STRATEGIA COMUNICARII
3.1.Abordarea strategica a actului de comunicare
Pentru a fi eficace si eficient in acetele de comunicare complexe emitentul trebuie sa-si formeze deprinderea de a aborda acest act in mod strategic prin luarea in considerare,simultan,a mai multor variabile strategice legate atat de el,cat si de destinatarul comunicarii,de mesaj,de mediul(canalul) si de contextul comunicarii.
Variabilele strategice se constituie intr-un sistem integrat:orice schimbare aparuta in cadrul unei variabile le va afecta pe celelalte,iar continutul,forma si stilul comunicarii vor depinde de starea de echilibru dintre variabile.
3.1.1.Variabile strategice privind emitentul mesajului
Odata ce ati luat decizia in legatura cu necesitatea unui act de comunicare,procesul de abordare strategica a comunicarii incepe cu analizarea variabilelor legate de cel care emite comunicarea,iar acestea sunt:scopul si obiectivele comunicarii,nivelul de control-implicare necesar si credibilitatea emitentului.
3.1.1.1.Scopul si obiectivele comunicarii
Orice act de comunicare trebuie sa aiba un scop.Clarificarea acestuia sporeste eficienta comunicarii in primul rand prin aceea ca nu veti mai pierde vremea cu elaborarea unor mesaje neclare,nedecise,deci inutile.Prin constientizarea precisa a scopului comunicarii veti fi in masura sa determinati obiectivele pe care le urmariti precum si tehnicile si tacticile adecvate si sa comunicati mai precis,acordand atentie in acelasi timp relatiei de comunicare.
Este necesar deci,sa se formuleze scopul comunicarii sub forma de afirmatii generale legate de ceea ce se doreste sa faca destinatarul,ce problema incercam sa rezolvam,ce dorim sa se intample ca urmare a comunicarii,etc.(de exemplu,lansarea unui nou produs,reducerea timpului necesar implementarii unor decizii,cresterea vanzarilor,etc.)
Urmeaza apoi,sa ne gandim la obiectivele comunicarii.In identificarea lor se porneste dinspre general spre specific.Scopul si obiectivele generale sunt acelea care declanseaza procesul creator si ne determina sa gandim pasul urmator,de stabilire a obiectivelor legate de actiunile concrete care se impun in lumina scopului si obiectivelor generale.
In acelasi timp,trebuie sa ne gandim cum am dori sa reactioneze destinatarul la mesajul nostru.Este foarte important sa stabilim ce feedback ne va informa daca scopul comunicarii a fost atins sau nu.
3.1.1.2.Nivelul de control-implicare
Odata clarificate scopul si obiectivele comunicarii,urmeaza sa decidem in legatura cu nivelul de control pe care vrem sa-l pastram asupra comunicarii,corelat cu masura in care consideram necesar sa-l implicam in comunicare si pe destinatar.Nivelul nostru de control asupra comunicarii va varia invers proportional cu nivelul de implicare al destinatarului(care poate fi o persoana sau un auditoriu larg).Din acest punct de vedere pot fi definite patru strategii de comunicare:
-Comunicarea de informare-se caracterizeaza prin aceea ca emitentul doreste ca "destinatarul sa afle".De exemplu,ca rezultat al circularei transmise,destinatarul va urma anumite proceduri.In aceasta si 828f55i tuatie veti da instructiuni sau explicatii.Nu este necesara implicarea destinatarului in comunicare decat,eventual,pentru clarificari sau pentru confirmare de primire;nu aveti nevoie de parerea sa sau de alte informatii.Destinatarul trebuie doar sa afle,sa inteleaga.
-Comunicarea de convingere-emitentul doreste ca "destinatarul sa actioneze".In aceasta situatie aveti nevoie de a oarecare implicare a destinatarului deoarece vreti sa-l convingeti sa faca ceva,sa actioneze si de aceea va intereseaza,de exemplu,ce nevoi specifice are,ce elemente de risc accepta,ce constrangeri are.O discutie prealabila poate fi utila pentru a obtine aceste informatii.
-Comunicarea de consulatare-"emitentul si destinatarul doresc sa afle".De exemplu doriti sa prezentati conducerii firmei un proiect pentru elaborarea unui nou produs.Prezentati in prealabil un material colegilor din conducerea compartimentului de productie.Va avea loc o discutie,se vor pune intrebari,se vor argumenta opinii.Va intereseaza opiniile auditoriului in vederea punerii in aplicare a proiectului.Atat Dvs.cat si auditoriul vreti sa aflati,sa evaluati posibilitati,sa puneti fata in fata informatii,sa alegeti alternative.
