Documentarea - lucrarea

Publicatiile primare sunt reprezentate de cartile, enciclo-
pediile, manualele si cursurile universitare, compendiile, revis­tele, rapoartele si comunicarile stiintifice ce privesc do­me­niul lucrarii de diploma etc. Aceste publicatii au un grad ridicat de generalizare si originalitate, constituind punctul de plecare în circuitul transferului de informatii.

Figura 2.1. Diagrama desfasurarii activitatilor de documentare

O dificultate majora o reprezinta diseminarea infor­ma­tiilor în reviste cu caracter general sau de specialitate. S-a for­mulat chiar "legea împrastierii informatiilor" care men­tio­nea­za faptul ca "din totalul articolelor consacrate unei anu­mi­te probleme, numai circa o treime apare în revistele cu pro­filul respectiv al caror numar este mic, o alta treime se ga­seste într-un numar mai mare de reviste din domenii conexe, iar ultima treime într-un numar considerabil de reviste publi­cate în care nu se poate prevedea aparitia lor, fie din cauza caracterului prea general, fie a lip 10310m1215k sei de contingenta tematica."

Revistele de titluri nu aduc referinte despre continut, ci numai semnalizeaza prin titluri de articole, în original sau traduse, domeniile tratate, studiate sau cercetate;

Revistele de referate sunt cele mai cautate, datorita vitezei cu care circula în sintetizarea referintelor asupra unei teme ori probleme.

Pentru începatorii în cercetarea stiintifica, cum sunt absolventii cursurilor universitare sau postuniversitare, docu­men­­tarea în vederea realizarii lucrarilor de diploma (absol­vi­re, licenta, dizertatie si chiar pentru lucrari de do­c­to­rat) se des­fasoara, deopotriva, pe doua planuri: teoretico-stiintific si practic-aplicativ.

Documentarea teoretico-stiintifica

Sfera si orizontul în timp al informatiei asupra bi­bliografiei sunt dificil de delimitat, date fiind numarul con­si­derabil al publicatilor, durata scurta si limitata a timpului documentarii, precum si lipsa pasiunii unor studenti pentru bibliografie.

Cei care pot si stiu se folosesc pentru identificarea bibliografiei si de informatiile aflate pe Internet, dupa care identifica locul unde se afla stocata publicatia respectiva pentru a fi studiata.

Bibliografia de specialitate cuprinde documente, ma­teriale si publicatii care trateaza direct si concret problemele si aspectele limitate la cuprinsul temei alese pentru a fi realizata.

Aceasta bibliografie este reprezentata de cursurile si manualele de specia­litate, crestomatii, monografii, anchete, studii, buletine informative, comunicari la manifestari stiin-tifice si articole din reviste, ce privesc direct domeniul si tematica lucrarii etc.

Bibliografia conexa

Bibliografia domeniilor conexe temei are menirea de a da posibilitatea studierii legaturilor si influentelor altor domenii de granita, de interferenta, de interactiune cu do­me­niul în care se înscrie tematica lucrarii. Este vorba de inter­disciplinaritate, transdisciplinaritate, multidisciplinaritate etc.

În zona acestora se afla multe dintre caile, mijloacele si solutiile care pot sprijini îmbunatatirile si modernizarile activitatilor si problematicii existente în domeniile abordate de tematica lucrarii ce urmeaza a fi realizata.

Bibliografia juridica este, dintr-un complex de motive, o componenta esentiala în studiul domeniului administratiei publice.

Pe de o parte, pentru a evita situatiile când alternativele ori solutiile propuse în lucrare pentru îmbunatatiri, per­fec­tionari, restructurari etc. ar veni în contradictie cu re­gle­mentarile legale.

Pe de alta parte, legislatia juridica trebuie stapânita pentru a putea face propuneri de revizuire a legislatiei în vigoare ce obstructioneaza eficienta administratiei publice. În acest caz, se fac referiri la legi, ordonante si hotarâri guvernamentale, decrete si decizii, norme, instructiuni si regulamente identificabile în culegeri si buletine de natura juridica.

Exista, în practica, tot atâtea moduri de a lectura o carte sau o bibliografie câti oameni încearca sa citeasca. Redam, în cele ce urmeaza, în cele ce urmeaza câteva metode reco­mandate de a ilustra o personalitate. Academicianul Mircea Malita1 în lucrarea sa "Discurs despre carte" observa ca productia de carte va creste, iar circulatia cartilor bune capata viteza sporita. Academicianul raspunde cititorilor interesati de "idei si fapte stiintifice" la întrebarea "cum trebuie organizata munca intelectuala în jurul cartii?" prezentând, în ordinea istoriei, trei moduri de a citi o carte.

a)   metoda normala care consta în lecturarea unei singure carti, fara a avea în jur carti de referinta (enciclopedii, compendii, dictionare) pentru clasificarea sau descifrarea termenilor.

