In literatura de specialitate sunt numeroase definitii date comunicarii, astfel:
Comunicarea reprezinta procesul de transmitere a informatiilor intre doua sau mai multe persoane, unele cu rol de emitator, altele cu rol de receptor, sub forma mesajelor (sunete, litere, cifre, cuvinte, semne scrise, gesturi etc.), prin intermediul unor canale specifice.
Comunicarea interumana se bazeaza pe un ansamblu de procese psihomotorii specific umane, limbajul, in care un loc deosebit revine componentei constiente, gandirii.
Comunicarea implica interactiunea unor categorii de factori ce nu tin numai de capacitatea de exprimare, ci cumuleaza elemente psihologice, sociale si situationale.
Analizand definitiile prezentate se pot identifica urmatoarele elemente ale procesului de comunicare:
Emitator
Mesaj
Canal
Receptor
se adauga codificare si decodificare, iar ulterior cea de feed-back si cea de factori perturbatori, in functie de modelul care prezinta procesul.
Procesul de comunicare presupune parcurgerea urmatoarelor etape:
1. Codificarea informatiei sub forma de mesaj;
2. Transmiterea informatiei prin intermediul canalelor si mijloacele de comunicare;
3. Decodificarea informatiei de catre receptor sub forma de mesaj;
4. Receptorul transmite feedback-ul;
Tipologia comunicarii
1. Dupa gradul de oficializare:
Comunicare formala – urmeaza liniile formale ale structurii de autoritate si se desfasoara conform actelor normative sau procedurilor scrise din organizatie.
Comunicare informala – apare spontan si cuprinde informatii cu caracter personal sau general.
2. In functie de directia in care circula informatia:
Comunicare ascendenta – informatia circula de la baza spre varful organizatiei - apare fenomenul de dezinformare intentionata.
Comunicare descententa – informatia circula de la varful organizatiei spre baza.
Comunicarea orizontala – asigura circulatia informatiilor intre departamente sau unitati functionale ale organizatiei.
3. In functie de modul de transmitere a informatiilor:
Comunicare scrisa – cuprinde note interne, rapoarte, decizii, planuri, scrisori etc.
Comunicare orala (interpersonala) – este tipul de comunicare desfasurata fata in fata sau la telefon.
Comunicare audiovizuala – agreata de receptor, usor de urmarit si de retinut, usor de multiplicat si de conservat.
Comunicare nonverbala – insoteste atat comunicarea scrisa cat si pe cea interpersonala. 90% din informatii se transmit pe cale nonverbala.
La nivelul unei organizatii, comunicarea este privita din doua perspective:
1. comunicarea intre indivizi, numita comunicare interpersonala;
2. comunicarea intre diferite subdiviziuni si grupuri ale organizatiei, numita comunicare organizationala.
Aceste doua forme de comunicare sunt interdependente, comunicarea interpersonala fiind aproape in totdeauna parte componenta a comunicarii organizationale.
In cadrul comunicarii organizationale, rolul de catalizator il detine comunicarea manageriala. Numai o comunicare eficienta permite indeplinirea cu succes a functiei manageriale. Odata cu modernizarea organizatiilor si cresterea gradului de interventie, initiativa si creativitate ale membrilor organizatiei, s-a accentuat interactiunea bazata pe feedback, ceea ce a stimulat introducerea unor mijloace de comunicare prin care managerii de la toate nivelurile sa poata verifica maniera de receptare a mesajelor transmise in scopul flexibilizarii si adaptarii deciziilor in functie de feedbackul primit. Prin aceasta caracteristica, comunicarea manageriala, pe langa faptul ca este indispensabila, prin impactul sau asupra desfasurarii activitatii organizatiei, reprezinta si un instrument important in realizarea schimbarii in organizatie.
H. Mintzberg identifica trei roluri ale comunicarii manageriale:
1. roluri interpersonale, ce se exprima in relatiile cu angajatii - aceste roluri sunt cel de lider, de persoana de legatura sau figura de reprezentare;
2. roluri informationale, ce se concretizeaza in actiunile de si dezvoltare a retelei informationale - in acest sens, managerul poate fi monitor, diseminator de informatii sau creare purtator de cuvant;
3. roluri decizionale, ce se manifesta in alegerea variantei optime de actiune – managerul va fi cel ce va initia actiuni, va rezolva disfunctionalitati, va aloca resurse si va negocia conflictele.
Comunicarea manageriala trebuie sa tina cont de o serie de conditii:
formularea concisa si precisa a mesajului pentru a fi inteles usor si integral;
transmiterea rapida si nedeformata a mesajului;
asigurarea fluentei si reversibilitatii comunicarii;
utilizarea unui limbaj comun de catre emitator si receptor;
simplificarea si decongestionarea canalelor de comunicare;
asigurarea flexibilitatii si adaptabilitatii sistemului de comunicare pentru a putea fi utilizat in orice situatie.
Intr-o organizatie comunicarea joaca un rol important in asigurarea succesului echipei manageriale, putandu-se concretiza in:
Dezvoltarea unui sistem adecvat de premii si recompense.
Interactiunea cu subalternii.
Comunicarea este esentiala pentru stabilirea unor standarde.
Stabilirea unor indici de performanta.
Efectuarea unor corectii.
Poate fi chiar a sasea functie a managementului.
Comunicarea manageriala indeplineste urmatoarele functii ale comunicarii (Candea, Candea, 1966, p. 45):
functia de informare - de monitorizare a informatiilor interne si externe obtinute prin toate mijloacele posibile;
functia de comanda si instruire - de asigurare a unitatii si continuitatii actiunilor colectivului in directia obiectivelor stabilite ;
functia de influentare si convingere, indrumare si sfatuire - de control asupra informatiei si comportamentului angajatilor;
functia de integrare si mentinere a informatiilor - asigura eficienta activitatii organizatiei.
Pentru indeplinirea acestor functii, managerul dispune de o serie de cai si sisteme de comunicare diverse. Una dintre sarcinile lui este permanenta eficientizare a comunicarii intra- si interorganizationale. Conform unor studii efectuate in organizatii din tari performante (apud Cornescu, Mihailescu, Stanciu, 2003, p. 241), un manager de succes dedica activitatilor de comunicare intre 55 si 95% din timpul lui. in medie, un manager foloseste peste 70% din timp pentru a vorbi, a asculta, a scrie si a citi, deci pentru a comunica. Aceasta pondere difera in functie de pozitia ierarhica a managerului si este cu atat mai mare cu cat el se afla la un nivel ierarhic mai inalt.
|
