 |
|
Administrarea timpului joaca un rol important in viata ta |
O RESURSA CE NU POATE FI STOCATA Timpul este o resursa fundamentala si modul in care o folosesti iti influenteaza: succesul: Ce anume face diferenta intre cei care au succes si cei care nu au? Intre aceia care obtin rezultate foarte bune si cei ale caror rezultate sunt mai putin bune? Deseori ceea ce face diferenta este faptul ca primii isi folosesc timpul in mod eficient iar ceilalti au tendinta sa il risipeasca. sanatatea: Modul in care iti folosesti timpul iti influenteaza nivelul stressului. Cu cat esti mai organizat, cu cat planifici mai bine ca atat te vei simti mai putin stresat si sanatatea ta va fi mai buna. Cunoastem cu totii persoane "acaparate " de munca lor, care nu "pot" sa isi ia niciodata concediu. Astfel de persoane nu isi administreaza eficient timpul si isi pun in pericol sanatatea. fericirea: Administrarea timpului iti poate influenta chiar fericirea! Daca iti folosesti eficient timpul poti sa mentii un echilibru intre munca, viata de familie si activitatile de relaxare. |
|
Timpul nu poate fi stocat |
O RESURSA LIMITATA Daca nu avem bani, putem imprumuta sau putem gasi o cale de a castiga mai multi. Daca nu avem suficiente resurse umane, putem angaja personal. Daca avem nevoie de mai multe echipamente, putem cumpara. Dar in privinta timpului, lucrurule sunt foarte diferite: nu vom putea schimba niciodata faptul ca sunt numai 24 de ore intr-o zi, 168 intr- o saptamana. Mai mult, este dificil sa lucrezi eficient mai mult de 10 sau 12 ore pe zi, sau de 60 pana la 70 de ore pe saptamana.Timpul este una dintre acele resurse care nu poate fi "pusa la pastrare" si nu poate fi cumparat sau imprumutat.Iar acest lucru nu il putem decide noi, nu il putem negocia. Cele trei ore petrecute intr-o sedinta nefructuoasa, cele doua luni dedicate unui proiect inutil , sunt pierdute pentru totdeauna. |
|
Timpul: singura resursa data in mod egal tuturor |
O RESURSA DISTRIBUITA IN MOD EGAL Chiar daca timpul are valoare diferita pentru persoane diferite, este singura resursa distribuita in mod egal tuturor. Suntem toti egali in relatia cu timpul. Fiecare are exact aceeasi zestre de timp: - 24 de ore pe zi; - 168 de ore pe saptamana; - 7 zile pe saptamana. Diferenta, pentru o perioada data, consta in ceea ce faci cu timpul tau. |
|
O resursa valoroasa, deseori risipita |
4. O RESURSA IROSITA Diferite studii facute in USA au aratat ca managerii risipesc, pierd in medie 9 ore pe saptamana, ceea ce reprezinta: 36 de ore pe luna; 432 de ore pe an; 34 de zile pe an; 10,5 saptamani pe an. De ce aceasta irosire a timpului? Pentru ca multi oameni nu inteleg importanta timpului. Actionam ca si cum timpul nu ar avea valoare. Nu suntem constienti de imensa bogatie a acestei resurse? |
|
Timpul inseamna bani |
5. O RESURSA VALOROASABenjamin Franklin a spus " Time is money". Exista un mod de a calcula valoarea financiara a timpului. Sa presupunem , de exemplu, ca tu castigi 48 mil. lei pe an. Daca sunt aproximativ 228 de zile lucratoare pe an, salariulu tau zilnic este in jur de 210.527 lei. Daca lucrezi in medie 8 ore pe zi, plata ta pe ora este 26.316 lei.De aceea timpul tau costa cel putin 26.316 lei pe ora; fiecare ora de munca pe care o risipesti inseamna pierderea a 26.316 lei. |
|
Cat de mult costa fiecare ora pierduta ? |
Costul tau orarDar , daca suntem realisti, trebuie sa marim cifra cu valoarea cheltuielilor organizatiei. De regula 60% din salariul tau reprezinta cheltuielile organizatiei; uneori acestea pot fi chiar 100%. Pentru un manager al carui salariu lunar poate fi de 10 mil. lei, deci 65.000 lei pe ora, costul real ajunge la 104.000 lei pe ora. |
|
Care este costul oportunitatii pentru fiecare ora pierduta? |
O oportunitate pierduta Si acesta nu este totul. De fapt, timpul tau valoreaza mult mai mult. decat reprezinta salariul. Daca pierzi o ora, pierzi nu numai 30, 40, sau 100 de mii de lei , ci si posibilitatea castigarii unei sume mai mari de bani.Pierzi rezultatele pe care le-ai fi putut obtine folosind acea ora in mod eficient. Numim acest lucru piederea unei oportunitati. |
|
Un bun manager isi valorifica la maximum timpul |
6. TIMPUL: O RESURSA CARE TREBUIE GESTIONATA Diferenta de baza dintre managerii care reusesc si cei care esueaza consta in modul in care ei isi folosesc timpul intr-o perioada data.Cei care reusesc isi valorifica timpul la maximum, pe cand ceilalti nu fac aceasta, muncesc mult dar isi folosesc timpul ineficient. Ceea ce conteaza este cum utilizezi timpul pe care il ai. Daca iti gestionezi eficient timpul, poti sa muncesti acelasi numar de ore ca inainte si sa obtii rezultate mai bune; sau sa lucrezi mai putine ore si sa obtii aceleasi rezultate; sau sa muncesti mai multe ore si sa obtii rezultate exceptionale. |
|
Doi pasi de urmat |
Pentru a-ti administra bine timpul, trebuie sa dobandesti deprinderi noi privind munca. Sa nu subestimezi dificultatea schimbarii obiceiurilor! Administrarea eficienta a timpului necesita sa urmezi un program riguros. in doi pasi: pasul 1: adopta o atitudine pozitiva; pasul 2 : dobandeste abilitatile necesare.. |
