SISTEMUL INFORMATIONAL AL UNEI ORGANIZATII VIRTUALE

SISTEMUL INFORMATIONAL AL UNEI ORGANIZATII VIRTUALE

Rodani Florentiu Alexandru

AN III IDD CSIE

PREMISE

Prin trecerea la societatea informationala toate statele au sansa de a-si reînnoi si revigora structurile democratiei, prin facilitarea accesului la informatii, prin furnizarea unor servicii publice mai eficiente si prin implicarea activa a cetatenilor în luarea deciziilor.

Organisme internationale de prestigiu precum Natiunile Unite încurajeaza contributia si participarea activa a guvernelor tuturor statelor, precum si a organismelor non-guvernamentale, a societatii civile si a sectorului privat în procesul de dezvoltare a societatii informationale.

Noul statut al României, acela de membru NATO si candidat la Uniunea Europeana, impune alinierea la standardele 16116c222q internationale nu numai din perspectiva economica, dar si din cea a devoltarii societatii informationale. Unul din organismele guvernamentale profund implicate în accelerarea acestui proces este Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiilor (MCTI), a carui principala misiune o constituie "crearea premiselor durabile trecerii la Societatea Informationala în România".

Având convingerea ca rolul sau este de a "stimula, conduce si controla acest proces de tranzitie catre Societatea Informationala prin programe de actiune concrete si prin initierea unui nou cadru de reglementari specifice", MCTI a ales sa se implice în parteneriate de tip-public - privat cu cele mai importante companii din domeniul IT&C de pe piata româneasca, într-un efort comun de a accelera acest proces.

Colaborarea dintre Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiilor si SIVECO România a început în anul 2000 - la baza acestei colaborari fiind crezul comun ca un astfel de parteneriat poate contribui semnificativ la accelerarea tranzitiei catre societatea informationala si alinierea României, din aceasta perspectiva, la standardele occidentale.

Acest obiectiv comun, precum si solutiile informatice performante dezvoltate de SIVECO Romania pe baza unor tehnologii de ultima ora, expertiza companiei în domeniille de eGovernment si eDemocracy au fost doar câtava din argumentele care au determinat Minsterul sa aleaga compania SIVECO România ca partener pentru implementarea unor solutii informatice capabile sa faciliteze activitatile economice desfasurate în cadrul institutiei.

Onorata de alegerea uneia din cele mai prestigioase institutii guvernamentale din România, SIVECO s-a ridicat, pe tot parcursul derularii proiectului, la înaltimea asteptarilor în dezvoltarea solutiilor pentru gestiunea financiar-contabila, gestiunea resurselor umane si salariilor, managementul fluxului de numerar, gestiunea stocurilor, achizitiilor si mijloacelor fixe, precum si pentru fundamentarea deciziilor si realizarea analizelor economice.

IMPLEMENTAREA SISTEMULUI FINANCIAR INTEGRAT

Sistemul Financiar Integrat ca Instrument de Management pentru MCTI determina eficientizarea organizatiei, prin posibilitatea urmaririi în orice moment si la orice nivel a activitatii curente a Ministerului. Prin intermediul sistemului se asigura obtinerea unor situatii complete si complexe, referitoare la informatii financiar-contabile, în timp real si într-o forma usor de analizat.

Obiectivele fundamentale ale proiectului urmarite de catre Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei sunt si atribute ale aplicatiei:

Constructie modulara ce permite culegerea simpla a datelor si introducerea în sistem o singura data a informatiei;

Asigurarea confidentialitatii datelor, securitatea si recuperarea acestora;

Posibilitatea reflectarii activitatilor economice în mai multe valute: LEI (de baza) EURO, USD, în functie de tranzactiile efectuate;

Posibilitatea urmaririi situatiilor de raportare (balante, fise de cont, note contabile) intermediare sau finale, posibilitatea listarii balantelor de verificare in mai multe tipuri de rapoarte. Urmarirea situatiilor analitice pe conturi contabile (situatia debitorilor sau creditorilor persoane fizice sau juridice)

Jurnalizarea pe intervalele de timp selectate de utilizatori a tuturor operatiilor contabile si refacerea situatiei conturilor pentru luna in curs.;

Blocarea accesului la modificarea informatiilor din lunile care au fost inchise. Accesul asupra informatiilor din lunile inchise ramanand doar pentru vizualizarea informatiilor.

