ORGANIZAREA CONTROLULUI DE GESTIUNE INTR-O ENTITATE
Modul de organizare si de realizare a controlului de gestiune intr-o societate depinde de marimea firmei, de specificul activitatii, componenta echipei manageriale precum si de cultura organizationala.
Controlul de gestiune avnd rolul de pregatire a deciziilor nu poate fi conceput doar ca un instrument de supraveghere.
In functie de marimea intrepinderii controlul se efectueaza diferit dupa cum urmeaza:
-intr-un grup
international se aplica forma centralizata a controlului de gestiune adica este
instalat la nivelul “societatii mama” avand ca scop elaborarea si urmarirea
realizarii strategiei grupului;
-la nivelul holdingurilor se efectueaza si un control de gestiune
descentralizat, la nivelul filialelor avand ca scop transmiterea de rapoarte,
de informatii catre sediul central, continutul rapoartelor variaza in functie
de organizarea internationala si de sistemul de contabilitate condus la nivelul
grupului.
Intr-un grup international controlul de gestiune intampina dificultati mari mai ales datorita dispersiei geografice si a varietatii activitatilor desfasurate.In general in aceste organizatii are loc o dereglare a unei parti importante a responsabilitatilor astfel incat managerii locali au autonomia deciziei, autonomia investitiilor.
Evolutia contabilitatii si a sistemelor informationale permite execitarea lui in conditii optime, de cele mai multe ori controlul de gestiune trebuie adoptat in functie de ratele de schimb valutar si de nivelul inflatiei nationale precum si de factorii culturali locali.
Intr-o intreprindere mare functia de control este pozitionata pe langa directia societatii comerciale respective dar aceasta poate fi inclusa si in subordinea directiei financiare ceea ce poate duce la riscul limitarii.Doar la unele activitati tehnice cum ar fi intocmirea situatiilor financiare, calculul costurilor, elaborarea bugetelor fiind mai mult perceput ca un instrument de supraveghere si sanctiune, de aceea este de preferat ca controlul de gestiune sa fie subordonat la nivelul conducerii intreprinderii incluzand astfel toat sectoarele de activitate.
Controlul la nivelul I.M.M.-urilor
La nivelul I.M.M.-urilor, controlul de gestiune este foarte putin formalizat organizandu-se cel mai adesea la nivelul serviciului contabilitatii.
In cele mai multe I.M.M.-uri sistemul informational este mai putin dezvoltat nepermitand organizarea unei contabilitati de gestiune corespunzatoare, ceea ce conduce la exercitarea controlului de gestiune de catre administrator impreuna cu contabilul firmei.
La nivelul firmei se realizeaza si alte forme de control, controlul intern denumit si audit intern care are rolul de a asigura protejarea patrimoniului si a calitatii informatiei.
Organizarea controlului intern se face pe baza unor dispozitive generale care stabilesc separarea atributiilor personalului, conditiile de acces ale firmei si resursele firmei.
Evaluarea controlului intern se face de catre un audit financiar intern care dupa analiza efectuata formuleaza o opinie motivate privind informatiile prezentate in situatiile financiare anuale (bilantul contabil).
Asemanari si deosebiri intre controlul intern si cel de gestiune
Ambele au un caracter universal deoarece vizeaza toate activitatile intreprinderii si functioneaza pe langa conducerea acesteia fara sa aiba putere decizionala.
Obiectivele celor doua forme de control sunt diferite :controlul de gestiune asigura conceperea sistemului informational al intreprinderii urmarind in principal rezultatele analizate si bugetul mediu de cheltuieli precum controlul intern urmareste in principal aplicarea unor proceduri de protejare a activelor firmei, de respectare a deciziilor administratiei, de asigurare a exactitatii si fidelitatii informatiei contabile, de respectare a normelor privind calitatea.
Controlul intern il desfasoara avtivitatea in cursul intregului an pe cand controlul de gestiune are loc, mai ales in perioada de intocmire a bilanturilor.
In activitatea unei intreprinderi controlul intern si controlul de gestiune sunt complementare astfel controlul intern contribuie la realizarea controlului de gestiune prin faptul ca garanteaza calitatea infirmatiilor utilizate de controlul de gestiune .La randul sau controlul intern utilizeaza rapoartele controlului de gestiune.
Exercitarea controlului de gestiune
Se face de catre un personal specializat, controlorii de gestiune care sunt responsabili de crearea unui sistem de informatii care sa-i serveasca administratorului la luarea deciziilor.In acest sens, controlorul de gestiune intocmeste tabloul de bord, stabileste normele si asigura revizuirea lor periodica, controleaza modul de executare a bugetelor.