|
Constientizarea importantei timpului |
PRIMUL PAS: ADOPTA O ATITUDINE POZITIVA Daca vrei sa iti gestionezi in mod eficient timpul, incepe prin a adopta o atitudine pozitiva. Cum poti sa ajungi sa ai aceasta atitudine? Fii convins ca timpul este bunul tau cel mai pretios. A-ti gestiona timpul inseamna a-ti gestiona viata. |
|
|
Raspunde la urmatoarele intrebari: - Stii costul orar al muncii tale? - Esti constient de pierderea oportunitatilor? - Stii ca modul tau de folosire a timpului iti influenteaza: - nivelul de stres? - sanatatea? - succesul? - fericirea? Fii convins ca poti sa -ti imbunatatesti modul in care iti folosesti propriul timp |
|
Poti sa controlezi folosirea propriului timp! |
Succesul si eficienta ta depind de administrarea timpului. Inceteaza sa spui ca ceilalti sunt de vina pentru timpul tau pierdut. Inceteza sa mai atribui lipsa ta de timp unor cauze externe. Desigur ca exista un numar de factori care nu depind de tine; dar cea mai mare parte a timpului tau este sub controlul tau. In cele mai multe cazuri, diferenta de baza intre ceea ce este si ceea ce nu este sub controlul nostru este o problema de atitudine. Factorii care constituie obstacole pentru gestionarea timpului sunt deseori lucruri ca ezitarea, teama sau indoiala. Convinge-te pe tine insuti ca poti sa iti controlezi timpul. |
|
Actioneaza! |
Decide-te sa iti imbunatatesti gestionarea timpului. Raspunde la urmatoarele intrebari: - Sunt hotarat sa ma supun unei autodiscipline riguroase pentru aplicarea tehnicilor de administrare a timpului? - Sunt hotarat sa-mi fac timp pentru a-mi administra timpul? |
|
Atitudinea ta = un factor cheie |
Concluzie Totul depinde de tine. Atitudinea ta este un factor cheie pentru succesul administrarii propriului timp. Atitudinea ta determina ceea ce poti sau ceea ce nu poti sa faci cu timpul tau. Aceia care au reusit in administrarea timpului lor au adoptat la inceput o atitudine pozitiva si optimista fata de abilitatea lor de a-si gestiona timpul; ei au fost convinsi ca administrarea timpului depinde de ei si au actionat in consecinta. |
|
Categorii de abilitati si deprideri care trebuie dobandite |
AL DOILEA PAS: DOBANDESTE ABILITATILE NECESARE Trebuie sa ai deja o atitudine pozitiva fata de gestiunea timpului. Dar ai abilitatile necesare? Sunt patru mari categorii de abilitati necesare pentru gestionarea eficienta a timpului. Acestea sunt: - a stabili prioritati; - a planifica ; - a organiza timpul; - a delega. Stabilirea prioritatilor si planificarea Stabilirea prioritatilor este punctul de inceput al administrarii timpului. Trebuie ca mai intai sa fii capabil sa identifici si sa stabilesti prioritatile astfel incat apoi sa iti concentrezi cea mai mare parte din timp si efort pentru realizarea lor. Acesta este singurul mod posibil de a te focaliza pe ceea ce este cu adevarat important. Planificarea te ajuta sa economisesti timp.Daca ti-ai stabilit prioritatile poti incepe sa planifici.Trebuie mai intai sa decizi ce trebuie facut. Apoi poti sa elaborezi planuri de actiune zilnice, saptamanale, lunare, anuale.Toate te vor ajuta sa economisesti timp. Organizarea timpului Mai multe elemente ale muncii noastre zilnice ne consuma o mare parte din timp. Degeaba ai planificat si ai stabilit prioritati daca apoi devii dezorganizat. Nu vei reusi ceea ce ti-ai propus.Organizarea timpului si a elementelor consumatoare de timp sunt la fel de importante. Trateaza-le cu multa rigurozitate! |
PLANIFICA REA TIMPULUI SI STABILIREA PRIORITATILOR
|
In cele mai multe cazuri 20% din factori produc 80% din rezultate |
Efectul Pareto (regula 20 / 80) In secolul trecut, economistul italian Pareto a efectuat numeroase studii care l-au condus la concluzia ca in cele mai multe situatii un numar limitat (20%) de factori au cel mai mare efect (80%). Acesta este Efectul Pareto sau Regula 20 /80.Ea se aplica numerelor mari si a fost confirmata de multe studii, desi proportia poate varia de la 15 / 85 la 35 / 65. De exemplu: 17 mari retele de distributie controleaza 80% din piata alimentara canadiana 15% din bautorii de bere consuma 80% din cantitatea de bere in multe companii 80% din produse sunt realizate de catre 20% din angajati 20% din angajati sunt responsabili de 80% din totalul orelor de absenteism |
|
Efectul Pareto si administraea timpului |
Efectul Pareto se aplica si in administrarea timpului: 20% din activitatile managerului produc 80% din rezultate si invers, 80% din activitatile unui manager au un efect foarte mic, in termeni de rezultate. Aceasta inseamna ca unele activitati ale unui manager aduc un beneficiu mare si altele un beneficiu mic. |
|
O activitate cu beneficiu mare contribuie semnificativ la obtinerea rezultatelor |
Ce este o activitate cu beneficiu mare? O activitate cu beneficiu mare este aceea care aduce o contributie majora la realizarea unui obiectiv sau scop. Activitatile pot sa difere de la un post , departament la altul sau de la o firma la alta, dar ele contribuie semnificativ la realizarile managerului. Exemple: stabilirea obiectivelor elaborarea planurilor de actiune delegarea competentei creatia si inovatia organizarea valorificarea oportunitatilor |