Usurinta operarii documentelor financiare in aplicatie. Realizarea prin intermediul sistemului a tuturor legaturilor care exista intre documentele financiare si urmarirea acestor legaturi atat cu ajutorul rapoartelor cat si direct in ferestrele aplicatiei.

Definirea structurilor bugetare peste activitati, proiecte si structura organizationala, realizarea întregului flux bugetar;

Gestionarea mijloacelor fixe pe întreaga durata de utilizare;

Gestiunea personalului, planificarea si urmarirea evolutiei fortei de munca, precum si salarizarea personalului;

Definirea si urmarirea contractelor;

Gestiunea stocurilor si achizitiilor;

Analiza economica a indicatoriilor de performanta specifici organizatiei.

"Aplicatia functioneaza foarte bine, au fost realizate adaptari si extinderi conform specificului si cerintelor MCTI. Apreciem mult prestatia reprezentantilor SIVECO, care au pus mult suflet în aceasta colaborare. Programul raspunde solicitarilor, în sensul ca gestioneaza un volum si o diversitate mare de informatii, iar rezultatele sunt foarte fidele si permit o evidenta stricta si o munca disciplinata", considera doamna Reta BRANZEANU, director general al Directiei Generale Economice si pentru organizare legislativa din cadrul MCTI.

Managementul fluxului de numerar (Cash-Flow)

Sistemul destinat managementului fluxului de numerar se încadreaza între obiectivele programului de informatizare a MCTI, care si-a propus sa dezvolte o aplicatie pentru uzul larg al organizatiei, îmbunatatind astfel gradul de utilizare a serviciilor si structurilor specifice.

Solutia furnizata de SIVECO România este un instrument de analiza financiara, care permite prezentarea într-o forma clara si sugestiva a situatiei disponibilitatilor financiare ale institutiei si evolutia acestora într-o perioada data, în functie de nivelul încasarilor si al platilor.

Sistemul prezinta în mod structurat informatii referitoare la fluxul de numerar.

Obiectivul sistemului îl constituie crearea unui instrument de analiza financiara care sa permita :

- analiza fluxului de numerar bazata pe intrari si iesiri de numerar;

evidentierea tendintelor fluxului de numerar - diferentierea pe fluxuri de numerar negative, pozitive sau zero;

- agregarea / dezagregarea pe perioade de timp, cumularea, filtrarea, stabilirea situatiilor de tip exceptii, analize de tip top/bottom;

urmarirea în orice moment a valorilor indicatorilor de interes, cu posibilitatea efectuarii de analize de tip "ce se întampla daca? " (what if?) si prognozarea evolutiei indicatorilor analizati pe perioade de timp stabilite de utilizator, prognoza ce va tine cont de datele istorice existente în sistem;

- cunoasterea situatiei relatiilor financiare cu clientii, furnizorii, partenerii de afaceri;

- accesul securizat la datele cheie ale organizatiilor;

posibilitatea definirii, în orice moment, a unor scenarii specifice care sa reflecte indicatorii analizati.

"Suntem foarte încântati sa spunem ca la controlul pe care Curtea de Conturi l-a facut recent la MCTI, am obtinut rezultate foarte bune, ceea ce evident ca reprezinta o nota foarte buna si pentru sistemul financiar implementat de SIVECO. Au fost verificate toate rapoartele contabile, fisele de cont, concluzia organelor de control fiind ca evidenta este foarte clara, în perfecta ordine - lucru pe care nu l-au întâlnit în multe organizatii. Mai mult, la orice solicitare de situatie (si au fost foarte multe) au putut fi oferite rapid si corect rapoartele necesare", spune doamna BRANZEANU.

SOLUŢIA PENTRU MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE sI SALARIZĂRII

Una dintre motivatiile pentru care MCTI a ales solutia propusa de SIVECO România pentru Gestiunea Resurselor Umane si Salarizarii l-a constituit faptul ca sistemul acopera majoritatea functionalitatilor din acest domeniu:

- managementul de personal, cu acces imediat la date consistente de istoric;

- analize comparative si statistice în format grafic, efectuate periodic la cerere;

- planificare cu ajutorul simularilor.

