LUCRARE PENTRU - EFICIENTA COMUNICARII IN FIRMA

COLEGIUL COMERCIAL "CAROL I"

LUCRARE PENTRU ATESTAT

TEMA: EFICIENTA COMUNICARII IN FIRMA

Cuprins

Argument ........................3

Capitolul I Prezentarea firmei ConsalTrade S.R.L ....8

1.1 Statutul societatii comerciale Consal Trade S.R.L ........8

1.1.1 Numele societatii ............................8

1.1.2 Forma juridica de constituire ......................8

1.1.3 Obiectul de activitate inscris in statutul societatii ...............9

1.2 Numar de inregistrare la Oficiul Registrului Comertului .....9

1.3 Numele proprietarilor , adresa , e-mail ............11

1.4 Capital social si natura acestuia ...............11

CAPITOLUL II Eficienta comunicarii in cadrul firmei SC. ConsalTrade S.R.L. .................12

2.1.Comunicarea eficienta la nivelul firmei S.C. ConsalTrade S.R.L. .......... ..... ...... .12

2.1.1.Orientarea strategica a firmei SC. ConsalTrade S.R.L. .............14

2.2 Managementul comunicarii .................17

CAPITOLUL III Studiul de caz privind rolul comunicarii dintre angajat si compania S.C. ConsalTrade S.R.L. .....18

3.1.Obiectivele cercetarii ......................18

3.1.1 Perspectiva angajatorilor fata de comunicarea in cadrul firmei SC. ConsalTrade S.R.L. .......... ..... ...... ....18

Perspectiva angajatilor fata de comunicarea in cadrul firmei SC. ConsalTrade S.R.L. .............................22

CAPITOLUL IV Studiu de caz,concluzii si propuneri...27

4.1 Studiu de caz in cadrul firmei ConsalTrade ...........27

4.2 Concluzii si propuneri ....................31

ARGUMENT

Scop: Studiul de caz privind rolul eficientei comunicarii in firma SC. ConsalTrade S.R.L.

Obiective:

U.C. 10 Marketingul afacerilor

Competenta nr. 1 : Analizeaza rolul marketingului in activitatea agentului economic

Criterii de performanta:

(a)   Identificarea obiectivelor si princiilor marketingului

(b)   Comunicarea eficienta cu consumatorii pentru satisfacerea nevoilor acestora

(c)   Coordonarea functiilor de marketing in realizarea scopurilor propuse

Conditii de aplicabililtate:

Obiective:  economice (cifra de afaceri, cota de piata, volumul

vanzarilor) si psihologice (imaginea firmei, nivelul fidelizarii clientilor, gradul de satisfacere a clientilor).

Principii:  satisfacerea clientilor si obtinerea de profit

Comunicare: verbala, nonverbala

Functii de marketing: investigarea pietei si a nevoilor, conectarea la mediu,

maximizarea profitului si satisfacerea superioara a

clientilor.

Competenta nr. 2: Determina nevoile clientilor

Criterii de performanta:

(a)   Investigarea nevoilor clientilor

(b)   Stabilirea metodelor de cercetare a nevoilor clientilor

(c)   Analizarea si interpretarea datelor

Conditii de aplicabilitate:

Investigarea:  surse primare, surse secundare

Metode de cercetare: investigarea surselor primare, cercetare directa,

experimentul de marketing

Analizare si interpretare: grafice, diagrame, scale, chestionare (manual sau

informatizat)

U.C. 11. Planificarea operationala

Competenta nr. 1: Analizeaza structura organizatorica a unitatii economice

Criterii de performanta:

(a) Identificarea factorilor de influenta a tipurilor de structuri

(b) Stabilirea pozitiei sale in structura organizatorica

(c) Determinarea relatiilor ce se stabilesc in cadrul structurii

organizatorice

Conditii de aplicabilitate:

Factori de influenta: tipul si complexitate productiei de bunuri si servicii,

dimensiunile intrprinderii, calificarea personalului,

cadrul juridic si statul juridic de functionare, strategia

dezvoltarii

Tipuri de structuri: complexe, simple

Pozitia:  in cadrul firmei, in cadrul compartimentelor, in cadrul

birourilor

Relatii:  ierarhice, functionale, de cooperare, de reprezentare,

de stat major, de control

Competenta nr. 2: Organizeaza activitati in functie de obiective

Criterii de performanta:

(a)   Identificarea obiectivelor pentru diferite pozitii in structura organizatorica

(b)   Stabilirea unui plan pentru relizarea activitatii

(c)   Analizarea resurselor necesare activitatii

Conditii de aplicabilitate:

Pozitii in structura organizatorica: post, functie, compartiment, agent

Economic

Plan: individual, colectiv

Resurse:  materiale, financiare, umane

Competenta nr. 3: Evalueaza rezultatele obtinute

Criterii de performanta:

(a)   Alegerea modalitatilor de evaluare

(b)   Utilizarea instrumentelor de evaluare

(c)   Descrierea rezultatelor evaluarii

(d)   Propune masuri de imbunatatire a activitatii

Conditii de aplicabilitate:

Modalitati de evaluare: autoevaluarea, evaluarea interna (la nivel de

unitate operativa de executie), evaluare externa

Instrumente: fise de autoevaluare, fise de evaluare cu

cu indicatori de calitate specifici

Descriere: raport de activitate

Masuri de imbunatatire: legate de organizare, resurse

Studiul de fata este dedicate unei componente specifice a formarii profesionale, considerate pana nu de mult ca o anexa a programelor de calificare.Este vorba despre eficienta coumunicarii in firma.

Am ales tema "Eficienta comunicarii in firma" la materia Mediul concurential al afacerilor din diverse motive.Comunicarea are un rol foarte important intr-o firma,se poate spune ca ea sta la baza succesului acesteia.Atunci cand comunicarea exista in firma ai acces si la informatie,poti invata lucruri utile de la superiori si nu numai.Dupa cum fluxurile de capital creeaza bunastare,asa si fluxurile rapide si constante de informatii strategice intaresc si contribuie la bunastarea organizatiei.

Un alt motiv este acela de a imi imbogati cunostintele privind competentele de comunicare in firma,de a vizualiza indeaproape rezultatele comunicarii si derularea sarcinilor asociate acestei componente.