|
O activitate cu beneficiu mic contribuie putin la obtinerea rezultatelor |
Ce este o activitate cu beneficiu mic? Spre deosebire de activitatile cu beneficiu mare, cele cu beneficiu mic nu contribuie semnificativ la realizarea obiectivelor managerului. Activitatile cu beneficiu redus produc putine rezultate. Exemple: - a face munca ce poate fi delegata a astepta a calatori a participa la intilniri neproductive a face o munca ce nu este necesara a primi vizitatori neinvitati a face ceva fara un scop precis |
|
Analizeaza propria ta pozitie |
IDENTIFICAREA ACTIVITATILOR CU BENEFICIU MARE Nu exista o formula magica de identificare a activitatilor cu beneficiu mare; judecata si discernamantul sunt intotdeauna necesare. Este util sa iti pui tie insuti urmatoarele intrebari: Care este scopul si functia departamentului/organizatiei.locului de munca? Ce se asteapta de la mine? Care parte a muncii mele este cu adevarat importanta? Daca ar trebui sa fac numai trei lucruri, care ar fi acelea? Daca as avea timp destul, ce probleme as putea rezolva? Care activitati pot fi facute numai de mine? |
|
O lista cu nu mai mult de 10 activitati cu beneficii mari |
Alcatuieste o lista a activitatilor tale cu beneficiu mare Dupa ce identifici activitatile pe care le consideri cu beneficiu mare si pe cele cu beneficiu mic, alcatuieste o lista a lor. O astfel de lista contine in mod obisnuit patru pana la sapte activitati cu beneficiu mare, si nu mai mult de zece. Daca lista ta are mai mult de zece, reciteste -o atent si intreba- te pe tine insuti cu privire la fiecare activitate: - Aceasta activitate contribuie intr -adevar in mod semnificativ la atingerea obiectivelor mele? Roaga- ti seful sau colegii sa te ajute daca este necesar. Pentru ca lista sa fie de folos pune-o in ghidul tau de administrare a timpului.si consult -o in mod regulat. |
|
Schimbari variate pot sa iti afecteze lista activitatilor cu beneficiu mare |
Revizuieste-ti lista periodicActivitatile tale cu beneficiu mare nu sunt " de piatra"; exista multe ratiuni pentru care ele vor suferi probabil schimbari in timp: schimbari in strategia companiei, promovarea ta, urgentele etc. De aceea este important sa verifici in mod regulat lista pentru a fi sigur ca eforturile tale sunt totdeauna concentrate asupra celor mai profitabile si mai productive activitati. Revizuieste lista acivitatilor cu beneficiu mare: o data pe an de cate ori are loc o schimbare organizationala importanta de cate ori esti promovat pentru a nota si monitoriza rezultatele cheie |
|
|
Pentru a -ti administra bine timpul, trebuie sa
te concentrezi asupra activitatilor cu beneficiu mare. Aceasta este atat de
evident incat poti gandi ca nu mai este necesar sa fie mentionat. De ce sa
mai vorbim despre aceasta? Pentru ca in practica , multi manageri au probleme
in ceea ce priveste concentrarea asupra a ceea ce este cu adevarat
important.Cu alte cuvinte ei nu isi dedica cea mai mare parte din timp
activitatilor cu beneficiu mare.
|
|
Stabilirea prioritatilor este esentiala Trei pasi pentru stabilirea prioritatilor |
PRIORITATI MARI, BENEFICII MARICum poti sa faci conexiunea intre activitatile cu beneficii mari si munca de zi cu zi? Cum poti sa conciliezi ceea ce este important cu ceea ce este urgent? Exista o singura solutie: stabilirea prioritatilor. Stabilirea prioritatilor inseamna determinarea ta de a-ti concentra efortul si energia pe baza prioritatilor anuale, lunare sau chiar zilnice.Cum poti sa-ti stabilesti prioritatile? Urmeza acesti pasi foarte simpli dar sistematici: Stabileste rezultatele cheie pe care vrei/trebuie sa le obtii; Identifica activitatile necesare obtinerii acestor rezultate; Stabileste activitatile prioritare. |
|
Punctul de pornire: precizeza rezultatele care trebuie obtinute |
STABILESTE-TI REZULTATELE CHEIEOrice actiune pe care vrei sa o faci trebuie sa corespunda unui rezultat precis, altfel iti vei dedica timpul unor prioritati false. In termeni mai concreti, rezultatele cheie sunt cele pe care doresti sa le obtii pe termen scurt. Ele definesc campul tau de ACTIUNE. |
|
|
Ce este de facut CumSpecifica termenul limita - "Pana la sfasitul lunii, - pe 25 iulie - Numeste responsabilul - "eu - Foloseste un verb de actiune - voi angaja - Numeste un singur rezultat - doi noi analisti." |
|
|
IDENTIFICA ACTIVITATILE NECESAREPentru fiecare rezultat, identifica ce activitati trebuie facute pentru a-l obtine, estimeaza cat va dura fiecare activitate si numele persoanei care o va face. Acum separa activitatile cu beneficiu mare de cele cu beneficiu mic. Inainte de face alegerea, aminteste-ti ca activitatile cu beneficiu mare sunt acelea care contribuie semnificativ la atigerea obiectivelor tale. |
|
|
Activitatile urgente nu sunt in mod necesar si importante, si vice -versa |
