Corespondenta cu caracter intern

CORESPONDENTA CU CARACTER INTERN

Printre principalele documente si corespondente cu caracter intern se numara: procesul-verbal, raportul, referatul, minuta, protocolul, circulara, instructiunea, ordinul, decizia, dispozitia, delegatia, adeverinta, incheierea, etc.

Toate aceste documente ar putea fi clasificate dupa diverse criterii, cum ar fi:

dupa obligatiile sau normele de drept ce decurg din acestea

dupa domeniul de activitate

dupa obiectul la care se refera

In referate, rapoarte se consemneaza anumite stari de lucru, din procese-verbale decurg anumite sarcini si obligatii, dar cu totul alte obligatii genereaza ordinul, decizia sau dispozitia.

1. PROCESUL-VERBAL

Procesul-verbal este documentul cu frecventa cea mai mare avand utilizare aproape in toate domeniile de activitate ale agentilor economici. Pot fi clasificate in functie de domeniul de activitate la care se refera in:

documente cu caracter economic

documente cu caracter tehnic

documente cu caracter social

Procesele-verbale cu continut economic, fixe sau circulante, se refera la transferul unor mijloace, la constatarea unor diferente fata de existentul scriptic din evidente sau la primirea unor gestiuni.

In procesele-verbale cu continut tehnic se consemneaza date cu privire la starea unor mijloace in urma unor accidente sau la datele constatate privind desfasurarea unor tehnologii de productie sau la functionarea unor mijloace tehnice.  

Procesele-verbale cu continut social cuprind date cu privire la desfasurarea unor adunari generale de sindicat sau adunari ale consiliului de administrare sau in alte colective sociale.

Majoritatea procesele-verbale de constatare si mai ales cele cu continut economic sunt tipizate intr-o multitudine de variante in functie de continutul economic si de mijloacele la care se refera, in timp ce procesele-verbale de consemnare, cu continut tehnic si social se redacteaza in cadrul sedintelor de catre secretar sau de cei numiti in conformitate cu discutiile ce se poarta.

Procesul-verbal de constatare are o utilizare extrem de variata fiind intocmit de catre organe imputernicite (sanitare, bancare) sa efectueze controale sau verificari de receptie sau comisii de inventariere.

Indiferent de activitate sau de continut procesele-verbale de constatare trebuie sa cuprinda urmatoarele date principale:

– denumirea: Proces-verbal de constatare

– numarul de ordine si data

– numele si calitatea celui ce face constatarea sau al fiecarui membru al comisiei, daca este cazul

– documentul care imputerniceste constatarea

– actul normativ in baza caruia se face constatarea

– consemnarea detaliata, pe cat posibil, a celor constatate, a starii mijloacelor receptionate, a diferentelor sau a degradarilor

– mentiuni pentru inlaturarea deficientelor constatate

– propuneri de sanctionare a vinovatilor

– mentiuni cu privire la numarul de exemplare

– semnaturile persoanelor care l-au intocmit (si a persoanei verificate, daca este cazul)

PROCES –VERBAL DE CONSTATARE A INSOLVABILITATII

Rol… …. Nr… …….

Anul… ….. , luna… …… …, ziua… …..

In baza … …… …… …… …… …… ….

Avand in vedere ca debitorul … …… …… …… …..cu ultimul domiciliu cunoscut in localitatea… …… …… …., str. … …… …… …., nr. … …… ……, bl… …… …., sc… ……, etaj… ….., ap… ….. are de plata urmatoarele sume:

Pentru urmarirea si incasarea acestor sume s-au luat urmatoarele masuri:

a)      S-au facut cercetari la ultimul domiciliu cunoscut al debitorului si s-au constatat… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …

b)      S-au cerut relatii de la unitatile cunoscute de noi unde debitorul a lucrat in ultimii trei ani si care au comunicat … … … … … … … … …… …… …… …… …… …… …… …… … … … … … … … … … …

c)      S-au cerut relatii de la… …… …… …… … pe raza caruia s-a nascut debitorul si s-a constatat ca … … … … … … … … … … … … … … … … …… …… …… …… …… …….. … … … … … … … … … … … …

d)      S-au cerut relatii de la … …… …. pe raza caruia si-a avut debitorul domiciliul si s-a constatat ca … … … … … … … … … … … … … … … … …… …… …… …… …… …… …

e)     S-au mai facut de noi urmatoarele cercetari … … … … … … …

In urma cercetarilor si constatarilor de mai sus rezulta ca debitorul se incadreaza in dispozitiile … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …… …… …… …… …… …..si este insolvabil intrucat … … … … … … … …… …… …… …… …… …… …… …… …..… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …….

Prezentul proces-verbal s-a incheiat in… ……exemplare din care … … … ……. .

ORGAN CONSTATATOR:

PROCES - VERBAL DE CONSTATARE

A CONTRAVENTIEI

Nr.3750

INCHEIAT AZI, ZIUA 12, LUNA IULIE, ANUL 2004

Subsemnata, Cotlet Georgeta, in calitate de medic igienic la CSAMB, am constatat ca domnul DUMITRU POPESCU, in functie de responsabil la Centrul de Carne, nr. 3, domiciliat in Bucuresti, str. Independentei, nr. 5, bl. K 11, sc. A, ap.27, legitimandu-se cu B.I., nr.250/ 123, emis de D.P.C., sector 5, la data de 20 decembrie 1999, se face vinovat de urmatoarea fapta:

In calitate de responsabil al Centrului de Carne nr.3, din str. Independentei, nr.4, a tinut carnea intr-o vitrina frigorifica defecta, savarsita la data de 11 decembrie 2001, ora 16:30, in urmatoarele imprejurari: carnea prezinta semne de alterare, contravenind prin aceasta la dispozitiile Hotararii nr. 75, a Consiliului Local al municipiului Bucuresti, art. 2, al. A, care atrage sanctionarea prin amenda de la 1.800.000 lei la 3.000.000.

Potrivit Legii nr. 32/ 1999, contravenientul poate achita la orice unitate CEC, in contul 134568, in termen de 48 de ore, jumatate din minimul amenzii, urmand ca, in acelasi termen, sa prezinte chitanta de plata la sediul Unitatii unde functioneaza agentul constatator: Bucuresti, str.Viilor, nr. 23.

Obiectiunile contravenientului sau angajamentul de plata a jumatatii din minimul amenzii… …… …… …… …… …… …….

Am primit copia Procesului- Verbal.

CONTRAVENIENT, AGENT CONSTATATOR,

Mirauta Adrian Cotlet Georgeta

In cadrul unitatii economice, in afara de procesele-verbale intocmite de organul cu drept de control se pot intocmi urmatoarele tipuri de procese-verbale:

– proces-verbal de receptie a mijloacelor fixe- tipizate in mai multe variante

– proces-verbal de receptie sau de constatare a diferentelor la receptie a materialelor aprovizionate

– proces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe, a obiectelor de inventar, precum si alte documente cu utilizare generala in activitatile economico-financiare

Procesele-verbale speciale utilizate de societatile comerciale cu profil de desfacere a marfurilor si turism se intocmesc in cadrul carmangeriilor, a sectiilor de productie, preambalare, imbuteliere din cadrul unitatii (cu amanuntul si cu ridicata). Se intocmeste, de asemenea in cadrul unitatii de alimentatie publica cu scopul stabilirii produselor si semifabricatelor rezultate in procesul de fabricatie a unor sortimente. Se intocmeste in doua exemplare, primul transmitandu-se la compartimentul financiar-contabil iar al doilea ramane la sectia de productie.

Procesul-verbal de lichidare a loturilor sau de refarisire se utilizeaza la consemnarea datelor privind refarisirea si lichidarea loturilor de citrice. Se completeaza in doua exemplare, din care primul se preda compartimentului financiar-contabil iar al doilea ramane la depozit.

