Arhiva si evidentele activitatii notariale
In conformitate cu prevederile art. 102 din Legea nr.36/1995, arhiva activitatii notariale este proprietatea statului care se pastreaza, se conserva si se preda in conditiile legii. Aceasta dispozitie legala are menirea de a sublinia importanta activitatii notariale, faptul ca desi este o functie autonoma, profesia de notar public este investita pentru a indeplini un serviciu de interes public, iar actul care poarta sigiliul si semnatura notarului, este un act de autoritate publica, cu forta probanta prevazuta de lege.
Fiecare birou notarial in mod obligatoriu are arhiva proprie si anual trebuie sa predea la Arhivele Statului actele notariale in conformitate cu prevederile legale in materie in conditiile prevazute de nomenclator.
De asemenea, biroul notarial are registratura proprie, un secretariat care efectueaza operatiuni privind primirea, inregistrarea si expedierea corespondentei, inregistrarea si indosarierea actelor, pastrarea registrelor, precum si alte lucrari cu caracter auxiliar, necesare bunei desfasurari a activitatii notariale (art. 103 alin. 1 si 2 din Legea nr. 36/1995).
Pe langa evidenta activitatii notariale, notarul public are obligatia de a tine si o evidenta financiar-contabila.
Pentru buna functionare a biroului notarial art. 40 din Regulamentul pentru aplicarea Legii nr. 36/1995, impune obligativitatea organizarii unei evidente riguroase pentru pastrarea, conservarea documentelor si pentru posibilitatea exercitarii contractului profesional prevazut de lege. Aceasta evidenta riguroasa se realizeaza de catre biroul notarial cu ajutorul urmatoarelor registre:
76 registrul general;
77 opisul registrului general;
78 registrul de succesiuni;
79 opisul succesiunilor;
80 registrul special de renuntari la succesiune;
81 opisul renuntarilor la succesiune;
82 registrul de termene succesorale;
83 registrul de depozite;
84 registrul de proteste;
85 registrul de consultatii juridice notariale;
86 registrul de traduceri;
87 registrul de corespondenta.
In cazul in care biroul notarial are unul sau mai multe sedii secundare, evidentele mentionate mai sus sunt obligatorii, separat pentru fiecare dintre sediile secundare.
In registrul general se inregistreaza toate lucrarile notariale, exceptie facand cele privind procedura succesorala notariala, primirile de inscrisuri in depozit (documente si valori), precum si protestele.
Inscrisurile autentice sunt inregistrate separat dupa obiectul lor si vor avea un numar special de autentificare.
Opisul registrului general are ca scop consemnarea numelui si prenumelui partilor ce au figurat in actul notarial, a datei la care partile s-au adresat biroului notarial cu o cerere.
Consemnarea in opis se face in ordine alfabetica, pentru a fi utilizat mult mai usor si mai rapid.
In registrul de succesiuni se inregistreaza toate dosarele succesorale. Aceasta inregistrare este necesara pentru evitarea unei duble proceduri succesorale. Verificarea este obligatorie, este din oficiu si inlatura inregistrarea unui dosar avand acelasi obiect, aceiasi mostenitori, etc. Pozitia din registrul succesoral se inchide numai la solutionarea definitiva a dosarului succesoral, care coincide cu eliberarea certificatului de mostenitor sau de pilda in cazul suspendarii, inchiderii procedurii succesorale pe diferite alte motive.
In cazul repunerii pe rol a dosarului succesoral in mod obligatoriu se va face o noua inregistrare, cu un numar nou de ordine, inclusiv cu o noua inscriere in opisul succesoral.
Opisul succesoral are acelasi scop ca si opisul registrului general.
Un opis de evidenta a procedurilor succesorale se tine la biroul notarial desemnat de Colegiul Director al Camerei Notarilor Publici.
Aceasta evidenta se realizeaza numai in situatia in care in circumscriptia teritoriala a unei judecatorii functioneaza mai multe birouri notariale.
In registrul de renuntari la succesiune se consemneaza declaratiile de renuntare precum si cele de acceptare sub beneficiu de inventar.
Opisul renuntarilor la succesiune cuprinde numele si prenumele persoanelor care au facut declaratiile mentionate anterior, inclusiv cele de acceptare sub beneficiu de inventar.
Aceste documente se tin de un singur birou notarial pentru intreaga circumscriptie teritoriala a unei judecatorii in care defunctul si-a avut ultimul domiciliu.