STABILESTE PRIORITATILEUrgent sau important? Multi manageri lucreaza sub presiune, impartiti intre activitatile importante si cele urgente. Activitatile urgente reclama atentie imediata si impiedica focalizarea pe activitatile importante, in timp ce acestea pot deveni ele insele urgente. Managerii de acest tip isi ocupa timpul cu "stingerea focului" in loc sa actioneze asupra situatiilor. Nu confunda importanta cu urgenta, altfel iti vei consuma timpul numai cu activitati urgente fara a face ceva cu adevarat important. Deci, pentru a-ti stabili prioritatile, intreaba-te mai intai daca fiecare activitate este urgenta sau nu. |
|
Patru tipuri de activitati |
Exista patru combinatii posibile intre activitati urgente sau neurgente si importante sau neimportante:Prioritati: activitati urgente cu beneficiu mare |
Stabileste prioritatileCand stabilesti prioritatile trebuie sa iei in considerare doua criterii: beneficiul activitatilor termenele limita Activitatile tale prioritare trebuie sa fie: cu beneficiu mare urgente, aceasta insemnand cu cel mai apropiat termen limita Dupa ce ai indeplinit aceste sarcini prioritare, te poti concentra pe realizarea celorlalte doua tipuri, activitatile care au beneficiu mare dar nu sunt urgente si cele care sunt urgente dar nu au un beneficiu mare. |
PLANIFICAREA TIMPULUI PROPRIU
Exista cateva reguli simple si practice care ne vor ajuta sa ne folosim timpul mai bine.
Stabileste o marja de siguranta pentru activitatile neprevazute (urgentele).
Ca si la stabilirea bugetelor financiare, trebuie sa prevedem atat pentru cheltuielile curente (rutina) cat si pentru neprevazute (reactie).Trebuie de asemenea sa stabilim fonduri pentru imbunatatiri ( actiune). Daca nu urmam aceste principii de alocare, ne vom cheltui fondurile, dar nu vom sti pe ce si de ce.
ADMINISTRAREA TIMPULUI
|
ACTIUNE |
|
REACTIE |
Din acelasi motiv, deleaga la inceputul periodei de planificare pentru a da posibilitatea colegilor tai sa urmerze aceeasi cale.
Aminteste-ti sa indici in agenda ta activitatile de control anticipate
Planifica pregatirea activitatilor de mare anvergura
Fii cat mai flexibil in planificare( de exemplu: ma astept sa am de facut acest raport marti, dar daca ceva neprevazut ma impiedica, am ziua de miercuri de rezerva).
Foloseste un creion pentru a-ti scrie agenda.
Informeza-ti colegii, sefii asupra planurilor tale lunare.
Concentreza-te asupra unei singure activitati odata.
Planificarea timpului reclama utilizarea unor instrumente de planificare foarte bune.Fiecare dintre cele patru instrumente are un rol particular; utilizarea lor in mod adecvat iti va furniza un sistem de planificare complet si riguros.
Aceste instrumente sunt:
planul lunar
planul saptamanal
planul zilnic
planul de actiune
|
CAND |
In ultima vineri sau prima zi de luni a lunii |
|
DURATA |
Intre una si doua ore |
|
CUM |
Analizeaza cu atentie luna precedenta si determina; daca ti-ai atins toate obiectivele daca au aparut probleme noi daca exista oportunitati noi Examineza prioritatile si obiectivele trimestriale si intreba-te daca nu sunt obiective noi de stabilit. Specifica obiectivele lunare pe dosul foii de planificare. Alcatuieste o lista a activitatilor care trebuie realizate in cursul lunii. Estimeaza timpul necesar pentru fiecare activitate. Rezerva in agenda ta lunara timpul cerut de fiecare activitate. |
|
SUGESTII |
Programeaza cele mai importante activitati la inceputul lunii. Listeaza numai activitatile care dureaza o ora sau mai mult. Pastreaza flexibilitate in programare ( 40- 50% dintr-o saptamana). Introdu fiecare activitate in plan astfel incat sa poti vedea corelatiile dintre ele. Comunica celorlalti programarea ta. Deleaga tot ceea ce poti, la inceputul lunii. |
|
INSTRUMENTE |
Agenda Lista de obiective Planul lunar Planul de actiune |
|
CAND |
- Vineri dupa amiaza sau luni dimineata |
|
DURATA |
- Intre 30 si 60 de minute |
|
CUM |
Examineza prioritatile saptamanale si rezultatele cheie. Listeaza activitatile care trebuie facute in timpul saptamanii. Ordoneaza activitatile in ordinea prioritatii. Decide ce vei face tu insuti, ceea ce vei delega, ce vei amana si ceea ce vei refuza. Rezerva in agenda ta zilnica timpul necesar pentru fiecare activitate prioritara. |
|
SUGESTII |
Programeaza sa realizezi cele mai importante prioritati la inceputul saptamanii. Pastreaza flexibilitate in programare ( 20- 25% dintr-o zi) Grupeaza activitatile similare in aceasi perioada a saptamanii. Concentreaza-te pe o singura prioritate odata. Deleaga tot ceea ce poti, la inceputul saptamanii. Comunica celorlalti programarea ta. |
|
INSTRUMENTE |
- Agenda |
|
CAND |
- Primul lucru dimineata cand ajungi la servici sau ultimul inainte de a pleca de la servici. |
|
DURATA |
- Intre 10 si 15 minute |
|
CUM |
Examineaza prioritatile zilei. Listeaza prioritatile pentru ziua respectiva. Estimeaza timpul necesar pentru fiecare. Ordoneaza prioritatile in ordinea importantei. Decide ce vei face tu insuti, ceea ce vei delega, ce vei amana si ceea ce vei refuza. Rezerva in agenda ta zilnica timpul necesar pentru fiecare prioritate. |
|
SUGESTII |
Programeaza sa realizezi cele mai importante prioritati la inceputul zilei. Pastreaza flexibilitate in programare ( 20- 25% dintr-o zi) Grupeaza activitatile similare in aceasi perioada a zilei ( scrisori, telefoane, intilniri......). Concentreaza-te pe o singura prioritate odata. Deleaga tot ceea ce poti, la inceputul zilei. Programeaza activitatile in functie de nivelul tau de energie pe parcursul unei zile. Elimina intreruperile. Comunica celorlalti programarea ta. |