Controlorul de gestiune este responsabil de buna functionare a sistemului informational care serveste la luarea deciziilor intr-o intreprindere.Prin munca sa, controlorul de gestiune poate influenta pozitiv cultura de intreprinderi, care este formata din ansamblul de valori si atitudini specifice personalului unei colectivitati, valori care apar si se construiesc progresiv in cadrul colectivitatii reflectand experienta grupului.
In aceasta directie controlorul de gestiune actioneaza in sensul imbunatatirii acestor valori privind cultura intreprinderii.
Controlorul de gestiune poate si trebuie sa furnizeze rapid informatii contabile, el coordoneaza un ansamblu se servicii functionale (contabilitate generala , contabilitate analitica, buget, costuri).
Prin prezenta sa intr-o intreprindere, controlorul de gestiune trebuie sa-i motiveze atat pe responsabili cat sip e personalul operator in obtinerea performantei.
Controlul de gestiune si teoria organizatiilor
Controlul de gestiune a evoluat in stransa legatura cu teoriile organizatiilor, mai intai sub forma unui model birocratic de administrare a intreprinderii si apoi va fi influentat de scoala relatiilor umane care presupune luarea in considerare a factorului uman in functionarea intreprinderii.
O teorie recenta care a influentat controlul de gestiune este teoria contractuala a firmei care are ca obiect explicarea existentei si functionarii firmei.
Aceasta teorie include doua curente mai importante:
-analiza bazata pe costurile de tranzitie;
-teoria de agentie;
Notiune de “agentie” vine de la termenul “delegare” implicand delegarea puterii de decizie.In termini juridici aceasta relatie de delegare se intalneste sub forma relatiei de mandate.
Conform acestei teorii intrepinderea este considerate un ansamblu de contracte formalizate sau neformalizate intre partile care contribuie la realizarea si functionarea ei.
Conform acestei teorii explicatiile furnizate rezulta din faptul ca informatia nu poate fi perfecta datorita mai multor cauze, de aceea controlul constituie un element esential atat in functia de supraveghere cat si in aceea de stimulare a introducerii normelor si obiectivelor.
Teoria contractuala sustine ca intreprinderea este definite ca o retea de centre de responsabilitate in care managementul general deleaga diverselor structuri resurse si responsabilitati adica o anumita autonomie a deciziilor.
Principalele centre ce actioneaza la nivelul unei intrepinderi sunt:
-centrele de cost standard care corespund in general structurilor de productie si in care responsabilul controleaza doar productivitatea;
-centrele de cheltuieli discretionare-corespund serviciilor administrative a caror activitate este greu de masurat;
-centrele de incasari-corespund serviciului de vanzare;
-centrele de profit se intalnesc la nivelul unor intreprinderi mari caracterizat prin delegarea mare a nivelului de decizii;
-centrele de investitii la care responsabilul are si controlul investiilor.
Exercitarea controlului de gestiune pe baza informtiilor privind costurile
Costurile complete ca instrument al controlului de gestiune
Instrumentele controlului sunt foarte numeroase mergand de la costuri, bugete, rapoarte pana la centre de responsabilitate.Unele din acestea cum ar fi costurile au o functie predominant informativa in timp ce celelalte au o functie de reglare a comportamentului.Costurile vizeaza informarea managerilor permitand formarea unei opinii de ansamblu asupra intreprinderii.
Sursa acestui instrument se afla in contabilitatea de gestiune .Avand un character informativ putem considera ca principalele caracteristici ale costului sunt oportunitatea , fiabilitatea si relevanta adica aceleasi cu cele ale informatiei contabile.
Oportunitatea se refera la termenul in care informatiile de cost trebuie sa ajunga la cunostinta managerului.
Fiabilitatea –o informatie este fiabila cand nu contine erori care sa conduca la inamplari eronate.
Relevanta-o informatie este relevanta cand influeneteaza deciziile utilizatorilor, facilitand evaluarea de catre acestia a informatiei trecute , prezente si viitoare avand rolul de a confirma sau corecta evaluarile trecute.
Practic procesul de decizie pe seama costurilor presupune urmatorii pasi:
-colectarea tuturor costurilor asociate fiecarei alternative decizionale;
-eliminarea costurilor deja produse;
-eliminarea costurilor care nu difera intre alternative;
-luarea unei decizii bazata pe informatiile de cost ramase.
Informatiile de cost ramase contin costuri relevante sau costuri diferentiale intrucat fac diferenta intre diferitele variante posibile.Principalii factori de cost sunt legati de volumul productiei, volumul vanzarilor si nivelul tehnologic.
|