Printre avantajele solutiei software pentru Gestiunea Resurselor Umane si Salarizarii se pot mentiona:

- Componenta Resurse Umane ofera solutii la actualele standarde informatice, cu grad scazut de risc, modulele sale fiind deja verificate prin numeroase implementari.

- Modulul Management de Personal modeleaza automat procesul de business, atât financiar cât si operational.

- Gestionarea acestui pachet si a bazei de date este realizata cu utilitare puternice ce asigura protectia datelor.

- Aplicatia este distribuita si poate functiona atât pe retea locala cât si la distanta (LAN, WAN).

- Pachetul de aplicatii software suporta orice modificare a solutiei hardware în prezent sau în viitor, având un înalt nivel de portabilitate.

- Modulul software are o interfata utilizator consistenta, unitara la nivelul întregului produs pe baza unor standarde verificate.

- Aplicatiile au proceduri de salvare si restaurare sigure, capabile sa asigure integritatea si consistenta datelor.

GESTIUNEA STOCURILOR sI ACHIZIŢIILOR

Solutia furnizata de SIVECO România pentru managementul stocurilor si achizitiilor este un produs informatic modern, care permite definirea regulilor si conventiilor de baza, specifice modului în care institutia gestioneaza stocurile achizitiile: coduri de bare, utilizarea de magazii, compartimente si loturi multiple, perioade contabile, generarea automata a rezervarilor, a documentelor contabile, gestiunea furnizorilor; analiza achizitiilor si istoricul folosind cererile de oferta, ofertele furnizorilor, istoricul acestora si valorile realizate fata de buget.

Produsul pentru gestiunea stocurilor rezolva în detaliu urmatoarele probleme:

- gestiunea cantitativa si calitativa a stocului;

- controlul automat al nivelului stocului;

- gestiunea datelor de intrare în stoc si de expirare a garantiei;

- gestiunea tranzactiilor de stoc (intrari, iesiri, transferuri, ajustari si inventare);

- generarea automata a documentelor contabile: nota de intrare receptie, bon de consum, aviz de expeditie, nota de transfer, proces verbal de reglare a stocului;

- vizualizarea rapida a informatiilor de baza asociate unui articol (stare inventar, tranzactii de stoc cu evidenta cantitativa si valorica, procese de achizitii, furnizorii unui articol).

Produsul pentru gestiunea achizitiilor este destinat optimizarii activitatii de aprovizionare, specializate în:

- gestiunea furnizorilor;

- gestiunea procesului de achizitie prin evidenta automata a cererilor de achizitie, a cererilor de oferta, a ofertelor de la furnizori si a comenzilor de achizitie;

- gestiunea facturilor de achizitie.

Gestiunea procesului de achizitie optimizeaza activitatea de aprovizionare si permite MCTI realizarea de economii maxime în conditiile unei aprovizionari la timp si de calitate superioara.

GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE

Aceasta componenta a pachetului integrat SIVECO Applications gestioneaza active necorporale, mijloace fixe, obiecte de inventar si mijloace fixe de natura obiectelor de inventar din cadrul MCTI.

Mijloacele fixe sunt gestionate pe întreaga durata de utilizare, de la achizitionare si punere în functiune, pâna la scoaterea din functiune, astfel încât utilizatorul poate afla care este starea mijlocului fix la orice moment sau ce operatii s-au efectuat asupra mijlocului fix într-un anumit interval.

În opinia doamnei BRANZEANU, componenta Mijloace Fixe "ofera utilizatorilor posibilitatea eliminarii unor calcule laborioase si adeseori inexacte referitoare la modul de amortizare al mijloacelor fixe, creând totodata o structura de date completa si complexa din punct de vedere financiar-contabil."

Utilizatorului i se pun la dispozitie câteva optiuni de baza, ce îi permit obtinerea rezultatelor scontate:

- Vizualizare Mijloc Fix - permite, pe lânga vizualizarea mijloacelor fixe, realizarea operatiilor specifice ce se pot executa asupra mijloacelor fixe (intrare, modernizare, modificare, scoatere din functiune).

- Coduri de Clasificare - ofera posibilitatea vizualizarii si modificarii Catalogului ce contine codurile de clasificare si duratele normale de utilizare ale mijloacelor fixe.