-Comunicarea de colaborare-se caracterizeaza prin aceea ca "emitentul si destinatarul doresc sa actioneze impreuna".De exemplu,sunteti managerul unui proiect si,ca rezultat al sedintei pe care o tineti cu cei cu care colaborati la acest proiect,trebuie sa luati impreuna decizii privitoare la o crestere a cheltuielilor.In urma acestei sedinte vor rezulta pentru fiecare comunicator anumite sarcini de indeplinit,anumite mesaje care trebuie transmise subalternilor,anumite actiuni de efectuat.
In concluzie,veti folosi comunicarea de informare si,in oarecare masura,cea de convingere,daca aveti suficiente informatii si le puteti intelege/prelucra fara ajutorul destinatarului.Interactiunea este redusa,deci controlul asupra comunicarii va apartine in mare masura.Puteti face,de exemplu,o prezentare orala persuasiva in fata grupului si veti raspunde la intrebari din partea auditoriului.Daca doriti sa fiti si mai convingator,urmati prezentarea cu discutii individuale sau in grupuri mai mici.
Veti gandi procesul de comunicare ca pe o comunicare de consultare sau de colaborare daca nu aveti toate informatiile necesare si va intereseaza sau aveti nevoie si de opiniile destinatarului.Evident,gradul de interactiune cu destinatarul va fi mare,ceea ce poate reduce simtitor din posibilitatea Dvs.de a controla comunicarea.De exemplu,daca doriti sa stabiliti impreuna cu grupul caracteristicile unui nou produs care sa raspunda unei cerinte a nisei nou identificate pe piata,puteti folosi tehnici de brainstorming,caz in care Dvs.nu mai aveti,practic,nici un control asupra comunicarii.
3.1.1.3.Credibilitatea:evaluare si sporire
In conturarea strategiei comunicarii,odata definite scopul si obiectivele acesteia precum si gradul de interactiune si control la care considerati ca trebuie sa apelati,este important sa analizati credibilitatea pe care o aveti in fata destinatarului,conform perceptiei pe care credeti ca acesta o are.
Credibilitatea poate fi considerata ca un cont la banca:il puteti deschide prin depunere(credibilitatea initiala),puteti adauga credibilitate suplimentara sau scadea din credibilitate prin ceea ce spuneti sau faceti;puteti chiar sa va pierdeti complet "contul"in cazul in care va compromiteti prin vreun comportament,fie el de comunicare sau nu."Contul de credibilitate"potenteaza arta de a convinge.
Credibilitatea initiala-se refera la perceptia pe care o are destinatarul despre Dvs.,inainte de a initia comunicarea si este generala,de exemplu,cine sunteti,pe cine reprezentati,interactiunile si relatiile avute anterior.
Credibilitatea dobandita-este rezultatul abilitatii Dvs.de a comunica,manifestata pe parcursul comunicarii.Desigur,lipsa acestei abilitati poate conduce la scaderea "contului" de credibilitate.
3.1.2.Variabile strategice privind destinatarul comunicarii
Odata analizate variabilele care se refera la emitentul mesajului,scop si obiective,grad de implicare/control si credibilitate,trebuiesc analizate si variabilele referitoare la destinatarul comunicarii.
Formati-va in minte imaginea destinatarului.
Destinatarul poate fi o persoana,ca de exemplu in cazul comunicarii interpersonale,sau un grup,in cazul prezentarii in fata unui auditoriu.Ne putem adresa acestora oral sau in scris.Ganditi-va cui intentionati sa va adresati si incercati sa identidicati caracteristicile acestui destinatar.
Pornind apoi de la aceste caracteristici si avand in vedere variabilele analizate anterior,veti fi in masura sa decideti asupra posibilitatilor si cailor de motivare ale destinatarului.Veti sti ce tehnici sa adoptati pentru ca destinatarul "sa faca" sau "sa afle" ceea ce este necesar pentru a indeplini scopul si obiectivele comunicarii.
3.1.2.1.Caracteristicile destinatarului
In definirea strategiei comunicarii este important sa stim ce vrea destinatarul,ce caracteristici sociale,profesionale,culturale si psihice are,care sunt nevoile sale.
