MODALITATI DE TRANSMITERE A CORESPONDENTEI
1 Transmiterea pe suport scris
Presupune forma tiparita sau olografa a documentului, actului sau a formalitatii protocolare. Exista mai multe modalitati de prezentare, cum ar fi:
in plic inchis, documentul este sigilat si transmis prin posta sau curier, aceasta metoda folosindu-se in corespondenta diplomatica
documentul transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat personal, acest document nu este sigilat. Exemplu: rapoartele, adresele insotitoare de acte, se exclud documentele cu caracter secret
documentul depus la serviciul de registratura sau secretariat al destinatarului si ridicarea unui bon cu numarul de inregistrare. Se utilizeaza frecvent in modul de lucru al autoritatilor publice cu cetateanul, dar si in cazul corespondentei interne a unei institutii, intre diferitele paliere ierarhice si pe orizontala intre diferitele compartimente de specialitate.
documentul transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal.
2.2 Transmiterea prin mijloace radio-electronice
comunicarile intre agentii de teren si centrele de dispecerat (exemplu: raportarile, instructiunile specifice actiunilor ce presupun fapte materiale ale administratiei)
mesajele intre unitatile militare prin intermediul serviciilor de radio-receptie. Transmiterea ordinelor militare pentru operatiuni, transmiterea datelor din teren, transmiterea ordinelor de zi ale conducerii armatei in timp de pace. Modalitatea de materializare in forma scrisa este bonul de radio-receptie, care cuprinde data, ora, emitentul, subiectul, receptorul si decodificarea comunicarii
2 Transmiterea telefonica
este specifica pentru comunicarile intre administratia centrala si serviciile ei deconcentrate in teritoriu ce au ca obiect corespondenta privind instructiuni de lucru, raportari de situatii etc. prin intermediul tele-conferintelor. Modalitatea de materializare in forma scrisa este stenograma.
4 Transmiterea prin e-mail
specifica comunicarii interpersonale intre diferite persoane care organizeaza unele evenimente sau pentru schimbul de date intre doua compartimente. Acest tip de corespondenta nu este catalogat drept corespondenta oficiala. Modalitatea de materializare in forma scrisa este tiparirea la imprimanta.
specifica la depunerea de programe spre finantare atunci cand aceasta forma este ceruta expres prin formularul de lansare a concursului de proiecte.
5 Transmiterea prin fax
specifica instructiunilor, datelor tehnice, ofertelor, in general pentru toate tipurile de corespondenta scrisa care necesita o transmitere rapida a informatiilor, exista si posibilitatea de a transmite ulterior forma originala a documentului. Nu se transmit prin fax documentele cu regim special de confidentialitate.
|