Luna de Evidenta - precizeaza momentul în care se executa operatia specificata de utilizator asupra mijlocului fix.

- Generare Nota Contabila - utilizata pentru a genera automat nota contabila de amortizare, utilizata ulterior în diferite prelucrari si raportari contabile.

SISTEMUL INFORMAŢIONAL DE MANAGEMENT SIVECO BUSINESS ANALYZER

Acesta componenta este un Sistem Informational de Management (SIM) flexibil si de înalta performanta, bazat pe produsele Oracle Express, pentru a raspunde cerintelor de aplicatii de analiza economica si suport de decizie specifice Ministerului.

Aplicatia ofera institutiei urmatoarele facilitati:

- Posibilitatea definirii oricarui indicator pentru care exista suport de date pe un mediu relational sau sub forma unor fisiere text de format fix sau variabil.

- Sa acceseze informatiile din bazele de date în timp real. Datele accesate sunt organizate în subseturi corespunzatoare criteriilor de filtrare specificate prin interogari dinamice si flexibile ale bazelor de date;

- Sa selecteze datele de interes pentru analize si sinteze, într-o maniera grafica, prietenoasa;

- Sa stabileasca tipurile de relatii si dependente între informatii si sa selecteze modul de prezentare a setului de date extras, fiind posibila editarea si formatarea informatiei de iesire;

- Sa efectueze analize complexe ale activitatii, atât la nivelul întregii companii cât si la orice nivel de subdiviziune administrativa;

- Sa emuleze scenarii de tip "WHAT IF?", simulari si previziuni ale dinamicii indicatorilor economico-financiari, obtinând astfel o informatie coerenta atât pentru decizii manageriale pe termen scurt si mediu, cât si pentru stabilirea politicii si strategiei pe termen lung.

"Acest produs raspunde perfect cerintelor noastre de informatii de sinteza, coerente, consistente, primite în timp real care sa le fundamenteze o reactie rapida si eficienta în luarea deciziilor", crede doamna BRANZEANU.

PERSPECTIVE

Este binecunoscut faptul ca tranzitia catre societatea informationala este misiunea asumata a Ministerului Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiilor. Acest lucru presupune schimbari în toate domeniile: adminstratie (e-government), afaceri (e-commerce), educatie (e-learning), cultura (centre multimedia si biblioteci virtuale), precum si în modul de lucru (lucrul la distanta).

Iar orientarea guvernului care parteneriate de tip public-privat si implicarea SIVECO România în modernizarea acestor domenii - la solicitarea organismelor guvernamentale de resort - este dovada vie ca obiectivele institutiilor statului de aliniere la standardele occidentale din perspectiva informationala si crearea unei economii de piata functionale se regasesc între obiectivele companiei noastre.

Succesul parteneriatului cu Ministerului Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiilor este unul real, bazat pe eforturile comune de a dezvolta proiecte complexe si de înalta performanta, prin intermediul unor tehnologii de vârf - ceea ce demonstreaza înca o data ca România este, din acest punct de vedere, un concurent redutabil pe piata mondiala, pregatit sa înfrunte si sa raspunda provocarilor din acest domeniu la nivel national si international.

Sistemele informationale pentru management (Management information system - MIS) au aparut la începutul anilor '80 în companiile americane, iar în ultimii ani, impactul noilor tehnologii informationale si curentul descentralizarii si reorganizarii au determinat cresterea cererii de informatii furnizate de MIS si la nivelul managerilor de mijloc.

În prezent nu exista o definitie unanim acceptata a sistemelor informatice pentru management (MIS), dar se poate opta spre o varianta cum ar fi:

Sistemul informational pentru management (MIS) este o combinatie de resurse umane si informatice care urmaresc colectarea, stocarea, organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea si utilizarea datelor si informatiilor pe care le folosesc managerii în exercitarea functiilor de conducere, în scopul realizarii unui management eficient.