In procesele-verbale de sigilare se consemneaza actiunea de sigilare a depozitelor cu ocazia inventarierii.

SOCIETATEA COMERCIALA… …… ……..SE APROBA

DIRECTOR… ……

VIZAT VIZAT

Control financiar preventiv … Compartimentul

financiar… ……

PROCES- VERBAL

de lichidare de lot (refarisire)

Subsemnatii:

constituiti in comisie la… …… …… …… …. in baza deciziei … …… …… …… …… …… …… ……

din… …… …… …… … avand in vedere sesizarea facuta de… …… …… …… …….. la data de… … avizata de compartimentul comercial, am procedat la stabilirea situatiei finale rezultate in urma lichidarii stocului … …… …… …… ……. refarisirii lotului de… …… …… ….si am constat urmatoarele:

Lotul lichidat refarisit a intrat in sectie la data de… …… …… …… ……..cu actul de receptie nr… …… …sosit la… …… …… …….lichidat la data … …… …… …… ……., iar refarisirea a inceput la data de … … … … … …

4. din cantitea neta s-a recuperat si valorificat cantitatea de … … … … ..kg.

Cantitatea de… …… …… …… ……..kg fruct stricat fara posibilitati de cumparare respectiv… …% din cantitatea neta s-a denaturat in prezenta comisiei si s-a transportat la … …… …… …… …… …..cu mijlocul de transport … … … … … … … … … … … …… …… …… …. la data de… …… …… …… …… ……

Cantitatea recuperata, respectiv… …… …… …… …… …… …… …kg s-a valorificat la pretul… …… …… …….. lei/kg, conform aprobarii nr. … …… …… …… …… …… si s-a incasat suma totala de … …… …… …… …… … lei.

Concluziile comisiei … … … … … … … … … … … … … … … … … …… …… …… …… …… …..… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …

DIRECTIA SANITARA A

MUNICIPIULUI BUCURESTI

Inspectoratul Sanitar de Stat

Str.Garii, nr. 6, sector 1

Tel.:01/5111999

PROCES- VERBAL

Pentru propunere de suspendare a activitatii

Astazi, 12 iulie 2002

Subsemnata, Dr. Cotlet Georgeta, in calitate de medic igienist la Laboratorul de Epidemiologie, sector 5, in urma controlului igienico-sanitar efectuat in prezenta domnului POPESCU IOAN, in calitate de responsabil Unitate, am constatat ca:

Centrul de Legume si Fructe, cu sediul in str. Pache Protopopescu, nr.12, sector 5, presedinte de Centrocoop, cu sediul in str. Pietricica, nr.7, sector 1, functioneaza in conditii necorespunzatoare, prin aceea ca:

Depozitarea legumelor si fructelor se face intr-un spatiu restrans, prin suprapunerea lazilor in stive mari. Curtea in care sunt depozitate produsele este neasfaltata. In acelasi spatiu se depoziteaza si fructele si legumele degradate.… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

Desfasurarea activitatii in conditiile aratate constituie un pericol pentru sanatatea populatiei. In conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 240, art.4, al.B, propun suspendarea activitatii ( Unitatii… …… …… ….), din motivele aratate in procesul- verbal nr. 8989/2001, al Laboratorului de Epidemiologie al sectorului 5, pe data de 31 decembrie 2001.

Prezenta Hotarare este valabila pana la remedierea deficientelor igienico-sanitare care au stat la baza activitatii.

INSPECTOR SANITAR DE STAT

AL MUNICIPIULUI BUCURESTI, Cotlet Georgeta

SOCIETATEA COMERCIALA… …… …… SE APROBA Gestiunea … …… …… …… …… …… …… …   CONTABIL, DIRECTOR,

PROCES-VERBAL DE… …… …….nr… …… …… ….

intocmit la data de… …… …… ……

din materia prima conform documentului… …… ……..

S-au obtinut urmatoarele sortimente:

Diferenta: plus/minus Suma cu care se incarca/descarca

gestiunea

GESTIONAR, Vizat compartiment de productie,

Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni reprezinta o alta varianta a acestor documente incheiat de predator si primitor. Nu este un document tipizat, el se redacteaza de catre cei in cauza. Desi nu este tipizat acest document trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele elemente:

– denumirea unitatii in care are loc operatia economica

– titlul documentului

– data la care se incheie

– temeiul legal in baza caruia are loc operatia

– termenul pentru care se face predarea gestiunii- temporar (se noteaza perioada) sau definitiv

– numele si calitatea celor care fac operatia

– mentiuni cu privire la lista completa completa a bunurilor care fac obiectul operatiei de predare-primire

– daca inventarul nu este prea mare sau daca bunurile sunt de acelasi fel, ori daca datorita naturii lor pot fi exprimate in suma valorica insusirea bunurilor sau exprimarea valorica este suficienta poate fi eliminata lista anexa, aceste elemente mentionandu-se in cuprinsul procesului-verbal

– semnaturile de predare si primire

Procesul-verbal incheiat in cadrul unei sedinte se intocmeste de catre secretariat sau de catre alte persoane desemnate in acest scop. Principalele elemente pe care trebuie sa le cuprinda sunt:

– denumirea documentului

– data la care se incheie

– mentiuni cu privire la cadrul, imprejurarile in care se incheie documentul, cu privire la numele persoanei care deschide sedinta, numele si calitatea reprezentantilor organelor superioare a delegatilor si invitatilor, numele sau numarul persoanelor care participa la sedinta

– mentiuni la prezidiu ales

– ordinea de zi

– mentiuni cu privire la prezentarea eventualelor referate sau rapoarte

– consemnarea nominala a persoanelor care au participat la discutii si a rezumatelor cuvantarii fiecaruia

– mentiuni cu privire la hotararilor luate

– se semneaza de cel care l-a incheiat iar in unele cazuri si de membrii prezidelor

2.REFERATUL

Referatul este cel mai utilizat act de corespondenta cu caracter intern in cadrul unei institutii. Prin referat se propun solutii tehnice si organizatorice menite sa duca la imbunatatirea muncii sau la buna desfasurare a unor actiuni.

Referatul reprezinta o lucrare, un document prin care se prezinta conducerii o informare cu privire la anumite aspecte concrete ale activitatii, aprecieri referitoare la anumite probleme, precum si propuneri de modificare a unei anumite stari de lucru, solicitari de materiale, de extindere a spatiului productiv sau comercial, pentru efectuarea unor lucrari de intretinere si reparatii a mijloacelor din dotare, de aprobare a unor deplasari in alte localitati, de sanctionare a unor persoane vinovate pentru abateri de la programul de serviciu sau pentru daune provocate unitatii.

Referatul cuprinde:

– denumirea documentului (referat de necesitate)

numarul si data

numele si prenumele, functia si locul de munca a celui care solicita deplasarea

localitatea si unitatea la care se deplaseaza

perioada pentru care se solicita deplasarea

mijlocul de transport cu care se deplaseaza

– scopul deplasarii

cheltuieli necesare pentru efectuarea deplasarii

semnatura solicitantului

viza sefului de compartiment

viza de control financiar preventiv

aprobarea directorului unitatii

S.C. XANDRA S.R.L.

725400 Radauti

Str. Piata Unirii 17

REFERAT DE NECESITATE

Nr. … …… …… … din … …… …

Subsemnatul… …… …… …… …… …… ….. avand functia de … … … la serviciul … …… …… …… …… …… …… …. unitatea (subunitatea) … … …… …… …… ….. va rog sa-mi aprobati deplasarea la … … …… …… ……in localitatea… …… …… …… …… … in perioada… …… …..

cu mijloc de transport… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …..

Scopul deplasarii… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …..