Tema mi-a captat atentia deoarece am vrut sa vad derularea activitatii unei firme cu ajutorul acestei componente ,cum reactioneaza angajatii la diversele probleme aparute si cat de eficienta este comunicarea in acest sens.

Comunicarea este o caracteristica fundamentala a existentei. Toate functiile manageriale sunt realizate cu ajutorul comunicarii, ca un proces de intelegere intre oameni cu ajutorul transferului de informatie.

Elementele procesului de comunicare:

emitatorul

mesajul

mijlocul de comunicare

limbajul comunicarii

receptorul

contextual

Obiectivele comunicari sunt:

receptarea corecta a mesajului

intelegerea corecta a mesajului

acceptarea mesajului

provocarea unei reactii (o schimbare de comportamnet sau de atitudine).

Comunicarea in organizatie:

Comunicarea cu publicul:

vinderea produselor/serviciilor organizatiei

Comunicarea institutionala:

promovarea imaginii organizatiei catre alte institutii

Comunicarea interna:

informarea salariatilorm crearea unei coeziuni, a unei mentalitati de grup in cadrul personalului organizatiei

Prezentarea capitolelor:

Capitolul I: Prezentarea firmei ConsalTrade S.R.L. (statutul societatii, forma juridica, obiectivul de activitate, proprietari, capital social)

Capitolul II: Obiectivul prezentului capitol este acela de a prezenta rolul si eficienta comunicarii asociate unui management strategic in firma ConsalTrade S.R.L.

Capitolul III: Studiul de caz privind rolul comunicarii dintre angajat si compania SC. ConsalTrade S.R.L (perspectiva angajatorilor si cea a angajatilor fata de comunicarea in firma, tipuri de competente de comunicare solicitate in activitatea societatii, situatii de utilizare a competentelor de comunicare in cadrul firmei SC. ConsalTrade S.R.L.)

Capitolul IV: Studiu de caz, concluzii si propuneri.

Capitolul I Prezentarea firmei ConsalTrade S.R.L.

Statutul societatii comerciale Consal Trade S.R.L

ConsalTrade este o firma cu capital integral privat infiintata in 2004, dispune de un colectiv de specialisti de inalta calificare cu o prestigioasa vechime in domeniu, precum si de un parc corespunzator de utilaje performante, fapt care ii da posibilitatea de a executa lucrari de calitate cerute de standardele internationale.

Numele firmei

Numele firmei: S.C. ConsalTrade S.R.L.

Sediul: b-dul. AUREL VLAICU, nr.52; Constanta

Telefon: 0241 588482, 0241 589138

Fax: 0241 589520

E-mail : [email protected]

Adresa Web: www.ConsalTrade.com

Obiect de activitate:

Constructii montaj, drumuri si poduri, cai ferate, civile, industriale si hidrotehnice
- reparat si finisat cladiri
- activitati de protectie civila
- utilaje tehnologice
- activitati de proiectare
- salubritate, depoluare si activitati similare

Forma juridica de constituire: societate comerciala cu raspundere limitata

S.C. ConsalTrade S.R.L. este o societate de capitaluri, ce are o raspundere limitata la aportul social, capitalul social este mai mare de 200 RON, are aportul social alcatuit din parti sociale si numarul de asociati nu este mai mare de 50. In cazul disparitiei unui asociat, firma nu se dizolva.

1.1.3 Obiectul de activitate inscris in statutul societatii

Constructii montaj, drumuri si poduri, cai ferate, civile, industriale si hidrotehnice
- reparat si finisat cladiri
- activitati de protectie civila
- utilaje tehnologice
- activitati de proiectare
- salubritate, depoluare si activitati similare

CAEN 8238 Lucrari de constructii civile

CAEN 8239 Reparat si finisat cladiri

CAEN 4539 Activitati de proiectare

Inregistrarea firmei ConsalTrade la Oficiul Registrului Comertului

I21/898/20.01.2004

Cod fiscal (Cod unic de inregistrare): R2107205

Modul de completare a Declaratiei pe propria raspundere

I. Se completeaza, dupa caz, autoritatea(tile) publica(e) competenta(e) în

a carei raza teritoriala se afla sediul social si/sau sediile secundare ale persoanei

juridice, astfel cum este mentionat în "Nota (1)" din subsolul formularului.

II. Se completeaza cu: Nr. de intrare si data declaratiei pe propria

raspundere care se modifica.

III. Se completeaza judetul în care functioneaza oficiul registrului

comertului de pe lânga tribunal, care este competent sa primeasca cererea si

implicit declaratia pe propria raspundere.

IV. Se completeaza de oficiul registrului comertului de pe lânga tribunal

cu: Nr. de intrare si data, care sunt aceleasi cu cele ale Cererii de înregistrare/

cererii de înscriere mentiuni.

V. Se completeaza:

Numele si prenumele declarantului, domiciliul, telefonul, actul de

identitate, codul numeric personal/numarul de identificare fiscala si calitatea pe

care solicitantul o detine (fondator, asociat, administrator, reprezentant - în cazul

sucursalelor);

Denumirea firmei, numarul de ordine în registrul comertului si codul

unic de înregistrare;

Sediul persoanei juridice:adresa, telefon, fax, e-mail, web site;

Declaratia pe propria raspundere prin care se precizeaza ca respectivul

solicitant cunoaste si respecta prevederile legislatiei si ale reglementarilor

generale si specifice din domeniul de autorizare a functionarii;

se marcheaza casuta(ele) corespunzatoare domeniului de autorizare

(domeniile marcate corespund autoritatilor mentionate la punctul I);

se marcheaza casuta numai în cazul activitatilor cu impact

semnificativ asupra mediului;

se marcheaza casuta, pentru:

sediul social la care se completeaza adresa, numarul de salariati

estimativ si, dupa caz, capacitatea estimata de productie/desfacere a produselor;

se mentioneaza denumirea activitatilor si a clasei CAEN, identificata numeric

prin cod de 4 caractere, desfasurate la sediul social;

sediile secundare la care se completeaza adresa, numarul de

salariati estimativ si, dupa caz, capacitatea estimata de productie/desfacere a

produselor, denumirea activitatilor si a clasei CAEN, identificata numeric prin

cod de 4 caractere, desfasurate la sediile secundare;

se completeaza pentru activitatile proprii de birou ale persoanei

juridice, numarul de salariati si adresa;

se completeaza pentru activitatile desfasurate în afara sediului

social si a sediilor secundare (inclusiv la terti):

- numarul de salariati;

- clasa CAEN identificata numeric prin cod de 4 caractere si denumirea

activitatii.