Sistemele informationale pentru management sunt ansamble de instrumente ce ofera acces direct, on-line la informatiile relevante, într-o interfata prietenoasa, într-un dialog usor de exploatat. Aceste informatii oferite on-line, în timp real, au o importanta deosebita pentru managerii de nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizatiei si pentru exercitarea unui control mangerial corespunzator. Relevanta informatiilor reuneste o serie de caracteristici printre care: oportunitate, corectitudine si utilitate, iar interfata unui astfel de sistem trebuie sa raspunda cerintelor unor

utilizatori care au putin timp, putina experienta si deprinderi limitate în utilizarea calculatorului. Scopul si rolul unui MIS este de a oferi conducerii superioare (si medii) acces facil si rapid la informatiile despre factorii cheie, decisivi în atingerea obiectivelor generale ale întreprinderii, în exercitarea controlului managerial eficient si eficace.

Conditiile care trebuie avute de sistem sunt:

. sa fie cât mai usor de utilizat, iar timpul de raspuns sa fie imediat. Sa foloseasca intensive afisarea în mod grafic si sa asigure accesul în timp real la bazele de date interne si externe;

. sa ofere informatii despre starea curenta de fapte si tendintele estimate pentru factorii cheie; forma de prezentare a informatiilor sa fie conforma cu preferintele managerului ce utilizeaza sistemul.

Informatiile generate de calculator nu au întotdeauna rolul principal în atingerea necesitatilor conducerii superioare, asa cum informatiile cele mai pretioase pentru conducerea la vârf sunt informatiile externe, care permit identificarea pozitiei întreprinderii pe piata globala si analiza mediului exterior.

Primele MIS, caracterizate prin faptul ca erau proprietare si foarte scumpe, au fost dezvoltate pe baza sistemelor mainframe. Ele preluau date din sistemele informationale tranzactionale, pe care le simplificau, rezumau si reprezentau grafic, fiind axate pe indicatori de masurare a performantelor si pe evidentierea diferentelor dintre buget sau previziuni si rezultatele efective. MIS erau dedicate directorilor: financiar, de marketing, de vânzari, ca si directorului general, oferind informatii asupra rezultatelor si performantelor întreprinderii, relevante, rezumate, prezentate într-o forma placuta, accesibila.

În ceea ce priveste rolul acestor sisteme putem spune ca ele îndeplinesc adevarate functii, fiecare având mai multe actiuni de îndeplinit, printre care se enumara:

- functia de prevedere-prin deducerea informatiilor necesare într-o situatie data, presupunând elaborarea de previziuni functionale (bilant previzional, buget de venituri si cheltuieli) si dinamice (programe-mix) pe baza analizei istoricului organizatiei;

- functia de interpretare - a unor informatii primite din mediul real prin care se stabileste starea sistemului, realizata prin analize economico-financiare;

- functia de prelucrare - a informatiilor prin aplicatia si-sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive si deductive de selectie a unor alternative decizionale, realizarea interfetelor dintre proceduri si aplicatii;

- functia de diagnoza - prin surprinderea situatiilor de functionare fectuoasa a unor componente ale sistemelor;

- functia de instruire -prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialisti prin dialoguri sub forma de meniuri ierarhizate;

- functia de proiectare -a unor obiective tehnice si tehnologii;

- functia de control -proprie sistemului prin subsistem propriu si monitorizare a interfetelor.

Actuala generatie de MIS au o utilizare mult mai larga, iar aplicatiile depasesc granitele ierarhiei întreprinderii. MIS sunt instalate pe microcalculatoare sau statii de lucru dintr-o retea si reunesc informatii stocate pe o multitudine de platforme (mainframe, minicalculatoare sau PC-uri). Cele mai recente sisteme exploateaza avantajele arhitecturii client/server, care asigura accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de întreprindere (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate informatiile agregate privind situatii economice si financiare a întreprinderii, sub forma grafica, etc.).

Obiectivele unui MIS

Obiectivele MIS pot fi sistematizate dupa cum urmeaza:

. informarea managerilor cu privire la activitatile si procesele economice din întreprindere, precum si la interactiunea acesteia cu mediul extern;

. accesul oportun la informatii. Multe din informatiile furnizate de MIS pot fi obtinute si

prin metode traditionale (prelucrarea manuala sau semimanuala) care necesita eforturi

mari de resurse si timp pentru a corespunde cerintelor utilizatorilor, iar uneori sunt

furnizate cu întârziere, dar aceste limite sunt înlaturate de MIS.

. urmarirea performantelor organizatiei si evidentierea aspectelor care ascund eventualele

probleme sau situatii de criza.