De exemplu,imaginati-va ca va aflati chiar la inceputul unei discutii.In momentul in care destinatarul eceptioneaza primele cuvinte ale mesajului Dvs.el se intreaba,instinctiv,ce poate insemna mesajul pe care tocmai il aude,ce implicatii are si,corespunzator,cum ar trebui sa reactioneze la el.Dvs.trebuie sa va intrebati,chiar inainte de a se intreba destinatarul,ce ar putea sa insemne mesajul Dvs. pentru destinatar si care ar putea fi reactia lui la acest mesaj.
Dar,pentru a precia corect cum ar putea percepe destinatarul mesajul Dvs.si care ar putea fi reactia lui la acesta,trebuie mai intai sa raspundeti la cateva intrebari:cine este de fapt destinatarul,ce stie,cum simte si cum puteti apela la el pentru a-l motiva?
3.1.2.2.Cum putem motiva destinatarul ?
Odata ce am stabilit cine si cum este destinatarul,avem informatiile necesare pentru a deduce cum ar putea el percepe mesajul nostru.De asemenea,vom sti mai multe in legatura cu imaginea probabila pe care o are despre noi.
Urmeaza acum sa raspundem la intrebarea:cum putem apela la destinatar in mod cat mai eficace?Deci,cum il putem motiva cel mai eficient in procesul de comunicare?
Pentru a putea raspunde la aceasta intrebare analizam cateva aspecte ca de exemplu,ce poate face mesajul nostru pentru destinatar si cum ne putem adresa destinatarului cat masi atractiv,tentant si convingator.Ceea ce dorim este ca,in primul rand,destinatarul sa asculte(sau sa citeasca) cu atentie si apoi sa faca,sa stie sau sa gandeasca ceea ce corespunde scopului si obiectivelor mesajului.
In acest moment este important sa analizam si nivelul emotional al destinatarului.
Pentru a putea sti cat mai multe in legatura cu setul de emotii pe care le traieste destinatarul in comunicare,vom incerca sa raspundem la cateva intrebari:
-Cat este de interesat destinatarul de mesaj;are importanta,este prioritar pentru el?
-Cat de mult este afectat,implicat sau interesat de rezultatul comunicarii?
-Care este polarizarea(atitudinea) lui probabila vis-a-vis de comunicarea noastra?
-Este ea favorabila,nepasatoare sau opusa ideilor,opiniilor sau recomandarilor noastre?
-Cat de complex sau dificil este mesajul pentru destinatar si cat timp necesita din partea acestuia efectuarea a ceea ce solicitam prin mesaj?
Acum sa vedem cum l-am putea motiva pe destinatar sa asculte sau sa citeasca mesajul cu atentia necesara si apoi sa se conformeze continutului acestuia.
Comportamentul uman este dictat de o anumita motivatie,de emotii si este puternic influentat de experientele acumulate in decursul vietii,de procesul muncii si de conditiile care actioneaza din mediul inconjurator sau din mediul de munca,asupra individului.
Abordarea procesului de motivare cea mai larg discutata de psihologi si sociologi
este accea a motivarii prin satisfacerea nevoilor individului care sunt de patru feluri:
-nevoile de ordin fiziologic:setea foamea,somnul,activitatea sexuala;
-nevoile de ordin economic:de adapost si de confort,care raspund nevoii umane de stabilitate si siguranta a vietii sale;
-nevoile de ordin social:nevoia de apartenenta,de acceptare,de prietenie,de apreciere;
-nevoile legate de sine:tin de valoare intrinseca si se manifesta prin:
-nevoia de autoapreciere si de conservare a imaginii de sine;
-nevoia de realizare,de implinire,de dezvolatare ca individ;
-nevoia de creatie,de estetic,de transcendenta.
Conform acestui model,omul va fi motivat in comportament de acei factori care vor satisface vreuna din nevoile sale.
Angajatul este motivat sa depuna un anumit efort,determinat in prima instanta de factorii de igiena a muncii,dar aceasta doar atat timp cat acesti factori sunt nesatisfacuti,dupa care inceteaza sa mai fie factori motivatori.Ei raman la nivel de drepturi care se pretind si nu de factori care motiveaza;sunt deci factori motivatori prin lipsa,externi muncii depuse si sunt legati de mediul muncii.
Factorii care conduc la satisfactia in munca sunt interni muncii in sine,tin de complexitatea si bogatia muncii si sunt legati de abilitatea si nevoia strict umana de a crea,realiza si de a "creste" prin aceasta din punct de vedere psihologic.