Pentru transport solicit urmatoarele cheltuieli:

Transport Cluj-Napoca

Cazare… …… …nopti a… …… …… … Lei… …… …… …

Diurna… …… …zile a… …… …… ….. Lei… …… …… …

TOTAL… …… …… …… …… …… …. Lei… …… …… …

SEF COMPARTIMENT,

Cotlet Georgeta

SOCIETATEA COMERCIALA SE APROBA

Nr. … …… …… … din… …… … DIRECTOR,

Vizat pentru controlul

financiar- preventiv

REFERAT DE NECESITATE

Va rugam sa aprobati suma de 2.000.000 lei pentru aprovizionare cu materiale de intretinere si gospodaresti necuprinse in contracte.

Aprovizionarea materialelor mentionate mai sus urmeaza sa se faca de la

magazinul en-gros:

Vopsea email alb                              100kg6000 lei = 600.000 lei

Maturi sorg      500buc950 lei = 475.000 lei

Detergenti 200kg1000 lei = 200.000 lei

TOTAL = 1.275.000 lei

RESPONSABIL UNITATE,

Cotlet Georgeta

Se refuza controlul financiar

preventiv pe motivul… ……

… …… …… …… …… …… …… …

Unitatea… …… …… …… …..

Gestiunea… …… …… …… …

REFERAT DE DIFERENTE DE DISTRIBUIRE

La livrarea marfurilor specificate in actul de expediere nr. … … … … … …… …. din… …… …… …… ……. au rezultat urmatoarele diferente:

Justificarea diferentelor … …… …… …… …… …… …… …… …… ……..

Distribuitor (gestionar)… …… …

… …… …… …… …… …… …….

Confirmarea primirii plusurilor sau restituirilor pentru justificarea diferentelor de distribuire … …… …… …… …… …… …… …… …… …… …

Gestionar depozit… …… …… …… …… …

Modul de solutionare propus:

… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …….

Aprobat

DIRECTOR, CONTABIL SEF,

Cotlet Georgeta   Juravle Oana

3. ORDINUL DE SERVICIU

Ordinul de serviciu cuprinde urmatoarele elemente:

– denumirea unitatii emitente

– denumirea documentului

– numele, prenumele si functia persoanei ce se deplaseaza

– scopul deplasarii

– unitatea si localitatea unde se deplaseaza

– vize de prezentare si plecare din partea unitatii la care este delegat.

Pe verso, ordinul de serviciu este imprimat decontul de cheltuieli in care se inscriu documentele prin care se atesta cheltuielile efectuate, prin insumare se determina cheltuielile totale de deplasare si sumele de primit sau de restituit pe baza diferentei intre cheltuielile totale de deplasare si avansul primit.

Exista si imprimate tipizate pentru referate cu destinatie speciala utilizate de societatile comerciale profilate pentru desfacerea marfurilor, printre care si referatul de diferenta din distribuire. Acest tip de referat se foloseste in timpul livrarii marfurilor de la depozite la unitatile de desfacere prin primitor-distribuitor. Se completeaza de gestionarul depozitului in trei exemplare cu destinatia:

– primul la compartimentul comercial

– al doilea exemplar se anexeaza la avizul de expediere

– al treilea ramane la depozit

4. NOTA DE PREZENTARE

Nota de prezentare reprezinta o varianta a procesului-verbal, a referatului sau a raportului. Aceasta nota de prezentare poate fi insotita de o nota de calcul. De exemplu in cazul insilozarii legumelor si fructelor exista trei categorii de perisabilitati:

– prin scadere in greutate

– prin alterare

– prin declasari calitative.

In aceste cazuri perisabilitatile se calculeaza lunar insa se scad din gestiune numai la lichidarea silozurilor in limita lipsurilor constatate. Pentru lipsurile la inventar se solicita persoanelor vinovate un angajament de plata prin care acestea recunosc paguba ce s-a produs din cauza lor si se obliga sa achite suma ce se depune la casierie sau care urmeaza a fi retinuta in rate.

Imputarea pagubelor produse se face prin decizia de imputare emisa de conducerea unitatii.

NOTA DE PREZENTARE

Subsemnatul … …… …… …… …… … revizor de gestiune in cadrul Societatii Comerciale “Legume- Fructe” SA Cluj, in urma inventarierii la unitatea nr. 5 gestionata de un colectiv format din sase persoane condus de…… …… … a rezultat:

Lipsa in gestiune pe perioada 15.11.2001- 31.12.2001 in suma de 21.000.000 lei, din care se scad perisabilitati de 17.000.000 lei, ramanand o lipsa neta de 4.000.000 lei.

Pentru justificarea lipsei in gestiune s-au solicitat colectivului de gestionari note explicative, insa din analiza explicatiilor date nu rezulta nici o cauza obiectiva care sa-l scuteasca de raspunderem, ba, mai mult, rezulta culpa, in sensul ca nu s-au efectuat, in toate cazurile, cantarirea legumelor si fructelor in cantitate mai mare.

Avand in vedere constatarile din procesul- verbal de control si cele expuse mai sus, propun:

1.    Imputarea sumei de 4.000.000 lei in sarcina colectivului de gestionari, proportional cu salariul de incadrare si a perioadei lucrate;

2.    Sanctionarea sefului de unitate… …… …… …… ….. cu “avertisment” conform art. 130, al.B din Codul Muncii.

REVIZOR CONTABIL,

Cotlet Georgeta

Avizul oficiului juridic… …… …… …… …… …

Avizul contabilului- sef… …… …… …… ……..

5. RAPORTUL

Raportul reprezinta un alt document cu caracter intern prin care conducerea este informata cu privire la anumite stari de lucru din unitate sau cu privire la modul in care au fost indeplinite sarcinile decurgand din acte de dispozitie (ordin, delegatie, decizie, dispozitie).

Raportul face parte dintr-o grupa de documente si informari cu referatul, cu nota de prezentare sau chiar cu unele categorii de procese-verbale. In timp ce referatul sta, de regula, la baza deciziilor emise de conducere, raportul reprezinta o expunere scrisa, uneori verbala (in adunari generale, in fata consiliului de administratie) cu privire la modul de indeplinire a unor sarcini personale sau colective.

Concluziile deprinse din rapoarte pot sa stea la baza unor masuri pentru imbunatatirea unor stari de lucru din unitate. Astfel de rapoarte pot fi solicitate persoanelor ce se reintorc din deplasarile efectuate in alte localitati sau celor care au primit anumite sarcini prin delegatii. Acestia justifica activitatea desfasurata, mentioneaza realizarile, greutatile intampinate si fac eventuale propuneri.

Se pot intocmi rapoarte, de exemplu, si pentru constatarile facute de catre salariatii serviciului comercial sau ai altor servicii competente cu privire la modul de pastrare si aranjare a marfurilor in magazine si la conditiile de igiena in localurile de consum.

Pe baza informatiilor primite, conducerea poate sa ia masurile adecvate prin forma deciziei, a ordinului, a circularei sau ordinului circular sau a dispozitiei. Toate acestea sunt cunoscute ca fiind acte de dispozitie.

Raportul are urmatoarele elemente obligatorii:

– titlul (raport) urmat de obiectul controlului si de perioada in care a avut loc

– numele si calitatea persoanelor care au efectuat controlul

– actul normative pe baza caruia a fost efectuat controlul

– numele si calitatea persoanei care a semnat ordinul pentru efectuarea raportului

– constatarile complete, precise pe marginea problemelor prezentate in aliniate separate si numerotate

– propunerile urmarind aceeasi ordine, ca si constatarile

– formula de incheiere “drept pentru care a fost incheiat prezentul raport, astazi…”

– semnaturile precedate de calitatea sau functia persoanelor care au efectuat controlul

S.C. XANDRA S.R.L.

