Managementul pregatirii negocierii
Principalele atributii ale echipei de negociere :
Dupa constituire, echipei de negociere i se stabilesc atributiile de realizat din momentul constituirii ei si pana in momentul prezentarii raportul 121g66b ui de finalizare a actiunii incredintate. Acestea se refera la :
elaborarea materialului tehnic si comercial ;
fixarea legaturilor de comunicare ;
elaborarea planului sau modelului de negociere ;
participarea la elaborarea mandatului de negociere ;
elaborarea proiectului de contract ;
elaborarea si lansarea ofertei, atunci cand se negociaza un contract de vanzare, respectiv a cererii de oferta, in cazul negocierii unui contract de cumparare ;
participarea la pregatirea psihologica specifica ;
participarea la dezbateri.
Dupa stabilirea atributiilor echipei, in general si ale fiecarui membru al acesteia, urmeaza instuirea acesteia.
Etapele procesului de negociere.
Negocierea reprezinta un proces complicat si adesea de lunga durata. Este un proces de comunicare, de relationare, de construire a unor punti intre parteneri. Ei se cauta si se tatoneaza, se contacteaza, curteaza, discuta, poarta corespondenta, persuadeaza, dar se si confrunta, influenteaza si manipuleaza reciproc, in scopul realizarii acordului de vointa.
Analiza procesului complex al negocierii evidentiaza existenta unor etape distincte, cu eventuale intreruperi si perioada de definire a punctelor de vedere ale partenerilor de negociere :
prenegocierea, are ca punct de plecare prima discutie, cand partenerii lasa sa se inteleaga faptul ca ar fi interesati in abordarea uneia sau mai multor probleme. O asemenea etapa va cuprinde :
activitati de pregatire si organizare a negocierilor
culegerea si prelucrarea unor informatii
pregatirea variantelor si dosarelor de negociere
intocmirea si aprobarea mandatului de negociere
elaborarea proiectului de contract
stimularea negocierilor.
negocierea propriu- zisa, demareaza odata cu declararea oficiala a interesului partilor in solutionarea in comun a problemei in cauza, in vederea realizarii unor obiective de interes comun si , mai ales, dupa ce a avut loc o prima simulare a negocierilor care vor urma.
Practic, negocierea propriu –zisa cuprinde sapte secvente, respectiv :
prezentarea ofertelor si contraofertelor
prezentarea argumntelor si contraargumentelor
utilizarea unor strategii si tactici de contracarare
perioada de reflectie pentru refefinirea pozitiei
acordarea de concesii pentru apropierea punctelor de vedere
convenirea unor solutii de compromis
semnarea documentelor.
postnegocierea, incepe in momentul semnarii intelegerii, incluzand obiectivele ce vizeaza punerea in aplicare a prevederilor acesteia. Acum se rezolva probleme aparute dupa semnarea contractului, probleme referitoare in principal la :
greutati aparute ca urmarea unor aspecte necunoscute in timpul negocierii si la semnarea contractului
eventualele negocieri privind modificarea, prelungirea sau completarea cauzelor contractului
rezolvarea pe cale amiabila a unor reclamatii si a litigiilor aparute.
Solutionarea litigiilor si neintelegerilor in justitie sau prin arbitraj.
Tipologii ale negociatorilor
Stilul reprezinta comportamentul, actiunile observabile si cuantificabile, aspectele neobservabile direct, dar care stau la baza comportamentelor, atica motivele, nevoile, atitudinile ; conduita complexa ce presupune exprimarea in termeni comportamentali a unor atitudini si trairi interioare, rezultat al unei motivatii.
1. Stilul ocolitor. Acest stil este caracterizat prin capacitatea redusa de a-si impune interesele si prin cooperarea redusa cu oponentul. Raspunsul este unul de genul » ascunderea capului in nisip ». desi evitarea poate oferi o oarecare reducere a stresului creat de rigorile conflictului, in realitate nu schimba situatia, asa ca eficienta sa este limitata.
