Etapele procesului de relatii publice

Etapele procesului de relatii publice

Majoritatea specialistilor apreciaza ca procesul de relatii publice are cinci etape in care se deruleaza. Aceste etape sunt obligatorii, lipsa uneia impiedicand derularea intregului program de activitati. Aceste etape sunt:

1. Definirea scopului (stabilirea obiectivelor)

Aceasta prima etapa este realizata de agentul de relatii publice impreuna cu benefi­ciarul serviciilor. Este o etapa importanta, deoarece da posibilitatea celor doi interlocutori sa se cunoasca, dar totodata se armonizeaza interesele celor doua parti. Acest lucru este relevant, intrucat nu toate obiectivele pe care beneficiarul doreste sa le realizeze pot fi realizate efectiv.

In anumite situatii, obiectivul (obiectivele) pe care beneficiarul le pune in fata (agentului de relatii publice nu se pot realiza in unitatea de timp pusa la dispozitie.

In fine, obiectivele pot fi realizate, dar numai dupa ce beneficiarul accepta si posturile programului, care in anumite privinte pot fi destul de mari.

Toate aceste documente trebuie puse la punct in prima etapa a acestui proces de relatii publice.

2. Cercetarea in teren

Este cea mai importanta etapa a procesului de relatii publice. Ea are ca scop, pe de o parte, gasirea problemelor care impieteaza asupra promovarii unei imagini dorite despre institutia avuta in vedere, iar pe de alta parte, identificarea cailor si metodelor Pentru a derula un program de relatii publice corect si eficient.

Dupa parerea noastra, cercetarea ar trebui sa asigure urmatoarele functii:

1)     Determinarea domeniilor de unde trebuie culeasa informatia. Este atributul agentului de relatii publice, iar activitatea in sine este premergatoare oricarei strategii. Pentru ca un proces de relatii publice sa poata demara, este necesara obtinerea de date din urmatoarele domenii:

a.     social: organizarea sociala a localitatii sau zonei unde se efectueaza cerce­tarea, numarul locuitorilor, profesii dominante (numeric), particularitati lingvistice, obiceiuri cu caracter local, grad de ocupare a fortei de munca;

b.     politic: numarul de formatiuni politice, ponderea acestora in randul elec­toratului, orientarea pe esichierul politic, traditia in domeniu;

c.      economic: numarul de intreprinderi din zona aleasa, cifra de afaceri, obiectul activitatii desfasurate (daca obiectul procesului de relatii publice este o intreprindere economica, este nevoie de foarte multe date din acest domeniu);

2)     Obtinerea unor date despre institutia (organizatia) respectiva aceste date ne ajuta sa ne formam o imagine completa si reala despre: numarul de personal, cifra de afaceri, calitatea produselor, politica salariala, relatiile cu partenerii externi etc.

Cercetarea trebuie facuta de un specialist in domeniu, care este obligat sa ' cuantifice fiecare parametru in unitati internationale, de o maniera usor de inteles pentru ceilalti.

In cazul institutiilor din administratia publica (prefecturi, primarii etc.) impor­tante sunt datele despre incadrarea personalului (pregatire, medie de varsta si gradul de ocupare al posturilor).

Informatiile pot fi obtinute din surse publice (biblioteci, anuare), dar si din presa sau direct de la persoanele care le detin.

Din acest punct de vedere, persoana care face documentarea este libera sa gaseasca sursele cele mai credibile, insa trebuie sa dovedeasca discernamant atunci cand le selecteaza, deoarece o informatie gresita poate duce la luarea unei decizii gresite, iar procesul de relatii publice poate fi pus in pericol.

3)     Identificarea problemelor esentiale care fac ca imaginea institutiei sau orga­nizatiei sa nu fie cea dorita.

Cercetarea in acest caz trebuie efectuata de un specialist in domeniu, asistat de agentul de relatii publice si are ca scop investigarea modului de organizare si derulare a activitatilor (economice, sociale etc.), pentru a identifica acei vectori care nu sunt folositi cu maxima eficienta si care greveaza asupra eficientei sistemului  respectiv.

Trebuie precizat de la inceput ca aceasta activitate este esentiala pentru contu­rarea procesului de relatii publice. Datele si informatiile obtinute cu ocazia verificarii se coroboreaza cu cele obtinute in intregul proces de cercetare, urmand a se pune la punct strategia care sta la baza procesului de relatii publice. Putem spune ca rezultatul intregului proces depinde de calitatea si obiectivitatea acestei cercetari.

4)     In continuarea cercetarii, agentul de relatii publice, ajutat de specialisti, stu­diaza mediul in care urmeaza a se implementa procesul de relatii publice.

Studiul mediului este important din cel putin doua motive:

primul arata faptul ca fiecare mediu are cateva modalitati specifice de circu­latie a informatiei, iar acestea, atunci cand sunt cunoscute, pot fi exploatate rational;

al doilea motiv ne determina sa acceptam faptul ca oricare sistem (mediu) manifesta intoleranta fata de anumite structuri care, daca nu sunt cunoscute, pot duce la blocaje, iar uneori chiar la obstacole serioase in calea comunicarii.