|
INSTRUMENTE |
- Agenda |
|
CAND |
- Inaintea unui proiect sau a unei delegari importante |
|
DURATA |
- Depinde de complexitatea proiectului |
|
CUM |
Defineste obiectivele proiectului: corespund cu propriile tale obiective? sunt compatibile cu prioritatile tale? le intelegi in totalitate? Listeaza activitatile necesare pentru realizarea proiectului. Estimeaza timpul necesar pentru fiecare activitate. Ordoneaza activitatile intr-o secventa logica. Stabileste responsabilii pentru fiecare activitate. Intocmeste planificarea pe baza informatiilor de mai sus. |
|
SUGESTII |
Incepe cu termenul final si urmeaza calea inversa . Comunica celor implicati planificarea proiectului. |
|
INSTRUMENTE |
- Planul de actiune |
PRINCIPIILE ORGANIZARII
|
|
1. CARE FACTORI SUNT SUB CONTROLUL TAU? |
|
|
A schimba metodele altora este dificil; a le schimba pe ale tale este mai usor |
Esti tipul de manager care sustine ca lipsa sa de timp se datoreaza totdeauna celorlalti sau factorilor care sunt inafara controlului sau? Daca esti, inseamna ca ti se pare foarte dificil sa iti organizezi munca intr-un mod rational; pentru a face asta , trebuie sa schimbi obiceiurile celorlalti, iar acest lucru este mai mult decat imposibil pentru tine. Ai obtine rezultate mai bune daca ti- ai examina atent propria situatie, metodele tale, factorii care necesita imbunatatire si lucrurile care pot fi corectate. |
|
|
Controlezi cea mai mare parte din timpul tau |
Situatiile in care nu poti face nimic sunt foarte rare. Exista si vor exista intotdeauna factori pe care nu-i poti controla ; dar este sigur ca tu ai sub control majoritatea factorilor. Acceptand aceasta ipoteza , fa o analiza atenta a practicilor tale. Intreaba-te daca nu poti sa castigi timp printr-o mai buna organizare a : calatoriilor; convorbirilor telefonice; corespondentei ; lecturilor; hartiilor/documentelor; sedintelor. |
|
|
Cateva aspecte ale muncii tale zilnice iti consuma mult timp |
Fiind mai bine organizat in aceste arii inseamna sa economisesti timp pretios care sa fie dedicat activitatilor cu beneficiu mare. |
|
|
Organizarea: un factor controlabil |
Aceste activitati sunt controlabile in mare masura. Analizeza-le in detaliu si cu siguranta vei gasi modalitati de imbunatatire. Te-ai gandit deja la unele? Bine, esti pe calea cea buna. |
|
|
|
Este mai eficient sa grupezi activitatile similare |
Grupeza activitatile Este intotdeauna mai eficient sa grupezi activitati similare. De exemplu, poti sa dai toate telefoanele in aceeasi perioada de timp. Facand asa, castigi timp pe care il poti folosi concentrandu-te asupra altor activitati mai importante. |
|
|
Concentreza-te Poti sa iti optimizezi concentrarea si sa iti maresti eficienta prin minimizarea numarului de intreruperi care apar de-a lungul zilei de lucru.. Trebuie sa inveti sa spui nu sau sa inchizi usa cand situatia o cere.Aranjeaza astfel incat colegii tai sa recunoasca situatiile in care nu vrei sa fii intrerupt. Intreruperile ( telefoanele, secretara, subordonatii, superiorii, colegii, prietenii,.....) reprezinta unul dintre cele mai mari obstacole pentru gestionarea eficienta a timpului. Pentru a fi eficient trebuie sa fii capabil sa iti focalizezi energia, creativitatea si abilitatile analitice si de luare a deciziilor pe probleme sau subiecte specifice. Daca esti intrerupt, probabil ca vei obtine jumatate din rezultatele la care te-ai fi asteptat. OHT Diagrama ilustreaza situatia in care se poate afla un manager atunci cand este concentrat asupra unei probleme importante. Este imperativ sa lucrezi asupra unei singure probleme odata. Nu incerca sa faci mai multe lucruri dintr-o data. |
|
|
Izoleaza-te de ceilalti |
Acorda-ti timp sa fii singur Ca manager, ai nevoie sa fii singur pentru a gandi, a inova, a planifica mersul inainte. Fa-ti un obicei : asigura-ti timp sa fii singur. Aceasta va fi o investitie foarte profitabila. |
|
|
O revizuire periodica a metodelor tale de lucru este necesara |
Analizeaza-ti cu regularitate metodele de lucru De-a lungul timpului , fiecare dintre noi si-a format anumite obiceiuri. Unele dintre ele sunt bune si contribuie la eficientizarea timpului. Altele sunt insa impedimente pentru administrarea eficienta a timpului si conduc la irosirea de minute, ore, zile sau chiar saptamani. De aceea trebuie sa iti revizuiesti metodele de lucru si tehnicile personale de organizare cel putin o data pe an. |
Pentru a-ti organiza munca in mod eficient si a economisi timp, trebuie sa folosesti urmatoarea procedura:
Jurnalul de activitate este un instrument esential pentru o buna administrare a timpului
IDENTIFICA FACTORII CARE ITI DETERMINA PIERDEREA TIMPULUI ( HOTII DE TIMP )
Pentru a-ti organiza munca in mod eficient trebuie mai intai sa examinezi metodele de lucru si sa identifici cauzele reale ale piederii de timp. Analizeaza -ti programul in detaliu. Acest lucru iti va permite sa iei decizii importante in privinta eliminarii sau reducerii timpului pierdut.
