manipulare. Efectul: erodarea managementului.
Ţapul ispasitor
Într-o situatie conflictuala, persoana care a declansat criza este "persoana-problema"; izolata si stigmatizata "I se poate închide gura prin presiunile exercitate de grup. Iar daca protesteaza, va fi exclusa".
Un articol referitor la "Managementul conflictelor" apare , cu mici modificari, în doua numere ale revistei Tribuna Economica: în nr.30/26 iulie 2000, cu titlul "Managementul conflictelor", semnat de Horatiu soim si în numarul 3/17 ianuarie 2001, cu titlul "Aplanarea conflictelor" semnat de soim Horatiu si Teodoru Ioan. Articolul se refera la surse ale conflictului si strategii manageriale pentru aplanare.
Pentru definitia conflictului (nr.30-2000) este citat K.W.Thomas:
"conflictul este un proces care începe atunci când una din parti percepe ca celalta a frustrat sau e pe cale sa frustreze unele din interesele sale"
conflictul este o stare psihologica; pentru a exista este necesar ca partile aflate în conflict sa fie constiente de acest lucru. Daca un conflict nu este perceput el nu exista.
Conflictul poate sa existe între:
Indivizi, grupuri, departamente;
Lucratori si conducere;
Diferite niveluri ale conducerii;
Diferite sectii ale aceleiasi companii.
- bani, personal, spatiu; ceea ce o parte câstiga pierde cealalta.
Ambiguitate - privind responsabilitatea si autoritatea: uneori nu se stie cine are responsabilitatea unei sarcini si cine are autoritatea de a coordona activitatea.
Interdependenta -indivizii, grupurile sau departamentele depind unele de altele; daca unii nu-si respecta termenele sau standardele de calitate îi împiedica si pe ceilalti în realizarea propriilor sarcini.
Diferentierea - perceperea distorsionata a diferentelor între grupuri sau departamente; atitudine de tipul "noi si ei", munca celorlalti e mai putin importanta.
Conflictele sunt:
Colective - mai cunoscute si mai vizibile; participa mai multi indivizi între care se manifesta o coeziune de grup. Exemple: limitarea productiei, greve, încetinirea activitatii, excesul de zel;
Individuale -la fel de importante, dar mai putin vizibile; apar aleator, din motive diverse, sunt adesea raspunsuri spontane la frustrari. Exemple: absenteism, sabotaj, furt, chiul, dispute verbale, represalii.
Thomas (1976) a descris cinci moduri de solutionare a conflictelor, tinând seama de doua dimensiuni: gradul de asertivitate si perseverenta în urmarirea scopurilor si gradul de cooperare în satisfacerea cerintelor celeilalte parti.
Strategii de rezolvare a conflictelor si situatii în care sunt recomandate:
|
Stil folosit |
Situatia corespunzatoare |
|
|
Competitie |
Când obiectivul unei parti este de a învata; Pentru a obtine pareri de la oameni cu perspective diferite. |
|
|
Renuntare |
Când o problema este triviala, sau altele mai importante preseaza; Când realizati ca nu exista nici o sansa de a va atinge obiectivul. Când efortul depaseste beneficiul obtinut; Pentru a lasa oponentii sa se racoreasca si sa-si revada pozitia; Când strângerea de informatii este mai importanta decât o decizie imediata; Compromis |
Când obiectivele sunt importante dar nu merita efortul unui stil mai puternic; Când oponenti de o putere egala urmaresc obiective exclusive; Pentru a obtine o întelegere temporara în probleme complexe; Pentru a ajunge la o solutie sub presiunea timpului; Ca o rezerva când colaborarea sau competitia nu merg. |
Concluziile sunt cuprinse în articolul "Pentru un management neconflictual" aparut în aceeasi revista, Tribuna Economica, nr.19/9 mai la rubrica "De retinut":
Conflictul reprezinta un incident provocat de divergentele existente între atitudini, scopuri, modalitati de actiune fata de o situatie sau un fenomen managerial care face obiectul analizei..
Nu trebuie sa permiti angajatilor tai sa instaureze o atmosfera ostila, tensionata, în compania ta. Chiar daca, aparent, conflictul se manifesta între doua persoane, îi poate afecta si pe ceilalti colegi.
Nu fi prea dur cu angajatii implicati în conflict. Nu-i umili prin criticile tale. Risti sa te considere si pe tine adversar. Chiar daca intentiile tale initiale erau dintre cele mai bune.
Nu-ti pierde cumpatul si nu exagera proportiile problemei.
Nu face presupuneri. Descopera! Nu presupune ca stii punctul de vedere al fiecarei persoane. Nu cataloga oamenii.
|