Declaratia, întocmita într-un singur exemplar, se dateaza si se

semneaza de catre solicitant, pe fiecare pagina.

Nota: În cazul activitatilor ce intra sub incidenta Legii nr. 126/1995

privind regimul materiilor explozive, Decretul 466/1979 privind regimul

produselor si substantelor toxice si Legii nr. 85/1995 pentru aprobarea

OG nr. 4/1995 privind fabricarea, comercializarea si utilizarea

produselor de uz fitosanitar în agricultura, comerciantul trebuie ca,

înainte de desfasurarea respectivelor activitati, sa obtina, la sediul

institutiilor abilitate, autorizatiile si/sau avizele impuse de aceste

reglementari .

Personalul firmei

Popescu Marian

Adresa: Str. Stefan cel Mare, nr.17, Constanta

Telefon: 0723300400

E-mail: [email protected]

Manageri

Barbu Mihai- manager general

Adresa: Str. Th. Spernatia, nr.23, Bl. 40, Sc. C, Ap. 37, Constanta

Telefon: 0723300401

E-mail: [email protected]

Cristea Mirel- director economic

Adresa: Str. Soveja, nr.53, Bl. V4, Sc. D, Ap. 81, Constanta

Telefon: 0723300402

E-mail: [email protected]

Constituirea "Capitalului Social" al firmei ConsalTrade S.R.L.

S.C. ConsalTrade S.R.L. este o societate de capitaluri, ce are o raspundere limitata la aportul social, capitalul social este mai mare de 200 RON, are aportul social alcatuit din parti sociale si numarul de asociati nu este mai mare de 50. In cazul disparitiei unui asociat, firma nu se dizolva.

Capital: 300.000 RON, din care 3535 RON aport in natura la data ultimului Act aditional adus la Statutul societatii, respectiv 19.07.2006

Natura capitalului: privat

CAPITOLUL II Eficienta comunicarii in cadrul firmei

SC. ConsalTrade S.R.L.

2.1 Comunicarea eficienta la nivelul firmei S.C. ConsalTrade S.R.L.

Obiectivul prezentului capitol este acela de a prezenta rolul comunicarii asociate unui management strategic .Va fi un nou model de utilizare a unui activ intangibil care deriva din sistemul comunicarii strategice al unei organizatii.Modelul "capitalului comunicarii strategice" are la baza trei idei principale.

Prima idee este aceea ca un avantaj competitiv durabil deriva in principal dint-o excelenta in realizarea produselor si serviciilor in functie de cerintele pietei si calitatea superioara a procesului de afaceri .

Cea de a doua idee este ca succesul realizarii produselor,serviciilor si a procesului de afaceri este un rezultat direct al persoanelor implicate:angajati,manageri,creditori, furnizori,clienti etc.Valoarea pe care aceste persoane o aduc intr-o organizatie este reprezentata atat de capitalul individual(cunostinte,experienta etc),cat si de stocul relational ,care se refera la capacitatea acestora de a interactiona si stabili relatii eficiente si de durata ,cu alti indivizi sau alte organizatii.

A treia idee este aceea ca sistemul comunicarii strategice poate fi interpretat ca un motor pentru crearea,conducerea si diseminarea unei excelente organizationale in realizarea produselor,in procesul de afaceri si in gestionarea capitalului uman.

Organizatiile in interiorul carora se regaseste un astfel de system al comunicarii strategice ar trebui sa semnaleze pietei existenta acestui"capital intangibil". Acest semnal va avea ca rezultat crearea unui avantaj competitiv in acumularea si pastrarea celor mai bune resurse pe care piata le poate oferi(de exemplu fluxuri de capital superioare ,costuri reduse,angajati mai bine pregatiti etc.). Aceste principii sunt importante mai ales in momentul de fata cand numarul,forma si modul de desfasurare a comunicarii interne si externe ale organizatiilor sunt mai diverse si mai accesibile ca oricand.

Comunicarea deschisa este considerata ca fiind un factor critic pentru asigurarea satisfactiei locului de munca.

Competentele de comunicare sunt solicitate intr-o masura mai mare sau mai mica in functie de categoria de personal,de domeniul de activitate al firmei etc.Acestea difera de la o intreprindere la alta.

Comunicarea interna confera managerului contributia participativa, constituie elementul de coeziune dintre membrii consiliului de administratie si a celui director, asigurându-le posibilitatea de a întelege si de a se face întelesi de catre salariatii societatii comerciale.
Comunicarea constituie pentru manager calea principala de atragere a salariatilor la exercitarea activitatilor necesare realizarii obiectivelor societatii comerciale.

Comunicarea reprezinta elementul dinamic al activitatii manageriale, al carui scop principal consta în crearea conditiilor pentru integrarea psihosociala si colaborarea salariatilor societatii comerciale pe toate treptele.
Managerul trebuie sa comunice salariatilor sarcinile pe care le au de îndeplinit, problemele referitoare la calitate si fiabilitate, rentabilitate si economii. La rândul lor, salariatii doresc sa cunoasca preocuparile managerului pentru dezvoltarea si modernizarea societatii si consecintele umane ale procesului respectiv, masurile preconizate pentru formarea si perfectionarea pregatirii profesionale a personalului. În felul acesta se creaza un sistem de comunicare reciproca, care favorizeaza dezvoltarea societatii comerciale spre înfaptuirea obiectivelor de perspectiva si curente.
În acest proces comunicarea actioneaza nu numai ca un element integrator, ci si ca un mecanism coordonator si de control, capabil sa creeze un climat uman generator de eficienta si satisfactii.

Comunicarea strategica in cadrul unei organizatii reprezinta modalitatea de integrare a comunicarii in sfera problemelor de afacer.Ea presupune existenta unei relatii cauza-efect intre activitatile de comunicare si indeplinirea obiectivelor organizatiei.Aceasta inseamna ca programele de comunicare contribuie la realizarea activitatilor strategice ale organizatiei intr-o maniera cuantificabila.