725400 Radauti, Calea Bucovinei 45

Tel. 0230565432

RAPORT

Privind desfasurarea activitatii de receptie calitativa

a materialelor intrate in magazia intreprinderilor

In perioada 04.01.2000- 15.01.2001 ca urmare a dispozitiei nr. 2/1999 a Directiei Comerciale a Societatii Comerciale, a fost efectuata o verificare a felului cum s-a desfasurat activitatea de receptie calitativa a materialelor intrate in magaziile intreprinderii in perioada de 01.01.1999-31.12.1999.

A fost verificata activitatea la urmatoarele magazii:

magazia de laminate;

magazia de tevi si conducte;

magazia de table si platbande.

In tabelul de mai jos sunt aratate numarul de loturi de materiale intrate in cele trei magazii ale intreprinderii, a proceselor verbale de receptie calitativa intocmite, a loturilor admise si a loturilor respinse de receptie.

Cauzele neadmiterii la receptie:

trei loturi nu s-au receptionat deoarece furnizorii nu au insotit marfurile cu certificate de calitate;

1 lot deoarece prezentele abateri dimensionale depasesc prevederile STAS;

1 lot table nu s-a putut receptiona din lipsa certificatului de calitate netransmis de… …… …… …… …… ….;

1 lot de table a fost respins la receptie deoarece depasesc tolerantele pozitive admise de STAS;

Cauzele nereceptionarii unor loturi:

8 loturi laminate si 3 loturi table nu s-au putut inca receptiona deoarece au sosit in ultimele zile ale anului 2001;

4 loturi laminate nu s-au putut receptiona deoarece din comisia de receptie a lipsit delegatul C.T.C., care in perioada respectiva era in concediu medical.

CONCLUZII SI PROPUNERI

Se poate aprecia ca activitatea de receptie calitativa a materialelor in magazinele intreprinderii s-a desfasurat corespunzator.

Pentru remedierea lipsurilor constatate propunem:

Comisia de receptie sa verifice si sa intocmeasca acte pentru cele 15 loturi nerecetionate.Termen 21.01.2002.

Serviciul de aprovizionare sa urmareasca trimiterea imediata a certificatelor de calitate catre furnizorii… …… …… …… …… ….. Termen 20.01.2002

Serviciul de aprovizionare sa avertizeze furnizorii sa expedieze imediat cele 2 loturi (laminate si table) respinse la receptie. Termen 21.01.2002.

Serviciul de aprovizionare sa anunte prin nota scrisa Serviciul Financiar daca au fost facute remedierile propuse.Termen 22.01.2002.

Semnatura,

Cotlet Georgeta

6. DAREA DE SEAMA

Darea de seama este documentul care cuprinde expunerea si analiza activitatii unei unitati intr-o anumita etapa.

Darea de seama este prezentata de conducere in fata colectivului de salariati sau de actionari in cadrul adunarilor, analizei muncii, sedinte care pot avea loc lunar, trimestrial sau anual. Se intocmeste pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele subordonate si a informatiilor organelor de conducere.

Prezentarea activitatilor se face in spirit critic, confruntandu-se sarcinile prevazute in planul de activitate cu datele concrete ale realizarilor obtinute. Lipsurile sunt analizate atent, si cauzele lor, si se fixeaza sarcini precise pentru etapa urmatoare.

Darea de seama se alcatuieste dupa un plan care cuprinde :

– titlul, in care se specifica a cui activitate se prezinta

– perioada pentru care se prezinta darea de seama

–introducerea, in care se fac consideratii asupra conditiilor in care se desfasoara activitatea

– obiectivele deprinse din cadrul de activitate

– analiza activitatii pe perioada data

– realizarile

– lipsurile si cauzele lor

– greutatile intampinate

– concluziile si propunerile

Darea de seama poate fi:

interna, care cuprinde analiza activitatii proprii pe o anumita perioada

externa, care cuprinde centralizarea datelor unitatilor subordonate

DARE DE SEAMA

privind activitatea sportiva in cadrul

Clubului Sportiv “Eudoxiu Hurmuzachi”in anul 2003-2004

Prezenta dare de seama a fost intocmita de un colectiv alcatuit din presedintele clubului si cei doi vicepresedinti ai clubului, precum si presedintii sectiilor sportive.

Aratam in cele ce urmeaza obiectivele activitatii sportive si actiunile realizate, evidentiind aspectele pozitive si aspectele negative ale activitatilor.

Sectia de fotbal s-a mentinut in pozitia secunda, asa cum si-a propus cand a promovat din divizia C. Jucatorii au raspuns solicitarilor clubului in ciuda neajunsurilor financiare. Promovarea unor jucatori tineri precum Dumitrescu Valentin si Toma Corneliu a constituit un factor pozitiv care da perspectiva activitatii fotbalistice locale.

Echipa de handbal s-a situat pe a patra pozitie in clasamentul national, realizarile fiind legate de prestatia jucatoarei Gina Pistol, fiind ajutata de intreaga echipa, care isi dorea cu ardoare un loc in primele trei echipe.

Datorita transferurilor facute si plecarii antrenorului in timpul campionatului, tanara echipa de baschet a retrogradat, sarcinile noii conduceri sunt promovarea in divizia nationala si incurajarea tinerelor talente locale fidele clubului.

Cele mai bune rezultate au fost obtinute de echipa de atletism, locul I, faza nationala la 5000 metri baieti si 1000 metri fete, precum si locul II la viteza, la 100 metri fete.

In concluzie, activitatea sportiva a fost bogata si rezultate multumitoare.

PROPUNEM:

– Clubul Sportiv “Eudoxiu Hurmuzachi” sa se transforme in societate pe actiuni pentru ca activitatea sportiva sa castige in calitate prin posibilitatile financiare noi. Acest fapt ar face posibila o concentrare de valori la fiecare sectie sportiva si ar transforma clubul intr-o societate pe actiuni prospera si independenta financiar.

– Infiintarea sectorului de publicitate necesar acestei actiuni, specifice unei economii de piata, dar si pentru a crea surse financiare proprii necesari tuturor angajatilor si angajatorilor.

COMITETUL DE CONDUCERE,

7. PROTOCOLUL

Protocolul poate fi clasificat in aceeasi grupa de documente cu procesul- verbal, consemnand discutiile sau intelegerile intervenite intre subunitatile aceleiasi unitati intre persoane fizice si juridice antrenate in rezolvarea diverselor probleme ale agentilor economici.

Astfel de intelegeri pot sa intervina cu privire la folosirea in comun in anumite conditii a unor bunuri care pot fi spatii comerciale sau alte mijloace, de catre doua sau mai multe unitati de desfacere. Protocolul poate fi folosit si pentru intelegerea intervenita intre unitatile de desfacere a marfurilor si societatea de asigurari in vederea asigurarii bunurilor cu valoare ridicata, desfacute populatiei de catre societatile comerciale sau pentru asigurari de persoane si de alta natura.

In aceste documente se consemneaza conditiile in care se face asigurarea si varsarea sumelor rezultate din primele de asigurare precum si comisionul ce revine celui care incheie documentul, incaseaza sumele si le varsa in contul societatii de asigurare.

CS LEGUME-FRUCTE CLUJ COMPLEX COMERCIAL

Nr. … …… … din… ….. 2004 LEGUME-FRUCTE “GOSTAT”

Nr. … ……. Din… …….. …..2004

PROTOCOL

Incheiat azi, 7 ianuarie 2002 intre Intreprinderea Comerciala pentru Legume si Fructe Cluj in calitate de predator si Complexul Comercial Legume si Fructe GOSTAT Cluj in calitate de primitor.

Predatorul este reprezentat de Dl… …… …… …., director, de Dl… …… …… …. contabil sef.

Primitorul este reprezentat de Dl… …… …… …., director, de Dl… …… …… ….. contabil sef.

Predarea s-a facut ca urmare a inventarelor faptice efectuate unilateral de comisii de inventariere numite de Complexul Comercial Legume si Fructe GOSTAT la un numar de 12 magazine.