3.1.3.Variabile strategice legate de mesaj
Inainte de a decide asupra formei finale a structurii si organizarii mesajului,trebuie sa raspundem la doua intrebari:
-Care este modul optim de a structura si de a organiza mesajul?
-Cum ar putea fi accentuate partile importante ale mesajului?
Pentru a gasi raspunsul adecvat la aceste intrebari,analizati continutul intentionat al mesajului punand urmatoarele intrebari:
-Cum va percepe destinatarul mesajul(ca fiind pozitiv sau negativ)?
Daca il va percepe ca fiind pozitiv,ideea din mesaj poate fi prezentata de la inceput;daca este probabil ca mesajul sa fie perceput ca negativ,prezentati intai ideile(informatiile) neutre.Trebuie sa fiti constienti ca perceptia care conteaza este cea a destinatarului,nu cea a Dvs.!
-Mesajul contine sau se refera la fapte sau opinii(pareri personale bazate pe presupuneri si trasaturi personale?
In cazul in care mesajul contine opinii,specificati aceasta pentru a nu fi interpretate ca fapte si astfel sa se produca o inducere in eroare a destinatarului.
-Mesajul are de-a face cu fapte sau cu sentimente?
In multe situatii continutul de sentimente al mesajului poate fi mai important decat cel in fapte.Sentimentele trebuie tratate printr-o comunicare atat precisa,cat si suportiva.
-Care este importanta mesajului pentru destinatar?
Daca mesajul nu este important pentru destinatar,veti adopta o strategie de atragere a
atentiei si de producere a interesului inca de la inceputul mesajului.Daca acesta este interesat de mesaj,puteti trece direct la prezentarea ideii de baza.
-Este mesajul controversat?
Daca da,veti folosi numai cuvinte neutre care sa reduca din reactia emotionala.De asemenea,axarea mesajului pe numai doua alternative da/nu,fara posibilitate de compromis,sau pe o situatie in care nu exista alternative negociabile,este o abordare care trebuie evitata in mesajele controversate,deoarece poate declansa imediat conflictul negativ.
Atentia destinatarului trebuie pastrata pe tot parcursul mesajului,daca se vizeaza impactul puternic.Daca mesajul este mai lung,se poate apela la tehnica redundantei stilizate,adica repetarea de cel putin trei ori de-a lungul unei comunicari a ideilor de baza:in introducere,pe parcurs si in partea de incheiere.
In legatura cu cele prezentate sesizam doua situatii tipice:
-Structurarea directa a mesajului care,in afara faptului ca economiseste timp,are si unele avantaje determinate de faptul ca oamenii asimileaza si inteleg mai usor continutul unui mesaj atunci cand cunosc concluziile lui de la inceput.Comunicarea este centrata in acest caz pe nevoile destinatarului.
-Structurarea indirecta a mesajului care este centrata mai degraba pe emitent,in sensul ca urmareste in mare parte etapele analizei facute de acesta pana la obtinerea concluziilor.
In decizia legata de continutul,structurarea,organizarea,forma mesajului in general,trebuie sa tineti cont si de mediul de comunicare(scris sau oral) si de canalul de transmitere pe care il aveti in vedere ca fiind optim pentru realizarea scopului si obiectivelor mesajului.
3.1.4.Variabile strategice legate de mediul si de canalul de comunicare
Ce implicatii au mediul si canalul de comunicare in ceea ce priveste strategia actului de comunicare?
Prima intrebare pe care trebuie sa ne-o punem este,daca ceea ce vrem sa comunicam se preteaza intr-adevar comunicarii in scris sau ar fi mai bine sa comunicam oral.
A doua intrebare se refera la canalul specific de transmitere.
Pentru a putea raspunde la aceste doua intrebari trebuie sa punem fata in fata avantajele si dezavantajele mediilor si canalelor de comunicare,cu cerintele rezultate in urma analizei variabilelor strategice legate de emitent,destinatar si mesaj.
Caracteristicile canalelor de comunicare apartinand celor doua medii de comunicare,scris si oral,se pot analiza in functie de noua criterii:timp,cost,precizie,detaliu,
loc,familiaritate(intimitate),ralatie,nevoia de inscris si nevoia de raspuns.
Atunci cand transmitem mesajul nostru in scris,toti destinatarii primesc aceeasi informatie;daca prezentam mesajul oral in fata unui grup,datorita diferitelor tipuri de filtre(perceptuale,semantice,etc.),a neatentiei,a decuplarii de la procesul de ascultare,informatia pierde din precizie.