Mai mult natura integrata a comunicarii strategice sporeste capacitatea actorilor interni ai organizatiei de a participa la indeplinirea obiectivelor acesteia .Agentii considera comunicarea ca fiind solutia prin care angajatii pot deveni mai productivi,iar interactiunea create confera managementului o mai mare credibilitate in randul angajatilor.

2.1.1.Orientarea strategica a firmei SC. ConsalTrade S.R.L.

Comunicarea reprezinta "sangele unei firme".Obiectivul principal al comunicarii in cadrul unei organizatii este de a determina si antrena angajatii in desfasurarea activitatilor strategice ale firmei.Astfel,organizatiile trebuie sa aiba capacitatea de a identifica, trimite,primi si intelege rapid informatii strategice credibile si relevante.Dar pentru punerea rapida in practica a unei strategii,pentru realizarea unor schimbari operationale, de cultura sau pentru atingerea unor noi obiective este nevoie si de altceva: constientizarea,intelegerea si acceptarea intentiilor strategice ale firmei de catre agentii acesteia.Deciziile asupra strategiilor si politicilor trebuie sa tina cont de existenta comunicarii si de restrictiile impuse de aceasta,iar instrumentele utilizate si comunicarea in sine trebuie sa fie orientate catre prioritatile strategice ale organizatiei.

Integritate si integrare

Ceea ce se comunica trebuie sa fie credibil.Iar la baza credibilitatii sta integritatea; baza integritatii o reprezinta constanta si corespondenta totala dintre comunicare si conducere.Crearea credibilitatii reprezinta o activitate care presupune integrarea canalelor de comunicare oficiala,semi-oficiala si neoficiala.Modul prin care o organizatie isi conduce afacerile si le prezinta celorlalti este deosebit de important,dar impactul comunicational nu este niciodata egal sau mai mic decat impactul deciziilor si actiunilor firmei respective.

Demnitate si respect

Comunicarea se dezvolta prin demnitate si respect reciproc;acestea doua constituie baza pentru crearea si consolidarea unor relatii de incredere si responsabilitate.

Organizatiile in interiorul carora exista astfel de relatii se vor bucura de un angajament intern cu mult mai ridicat,depasind astfel firmele sau organizatiile in care nu exista astfel de relatii.In ultima instanta,succesul unei organizatii depinde de efortul conjugat,inspirit si discretionar al propriilor angajati.Intrucat comunicarea caracterizata prin demnitate si respect reciproc stabileste relatii de incredere si responsabilitate intre oameni,aceasta sta la baza efortului mentionat si asigura succesul firmei.

Claritatea si puterea mesajelor

Claritatea reprezinta una dintre necesitatile desfasurarii unei comunicari

excelente. Absenta claritatii conduce la confuzie,nemultumiri,frustari si chiar haos. Mesajele clare trebuie tratate cu atentie astfel incat sa nu intre in conflict cu celelalte mesaje . Desi sunt des repetate,sunt doar doua la numar.Mesajele clare si consecvente asigura un echilibru intre simplicitate si complexitate ,sunt exprimate cu o economie de cuvinte dar cu o multitudine de sensuri.Limbajul utilizat este acela al oamenilor obisnuiti in conversatiile zilnice.Intrucat mesajele clare sunt adresate ingrijorarilor si necesitatilor ascultatorilor, acestea iau mai mult forma unei conversatii decat a unei mustrari sau a unui enunt.Mesajele clare sunt coerente,consecvente si complete; ele isi recunosc limitele,isi explica ratiunile de utilizare si sunt adresate oricarei probleme de fond aparute in urma enuntarii lor.

Roluri si responsabilitati

Un sistem performant de comunicare depinde de pregatirea,energia si capacitatea de participare a angajatilor unei organizatii.Fiecare angajat trebuie sa aiba unul sau mai multe roluri in cadrul procesului de comunicare.Toti angajatii trebuie sa aiba responsabilitati clar definite pentru comunicarea verticala(ascendenta sau descendenta) si pentru cea laterala,adecvate pozitiei ocupate.Aceste responsabilitati trebuie sa vizeze atat primirea si transmiterea de informatii cat si crearea de relatii care conduc la comunicarea rapida,credibila si strategica.Prin responsabilitati ar trebui stabilite informatiile care pot fi communicate cui,cand,cum si de ce.Responsabilitatile ar trebui sa include de asemenea si consecintele reale sau potentiale indeplinirii sau neindeplinirii acestora.Un mediu comunicational stabil ar trebui sa incurajeze sis a recompenseze angajatii pentru comunicarea active din cadrul organizatiei si tinad totusi cont de informatiile sau mesajele pe care acestia le comunica.

Ascultarea

Ascultarea sta la baza unei bune comunicari.O buna comunicare nu este foarte bine sugerata printr-un anunt elocvent sau mustrare persuasive;imbraca mai degraba forma unei conversatii echilibrate sau discutii consistente.Desi comunicarea poate exista si fara ascultare,cu toate acestea,in cazul comunicarii care implica ascultarea,nu se poate vorbi despre ascultarea fara o adevarata receptare si o inclinatie reala de a reactiona in urma informatiilor sau mesajelor communicate.Adevarata ascultare implica mai mult decat o tacere politicoasa si atentie atunci cand vorbeste cineva.Este mai degraba o capacitate, o abilitate,o reflectare a credintei ca invatarea de la alte persoane poate reprezenta o buna investitie a timpului petrecut in ascultarea acelei persoane.Necesita o acceptare intelectuala si o dorinta de invatare de la diferiti oameni de-a lungul vietii.