Lectu­rarea nu este incompatibila cu muzica dorita, în surdina, ritmul mediu fiind de 25 pagini pe ora;

b)   metoda lenta sau aprofundata consta în parcur­ge­rea unei carti, având, întotdeauna, la îndemâna hârtie si cre­ion, dar si dictionare si enciclopedii. Ele sunt folosite pentru a clasifica sensul recunoscut al fiecarui cuvânt sau expresie, precum si pentru a nota sau transpune între ghilimele tot ceea ce se considera remarcabil ori sursa de referinta viitoare. Ritmul lecturii este de aproximativ cinci pagini pe ora. O asemenea metoda permite si întocmirea unei "fise de docu­mentare" din care sunt extrase, dupa citire, "tratamentele" esen­tiale (tezele, ideile, solutiile) ale autorului. Asemenea fise se completeaza, de obicei, citind cartea, subliniind uneori pe marginea filelor (apoi se va sterge sublinierea) ideile importante care apoi sunt notate în fise.

c)   metoda rapida se foloseste în domeniile familiare cititorului. În cazul celor care întocmesc lucrari de licenta, diploma, dizertatii, doctorate sau de cercetare stiintifica, aceasta lectura propune o comparatie mintala rapida cu alte texte citite sau cunoscute si apoi o selectie a lucrarilor sau ideile pe care le consideram esentiale din "masa imensa" de informatii. Ca reguli generale ale lecturarii rapide sunt recu­noscute citirea fiecarei pagini în diagonala, oprirea la anumite pasaje cu parcurgerea lor ceva mai atenta, citirea unei carti într-o singura sedinta compacta si altele. Ritmul este de 125 pagini pe ora, dupa care este recomandata trecerea la una dintre primele doua metode prezentate, astfel ca nu se va consuma aceeasi energie intelectuala în fata oricarui titlu de carte.

Documentarea de acest tip se bazeaza pe mai multe proceduri si modalitati specifice obtinerii datelor si infor­matiilor necesare redactarii lucrarii. Acestea dau, apoi, posi­bi­litatea ca informatiile culese în timpul documentarii sa fie integrate cu usurinta în redactarea lucrarii.

Procedurile specifice documentarii practic-aplicative permit ca, fara a sesiza personalul "observat" studentul sau cursantul sa constate, sa înregistreze si sa analizeze anumite activitati practicate necorespunzator cerintelor publice, fara eficacitate sociala si chiar ineficiente economic si stresante psihico-social. În continuare sunt tratate câteva proceduri folosite cu succes de cei interesati.

a) Studiul si culegerea informatiilor din documentele interne. Identificarea documentelor care contin informatii consis­tente si specifice lucrarii constituie prima grija a candidatului în momentul în care începe cercetarea în cadrul unei institutii sau autoritati din dome­niul administratiei publice. Sunt avute în vedere urmatoarele documente:

programele de activitate ale unor perioade trecute comparativ cu realizarile acestora, prognozele pe­rioadele viitoare si dinamica acestora comparativ cu alte institutii sau domenii similare etc.;

darile de seama sau rapoartele asupra rezultatelor si performantelor obtinute în activitatea trecuta si curenta înscrisa în programele sau planurile de activitate, în bugetele pe proiecte etc.;

bilanturile contabile si rapoartele de gestiune ale conducerii cu privire la patrimoniul public si privat, precum si indicatorii de gestiune a resurselor umane, materiale si financiare avute la dispozitie etc.;

documentele înregistrate ca urmare a actiunilor de control, audit, inspectii, verificare etc. întocmite de organe interne sau exterioare unitatii cercetate. Acestea pot fi procese-verbale de control sau constatare, note de constatare, procese-verbale de contraventii, dis­po­zitii obligatorii emise în urma actiunilor de control etc.;

hotarâri, decizii sau recomandari ale autoritatilor pu­blice deliberative, executive sau justitiare în le­ga­tura cu activitatile din domeniile unitatii cercetate etc.;

carta, statutul, regulamentele de organizare si functio­nare, de ordine interioara, codul de etica profesionala, organi­grame, fise de posturi etc.

b) Chestionarul. Este un document scris proiectat de candidat, poate consultând si alti specialisti, continând un set de întrebari definite si raspunsurile asteptate.