Utilizând MIS, se obtine calitatea informatiei, fara a produce cantitati imense de hârtie cu minimum de rapoarte tiparite, concomitent cu asigurarea unei informari complete si continue a conducerii de vârf. Deosebirile dintre MIS si celelalte aplicatii software sunt prezentate în tabelul nr.9

Datele selectate care trebuiesc incluse în MIS au la baza câteva principii:

a) datele trebuie colectate din procesele curente ale organizatiei ce pot fi preluate eventual din bazele de date dezvoltate de celelalte tipuri de sisteme informationale;

b) subordonarea datelor la obiectivele generale ale organizatiei;

c) furnizarea de informatii tuturor potentialilor utilizatori si simularea acestora simultan cu modificarea cerintelor informationale.

Un MIS performant permite accesul atât la datele interne, cât si la bazele de date externe, acest lucru fiind esential pentru luarea deciziilor, de asemenea trebuie sa permita asa zisa tehnica "forajului de date". Forajul de date este procesul de furnizare a datelor pentru o anumita componenta pe mai multe niveluri de detaliere pentru întelegerea rezultatelor obtinute.

Conditiile necesare ce trebuiesc create pentru un MIS

Componentele principale pentru un MIS, ca pentru orice sistem informational sunt: echipamente, aplicatii , telecomunicatii, personal, date si interfata. Toate acestea trebuie alese astfel încât, sa fie compatibile si sa se integreze cu situatia din organizatie.

Echipamentele sunt reprezentate de microcalculatoare sau statii de lucru legate în retea,

minicalculatoare sau mainframe-uri. O statie server asigura partajarea datelor între mai multi utilizatori, suport de stocare a unui volum mare de date. Cea mai eficienta arhitectura este cea care optimizeaza resursele hardware si software existente si le adapteaza cerintelor MIS; si o astfel de arhitectura este client/server. Aceasta utilizeaza produse bazate pe limbajul de interogare SQL pentru a oferi solutii.

Aplicatiile sunt componenta esentiala a MIS reprezinta mijlocul de manipulare si integrare a datelor în sistem, în care procesorul de texte poate încorpora motoare de cautare pentru a localiza si extrage anumite parti, pe baza unor cuvinte-cheie.

Programele de calcul tabelar si instrumentele de grafica sunt medii de lucru adaptate

cerintelor si stilului managerilor de la vârful piramidei. Aceste programe permit analize de tipul "ce-ar fi daca" prin modificarea datelor, facilitatea recalcularii automate a datelor, se pot obtine rezultatele sub forma tabelara sau grafica. Baza de modele cuprinde analize de rutina si speciale financiare, statistice sau alte tipuri de analize cantitative. Ele au ca scop structurarea problemei de analizat. Modelele ce sunt incluse în MIS trebuie sa raspunda caracteristicilor procesului decizional la nivel strategic, diferit de cel corespunzator nivelurilor tactic sau operational. O problema deosebit de importanta este alegerea softului, respectiv a pachetului de aplicatii. Oferta pietei de software dedicat MIS este destul de variata, iar alegerea pachetului de aplicatii specializat trebuie sa se fundamenteze pe anumite criterii. Cele mai importante criterii sunt definite în tabelul de mai jos.

Tabelul nr.1

Criteriu Caracteristici (aspecte) urmarite

Performante Tehnice

. tehnica forajului de date

. rapoarte exceptii

. interfata facila si prietenoasa

. analiza "ce-ar fi daca "

. capacitati de consolidare a datelor

. realizarea de vederi multi-dimensionale asupra datelor

. asigurarea interfetei cu alte aplicatii

Performante în dezvoltarea de aplicatii

. instrumente de dezvoltare rapida (generatoare de ecrane si

formate de ecran)

. actualizarea facila a aplicatiilor

. accesul si integrarea bazelor de date rationale

. facilitati grafice

Arhitectura

. compatibilitatea cu echipamentele existente

. flexibilitate

. capacitatea de integrare a prelucrarii analitice on-line

integrarea cu bazele de date implementate

Costuri

. cu defalcare pe: echipamente, aplicatii, instruire,

consultanta, post-implementare Securitate si control

. securitatea sistemului si integritatea datelor

Alte aspecte cum ar fi telecomunicatiile, bazele de date si interfata sunt deosebit de importante în functionarea eficienta a unui MIS. Interfata are un rol foarte important într-un MIS, asigurând comunicarea om-calculator si exploatarea eficienta a sistemului. Se urmareste ca interfata sa fie adaptata stilului topmanagerului, iar pe viitor se va baza pe limbajul natural cu urmatoarele caracteristici: sa fie usor de utilizat; consistenta; claritate; toleranta la erori; flexibilitate. Tipurile de interfete disponibile în cadrul MIS sunt prezentate în tabelul de mai jos.