In urma inventarierii faptice s-au predat marfuri in valoare de 2.000.000 lei si ambalaje in valoare de 400.000 lei.

Contravaloarea acestor mijloace circulante a fost facturata si incasata la pretul de aprovizionare.

Ulterior, ca urmare a dispozitiilor Primariei Judetului Cluj si acordul ambelor unitati s-au predat un numar de 6 magazine cu marfuri in valoare de 800.000 lei si ambalaje in valoare de 40.000 lei.

In urma acestei operatiuni s-a trecut la intocmirea bilantului de desprindere, ce face parte din prezentul , cu activ si pasiv in valoare de 10.000.000 lei din care rezulta:

Mijloace fixe in valoare de 6.000.000 lei, cu un amortisment in baza cotelor legale, in suma de 1.000.000 lei si o valoare ramasa de 4.000.000 lei.

Mijloace circulante in suma de 2.000.000 lei reprezentand marfuri, ambalaje, clienti si debitori.

Clientii sunt in suma de 15.000 lei I.V.V. Buzau pentru ambalaje livrate de magazinul 147

Gherla cu confirmare de primire si totusi beneficiarul refuza plata ( se preda dosar de urmarire).

Debitorii in suma de 800.000 lei reprezinta suma ce urmeaza a se livra la I.L.F. Cluj, ca diferenta intre activ si pasiv, deoarece pe baza Hotararii Guvernului nr. 55/2001 I.C.S.L.F. a fuzionat cu I.L.F. Cluj care a preluat conturile I.C.S.L.F. Cluj.

Prezentul protocol s-a incheiat in 6 exemplare din care:

2 exemplare pentru primitor;

2 exemplare pentru predator;

1 exemplar pentru Banca de Investitii in vederea transferarii creditelor si a obligatiilor pentru societate;

1 exemplar pentru I.C.F. Cluj pentru decontarea intre activ si pasiv.

Am predat I.L.F. ClujAm primit C.C.L.F. Cluj

Director, Contabil sef, Director, Contabil sef,

AVIZAT

Directia Comerciala Cluj Trustul I.A.S. Cluj

Director, Contabil sef, Director, Contabil sef

8. MINUTA

Minuta, la fel ca si procesul verbal si protocolul, consemneaza intelegeri intervenite cel putin intre doua parti. Spre deosebire de procesul-verbal si de protocol consemneaza intelegeri mai sumare cu privire la probleme de mai mica importanta sau care nasc drepturi si obligatii de valori mai reduse.

Minuta poate sa consemneze anumite propuneri pentru a se intreprinde actiuni comune. Poate sa aiba un caracter intermediar de constatari provizorii ce urmeaza a se receptiona si consemna in documente de amploare definitive.

Se utilizeaza ca document, se consemneaza intelegeri preliminare pentru rezolvarea unor probleme de interes comun, ca document pentru receptii partiale sau intermediare a unor lucrari si servicii sau ca intelegeri intermediare intre delegatii agentilor economic in vederea incheierii unor contracte economice. Astfel de intelegeri pot sa intervina, de exemplu, intre conducerea liceului economic si un alt liceu din localitate in vederea cazarii elevilor si servirii mesei in internatul si cantina liceului.

SOCIETATEA COMERCIALA SOCIETATEA COMERCIALA  

MARFURI ALIMENTARE S.A   METALO- CHIMICE S.A.

Nr… ……din… …… …2002                        Nr.… …… din… …….2002

M I N U T A

Prin adresa Societatii Comerciale “Marfuri Alimentare” nr. 12 din 31 octombrie 2001 se solicita Societatii Comerciale “Metalo- Chimice” acordul de a suporta cota parte din lucrarea de investitii de construire a unui gard cu poarta pentru inchiderea curtii din Piata Unirii, bloc 2A-2C, utilizata ca spatiu de depozitare a ambalajelor, apartinand ambelor unitati.

Societatea Comerciala “Marfuri Alimentare” se obliga sa efectueze lucrarile de investitii.

Societatea Comerciala “Metalo- Chimice” se obliga sa suporte o cota de 50% din valoarea lucrarilor in baza devizelor, a evidentelor si a calculelor ce urmeaza a se efectua.

Din partea Societatii ComercialeDin partea Societatii Comerciale

“Marfuri Alimentare” “Metalo- Chimice”

DIRECTOR, DIRECTOR,

Cotlet GeorgetaCazacu Manuela

SOCIETATEA COMERCIALA

MARFURI ALIMENTARE

Nr. … …… … din… …… …….

C a t r e,

SOCIETATEA COMERCIALA

METALO-CHIMICE

725400 RADAUTI, P. UNIRII 47

Tel. 0230653287

Prin prezenta, solicitam rezilierea minutei nr. 12.253 din 12 martie 2002 privind participarea noastra cu o cota de 50% la consumul de gaz mentan pentru incalzit la unitatea nr. 2 “Paine” de pe str. Titulescu nr. 20, care a fost predata Societatii de Panificatie Cluj-Napoca.

Pentru inceperea noului sezon de incalzire, va rugam sa va adresati noului proprietar.

DIRECTOR, SEF COMPARTIMENT

ADMINISTRATIV,

Cotlet Georgeta                   Duma Irina

M I N U T A

Incheiata astazi, 2 ianuarie 2002, intre

LICEUL ECONOMIC si LICEUL GH.BARITIU,

ambele din Cluj-Napoca

Urmare a solicitarii Liceului Gh. Baritiu, cu nr. 254, inregistrata la Liceul Economic cu nr. 456. Liceul Economic accepta sa cazeze si sa serveasca masa in propriul internat si cantina unui numar de 100 de elevi ai Liceului Gh. Baritiu.

In schimbul taxelor legale de cazare si cantina, achitate de elevi, anticipat pentru fiecare luna, Liceul Economic se obliga sa asigure conditii adecvate de cazare si masa de calitate corespunzatoare.

Conducerea Liceului Gh. Baritiu se obliga sa urmareasca personal, precum si prin diriginti, prin profesori de serviciu, sau alte persoane delegate, buna comportare a elevilor, precum si achitare in timp a taxelor legale.

Din partea Liceului Economic Din partea Liceului Gh.Baritiu

Cluj-Napoca Cluj-Napoca

DIRECTOR,DIRECTOR,

Cotlet Georgeta Nechita Nicoleta

9. INCHEIEREA

Incheierea este un act oficial intocmit de catre un colectiv de lucru in care se consemneaza hotararile finale luate in cadrul sedintei cu ocazia unei constatari. Incheierea se aseamana cu procesul-verbal prin redactare, scop si prin colectivul care o redacteaza. Se deosebeste de procesul-verbal prin imprejurarile in care se intocmeste.

Incheierea administrativa este incheierea care se intocmeste intre delegatii partilor cu ocazia sedintelor in care se discuta conditiile de incheiere a contractelor, neintelegerilor intre unitati. Se mai foloseste si in cazul verificarii unor lucrari si servicii.

Incheierea de confirmare a unui proces-verbal de contraventie se intocmeste de catre seful organului, al carui imputernicit a incheiat procesul-verbal de constatare si sanctionare a contraventiei

Incheierea notariala este certificarea prin care notariatul autentifica implinirea unui act notarial

Incheierea judecatoreasca reprezinta o varianta a procesului-verbal.