Sugestie: tine un jurnal de activitate care te va ajuta sa punctezi unde apar pierderile de timp si de ce.
O privire obiectiva asupra activitatilor tale
Desigur ca folosesti o agenda pentru a-ti nota intilnirile si alte lucruri importanta pe care le ai de facut. Dar, " viata nu respecta planurile si, pentru a intelege cum iti folosesti timpul, trebuie sa te uiti inapoi la ziua care a trecut si sa planifici zilele care urmeaza. "Instrumentul pe care il folosim pentru a vedea cum ne petrecem de fapt timpul ,este jurnalul de activitati. Este similar unei agende , dar trebuie completat dupa realizarea unei activitati , nu inainte.
Numai tu stii cum sunt activitatile tale
Recomandarea noastra este sa folosesti un jurnal de activitati timp de o saptamana, de cateva ori pe an. La inceput iti va parea o noua corvoada: este o sarcina suplimentara in munca ta zilnica. Dar fii convins ca acest jurnal este singura cale de a sti exact cum ti -ai petrecut timpul. Mai mult, esti singura persoana care il poate completa pentru ca numai tu stii care dintre activitatile tale sunt importante si care nu. Trebuie sa notezi in jurnal la fiecare jumatate de ora sau dupa fiecare activitate. Sa ai intotdeauna un ceas la indemana . Daca ai un ceas care semnalizeaza fiecare jumatate de ora, cu atat mai bine.
|
Noteza fiecare activitate in detaliu |
Cum sa completezi jurnalul Fiecare nota din jurnal trebuie sa includa toate componentele unei activitati ( verificari, citit, completari de documente, hartii de semnat, intilniri......) si sa specifice natura activitatii. Nu ignora telefoanele pe care trebuie sa le dai sau sa le primesti, intreruperile si pauzele.Introdu -le in jurnal, pe scurt. Cand trebuie sa pleci de la birou ia jurnalul cu tine. La sfarsitul zilei de munca citeste toate notatiile care le-ai facut si adauga orice detaliu util pe care l-ai omis. |
|
|
Analizeza modul in care ti-ai folosit timpul Odata jurnalul completat , poti incepe sa-ti folosesti timpul mai eficient , prin identificarea si eliminarea tuturor activitatilor neproductive. |
|
Jurnalul zilnic iti arata activitatile inutile |
Identifica "hotii de timp" Consulta jurnalul si identifica toate activitatile neproductive. Clasifica-le pe categorii ca : intreruperi, sarcini administrative, intilniri,........Aceste activitati sunt obstacolele majore pentru o organizare eficienta. |
|
Listeaza-le in ordinea importantei |
Analizeaza "hotii de timp" Apoi listeaza aceste obstacole in ordinea importantei lor ( timpul pierdut, consecintele). Incepe cu capul de lista si examineaza fiecare activitate intrebandu-te : care dintre aceste obstacole sunt sub controlul meu ? ce metode pot sa folosesc pentru a le reduce sau a le elimina? |
|
Accepta provocarea |
Nu este deloc o sarcina usoara. Pentru a reusi, trebuie sa rezolvi aceste probleme cu multa incredere si creativitate. Primeste provocarea, intrebandu-te: " Nu sunt eu capabil sa rezolv aceasta probeme?!" Aminteste -ti ca daca nu esti foarte hotarat sa schimbi, vei constata ca doar iti pierzi si mai mult timpul. |
|
Elemente pe care le poti influenta pentru a economisi timp Cooperarea celor din jurul tau este importanta pentru o administrare buna a timpului |
UTILIZEAZA INSTRUMENTE SI TEHNICI DE ECONOMISIRE A TIMPULUI Tehnici Pentru a-ti gestiona eficient timpul trebuie sa stii si sa aplici diverse tehnici de economisire a timpului privind elemente ca : Organizer - suport pentru organizare si planificare Utilizarea unei agende de tip Organizer te va ajuta sa aplici tehnicile si metodele de organizare eficienta a timpului. Contine formulare: Organizerul este un instrument personal. Fiecare il poate folosi conform propriilor nevoi. El are multe avantaje: are spatiu adecvat pentru diverse tipuri de note; este divizat in sectiuni distincte; poti sa adaugi sau sa scoti rapid file; poti sa schimbi usor ordinea filelor; numarul, ordinea si continutul sectiunilor sunt diferite (exista multe tipuri), astfel incat fiecare poate uiliza tipul de care are nevoie. |
ORGANIZAREA SI CONTROLUL FACTORILOR CONSUMATORI DE TIMP
|
|
Daca este utilizat eficient, telefonul reprezinta un instrument care iti permite sa economisesti timp si efort. |
|
MESAJELE TELEFONICE |