Evident,informatiile transmise pot sa difere si mai mult daca vom comunica fata-in-
fata,pe rand cu mai multe persoane.
Comunicarea fata-in-fata are numeroase avantaje pe care este bine sa le avem in vedere:beneficiaza de un inalt grad de intimitate,este spontana si poate initia si dezvolta
relatii de comunicare pozitive.Nu ne permitem insa oricand si pentru orice mesaj acest fel de canal de comunicare,mai ales cu nivelurile ierarhic superioare.
Daca este necesara existenta unei dovezi in scris in legatura cu comunicarea,evident ca se impune comunicarea in scris.Dar in aceasta situatie raspunsul (feedbackul) la mesaj va fi intarziat sau poate nici sa nu vina;nu beneficiem nici de posibilitatile de comunicare oferite de limbajele nonverbale.
Daca dorim un raspuns imediat,discutia fata-in-fata,telefonul si mijloacele de comunicare electronice ne pot veni in sprijin.Totusi,folosirea acestor canale de comunicare trebuie cantarita si in functie de alti factori.
3.1.5.Stilul de comunicare ca variabila strategica
Din analiza variabilelor strategice va rezulta ce anume comunicam,continutul si forma mesajului si calea prin care transmitem mesajul,toate adecvate unei situatii specifice de comunicare.Comunicarea eficace si eficienta depinde insa in mare masura si de cum comunicam in acea situatie,adica de stilul de comunicare.La fel ca si continutul si forma mesajului,stilul de comunicare adoptat trebuie sa fie adecvat scopului si obiectivelor comunicarii,destinatarului ei,situatiei si contextului comunicarii si chiar canalului de comunicare folosit.
Stilul de comunicare are un impact putenic nu numai asupra eficacitatii si eficientei actului de comunicare in sine,ci si asupra climatului comunicarii in general.
Continutul,forma si stilul comunicarii sunt subordonate scopului acesteia.In comunicarea interumana in general,transmitem informatii(fapte,idei,sentimente) si fiecare avem un stil personal de a o face.In comunicarea literara,scriitorul se exprima pe sine intr-un stil literar personal,cu scopul de a genera emotia artistica.Prin comunicarea manageriala se realizeaza procesul de management cu tot ceea ce rezulta din acesta,intr-un anumit cadru organizatoric si in contextul unei culturi organizationale specifice.
Managerul comunica pentru indeplinirea unor obiective clare si specifice,nu pentru placerea de a comunica.Pentru a realiza aceasta el trebuie ca,pornind de la autocunoasterea tendintelor spre un anumit stil personal de comunicare,sa aiba flexibilitatea,cunostintele si deprinderile necesare pentru a adopta stilul adecvat situatiei si contextului specific fiecarui act de comunicare.
Desi literatura si practica de specialitate prezinta o paleta larga de stiluri de comunicare manageriala,acestea se grupeaza in general,in jurul a patru categorii:
-de blamare;
-de informare-dirijare;
-de convingere;
-de rezolvare a unor probleme.
3.2.Strategii de comunicare la nivel de organizatie
La nivel de organizatie,strategiile actelor de comunicare individuale trebuie sa se integreze intr-o strategie de comunicare unitara care sa asigure implementarea strategiei organizatiei,atat prin actiune directa cat si,indirect,prin intermediul climatului de comunicare generat.
In functie de situatia specifica in care se afla organizatia la un moment dat si de directia in care se indreapta aceasta,sunt utile diferite tipuri de strategii de comunicare.
3.2.1.Strategia de control
In aceasta situatie managerul contrange si dirijeaza.Este o comunicare intr-o singura directie care foloseste feedbackul in special pentru clarificare.Se bazeaza frecvent pe stilurile individuale de tip "blamare" si "informare-dirijare".
Este recomandata in situatii de urgenta,cand timpul este elemetul critic si cand managerul are nevoie de autoritate necontestata asupra celor implicati.Este utila si in procesul de instruire a noilor angajati,in lucrul cu subordonatii dependenti,incompetenti sau care nu sunt motivati pentru munca efectuata.
Daca strategia de control se foloseste in mod gresit,ea poate genera sentimente negative,rezistenta la schimbare sau opozitie din partea acelora care nu supota controlul direct.De aceea strategia de control nu se recomanda pentru situatiile de implementare a schimbarii.