Fiecare întrebare serveste la decelarea unor raspunsuri impersonale si nonsubiective care se apreciaza cu ajutorul unei grile. Chestionarul se poate folosi acolo unde se afla grupuri umane (o sedinta, adunare, curs profesional etc.) ce au atributiuni si activitati comune în desfasurarea proceselor de munca ale domeniului specific temei alese.

În reprezentarea circuitelor sau a fluxurilor verticale se utilizeaza formulare în stânga carora se proiecteaza un numar de coloane corespunzatoare compartimentelor sau functiilor implicate în circuit, iar pe orizontala fiecarei operatiuni i se marcheaza un cerc în coloana compartimentului sau persoanei

executante implicate în circuit. În stânga coloanei, pe aceeasi linie cu cercul se reprezinta grafic simbolul operatiunilor respective. Simbolurile, semn ce se utilizeaza în aceasta reprezentare, sunt redate în anexa 5, iar un exemplu de reprezentare grafica verticala este prezentat în anexa 6.

Reprezentarea circuitelor orizontale sau ASME) reda reprezentarea standardizata americana conceputa de "American Society Mechanical Engineers". Reprezentarea fluxurilor sau a circuitelor documentelor se înlantuie de la stânga la dreapta, pe orizontala suportului de reprezentare.

În cazul acestei reprezentari nu sunt formulare care sa contina rânduri si coloane, proiectate cum se poate observa în exemplificarea din anexa 7. Simbolurile de baza folosite în reprezentarea orizontala sunt asemanatoare reprezentarii verticale, iar simbolurile complementare sunt diferite, dupa cum se poate observa din anexa 8.

În reprezentarea circuitelor orizontale deasupra liniilor circuitului sunt înscrise numele documentelor si comparti­mentelor care efectueaza operatiuni asupra documentului, iar sub linii functiile persoanelor care semneaza sau/si raspund de operatiunea respectiva.

si datelor selectate

Odata încheiata selectarea informatiilor si a datelor culese, se trece la prelucrarea si sistematizarea acestora. Menirea acestor activitati este, mai întâi, de a prelucra (manual, mecanic sau electronic) toate datele selectate si de a le prezenta sub forma de indicatori, indici, medii, mediane sau grafice, organigrame, diagrame, retele etc. si, apoi, de a le sistematiza sau organiza sistemic încât redactarea si pre­zen­tarea în etapele urmatoare sa se realizeze cu rapiditate si usurinta.

În timpul prelucrarii si sistematizarii se contureaza si se identifica situatii necorespunzatoare, probleme nerezolvate si

cauzele care le produc, idei si variante de solutii noi, rezerve existente si riscuri posibile etc., relevarea tuturor acestor aspecte fiind importanta pentru redactarea lucrarii.

Este de mentionat ca atât selectarea, cât si siste­ma­ti­za­rea informatiilor si datelor selectate nu au reguli bine con­turate, iar realizarea lor este influentata de o multime de factori dintre care esentiali sunt continutul temei, aplicatiile practice efectuate în perioada pregatirii lucrarii sau chiar anterior, abilitatile si cunostintele demonstrate, cooperarea cu conducatorul stiintific, cu alti specialisti etc.

Unde se poate documenta mai bine

În sistemul de învatamânt superior, universitar si postuniversitar, studentii, cursantii si doctoranzii se pot folosi de fondul de carte si publicatii al retelei de biblioteci specializate pe specificul învatamântului respectiv. Acesta functioneaza pe baza de regulamente aprobate de Ministerul Educatiei si Cercetarii, fiind subordonat astfel:

A)  Ministerului Educatiei si Cercetarii:

a)     Biblioteci Centrale Universitare;

b)     Biblioteci pedagogice.

B)    Unitatilor de învatamânt superior:

a)      Universitatilor;

b)      Academiilor de studii;

c)      Institutiilor si scolilor de învatamânt superior

C)   Facultatilor;

D)   Colegiilor;

E)    Departamentelor;

F)    Catedrelor;

În plus, exista si biblioteci apartinând administratiei de stat, centrale si locale, ca de exemplu Biblioteca Academiei României, biblioteci judetene, municipale, orasenesti etc. Toate acestea pot fi utilizate si de catre studentii interesati în documentarile de care au nevoie.

Chiar si întreprinderile si institutiile publice au com­par­­timente, separate, de documentare unde se afla importante surse de informare, în primul rând, pe domeniul de activitate al acestora. În cazul acestor departamente este dominanta partea aplicativ-stiintifica.