Aspecte specifice comunicarii cu diferite natiuni
4.1. Generalitati
Toate culturile folosesc in procesul comunicarii un mix de tehnici orale, vizuale sau scrise. Exista, totusi, diferente: in Europa de nord exista o directionare catre comunicarea scrisa, in timp ce tarile din sudul Europei prefera tehnicile de comunicare bazate pe oralitate. Aceeasi problema se poate intalni pe axa est-vest: tarile din vestul Europei prefera comunicarea in format scris, in timp ce tarile din estul Europei o agreeaza pe cea orala.
Pentru a dezvolta un proces de comunicare cat mai eficent, se prezinta urmatoarele principii generale:
Reprezentantii societatilor cu un grad mai ridicat de pregatire nu vor accepta intelegerile verbale atatat imp cat acestea nu sunt sustinute de un document scr 515c22f is. Este astfel de dorit ca dupa o conversatie ad personam sau telefonica sa urmeze o scrisoare, un fax sau un mesaj pe email.
Reprezentantii societatilor cu insertii puternice ale comunicarii orale pot privi mesajele scrise de confirmare ca pe ceva bun doar pentru indosariere, fara a le acorda atentie. Este o idee buna, cu adevarat, ca o scrisoare, un mesaj pe fax sau email sa fie urmat de o convorbire telefonica, macar pentru a avea confirmarea ca respectivul mesaj a fost primit si citit.
Daca in SUA comunicarea este bazata in primul rand pe forma scrisa, in Europa este agreata o forma de prezentare cu informatie visuala mai consistenta (grafice, diagrame etc.).
4.2. Preferinte de comunicare pentru diferite tari
4.2.1. Finlanda
Finlandezii sunt unii dintre cei mai onesti oameni din lume.
Sunt extreme de directi, la limita grosierului.
Nu sunt interesati de discutii preparatorii sau de dezvoltarea unor relatii personale, asa incat trebuie punctata esenta mesajului inca de la inceput.
Prefera modalitatea de comunicare scrisa pentru stabilirea intalnirilor sau pentru confirmarea intelegerilor.
Mesajele scrise sunt scrise in termini foarte concisi si decisi.
Au simtul umorului dezvoltat, chiar si in ceea ce-i priveste.
Sunt foarte inteligenti si eficienti.
Sunt foarte rapizi in a lua decizii si in a le implementa.
Nu sunt foarte buni negociatori.
Asteapta faptele sa vorbeasca pentru ei.
4.2.2. Franta
Modalitatea de comunicare scrisa pare pierdere de timp, asa incat francezii prefera convorbirile telefonice pentru comunicare de afaceri.
Pentru raportarile formale francezii sunt atenti la detalii, incepand de la cele de concepere a structurii raportului, pana la cele legate de aspectele lingvistice.
Relatiile de afaceri sunt private foarte serios, dar interfereaza de multe ori cu retele de comunicare interpersonala.
Contactele informale, in afara relatiilor profesionale, sunt extreme de importante.
Folosirea limbii franceze trebuie facuta cu atentie, numai daca se depaseste un anumit standard minimal.
Calitatea exprimarii intr-o anumita limba conteaza foarte mult, denotand educatie si professionalism.
4.2.3.
Germanii nu sunt fani ai convorbirilor telefonice.
Nu folosesc preambuluri si intra direct in subiect.
Sunt inhibati, mai ales in cadrul conferintelor de amploare.
Doresc reconfirmari pentru intelegerile verbale.
Doresc ca totul sa fie mentionat in scris si sunt atenti la orice detaliu.
Comunicarea cu germanii trebuie sa se bazeze pe eficienta, cei care dau impresia ca le risipesc timpul fiind imediat penalizati.
4.2.4. Grecia
Comunicare orala, interpersonala, este cea mai importanta dintre toate formele de comunicare.
Convorbirile telefonice pot fi foarte lungi si implica dezvoltarea unor relatii interpersonale.
Scrisorile si mesajele pe email pot prezenta un caracter foarte formal.
Mesajele scrise, in special confirmarea unor intelegeri verbale pot induce o stare de neliniste receptorului.
4.2.5. Italia
Italienilor le place comunicarea mai mult decat doar pentru transmiterea mesajului. Le place sa vorbeasca si le trebuie creat ambientul pentru acest lucru.
Relatiile personale sunt vitale, atat pentru obtinerea de informatii, cat si pentru solutionarea unor probleme.
Agreeaza intalnirile fata in fata mai mult decat convorbirile telefonice sau decat comunicarea pe email.