Registrul de termene succesorale evidentiaza sedintele in care are loc dezbaterea succesiunii precum si solutiile adoptate in cauzele succesorale. Regulamentul de punere in aplicare a Legii nr. 36/1995 cuprinde dispozitii importante si cu privire la inregistrarile in registrul de termene succesorale. Astfel, certificatele de mostenitor primesc un numar evidentiat in ordinea solutionarii cauzelor. La sfarsitul fiecarei luni secretarul biroului notarial inscrie in registrul de termene succesorale situatia dosarelor existente pe rol, a celor rezolvate, cu solutiile date, taxele si onorariile stabilite, precum si cauzele ramase nesolutionate (art. 46 din Regulament).
Registrul de depozite cuprinde mentiuni referitoare la inscrisurile, documentele si valorile precizate in procesul verbal de inventariere a bunurilor succesorale si pe care notarul public si-a dat incuviintarea pentru a se pastra in biroul sau.
Registrul de proteste evidentiaza zilnic si in ordinea datei efectele de comert prestate cu efectuarea mentiunilor cerute de lege (art. 48 din Regulament).
In registrul de consultatii se inregistreaza toate consultatiile juridice notariale acordate solicitantilor. In cazul solicitarii de consultatii in scris (prin scrisori, adrese scrise, etc.) se pastreaza o mapa speciala cu cate un exemplar al acestora (art. 49 din Regulament).
Registrul de traduceri se foloseste numai in cazul in care notarii publici au angajat traducatori cu contract de munca. Tinerea evidentei in asemenea cazuri, in registre de traduceri este obligatorie.
Registrul de corespondenta cuprinde intreaga corespondenta oficiala a notarului public (atat pentru intrare cat si pentru iesire) alta decat cea inregistrata in registrele mentionate mai sus.
Regulamentul de punere in aplicare a Legii nr. 36/1995, stabileste cateva reguli privind modul in care se realizeaza inregistrarile in registre, respectiv cum anume trebuie facute acestea in evidentele biroului notarial. Unele reguli se refera la modul de pregatire a registrului pentru inregistrare, inainte de utilizare. Astfel, registrele vor fi numerotate pagina cu pagina, iar ultima pagina se va sigila si semna de notarul public. De asemenea, se incheie si un proces verbal pe prima pagina a registrului in care de regula se mentioneaza tipul registrului si numarul de pagini pe care il contine.
In conformitate cu prevederile art. 53 alin. 1 din Regulament toate inregistrarile in registrele notariale se fac in momentul si in ordinea obligatorie a primirii lucrarilor, cererilor sau corespondentei.
Remedierea greselilor de inregistrare se face conform dispozitiilor cuprinse in Regulament, in sensul ca se indreapta fara a se sterge vechiul text, peste care se trage o linie, astfel ca acesta sa poata fi citit.
Fiecare birou notarial in afara registrelor mentionate in art. 40 din Regulament are obligatia de a alcatui mape cu actele notariale efectuate.
In ceea ce priveste actele autentice, acestea se pastreaza in mape speciale in care se compacteaza cate 50 de acte impreuna cu documentatia care a stat la baza autentificarii. Celelalte acte se compacteaza in cate 100 de bucati si se arhiveaza in mape.
Biroul notarial trebuie sa detina si o mapa speciala in care sunt indosariate certificatele de mostenitor. La fiecare certificat de mostenitor se va anexa si incheierea finala a procedurii succesorale (care este intocmita in 2 exemplare, din care celalalt se pastreaza in dosarul succesoral).
Regulamentul de punere in aplicare a Legii nr. 36/1995, prevede ca fiecare birou notarial este obligat sa organizeze depozitarea si conservarea tuturor lucrarilor efectuate in conditii corespunzatoare in arhiva. Evidenta si arhivarea actelor notariale are o importanta deosebita. In primul rand prin aceasta actele notariale sunt pastrate de asa natura incat nu se permite distrugerea sau deteriorarea lor prin influenta factorilor fizico-chimici si respectiv mentinerea lor in conditii de siguranta si securitate totala. Pe de alta parte, conservarea actelor notariale in buna stare permite realizarea controlului acestora de catre organele cu atributii in acest sens. In fine, evidenta actelor notariale este importanta si pentru parti. O evidenta corecta permite partilor in situatii deosebite sa consulte actele notariale si pot sa solicite un duplicat al acestora in cazul pierderii sau distrugerii propriului act.
|