Tabel nr.2. Interfete în MIS

Rapoarte programate (adesea integrate în cadrul meniurilor)

- sunt adecvate în prelucrarea pe loturi a datelor

- au forme predefinite

- sunt flexibile

- nu interactioneaza cu utilizatorul

Interogari - sunt interactive

- au caracter ad-hoc (permit si analiza "ce-ar fi daca")

Meniuri - sunt prietenoase

- urmeaza proceduri pas-cu-pas

- constau -de obicei-din rapoarte predefinite

Limbaj comanda

- presupune cunoasterea comenzilor, a functiilor si a formatului acestora de catre utilizatori

Limbaj natural

- utilizeaza exprimarea în limbajul cel mai familiar utilizatorului, este cel mai convenabil pentru acesta.

Combinarea eficienta a resurselor hardware si software necesare pentru gestiunea

datelor si modelelor cu o interfata prietenoasa se bazeaza pe criteriile enumerate mai sus,

pentru functionarea eficienta a unui MIS, ceea ce rezulta ca si controlul managerial se va

realiza în mod eficient si performant.

Spre deosebire de sistemele informationale pentru conducere traditionale, cele moderne se caracterizeaza prin urmatoarele:

- sunt croite pe nevoile informationale ale top-managerilor;

- ofera rapoarte consolidate, dar si date privind aspecte si probleme concrete, detaliate;

- asigura instrumente de analiza on-line, inclusiv analize de trend, rapoarte de exceptie si foraj de date;

- realizeaza informarea pe baza datelor interne, dar si a datelor externe întreprinderii;

- sunt usor de exploatat (se bazeaza pe interfete grafice, exploatate cu ajutorul mous-ului si a ecranului tactil);

- asistenta de specialitate necesara este minima;

- informatiile sunt prezentate cu precadere în forma grafica.

Desi prezinta si anumite dezavantaje, eu voi evidentia însa principalele avantaje ale acestor sisteme informationale pentru management care sunt urmatoarele:

- usor de utilizat la nivelul conducerii de vârf, de altfel se preteaza la toate nivelurile de

conducere;

- nu cer experienta deosebita în utilizarea calculatorului;

- ofera informatii rezumate si oportune sau în timp real;

- permit o buna întelegere a informatiilor;

- permit o întelegere mai clara a activitatilor si valorificarea resurselor de date ;

- ofera analize complexe a unor volume mari de date;

- filtreaza datele, asigurând o gestionare eficienta a timpului;

- realizeaza analize si interogari ad-hoc;

- ofera alternative multiple pentru o problema decizionala analizata;

- asigura un control eficient asupra derularii activitatilor, îmbunatatesc controlul si

comunicarea.

Concluzii

Indiferent cum sunt denumite, respectiv sisteme informatice pentru conducere

executiva sau strategica (SICE) sau (SICS), sisteme informatice de asistare a deciziilor

(SIAD), sisteme suport de decizie (SSD), sisteme informatice pentru management (SIM), etc, toate reprezinta o categorie de sisteme informationale proiectate pentru sprijinirea si

îmbunatatirea procesului decizional, pentru realizarea unui control cât mai eficient si cât mai bun.

Bibliografie

1. Buse, F., - Informatica manageriala, Editura Calauza, 1998

2. Damidonciu, A., s.a. - Sisteme de inteligenta artificiala, Editura Economica,

Bucuresti, 1995;

3. Turban, E., s.a. - Information Tehnologz for Management, Wilez & Sons, 1996;

4. *** - Tribuna Economica, nr.40, Editia 1999.

5. https://www.siveco.ro/expert_case_studies_details.jsp?ID=42