COMUNICAREA SCRISA

COMUNICAREA SCRISA

Deprinderi de folosire eficienta si corecta a documentelor

Sandy Adirondak in 1999 , mentiona ca sistemele si procedurile administrative defectuoase s-au dovedit a fi cauza frecventa a ineficientei individuale si organizationale.

In continuare se vor face referiri la:

1. Deprinderi in folosirea corespondentei
2. rapoartele scrise
3. Procesele verbale
4. colectarea, stocarea, accesul informatiilor, arhiva
5. sisteme computerizate

6. alte documente cu destinatie oficiala

Deprinderi in folosirea corespondentei la locul de munca

Metode pentru pentru organizarea eficient 151f58b 59; a corespondentei (Sandy Adirondak)

persoanele sau echipele ar trebui sa aiba casute de corespondenta

scrisorile trebuie rezolvate imediat. Trebuie citite, raspuns la ele daca este cazul, eventual notarea unor notite in agenda de lucru, apoi trebuie puse intr-un dosar impreuna cu o copie a eventualui raspuns.

Procesele verbale trebuie citite sau cel putin rasfoite, sarcinile ce revin trebuie trecute in agenda

Publicatiile sau buletinele informative: trebuie rasfoite sau oferite persoanelor interesate pentru a fi citite la momentul potrivit; orice material util altor persoane va fi inmanat acestora fara intarziere

Materialele inutile trebuie aruncate: trebuie sa ne punem intrebarea: „cand si de ce e posibil sa am nevoie de acest material”.Daca nu este raspuns trebuie aruncat.

Aceleasi principii se aplica si faxului si postei electronice.

Rapoartele scrise

Desi rapoartele scrise sunt extrem de variate ca tipologie, structura de principiu a unuia ar fi urmatoarea:

1. antet si numar de inregistrare
2. introducere
3. informatii generale
4. situatia curenta
5. prognoze de viitor
6. recapitulare

Procesele verbale

Procesele verbale sunt impartiale si prezinta consemnarea activitatii unei institutii si folosesc celor care nu au fost prezenti la intalniri, celor care au fost prezenti dar nu au retinut continutul si celor care au nevoie de informatiile din procesul verbal pe viitor

Procesele verbale se folosesc pentru a sti:

1. ce decizii s-au luat
2. de ce s-au luat deciziile respective
3. ce altceva s-a raportat sau s-a discutat
4. ce masuri trebuie sa le ia cel care le citeste si cand
5. ce masuri trebuie sa ia ceilalti si cand

Continutul unui proces verbal trebuie sa includa: ( numele institutiei, o descriere a tipului intalnirii, data, locul, mebrii prezenti, alti participanti, cine a coordonat intalnirea, deciziile, data si locul urmatoarei intalniri, procese verbale anterioare luate in discutie, semnaturile participantilor.

Colectarea, stocarea, accesul informatiilor, arhiva

Sistemele informationale practice ( sistem de dosare, biblioteca, arhiva, stocare electronica ) economisesc timpul celor care le utilizeaza. Punctul de plecare in organizarea unui asemenea sistem ar fi: ce va include acesta, cine il va folosi si de ce, cand si unde va fi folosit. Aceasta analiza se poate aplica unui numar de patru categorii de activitati:

1. colectarea: strangerea informatiilor utile institutiei din exterior sau interior
2. stocarea: unde si cum vor fi pastrate informatiile pe termen scurt si lung
3. accesul obtinerea informatiilor atunci cand este nevoie de ele
4. restocarea: retrimiterea informatiei la locul ei dupa ce a fost folosita

Clasarea informatiilor se poate face pe criteriul alfabetic, cronologic numeric, alphanumeric, criteriul culorilor, al domeniilor, etc.

Cand nu mai e necesara o informatie, ea trebuie scoasa din dosar, urmand sa fie aruncata sau depozitata in arhiva.

Sisteme computerizate

Cu toate progresele facute de tehnica computerele nu au reusit inca sa inlocuiasca hartia. Directoarele si fisierele din calculator trebuie sa fie logice si coerente si presupun cunostiinte tehnice minime din partea utilizatorului pentru a nu se pierde documentele nestocate. Trebuie pastrat un sistem de dubla copiere pentru eventualele accidente (backup).

In literatura de specialitate se vorbeste despre necesitatea unor proceduri clare cu privire la sanatatea si siguranta celor care utilizeaza computerului

Alte documente cu destinatie oficiala in activitatea asistentilor sociali

Constantin Parfene, in 1980, scria ca “documentele oficiale au un anumit grad de formalizare a textelor care variaza de la standardizarea structurii si formulari lor verbale pana la o anumita libertate in ordonarea partilor si a expresiei. De fapt textele standardizate contin numai anumiti indici verbali lasand spatii libere pentru a fi completate, dupa caz si situatie, de cel care recurge la serviciul lor”.

Autorul sus mentionat prezinta urmatoarele tipuri de texte cu destinatie oficiala:

chitanta: Chitanta este un act scris prin care se va face dovada primirii a unei sume de bani.

Caracteristici: nucleul unei chitante consta in cateva puncte de sprijin ( cuvinte, date ). Acestea sunt: data, o formula de confirmare a primirii, numele si adresa persoanei sau institutiei de la care se primeste, specificarea sumei ce reprezinta suma si semnatura primitorului. Prin completarea datelor referitoare la aceste repere se obtine un text cu valoare de document, o chitanta.

Chitantele sunt parti a unor formulare tipizate, numite chitantiere care sunt numerotate si inregstrate in dublu exemplar iar persoana sau institutia de la care se primeste suma de bani va primi fila superioara, originala iar partea a doua ramane la chitantier.