Folosesc convorbirile telefonice in special pentru pregatirea intalnirilor directe.
Contactele informale sunt foarte importante.
4.2.6. Norvegia
Norvegienii respecta profilul scandinav, dar au un simt al umorului mai dezvoltat.
Prefera comunicarea scrisa si agreeza comunicarea pe email.
Sunt extreme de onesti.
Pot fi foarte directi, chiar brutali, atunci cand nu doresc sa fie implicati intr-o anumita problema.
#n afaceri sunt foarte rezonabili, darn u le place sa iroseasca timpul.
4.2.7. Rusia
O natiune foarte birocratica.
Insista asupra procedurile formale pentru confirmarea si clarificarea intelegerilor.
Nu folosesc totdeauna expresii usor comprehensibile, in special in probleme de naturea tehnica sau financiara.
Nu ezita sa contacteze partenerii de afaceri sau colegii la ore tarzii pentru clarificarea unor situatii.
4.2.8. Spania
Spaniolii prefera intalnirile fata in fata pentru a stabili sau clarifica problemele.
Mesajele scrise si confirmarile celor stabilite pe cale orale caracterizeaza in primul rand marile companii.
Folosesc exprimari formale si pretioase, cu mentionarea tuturor titlurilor si calificarilor personale si institutionale.
Riscul folosirii unei limbi spaniole imperfecte este mare, asa incat este indica a se folosi limba engleza pentru comunicatele oficiale.
#ncrederea joaca un rol major in relatiile dezvoltate cu partenerii spanioli.
Agreeaza informatia prezentaa in format visual.
Prezentarile trebuie facute intr-un mod conservative si respectuos, respectand principiul "senioritatii"
Se recomanda adoptarea unei atitudini unitare, de echipa. Contradictiile denota slabiciune.
Negocierile sunt zgomotoase, cu voce ridicata si multe intreruperi. Partenerii nu trebuie sa se simta ofensati.
4.2.9. Suedia
Relatiile de afaceri sunt absolute separate de relatiile personale.
Implicarea unor probleme personale in contextual afacerii reprezinta o intruziune brutala.
Suedezii isi apara foarte vehement spatiul personal.
Este preferata comunicarea orala, intr-un format bine structurat si formal.
Folosesc limba engleza ca limba pentru dezvoltarea afacerilor.
Au o perspectivea democratica, chiar colectiva pentru luarea deciziilor.
4.3. Comunicare efectiva in intalniri
Pe traseul de la emitator la receptor mesajul poate fi alterat de diversi factori perturbatori (vezi teoriile de comunicare prezentate anterior), aceasta situatie putand conduce la neintelegeri. De cele mai multe ori, factorii perturbatori provin din diferentele existente intre viteza de gandire, de ascultare si de exprimare verbala si de ceea ce facem in aceste goluri de timp. Totdeauna, in intalniri, trebuie sa tinem seama de faptul ca:
putem gandi cu o viteza medie de 500-800 de cuvinte pe minut;
putem auzi si distinge mesajele cu o viteza de circa 400 de cuvinte pe minut
putem vorbi cu circa 150 de cuvinte pe minut.
Aceasta inseamna ca doar 20-30% din timp putem sa ascultam in mod activ. Restul timpului trebuie folosit pentru a ne pregati strategia de negociere, nu pentru a ne ocupa mintea cu ganduri din afara problemei respective.
#n continuare, legat de folosirea glumelor, se prezinta cateva caracteristici ale reprezentantilor diferitelor culturi si popoare pe parcursul intalnirilor de afaceri:
germanii detesta glumele in negocierea afacerilor importante;
finlandezii nu agreeaza glumele pe parcursul intalnirilor de afaceri, dar o pot face foarte bine intr-un cadru informal;
japonezii reactioneaza negative la glume si considera acest lucru drept lipsa de respect;
francezii agreeaza glumele, mai ales jocurile de cuvinte si au un simt al umorului sofisticat;
americanii sunt ironici, desif ac acest lucru intr-un mod ritual , neavand un simt al umorului dezvoltat;
indienii agreeaza totdeauna glumele pe parcursul afacerilor.
Legat de comunicarea non-verbala, se prezinta mai jos cateva caracteristici ale diferitelor popoare:
Indienii, in special hindusii, folosesc semnul Namaste: palmele apropiate, spatele drept, o inclinare usoara;
Musulmanii (in special cei din Orientul Mijlociu), folosesc semnul Salaam Aleikum, fluturand mana spre inainte, in dreptul inimii si f runtii;
Nu este indicat sa intinzi mana unei femei musulmane - barbatii care nu sunt in relatii de rudenie nu au voie sa o atinga;
#n
Europa Centrala si in
Finlandezii strang mana foarte ferm;
Francezii strang mana tot timpul, de multe ori sarutandu-se pe obraz;
#n tarile mediteraneene stransul mainii poate fi insotit de o strangere de brat;
Japonezii se inclina cu atat mai mult cu cat respectul acordat este mai mare.