Practica si sprijin

Prin recunoasterea rolului vital al fiecarui angajat in procesul de comunicare, organizatiile trebuie sa se asigure ca toti angajatii au capacitatea,detin instrumentele si se bucura de sprijin pentru indeplinirea responsabilitatilor lor.Instruirea si practica vor depinde de natura domeniului de activitate dar si de necesitatile particulare ale individului si organizatiei; in oricare dintre cazuri,acestea vor asigura persoanelor ocupate capacitatea de a comunica rapid su competent.Instrumentele adecvate vor include atat tehnologiile existente cat si resursele utilizate in cazul comunicarii obisnuite.Sprijinul pentru comunicare va include un aflux de informatii strategice,acordarea de timp, canale de comunicare ascendenta si facilitate fizice care sa asigure o buna comunicare;mai presus de toate,trebuie sa include respect si sa aiba la baza idea bunei credinte,astfel incat sa "nu fie ucis solul pentru mesajul adus".Fara aceasta,nici o organizatie nu se poate astepta ca angajatii sa comunice oportun,in mod clar si intr-o maniera credibila.

Managementul comunicarii 

Totdeauna managementul a fost legat de comunicare.Strategiile de afaceri sunt utile numai atunci cand functineaza,iar acestea pot functiona numai atunci cand sunt implementate.O parte a procesului o reprezinta comunicarea strategiei sau strategiile tuturor angajatilor firmei implicate in acest proces.Cu cat stilul de management este orientat catre munca in echipa, cu atat mai mult comunicarea devine un factor de succes. Dintr-o oarecare superficialitate, nu a existat niciodata un management al comunicarii,compatibil din toate punctele de vedere cu cele dezvoltate de-a lungul timpului.Acest lucru nu a fost reusit nici de marketing sau de resursele umane si nici chiar de finante.

CAPITOLUL III Studiul de 22522s1820w caz privind rolul

comunicarii dintre angajat si compania

SC. ConsalTrade S.R.L

3.1.Obiectivele cercetarii

Obiectiv general:

-Evaluarea rolului si importantele competentelor de comunicare in cadrul firmei SC. ConsalTrade S.R.L.

Obiective specifice:

-Analiza competentelor de curriculum aplicat care vizeaza dezvoltarea competentelor de comunicare in firma;

-Identificarea perceptiilor si reprezentarilor diferitelor grupuri tinta privind importanta competentelor de comunicare in activitatea profesionala;

-Identificarea nevoilor de dezvoltare a competentelor de comunicare in activitatea profesionala,din perspective angajatorului si a angajatilor.

Angajatii au sustinut necesitatea si importanta dezvoltarii de comunicare atat in plan individual,cat si in plan social si in plan professional.

3.1.1 Perspectiva angajatorilor fata de comunicarea in cadrul firmei SC. ConsalTrade S.R.L.

Una din dimensiunile pe care cercetarea si-a propus sa o surprinda se refera la tipul

de competente de comunicare detinute de angajatii firmei SC.ConsalTrade S.R.L., nivelul competentelor pe care le poseda, accentual pe care angajatorii il pun asupra acestora si oportunitatile oferite de acestia in vederea dezvoltarii lor.Toate aspectele enumerate au fost evidentiate in cadrul interviurilor individuale realizate cu reprezentanti ai firmei manageri si personal cu functii de conducere in cadrul departamentului de resurse umane-analiza acestora fiind prezentata in continuare.

Tipuri de competente de comunicare solicitate in activitatea societatii SC. ConsalTrade S.R.L.

In compania investigate cu prilejul prezentului proiect ,competentele de comunicare sunt solicitate pentru toti angajatii,dar in special pentru cei din categoriile upper management si middle management-categorii care detin rolul principal in relatiile si negocierea contractelor cu partenetii de afaceri -,precum si pentru personalul din cadrul unor departamente care presupun ,prin excelenta,competente in domeniul comunicarii:resurse umane,marketing,administratie,in cele in care o mare parte a activitatii este centrata pe relatii cu clientii s.a. Pe domenii largi,competentele de comunicare se impun,indeosebi,dar nu in exclusivitate,in sectorul servicii:comert,industrie hoteliera etc.

Cele mai importante competente de comunicare solicitate in activitatea firmei SC. ConsalTrade S.R.L. sunt:competentele de comunicare IT si a celor de utilizare a limbilor straine ,competentele privind utilizarea tehnologiei de specialitate,competentele privind sesizarea deficientelor ,cele de relationare cu membrii echipei,cu partenerii si clientii,competentele de lucru in echipa si luare a deciziilor prin consultare, competentele de comunicare scrisa,competentele de negociere ,de rezolvare a conflictelor si a celor necesare imbunatatirii muncii si inovarii,competentele de comunicare informala s.a.

Nivelul dezvoltarii acestor competente de comunicare reprezinta criteriu de evaluare ,cel putin pentru anumite categorii de personal,chiar in procesul de selectie si recrutare.Ulterior,compania-prin departamentul de resurse umane- se preocupa de facilitarea comunicarii si dezvoltarea acesteia,precum si de formarea acestora si la alte categorii de personal.Aceasta se realizeaza prin organizarea de programe de formare continua,dar si prin alte modalitati care au fost mentionate de catre intervievati si anume: sistemul de mentoring; sistemul one-to-one meeting prin care angajatii au posibilitatea,in mod regulat,de a se intalni intr-un cadru formal cu superiorii pentru a evalua activitatea pe care o realizeaza si pentru a exprima puncte de vedere privind modalitatile de eficientizare;sarbatorirea lunara, cu participarea intregului personal, a unor evenimente (de obicei zilele de nastere ale angajatilor nascuti in luna respective),sarbatorire in cadrul careia un moment important il reprezinta discursul pe care angajatii trebuie sa-l sustina Ultima modalitate urmareste un dublu scop:dezvoltarea competentelor de comunicare,dar si cresterea atasamentului angajatilor fata de organizatie.

Nu toate firmele, intreprinderile, companiile au o astfel de politica privind formarea competentelorde comunicare,dezvoltarea resurselor umane,in general.Desi multi dintre managerii unor astfel de companii sunt constienti de importanta competentelor de comunicare, nu dispun de capacitatea investitionala necesara pentru formarea personalului.De asemenea,nu exista un system de reglementari care sa prevada,printre criteriile de selectie la angajare,si detinerea de competente de comunicare.Este cazul, indeosebi,al intreprinderilor cu capital de stat.Managerii acestor companii reclama, indeosebi,cu referire la proprii angajati,lipsa sau insuficienta dezvoltare a competentelor de negociere,de comunicare cu clientii/partenerii din afara firmei,a competentelor de utilizare a limbilor straine si chiar a tehnologiei de specialitate.