Stii cum sa lasi un mesaj, sa preiei sau sa lasi pe altii sa preia mesajele telefonice? Data si ora apelului Cine? Numele, compania, numarul de telefon; Scopul apelului. Noteza toate informatiile necesare pentru intelegerea corecta si completa a mesajului; Cand este cel mai potrivit sa suni tu? Specifica sau intreaba; Cine primeste mesajul? Numele persoanei; Daca este nevoie, pregateste un mesaj standard care sa fie directionat catre toti cei interesati; Aminteste-ti ca numai un mesaj clar este util. Deleaga sarcina de a raspunde mesajelor oricand este posibil Scrie instructiunile pe hartia pe care ai notat mesajul, inainte de a o da persoanei care va raspunde mesajului; Deleaga persoana cea mai potrivita sa raspunda mesajului. |
|
SUNI TU |
Planifica -ti convorbirile /apelurileGrupeaza toate apelurile intr-o anumita perioada a zilei; Inainte de a suna intreba-te cand este cel mai probabil sa gasesti persoana cu care trebuie sa vorbesti; Alcatuieste o lista cu subiectele pe care vrei sa le discuti; Sa ai la indemana toate documentele de care crezi ca vei avea nevoie. Redu timpul de asteptareFormeaza tu insuti numerele directe; Roaga-ti secretara sa-ti faca legatura daca trebuie sa astepti pe fir. Comunica in mod eficientAsigura-te ca vorbesti cu persoana cea mai in masura sa te ajute; Dupa introducerea uzuala, treci direct la subiect; La finalul convorbirii trage concluzii, rezumand discutia; Noteza informatiile obtinute si instructiunile privitoare la raspuns , daca este cazul. |
|
ESTI SUNAT |
Triaza convorbirileSecretara ta sa stie cand anume nu raspunzi la telefoane; Asigura-te ca persoana care preia mesajele stie cui sa le transmita ; Inainte de a raspunde la telefon , sa stii cine te- a sunat si in ce problema; Daca altcineva este mai potrivit sa raspunda , transfera convorbirea ; Cere-i secretarei tale sa "se descurce" cu apelurile telefonice ori de cate ori este posibil; Nu primi niciodata telefoane in timpul intilnirilor. Raspunde in mod eficientSolicita sa ti se precizeze de la inceput scopul convorbirii; Intrerupe conversatiile pentru care nu esti pregatit; Alcatuieste o lista a tuturor informatiilor pertinente care trebuie obtinute si suna cealalta persoana imediat ce esti pregatit sa discuti subiectul; Daca interlocutorul prelungeste convorbirea, condu cu tact discutia catre final. |
INTRERUPERILE
Intreruperile de orice fel ( vizitatori, colegi, telefoane,.......) sunt obstacole majore pentru eficienta timpului. De ce? Pentru ca ele limiteza nivelul si durata puterii tale de concentrare.
|
INVATA SA LIMITEZI INTRERUPERILE |
Acorda-ti timp sa fii singurInformeaza-ti colegii, partenerii ca , de exemplu, intre 8.30 si 9.00 nu poti fi derajat , ca este perioda ta de concentrare; Explica-le colegilor importanta acestei perioade de concentrare si sugereaza-le sa iti urmeze exemplul; Nu raspunde la telefon. Deleaga pe cineva sa preia mesajele in aceasta perioada. Alege cea mai potrivita metodaLa masa ta de lucru, alege o pozitie in care sa nu fii deranjat de factori vizuali externi; Foloseste un birou gol; Alege o perioda a zilei propice concentrarii, dimineata devreme sau dupa amiaza tarziu. Stabileste intilniriPlanifica intilnirile; Limiteza numarul de intilniri pe zi astfel incat sa ramana o rezerva pentru cele neprevazute; Evita, pe cat posibil, sa stabilesti intilniri in acele perioade ale zilei cand prezenta ta intre colegi este foarte necesara. |
|
INVATA CUM SA REACTIONEZI LA INTRERUPERI |
Invata sa spui " nu "Cere vizitatorului tau sa specifice subiectul pe care doreste sa il discute si de cat timp are nevoie; Sugereaza-i o alta data pentru intilnire. Invata sa fii fermIntreba-ti vizitatorul, la inceputul intilnirii, daca subiectul pe care doreste sa il discute necesita atentie imediata; Specifica cat timp ai la dispozitie Invata cum sa pui punct unei conversatii care dureaza prea mult Indeparteaza documentele de tine; Ridica-te in picioare si condu-ti vizitatorul pana la usa, multumindu-i pentru vizita; Daca vizitatorul tau nu pare a se grabi sa plece, uita-te la ceas si spune ca, din nefericire ai o alta intilnire imediat. |
PROBLEME SI CRIZE
Cateodata, cand nimic nu pare a merge bine, evenimentele tind sa iasa de sub controlul tau. Panica si improvizatia inlocuiesc actiunea rationala, planificata.
Nu iti pierde capul
Inainte de a face ceva privind o problema neasteptata, incepe prin a nu face nimic.
Daca aceasta maniera contravine naturii tale, repeta-ti de multe ori: " Ma grabesc foarte, foarte incet"
Analizeza cu calm situatia
Este aceasta problema ta?
Fa-ti timp pentru a aduna toate informatiile relevante, nu te grabi sa tragi concluzii prea repede.