3.2.2.Strategia egalitara
Este caracterizata printr-un transfer bilateral de informatie in cadrul caruia influentarea este reciproca;se manifesta elemente de comunicare suportiva.Luarea de decizii se bazeaza pe consens.Se genereaza o atmosfera de intelegere reciproca.Stilul de comunicare individual predominant este cel de "rezolvare de probleme".
Se recomanda in formarea si sudarea de grupuri,in implementarea managementului participativ,in comunicarea cu grupuri mici cand timpul nu este o constrangere,in procesul de imputernicire a angajatilor.
Este o strategie foarte indicata pentru scaderea rezistentei la schimbare si pentru introducerea schimbarii,dar nu este efuicace in comunicarea cu persoane incompetente,lipsitede experienta si de cunostinte,cu persoane lipsite de initiativa,in situatii de urgenta sau criza.
3.2.3.Strategia de structurare
Este o strategie folosita cu succes in stabilirea ordinii,in procesul de restructurare a organizatiei,in introducerea organizarii si planificarii in situatii foarte complexe in care este nevoie de clarificari si transmitere permanenta de instructiuni.
Ca stil individual predominant,managerul foloseste "informarea-dirijarea" sau "con-
vingerea" prin mentionarea de standarde si proceduri,prin stabilirea de obiective,distribuirea si explicarea de sarcini,incurajarea angajatilor pentru respectarea termenelor.Managerii dirijeaza comunicarea spre sprijinirea structurii.
Strategia de structurare nu se recomanda in situatii critice sau cu implicatii emotionale,in situatiile evidente si simple sau cand organizatia functioneaza intr-un mediu stabil.
3.2.4.Strategia dinamica
Comunicarea este directa si la subiect,iar continutul mesajelor este pragmatic si orientat spre actiune.Se bazeaza pe stilurile individuale de "informare-dirijare" si de "convingere".Comunicarea nu este de tip suportiv ci este orientata spre activitatile imediate cu care se confrunta managerul si organizatia.
Nu se aplica in situatii care implica viitorul indepartat.Se recomanda managerilor care activeaza in medii aflate in schimbare rapida.Difera de strategia de control prin aceea ca managerul,in actele sale de comunicare,prezinta o declarare succinta a pozitiei si apoi deleaga autoritatea de alua decizii si de a actiona interlocutorului pe care ,in acelasi timp,il si stimuleaza si motoveaza.Cheia succesului acestei strategii consta in competenta executantului si predominanta unui climat de incredere.
3.2.5.Strategia de asteptare
Se caracterizeaza prin acceptarea punctului de vedere al interlocutorului care poate fi,de exemplu,o echipa de consultanti,comisia de auditare,etc.
Se aplica atunci cand scopul comunicarii este,de exemplu,de a solicita parerea unor specialisti privind procesele interne ale organizatiei sau privind piata si concurenta.
Este o strategie neadecvata pentru situatii in care se doreste transferul de responsabilitate sau in comunicarea cu persoane lipsite de initiativa,deoarece acestea ar interpreta respectivul mod de comunicare ca semn de slabiciune si incompetenta.
3.2.6.Strategia de evitare
Se foloseste pentru evitarea comunicarii in legatura cu anumite situatii,evenimete,stari.Rezolva in general putine probleme si se recomanda numai in situatiile in care se impune evitarea furnizarii de informatii sau cand tensiunea emotionala este foarte mare.
3.3.Climatul comunicarii
Modul in care comunicam ca indivizi,politica organizatiei privind comunicarea formala,strategiile de comunicare adoptate,comportamentele de comunicare ale angajatilor,etc.au toate un efect cumulativ,pozitiv sau negativ,al carui rezultat se regaseste in timp in climatul comunicarii din organizatie.
Cercetarile in domeniul comunicarii organizationale au remarcat urmatoarele legaturi si dependente:
-exista o stransa legatura intre cantitatea si calitatea comunicarii pe de o parte si performanta organizatiei,pe de alta parte;
-satisfactia rezultata in procesul de comunicare(de exemplu,in urma atingerii scopului acesteia) si modul in care este perceputa eficacitatea in organizatie sunt puternic corelate;
-climatul comunicarii si creativitatea individuala sunt legate intre ele;la fel si climatul comunicarii si devotamentul fata de organizatie.