In procedurile financiare se folosesc si facturile care trebuie insotite de chitante sau mai recent in bonuri fiscale care includ pe langa caracteristicile chitantei si detalii cu privire la produsele cumparate.

2. delegatia: Delegatia este un text prin care cineva este imputernicit sa indeplineasca o actiune in numele unei persoane fizice sau institutii.

Caracteristici: textul unei delegatii contine: data intocmirii, numele celui care deleaga, locul unde profeseaza, domiciliul sau, numele celui delegat, sarcina incredintata ( consemnarea precisa a imputernicirii ) si semnatura.

Daca vine din partea unei institutii oficiale trebuie insotita de antetul, numarul de inregistrare si semnatura si stampila persoanei care are acest drept.

3. Adeverinta: Actul oficial, eliberat de o institutie prin care se recunoaste un anumit fapt sau un drept se numeste adeverinta. Intocmirea unei adeverinte impune consemnarea tuturor datelor ce o caracterizeaza, in ordinea mentionata si in formularea respectiva. Ea se elibereaza in urma unei cereri.

Caracteristici: o adeverinta contine antetul institutiei emitente in stanga iar in dreapta numarul de inregistrare si data eliberarii actului. Urmeaza textul propriuzis prin care se adevereste, se confirma, se sustine exactitatea unui fapt. In subsolul adeverintei se trece semnatura si stampila conducatorului institutiei si a secretarului.

4. Cererea: textul cu destinatie oficial prin care o persoana solicita rezolvarea unor probleme de ordin personal sau administrative poarta numele de cerere.

Cererea poate fi adresata oricarei pesoane juridice care are dreptul de a elibera acte oficiale si se scrie pe o coala de hartie unde se lasa un spatiu liber in partea de sus ( pentru formularea rezolutiei celui caruia i se adreseaza ) si in partea stanga a paginii pentru a fi indosariata.

Cererea se redacteaza in stil oficial, cu formulari simple, clare si precise. Derogarea de la aceste cerinte elementare poate pune autorul cererii in situatii penibile.

Caracterisitici: textul unei cereri contine:

o formula de adresare

prenumele si numele solicitantului

ocupatia si locul unde si-o desfasoara

formularea scurta si clara a unei probleme personale

motivul solicitarii

semnatura solicitantului

localitatea si data intocmirii

functia celui caruia i se adreseaza cererea si institutia pe care o conduce

5. nota explicativa: relatare care explica si motiveaza, pe scurt o situatie, un fapt, o intamplare, cu scopul de a contribui la elucidarea lor

Caracteristici: textul include numele si prenumele celui care scrie, locul unde isi desfasoara activitatea, apoi concentrat o marturie si explicarea acestei marturii si in final  semnatura, locul si data redactarii.

6. referinta si recomandarea

referinta este definita ca fiind textul prin care cineva da informatii cu privire la situatia unei persoane, in vederea unei mai bune cunoasteri a acesteia.

Recomandarea este definita ca fiind textul prin care cineva propune o persoana pentru un post sau o functie oarecare, prezentand-o, in acest scop, in mod eleogios, se numeste recomandare.

e. scrisoarea de multumire: textul epistolar prin care se transmit multumiri unei persoane pentru indeplinirea unei rugaminti sau pentru alte actiuni.

Scrisorile de multumire sunt de obieci scurte si pot fi redactate atat in stil oficial cat si in stil amical familiar, in functie de natura relatiilor existente. In afara titlului ele contin multumirile aduse, mentionarea unor  calitati a persoanei care a satisfacut rugamintea, eventual o asigurare privind indatorarea pe viitor si o formula amabila de incheiere. In domeniul asistentei sociale o scrisoare de multumire poate sa includa numarul de persoane care a beneficiat de ajutor direct sau indirect.

7. invitatia: textul prin care se transmite intr-un stil protocolar, o invitatie.

Ceea ce caracterizeaza stilul de formulare a invitatiilor este folosirea unor cuvinte, expresii, constructii pline de deferenta. Nota protocolara va fi prezenta in toate compartimentele textului  (in formula de introducere, in cuprins, in formula de incheiere).

h. actul de donatie: documentul prin care se realizeaza intre doua parti donarea unor bunuri materiale.

Se vor trece pe o hartie cu antet si numar de inregistrare, datele personale atat ale donatorului cat si a beneficiarului, cantitatea exacta a bunurilor donate, valoarea acestora si semnaturile eventual stampilele partilor. Ulterior produsele donate se inscriu in evidenta contabila in cazul persoanelor juridice, conform legislatiei in vigoare.

8. contractul un acord de cele mai multe ori scris care produce efecte juridice si cuprinde: acceptul si oferta celor doua parti precum si obiectul contractului

contractul de sponsorizare: documentul prin care doua parti sunt implicate in donarea respectiv primirea unei sume de bani sau produse.

In cazul persoanelor juridice se vor trece pe o hartie cu antet si numar de inregistrare, datele personale atat ale sponsorului cat si a beneficiarului, datele bancare si eventual cadrul legislativ pe baza caruia se face actiunea de sponsorizarea. Suma care face obiectul sponsorizarii trebuie trecuta exact si de asemenea modalitatea de intrare in posesia acesteia ( prin virament bancar sau cash si in aceasta ultima situatie trebuie eliberata chitanta ) Documentul trebuie semnat si stampilat in original iar suma se include in evidenta contabila.

9. conventia de colaborare: documentul prin care doua parti au convenit sa aiba relatii de colaborare si unde se vor trece datele concrete care cuprind aceasta relatie si durata sa de desfasurare care poate fi determinata sau nedeterminata.