Contractul este o componenta obligatorie si omniprezenta in organizarea si derularea oricarui eveniment. El se poate referi la:
- inchirierea pavilioanelor, salilor, spatiilor, facilitatilor
- inchirierea cazarii la hoteluri de catre participanti, precum si prestarea altor servicii (reclama, catering, depozitare, curatatorie 828j93i )
- asigurari de marfuri si persoane
- administrarea, gestionarea si intretinerea spatiilor inchiriate
- prestarea de lucrari de secretariat, dactilografiere, multiplicare.
Incheierea unui contract ofera si avantajul important al determinarii partilor semnatare de a se confrunta si rezolva multe situatii neprevazute.
Clauzele contractuale in contextul unui eveniment se refera la:
1. obiectul contractului - natura prestatiei sau a serviciului
2. drepturile, raspunderile si obligatiile partilor contractante
3. conditiile si termenele de realizare
4. conditiile tehnico-organizatorice si comerciale ale evenimentelor
5. preturi, tarife, termene si modalitati de plata, precum si eventuale penalitati
dreptul aplicabil si modul de reglementare a litigiilor
7. clauza de forta majora - de exonerare de raspunderi
8. intrarea in vigoare, perioada de valabilitate si conditiile de incetare sau reziliere a contractului.
Varietatea mare a contractelor care se incheie cu prilejul unui eveniment, se poate incadra in urmatoarele tipuri de baza:
1. contracte intre organizatorul evenimentului si detinatorul centrului expozitional.
Sunt contracte de inchiriere si utilizare a spatiilor de expunere, a facilitatilor complexului si a altor anexe, in scopul realizarii in bune conditii a evenimentului.
2. contracte intre organizatorii evenimentului si expozanti sau promotori.
Apar in doua forme
- contracte de participare la eveniment
- contracte-comanda pentru diverse servicii specializate.
3. contracte intre organizatorul evenimentului si agenti, care sunt de doua feluri:
- contract de agent fara clauza de exclusivitate, care se incheie mai ales la inceputul colaborarii dintre cele doua parti
- contract de reprezentant, prin care agentul primeste dreptul de exclusivitate pentru o anumita zona geografica sau ramura economica.
4. contracte intre organizatorul evenimentului si prestatorii de servicii.
In acest caz, aproape intotdeauna se aplica dreptul din tara gazda. Furnizorii de materiale acopera o paleta larga si au o importanta esentiala in pregatirea si realizarea oricarui eveniment.
5. contracte intre agenti si participantii la eveniment.
contracte de organizare in comun
Exista multe situatii cand un eveniment este organizat de doua sau chiar mai multe companii. Relatiile dintre acesti coorganizatori sunt stabilite prin intermediul unui contract, iar obligatiile sunt precis definite si delimitate pentru fiecare in parte.
7. contracte intre organizatorul participarii si expozanti.
Se intalnesc in cazurile participarilor colective, oficiale, nationale la anumite evenimente de prestigiu international.
8. contracte de management.
Evenimentele, ca instrumente de marketing, exercita o influenta uriasa asupra evolutiei si dezvoltarii activitatii economice.
In tarile dezvoltate s-au elaborat legi si se manifesta preocupari ample pe linia prevenirii sau limitarii concurentei neloiale, inclusiv in industria targurilor si expozitiilor. Aparitia acestor reglementari se bazeaza pe dorinta de a preveni acest fenomen, care are consecinte nefavorabile asupra libertatii de optiune a participantilor:
- impunerea de catre putinii organizatori, mai puternici, ca agentii si reprezentantii lor sa nu lucreze si pentru alti organizatori de evenimente, chiar daca acestea au tematici si profile diferite
- limitarea dreptului de participare numai la evenimentele realizate de un anumit organizator.
|