Situatii de utilizare a competentelor de comunicare in cadrul firmei SC. ConsalTrade S.R.L.

Indiferent de specificul domeniului de activitate al companiilor,al caracteristicilor postului si nivelului acestuia etc sunt necesare unele sau altele dintre diversele tipuri de competente de comunicare pentru exercitarea la un nivel oprim al profesiei.Printre situatiile de utilizare a competentelor de comunicare mentionate de angajatorii intervievati se numara:elaborarea de memo-uri pentru fiecare solicitare interdepartamentala,discutarea in echipa a tuturor sau a celor mai importante proiecte, rezolvarea de conflicte la nivelul echipelor de lucru,expunerea de solutii innovative pentru ameliorarea deficientelor si eficientizarea activitatii,"comunicarea manageriala" verbala sau scrisa ,negocierea de contracte cu clientii si partenerii,intocmirea de rapoarte scrise,in contactele directe sau prin intermediul mijloacelor moderne de comunicare(telefon,fax,email) cu parteneri sau clienti romani si straini ( comunicarea intr-o limba de circulatie internationala) etc.

Referindu-se la astfel de situatii de utilizare a competentelor de comunicare, subiectii investigate ofera si exemple concrete care reflecta impactul pe care detinerea unor bune competente de comunicare de catre unii dintre angajati il are asupra succesului companiei.Exemplele cele mai frecvente se refera la competentele de negociere ale unor manageri in relatiile cu clientii care au permis ascensiunea si dezvoltarea companiei sau a celor de negociere a conflictelor care au produs ameliorarea relatiilor de munca,cu impact asupra cresterii productivitatii.

Modalitati de comunicare la nivelul companiei SC. ConsalTrade S.R.L.

La nivelul organizatiei exista mai multe tipuri de canale de comunicare: comunicarea formala si informala, comunicare ierarhica( cu superiorii/subalternii), comunicare cu ceilalti membri ai echipei( intre angajati cu statut professional similar), comunicare cu partenerii de afaceri sau clientii, comunicare orala si in scris s.a.

In general, conform declaratiilor persoanelor intervievate, in cadrul firmei

SC. ConsalTrade S.R.L. se practica o comunicare directa, descentralizata pe tipuri de nivel middle management, eficienta din perspective activitatii firmei.O atentie speciala se acorda comunicarii pe orizontala, deosebit de importanta indeosebi in situatiile in care se impun decizii rapide care implica angajarea a doua departamente conexe,dar si pentru activitatea curenta.

Politica de resurse umane a companiei incurajeaza si dezvolta prin diverse modalitati acest segment al comunicarii: comunicarea la nivelul grupurilor de lucru. "Sa comunicam mai mult si mai bine, adica sa clarificam eventualele probleme", dupa cum declara unul dintre intervievati,director de resurse umane.

Dezvoltarea competentelor de comunicare nu reprezinta un scop in sine, ci urmareste imbunatatirea calitatii activitatii si eficientizarea acesteia. Ca urmare din multitudinea competentelor de comunicare,departamentele de resurse umane urmaresc formarea/dezvoltarea acelora care sunt adecvate specificului locurilor de munca si activitatii diferitelor departamente.

Pentru facilitarea comunicarii interne,firma a dezvoltat o intreaga strategie, care cuprinde atat programe de formare, cat si alte modalitati ,proceduri si instrumente, printre care:

Induction chiar din momentul angajarii fiecare persoana este prezentata prin Intranet celorlalti colegi(un scurt CV, pozitia ocupata, responsabilitatile care ii revin etc) si, la randul ei, are posibilitatea de a cunoaste indeaproape structura si activitatile grupurilor de lucru si departamentelor prin vizitarea, impreuna cu un reprezentant al compartimentului de resurse umane si de la propriul department,a tuturor celorlalte departamente.

Manualul noului angajat - prin intermediul Intranetului sunt prezentate noilor angajati informatii detaliate privind regulile/procedurile de comunicare atat in interiorul organizatiei(comunicarea ierarhica si intre angajatii cu statut similar), cat si cu angajatii altor companii.

Pachetul de resurse curente de comunicare - formulare tip pentru diverse documente -cereri, memo-uri, faxuri etc.; coordonatele colegilor;coordonatele celorlalte companii din cadrul grupului; ghid de comunicare prin email etc.

Intranet-ul transmiterea principalelor pachete informationale manageriale; semnalarea evenimentelor curente; oportunitatile de formare/promovare etc.

Newsletter-ul companiei prin intermediul caruia sunt prezentate in detaliu cariere individuale in cadrul companiei si proiecte importante aflate in curs de desfasurare.

TNA instrument de analiza a nevoilor individuale de formare.

Acestor modalitati de facilitare a comunicarii si a procesului de adaptare la specificul si conditiile postului si activitatii,li se adauga programele de formare organizate de companie in vederea dezvoltarii competentelor de comunicare.

Perspectiva angajatilor fata de comunicarea in cadrul firmei SC. ConsalTrade S.R.L.

Principalele aspecte discutate inpreuna cu persoanele intervievate s-au referit la competentele de comunicare in adaptarea sarcinilor de lucru si la sistemul de relatii la locul de munca. Au fost analizate si situatii concrete de utilizare a competentelor de comunicare precum si experienta participarii angajatilor la cursuri de formare care au avut si componente relevante pentru dezvoltarea competentelor de comunicare.Am incercat sa aflu astfel care este perceptia indivizilor asupra acestui tip de competente,care sunt modalitatile cele mai utilizate pentru dezvoltarea acestora si in ce masura exista o corelatie intre viziunea angajatorilor si cea a angajatilor in ceea ce priveste nevoile de formare a competentelor de comunicare.

Rolul competentelor de comunicare in gasirea unui loc de munca

Primul aspect pus in discutie s-a referit la competentele de comunicare utilizate de catre cei intervievati in procesul cautarii locului de munca.Angajatii au relatat multe exemple de situatii concrete in care aceste competente au jucat un rol important in momentul angajarii.

Interviu angajat D.G.