Identifica toate aspectele implicate si clasifica-le in ordinea prioritatii, pe baza consecintelor probabile.
Cauta solutiile posibile
Alcatuieste o lista cu toate masurile fezabile
Alege-le pe cele care pot fi aplicate fara intarziere.
Ia o decizie
Care este cea mai realista solutie in circumstantele date?
Care solutie va avea cele mai putin negative consecinte?
Pregateste un plan de actiune simplu si eficient
Ce masuri trebuie luate?
Cand?
De catre cine?
Cum?
Cine trebuie informat?
Actioneaza rapid, ferm si cu mult calm
Analizeaza situatia retrospectiv
Care au fost cauzele crizei?
Ce masuri ar fi putut preveni criza?
Ce masuri trebuie luate pentru a preveni acest tip de criza?
Cine trebuie informat asupra acestor masuri?
SEDINTE EFICIENTE
Conform unui studiu al lui Henry Mintzberg, managerii isi consuma 59% din timpul de lucru in sedinte planificate si 10% in sedinte neplanificate.
Cat timp este dedicat intilnirilor/sedintelor in organizatia ta? Probabil raspunsul este:" prea mult".
Si totusi, sedintele/intalnirile de lucru "castiga teren". De ce?
Cateva motive ar fi:
tendinta crescuta de a folosi specialisti dinafara organizatiei pentru rezolvarea unor probleme specifice; acest lucru conduce la necesitatea intalnirilor sau sedintelor care au ca scop informarea, corelarea la nivel organizational a aspectelor specifice, luarea deciziilor etc.
practicarea pe scara din ce in ce mai larga a managementului participativ, ceea ce inseamna ca intilnirile de lucru sau sedintele sunt instrumente uzuale de munca;
constientizarea eficientei si a eficacitatii solutionarii unei probleme/sarcini atunci cand sunt luate in considerare cat mai multe puncte de vedere - efectul sinergic al acestora ( 2+2=5 ).
Desi poate fi dificil sa reducem numarul sedintelor este posibil, pentru ca depinde de noi, sa le facem mai eficace si mai eficiente.
RELEVANTA |
Limitarea numarului de sedinteDe ce trebuie convocata o sedinta? Ce alte mijloace de comunicare ar putea fi luate in considerare: memos, telefon, fax, scrisori.....? Este posibil ca sedintele regulate sa fie mai rare fara a afecta rezultatele? Limitarea numarului de participantiCine sunt persoanele care intradevar trebuie sa participe la sedinta? Cine ma poate inlocui in mod corespuzator? Este necesar sa particip la sedinta pe toata durata ei? Este necesar ca toti participantii sa fie prezenti pe intreaga durata a sedintei? |
|||||||||||||||||||||||||||||
PREGATIREA |
Alege momentul cel mai potrivit pentru a convoca o sedinta Care este data cea mai potrivita? Alege ora care va determina cea mai mica pierdere de timp: in prima jumatate a diminetii sau mijlocul dupa amiezii ( de exemplu 10.30 - 12.00 ) pentru o sedinta de o ora si jumatate. Pregateste agendaCare sunt obiectivele sedintei? Ce subiecte vor fi discutate? Cat timp va fi alocat fiecarui subiect? Cine va fi responsabil pentru fiecare aspect? Rezerva o marja de timp pentru probleme neprevazute. Pregateste sedintaAsigura-te ca sala si echipamentele audio -vizuale necesare sunt disponibile; Distribuie participantilor, cu cateva zile mai devreme agenda si documentele relevante pentru scopul sedintei. |
|||||||||||||||||||||||||||||
CONDUCEREA SEDINTEI |
Respecta programul stabilit Aprecierea relevantei sau a necesitatii unei intilniri/sedinte, numarul si tipul de participanti, pregatirea si conducerea unei intalniri ca si modul de urmarire sunt determinate de TIPUL INTALNIRII/SEDINTEI. Daca luam ca reper intilnirile/sedintele al caror scop declarat este acela de a lua decizii, putem identifica mai multe categorii de intalniri: cele care nu au nici o legatura cu procesul decizional; cele care sunt necesare inaintea luarii unei decizii si cele care sunt necesare dupa luarea unei decizii.
In realitate multe intalniri nu intrunesc in ansamblul lor caracteristicile unei categorii sau ale alteia ci sunt un amestec al tipurilor descrise mai sus. Punctual, pe un segment delimitat se poate identifica un tip anumit de intilnire, dar aproape niciodata pe ansamblu. Mai mult chiar, pentru unii participanti intalnirea poate avea un caracter anume (de exemplu de informare ), in timp ce pentru altii ea poate fi una consultativa, in functie de gradul lor de implicare, de interes , de punctul de vedere etc. CORESPONDENTA SI FISELE DE LUCRUEsti in permanenta inecat in hartii? Pierzi mult timp pentru a raspunde la scrisori sau pentru a gasi o hartie ratacita? Cateva tehnici simple te vor ajuta sa reduci timpul petrecut cu aceste activitati de rutina.
Daca ai o secretara eficienta, ai un ajutor nepretuit pentru organizarea timpului tau.Cum poti sa imbunatatesti relatiile de munca cu secretara ta?
Document InfoAccesari: 2181 Apreciat:  Comenteaza documentul:Nu esti inregistratTrebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta Creaza cont nou A fost util?Daca documentul a fost util si crezi ca meritasa adaugi un link catre el la tine in site in pagina web a site-ului tau.
Copyright © Contact (SCRIGROUP Int. 2024 ) |