4.3.1. Finlanda
Finlandezilor le plac intalnirile, pentru a elimina punctele de neclaritate, sa dezvolte strategii commune si sa se creeze un forum ideatic si de informatie;
Punctualitatea este extreme de importanta;
#n ciuda unor pregatiri detaliate ale intalnirilor, se accepta fara nici o reticenta punctele de vedere ale tuturor participantilor;
Exceptia la mentiunea anterioara este reprezentata de intalnirile echipei de top management, unde caracterul intalnirii devine mult mai formal;
Finlandezii actioneaza extreme de efficient in implementarea deciziilor pe care le iau;
Raspund totdeauna numai la intrebarea care le-a fost adresata.
4.3.2. Franta
Francezii respecta autoritatea, mai ales daca este dublata de autoritate;
#ntalnirile urmaresc o agenda precisa si detaliata;
Sunt foarte formali in exprimare;
Discutiile nu prezinta un caracter lucrative, neconducand la planuri effective de actiune;
Programul poate suferi modificari majore;
Pot sa renunte la anumite obligatii pe care si le-au asumat si care nu le convin mai tarziu;
Relatiile personale sunt dezirabile, facilitand intalnirile de afaceri propriu-zise;
Pranzurile de lucru dureaza mult (2-3 ore).
4.3.3.
Germanii isi iau intensive notite la sedinte;
Doresc o agenda precisa a intalnirilor si nu le plac modificarile programului;
}edintele sunt prezidate de persoana cea mai in varsta care participa la respective intalnire;
Deciziile majore sunt luate inainte de intalnire, pe baza consultarilor expertilor;
Orice exprimare este gandita in detaliu, bazata pe evidente stricte;
Glumele nu sunt agreate la intalnirile de afaceri;
Comunica intr-un mod foarte direct, chiar brutal.
4.3.4. Grecia
#ntalnirile de afaceri sunt considerate oportunitati pentru exprimarea punctelor de vedere personale;
Fiecare participant trebuie sa ia cuvantul
Agendele de lucru formale sunt foarte rare;
Nu se fac procese verbale ale sedintelor desi, la nivel individual, se pot lua notite.
4.3.5. Italia
Italienii nu sunt disciplinati in afaceri;
#ntalnirile sunt realizate pentru testarea opiniei participantilor, deciziile luandu-se la alte nivele;
#ntalnirile sunt informale, presentand un puternic caracter social, nu profesional;
Discutiile sunt lungi, asa incat este preferabil ca agenda de lucru a intalnirii sa fie pregatita si transmisa participanttilor cu mult timp inainte;
Italienii analizeaza toate fatetele problemei - spaccare il capello in quarto;
Pentru a fi sigur de rezultatul unui vot este indicat sa se vorbeasca cu fiecare participant in parte.
4.3.6. Japonia
Japonezii respecta senioritatea;
Anii de service si parul alb sunt semne ale senioritatii;
#n incapere se intra in ordinea varstei;
Persoana cea mai in varsta sta cel mai departe de intrarea in incapere;
Japonezii respecta tacerea;
Niciodata nu spun Nu in mod direct, considerand ca nu este politicos;
Trebuie sa inteleaga fiecare detaliu al afacerii.
4.3.7. Spania
Spaniolii organizeaza intalnirile de afaceri pentru a lua decizii;
Nu respecta agenda intalnirilor, nici programul acestora;
Este nevoie de un presedinte autoritar pentru a conduce sedintele;
Organizatiile spaniole sunt organizate pe principii ierarhice solide;
Daca se doreste organizarea unei intalniri, trebuie contactat nivelul ierarhic superior.
4.3.8. SUA
Americanii sunt foarte precisi si eficienti;
#ntalnirile de organizeaza pentru solutionarea unor probleme precise si trebuie sa se finalizeze cu planuri concrete;
Agreeaza agendele foarte precise si le respecta intocmai;
Sunt convinsi de eficienta pregatirii background a sedintelor;
#si expun punctele de vedere intr-un mod foarte persuasiv;
Nu risipesc timpul pe parcursul intalnirilor;
Sunt adeptii meselor de afaceri.
|