MUNICIPIULUI BUCURESTI

Inspectoratul sanitar de stat

Str. Garii, nr.62, sector 6

Tel./Fax 01/5111999

INCHEIERE DE SUSPENDARE A ACTIVITATII

Nr. 3330

Astazi,10 iulie 2004

Subsemnata, COTLET GEORGETA, inspector de stat al municipiului Bucuresti, avand in vedere procesul- verbal nr.8204/ 2001, am constat ca:

Unitatea de Legume si Fructe, cu sediul in Bucuresti, str.Pache Protopopescu, nr.12, sector 5, apartinand Centroocop, cu sediul in Bucuresti, str. Independentei, nr.5, sector 1, functioneaza in conditii care contravin normelor igienico-sanitare. Desfasurarea activitatii unitatii constituind un pericol iminent pentru sanatatea personalului sau a populatiei, in conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr.240, art.5, al.B

HOTARASC:

Se suspenda activitatea Unitatii de Legume si Fructe din Bucuresti, str. Pache Protopepescu, nr.12, sector 5, pentru:

INSPECTOR SANITAR DE STAT,

Cotlet Georgeta

10. ACTELE DOVEDITOARE

Actele doveditoare sunt actele care se elibereaza la cererea persoanelor fizice sau juridice in scopul atestarii unor calitati sau al recunoasterii unor drepturi.

ADEVERINTA este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se atesta un drept, un fapt, o situatie. Se elibereaza pe baza unor acte, documente, registre in care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverintei. De exemplu, adeverinta eliberata de circumscriptia financiara pe baza rolului financiar, prin care se atesta existenta sau inexistenta unui debit, adeverinta eliberata celor care frecventeaza o forma de invatamant pe baza documentelor scolare, adeverinta eliberata de catre unitati salariatilor care isi desfasoara activitatea in cadrul acestora, eliberata pe baza deciziilor de incadrare, a statelor de retributie, a datelor inscrise in carnetul de munca, etc.

Elementele adeverintei sunt:

– antetul, numarul si data

– titlul

– atestarea dreptului sau faptului respectiv

– indicarea scopului („Prezenta a fost eliberata pentru a-i servi la…”)

– semnatura (semnaturile) si stampila unitatii emitente

CERTIFICATUL este un document eliberat de un organ de stat specializat prin care se atesta drepturi sau fapte deosebite (certificat de studii, certificat de deces, certificat de casatorie, etc.). Certificatele sunt documente tipizate cu rubricatie specifica pentru faptele care se atesta si care sunt extrase, in general din registre.

MINISTERUL EDUCATIEI NATIONALE

Serviciul personal, retribuirea muncii

Bucuresti, cod 7000, Str. Universitatii, nr.12

A D E V E R I N T A

Se adevereste, prin prezenta, ca domnul inginer MIHAI GEORGESCU este incadrat la Institutul nostru in functia de inginer proiectant III, clasa 22, cu o retributie lunara tarifara de 1.700.000 lei.

S-a eliberat prezenta spre a-I servi la B.C.R.

DIRECTOR,SEF SERVICIU,

Cotlet Georgeta Juravle Oana

GRUP SCOLAR INDUSTRIAL

Botosani, cod 6000                   Nr. 23 /12. 06.2004

Str. Dimitrie Ralett nr.5

A D E V E R I N T A

Elevul (a)… …… …… …… …… …… …… …… nr. Matricol … … … … … … … …… …… …… ……. Este inscris in clasa (anul) … … … … … … … … … … …….., anul scolar… …… …/… …… la invatamant de … … … … …

Adeverinta serveste la … … … … … … … … … … … … … … … … .

DIRECTOR, SECRETAR,

Cotlet Georgeta Juravle Oana

Localitatea… …… …… …… …….

Str. … …… …… …… …… …… … Nr. 31/ 13 mai 2002

Judetul… …… …… …… …… ……

C E R T I F I C A T

Ca urmare a cererii nr. … …… …… …… …… din data de … … … … …

se certifica faptul ca dl. (dna) … … … … … … … … … … … … … … …

din localitatea … …… …… …. ,str. … …… ……, nr. … …… …, bl. … … … ,

sc. … …, ap. … …, figureaza in evidente la adresa de mai sus, cu urmatoarele bunuri impozabile: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

Din evidentele noastre rezulta ca nu are/ are impozite si taxe neplatite, precum si alte datorii catre bugetul local.

S-a eliberat prezentul certificat spre a-i servi la … … … … … … … … … …… ……si este valabil pana la data de … … … … … … … … … … … ..

DIRECTOR,

Cotlet Georgeta

MINISTERUL FINANTELOR

D.G.F. P.C.F.S. A JUDETULUI SUCEAVA

ADMINISTRATIA FINANCIARA MUNICIPALA

SUCEAVA

Nr… ……din… …… …..

C E R T I F I C A T

La cererea declaratiei nr. … …… …… ….din… …… …… ……. a actelor depuse si a verificarilor facute de organele noastre se certifica ca dl (dna) … … …… …….. din Suceava, str … … … … … … … … … … … … … … …

… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… figureaza in evidente la adresa de mai sus cu urmatoarele bunuri sau venituri impozabile… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …

Din evidentele noastre rezulta ca nu are/ are impozite si taxe neplatite si alte datorii catre stat.

S-a eliberat prezentul certificat spre a-i servi la … … … … … … … …

DIRECTOR,SEF SERVICIU,

Cotlet Georgeta Buliga Vasile

DELEGATIA este actul care atesta delegarea de autoritate in mod expres a unei anumite persoane pentru o anumita problema pe o perioada determinata.

Pe baza delegarii de autoritate, sub forma delegatiei, o persoana il reprezinta pe emitentul actului si actioneaza cu depline puteri in numele acestuia, in problemele mentionate in delegatie. Este un act de mare raspandire, specialistii din unitati fiind delegati pentru a participa la sedinte, contractari, receptionari de produse sau lucrari, control si verificari pe teren, anchete sociale, supravegherea unor lucrari, etc.

Personalul oficiului juridic este delegat pentru a reprezenta interesele unitatii in justitie.

Elementele delegatiei sunt:

– antetul

– numarul si data

– titlul

– obiectul delegatiei

– actul de identificare a delegatului si al emitentului

– perioada de valabilitate a delegatiei

– semnatura si stampila

Persoanele fizice pot delega alte persoane pentru a le ridica drepturi banesti pe baza unei procuri intocmite in fata notarului. Exceptie de la regula fac pensiile, care nu se pot incasa de alte persoane prin procura.

S.C. XANDRA S.R.L

725400 Radauti, Calea Unirii 12Nr. 123/12 mai 2004

Tel./ Fax:0230/ 561199

D E L E G A T I E

Domnul BULIGA DAN, avand functia de agent de publicitate, este delegatul nostru pentru a reprezenta interesele comerciale ale firmei.

Se legitimeaza cu B.I. : seria DN, nr. 882243, eliberat la data de 15 mai 1967, de Politia Iasi.

DIRECTOR, DIRECTOR COMERCIAL,

Cotlet Georgeta Juravle Oana

SOCIETATEA COMERCIALA… …… …… ……

Serviciul Aprovizionare

D E L E G A T I E

Domnul POPESCU IOAN, avand functia de economist, este delegatul unitatii noastre pentru a ridica materialele din comanda nr. … …/… ….la Societatea Comerciala… …… …… …… … din Iasi, str … … … … …. Nr … .

Se legitimeaza cu B.I. : seria … …… …… …… … nr… …… ….. eliberat de Politia… …….., la data de… …… …… …… …… …… …… …… …… …….

DIRECTOR,CONTABIL – SEF,

Cotlet Georgeta Juravle Oana

CHITANTA este un inscris prin care se certifica predarea/primirea unei sume de bani.

Ea cuprinde ca elemente obligatorii :

– titlul

– numarul si data

– numele si adresa celui care a primit suma de bani

– suma de bani in cifre si litere

– semnatura celui care a primit banii

In unele cazuri chitanta poate fi un act tipizat pentru platile facute unor organe de stat (de exemplu chitantele de plata a impozitelor sau a abonamentelor, etc.).Atunci cand predarea/primirea sumelor de bani se face intre persoane particulare chitanta este un document netipizat avand insa valoare juridica. In unele cazuri, mai rare, se poate extinde notiunea de chitanta si pentru certificarea predarii/primirii unui bun material. In aceste cazuri termenul de chitanta este impropriu folosit, certificarea predarii/primirii facandu-se pe baza unui bon de primire.

