Pregatirea pentru targ

Pregatirea pentru targ

Pregatirea pentru targ trebuie initiata cu mult timp inainte de deschiderea targului.

1. Planificarea termenelor si planul de desfasurare

In planificarea termenelor si in planul de desfasurare se stabilesc diverse activitati, in ordinea lor cronologica. Se calculeaza, de asemenea si timpul necesar pentru acestea. Se vor cuprinde, cu data exacta, toate termenele planificate, inclusiv 424b18e data incheierii constructiei si cea a demontarii standului.

Un plan de pregatire trebuie sa cuprinda toate aspectele relevante, inevitabil asociate participarii:

Ø     recunoasterea importantei targului in domeniul de activitate specific

Ø     culegerea de date referitoare la targuri

Ø     deteminarea obiectivelor participarii

Ø     alegerea si decizia

Ø     calcularea bugetului

Ø     desfasurarea organizatorica

Ø     conceperea standului expozitional

Ø     organizarea desfasurarii targului

Ø     reclama adecvata si relatiile publice

Ø     prelucrarea datelor la incheierea targului.

2. O viziune generala asupra manifestarii

In cadrul acestor diferite evenimente, participantii vor ca produsele lor sa fie prezentate in cele mai bune conditii, in scopul de a atrage atentia vizitatorilor. Pentru aceasta activitate, expozantii organizeaza un stand unde isi prezinta toata priceperea lor intr-un anumit domeniu, prin afise, panouri de informatie, dar si prin demonstratii „in natura” (de exemplu, prezentarea unei masini agricole in functiune), prin mijloace video sau informatice, prin degustarea diverselor bauturi, prin prezentarea diverselor actiuni promotionale (prezentarea sosiei unei celebritati, organizarea unui joc – concurs).

Pentru ca vizitatorii manifestarilor expozitionale sa gaseasca rapid ceea ce cauta, majoritatea acestor expozitii sunt impartite in sectoare de activitate, usor de identificat printr-un cod de culoare. Este, in mod special, cazul targurilor care prezinta o mare varietate de produse.

Aceste manifestari sunt de dimensiuni foarte variate, si este oarecum dificil a le clasa in functie de acest singur criteriu. Intr-adevar, importanta lor e relativa, in functie de prezentarea pe sectoare: un targ defasurat la Cluj-Napoca, chiar reunind mai putin de o suta de reprezentanti in domeniul textilelor poate fi considerat ca fiind o manifestare semnificativa pe plan local, in timp ce o manifestare de aceeasi marime desfasurata la Paris, ar trece neobservata.

In afara participarii lor, expozantii mai dispun de mijloace de promovare complementare manifestarii expozitionale. Catalogul produselor expuse nu trebuie sa lipseasca. Oricare ar fi amploarea manifestarii expozitionale, organizatorii intocmesc acest document. Catalogul cuprinde lista expozantilor, fie in ordine alfabetica, fie in functie de sectorul de activitate sau de numerotarea standurilor. Vandut sau dat fiecarui vizitator in momentul cand acesta a intrat in expozitie, catalogul ghideaza vizita si devine un document de referinta la terminarea expozitiei. Inscrierea expozantului in acest catalog este, in mod obisnuit, gratuita, insa o informatie proprie suplimentara trebuie platita.

Organizatorilor le revine sarcina de a asigura promovarea generala a manifestarii pentru vizitatorii interesati (din acelasi domeniu), prin publicitatea in presa, trimiterea de invitatii, afise, relatii cu presa, formarea unui catalog oferit tuturor vizitatorilor, animatii diverse. Expozantului ii revine sarcina de a utiliza cat mai bine mijloacele puse la dispozitie pentru a face din participarea sa un succes [5].

3. Forma de participare, alegerea exponatelor si programul expozitional

Participarea individuala, cu propriul stand, ofera cele mai mari sanse pentru o prezentare incununata de succes. Pentru primii pasi in scena expozitionala insa, exista si alte forme de participare care permit „debutantilor” evitarea unei serii de probleme.

Organizatorii institutionali (uniuni profesionale, camere de comert) initiaza aparitii de grup ale unei tari, regiuni, respectiv branse, prin aparitii sub acelasi stand, ale mai multor expozanti. Aceasta forma de participare ofera o posibilitate rentabila de participare, din punct de vedere financiar, si, de asemenea, pentru a castiga experienta in domeniu. Chiar si participarea sub egida unui stand al unei intreprinderi „prietene”, poate fi utila pentru inceput. In acest caz, exponatele trebuie sa corespunda nomenclatorului. Aparitia in situatii de acest gen este mentionata in catalog.

Alegerea exponatelor se va face in functie de urmatoarele tinte:

Ø     cresterea vanzarilor – toate exponatele trebuie neaparat trimise inainte de deschiderea manifestarii;

Ø     demonstrarea progresului tehnic, al inovatiei si design-ului – exponatele trebuie sa corespunda celor mai recente standarde tehnice si estetice. Inovatiile trebuie sa functioneze impecabil si sa poata fi puse in practica;

Ø     demonstrarea conformitatii intre publicitate si functionalitatea si siguranta tehnica – in cazul masinilor si aparatelor; se vor demonstra progresul si functiile speciale, precum si solutii de functionare in conditii speciale.

Programul expozitional se deduce din raspunsurile date la urmatoarele intrebari:

- poate fi prezentata intreaga gama de produse sau se aleg numai cateva?

- ce trebuie prezentat neaparat?

- ce este nou, imbunatatit, superior concurentei?

- ce trebuie subliniat in mod deosebit?

- ce produse respecta tendinta de dezvoltare actuala (economica, tehnica)?

- design-ul, coloritul si ambalajul corespund?

- trebuie realizate modele speciale pentru targ?

- pot fi prezentate produsele in context practic?

- cat spatiu necesita obiectele?