Majoritatea celor intervievati considera ca, in decizia de angajare, competentele de comunicare au jucat un rol foarte important. In egala masura potentialii angajatori au urmarit "evolutia" candidatilor in timpul intrevederilor directe, a interviurilor, cat si capacitatea acestora de a transmite si recepta informatii prin intremediul mijloacelor moderne de comunicare (Internet, fax etc). Angajatii considera ca,in present, firmele au reusit sa construiasca instrumente mult mai fine prin care sa-si realizeze selectia potentialilor angajati si ca preselectia (short-listing-ul) pentru participarea la interviurile directe include deja o testare a unei largi liste de competente, inclusive a celor de comunicare.

Rolul competentelor de comunicare in realizarea sarcinilor curente la locul de munca in cadrul firmei SC. ConsalTrade S.R.L.

Cu cateva exceptii, toti cei intervievati au indicat faptul ca testarea competentelor de comunicare nu a fost un simplu criteriu la angajare ci un pas absolute necesar pentru a face fata sarcinilor curente de lucru din firma SC. ConsalTradeS.R.L. .Indiferent de pozitia ocupata si de atributiile avute la locul de munca intervievatii s-au referit la o larga varietate de astfel de competente dobandite sau dezvoltate la locul de munca. Cu cea mai mare frecventa este mentionata utilizarea eficienta a limbajului profesional de specialitate.Persoanele intervievate au sustinut ideea ca, desi dupa formarea initiala absolventii detin un bagaj semnificativ de concepte, numai experienta dobandita la locul de munca face posibila o activitate profesionala eficienta si certifica competentele dobandite in formarea initiala.Firma SC. ConsalTrade S.R.L. cere achizitionarea unui set de concepte specifice limbajului profesional de specialitate intr-una sau mai multe limbi de circulatie internationala, precum si alte competente de comunicare: luarea deciziilor prin consultare, rezolvarea conflictelor, conducere, semnalarea deficientelor si imbunatatirea muncii etc.

Majoritatea intervievatilor se aflau la momentul anchetei in finalil etapei de acomodare cu noul loc de munca, in care s-au familiarizat deja cu limbajul de specialitate.In opinia lor, acum integrarea in noua organizatie este mult mai usoara. In acelasi timp, se apreciaza faptul ca in aceasta etapa capacitatea de a semnala deficiente si de a imbunatati activitatea curenta s-a dezvoltat semnificativ.Exemplele oferite se refera la roluri mai active in sarcinile realizate in echipa, la o mai buna cooperare cu sefii ierarhici sau la o adecvata intelegere a contextului in care se realizeaza activitatea profesionala.

Interviu angajat A.I.

In unele cazuri, insuficienta dezvoltare a competentelor de comunicare a condos la dificultati de adaptare si chiar la esecuri profesionale. In cursul interviurilor au fost prezentate mai multe exemple de situatii in care angajati aflati intr-o pozitie ce presupunea in primul rand consultarea si lucrul in echipa si-au pierdut locul de munca in principal datorita incapacitatii de comunicare cu colegii.

In comunicarea la locul de munca pot interveni o serie de factori perturbatori. Au fost oferite si exemple de probleme ridicate de insuficienta dezvoltare a unui anumit tip de competente de comunicare. Astfel, au fost mentionate mai multe cazuri in care comunicarea a fost perturbata de diferite stiluri de conducere si delegare a responsabilitatilor in cadrul aceleiasi companii (autoritate/liberale) sau chiar de diferite moduri de intelegere a autoritatii.

Exista o legatura directa intre adaptarea la sistemul de relatii de la locul de munca si randamentul in rezolvarea sarcinilor curente. Pentru ambele aspecte, competentele de comunicare sunt extreme de importante. Au fost descrise mai multe situatii in care un bun randament la locul de munca a creat dificultati in relatiile cu ceilalti colegi sau superiori ierarhici.

Cursurile de formare profesionala continua si competentele de comunicare in cadrul firmei SC. ConsalTrade S.R.L.

Angajatii firmei SC. ConsalTrade S.R.L. au fost chestionati cu privire la cursurile de formare urmate care au avut si componente relevante pentru dezvoltatea competentelor de comunicare. Numai 20% dintre acestia au participat la cursuri de perfectionare, fapt ce nu trebuie sa surprinda daca avem in vedere ca majoritatea angajatilor au o experienta profesionala inca limitata. Mai mult, se apreciaza ca acest tip de cursuri sunt organizate in principal pentru personalul de conducere din intreprinderi/companii (middle/upper management) si faptul ca, deseori, initiativele angajatilor de a urma anumite cursuri de formare nu sunt sufficient sprijinite. Astfel, in absenta anumitor facilitati (acordarea unor zile libere pentru participarea la cursuri, organizarea pentru o perioada determinata a unui program mai fexibil de lucru, recunoasterea calificarii, sprijin financiar etc) initiativele individuale sunt destul de reduse.

Majoritatea angajatilor chestionati au evidentiat importanta participarii la formare atat pentru companie, cat si pentru propria dezvoltare profesionala si personala si si-au exprimat dorinta de a-si perfectiona anumite competente de comunicare. Colaborarea angajatorului cu proprii angajati in stabilirea participarii la cursuri de formare continua constituie o premisa favorabila pentru asigurarea adaptarii formarii la nevoile concrete ale locului de munca si cresterea motivatiei persoanelor pentru propria dezvoltare profesionala.

CAPITOLUL IV Studiu de caz,concluzii si propuneri

4.1 Studiu de caz in cadrul firmei ConsalTrade

Unul dintre cele mai bune lucruri pe care le poate face un manager este sa faca fiecare angajat sa se simta bine în pielea lui.  "Acolo unde implicarea emotionala a angajatilor fata de companie a fost mai mica si profiturile au fost mai mici. Într-o ecuatie economica orice fluctuatie, inclusiv gradul de multumire al oamenilor, afecteaza rezultatele financiare. Mult din valoarea unei companii o reprezinta nu atât cladirile, calculatoarele sau utilajele ci felul în care angajatii relationeaza cu clientii". De altfel, cele mai importante aspecte ale unei companii sunt productivitatea, profitul, mentinerea personalului si satisfactia clientilor. Specialistii spun ca activele si pasivele detinute de o companie reprezinta doar 60% din valoarea ei reala de piata. Restul este valoarea oamenilor, a angajatilor companiei. 