Unitatea… …… …… ….

Codul fiscal… …… ….. SERIA BT Nr. 134/ 2002

Sediul… …… …… …..

Judetul… …… …… …..

C H I T A N T A NR. … …… …….

Data… …… ….. 2002

Am primit de la … … … … … … … … … … … … … … … … … cu domiciliul in … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …

suma de … …… …… …… …… …… …… …… , adica … … … … … … … … … … … … … … … reprezentand … … … … … … … …… …… … … …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

CASIER,

Cotlet Georgeta

Unitatea… …… …… ….

Codul fiscal… …… …..

Sediul… …… …… ….. 15 mai 2004

Judetul… …… …… …..

C H I T A N T A

Am primit de la BULIGA MIHAI, str. Zorilor nr.22, localitatea Suceava, suma de 5.000.000 lei (cinci milioane lei), reprezentand contravaloarea bonurilor de masa pe luna ianuarie a.c.

CASIER,

Cotlet Georgeta

11 ACTELE DE DISPOZITIE

Activitatea de baza a fiecarei unitati economice sau cu profil socio-cultural, activitate care deriva din legea organica, poate fi dusa la indeplinire de organul de conducere, prin ordine, decizii, dispozitii care au un caracter obligatoriu. Ordinul, decizia si dispozitia sunt acte producatoare de efecte juridice emise de functionari cu drept de decizie. Ele produc efecte juridice numai in cadrul organului in care sunt emise sau in unitatile subordonate acestuia.

DECIZIA este un act de dispozitie ce se emite de conducerea unitatii pentru imputarea unor lipsuri de inventar, pentru schimbarea din functie a unor persoane care s-au dovedit a fi necorespunzatoare, pentru sanctionarea unor salariati vinovati.

Principalele elemente ale deciziei sunt:

– denumirea unitatii

– titlul, numarul si data

– prezentarea motivelor pentru care se emite decizia, care incepe, de regula, cu cuvintele: “ Avand in vedere…”, “In temeiul…”, “In baza…”.

– continutul deciziei si precizarea celor care o vor duce la indeplinire

– semnaturile legale.

DELEGATIA PERMANENTA A CONSILIULUI

LOCAL AL MUNICIPIULUI BUCURESTI

D E C I Z I A

Nr. 100/ 21 ianuarie 2002

Privind contribuirea Comisiei pentru ocrotirea minorilor

de pe langa Consiliul Local al municipiului Bucuresti

Delegatia Permanenta a Consiliului Local al municipiului Bucuresti, in executarea art.2, si urmatoarele, din Legea privind unor categorii de minori,

D E C I D E :

Art. 1. Se infiinteaza Comisia unor categorii de minori, pe langa Consiliul Local al municipiului Bucuresti, in urmatoarea componenta:

VALENTIN MARTIN, seful Comisiei de autoritate tutelara- presedintele comisiei;

ANDREI MORARU, sef de birou- membru;

MARIUS BARAN, sef de oficiu- membru;

MIHAI MUNTEANU, locotenent major din IGPMB- membru

MELANIA COCARI, secretar.

Art. 2. Secretarul comisiei este insarcinat cu aducerea la indeplinire a prezentei decizii.

Data in Bucuresti, astazi, 10 februarie 2002.

PRESEDINTE,

Cotlet Georgeta

ORDINUL reprezinta un act de dispozitie, ca si decizia. In unele unitati economice ordinul primeste utilitate identica cu decizia. In general, prin ordin se dau dispozitii unitatilor din subordine cu privire la orarul de lucru, la anumite conditii de lucru, ce trebuie indeplinite la locul de munca.

Elementele pe care le cuprinde un ordin sunt de cele mai multe ori identice cu cele ale deciziei. In unele cazuri functiile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obtinand astfel un nou tip de document – ordinul circular.

Aceste tipuri de acte au o structura similara. Ele cuprind in general:

– denumirea unitatii emitente

– titlul, numarul si data

– preambulul (prevederea legala care da dreptul organului respectiv de a emite asemenea acte si temeiul care justifica emiterea actului respectiv)

– formula de dispozitie “Emite urmatorul ordin…”, precedata de aratarea calitatii emitentului

– continutul, grupat pe puncte numerotate

– incheierea, numerotata in continuare, cuprinzand organul sau organele (directii sau servicii) care urmeaza sa duca la indeplinire actul in cauza

– semnatura eminentului, precedata de indicarea functiei

Astfel de acte pot cuprinde si manifestarea de vointa a mai multor organe, ele pot fi emise in comun de acestea si semnate de conducatorul fiecaruia dintre ele.

R O M A N I A

MINISTERUL EDUCATIEI NATIONALE

O R D I N

Nr.1089/ 10 mai 2003

Priveste incadrarea domnului Buliga Vasile

in functia de referent de specialitate IV

Avand in vedere rezultatul concursului organizat la data de 10 ianuarie 2001, cu Adresa nr. 280/ 2 ianuarie 2001

In temeiul Art. 35/ Legea nr. 270 privind incadrarea si promovarea personalului si Art. 20/ Codul Muncii;

In baza Legii nr. 2 privind organizarea si functionarea Ministerului Educatiei Nationale si a Decretului Prezidential privind numirea ministerului.

Ministerul Educatiei Nationale

DISPUNE

Art.1. Domnul Sorin Ursan se numeste pe data de 10 mai 2003, prin transfer in interesul serviciului, in functia de referent de specialitate IV, gradatia 1, la departamentul Stiinta, directia Prognoza, Creativitate si Banci de date (pozitia 78/ Statul de functiuni), cu un salariu lunar brut de 11.000.000 lei, la care se adaugla un spor de 15 %, respectiv 200.000 lei, pentru vechime neintrerupta in munca.

Art. 2. Departamentul Stiinta si Directia Buget, Finante- Contabilitate vor duce la indeplinire dispozitiile prezentului Ordin.

MINISTRU,

Cotlet Georgeta

Emitentul… …… …… …… …….

ORDIN CIRCULAR

Nr. … …… …… …. din… …… …..

C a t r e,

(toate unitatile)

… …… …… ……..

In baza informarilor primite din partea persoanelor autorizate, se constata o stare generala necorespunzatoare in ceea ce priveste pastrarea si expunerea marfurilor in magazine (inclusiv conditiile de igiena in localurile de consum), iar pentru inlaturarea acestor neajunsuri, comitetul de directie a hotarat sa ia urmatoarele masuri:

atrage atentia tuturo sefilor de unitati si salariatilor acestora sa ia toate masurile pentru expunerea corespunzatoare a marfurilor;

sefii de unitati, ai compartimentelor administrative si de aprovizionare vor lua toate masurile ce se impun pentru asigurarea temperaturii optime in localuri;

sefii de unitati, ai compartimentelor administrative si de aprovizionare vor lua toate masurile pentru asigurarea materialelor sanitare si expunerea lor la punctele sanitare;

personalul unitatilor va asigura curatenia, la plecare si ori de cate ori se simte necesar, in localuri (unitati comerciale), pe terase si trotuarele din zona adiacenta.

DIRECTOR,

Cotlet Georgeta

III.                  STUDIU DE CAZ –

S.C. “Servicii Comunale” S.A. Radauti

S.C. “Servicii Comunale” S.A. isi desfasoara activitatea pe raza municipiului Radauti prestand servicii pentru cca. 30.000 locuitori.