2. Stilul indatoritor. Semnul distinctiv al acestui stil este cooperarea cu cealalta parte in scopul indeplinirii dorintelor acesteia si nesustinerea interesului propriu. Daca oamneii vad in stilul indatoritor al negociatorului un semn de slabiciune, nu se prevesteste nimic bun pentru viitoarele interactiuni. Poate fi o reactie eficace atunci cand problema este mai importanta pentru cealalta parte sau cand doriti sa construiti o relatie de bunavointa.
3. Stilul competitiv. Acest stil se caracterizeaza prin tendinta de a maximiza impunerea interesului propriu si de a minimiza raspunsul cooperant. Procedand astfel, acest tip de negociator are tendinta de a incadra conflictul in termeni stricti de castig sau pierdere. Prioritatea absoluta este acordata obiectivelor , faptelor sau procedurilor proprii.
4. Stilul concesiv. Acest stil combina doze intermediare de impunere a interesului propriu si de cooperare. El insusi este un compormis intre cooperarea pura si curtenia pura. Acest tip de negociator spera sa obtina un rezultat satisfacator mai mult decat sa-si maximizeze castigurile, sperand ca acelasi lucru se intampla si pentru oponent. Compromisul pune accent pe determibarea regulilor de schimb reciproc.
5. Stilul colaborativ. In cadrul acestui stil, atat impunerea interesului propriu cat si cooperarea sunt maximizate in speranta obtinerii unui acord integrativ, care sa satisfaca interesele ambelor parti. Accentul se pune pe o solutie de tip castig-castig, in care nu se pleaca de la prezumptia ca cineva trebuie sa piarda ceva. Dimpotriva, se presupune ca solutionarea conflictului poate aduce ambele parti intr-o situatie mai buna. In mod ideal colaborarea decurge ca un fel de practica in rezolvarea problemelor. Acest stil probabil ca functioneaza cel mai bine cand conflictul nu este intens si cand fiecare parte detine informatii utile celeilalte. Desi stilul colaborativ poate lua timp si exercitiu pentru a fi eficace, el reuseste adesea sa sporeasca realizarile si productivitatea.
Oportunitatea pregatirii negocierilor
Mobilitatea considerabila a economiei de piata contemporane, diversificarea politicilor economice nationale, precum si a tehnicilor manageriale specifice acestor afaceri, concurenta accentuata care caracterizeaza piata, au un impact deosebit asupra comportamentului negociatorilor si a performantei in tratative, astfel incat pregatirea minutioasa a negocierilor conditioneaza intr-o mare masura performanta afacerilor economice.
In general se spune ca orice negociere constituie un eveniment, partea de neprevazut ocupand aici un loc important. Corespunzator acestei optici, la ce bun sa mai concepi strategii si tactici , daca acestea te obliga sa ignori intentiile si pozitiile reale ale partii adverse, precum si schimbarile care nu vor inceta sa apara pe parcursul procesului, iti erodeaza flexibilitatea, iti toceste intuitia si inventivitatea.
Pregatirea negocierii este o activitate care are un continut nuantat diferit in functie de numerosi factori :
experienta si valoarea negociatorilor care se afla intr-un raport invers proportional cu efortul necesar pregatirii negociatorilor ;
mizele ridicate din afaceri care necesita o pregatire deosebita ;
gradul negociatorilor, stiut fiind, de pilda ca sefii de stat, leaderii politici, managerii de firme transnationale nu pot sa-si permita sa piarda in tratative si ca atare prefera in mod clar pregatirea temeinica in locul imporvizatiei ;
instabilitatile si incertitudinile care planeaza asupra pieteti si asupra intentiilor partenerilor de negociere care necesita de asemenea eforturi deosebite in prenegociere.
Pregatirea negocierii este o activitate atat de importanta, incat ea necesita adeseori simulari de genul celor care sunt folosite la manevrele militare sau in programele spatiale. Simularea consta in conditii cat mai apropiate de realitate a unor actiuni viitoare cu scopul de a identifica diferite dificultati si de a ajunge la mijloacele cele mai adecvate pentru inlaturarea lor.
|