Climatul comunicarii,identificat ca modalitate de corelare intre membrii organizatiei si organizatia insasi,este unul dintre elementele care definesc si caracterizeaza cultura organizationalaa.
Variabilele climatului comunicarii,in functie de care acesta poate fi evaluat,sunt:
-modul de participare la luarea de decizii;
-sinceritatea(deschiderea) comunicarii;
-calitatea informatiei care circula in organizatie.
3.3.1.Climatul defensiv si climatul de cooperare
Intr-o organizatie se poate vorbi,in general,despre doua feluri extreme de climat al comunicarii:defensiv(de aparare) si de cooperare(de colaborare).
In cadrul grupului putem genera un climat defensiv daca:
-manifestam atitudine permanenta de evaluare(de exemplu,facem aprecieri asupra persoanelor,le judecam,le chestionam motivele);
-manifestam atitudine de controlare:incercam sa amnipulam,sa impunem o idee sau punct de vedere;
-totul este calculat dinainte dar incercam sa convingem pe altii ca de fapt,ei iau deciziile sau ne straduim sa ii lasam sa creada ca ne intereseaza persoana lor;
-in realitate nu ne intereseaza problemele sau punctele de vedere ale altora,ci ii tratam ca pe niste "rotite" in angrenajul organizatiei,fiecare avand o anumita utilitate si discutam cu ei ca atare;
-manifestam atitudine de superioritate in baza functiei pe care o detinem si a puterii acordate de aceasta,a abilitatii intelectuale,a competentei;sugerati prin limbaj verbal sau mai ales prin limbaje nonverbale ca ceilalti va sunt infferiori;
-demonstrati in mod ostentativ siguranta excesiva de sine manifestand rigiditate in puncte de vedere;
-sunteti de parere ca in orice conflict cineva trebuie sa invinga(Dvs.) si celalalt sa fie invins.
Putem genera in cadrul grupului un climat de cooperare daca:
-manifestati in comunicare o atitudine descriptiva(de exemplu,nu va erijati in judecator,solicitati informatii faptice,descrieti sentimente,evenimente sau perceptii care nu impun schimbarea de comportament sau a titudine a destinatarului comunicarii ci mai degraba incearca sa-l convinga pe acesta ca schimbarea este spre interesul tuturor);
-sunteti orientat spre probleme(de exemplu,nu va impuneti punctul de vedere,doriti sa colaborati in definirea unei probleme comune si gasirea solutiei ei,sugerati prin cuvinte si actiuni ca nu ati prestabilit solutiile,dati ocazia interlocutorului sa-si stabileasca propriile obiective,sa ia decizii proprii si sa evalueze propriul progres sau sa le impartaseasca cu Dvs.);
-manifestati spontaneitate in exprimare,sinceritate,deschidere fata de ceilalti,transparenta a deciziilor,onestitate;
-manifestati empatie;respectati sistemul de valori al celuilalt si pe el ca persoana,chiar daca nu este de aceeasi parere cu Dvs.;
-adoptati o pozitie de egalitate,minimizati etalarea diferentelor de statut si putere,manifestati respect;
-sunteti maleabil;acceptati posibilitatea de a va schimba o comportare sau punctul de vedere,daca argumentatia este valabila.
3.3.2.Elementul de stres in climatul de comunicare
O problema foarte actuala a zilelor noastre este aceea a stresului ca factor neproductiv al climatului organizational.Stresul afecteaza performanta angajatilor,influentand atmosfera de lucru,calitatea deciziilor si chiar sanatatea fizica si psihica a angajatilor.
Suntem deprimati,frustati sau nervosi;in permanenta avem senzatia ca subordonatul ne saboteaza,toata lumea este impotriva noastra,incearca sa ne manipuleze sau sa ne faca rau,nu putem dormi,simtim o frica generala in fata vietii,in fata celor din jur (anxietate,angoasa);nu muncim cu placere,obosim repede,suntem mereu incruntati.Fiecare dintre noi ne putem recunoaste in una sau mai multe dintre aceste ipostaze si adeseori,pe buna dreptate,acuzam ca motiv stresul.
Modul in care managerul reactioneaza la stres ii va determina eficacitatea,capacitatea de a lua decizii bune si la timp,de actiona in conditii de incertitudine sau ambiguitate,de schimbare a mediului intern si extern al organizatiei,precum si in situatii complexe sau dificile.
Toleranta la stres este corelata cu capacitatea de management al timpului si de delegare a responsabilitatilor.
|