Actuala societate isi are radacinile in fosta “Intreprindere de locuinte si localuri” Radauti, infiintata cu scopul de a administra imobilele parasite prin plecarea in 1940 a locatarilor de origine germana, devenind cu timpul “Intreprinderea de Gospodarire Oraseneasca ” Radauti (I.G.O.), care isi extinde activitatea prin preluarea in 1957 a uzinei de producere si furnizare a energiei electrice, totodata infiinteaza noi activitati legate de gospodarirea edilitara a orasului Radauti:

– activitatea de coserit

– un sector de prestari in constructii si reparatii cladiri

– activitatea de producere si furnizare a energiei termice si a apei calde menajere pentru oras incepand cu anul punerii in functiune a primei centrale in 1962

– transportul in comun de calatori din oras si comunele limitrofe

Dupa anul 1960 intreprinderea preda uzina electrica la “Grupul Mixt Energetic”, iar in 1965 cedeaza activitatea de transport de calatori Autobazei T.A. Radauti

Datorita preluarii in perioada 1991-1998 a unor activitati, (salubrizare, vanzarile de locuinte, etc.) de catre Consiliul Local Radauti, prin Hotararea Consiliului Local al Municipiului Radauti nr.40/18 iunie 1998, societatea se reorganizeaza, astfel devenind S.C. “Servicii Comunale” S.A. Radauti cu urmatoarele date de identificare:

– sediul societatii: str. 1 Mai, nr. 4-6 Radauti

– sediul administrativ: str. 1 Mai, nr. 4-6 Radauti

– tel.: 0230/561753

– fax: 0230/561745

– cu activitate principala: productia si distribuirea energiei termice si a apei calde

– cu activitati secundare: captarea, tratarea si distributia apei , canalizarea si epurarea apelor uzate menajere industriale si pluviale, intretinerea strazilor, ridicarea gunoiului

Societatea este considerata persoana juridica romana, avand forma juridica de societate pe actiuni, desfasurandu-si activitatea in conformitate cu legile Romaniei. Actionarul majoritar este statul roman, reprezentat de Consiliul Local al Municipiului Radauti. Scopul societatii este efectuarea de prestari servicii, activitati de productie si constructie, acte de comert, cu respectarea legislatiei romane.

Adunarea Generala a Actionarilor este organul de conducere al societatii, care decide asupra activitatii acesteia si asigura aplicarea politicii ei economice si comerciale. Societatea este administrata de un Consiliu de Administratie, compus din cinci membrii alesi de Adunarea Generala a Actionarilor pe o perioada de patru ani.

Societatea are urmatoarele compartimente care tin evidenta productiei

– compartimentul financiar-contabil, care se ocupa de evidenta financiara. Compartimentul este condus de contabila sefa, fiind ajutata in munca ei de doua contabile, avand cunostinte de operare pe calculator.

– organizarea productiei muncii (O.P.M.), unde se rezolva situatiile privind productia, se incheie contracte cu persoanele fizice si juridice, pentru serviciile oferite de societate

– oficiul de calcul, se calculeaza salariile persoanelor care lucreaza in societate, se elibereaza adeverinte

– oficiul juridic rezolva problemele juridice ale intreprinderii, se adreseaza persoanelor rau-platnice, care au datorii fata de serviciile de apa rece, apa calda, incalzire si gunoi

– compartimentul administrativ se tine evidenta informatizata a tuturor salariatilor, se distribuie bonurile de masa, se acorda concediile de odihna, se angajeaza sau se concediaza persoane, dar numai cu acordul directiunii.

In cadrul compartimentului administrativ se gaseste si activitatea de secretariat si protocol. Secretariatul reprezinta principalul compartiment auxiliar, indispensabil conducerii, dar care deserveste toate compartimentele unitatii.

Principalele atributii specifice muncii de secretariat sunt:

– lucrarile privind corespondenta primita sau emisa de unitate, inregistrarea, distribuirea lor compartimentelor carora le sunt repartizate

– evidenta circulatiei corespondentei

– multiplicarea materialelor, cu ajutorul unui fotocopiator performant

– organizarea evidentelor operative in cadrul institutiei

– organizarea sedintelor si a materialelor documentare, pregatirea salii in care va avea loc sedinta

– primirea vizitatorilor, intermedierea accesului la directiune sau solutionarea directa a cererilor acestora, consilierea lor pentru a-si putea rezolva in cel mai scurt timp problemele

– primirea si transmiterea comunicarilor telefonice

CONCLUZII

Functia de secretar presupune implicarea in diferite activitati de o mare importanta in buna dezvoltare a firmei, iar a fi o buna secretara nu inseamna doar “putina dactilografie, picioare frumoase si arta de a face cafeaua”, ci necesita o pregatire multilaterala adoptata specificului unitatii.

Corespondenta ocupa un loc important in cadrul unei unitati, ajutand la dezvoltarea relatiilor cu alte firme si chiar cu publicul. Corespondenta prezinta anumite particularitati si rigori privind modul de purtare, redactare, continut si forma, pe care oricare expeditor este obligat sa le respecte.

Aceste conditionari sunt grupate pe categorii si seturi de reguli, dintre care cele mai importante sunt legate de nivelul ierarhic, continuitatea subiectului, modul de adresare, modul de redactare, structura si paginarea, stilul specific fiecarui gen al corespondentei, regimul juridic, terminologia de specialitate, modalitatea de purtare, precum si sfera relatiilor sociale abordate.

Corespondenta fiind un mijloc de transmitere a informatiilor, este conditionata de modul de percepere a mesajului. Cateva reguli de baza din perspectiva stilului sunt:

corectitudinea: atat din punct de vedere gramatical cat si al modului de expunere si motivare;

concizia: impune tratarea la obiect a cuprinsului comunicarii, asigurata prin fraze scurte;

claritatea: se asigura prin evitarea expresiilor si formelor gramaticale care nu au circulatie generala sau exprima aproximatii

sobrietatea si oficialitatea: se asigura printr-un stil rece si impersonal

alte cerinte de stil ale corespondentei sunt simplitatea, naturaletea, politetea si precizia

Este necesar ca un secretar sa cunoasca foarte bine documentele care fac parte din corespondenta cu caracter intern, de asemenea el trebuie:

– sa aiba riguroase cunostinte de limba romana referitoare la toate nivelele (sintactic, morfologic, semantic)

– sa cunoasca specificul acestor documente

– sa cunoasca regulile tehnoredactarii, estetica tehnoredactarii, terminologia specifica fiecarui tip de document

– sa stie ca un proces-verbal se va intocmi intotdeauna pe o pagina A4, insa adeverinta se scrie pe pagina A5

– sa utilizeze terminologia de specialitate din domeniul la care se refera , aceasta terminologie fiind garantia exprimarii corecte si concise in continutul de idei. In limbajul cotidian, cuvintele, expresiile pot avea sensuri aproximative, dar in acte si scrisori acestea ar da nastere la confuzii.

– sa stie ca textul corespondentei are trei elemente: introducerea, tratarea si incheierea. Introducerea se compune dintr-o formulare scurta care face legatura cu un fapt anterior cunoscut de cei doi corespondenti si justifica sau enunta problema care urmeaza a fi tratata. Tratarea cuprinde expunerea problemei respective, cu toate datele si argumentele necesare pentru intelegerea si rezolvarea ei, iar incheierea consta dintr-o formula de incheiere sau de salut.

BIBLIOGRAFIE

1. ALISTAR, Victor, Protocol. Corespondenta.  Secretariat in administratia

Publica, Ed. Lumina Lex, Bucuresti 2001

2. HARRISON, John, Curs de secretariat, Ed. Sigma, Bucuresti, 1996

5. PASCAL, Abela, PREOTESIU, Lucretia, Corespondenta si tehnica secretariatului, Ed. Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 1992

4. SACOBEANU, Ionel, SACOBEANU, Iordana, Secretele secretariatelor, Ed. Eficient, Bucuresti, 1998

2. VIVIEN, Georges, ARNE, Veronique, Secretara perfecta, Ed. Sigma, Bucuresti, 1996

6. ZOICA, Elena, TEMES, Ana, Corespondenta comerciala, Ed. Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 1995