Datorita acestor considerente, studierea mediului unde va fi implementat proce­sul de relatii publice este la fel de importanta ca si cercetarea in ansamblu.

5)     Un alt element al cercetarii urmareste conturarea (stabilirea) unei strategii de abordare a activitatilor de relatii public. Mai precis, agentul de relatii pu­blice, avand la dispozitie datele cercetarilor efectuate pana acum, poate sa proiecteze un anumit numar de activitati de relatii publice si un calendar al desfasurarii lor.

Organizarea activitatilor ce urmeaza a se desfasura, precum si succesiunea lor, face parte din strategia de relatii publice care are la baza procesul de relatii publice.

Trebuie, totusi, precizat faptul ca procesul nu este inca definitivat, ci doar cuantificat si ordonat in functie de factorul timp.

6)     Aceste activitati, care tocmai au fost cuantificate, trebuie puse in practica prin anumite tehnici si metode specifice de relatii publice. Cercetarea efectuata in acest caz de agentul de relatii publice are rolul de a identifica acele tehnici de comunicare care sunt utile si pot da randamentul cel mai bun in mediul vizat.

3. Elaborarea strategiei de relatii publice

Faza finala a cercetarii de teren are rolul de a pune la punct derularea unor activitati intr-o conceptie unitara, folosind tehnicile si metodele specifice de relatii publice.

Aceasta faza este realizata numai de agentul de relatii publice si constituie cheia succesului in materie de relatii publice.

Astfel, activitatile ce urmeaza a se derula sunt ordonate in functie de prioritati, de perioadele de timp in care se vor derula si, nu in ultima instanta, de fondurile materiale avute la dispozitie.

Dupa parerea noastra, strategia de relatii publice, pentru a avea succes, trebuie sa raspunda la urmatoarele comandamente:

toate activitatile se desfasoara concertat, urmarind acelasi scop rezultat din cercetarea efectuata anterior. Daca cercetarea nu a identificat acele cai si mijloace care sa duca la rezultatul scontat, oricat de bine ar fi realizat pro­cesul, rezultatele vor fi nule;

strategia de relatii publice este conceputa pe baza rezultatelor trecute, pre­zente sau viitoare ale institutiei respective. Daca organizatia induce in eroare beneficiarul procesului (public, clienti etc.), activitatea in sine se poate ase­mana cu manipularea.

In cazul institutiilor publice, strategia de relatii publice ce va fi adoptata trebuie sa tina seama de specificul activitatilor ce se desfasoara in institutia respectiva, de circumstantele reale in care isi realizeaza sarcinile profesionale persoanele care lucreaza acolo si de modul in care se face, de obicei, comunicarea.

In  principal, strategia de relatii publice adoptata va avea urmatoarele repere:

identificarea publicului tinta;

gasirea canalelor de transmisie cele mai performante si adaptate acelui public;

continutul si calitatea mesajului de transmis sa fie de natura sa formeze reprezentari fara echivoc la publicul tinta;

esalonarea activitatilor trebuie sa fie cea stabilita si sa urmareasca acelasi scop;

sa foloseasca eficient resursele materiale si umane implicate in procesul de relatii publice;

periodic, sa evalueze si sa adapteze strategia de relatii publice folosita;

4. Implementarea activitatilor de relatii publice in mediul vizat

Activitatea in sine este de resortul agentului de relatii publice si are drept scop identificarea canalelor de transmisie cele mai performante in mediul respectiv si urmarirea realizarii, dupa calendarul stabilit, a activitatilor hotarate.

Mai precis, agentul de relatii publice deruleaza activitatile dupa calendar si ia toate masurile ca sa recepteze ecoul pe care acestea, eventual, l-ar produce, pentru a putea face o evaluare corecta a programului.

Aceasta faza este cea mai dinamica, deoarece toate fortele si mijloacele proce­sului de relatii publice sunt puse in miscare. Agentul de relatii publice este ca un dispecer: el trimite spre destinatii diferite - foarte bine precizate - mesaje (comu­nicari), intercepteaza reactiile, iar la sfarsit evalueaza programul.

Desi in anumite momente activitatile de relatii publice nu par deosebit de importante, suma lor este cea care ne da succesul.

Asemanand activitatea de relatii publice cu o actiune militara, faza despre care aminteam este cea a luptei propriu-zise, cand se vede daca modul de concepere si realizare a strategiei este cel corect.

5. Evaluarea programului de relatii publice

Evaluarea programului de relatii publice este ultima faza. Aceasta se realizeaza secvential (o data cu terminarea fiecarei faze) si final, cand se evalueaza intreg programul. Evaluarile secventiale pot duce la modificari ale strategiei, dar care nu pot afecta fondul problemei.