. Chestionarul Q12

Daca poti crea un loc de munca în care angajatii sa raspunda pozitiv la aceste întrebari atunci ai creat un loc de munca exceptional

. stiu ce se asteapta de la mine la locul de munca?

. Am echipamentul si materialele necesare pentru a-mi face corect munca?

La locul meu de munca am posibilitatea sa fac ceea ce stiu sa fac cel mai bine, zi de zi?

În ultimele sapte zile, am fost laudat pentru munca mea bine facuta?

sefului meu sau altei persoane de la locul meu de munca pare sa-i pese de mine  ca persoana?

Exista la locul meu de munca cineva care ma încurajeaza sa ma dezvolt?

La locul meu de munca, opiniile mele par sa conteze?

Misiunea sau telul companiei mele ma fac sa simt ca munca mea este importanta?

Colegii mei sunt adeptii unai munci de calitate?

La locul meu de munca am un prieten foarte bun?

În ultimele sase luni, cineva de la locul meu de munca a discutat cu mine despre progresul meu?

  În ultimul an, am avut posibilitatea la locul meu de munca sa învat si sa ma dezvolt?

Pe masura ce compania noastra creste, se schimba si face fata la noi provocari, recunoastem importanta satisfactiei anagajatilor nostri la locul de munca. Acest chestionar este anonim si raspunsul dumneavoastra va fi pastrat confidential. Multumim pentru suportul acordat.

Intregul chestionar va dura aproximativ 5 minute.

1. Conducerea superioara le ofera membrilor echipei o idee clara despre directia de actiune a companiei?

 Dezacord total

 Dezacord partial

 Neutru

 Acord partial

 Acord total

2. Sunt multumit de directia strategica a companiei?

 Foarte satisfacut

 Oarecum satisfacut

 Nici satisfacut, nici nesatisfacut

 Oarecum nesatisfacut

 Foarte nesatisfacut

3. Conducerea superioara pare dispusa sa investeasca în noi membri ai echipei?

 Dezacord total

 Dezacord partial

 Neutru

 Acord partial

 Acord total

Conducerea superioara pare dispusa sa accepte greselile facute în încercarea de realizare a noi activitati?

 Dezacord total

 Dezacord partial

 Neutru

 Acord partial

 Acord total

5. Conducerea superioara întelege problemele cu care ne confruntam în posturile noastre?

 Dezacord total

 Dezacord partial

 Neutru

 Acord partial

 Acord total

6. Conducerea superioara ma trateaza cu respect?

 Dezacord total

 Dezacord partial

 Neutru

 Acord partial

 Acord total

In general, cât de satisfacut sunteti de activitatea(munca) realizata de superiorul dvs. direct?

 Foarte nesatisfacut

 Oarecum nesatisfacut

 Nici satisfacut, nici nesatisfacut

 Oarecum satisfacut

 Foarte satisfacut

Ce recomandare ati face conducerii superioare?

Va multumim pentru timpul acordat!

Acest chestionar a fost aplicat unui esantion de 50 de persoane din cadrul firmei. Scopul acestui chestionar a fost acela de a verifica si de a preveni eventualele nemultumiri sau neplaceri ale angajatilor, precum si acela de a rezolva aceste probleme din interiorul firmei noastre.

Raspunsurile au fost urmatoarele:

15 persoane au fost foarte multumite de calitatea locului de munca, a salariului, a comunicarii din firma, precum si de atmosfera de lucru

20 persoane au raspuns cu "Oarecum satisfacut" singurul disconfort este acela al salariului

7 persoane au raspuns "Nici satisafacut, nici nesatisfacut", acestia fiind in special angajati noi, ei declarand ca deocamdata nu au o relatie prea bune cu colegii de munca

5 persoane au declarat faptul ca firma nu acorda destule beneficii si de lipsa partiala a cursurior si training-urilor de perfectionare profesionala.

- 3 persoane au declarat ca nu sunt de acord cu conducerea firmei.

4.2 Concluzii si propuneri

Concluzii

Persoanele investigate au mentionat o varietate de efecte determinate de utilizarea la locul de munca a competentelor de comunicare: o mai buna organizare a muncii, cresterea calitatii muncii, eficientizarea activitatii, corelarea autonomiei in luarea deciziilor cu un grad sporit de responsabilitate, ameliorarea productivitatii la nivelul intreprinderii. Cu ponderea cea mai ridicata a fost mentionata mai buna adaptare a activitatii la solicitarile concrete ale locului de munca, atat in plan strict profesional, cat si in ceea ce priveste interrelationarea cu ceilalti angajati.

Propuneri

Angajatii anchetati considera ca firmele valorizeaza numai intr-o anumita masura competentele de comunicare, considerandu-le ca facand parte din "bagajul" obligatoriu al subordonatilor. Astfel, nu au existat dovezi "pozitive" de apreciere a competentelor de comunicare ale angajatilor (de exemplu promovare, salarizare etc.), ci numai cateva exemple negative precum sanctiuni, intarzierea promovarii sau, in unele cazuri, chiar si desfacerea contractului de munca.

Beneficiarii programelor de formare apreciaza ca in urma participarii la acestea au dobandit atat competente profesionale, cat si alte tipuri de capacitati si abilitati: de planificare si management al activitatilor la locul de munca, de management al timpului, de delegare a responsabilitatilor, de evaluare a mediului de munca si de autoevaluare a propriei activitati, competentele sociale (de comunicare si relationare) si noi competente de baza (lingvistice, de utilizare a calculatorului si antreprenoriale). Dintre aceste tipuri de competente,participantii la cursuri considera ca abilitatile de comunicare si relationare, utilizarea calculatorului si capacitatile de evaluare si autoevaluare a activitatii de munca sunt cele mai importante pentru dezvoltarea lor profesionala si persoanala.

Bibliografie:

Porumb, E.(2001) Managementul Resurselor Umane;

Ioan Lazar, Maria Mortan, Paul Sorin Lazar, Bazele Managementului

Mihaela Vlasceanu, Organizatii si comportament organizational;

Niculescu, Ion Verboncu, Managementul;

Van Nostrand Reinhold, The Achieving Society, New York, 1971;

J.Longenecker, Ch. Pringle, Management;