TIPURI SPECIALE DE COMUNICARE IN CADRUL GRUPULUI DE MUNCA

TIPURI SPECIALE DE COMUNICARE ÎN CADRUL GRUPULUI DE MUNCA

Comunicarea în cadrul sedintei. Sedintele sunt specifice "muncii în echipa". Acestea ocupa o mare parte din timpul managerilor dar si al angajatilor.

Sedinta poate fi definita ca o activitate în grup, în cadrul careia are loc un schimb oral de informatii sau de opinii.

Nu orice schimb de informatii între manager si angajati în cadrul unei discutii este o sedints. Sedinta este "o forma institutionalizata a dialogului din organizatie, desfasurata dupa reguli precise în vederea realizarii unui scop bine stabilit, care nu poate fi atins prin nici o alta forma de comunicare orala sau scrisa".

In cadrul unei org 838x239i anizatii sedintele au ca scop:

- transmiterea unor informatii, opinii si/sau decizii;

- culegerea unor informatii de la participanti;

- analiza unor probleme;

- luarea unor decizii de catre participanti.

Managerul, prin modul de organizare si conducere a unei sedinte, comunica respectul fata de participanti si modul în care îsi asuma responsabilitatea pentru activitatea desfasurata. Acest lucru este evident daca managerul:

- organizeaza sedintele numai când exista un scop;

- cere participantilor sa vina pregatiti si sa-si prezinte opiniile cât mai concis;

- aloca timpul necesar fiecarui punct de pe ordinea de zi;

- încurajeaza exprimarea opiniilor;

- evita discutiile în afara ordinei de zi stabilita;

- nu permite monopolizarea discutiei de catre o persoana;

- asigura un climat de comunicare adecvat;

- rezolva cu tact eventualele dezacorduri si conflicte;

asigura tragerea unor concluzii si precizarea unor masuri pentru implementarea deciziilor luate.

Tipuri de sedinte.

Dupa finalitatea formelor de activitate în echipa sunt identificate cinci tipuri fundamentale de sedinte : decizionale, de informare, de armonizare, de explorare, de incursiune, caracterizate dupa cum urmeaza:

Decizionala:

conducatorii stabilesc dezvoltarea organizatiei în perspectiva, modul de îndeplinire a sarcinilor, repartizarea resurselor etc.

De informare:

- se transmit decizii adoptate de organe ierarhice de pe diferite nivele;

- se transmit informatii necesare desfasurarii performante a activitatii;

- se culeg/se transmit informatii de catre seful direct.

De armonizare:

- sunt specifice pentru managerii unor compartimente de munca între care nu exista nici un raport de subordonare ierarhica;

- au drept scop asigurarea cooperarii între diferitele compartimente atât în procesul pregatirii unor decizii cât si în implementarea lor.

De explorare:

- au drept scop promovarea unor idei noi;

- apeleaza la anumite tehnici ca de ex. brainstorming, Delphi etc.;

- accentul se pune pe imaginatia participantilor.

De incursiune:

- participantii pornesc de la o idee bine definita pe care au sarcina     s-o transforme într-un proiect operational;

- accentul se pune pe precizia tehnica a programului.

Reguli de desfasurare a unei sedinte.

Eficienta unei sedinte depinde mult de felul în care este condusa. Specialistii recomanda o serie de reguli a caror respectare influenteaza reusita unei sedinte, astfel:

Deschiderea sedintei:

- respectarea cu strictete a orei fixate;

- formularea clara a scopului sedintei;

- formularea pozitiva a ideilor;

- folosirea cuvintelor care sa faca ideile interesante;

- limitarea comentariului introductiv la 1-2 minute.

Dezbaterea propriu-zisa:

- dezbaterea sa se aseze din primele minute pe fondul problemei;

- încurajarea participantilor de a judeca independent, prin adresare de întrebari de genul: care sunt alternativele? care pare cea mai buna solutie si de ce? care factori nu au fost luati în considerare?

- calmarea momentelor de tensiune;

- evitarea digresiunilor care pot sa apara;

- asigurarea continuitatii sedintei pe problemele pentru care a fost convocata;

- respectarea timpului programat pentru sedinta.

Concluzii:

- expunerea concluziilor la sfârsit de catre conducatorul sedintei;

- comunicarea unui plan de masuri si a unor termene pentru actiune si raportare;

- sublinierea contributiilor valoroase aduse în timpul discutiei;

- reliefarea în ce masura au fost atinse obiectivele propuse si ce actiuni revin participantilor în viitor.